SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN

KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Rifky Ubaidillah Arifiyanto

07.11.1779

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

POPULATION INFORMATION SYSTEM

SUBDISTRICT GABUS DISTRICT PATI

SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN

KECAMATAN GABUS KABUPATEN PATI

Rifky Ubaidillah Arifiyanto

07.11.1779

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Management of population registration is the responsibility of the district / city, which in practice started from the village / sub as the spearhead of registration. In the services there needs to be link is through the subdistricts to provide the information correctly and quickly to keep residents as customers feel they have received outstanding service. Problems on the bio-data collection into subdistrict Gabus is still use manual data collection system. This would be lead to swelling in the form of paper records and difficulty in re-search data.

Troubleshooting solutions of the case is to make a Population Information System in that subdistrict. The application is developed using the software Microsoft Visual Basic 6.0, and MySQL Server 2007.

The existence of these applications is expected to replace the old system (manual) with the new system (computerized), so that the population data processing will be faster, more accurate and the information generated will have higher quality and value. Furthermore, with the application, the employee will be more convenient and efficient in their work and leadership can easily access information about the development of people in the area without the need to find paper files stacked piles.

Keywords: Information Systems, Population.

1. PENDAHULUAN

Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab

kabupaten / kota, yang dalam prakteknya dimulai dari desa / kecamatan

sebagai ujung tombak pendaftaran. Dalam layanan perlu ada link melalui

kecamatan untuk memberikan informasi yang benar dan cepat untuk

menjaga warga sebagai pelanggan merasa bahwa mereka telah

menerima layanan yang luar biasa. Masalah pada pengumpulan biodata

di Kecamatan Gabus ini masih menggunakan sistem pengumpulan data

manual. Hal ini akan mengakibatkan pembengkakan dalam bentuk

catatan kertas dan kesulitan dalam pencarian data kembali.

Dalam dunia komputer, salah satu media yang dapat digunakan

untuk berbagai kebutuhan adalah komputerisasi, sebuah sistem dalam

pengolahan data yang digunakan sebagai sumber informasi yang dapat

dijadikan bahan pengambil keputusan yang tepat. Oleh karena “SISTEM

INFORMASI KEPENDUDUKAN KECAMATAN GABUS KABUPATEN

PATI” dirancang dan disusun sebagai judul dalam skripsi ini. Adanya

Aplikasi ini, diharapkan dapat menggantikan sistem yang lama (manual)

dengan sistem baru (komputerisasi), sehingga pengolahan data

kependudukan akan lebih cepat, akurat dan informasi yang dihasilkan

akan lebih berkualitas dan bernilai.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau

variabel – variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan

saling bergantung satu sama lain. Informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi

dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan – laporan yang diperlukan.

Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem

lainnya antara lain :

1. Batasan (boundary)

2. Lingkungan

(environment)

3. Masukan (input)

4. Keluaran (output)

5. Komponen (component)

6. Penghubung (Interface)

7. Penyimpanan (storage)

3. ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis kelemahan sistem

Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis

PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency,

Service).

3.2 Analisis kebutuhan sistem

3.2.1 Analisis fungsional sistem

1. Sistem dapat melakukan entry data yang berhubungan dengan

pendataan penduduk

2. Sistem harus dapat menginputkan data kependudukan

3. Sistem dapat merubah data kependudukan

4. Sistem dapat menampilkan dan mencetak laporan

kependudukan

3.2.2 Analisis non-fungsional sistem

1. Kebutuhan perangkat keras.

Procesor Intel Core 2 Duo E4600 2,40 GHz

RAM DDR 2 1GB ADATA PC-6400

MB Biostar Intel G31

Casing Powerlogic PSU 450 Watt

Hardisk Samsung 160 GB Sata 2,5”

Monitor LG LCD 15,6” Widescreen

DVD RW Lite-on Sata 24x

Keyboard Logitech K100

Logitech B100 Optical Mouse USB/PS2

2. Kebutuhan perangkat lunak.

Windows XP

Profesional

Visual Basic 6.0

Microsoft access

3. Kebutuhan pengguna

Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan analis.

Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan

kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses,

komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian

bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang

diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan

oleh komputer.

3.3 Analisis kelayakan sistem

Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam

keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan

sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang

baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai

bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut.

Kelayakan teknis

Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun

perangkat lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran.

Sudah banyak yang menerapkan sistem informasi kependudukan di

kantor kependudukan dan pencatatan sipil di Kabupaten tertentu.

Dari uraian tersebut maka dilihat dari kelayakan teknologi

pengembangan dari penggunaan sistem ini layak untuk dikerjakan.

Kelayakan operasional

Perlu di adakan pelatihan dengan sumber daya manusia

tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka diharapkan

sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi sebagaimana

mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan operasional

sistem ini dikatakan layak.

Kelayakan hukum

Sistem informasi kependudukan yang dibuat tidak boleh melanggar

peraturan yang berlaku di Indonesia terutama dalam hal perijinan

pemakaian aplikasi sistem. Dalam system informasi kependudukan

ini perangkat lunak yang digunakan bersifat legal dan tidak

menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari uraian tersebut maka

dari segi kelayakan hukum sistem ini dikatakan layak.

Kelayakan ekonomi

Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan

manfaat.

a. Komponen Biaya

1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem

informasi terdiri dari:

Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem,

Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat

keras.

2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri

dari:

Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya

konversi sistem

Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik).

b. Komponen Manfaat

Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk

keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak

berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan

keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau

peningkatan didalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas

dalam bentuk nilai uang.

4. Perancangan sistem

4.1 Perancangan proses

Flowchart

Gambar 4.1 Flowchart

DFD level 0

Gambar 4.2 DFD level 0

Laporan

Input data

penduduk

0

Sistem Informasi

Kependudukan

Laporan

Input data

operator

Admin Operator

Penduduk

KK

Desa

Kelahiran

Kematian

Kepindahan

Kedatangan

Input Data Penduduk

Input Data KK

Input Data Desa

Input Data Kelahiran

Input Data Kematian

Input Data Kedatangan

Input Data Kepindahan

Pengolahan

Data Penduduk

Pengolahan

Data KK

Pengolahan

Data Desa

Pengolahan

Data Kelahiran

Pengolahan

Data Kematian

Pengolahan

Data Kedatangan

Pengolahan

Data

Kepindahan

Data Penduduk

Data Desa Data KK Data

Kematian

Data

Kelahiran

Data

Kepindahan

Data

Kedatangan

Pembuatan Laporan

Laporan

DFD level 1

Gambar 4.3 DFD level 1

4.2 Perancangan interface

Perancangan form utama Sistem Informasi Kependudukan

Gambar 4.4 rancangan form utama Sistem Informasi

Kependudukan

username dan

password

Input

data

laporan

Pemeriksaan

username dan

password

kedatangan

1

Proses Login

User

Output

5

Proses data

keluarga

3 Proses

penambahan

penduduk

4 Proses

pengurangan

penduduk

Kematian

Kepindahan

2

Proses data Individu

Kelahiran

Sistem Informasi Kependudukan

File Proses Laporan

5. Implementasi dan Pembahasan

5.1 Pemrograman

Pembuatan database

Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam

database terdapat table, view, stored procedure dan trigger.

Pembuatan form / interface

Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk

program aplikasi.

Pembuatan tabel

Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa

kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen

sama, atribut sama, tapi berbeda data valuenya.

5.2 Tes program

Syntax error

Run time error

Logical error

5.3 Instalasi sistem

Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan

pengujian sistem. Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada

beberapa hal yang perlu dipersiapkan guna proses instalasi baik segi

hardware maupun software (system requirement).

5.4 Tes sistem

White box testing

White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke

dalam modul untuk meneliti kode – kode program yang ada, dan

menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul

yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses

bisnis yang dilakukan, maka baris – baris program, variabel dan

parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu

persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.

Black box testing

Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi

kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi.

Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan

menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian

diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang

diinginkan.

5.5 Pelatihan

Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem

informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar

dalam pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan

difokuskan dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan

input, memproses data, menampilkan laporan.

5.6 Konversi system

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem

baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode

konversi sistem yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel

convertion ). Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan

sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama

suatu periode waktu tertentu. Tujuan sistem ini di operasikan

bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar sistem yang baru

lebih baik dari pada sistem yang lama.

5.7 Pemeliharaan

Pemeliharaan sistem pada aplikasi pendaftaran siswa baru ini

tergolong mudah, karena sistem ini memang dirancang untuk

digunakan oleh umum. Artinya semua kalangan yang walaupun

tanpa memiliki basic pemrograman program, administrasi komputer,

maupun ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan

program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan proses back-up

file dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan

cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file back-up

sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau

beberapa file yang telah terbentuk.

5.8 Manual program

Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai dalam

penggunaan sistem yang diusulkan penulis.

1. Form login

Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program

secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini

adalah personil yang diberi wewenang.

Gambar 5.1 Form Login

2. Form Utama

Tampilan menu utama ini berfungsi sebagai induk semua menu

yang digunakan untuk menjalankan proses pengolahan data.

Gambar 5.2 Form Utama

Pilihan-pilihan dalam menu utama adalah sebagai berikut:

1) File

Menu File berisi beberapa sub menu yang difungsikan

untuk pengolahan data, adapun sub menu tersebut adalah

sebagai berikut :

Data Kelurahan

Data RW

Data RT

Data KK

Data Penduduk

Data Petugas

Sign Out

Exit

2) Proses

Perpindahan Penduduk

Kedatangan Penduduk

Kelahiran

Kematian

3) Laporan

Laporan Kelurahan

Laporan RT

Laporan RW

Laporan Perpindahan

Laporan Kematian

Laporan Kelahiran

Laporan Kematian

6. Penutup

6.1 Kesimpulan

Dari penelitian ini didapatkan beberapa kesimpulan antara lain:

1. Basis data kependudukan di Indonesia masih belum terorganisasi

dengan baik.

2. Kemampuan aplikasi kependudukan offline lebih murah dan dapat

digunakan sebagai alternatif dari aplikasi kependudukan online yang

dibuat oleh pemerintah.

3. Peranan penggunaan NIK Nasional dan basis data kependudukan

penting dalam peneggakan tertib dokumen atau administrasi

kependudukan, sehingga harus mendapat perhatian sungguh-sungguh

pemerintah

6.2 Saran

1. Aplikasi ini dapat dikembangkan menjadi client server, sehingga antara

desa dan kecamatan bisa saling terhubung dalam satu database agar

keakuratan informasi terpenuhi.

2. Diharapkan untuk penelitian berikutnya yang bersifat infentarisasi

suatu objek, sebaiknya mempertimbangkan penggunaan perangkat

lunak yang lebih mudah penginstalan pada komputer yang lain,

misalkan Java.

3. Diharapkan untuk selanjutnya aplikasi ini dapat diperbaiki, sehingga

proses updating data spasial dapat dilakukan dengan lebih mudah.

4. Penataan landasan hukum untuk tertib penyelenggaraan pelayanan

maupun kepemilikan dokumen kependudukan, dalam bentuk

penerbitan Undang-undang Administrasi Kependudukan serta

harmonisasi berbagai peraturan perundang-undangan yang relevan,

hendaknya segera diwujudkan karena undang-undang tersebut

merupakan dasar (platform) untuk berbagai penegakkan reformasi di

segala bidang layaknya di negara-negara maju.

DAFTAR PUSTAKA

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi.

Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.

Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan Laporan Skripsi. Edisi

2009. S1 Sistem Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom

Yogyakarta.

Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset.