SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx

8/11/2019 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx

1/17

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN

PENERIMAAN KAS PADA UD NORTON

SURABAYA

Eka Tristiyanti .K

Program Studi Akuntansi, Politeknik NSC Surabaya

ABSTRAK

UD Norton Surabaya merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran

produk bahan bangunan berdiri tahun 1975. Pencatatan yang dilakukan dalam proses

penjualan dan penerimaan kas menggunakan pencatatan secara terkomputerisasi. Tujuan dari

penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan

kas pada UD Norton Surabaya dan berdasarkan penelitian pada sistem informasi akuntansi

penjualan dan penerimaan kas pada UD Norton Surabaya terdapat kelemahan dalam kegiatan

operasi perusahaan. Permasalahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penjualan

dan penerimaan kas perusahaan, yaitu bagian gudang tidak mempunyai arsip pengambilan

barang, pada program aplikasi yang digunakan karena terkadang sering terjadi double faktur

penjualan dan jika ada perubahan pada nominal faktur penjualan oleh bagian administrasi

tidak adanya laporan ke bagian akuntan piutang. Dalam penelitian ini, alat analisis yang

digunakan adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang

diperoleh dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan keadaan yang

sebenarnya, kemudian menganalisis dan menginterpretasikan data dan fakta yang diperoleh

untuk membuat kesimpulan dengan membandingkan data yang ada dengan teori yang

relevan. Alat analisis yang digunakan adalah bagan alir (flowchart) untuk mengevaluasi

sistem penjualan dan penerimaan kas dengan mendeskripsikannya. Berdasarkan kelemahan

yang ditemukan, maka penulis memberikan usulan untuk mengatasi kekurangan dan

kelemahan pada sistem penjualan dan penerimaan kas. Penulis menganjurkan agar bagian

administrasi sebaiknya memberikan arsip pengambilan barang untuk bagian gudang, jika

terjadi double faktur penjualan pihak bagian akuntan piutang segera melapor kepada IT dan

pihak administrasi memberikan catatan atau laporan kepada pihak akuntan piutang jika

terjadi perubahan nominal faktur piutang Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi,

Penjualan, dan Penerimaan Kas.


2/17

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam sistem informasi akuntansi siklussiklus pemprosesan transaksi salah satunya adalah

siklus pendapatan yaitu sistem penjualan dan penerimaan kas. Penjualan merupakan aktivitas

utama perusahaan yang merupakan sumber penghasilan utama untuk pembiayaan aktivitas

operasi perusahaan. Mengingat pentingnya penjualan beserta hasil yang diperoleh bagi

kelangsungan hidup perusahaan, pengelolaan penerimaan kas yang dilakukan menjadi sangat

penting karena penerimaan kas merupakan asset bagi sebuah perusahaan yang sangat liquid.

Informasi yang didapat dari pengelolaan penerimaan kas dapat menjadi salah satu dasar divisiakuntansi dalam menyajikan laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban kepada Negara

atas kekayaaan. Agar aktivitas operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik, maka

perusahaan membutuhkan sistem informasi akuntansi dan didukung dengan sistem

pengendalian yang baik untuk mengatur kegiatan penjualan dan penerimaan kas sesuai

dengan prosedurnya. Berdasarkan penelitian pada UD Norton Surabaya terdapat beberapa

kelemahan dalam prosedur penjualan dan penerimaan kas. Kelemahan tersebut antara lain

bagian gudang tidak mempunyai arsip pengambilan barang, pada program aplikasi yang

digunakan karena terkadang sering terjadi double faktur penjualan dan jika ada perubahan

pada nominal faktur penjualan oleh bagian administrasi tidak adanya laporan ke bagian

akuntan piutang. Kondisi ini dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan sehingga

menganjurkan beberapa usulan untuk perbaikan terhadap kondisi tersebut seperti bagian

administrasi sebaiknya memberikan arsip pengambilan barang untuk bagian gudang, jika

terjadi double faktur penjualan pihak bagian akuntan piutang segera melapor kepada IT dan

pihak administrasi memberikan catatan atau laporan kepada pihak akuntan piutang jika

terjadi perubahan nominal faktur piutang. Hasil evaluasi diharapkan dapat digunakan untuk

memperbaiki kelemahan atas sistem penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan,

guna mendorong tercapainya efektivitas dan efisiensi serta mendukung tercapainya sistem

pengendalian internal yang memadai dalam upaya mencegah kemungkinan terjadinya

penyimpangan pada UD Norton Surabaya.


3/17

Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis

merumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sedang

berjalan pada UD Norton Surabaya?

2. Bagaimanakah alternatif penyelesaian masalah yang terdapat pada sistem informasi

akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada UD Norton Surabaya? Batasan Masalah Dalam

penelitian ini, penulis membatasi masalah dengan membahas mengenai evaluasi sistem

informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang berjalan pada UD Norton Surabaya

dari awal transaksi pemesanan barang hingga perusahaan menerima hasil pembayaran dari

pelanggan dengan menggunakan bagan alir (flowchart) dan memberikan perbaikan atas

kelemahan sistem penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan.

Tujuan Penelitian Sebagaimana yang telah diuraikan pada perumusan masalah, penelitian ini

bertujuan sebagai berikut:

1. Mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sedang

berjalan pada UD Norton Surabaya.

2. Untuk memberikan alternatif penyelesaian sistem informasi akuntansi penjualan dan

penerimaan kas pada UD Norton Surabaya.

Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis Penelitian ini akan sangat berguna bagi penulis untuk menambah wawasan

serta pengetahuan penulis mengenai sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan

kas dalam suatu perusahaan.

2. Bagi Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk membantu

pihak perusahaan dalam mengatasi kelemahankelemahan yang terdapat pada sistem

penjualan dan penerimaan kas dalam upaya mencegah terjadinya kecurangan yang akan

merugikan perusahaan serta memperkecil lemahnya pengendalian dalam perangkapan fungsi.

3. Bagi Masyarakat Penelitian ini diharapkan dapat menjadi tambahan pengetahuan dan

menjadi bahan referensi bagi pembacanya, terutama mengenai sistem informasi akuntansi

penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan.


4/17

BAB II

SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

TAHAP ORDER

Hasil Penelitian UD Norton Surabaya merupakan perusahaan yang memasarkan produk

bahan bangunan.

Dalam proses kegiatan penjualan, perusahaan menerima transaksi penjualan tunai dan kredit.

Namun pada kegiatannya perusahaan lebih banyak menangani proses kegiatan penjualan

kredit.

Bagian yang terkait pada prosedur penjualan UD Norton Surabaya terdapat 4 bagian yaitu :

1. Penjualan

2. Karyawan Gudang

3. ADM (administrasi) / kasir

4. Ekspedisi (supir)

Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan terdiri 2 jenis dokumen, yaitu:

1. Faktur penjualan

2. D/O (delivery order)

Prosedur utama sistem penjualan terbagi dalam beberapa bagian yaitu:

1. Prosedur pemesanan barang

Pemesanan barang pada UD Norton bisa dilakukan dengan cara telepon kepada marketing

atau datang secara langsung.

2. Prosedur Pemeriksaan Persediaan Barang

Sebelum dilakukan pembuatan nota terlebih dahulu marketing memeriksa barang yang ada di

program aplikasi komputer jika belum yakin maka marketing bertanya kepada karyawan

gudang, jika barang yang dipesan tidak tersedia maka karyawan gudang melakukan

konfirmasi secara lisan kepada pihak marketing.


5/17

3. Prosedur Pembuatan Nota

Saat barang yang dipesan tersedia selanjutnya akan dilakukan pembuatan faktur penjualan

dan D/O (delivery order), pembuatan faktur penjualan bagi pembayaran berjangka dilakukan

oleh marketing hal ini agar tanggung jawab pembuat faktur penjualan untuk pembayaran

berjangka diberikan kepada marketing sepenuhnya. Setiap pelanggan yang melakukan

pembelian kredit mempunyai batas limit piutang besarnya batas limit piutang ditetapkan

berdasarkan kebijakan perusahaan sehingga jika pelanggan sudah mencapai batas limit

tersebut maka faktur penjualan selanjutnya tidak akan bisa dibuat.

Faktur penjualan yang dibuat untuk pembayaraan berjangka biasanya disebut nota besar /

nota piutang. Pembayaran berjangka dilakukan dengan jangka waktu maksimal 1 minggu

bagi pelanggan yang tidak mempunyai data klien dan 1 bulan bagi pelanggan yang

mempunyai data klien setelah faktur penjualan dibuat jika sampai batas jatuh tempo tidak

terbayar maka akan dikenakan denda sebesar 1%-2% per hari dari total faktur penjualan

tersebut.

Faktur penjualan dan D/O (delivery order) masing-masing rangkap 3 yaitu asli (pelanggan),

tembusan pertama dan kedua (bukti pengeluaran barang dan arsip). Jika pengambilan barang

dilakukan di 2 tempat yang berbeda maka tembusan pertama digunakan untuk pengambilan

barang di gudang dalam sedangkan tembusan kedua digunakan untuk pengambilan barang ke

gudang luar.

4. Prosedur pengambilan barang

Setelah faktur penjualan dan D/O (delivery order) selesai dibuat maka pengambilan barang

menggunakan tembusan pertama dan kedua dan diserahkan kepada karyawan gudang tetapi

sebelum barang keluar karyawan gudang dan ADM melakukan pemeriksaan barang

menggunakan faktur penjualan dan D/O (delivery order) untuk mengurangi kesalahan barang

yang dipesan setelah barang dikeluarkan tembusan pertama dan kedua tersebut diberikan

kembali kepada bagian administasi penagihan agar digunakan saat barang akan dikirim ke

pelanggan.


6/17


7/17

Jika adanya pembayaran bagian penagihan menyerahkan 1 lembar faktur penjualan tembusan

pertama dan 1 lembar D/O (delivery order) tembusan pertama dan pembayaran berupa uang

tunai, cek atau BG (Bilyet Giro) kepada administrasi penagihan kemudian administrasi

penagihan menyerahkan pembayaran tersebut kepada bagian kasir pelunasan piutang untuk

dilakukan pelunasan secepatnya pada program aplikasi yang biasanya disebut BPT (Bukti

Pelunasan Piutang) jika telah dilakukan pelunasan maka uang tunai, cek atau BG (Bilyet

Giro) akan diberikan kepada kasir utama agar dilakukan pencatatan pada Laporan Kas

Harian, Buku Setor BG dan Buku Slip Setoran dan Setor BG di Excel kemudian disetor ke

bank. Untuk uang tunai disetor saat siang hari atau hari berikutnya sedangkan untuk cek/BG

(Bilyet Giro) disetorkan 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo.

Saat cek/BG (Bilyet Giro) atau cek cair bagian akuntan piutang yang akan mengecek setiap

harinya jika terdapat penolakan BG (Bilyet Giro) maka akuntansi piutang akan segera

melapor kepada administrasi penagihan agar dilakukan kembali penagihan kepada pelanggan

tersebut.


8/17

BAB III

PEMBAHASAN

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian sistem menurut Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2006:2) yang telah di

terjemahkan dalam bahasa Indonesia oleh Dewi Fitriasari dan Deni Arnos Kwary,

menyebutkan bahwa sistem merupakan rangkaian dari dua atau lebih komponen- komponen

yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem

tentunya berkaiatan dengan prosedur, hal ini diperkuat oleh pendapat Mulyadi (2001:5) yang

mengemukakan bahwa Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan

secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, di proses

menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna (James A. Hall, 2007:9). Istilah

sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi komputer, dalam suatu organisasi untuk

menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem informasi berbasis komputer merupakan satu

rangkaian perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan

data menjadi suatu informasi. Menurut Jogiyanto (2005:17) Sistem informasi akuntansi

adalah kumpulan kegiatankegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk

menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk

tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan

perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegan

saham, pemerintah, dan pihakpihak luar lainya. Sistem Akuntansi Penjualan adalah suatu

sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang

untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna

mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.


9/17

Menurut Mulyadi (2001:211) fungsifungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit,

sebagai berikut:

1. Fungsi Penjualan

2. Fungsi Kredit

3. Fungsi Gudang

4. Fungsi Pengiriman

5. Fungsi Penagihan dan akuntansi Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit

Menurut Mulyadi (2001:214) terdapat empat dokumen, antara lain:

1. Surat order pengiriman dan tembusannya

2. Faktur penjualan

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan

4. Bukti memorial

Menurut Mulyadi (2001:219) terdapat tujuh jaringan prosedur yang membentuk sistem

akuntansi penjualan kredit sebagai berikut:

1. Prosedur order penjualan

2. Prosedur persetujuan kredit

3. Prosedur pengiriman

4. Prosedur penagihan

5. Prosedur pencatatan piutang

6. Prosedur distribusi penjualan

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Untuk merancang sistem akuntansi penjualan kredit, diperlukan adanya unsur pokok

pengendalian intern penjualan kredit yang baik.


10/17

Menurut Mulyadi (2001;221), unsur pokok pengendalian intern terdiri dari tiga hal, sebagai

berikut :

1. Organisasi

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

3. Praktik yang sehat

Menurut Mulyadi (2001:197) penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama,

antara lain:

1. Penerimaan kas dari penjualan tunai

2. Penerimaan kas dari piutang

Adapun fungsi yang terkait pada sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi

(2001:487), antara lain:

1. Fungsi sekretariat

2. Fungsi penagihan

3. Fungsi kas

4. Fungsi akuntansi

5. Fungsi pemeriksaan intern

Dokumen yang digunakan pada sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi

(2001:488), antara lain:

1. Surat pemberitahuan

2. Daftar surat pemberitahuan

3. Kwitansi

Unsur pengendalian intern yang terdapat pada penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi

(2001:490), sebagai berikut:

1. Organisasi

2. Praktek yang sehat


11/17

Menurut penelitian Committee of Sponsoring Organizations (COSO), pengendalian intern

mendefinisikan pengendalian intern sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan

komisaris, pihak manajemen.

Mulyadi (2001:164) ada beberapa elemen yang merupakan ciriciri pokok dari suatu sistem

pengendalian intern diantaranya adalah sebagai berikut:

1) Adanya pemisahaan fungsifungsi dalam perusahaan

2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

3) Adanya cukup dokumen dan catatanTeknik Analisis Yang Digunakan

Metode analisis deskriptif kualitatif adalah analisis yang menggunakan data yang diperoleh

penulis, dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan keadaan yang

sebenarnya, kemudian menganalisis dan menginterpretasikan data dan fakta yang diperoleh

untuk membuat kesimpulan dengan membandingkan data yang ada dengan teori yang

relevan. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan bagan alir dokumen (flowchart).

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2001 : 35) bentuk simbol flowchart

dibagi menjadi 4, antaralain :

1. Simbol Input/output

2. Simbol proses

3. Simbol penyimpanan

4. Simbol alir dan lain-lain


12/17

BAB IV

PENUTUP

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Terdapat beberapa kendala dalam sistem penjualan dan penerimaan kas pada UD Norton

Surabaya. Kendala atau permasalah tersebut seperti:

1) Karyawan gudang tidak memiliki arsip pengambilan barang

2) Program aplikasi yang digunakan terkadang sering bermasalah salah satunya adalah

double faktur penjualan

3) Sering kali terdapat nominal faktur penjualan yang diganti oleh bagian administrasi dan

jika terdapat perubahan bagian administrasi melaporkan ke bagian akuntan piutang.

2. Alternatif penyelesaian masalah yang terdapat pada sistem penjualan dan penerimaan kas

pada UD Norton, penulis memberikan usulan sebagai berikut:

1) Bagian administrasi arsip memberikan arsip pengambilan barang kepada karyawan gudang

sebagai dokumen mereka.

2) Jika program aplikasi bermasalah sebaiknya langsung menghubungi pihak IT.

3) Bagian administrasi sebaiknya tidak mengganti nominal pada faktur penjualan dan apabila

terpaksa mengganti sebaiknya segera melapor / memberi catatan kepada pihak akuntan

piutang.


13/17

SARAN

Setelah dilakukan evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan

kas UD Norton Surabaya diketahui bahwa terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan

dalam hal arsip pengambilan barang yang tidak dimiliki oleh karyawan gudang, program

aplikasi yang digunakan terkadang sering bermasalah dan sering kali terjadi penggantian

nominal faktur oleh bagian administrasi dan tidak adanya laporan ke bagian akuntan.

Perbaikan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diusulkan penulis

dibuat untuk mengurangi kerugian perusahaan terhadap prosedur sistem penjualan dan

penerimaan kas pada UD Norton Surabaya. Penulis mengajukan saran kepada UD Norton

Surabaya agar dapat menjadi bahan masukan untuk membantu pihak perusahaan dalam

mengatasi kelemahankelemahan yang terdapat pada sistem penjualan dan penerimaan kasdalam upaya mencegah terjadinya kecurangan yang akan merugikan perusahaan serta

memperkecil lemahnya pengendalian dalam penggantian nominal faktur penjualan.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George, H., William S. Hopwood .2000. Sistem Informasi Akutansi Edisi Bahasa

Indonesia, Terjemahan Amir Abadi Yusuf Rudi M. Tambunan . Jakarta. Salemba Empat.

Hall James A. 2002. Sistem Informasi Akuntasi. Buku Kedua. Salemba Empat. Jakarta.

Hall James A. 2007. Accounting Information System. Edisi 4. Salemba Empat. Jakarta.

H. M. Jogiyanto, M.B.A. Akt .2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Edisi 3, Andi

Offset,Yogyakarta.

Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta. YKPN.


14/17

LAMPIRAN


15/17


16/17


17/17

Documents

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI.docx