SISTEM INFORMASI SDM

Dalam lingkungan bisnis global yang dinamis saat ini, pembentukan organisasi virtual dapat menjadi salah satu penggunaan strategis terpenting teknologi informasi

Organisasi virtual adalah organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk menghubungkan banyak orang, organisasi dan aktiva.

Menurut Tung terdapat 5 nilai penting untuk mendukung terciptanya virtual organization secara efektif, kelima yang membedakan tsb. a.l :1. Teknologi Informasi : jaringan yang membentuk

perusahaan dan entrepreneur yang saling berhubungan dan bekerjasama. Kemitraan akan berbasis pada kontak informasi dan kontrak on line elektronik, menyebabkan kerjasama berlangsung tanpa birokrasi sehingga bekerjasama berlangsung tanpa birokrasi sehingga mempercepat proses kemitraan bersama

2. Kinerja Prima : karena setiap usaha sudah terseleksi core-competencenya : memberikan kunggulan kinerja dan menciptakan tim yang kompak.

3. Kesempatan yang Lebih Baik : karena setiap rekanan usaha tidak permanen, sedikit format dan lebih mampu memanfaatkan kesempatan yang baik. Perusahaan akan dapat bersama-sama menentukan pasar soesifik dan konsentrasi penuh dalam proyek tersebut.

4. Kepercayaan : hubungan antar perusahaan menjadikan mereka saling terbuka karena keberhasilan proyek tergantung pada keterbukaan, kesetiaan dan sikap.

5. Tanpa Batasan : setiap perusahaan mendifinisikan kembali batas-batas perusahaan.

• Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara keseluruhan

Setiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data, yang menjelaskan tentang SDM, lalu mengubah data tsb menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Manajemen Sumber daya Manusia (SIM SDM) atau Human Resources Information System (HRIS)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan salah satu sub-sistem utama CBIS (Computer-Based Information System), tujuannya adalah memenuhi kebutuhan infromasi untuk semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit organisasional perusahaan.

oLaporan dan output model dapat disediakan dalam bentuk tabel atau grafik, hal ini penting bagi kinerja sistem informasi, terutama bagi sistem informasi organisasi, seperti sistem infoemasi manajemen

oMcLead menyatakan sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.oInformasi merupakan data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

•Sumber informasi adalah data, sedangkan data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item.

•Data merupakan nama yang diberikan pada berbagai fakta dasar dan entitas seperti nama-nama dan angka-angka.

•Menurut Azhar Susanto tahap-tahap dalam pengolahan data menjadi informasi mencakup : (1) Pengumpulan Data ; (2) Masaukan; (3) Pengolahan Data; (4) Hasil; (5) Penyimpanan Data; (6) Distribusi

SISTEM INFORMASI SDM

Human Resources Information System (HRIS) dikenal dengan nama Sistem Informasi SDM, atau lebih khusus disebut dengan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), berkenaan dengan merancang format-format data kepegawaian dan mengatur sistem pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelaporan informasikepegawaian yang terdiri dari data jabatan, pendidikan, penghargaan, pendidikan dan latihan, keluarga, kehadiran dll sehingga dapat dikelola informasi tentang pengembangan kariernya, kesejahteraan, serta pemberhentian atau kepensiunannya.

Istilah lebih populer dalam dunia akademik adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), atau bisa juga menggunakan istilah sistem informasi karyawan, sistem imformasi personalia.

Menurut Veithzal Rivai. SISDM merupakan prosedur sistematik untuk pengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM.

SISDM mempunyai kemampuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan atau pilihan banyak orang yang lebih berhubungan dengan aktivitas perencanaan SDM baru.Pilihan sistem impresif yang meliputi termasuk sentralisasi, desentralisasi, segmentasi dan komprehensif

Hani Handoko mengemukakan bahwa SISDM merupakan prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali, dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang SDM-nya, kegiatan-kegiatan personalia dan karaktaeristik-karakteristik satuan kerja.

SISDM memberikan sarana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan pegawai.

RUANG LINGKUP PROSES SISDMMenurut Sadili Samsudin dalam SISDM terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang berhubunhan dengan hal berikut:1. Perencanaan SDM : suatu proses analisis dan simulasi

kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktivitas departemen masa mendatang. :

2. Administrasi Personalia : proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Termasuk di dalamnya proses perekaman data untuk kepegawaian seperti : biodata pegawai, sejarah kepangkatan, sejarah jabatan, sejarah pendidikan formal, sejarah pendidikan penjejanjangan, sejarah pendidikan substansial.

3. Kompensasi dan Benefit, ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan benefit adalah sbb:

a. Proses penentuan gaji dan transaksinya, yang termasuk dalam hal ini adalah proses penggunaan ‘merit payment’ dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang berhubungan dengan penghasilan seperti lembur, uang makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil, supervisor dan sejenisnya.

b. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan di luar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja di perusahaan, seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.

4. Evaluasi Kinerja Personel. Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik. Diharapkan dengan adanya sistem kepegawaian, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih objektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Pendidikan dan Pelatihan : pendidikan adalah salah satu keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem kepegawaian adalah :

a. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi

b. Perencanaan kebutuhan pendidikan yang berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.

c. Realisasi pendidikan yang bertujuan mencatat infoermasi yang berhubungan dengan kesetraan personel pada pendidikan yang diikutinya. Umumnya yang termasuk dalam hal ini adalah pendidikan kategori non formal.

6. Pemutusan Hubungan Kerja atau Pensiun : diperlukan sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personel, baik secara nonformal ataupun karena hal lainnya. Sistem menangani penyimpanan informasi dari seluruh personel yang pernah bekerja pada perusahaan, sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang pensiun, pesangon, dsb.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI SDM

• Menurut Veithzal Rivai ada 3 komponen fungsional utama dalam setiap Sistem Informasi SDM ialah :

a. Fungsi Masukan : memasukkan informasi pegawai ke dalam SISDM. Informasi dapat diketik, dibaca secra digital, atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya, atau diambil dari mesin-mesin lainnya.

b. Fungsi Pemeliharaan Data : setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan memperbarui dan menambahkan data baru ke dalam data yang ada.

c. Fungsi Keluaran : fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah SISDM adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan /keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer SISDM harus memproses keluaran tsb, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, setelah itu memformatpresentasinya dalam cara yang dapat dimengerti oleh pegawai.

• Ada 6 kelompok output yang dapat dihasilkan dari sistem informasi sumber daya manusia (lihat gambar komponen-komponen Sistem Informasi SDM)

INPUT SDM OUTPUT SDM Informasi perencanaan Data eksternal tenaga kerja SDM

Informasi pengolahan

tenaga kerja InformasiMODEL rekrutmenData Internal SDM

SDM Informasi kompensasi

Informasi benefit

Sistem infromasi Akuntansi Informasi lingkungan kerja

BASIS DATA SDM

a. Informasi Perencanaan tenaga Kerja : merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Infromasi ini meliputi informasi untuk nalisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri

b. Informasi pengelolaan tenaga kerja : merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Infromasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evluasi kinerja, evaluai keahlian, karier, relokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan.

c. Infromasi rekruitmen atau tentang pengadaan tenaga kerja : merupakan informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi ini diantaranya adalah infromasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekruitan dan analisis rekruitmen

d. Informasi kompensasi : meliputi infromasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

e. Informasi benefit : meliputi benefit yang diterima oleh pegawai. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke intensif yang dihubungkan dengan kinerja pegawai sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.

f. Informasi lingkungan kerja : berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

• Informasi-informasi tsb dibutuhkan oleh ketiga tingkatan manajemen sbb :

a. Tingkat I : Perencanaan tenaga kerja; Perencanaan suksesi; Perencanaan Pelatihan; Perencanaan penilaian kinerja; Perencanaan kompensasi; dan

Perencanaan benefitb. Tingkat II : Analisis biaya tenaga kerja; Analisis anggaran

tenaga kerja; Analisis perputaran tenaga kerja; Analisis efektifitas pelatihan; Analisis kecocokan karier; Analisis kompensasi; Analisis perekruten; dan Statistik penggajian

c. Tingkat III : Pelatihan dan Pengembangan Administrasi

Informasi Sistem Informasi SDM untuk Ketiga Level Manajemen

SISTEM PERENCANAAN SDM1. Perencanaan tenaga kerja 4. Perencanaan penilaian kinerja2. Perencanaan suksesi 5. Perencanaan kompensasi3. Perencanaan Pelatihan 6. Perencanaan benefit

SISTEM KONTROL SDM4. Analisis biaya tenaga kerja 5. Analisis kecocokan karier5. Analisis anggaran tenaga kerja 6. Analisis kompensasi6. Analisis perputaran tenaga kerja 7. Analisis perekrutan7. Analisis efektivitas pelatihan 8. Statistik penggajian

STAFFING PELATIHAN ADMINISTRASI PENGEMBANGAN

1. Perekrutan 1. Pelatihan 1. Penggajian 2. Penjadwalan wawancara 2. Evaluasi keahlian 2. Perhitungan bonus 3. Informasi pasar tenaga kerja 3. Evaluasi kinerja 3. Perhitungan benefit

4. Kehadiran jam kerja 5. Kecelakaan dan kesehatan lingkungan kerja 6. Kegiatan karyawan

• Gordon B Davis mengemukakan komponen sistem informasi SDM antara lain :

a) Perangkat keras komputerb) Perangkat lunak yang meliputi : sistem dan terapan

umum serta program aplikasi;c) Data base (data yang tersimpan dalam media

penyimpanan komputer);d) Prosedur ; dan Petugas pengoperasian.

• Dalam bentuk yang lebih rinci, mengemukakan komponen sistem informasi kepegawaian secara lengkap dengan keterangan sbb :

KOMPONEN SIM PENJELASAN

Perangkat Keras Perangkat keras bagi suatu SIM terdiri dari masukan/keluaran, unit penyimpan file, peralatan penyiapan data dan terminal masukan.

Perangkat Lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam tiga jenis utama :a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan

manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan,

c. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan,

d. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri dari program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi

File File yang berisikan program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik yang disimpan di perpustakaan file. File juga meliputi keluaran tercetak dalam catatan lain atas kertas, mikro film dsb.

Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik, bentuk fisik seperti buku panduan dan istruksi. Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu : a. Instruksi untuk pemakai; b. Instruksi untuk penyiapan masukan; c. Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer

Personalia Pengoperasian

Operator komputer, analisa sistem, pembuat program, personalia penyiapan data, pimpinan sistem informasi

• Komponen Sistem Informasi SDM terdiri dari :a. Fungsi masukan atau input, yaitu memasukkan

informasi mengenai pegawai ke dalam Sistem Infromasi SDM

b. Fungsi pengolahan atau proses, yaitu memperbarui dan menambahkan data ke dalam basis data yang ada

c. Fungsi keluaran atau output

SUMBER SISTEM INFROMASI SDM• Dalam membentuk sistem informasi yang

komprehensif, informasi haruslah diperoleh dari berbagai sumber seperti yang dikemukakan oleh Rivai sbb :

1. Borang lamaran. Setiap perusahaan menggunakan borang lamaran sebagai bagian dari proses pengankatan pegawai

2. Evaluasi-evaluasi kinerja3. Maklumat perubahan personalia: beberapa perusahaan

telah menciptakan borang yang sederhana yang disebut maklumat karyawan (employee change notice) yakni penyelia diminta melengkapi dan mengirimkannya ke bagian SDM.

4. Tindakan-tindakan indisipliner5. Data daftar gaji

MANFAAT SISTEM INFORMASI SDM• VEITHZAL RIVAI mengemukakan sembilan manfaat khusus

dari sistem infromasi SDM yang meliputi :1. Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan saat ini guna

mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.

2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, akan dipensiun atau akan diberhentikan

3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidak hadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi melebihi kadar normal.

4. Mempelajari komposisi usia, suku jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan

6. Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian-pergantian dan promosi

7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi.

8. Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru

9. Penilaian kebutuhan pelatihan-pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

SISTEM INFORMASI SDM DAN AKTIVITAS KEPEGAWAIAN

• Sistem informasi SDM yang memiliki semua karakteristik yang dikehendaki pada umumnya seperti tepat waktu, akurat, ringkas, relevan dan lengkap, maka akan memudahkan dan terjamin akurasinya bagi perusahaan atau organisasi dan departemen SDM itu sendiri dalam segala aktivitas atau kegiatan kepegawaian, termasuk di dalamnya adalah dalam melakukan penilaian kinerja pegawai.

• Gambaran perspektif sistem informasi SDM dengan segala aktivitas kepegawaian sbb :

1. Didapatnya melalui Perekrutan; seleksi; penempatan; peramalan; perencanaan SDM; perencanaan karier; dll

2. Pemeliharaan melalui pemberian kompensasi; ganti rugi; keuntungan; pelatihan; keselamatan; dan hubungan pekerja

3. Pemanfaatan melalui penempatan; pembinaan manajemen; ketrampilan menginventarisasi; penilaian kinerja; dan standar prestasi

4. Evaluasi melalui Riset personal; analisis ekonomi; analisis SDM; penilaian potensi dan Audit SDM

PERSPEKTIF SISTEM INFORMASI SDM DENGAN AKTIVITAS KEPEGAWAIAN

Didapatnya : Pemeliharaan :• Perekrutan * Kompensasi• Seleksi * Ganti Rugi• Penempatan * Keuntungan• Peramalan * Pelatihan• Perencanaan SDM * Keselamatan dan• Perencanaan karier kesehatan• Dll SISDM * Hubungan pekerja

Pemanfaatan Evaluasi• Penempatan * Riset personal• Pembinaan manajemen * Analisis ekonomi• Ketrampilan meningventarisasi * Analisis SDM• Penilaian kinerja * Penilian potensi• Standar prestasi * Audit SDM

DUKUNGAN YANG DIBERIKAN OLEH SISTEM INFORMASI SDM

PENEMPATAN KARYAWAN

PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

KOMPENSASI ADMINISTRASI

TINGKAT STRATEGIS

•Perencanaan tenaga kerja

•Rencana pelaksanaan•Rencana penilaian kinerja

•Beban kontrak•Rencana gaji

TINGKAT TAKTIS

•Analisa beban tenaga kerja dan anggaran•Analisa turn over

•Efektivitas pelatihan•Kesesuaian dengan kebutuhan jenjang karier

•Analisa efektivitas kompensasi dan benefit

TINGKAT OPERASIONAL

•Penerimaan karyawan•Rencana atau jadwal kerja

•Penilaian keahlian•Penilaian kinerja

•Pengendalian gaji•Administrasi benefit

MODEL MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM

MASUKAN TRANFORMASIONAL KELUARANDATA KARYAWAN TEKNIK-TEKNIK PENGANGKATAN1. Biografi 1. Analisis present value 1. Efektivitas Perekrutan2. Keahlian-keahlian 2. Tes statistik 2. Penyaringan para dan minat 3. Analisis regresi pelamar3. Karakter dan Minat 4. Linear programming 3. Daya saing gaji4. Riwayat Pekerjaan 5. Dinamic programming 4. Strategi pelatihan5. Data penilaian kinerja 6. Simulasi yang efektif6. Data edukasional 7. Waiting Line Theory Seleksi dan Penempatan7. Informasi wawancara 8. Analisis markav 1. Efektivitas Perekrutan8. Data pelatihan dan 9. Teori permainan 2. Mencocokan karyawan 10. Statistik Bayestian Pelatihan dan Pengembangan

11. Hubungan fungsional 1. Menentukan siapa yang

perilaku membutuhkan 2. Menyesuaikan

dengan Kebutuhan Karyawan

Evaluasi 1. Penentuan struktur gaji 2. Penilian kinerja

Persyaratan-persyaratan 3. Evaluasi Penilaian pekerjaan 4. Jumlah kenaikan merit untuk

setiap karyawan Lain-lain

Anggaran, ramalan 1. Bagian organisasi penjualan dan data biaya 2. Cek-cek gaji

3. Informasi perencanaan SDM

Pemutakhiran 4. Perubahan strukturalGaya kepemimpinan Program secara 5. Kebijakan personalisa

para penyelia berkala

Variabel-variabel file struktural

Perubahan-perubahan dibuat dalam minat