Upload
nguyenxuyen
View
223
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Secretaria de Estado da Administração - SEA
Sistemas administrativos
Gestão de Pessoas
Gestão de Materiais e Serviços
Gestão Patrimonial
Ouvidoria
Gestão de Tecnologia da Informação e Governança Eletrônica
Gestão Documental
Sistema de Protocolo Padrão - SPP
Antigo sistema
Década de 80 – 20 anos Utilizado por 80 órgãos do Estado de Santa Catarina
Registro dos dados do processo Registro das tramitações Consultas Relatórios
Centralizado nos protocolos Internamente – somente fisicamente Cadastros em cada órgão Sem padronização – assuntos, interessados, setores. Gestão documental ineficiente
Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e)
Criado para otimizar o gerenciamento de processos administrativos, tornando a autuação e tramitação mais eficiente,
célere e segura.
Administração Direta
Autarquias
Fundações
Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e)
Reduzir burocracia
Eliminar gradativamente o papel
Tramitação por meio digital
Gestão dos processos físicos e digitais
Inclusão de peças processuais
Garantia de autoria e autenticidade – certificados digitais
Visualização dos processos de forma eletrônica
Transparência e segurança das informações
Padronização das informações
Controle na gestão documental
Armazenamento e resgate das informações
Integrações com outros sistemas corporativos
Objetivos
2008
Montagem do Edital
Processo de Licitação
2009 Assinatura Contrato
Levantamento e
Implantação do SGP-e -
Piloto na SEA
2010
Finalização do Piloto
Estabilização do Sistema
Implantação
/capacitação nos órgãos
Início Integrações
1ª Instrução Normativa 2011
Reestruturação dos Órgãos e
Equipe SGP-e Processos Digitais
Formulários eletrônicos
Mapeamento de processos 2ª Instrução Normativa
Ciclo de vida do projeto SGP-e
2012 Implantação Nova
Versão Módulos Sigilo,
Correspondência Início Classes
2013
Nova Metodologia – Processos Digitais –
N1/N2/N3
Ciclo de Vida do Projeto SGP-e
2016 Implantação SCTD
Expansão do Navegador
2015 Melhorias de infraestrutura
Piloto do Navegador de Documentos Visualização Cronológica
Avaliação/Destinação
2014 Início da Implantação
Módulo Gestão Arquivística Digitalização
Novas capacitações
Atualmente - 97 órgãos
Número de usuários cadastrados – 2.200 (2009) / 11.000 (2010)
14.200 (2011) / 16.700 (2012) /18.500 (2013) / 24.100 (2014) /
32.000 (2015) / 33.300 (agosto 2016)
Cadastro Processos / Documentos – 384.397 (2009) / 747.268
(2010) / 558.329 (2011) / 598.367 (2012) / 650.261 (2013) /
759.312 (2014) / 884.113 (2015) / 591.628 (agosto 2016)
Acessos diários - 16.500 (2015) / 24.000 (agosto 2106)
A estrutura organizacional está em constante adequação.
Números do Sistema SGP-e
Processo Digital
Redução de custo (logística, papel, tinta de impressora, etiquetas, capas de processo, correios)
Reduz tempo de tramitação
Reduz procedimentos administrativos manuais (carimbo, paginação, etc.)
Armazenamento eletrônico dos processos e documentos
administrativos
Agilidade no resgate das informações
Processo Digital
Infraestrutura necessária
Certificados digitais para autuação e
trâmite de processos digitais
Scanners para digitalização dos documentos
Protocoladora digital para obtenção da data
e hora seguras
Mapeamento de Processos Digitais
Mapeamento das etapas do processos
Identificação dos pontos de assinatura
Modelagem em Workflow
Implantação dos Processos Digitais
Metodologia
> Nível 1 – Digitalização + Ass.Digital Sistema pronto para implantação Governo sem papel > Nível 2 – N1 + Workflow 75% do sistema pronto para implantação 25% Desenho do Workflow > Nível 3 (N3) – N2 + Formulário Eletrônico 25% do sistema pronto para implantação 25% Desenho do Workflow 50% Customização do Formulário
Formulários Específicos
Utilização de formulários específicos por assunto
Facilidade no preenchimento de informações
Padronização das solicitações dos usuários
Modelo de Documentos
Permite o cadastro e controle de modelos de documentos,
através de editor integrado ao sistema
Gera documentos digitais a partir dos modelos previamente
cadastrados
Controle de Acesso - Sigilo
Controle de Acesso por interessado
e peças do processo
Restrição de usuários e setores
Funcionalidade integrada no
cadastro de documentos e
processos
Flexibilidade em criar combinações
para regras de Sigilo
Portal
Transparência
Acesso facilitado a informações e solicitação de serviços
Acompanhamento em tempo real
SGP-e
Mobile
Diário
online
Recursos
Humanos
(SIGRH)
Gestão de
Veículos (GVE)
Gestão de
Orçamento (SIGEF)
Gestão de
Arrecadação
(SAT)
Gestão
Educacional
(SERIENET)
Publicação Licitação
Dados interessados
Dados Aposentadoria
Dados Licença Prêmio
Dados de veículos
Dados interessados
Dados interessados
Dados interessados
Dados processos
SCTT
Sincronização
assuntos
Integrações
Módulo Gestão Arquivística
Gestão de Documentos do Estado em
formato digital
Documentos seguros de acordo com a temporalidade.
Padrão e-ARQ Brasil Etapas de Produção Recebimento Encaminhamento Acesso
Guarda Segura
Módulo Gestão Arquivística
CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA
Geração de arquivos Possibilidade de geração de arquivos à partir dos seguintes meios:
Modelos elaborados
Upload do seu computador Conversor de PDF
Scanner Crie documentos a partir de modelos elaborados como padrão. Mesclagem de
documentos a partir de regras definidas.
Envie arquivos do seu computador nos mais diversos formatos.
Converta documentos nos mais diversos formatos para o formato PDF.
Crie documentos em seu scanner e envie diretamente para o gerenciador.
Módulo Gestão Arquivística
CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA
Indexação de conteúdo Aprimore suas pesquisas dos processos utilizando os índices de indexação.
Plano de Classificação Integração com o módulo:
SCTD - Plano de classificação e temporalidade documental
Vocabulário Controlado Tabela de Assunto: Possibilita incluir documento com estrutura de nomes padrão.
Módulo Gestão Arquivística
CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA
Colaboração
Gestão de Conteúdo Web
Soluções para simplificar significativamente os processos de criação, gestão, publicação, distribuição e arquivamento de conteúdos.
Comentários Inclua comentários ao documento.
Armazenamento Seguro Armazena documentos em repositório externo com redundância. Versionamento Controle de versões diferentes da mesma informação com revisões e interpretações. Pesquisa e Navegação Encontre a informação e os seus contextos associados. Visualização Visualize de maneira clara arquivos armazenados.
Armazenamento de documentos em espaços: individuais, grupo e geral;
Manipulação em recursos em um diretório;
Propriedades associadas a determinados recursos;
Pesquisar o conteúdo as propriedades de arquivos em um diretório;
Informar a localização física de documentos;
Fila de trabalho de documentos: enviados e recebidos;
Módulo Gestão Arquivística
CAPTURA CLASSIFICAÇÃO GESTÃO ENTREGA
Conversão dos documentos do repositório para o formato PDF, permitindo pesquisas de conteúdo.
Permite a integração com o módulo de processos
Assinatura de documento nos padrões (ICP-Brasil), possibilitando verificar a integridade e a autoria de um documento eletrônico.
PDF Assinatura Digital
Integração
Navegador de Documentos
Inserir documentos eletrônicos ou digitalizados - documentos sem
cadastro ou legado
Visualizar documentos em estrutura de pastas
Avaliação, notificação e destinação de processos e documentos por
órgão
Importador em lote e OCR
Visualização Cronológica
Nova visão gráfica – permite a análise das informações históricas
dos processos
Permitir ao usuário construir fatos, eventos e associações de
diferentes perspectivas
Possibilitar interação do usuário com o diagrama – cores, texto,
importação
Sistema de Classificação e Tabela de Documentos - SCTD
Antigo SCTT – Sistema de Classificação e Tabela de
Temporalidade.
Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade
e Tabela de Assuntos do Estado de Santa Catarina.
Funcionalidade de edição, análise, validação, aprovação e
publicação.
Permite emissão de Relatórios do Plano e Tabelas.
Consultas dos Planos e seu histórico.
Responsável - Gestão Documental - GEDOC.
Gestão e Guarda
• Realizar a gestão e guarda de processos e documentos conforme tabela de temporalidade
Listas
• Gerar listagem para
eliminação de processos e documentos
Eliminação
• Efetuar a eliminação dos documentos que
compõem o processo conforme a
tabela de temporalidade
Termos • Gerar o termo para eliminar os
processos e documentos.
Avaliação e Destinação
Armazenamento seguro
Repositório
Gestão de Conteúdo
SGPe
CAS
CAS – Armazenamento seguro de documentos digitais e
conteúdo não estruturado.
Equipe de Suporte SEA
Ensino a Distância – EAD
Capacitação contínua aos usuários
Manuais específicos no site informativo do SGP-e
Glossário e Help dentro do próprio sistema
Suporte