0

MAKALAH

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

TUGAS

Mata Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen

Dosen : LILIS SULISTYANI, SE, M.Si, Ak

Oleh :

TAUFIK ANDIKA KRISTYANTO

M.2012012977

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)-AUB

SURAKARTA

2013

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

The New Marketting Chalenges menantang para pemilik teori

ekonomi klasik yang berorientasikan profit. Bahwa era baru telah dimulai, era

dimana service menjadi tujuan utama. Diperlukan sebuah pengelolaan yang

profesional. Pengelolaan atau yang sering kita sebut dengan manajemen ini,

tentunya tidak akan berjalan dengan mulus tanpa adanya sebuah

pengendalian. Pengendalian akan menajemen menjadi sesuatu hal yang

sangat penting dalam rangka menyokong kinerja perusahaan yang

berorientasi utama pada service atau pelayanan.

1.2 Rumusan Masalah

Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu

organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan

berargumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen harus kemudian

sesuai dengan strategi perusahaan. Ini menyiratkan bahwa strategi pertama

kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini

kemudian menentukan desain sistem manajemen perusahaan.

Satu perspektif alternatif mengatakan bahwa strategi muncul melalui

eksperimentasi yang dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan.

Menurut pandangan ini, sistem pengendalian manajemen dapat

mempengaruhi perkembangan strategi . kedua sudut pandang ini akan

berimplikasi dalam hal desain dan operasi sistem pengendalian manajemen.

2

Pada makalah ini akan dibahas secara komprehensif terkait sifat dari sistem

pengendalian manajemen.

1.3 Tujuan Umum

Pada pembahasan makalah ini banyak bercerita tentang sifat sistem

pengendalian manajemen yang bertujuan untuk menambah pengetahuan,

pandangan, dan keterampilan analisis yang berkaitan dengan bagaimana

aksekutif senior dari suatu perusahaan merancang dan mengimplementasikan

sistem manajemen yang berkesinambungan untuk merencanakan dan

mengendalikan kinerja perusahaan.

3

BAB II

PEMBAHASAN

SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

2.1 Konsep – konsep Dasar

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk

melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.

Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan para manajer

mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan

strategi organisasi.

Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan

strategis, pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi

dan penghargaan atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab dan penetapan

harga transfer.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian :

1. Pelacak (detector) atau sensor : suatu perangkat yang mengukur apa

yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penilai (assessor) : suatu perangkat yang menentukan signifikan

dari peristiwa actual dengan cara membandingkan dengan beberapa

standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. Effector : suatu parangkat (yang sering disebut ”umpan balik”)

yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan

untuk melakukan hal tersebut.

4

4. Jaringan komunikasi : perangkat yang meneruskan informasi antara

detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

2.2 Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan

pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka

panjangdan tidak sistematis. Sementara pengendalian tugas focus pada jangka

pendek dan paling sistematis.

Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para

manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk

mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini

dijelaskan sebagai berikut.

Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :

- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

- Mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

- Mengomunikasikan informasi.

- Mengevaluasi informasi.

- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

Mempengaruhi orang – orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan

sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran.

5

Rencana tersebut diformulasikan. Dengan kata lain, mematuhi anggaran

tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.

Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk

menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian,

pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi.

Pengendalian manajemen merupakan satu –satunya perangkat manajer yang

digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi

juga di implementasikan melalui struktur organisasi, manajemensumber daya

manusia (SDM), dan budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan,

hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk

pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Manajemen SDM merupakan kegiatan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi,

dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan

keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi.

Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umum yang secara

eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.

Tekanan Finansial dan Nonfinansial

Dimensi finansial memfokuskan pada hasil – hasil moneter, yaitu laba

bersih pengembalian atas modal ( return on investment) , seterusnya. Tetapi

sebenarnnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial, yaitu

mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu,

dan semangat kerja karyawan.

6

Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan

pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam

lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama

yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan

strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif. Mengundang

perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan

pangsa pasar) maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru) yang

menunjukan perlu adanya inisiatif strategi baru.

Perumusan Strategi

Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan

stretegi untuk mencapai tujuan – tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk

menggambarkan tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan istilah sasaran

untuk menggambarkan langkah – langkah khusus guna mancapai tujuan

dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka

waktu;tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah. Strategi

merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan secara

umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen

senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan

menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnya

siapapun memiliki sebuah “gagasan cemerlang”, yang setelah dianalisis dan

didiskusikan dapat menjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab

7

lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada

seseorang atau satu unit organisasi saja.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru;

sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi

tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting

antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman,

kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap;

dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.

Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas

yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas

berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai

dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan

optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di

luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam

menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang

dikeluarkan.

Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian

manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah,

8

sementara pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan

hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan – persamaan. Dalam

pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya

dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana

dalam beberapa proses produksi yang terotomatis), atau interaksinya adalah

antara seorang manajer dan nonmanajer. Dalam pengendalian manajemen,

fokus terletak pada unit organisasional; sementara pada pengendalian tugas

fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit – unit organisasional

ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang

didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam

kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan

tugas – tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak

sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

2.3 Dampak Intenet Terhadap Manajemen.

Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental.

Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian

manajemen dalam sebuah organiasai ? Sistem pengendalian manajemen

meliputi informasi dan organiasai memerlukan sebuah infrastruktur untuk

meproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastrktur tersebut,

sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebuh

cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs ewb, seorang manager

dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan serta

menganalisis data tersebut dengan format yang berbda dan mengirimkannya

9

ke setipa orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi

ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.

Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui

pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat

menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengedalian manajemen.

Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengedalian manajemen

secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat

diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses proses secara elektronis ke

data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian (Judgement)

yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu system

pengendalian yang optimal.

Penilaian tersebut meliputi :

1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman dan terkadang

bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak (misal

prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, penciptaan nilai bagi

pelanggan dan pemegang saham daripada diri sendiri dan sebagainya).

2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.

3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional dan

departemen-departemen yang akan dinilai.

4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang spesifik untuk keseluruhan

organiasasi.

10

5. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi

individual terhadap tujuan organisasi.

6. Mengevaluasi kinerja actual relatif ukuran standar dan pembuatan

kesimpulan tentang kinerja manajer.

7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produkstif.

8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.

9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan

pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian

manajemen – informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana

menggunkannya – pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya

tidak dapat digantikan dengan pendekatan formulasi semata.

11

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Elemen – elemen sistem Pengendalian

1. Pelacak (detector) atau sensor yaitu suatu perangkat yang mengukur apa

yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penilai (assessor) yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi

dari peristiwa aktual dengan cara membandingkanya dengan beberapa

standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. The Effector yaitu suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan

balik”) yangmengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan

untuk melakukan hal tersebut.

4. Jaringan komunikasi yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara

detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

Sistem

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk

melaksanakan suatu atau sekelompok aktifitas. Thermostat dan proses

pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Penting untuk disadari

bahwa proses informal amat dipengaruhi oleh bagaimana cara sistem

pengendalian formal organisasi dirancang dan dioperasikan.

Kegiatan Pengendalian Manajemen :

1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi.

2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

3. Mengomunikasikan informasi

12

4. Mengevaluasi informasi.

5. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Formulasi strategis merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan

strategis untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Strategis menetapkan secara

umum arah dan tujuan pengerakan organisasi yang diinginkan oleh

manajemen senior. Jadi formulasi strategis adalah proses pengambilan

keputusan startegi baru, sementara pengendalian menajemen adalah proses

implemtasi strategi tersebut.

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang

spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan

internet pada tahun 1990 an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan

adanya teknologi internet dewasa ini.

Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon.

- Akses secara mudah dan cepat.

- Komunikasi multi – target.

- Komunikasi berbiaya rendah.

- Kemampuan menampilkan citra tertentu.

- Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.

13

DAFTAR PUSTAKA

Bahan Ajar Dosen Universitas Udayana : A.A. Gde Agung Yana

Bahan Ajar Dosen Universitas Indonesia : : Eris Tri Kurniawati SE.,MM.,Ak

http://jauari88.wordpress.com/2007/11/21/Sifat-Sistem-Pengendalian-

Manajemen/