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FAQ – FACULDADE XV DE AGOSTO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA CADASTRO E ACOMPANHAMENTO DE PACIENTES EM UMA
CLÍNICA ODONTOLÓGICA
FERNANDA MARTINS FERREIRA
SOCORRO 2011
FAQ – FACULDADE XV DE AGOSTO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA CADASTRO E ACOMPANHAM ENTO DE PACIENTES EM UMA
CLÍNICA ODONTOLÓGICA
Aluna: Fernanda Martins Ferreira Orientadores: Profª Ms. Claudia Cobêro
Prof. Ms. Laszlo Peter Andras Urmenyi
SOCORRO 2011
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado a Faculdade XV de Agosto como um dos pré-requisitos para a obtenção do grau de bacharel em Administração.
Dedico carinhosamente esse trabalho à minha mãe Valéria, grande incentivadora
dos meus estudos. Exemplo de pessoa, de luta, de coragem, de determinação, de caráter, de
doação e de amor... E a minha querida irmã Renata, por se fazer sempre presente na minha
vida, pelo cuidado e preocupação que tem por mim.
Sei que este sonho não é só meu e por isso agi responsivamente durante toda esta
trajetória. Só nós sabemos a luta diária que vocês enfrentam, a coragem e a determinação que
vocês carregam e não escondo a admiração que tenho por vocês duas. Faltam-me palavras
para agradecer por tudo que fizeram e continuam fazendo por mim...
Meu respeito, admiração e carinho. É com emoção que lhes agradeço.
“Quando nada parece ajudar, olho o cortador de
pedras martelando a rocha talvez cem vezes sem que
uma só rachadura apareça. Porém na centésima
primeira a pedra se abre em duas e sei que não foi
aquela a que conseguiu, mas todas as que vieram
antes.”
(Jacob A. Riis)
RESUMO
O presente trabalho apresentou as ações e ferramentas necessárias ao desenvolvimento e implantação de um Sistema de Informação para Cadastro e Acompanhamento de Pacientes, tendo sido desenvolvido em uma Clínica Odontológica, situada no interior do Estado de São Paulo. O objetivo desse trabalho foi o de informatizar rotinas clínicas e burocráticas, oferecendo maior controle sobre os pacientes, os atendimentos e tratamentos que estão sendo realizados, aperfeiçoando os mecanismos de gestão e de controle por meio da racionalização das estruturas e métodos de trabalho. Por meio de uma pesquisa exploratória, verificou-se que algumas ações desempenhadas por esta Clínica, poderiam ser melhoradas com a utilização de um Sistema de Informação, garantindo aos colaboradores auxílio no método de planejamento e gerenciamento na tomada de decisões. Foi desenvolvido um sistema com a utilização do software Clarion 5.5, que possibilitou aprimorar a execução dos processos de atendimento aos pacientes e acompanhamento clínico. Neste aspecto, todo seu desenvolvimento foi conduzido de forma ágil, rápida e eficaz, para o bom planejamento com relação à terapêutica a ser aplicada para cada paciente.
LISTAS
LISTA DE FIGURAS
Figura 1- Componentes de um Sistema ................................................................................. 9
Figura 2- Composição de um Sistema de Informação........................................................... 14
Figura 3- Modelo Lógico para o Sistema a ser Desenvolvido .............................................. 20
Figura 4- Editor do Dicionário de Dados .............................................................................. 21
Figura 5- Gerador de Aplicação e Templates ........................................................................ 22
Figura 6- Banco de Dados do Sistema .................................................................................. 24
Figura 7- Tela Inicial do Sistema .......................................................................................... 25
Figura 8- Lista de Cadastro de Pacientes .............................................................................. 26
Figura 9- Formulário de Alteração de Pacientes ................................................................... 27
Figura 10- Lista de Cadastro de Orçamentos ........................................................................ 28
Figura 11- Lista de Cadastro de Serviços .............................................................................. 29
Figura 12- Filtro de Pesquisa Avançada ................................................................................ 30
Figura 13- Lista de Cadastro de Consultas ........................................................................... 30
LISTA DE QUADROS
Quadro 1- Comparativo do Antes e Depois da Implantação ............................................. 31
SUMÁRIO
1- INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 7
1.1- Empresa Analisada ..................................................................................................... 8
2- REFERENCIAL TEÓRICO ........................................................................................... 9
2.1- Sistema ....................................................................................................................... 9
2.1.1- Classificação de Sistema ................................................................................. 10
2.2- Informação .................................................................................................................. 11
2.3- Sistema de Informação ............................................................................................... 13
2.3.1- Classificação de Sistema de Informação .......................................................... 15
2.4- Banco de Dados .......................................................................................................... 16
2.5- Ferramenta de Desenvolvimento ................................................................................ 17
3- METODOLOGIA ............................................................................................................ 19
3.1- Desenvolvimento do Sistema ..................................................................................... 19
3.2- Implantação do Sistema .............................................................................................. 23
4- RESULTADOS E ANÁLISE .......................................................................................... 24
4.1- Cadastros de Pacientes ............................................................................................... 25
4.2- Cadastro de Orçamentos ............................................................................................. 28
4.3- Cadastros de Serviços ................................................................................................. 29
4.4- Cadastro de Consultas ................................................................................................ 30
4.5- Quadro Comparativo do Antes e Depois da Implantação .......................................... 31
5- CONSIDERAÇÕES FINAIS .......................................................................................... 32
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................... 34
7
1 – INTRODUÇÃO
No atual contexto da economia global, a informação, independente de seu
formato, é um recurso indispensável para as organizações, principalmente quando planejada e
disponibilizada de forma seletiva sendo antecipada para facilitar a tomada de decisões.
Os Sistemas de Informação prestam grandes contribuições nos processos de
aperfeiçoamento empresarial, facilitando a coleta, o armazenamento, processamento e
recuperação de documentos e comunicações. Assim, elas necessitam de auxílio para a
formulação, adequação ou recriação, muitas vezes, do seu modelo de negócio.
Neste aspecto, o grande desafio para estas organizações está no sentido de como
irão trabalhar com tais informações, da maneira como é obtida, registrada, organizada,
recuperada e, posteriormente, utilizando-as a seu favor, de maneira segura, eficiente e com
qualidade. Porém, isso só é possível com a padronização, automação e integração dos
processos da cadeia informacional.
Apesar dessa consciência, ainda existem organizações que armazenam suas
informações de maneira desestruturada, não possuindo procedimentos e processos, que
facilitem e dê apoio à gestão da informação pertinente as rotinas de trabalho.
A saúde e a informática, como áreas do conhecimento, possuem características em
comum: a generalização de novos conhecimentos e a troca constante de procedimentos e de
aplicações. Como segmento da área da saúde, a odontologia pode e deve abordar o uso de um
sistema de informação, pois nos últimos anos houve um rápido desenvolvimento da
Informática, sobretudo em áreas dedicadas ao exame do paciente, ao diagnóstico e ao plano
de tratamento.
Nos dias atuais, mais do que controle administrativo e da agenda de consultas, a
informática proporciona registros mais detalhados que podem ser recuperados mais agilmente,
para o bom planejamento com relação à terapêutica a ser aplicada para cada paciente.
Levando em consideração esses aspectos, foi realizado um estudo especializado
na área Odontológica com o intuito de analisar o seguinte problema de pesquisa: Quais as
8
ações e ferramentas necessárias para desenvolver e implantar um sistema de informação para
cadastro e acompanhamento de pacientes na clínica odontológica analisada?
O trabalho teve por objetivo o desenvolvimento e implantação de um sistema de
informação para efetuar o cadastro de pacientes, profissionais, procedimentos e a inclusão de
consultas para se obter o acompanhamento dos pacientes.
Essa implantação acarretará em um maior controle sobre os pacientes, os
atendimentos e tratamentos que estão sendo realizados, aperfeiçoando os mecanismos de
gestão e de controle por meio da racionalização das estruturas e métodos de trabalho.
Oferecendo confiabilidade e segurança, além de agilizar e facilitar a consulta das
informações, armazenando os prontuários em um banco de dados relacional.
1.1 – Empresa Analisada
A Clínica Odontológica analisada foi fundada em 1978, logo após a formação do
seu proprietário na Escola de Farmácia e Odontologia de Alfenas (EFOA). Recentemente,
com a intenção de proporcionar maior conforto, comodidade e diversidade de especializações
aos seus pacientes, houve a fusão entre seu consultório e de seus filhos, dando origem a
Clínica Odontológica em questão.
Após a união, novas perspectivas se abriram e surgiu então a necessidade de
reestruturação. Com a ampliação da equipe de profissionais, as instalações foram remodeladas
e transferidas para um Centro Empresarial moderno e de viável localização.
Composta por três consultórios, a clínica oferece tratamentos nas áreas de
Endodontia, Implantodontia e Clínica Geral, sendo referência no tratamento odontológico,
principalmente pela atualização de seus profissionais e equipamentos.
9
2 – REFENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo serão apresentados os principais conceitos e contribuições
teóricas, que servirão como base para melhor compreensão da estruturação deste estudo.
2.1 – Sistema
Ao conceituar sistema, O’Brien e Marakas (2007), referem-se a este como sendo
um grupo de elementos em constante interação, que recebem insumos e produzem resultados
através de um processo ordenado de transformação, em busca de um objetivo em comum.
Devido a esta dependência entre as partes para ter continuidade, qualquer
alteração realizada acarretará mudanças significativas em ambas, uma vez que a modelagem
de um sistema requer que este seja aberto, ou seja, sofra ação interna e externa nos seus
subsistemas. Do contrário, este para de trabalhar sofrendo o processo de entropia.
Segundo Oliveira, D. (2004), três atividades em um sistema de informação estão
relacionadas à produção de informação de que as organizações necessitam – entrada,
processamento e saída – conforme ilustrado na Figura 1.
Figura 1: Componentes de um Sistema
Fonte: Oliveira. D. (2004, p.24)
10
Seguindo essa mesma ideia, o autor afirma que os sistemas são compostos por
alguns elementos como: os objetivos, as entradas, o processo de transformação, as saídas, os
controles e as avaliações e a retroalimentação (feedback).
• Objetivos: é a razão da existência do sistema, ou seja, é a finalidade para
que ele foi desenvolvido.
• Entradas: coleta ou captura os meios que fornecem ao sistema insumos,
podendo ser um material, uma energia ou uma informação.
• Processo de transformação: converte a entrada em um produto, serviço ou
resultado, apresentando-os de uma forma mais significativa às pessoas que
as utilizarão ou às atividades em que serão empregadas.
• Controle: é o monitoramento e a avaliação do feedback para determinar se
o sistema está movendo-se em direção ao atingimento do seu objetivo. Faz
o ajuste necessário nos componentes de entrada e de processamento do
sistema para assegurar que ele produza o resultado desejado.
• Saídas: são os resultados do processo de transformação e as finalidades
para as quais se uniram objetivos.
• Retroalimentação ou Feedback: é o retorno dado sobre as saídas
produzidas pelo sistema sobre as entradas do mesmo. A realimentação
deve ser contínua, para que se tenha certeza da evolução gerada do
sistema, garantindo seu desenvolvimento no sentido de adaptação as
necessidades.
2.1.1 – Classificação de Sistema
Bio (1996) menciona que um sistema pode ser formado por vários subsistemas
que trabalham em conjunto, que formando um todo organizado pode obter um maior resultado
ou aproveitamento do que se estes elementos integrantes estivessem isolados. Acerca dos
sistemas, pode-se ainda observar que este não se relaciona apenas com as suas partes, mas
também com outros sistemas e subsistemas.
11
Na definição dada por Gordon e Gordon (2006), todo sistema pode ser dividido
em subsistemas menores, que recebem entradas e saídas específicas, como também ser um
subsistema de um sistema maior. Pode ser um sistema fechado, como as máquinas, ou aberto,
como a organização.
Chiavenato (2002) classifica os sistemas com sendo fechados ou abertos,
obedecendo a maneira como este se envolve com o ambiente. O sistema fechado há poucas
entradas e saídas, não recebendo desta forma qualquer influência ambiental.
Já o sistema aberto, apresenta relação de intercâmbio com o ambiente, uma vez
que pode comunicar, observar e atuar, de forma eficaz (de modo a seguir os objetivos
propostos para a organização), flexível (para se adaptar a mudanças de ambiente que possam
ocorrer) e eficiente (respondendo a pressões exteriores que exigem a rentabilização dos
diferentes subsistemas , componentes da organização e das correspondentes capacidades).
2.2 – Informação
Para uma compreensão melhor de sistema de informação, torna-se imprescindível
a distinção entre o conceito de dado e informação, pois esses recursos estão intrinsecamente
ligados e para se fazer uma boa gestão é preciso conhecer aquilo que se está gerenciando.
Baseando-se nesta perspectiva Guimarães (2004), cita o que diferencia dados ou
conjunto de dados de informação, a qual auxilia no processo decisório, é o conhecimento que
ela proporciona ao tomador de decisões. Desta forma, a finalidade da informação é a de
habilitar a empresa para obter seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis.
Segundo Rezende (1999), dados são um conjunto de letras e números ou dígitos
que tomados isoladamente não transmitem nenhum conhecimento ou significado. Então
poderíamos dizer que são matéria bruta, mas que constitui um elemento de informação.
Já Gordon e Gordon (2006) os define como um conjunto de registros qualitativos
ou quantitativos que uma vez processados, interpretados, dentro de um contexto em que
exprimir significado, obtém-se a informação.
Portanto, é possível perceber que dados são seqüências de fatos brutos que
representam eventos que ocorrem nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem
12
sidos organizados e arranjados de uma maneira que as pessoas possam utilizá-las de forma
apropriada. Já a informação pode ser conceituada como o resultado da transformação do dado
em algo que possa ser entendido e utilizado de forma significativa e útil.
Para Beuren (1998, APUD JANNUZZI; TÁLAMO, 2004), a informação e a sua
gestão nas empresas apresenta uma sistematização orientada por uma sequencia de passos
como:
• Identificação de necessidades e requisitos de informação: Considerada
como a etapa mais relevante dentro do processo, já que visa identificar
quais são as informações realmente úteis aos usuários;
• Coleta/entrada de informação: Após definir o conjunto de informações
necessárias (formal ou informal), deve-se estabelecer um processo
contínuo de aquisição e coleta das informações para a alimentação dos
processos organizacionais;
• Classificação e armazenamento da informação: Consiste em assegurar a
conservação dos dados e informações, permitindo seu uso e a sua
reutilização dentro da organização. Uma vez que os usuários poderão ter
acesso às informações necessárias e selecionar o melhor lugar para
armazená-las;
• Tratamento e apresentação da informação: Decidir qual tratamento a
informação receberá e como será apresentada ao usuário;
• Desenvolvimento de produtos e serviços de informação: Consiste em
explorar o conhecimento e a experiência dos usuários finais para o
desenvolvimento de novos produtos e serviços que auxiliem a
organização.
• Distribuição e disseminação da informação: Um sistema de informação
eficiente deve antecipar-se às necessidades de informação de indivíduos-
chave, divisões e até mesmo de toda a organização. Para isto é importante
encontrar um meio de ser pró-ativo e preencher todas as lacunas de
informação efetivamente;
• Análise e uso da informação: Preencher as lacunas de informação, que são
apresentadas pelo usuário final, torna positiva a existência da informação.
13
Baseando-se nesta perspectiva, Oliveira, D. (2004) cita que a informação é o
produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados,
organizados, relacionados e interpretados em um determinado contexto, para a transferência
do conhecimento e possibilitar a tomada de decisão de forma otimizada. Opinião
compartilhada por Cautela e Polloni (2001) ao afirmarem que a informação são dados
organizados de modo significativo, sendo subsídio útil à tomada de decisão.
A informação facilita o desempenho das funções que cabem à administração:
planejar, organizar, dirigir e controlar operações. Correspondente à matéria-prima para o
processo administrativos da tomada de decisão.
2.3 – Sistema de Informação
Genericamente, sistema de informação é qualquer sistema que manipula ou gera
informação, usando ou não recursos de tecnologia da informação (REZENDE, 1999).
Laudon e Laudon (2004) definem sistema de informação como um método
organizado de componentes que estão relacionados uns com os outros, que captura, processa,
armazena, fornece, usa e distribui informações nas organizações, fornecendo suporte
informacional a alta administração e seus colaboradores, na visualização de assuntos
complexos, no desenvolvimento de novos produtos e no desempenho de suas funções.
Uma possível definição apresentada por Oliveira, D. (2004), aponta que sistema
de informação é um fluxo confiável e menos burocrático possibilitando acesso rápido às
informações, garantia de integridade, veracidade e de segurança de acesso da mesma.
Sob esta ótica, Cautela e Polloni (2001) mencionam que os sistemas de
informação compõem-se do conjunto de elementos (dados, recursos, capital intelectual), que
correlacionados por meio de subsistemas (departamentos, setores, intranet) organizados e
estruturados ocasionam a geração de informações pertinentes à tomada de decisão, estas
informações devem ser regradas de clareza, objetividade, agilidade e focadas, ou seja,
objetivadas a realização eficiente de tarefas ou estratégias.
14
O’Brien e Marakas (2007) afirmam que um sistema de informação consiste em
cinco recursos principais: recursos humanos, programas, hardware, dados e redes de
comunicação como recursos para efetuar a alimentação, o processamento, a produção, o
armazenamento e as atividades de controle que transformam os recursos de dados em
produtos de informação, conforme demonstrado na Figura 2.
Figura 2 – Composição de um Sistema de Informação Fonte: O’ Brien e Marakas (2007, p.29)
• Recursos humanos: são os indivíduos que compõem todo o sistema
administrativo burocrático de uma organização. Podem ser classificados
como: usuários (quando apenas utilizam o recurso para obter informações)
ou especialistas (quando são formados por gerentes, programadores,
técnicos e administradores do sistema);
• Recursos de hardware: É um conjunto de dispositivos físicos que estejam
à disposição dos usuários, para a inserção de dados ou apenas consulta.
Através desses é modificado qualquer tipo de dado em informação;
15
• Recursos de software: Formado por um conjunto de instruções com o
objetivo de fazer com que os equipamentos informatizados (hardware)
executem e suportam todo o funcionamento das tarefas;
• Recursos de dados: É a matéria-prima para obter a informação. Dados
podem adquirir diversas formas: dados alfanuméricos, imagens, textos,
áudios e vídeos. A coleção de arquivos relacionados que armazernam
dados e as associações entre eles;
• Recursos de rede: Esse recurso é mais uma ferramenta importante nos
conceitos de sistema de informação. Através da rede, junto com os
recursos de hardware, software e recursos humanos é possível interligar
várias áreas da organização. A conexão (com ou sem fio) entre as
máquinas permite o compartilhamento de recursos por diferentes
computadores.
De acordo com Laudon e Laudon (2004), os sistemas de informação podem ser
formais (informatizados ou manuais) e informais. Os sistemas informais de informação
contam com entendimentos implícitos e regras de comportamento não especificadas (rede de
fofocas), que por sua vez, são importantes para uma empresa, mas não existe um
entendimento do que é informação ou como ela é armazenada e processada.
Os sistemas formais de informação podem ser manuais (tradicionais) onde se
utilizam caneta e papel ou informatizados (automatizados), onde são adotados computadores,
redes e Tecnologia de informação. Estes se baseiam em definições de dados e procedimentos
para coleta, armazenamento, processamento, disseminação e uso desses dados.
2.3.1 – Classificação de Sistema de Informação
Os Sistemas de Informação podem ser classificados de muitas maneiras,
representando diferentes possibilidades de uso. Uma classificação apresentada por Rezende
(1999) é feita por meio dos níveis hierárquicos a que os sistemas de informação dão suporte:
16
• Sistemas de Informação Operacionais (SIO)
• Sistemas de Informação Gerenciais (SIG)
• Sistemas de Informação Estratégicos (SIE)
Os SIOs (também denominados como Sistemas de Apoio às Operações
Empresarias ou Sistemas de Controle) auxiliam no trabalho de execução, acompanhamento e
armazenamento das operações diárias da organização, dando suporte aos colaboradores que
trabalham com os dados e o conhecimento.
Os SIGs (também denominados como Sistema de Apoio à Gestão Empresarial ou
Sistemas Gerenciais) atuam nas atividades de controle, monitoramento e tomada de decisão ,
utilizando dados da operação para permitir a obtenção de informações que possibilitem o
gerenciamento da organização;
Os SIES (também denominados como Sistemas de Informação Executivas ou
Sistemas de Suporte à Decisão Estratégica) tomam decisões que lidam com situações que
podem mudar significamente a maneira como os negócios são realizados relacionando-as com
o meio ambiente interno e/ou externo da organização.
2.4 – Banco de Dados
Segundo Laudon e Laudon (2004), banco de dados é um conjunto de arquivos
estruturados, não redundantes e inter-relacionados, que ao invés de armazená-los em arquivos
separados para cada aplicação, eles são armazenados fisicamente, proporcionando uma fonte
única de dados de tal forma que possam ser acessados e utilizados em um único local.
As formas de alocação e/ou armazenamento dos dados e conseqüentemente das
informações geradas pelos sistemas de informação devem possibilitar um gerenciamento
oportuno, visando à praticidade e interação eficaz por aquele que interage com o sistema.
(TURBAN; RAINER; POTTER, 2005).
Já para Bio (1996), conclui que um sistema eficiente deve oferecer ao usuário a
informação oportuna, exata e relevante. Essa informação, quando os arquivos são
adequadamente organizados, pode ser recuperada e acessada, reduzindo assim a redundância,
o isolamento e a inconsistência dos dados.
17
Um sistema de gerenciamento de banco de dados (SGBD) consiste em um
software que permite a centralização dos dados e de seu gerenciamento, de modo que as
empresas disponham de uma única fonte consistente para todas as suas necessidades de dados.
(TURBAN; RAINER; POTTER, 2005).
Neste aspecto, Laudon e Laudon (2004) mencionam que os SGBDs também
dispõem de um mecanismo para manter a inegridade das informações armazenadas,
gerenciando a segurança e o acesso dos usuários, recuperando informações quando o sistema
falha e acessando várias funções do banco de dados que podem ser acessadas por um
aplicativo escrito em uma linguagem de terceita ou quarta geração, ou em uma linguagem
orientada a objetos. Ele fornece aos usuários ferramentas para adicionar, excluir, manter,
exibir, imprimir, pesquisar, selecionar, classificar e atualizar dados.
Já para O’Brien e Marakas (2007) asseguram que o SGBD livra o programador ou
o usuário final da tarefa de entender onde e como os dados estão realmente armazenados,
separando as visões lógica e física de dados. A visão lógica, ou visão do usuário, de um
programa de banco de dados apresenta os dados em um formato compreensível por usuários
ou especialistas da empresa que precessam esses dados. Ou seja, a visão lógica informa ao
usuário o que existe no banco de dados.
A visão física mostra-os como estão realmente organizados e estruturados nos
meios de armazenamento físico. Existe apenas uma visão física dos dados, mas pode haver
muitas visões lógicas diferentes. O software de gerenciamento de dados disponibiliza o banco
físico para as diferentes visões lógicas apresentadas por vários programas aplicativos.
2.5 – Ferramenta de Desenvolvimento
Segundo o Manual Básico Clarion 4 (2011), o Clarion é uma linguagem de
programação de quarta geração (4GL) para a orientação comercial, sendo também um
conjunto de ferramentas específicas incorporada e estruturada para o desenvolvimento de
aplicativos, manutenção de banco de dados e derivação rápida de aplicações.
A linguagem de quarta geração consiste em habilitar os usuários finais a
desenvolver programas aplicativos com o mínimo de assistência técnica (ou quase nenhuma),
18
estes usuários necessitam apenas especificar o que tem de ser executado, em vez de dar
detalhes sobre como executar a tarefa.
O mesmo Manual cita que esta ferramenta é especificamente projetada para RAD
(Desenvolvimento Rápido de Aplicações), RAM (Manutenção Rápida de Aplicações) e RAE
(Derivação Rápida de Aplicações). A programação orientada a objeto cria sistemas mais
flexíveis e fáceis de montar e manter. Os objetos são reutilizáveis, de forma que o
desenvolvimento de softwares acaba reduzindo tempo e custo de programação. Novos
sistemas podem ser criados utilizando alguns objetos existentes, alterando outros e
adicionandos alguns novos.
Com isso, apesar desta ferramenta permitir o desenvolvedor escrever os códigos
de linguagem Clarion, ela também pode produzir códigos padrões, não havendo necessidade
de escrevê-las, favorecendo ao desenvolvedor do aplicativo produtividade, evitando ao
máximo a necessidade de codificação.
O Clarion é capaz de gerar aplicações que podem interagir diretamente com as
mais variadas fontes de dados sem contar com o seu driver nativo chamado Topspeed.
19
3 - METODOLOGIA
Para o desenvolvimento do presente estudo, foi realizada uma Pesquisa
exploratória, que de acordo com Oliveira, S. (2004), é a formulação de um problema para
efeito de uma pesquisa mais precisa ou, ainda, para a elaboração de hipóteses. As
investigações desta natureza objetivam aproximar o pesquisador com as características e
peculiaridades do tema a ser explorado.
3.1 – Desenvolvimento do Sistema
Para o desenvolvimento do sistema, foram efetuadas algumas visitas na clínica
para a obtenção das informações necessárias para verificar como eram realizadas as rotinas de
funcionamento, procedimentos de trabalho, sobre as formas de armazenamento, bem como
sobre as deficiências encontradas no modelo atual.
Essa análise consistiu em observar o trabalho executado pelos odontólogos em
suas atividades, questionando-os sobre os procedimentos, além de observar também, os
arquivos existentes na Clínica em questão.
Em decorrência desse levantamento, verificou-se que algumas ações, como o
controle do histórico dos pacientes e planos de tratamentos pertinentes as funções
desempenhadas por esta Clínica, poderiam ser melhoradas com a utilização de um sistema de
informação. Diante dessas situações, surgiu a necessidade do desenvolvimento de um
aplicativo composto por três setores essenciais:
• Setor operacional: controle da agenda, marcação de consultas, fluxo de pacientes e
emissão de diagnóstico;
• Setor clínico: cadastramento de pacientes e seus dados, registro das passagens pela
clínica e dados básicos dos procedimentos já realizados;
• Setor administrativo: controle de financeiro.
20
Para descrever as informações absorvidas e desenvolver as entidades e atributos
necessários para o desenvolvimento do sistema, foi construído um DER (Diagrama Entidade
Relacionamento), facilitando a visualização do desenvolvedor sobre as informações
gerenciais pelo sistema.
O Diagrama foi construído com o apoio da ferramenta de modelagem DBDesigner 4,
desenvolvida pela empresa fabeFORCE. Este proporciona a visão estrutural da síntese da arquitetura
dos dados ou até mesmo ser usado de base para futuras alterações para uma eventual melhora no
sistema de informação.
Figura 3: Modelo Lógico para o Sistema a ser Desenvolvido
Fonte: Dados da pesquisa da autora
21
Para os recursos de desenvolvimento do software, foi utilizado o Clarion versão
5.5, produzido pela Soft Velocity Corporation. Uma linguagem de programação de quarta
geração destinada especificamente para criação de aplicações e manutenção de banco de
dados comerciais, tendo como gerenciador de banco de dados o driver chamado Topspeed
(TPS), o qual foi adotado para o armazenamento dos dados.
Ele fornece um gerador de aplicações com todos os modelos Templates e
assistentes Wizards que permitem a criação rápida da aplicação, sem a necessidade de se
escrever uma linha de código. O Clarion é composto em dois repositórios: o Dicionário de
Dados (.DCT) e o Modelo de Aplicação (.APP). Manter as aplicações em repositórios traz
benefícios de padronização e facilidade de documentação.
O Dicionário de Dados contém a descrição do banco de dados, incluindo seus
arquivos, chaves, índices, drivers de banco de dados, relacionamentos de arquivos, campos,
regras de validação de campo. Se a base de dados for modificada, o programador Clarion
precisará somente corrigir o Dicionário de Dados, sincronizar o Modelo de Aplicação e gerar
automaticamente o código. Este é o primeiro arquivo de criação para o projeto de aplicação.
Figura 4: Editor do Dicionário de Dados Fonte: Dados da pesquisa da autora
22
O Gerador de Aplicações fornece acesso para as outras ferramentas do ambiente
de desenvolvimento, podendo personalizar a aparência e funcionalidade de janelas, menus,
relatórios e outros elementos da interface da aplicação.
Figura 5: Gerador de Aplicações e Templates Fonte: Dados da pesquisa da autora
A escolha da ferramenta de desenvolvimento para este estudo ocorreu pelo fato
de que o Clarion permite o Desenvolvimento Rápido de Aplicações (RAD), que auxilia os
desenvolvedores a criar aplicações mais sólidas e seguras em período de tempo muito curto
do que conseguiriam usando métodos de montagem de sistema e ferramentas de software
tradicionais. O RAD permite uma boa relação entre o banco de dados e a camada externa de
exibição.
Assim, essa classe de ferramenta amplia, consideravelmente, a velocidade e
padronização no desenvolvimento do software. Além de estender seus benefícios para outras
2 etapas:
23
• Etapa de testes, onde ocorre a diminuição dos erros de sintaxe com a geração
automatizada do código;
• Manutenção do sistema desenvolvido, pois assegura a utilização de uma estrutura de
projeto padronizada.
Outro fator foi que seu produto final é um executável compilado, que funciona de
maneira autônoma, que raramente ultrapassa a casa dos 2 MB (megabytes), o que facilita a
sua distribuição e implantação.
3.2 – Implantação do Sistema
Durante essa etapa, foram encontradas algumas falhas no banco de dados e layout
que ao serem encontradas foram rapidamente corrigidas e eliminadas sendo que estas não
tiveram grande impacto no sistema de informação como um todo. Tendo o executável
corrigido e aprovado na fase de testes, iniciou-se o processo de implantação do sistema na
Clínica Odontológica analisada em questão.
O treinamento foi realizado com dados fictícios, simulando a alimentação das
tabelas-padrão e as transações de atendimento. Em seguida, foi efetuada a inserção dos
prontuários clínicos dos pacientes, feito de forma gradativa, entre pacientes ativos e inativos.
Durante esse procedimento foram expostas todas as funções executadas pelas
ferramentas bem como suas utilidades e realização de backups do banco de dados em prazos
pré-estabelecidos, dando a orientação necessária para realização desta rotina, bem como sobre
a importância e necessidade de tal ação. Por se tratar de um sistema objetivo e simples, a fase
de treinamentos foi absorvida com facilidade pelos colaboradores que estavam alimentando o
sistema.
O atendimento ocorreu em paralelo, pelo método manual e pelo sistema de
informação registrando os mesmos trâmites. Na medida em que os pacientes vinham para a
consulta, efetuava-se seu cadastro caso não estivesse no banco de dados, e assim em
subsequência, agendava-se sua consulta.
24
4 – RESULTADOS E ANÁLISES
Neste capítulo serão abordados os resultados obtidos com a implantação do
sistema por meio da metodologia utilizada.
Através das ferramentas e procedimentos utilizados, foi possível desenvolver e
implantar um Sistema de Informação para efetuar o cadastro de pacientes e profissionais,
gestão e controle dos agendamentos e acompanhamento clínico (diagnóstico, planejamento e
fichas clínicas).
Neste aspecto, todo seu desenvolvimento foi conduzido para uma utilização de
forma simples e rápida para o usuário final, auxiliando-o nas rotinas clínicas e/ou
administrativas/burocráticas.
Visando a solução deste problema, foi necessário criar bases de dados, para que os
dados pudessem ser armazenados de forma organizada, facilitando o seu gerenciamento e
rapidez no acesso aos dados, conforme representa a figura abaixo:
Figura 6: Banco de Dados do Sistema Fonte: Dados da pesquisa da autora
Para o sistema foi necessário implementar vários cadastros, sendo eles: cirurgiões,
pacientes, serviços, cidades, orçamento e agenda. Todos eles têm a mesma metodologia, de
alimentar a base de dados do software, mudando apenas as particularidades de cada um.
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Figura 7: Tela Inicial do Sistema Fonte: Dados da pesquisa da autora
A tela inicial do sistema possui uma barra de acesso rápido proporcionando ao
usuário final acessibilidade imediata as funções de uso freqüente. Nela estão inseridos: o
cadastro de cirurgiões, pacientes, serviços, agenda e saída do sistema.
4.1 – Cadastro de Pacientes
A Clínica Odontológica não possuía uma estrutura apropriada para o
gerenciamento dos dados. Antes da implantação do sistema todos os dados dos pacientes eram
registrados em uma ficha impressa, que ficavam arquivados em pastas.
Desta forma, as pastas corriam o risco de serem arquivadas fora da ordem
determinada e o acesso a qualquer desses dados era sempre demorado, pois necessitava
analisar várias pastas e muitas vezes estas se encontravam em lugares diferentes.
Os dados de maior relevância e de uso freqüente foram transferidos para o sistema
de cadastro, visando facilitar as consultas e conservação dos pronturários. É válido ressaltar
que alguns documentos contidos na clínica são judicialmente necessários, como o contrato de
prestação de serviços e anamnese (inquérito de saúde), devendo ser mantidos em papel.
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Com o uso do sistema, todos os pacientes cadastrados no sistema ficam dispostos,
por ordem alfabética, em uma lista que contém seus principais dados e as demais informações
ficam distribuídas na tela de maneira organizada e estruturada por grupos. A atualização das
informações entre um paciente e outro ocorre automaticamente assim que selecionado o
próximo nome, conforme figura 8.
Figura 8: Lista de Cadastro de Pacientes
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Nota-se que há uma lista secundária, que abriga os números de telefone dos
pacientes. Essa lista está diretamente ligada à lista principal, que é também atualizada quando
um novo nome é selecionado.
Apesar dos dados estarem dispostos em tela, a sua inclusão, alteração e exclusão,
só será permitido através de um formulário de cadastramento. Desta forma, as informações
não podem ser modificadas ou excluídas, o que pode ocorrer de maneira involuntária durante
o processo de visualização.
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Figura 9: Formulário de Alteração de Pacientes Fonte: Dados da pesquisa da autora
O formulário acima foi desenvolvido para garantir a padronização dos dados
inseridos na lista principal deste software, para evitar a redundância de dados, o que acarreta
em inconsistências e dificuldade de extração das informações.
Durante a estruturação dos dados, alguns mecanismos de segurança foram
adotados através de campos de preenchimento obrigatório. Neste aspecto, este formulário não
permite ao usuário realizar o cadastro quando todos os campos não estiverem preenchidos.
Assim cada dado é armazenado uma única vez, fornecendo ao usuário final a
segurança para análise e obter auxílio na tomada de decisões. O mesmo ocorre com o cadastro
de cirurgiões e cidades.
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4.2 – Cadastro de Orçamentos
Na lista de cadastro de pacientes, contem um ícone denominado – Orçamentos.
Ao selecioná-lo, a tabela orçamentos é chamada assim que selecionado o nome do paciente e
por meio dela visualizam-se os tratamentos que o paciente foi submetido.
Figura 10: Lista de Cadastro de Orçamentos
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Tal ferramenta proporciona a unificação dos dados, realizando a análise de
comparativos entre o que foi orçado e o que de fato se realizou, independente do fechamento
do orçamento. Neste sentido, procurou-se desenvolver estas ferramentas da melhor maneira
possível, no sentindo de fornecer todos os procedimentos (concluídos e não concluídos),
armazenando-os em um banco de dados, para consultas futuras e alimentar o histórico do
paciente.
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4.3 – Cadastros de Serviços
O cadastro de serviços pode ser efetuado de maneira simples, que são listados por
ordem alfabética, com os respectivos valores, sendo que tais valores podem ser alterados de
acordo com o método de trabalho da organização. Os serviços podem ser excluídos assim
como novos podem ser inseridos. Também é possível acrescentar informações, como a
descrição e a respectiva categoria – Cirurgia, Dentística, Endodontia, Extração,
Implantodontia, Ortodontia, Prevenção e Prótese, como mostra a figura 11.
Figura 11: Lista de Cadastro de Serviços Fonte: Dados da pesquisa da autora
Para assegurar a utilidade da pesquisa dos dados, foram fixados dois tipos de
filtros na tela de Serviços. O campo de pesquisa é um filtro padrão, apresentado em todas as
listas do sistema, que após digitar qualquer parte da palavra, o sistema indica
instantaneamente, se há algum cadastro com o mesmo nome.
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Figura 12: Filtro de Pesquisa Avançada Fonte: Dados da pesquisa da autora
O segundo filtro realiza uma pesquisa mais avançada, criando métodos de
filtragem de acordo com as bases de dados existentes no software. Através deste filtro, o
usuário poderá salvar a pesquisa para consultas futuras ou formular outras pesquisas. Assim,
este filtro oferece autonomia e liberdade para que o usuário possa criar seus meios de
pesquisa, desenvolvendo seu próprio meio de trabalho.
4.4 – Cadastro de Consultas
A agenda possui inúmeros recursos, podendo ser elaborada individualmente para
cada cirurgião. Neste cadastro, o cirurgião configura sua agenda de acordo com os dias e
horários que atende no consultório.
Figura 13: Lista de Cadastro de Consultas
Fonte: Dados da pesquisa da autora
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O sistema conta com um preenchimento inteligente, que ao agendar um paciente
já cadastrado, seu nome e respectivos dados aparecerão automaticamente. Após carregado os
dados do paciente, só é necessário marcar o data e horário da consulta.
4.5 – Quadro Comparativo do Antes e Depois da Implantação
O quadro a seguir representa uma análise comparativa entre o antes e depois da
implantação do sistema de cadastro na Clínica Odontológica.
Antes Depois
Sistema de cadastro manual Sistema de cadastro informatizado
Dificuldade na tomada de decisão Mais agilidade e melhoria na tomada de decisão
A clínica não possuía ferramenta para controle dos dados
Ferramenta única para o controle das informações, gerando menos erros e mais confiabilidade
As informações eram obtidas através de fichas arquivadas por ordem alfabética
Mais rapidez para as consultas dos dados, através do armazenamento em banco de dados
Falta de estruturação e atualização dos dados Atualização dos dados em tempo real
Não havia histórico de pacientes Controle total das consultas, padronização, registro único e confiável
Quadro 1: Comparação do Antes e Depois da Implantação do Sistema de Informação
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Diante dos resultados apresentados, o sistema constitui-se em um eficiente
processo de coleta de informações gerenciais que possibilitou o processamento e a
estruturação das diferentes bases de dados. Os dados que antes não eram controlados devido
ao fato de um enorme fluxo de informações serem feitas manualmente, atualmente, são
geridos de maneira estruturada, garantindo aos colaboradores auxílio no processo de
planejamento e gerenciamento na tomada de decisões, garantindo a integridade e a
disponibilidade de informações.
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5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS
De forma genérica, há dificuldade de avaliar, de forma quantitativa, qual seria o
efetivo benefício de um sistema de informação gerencial, ou seja, a melhoria no processo
decisório. Entretanto, pode-se trabalhar com base em uma lista de hipóteses sobre os impactos
dos sistemas de informações gerenciais nas empresas, o que propicia ao executivo um
entendimento, ainda que genérico, de sua importância.
Neste sentido, é possível afirmar que o sistema de informação adotado, pôde
trazer um diferencial competitivo, na medida em que agilizam o fluxo de informações e
eliminam trabalhos redundantes, aumentando, desse modo, a eficiência e eficácia das
empresas.
O sistema alcançou resultados satisfatórios, através deste projeto foi possível
colocar em prática grande parte do que foi visto durante todo o período acadêmico, além de
possibilitar o aumento do conhecimento e das habilidades.
Com o modelo informacional proposto, implantado e estudado, o software criado
foi desenvolvido para informatizar a Clínica Odontológica, visando principalmente facilitar e,
consequentemente, melhorar a execução dos processos de atendimento aos pacientes, que
atualmente realizam todos os processos manualmente, processos estes que, se não
informatizados, consomem tempo para a busca de informações em arquivos.
Entretanto o sistema pode ser aprimorado e abastecido com novas
funcionalidades, como a confecção da folha de pagamento dos funcionários, aumento da
segurança através de uma base de dados criptografada, controle de materiais odontológicos e
a implementação de um odontograma dinâmico.
Com isso, apesar do software atender as exigências estabelecidas pela empresa,
pode ser melhorado através da inserção de relatórios pré-definidos, produzidos através do
Clarion Reporter Writer, ferramenta que integra os instrumentos de desenvolvimento da Soft
Velocity, demonstrando de maneira concisa, subsídios ao processo decisório.
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Neste cenário, no âmbito organizacional, a adoção de recursos tecnológicos de
informática e telecomunicação proporciona ganhos consideráveis de eficiência e na qualidade
de atendimento, uma vez que o detalhamento das informações de cada caso estará
inteiramente disponíveis para consulta, melhorando a capacidade de apoio às decisões, assim
como aperfeiçoando os mecanismos de gestão e de controle por meio da racionalização das
estruturas e métodos de trabalho.
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