Upload
mohamad-hamdan
View
2.058
Download
8
Embed Size (px)
DESCRIPTION
SOP dalam suatu Perusahaan/ organisasi/ (K/L/D/I), idealnya tidak lah kaku tetapi dinamis atau disesuaikan dengan kebutuhan dan dinamika/ perubahan di dalamnya. Penyusunan SOP meliputi tahapan/ siklus sebagai berikut: 1) Persiapan Penyusunan SOP; 2) Penilaian Kebutuhan SOP; 3) Pengembangan SOP; 4) Integrasi Dalam Manajemen; 5) Monitoring dan Evaluasi.
Citation preview
Siklus Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
oleh:
Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM.“Sebaik-baik manusia adalah yang paling bermanfaat untuk yang lainnya”
PT Solusi Bina Utama
Jl. Pahlawan Komarudin II No 63 Jakarta Timur 021-4807678
021-83316010 / 085881153889
TAHAPAN/ SIKLUS PENYUSUNAN SOP
Penyusunan SOP meliputi tahapan/ siklus sebagai berikut:
PersiapanPenilaian
KebutuhanPengembangan
SOPPenerapan
SOP
Monev SOP
1) Persiapan Penyusunan SOP
Persiapan
1) Membentuk tim dan kelengkapannya2) Memberikan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim3) Memastikan bahwa seluruh unit tahu tentang upaya pimpinan untuk melakukan penyusunan atau perubahan prosedur-prosedur kegiatan.
Persiapan Penyusunan SOP
Pembentukan tim dan kelengkapannya
Untuk penyusunan SOP bisa dengan melibatkan pihak konsultan yang ditunjuk oleh organisasi.
2) Penilaian Kebutuhan SOP
Penilaian Kebutuhan
1) Menyusun rencana penilaian kebutuhan SOP.2) Melakukan penilaian kebutuhan.3) Membuat daftar SOP yang akan disusun/ dikembangkan.4) Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.
3) Pengembangan SOP
Pengembangan SOP
1) Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatlf2) Analisis dan Pemilihan Alternatlf3) Penulisan SOP 4) Pengujian dan Riview SOP5) Pengesahan SOP
Pengembangan SOP
4) Integrasi Dalam Manajemen
Penerapan Dalam
Manajemen
1) Perencanaan Penerapan2) Pemberitahuan/ Sosialisasi3) Distribusi dan Aksibilitas4) Pelatihan dan Pemahaman
4) Integrasi Dalam ManajemenPoin-Poin Penting:1. Berapa banyak SOP yang akan diterapkan?2. Apa konsekuensi/akibat jika SOP ini tidak dapat diterapkan
secara cepat dan efektif?.3. Siapa yang menjadi target penerapan?4. Informasi-informasi kepada target penerapan SOP?5. Cara yang efektif dilakukan dalam menyebarluaskan informasi
SOP?6. Apakah diperlukan pelatihan untuk memastikan kompetensi
yang diperlukan?7. Sejauhmana dibutuhkan pegawai baru dalam proses
penerapan SOP?8. Bagaimana caranya memantau dan meningkatkan kinerja
organisasi?9. Apakah SOP akan lebih efektif diterapkan bila menggunakan
perubahan secara terbuka dan sekaligus atau menggunakan perubahan secara bertahap dalam satu periode tertentu?
5) Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi
1) Monitoring2) Evaluasi
Kelengkapan Dukumen SOP
DOKUMEN SOP
Kelengkapan dalam dokumen SOP antara lain:• Halaman Judul (Cover)
DOKUMEN SOP• Keputusan Pimpinan Perusahaan/ Organisasi/
Lembaga (Lembar Pengesahan)• Kata Pengantar
DOKUMEN SOP• Daftar isi dokumen SOP dan Daftar Lampiran
DOKUMEN SOP• Penjelasan singkat penggunaan
DOKUMEN SOP• Standard Operating Procedures
Kepala SOP
DOKUMEN SOP• Standard Operating Procedures
Uraian Prosedure
Terima Kasih