Sistem Pengesanan Dokumen (MyTrack) Bahagian Pendaftaran dan Piawaian

Jabatan Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Tinggi

PENGENALAN MyTrack merupakan satu-satunya sistem yang dapat mengesan pergerakan dokumen

antara pegawai di BPP bagi mengelakkan kehilangan dokumen atau permohonan berlaku

semasa pemprosesan lesen-lesen IPTS. Sistem ini merangkumi modul-modul seperti

pendaftaran dokumen, minit dokumen serta penjanaan laporan (Laporan dokumen

mengikut jenis permohonan, prestasi piagam pelanggan, status dokumen atau permohonan

dan prestasi kakitangan).

LAPORAN INOVASI (Nyatakan secara ringkas yang mana berkaitan) Tujuan Projek Inovasi

1. Membantu pengesanan dokumen bagi 43 jenis permohonan lessen IPTS.

2. Memantau piagam pelanggan bagi setiap jenis permohonan. 3. Penjanaan laporan (mudah untuk mendapatkan jumlah permohonan yang diterima,

telah diproses atau masih dalam semakan).

Proses Pelaksanaan Inovasi

Sistem ini dibangunkan secara berperingkat melibatkan in-house dan out-source.

Proses sebelum dan selepas

Sebelum pelaksanaan sistem MyTrack, permohonan yang masuk dan keluar direkodkan di dalam fail excel oleh unit masing-masing di BPP. Ketiadaan satu sistem yang berpusat menyebabkan kesukaran bagi mengesan pergerakan setiap dokumen dan pada masa yang sama sukar bagi memantau piagam pelanggan bagi semua jenis permohonan dicapai atau tidak. Maka, sistem ini telah dicadangkan untuk dibangunkan dengan melantik Syarikat Unijaya Resources Sdn. Bhd. sebagai syarikat yang akan membangunkan aplikasi tersebut.

Sistem MyTrack yang sedia ada terdiri daripada Pendaftaran Dokumen, Minit Dokumen, PA

dan juga Carian. Url bagi mengakses sistem online ini adalah

http://app.mohe.gov.my/mytrack. Proses di dalam sistem ini bermula dengan pendaftaran

dokumen di mana setiap permohonan hardcopy yang dihantar di kaunter helpdesk akan

direkodkan ke dalam sistem dan diminitkan kepada Pengarah Bahagian Pendaftaran dan

Piawaian (Rujuk Gambarajah 1&2) untuk diagihkan permohonan tersebut kepada Ketua

Penolong Pengarah (KPP) unit masing-masing yang memproses permohonan tersebut.

Permohonan tersebut kemudiannya akan diminitkan oleh KPP kepada pegawai pemproses

yang bertanggungjawab memproses permohonan tersebut. Pergerakan dokumen akan

sentiasa dikemaskini (sama ada dokumen tersebut berada di bawah semakan pegawai

pemproses, KPP atau Pengarah) dan setelah permohonan lengkap diproses, ia akan

ditamatkan sebagai dokumen yang telah lengkap diproses (Rujuk Gambarajah 3&4).

Dengan penggunaan sistem ini juga, memudahkan pihak BPP mendapatkan jumlah

permohonan bagi setiap jenis permohonan yang masuk dan telah diproses dengan mudah

kerana sistem dapat menjana laporan mengikut tempoh masa yang dimasukkan (Rujuk

Gambarajah 5). Sistem ini ini juga dapat memantau sama ada prestasi piagam pelanggan

dapat dicapai atau tidak. Harap maklumat ini dapat membantu.

Gambarajah 1

Gambarajah 2

Gambarajah 3

Gambarajah 4

Gambarajah 5

Elemen penurunan kuasa (jika ada)

Tiada

Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/ jabatan/agensi/Negara:

Elemen Inovatif/Kreativiti

- Melalui sistem web-based ini pegawai-pegawai dapat mengesan pergerakan permohonan mereka dan pada masa yang sama dapat memastikan permohonan tidak hilang.

Elemen Keberkesanan - Keberkesanannya dapat dilihat melalui pengurusan dokumen atau

permohonan yang lebih efisyen.

Elemen Signifikan - Skop kerja pegawai BPP adalah lebih kepada memproses permohonan

daripada IPTS. Maka, dengan adanya sistem yang dapat mengesan pergerakan dokumen, sebarang permasalahan yang melibatkan status permohonan dapat diatasi.

Elemen Relevan

- Sistem MyTrack ini telah digunakan sejak tahun 2012 dan sejak penggunaannya oleh pegawai BPP, pengesanan dokumen menjadi mudah.

Pengiktirafan diterima

Tiada

Gambar-gambar berkaitan :

Login Sistem MyTrack

Dokumen atau Permohonan berserta dengan status terkini

Laporan Piagam Pelanggan

Disediakan oleh: Nama Pegawai/Unit Terlibat : Cik Muguneswary A/P Appavoo Tel. : 03 8870 6686 Emel : muguneswary@moe.gov.my