SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI DESA

MOJOTENGAH KECAMATAN KEDU TEMANGGUNG MENGGUNAKAN

VISUAL BASIC DAN SQL SERVER 2000

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan Oleh :

Kristiyana Sri Rahayu

07.12.2332

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

INFORMATION SYSTEM ADMINISTRATION OF CIVIL AT DESA MOJOTENGAH

KECAMATAN KEDU KABUPATEN TEMANGGUNG USING VISUAL BASIC AND

SQL SERVER 2000

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DESA MOJOTENGAH

KECAMATAN KEDU TEMANGGUNG MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DAN SQL

SERVER 2000

Kristiyana Sri Rahayu

Jurusan sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Developmentof Informatin Technology is is increasingly rapidly generate a newrevolution in the from of a conventional system transition into the digital era. This change also has changed the outlook of each person in doing various activities one of which is on the activities of government agencies.

The number of recorded data and the need for rapid delivery of information in

asministrative services activities in the village population Mojotengah Kedu,Waterford make information technology as a medium which is considered capebleand reliable to assist in managing data and presenting information quickly, easily and accurately. Application of this information technology including the use of the Population Administration Information System, Population Administration Information System isore type of software that can be used to assist the prosses of recording personal data on village population Mojotengah kedu, woterford who is engaget in administrative services demography.

In the preparation of this thesis report, will be made a Population Admnistration

Information System in the Village Mojotengah, Kedu. Waterford by using Visual Basic 6.0 programing language with database servers using SQL Server 2000 and making a report using Data Report in Visual Basic default which is expected tochange the system conventional work became computerizes and is expented also tocever the weaknesses of existing work systems.

Key words information technology, Civils and Civils Information system.

1. Pendahuluan

Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem

dari sistem administrasi Negara, yang mempunyai peranan penting dalam

pemerintahan dan pembangunan penyelengaraan administrasi kependudukan

diarahkan pada pemenuhan hak asasi setiap orang di bidang pelayanan

administrasi kependudukan, peningkatan kesadaran penduduk dan kewajibanya

untuk berperan serta dalam pelaksanaan administrasi kependudukan,

pemenuhan data statistik peristiwa kependudukan, dukungan terhadap

perencanaan pembangunan kependudukan secara nasional, regional dan lokal,

dan dukungan terhadap pembangunan sistem administrasi kependudukan guna

meningkatkan pemberian palayanan publik tanpa diskriminasi.

Sejalan dengan arah penyelengaraan administrasi kependudukan, maka

pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari

administrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik – baiknya agar dapat

memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan.

Perolehan data kependudukan di Indonesia masih tergantung pada data

hasil sensus dan survey atau data administratif yang diperoleh secara periodik

masih bersifat agregat (makro). Kebutuhan data mikro penduduk untuk identitas

calon pemilih pemilu, bantuan untuk penduduk miskin, beasiswa untuk wajib

belajar dan kegiatan perancanaan pembangunan dirasakan masih belum akurat

karena tidak diperoleh dengan cara registrasi. Atas dasar pertimbangan tersebut

maka diperlukan petunjuk pencatatan biodata penduduk.

Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah

kabupaten / kota, dimana dalam pelaksanaanya diawali dari kelurahan / desa

selaku ujung tombak pendaftaran penduduk. Dalam pelayanan tersebut perlu

dilakukan dangan benar dan cepat agar penduduk sebagai pelangggan merasa

mandapat palayanan yang memuaskan.

Pada pendataan biodata penduduk yang masuk kelurahan/desa Mojotengah

memiliki permasalahan, sulitnya mencari arsip / berkas data-data penduduk. Dan

dalam pencatatan pendaftaran permohonan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu

Keluarga (KK), Pencatatan data pindah penduduk, data kelahiran, data kematian

penduduk masih dilakukan secara manual. Hal ini akan mengakibatkan

terlambatnya mendata penduduk yang seharusnya sudah masuk ke

kelurahan/desa Mojotengah.

Penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem informasi kepedudukan untuk

mempermudah petugas dalam pencarian arsip, pencatatan pendaftaran KTP,

KK, dan lain sebagainya.

2. Landasan Teori

2.1 Teori analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis

terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan

kepada masyarakat. Panduan ini dikenal dengan analysis PIECES (Performance,

Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa

mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat menemukan masalah

utamanya.

2.2 Teori flowchart

Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema

yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal

sampai akhir. Init dari pembuatan flowchart ini adalah penggambaran dari urutan

langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma.

Jogiyanto HM (2000 : 662) menyatakan bahwa bagian alir program(

flowchart) adalah bagian yang menggambarkan arus logika dari data yang akan

diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir.

2.3 Teori diagram arus data (DAD/DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Diagram Alir Data (DAD) sering

digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru

yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana

data mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Dalam

DFD dibahas fungsi- fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan

aliran data yang terdapat diantara proses didalamnya. DFD dapat dikembangkan

dari level yang paling rendah ke level yang paling tinggi.

Kamus Lengkap Dunia Komputer (2002 : 81) menyatakan DFD adalah suatu

alat dalam perancangan yang menggunakan simbol – simbol untuk

menggambarkan aliran data melalui serangkaian proses yang saling

berhubungan.

Ada beberapa tahapan dalam pembuatan DFD yaitu :

a. Diagram konteks, digunakan untuk menggambarkan sistem secara global

b. Diagram Level Nol, digunkan menggambarkan tahapan-tahapan proses

yang ada dalam diagram konteks.

Diagram Detil (level satu), digunakan untuk manggambarkan arus data yang

lebih mendetail dalam proses diagram level nol.

2.4 Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis

data / database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga

membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Kegunaan normalisasi :

a. Meminimasi pengulangan informasi.

b. Memudahkan indentifikasi entiti/obyek.

c. Menghindari kehilangan data tanpa sepengetahuan.

Langkah – Langkah Normalisasi :

1. Normal Pertama (1 st

Normal Form)

Aturan :

a) Mendefinisikan atribut kunci

b) Tidak adanya group berulang

c) Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci

2. Normalisasi Kedua (2nd

Normal Form)

Aturan :

a) Sudah memenuhi dalam bentuk normal ke satu

b) Sudah tidak ada ketergantungan parsial, dimana seluruh field hanya

tergantung pada sebagian field kunci.

3. Normalisasi Ketiga (3rd

Normal Form)

Aturan :

a) Sudah berada dalam bentuk normal kedua

b) Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung

pada field bukan kunci lainnya).

Catatan:

Normal seharusnya berada dalam bentuk normal tertinggi dan bergerak

dari bentuk normal satu dan seterusnya untuk setiap kali membatasi hanya satu

jenis redudansi.

Keseluruhannya cuma ada lima bentuk normal. Tiga bentuk normal

pertama menekankan redudansi yang muncul dari Function Dependencies

sedangkan bentuk keempat dan kelima menekankan redudansi yang muncul.

2.5 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 merupakan salah satu tool untuk pengembangan aplikasi

yang banyak diminati oleh orang. Di sini Visual Basic 6.0 menawarkan

kemudahan dalam pembuatan aplikasi dan dapat menggunakan komponen-

komponen yang telah disediakan. Untuk memulai Visual Basic 6 kita harus

menginstall Visual Basic 6.0. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 kita bisa

menghasilkan berbagai macam jenis program.

2.6 Microsoft SQL server 2000

SQL (Structure Query Language) adalah bahasa komponen standar ANSI

(American National Standard Institute) untuk mengakses dan memanipulasi

sistem basis data.

Microsoft SQL Sever diperkenalkan pada tahun 1990 untuk platform

Microsoft OS/2 dalam kerjasamanya dengan Sybase. Produk ini berasal dari

Sybas SQL Server 4.x untuk platform UNIX. Dengan adanya Windows NT, maka

muncullah inisiatif untuk membangun SQL Server versi Windows NT, maka

kemudian dikasilkanlah Microsoft SQL Server versi 4.2 untuk platform Windows

NT. Kerjasama Sybas masih berlanjut dan kemudian diluncurkan SQL Server

versi 6.0 dan versi 6.5.

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem didefinisikan sebagimana bagaimana memahami dan

mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Sedangkaan sistem

desain adalah menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem

informasi diimplementasikan. Sehingga Analisis dan Desain Sistem Informasi

(ANSI) bisa didefinisikan sebagai : Proses organisasional kompleks dimana

sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. Tahap ini bisa menjadi

tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa mengindentifikasi kebutuhan atau

penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail proses bisnisnya.

3.2 Analisis kelemahan system

Analisis terhadap k6elemahaan sistem dipandang dari beberapa aspek yaitu

kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan

penduduk. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance,

information, economy, control, efficiency dan service).

3.3 Analisis kebutuhan system

Kebutuhan sistem terdiri dari dua jenis yaitu :

1. Kebutuhan Fungsional (functional requirement)

Kebutuhan fungsional (functional requirement), adalah jenis kebutuhan

yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan sistem.

2. Kebutuhan non Fungsional (non functional requirement)

Kebutuhan non fungsional (non functional requirement) adalah jenis

kebutuhan yang bersifat properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi

teknologi, operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem

supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan.

4.2 Form Login

Form Login merupakan form yang pertama kali keluar saat program dibuka.

Fungsi dari form Login adalah untuk membatasi pengguna program. Pengguna

memasukan id petugas, user name dan password pengguna.Form Login dapat

dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar Form Login

4.3 Form Menu Utama

Menu utama adalah menu yang digunakan untuk menampilkan pilihan-

pilihan menu yang diinginkan atau untuk masuk ke menu yang diinginkan.

Tampilan ini merupakan tampilan utama yang menampilakan menu-menu yang

dapat diakses oleh pengguna system. Menu yang ditampilkan setelah melakukan

login.

Gambar Fom Menu Utama

4.4 Form Setting User

Tampilan ini berfungsi merubah data user,seperti menamabah user,

mengupdate user atau menghapus dan merubah password.

Gambar Setting User

4.5 Form Input Data Penduduk

Tampilan ini berfungsi memasukkan data penduduk dalam proses

pengolahan data penduduk

Gambar Form Input Data Penduduk

4.6 Form Input Kartu Keluarga

Pada form input permohonan kartu keluarga sama seperti input data

penduduk. Untuk menyimpan data kartu keluarga dengan mengklik tombol

Simpan yang terlebih dahulu memasukkan data nomer kartu keluarga dan NIK,

dan semuanya akan terisi.

Gambar Input Kartu Keluarga

4.7 Form Permohonan KTP

Tampilan ini akan muncul ketika user memilih menu data permohonan ktp,

pengolahan data ini mengolah penduduk yang hendak membuat ktp.

Gambar Form Permohonan KTP

4.8 Form Keterangan Kelahiran

Tampilan form ini akan muncul ketika user memilih data kelahiran, didalam

form ini kita bisa menyimpan, mengedit, hapus dan menyetak laporan yang

diinputkan dalam form tersebut.

Gambar Form Keterangan Kelahiran

4.9 Form Keterangan Kematian

Tampilan form ini akan muncul ketika user memilih data kematian, didalam

form ini kita bisa menyimpan, mengedit, hapus dan menyetak laporan yang

diinputkan dalam form tersebut.

Gambar Form Keterangan Kematian

4.10 Form Keterangan Pindah

Tampilan ini akan muncul ketika user memilih menu data pindah pada menu

utama.

Gambar Form Keterangan Pindah

4.11 Form Laporan Data Penduduk

Gambar Laporan Data Penduduk

4.12 Form Laporan Permohonan KTP

Gambar Laporan Permohonan KTP

4.13 Form Laporan Keterangan Kelahiran

Gambar Laporan Keterangan Kelahiran

4.14 Form Laporan Keterangan Kematian

Gambar Laporan Keterangan Kematian

5. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di Desa Mojotengah Kedu

Temanggung maka dapat diambil kesimpulan :

1. Pengolahan data yang efisien sangat dibutuhkan guna menghasilkan

informasi yang cepat dan akurat.

2. Pada Desa Mojotengah Kedu Temanggung telah terdapat komputer namun

kapasitas pemakaiannya masih sangat terbatas dan proses pengolahan data

masih dengan sistem manual. Hal ini berdampak pada lambatnya perolehan

informasi dan tentu saja hal ini menghambat pihak Kepala Desa dalam

menggambil keputusan.

Dengan adanya sistem yang baru pada Desa Mojotengah Kedu Temanggung

dimaksudkan untuk :

1. Mempercepat dalam pembuatan surat keterangan kependudukan dari tingkat

desa.

2. Menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat.

3. Membantu kelancaran, ketepatan dan efisiensi mekanisme kerja dari

pengolahan data penduduk, data ktp, input data kk, keterangan kelahiran, dan

keterangan kematian sehingga dapat diperoleh informasi dengan tepat.

4. Membantu dalam menyusun laporan sehingga dapat memberikan informasi

yang cepat dan tepat tentang data penduduk, data ktp, input data kk,

keterangan kelahiran, dan keterangan kematian.

Sistem baru yang berjalan di Desa Mojotengah Kedu Temanggung

mempunyai beberapa kelebihan diantaranya :

1. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data.

2. Dapat meningkatkan kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas-tugas pada

bagian laporan data penduduk dan surat keterangan baik kelahiran maupun

kematian.

3. Informasi yang dihasilkan lebih berkualitas sehingga memudahkan Kepala

Desa dalam mengambil keputusan.

4. Tata letak dan bentuk output dari program diatas sedemikian rupa sehingga

mudah untuk dimengerti.

5. Tingkat keamanan terhadap data lebih terjamin.

Selain memiliki kelebihan-kelebihan diatas, tak dapat dipungkiri pula bahwa

sistem baru itu sendiri juga mempunyai kelemahan, yaitu sistem tidak dapat

menyesuaikan dengan situasi dan kondisi jika terjadi pembaharuan secara

mendasar.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Kusrini. 2007. Tuntutan Praktis Membangun Sistem Infomasi Akuntansi dengan Visual

Basic dan Microsoft SQL Server/Kusrini & Andri Koniyo. Yogyakarta : Penerbit

ANDI.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Penerbit ANDI.

MADCOMS. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal

Report. Yogyakarta : Penerbit ANDI, Madiun : MADCOMS.

Leong, Marlon. 2006. Dari Programer untuk Programer Visual Basic : Penerbit ANDI,

Yogyakarta

OnLine http://id.wikipedia.org

OnLine http://www.ilmukomputer.com

OnLine http://google.com

OnLine www.bhinneka.com

OnLine www.amazon.com