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Manual Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior

SISTEMA DE

VIAJES AL EXTERIORY EN EL EXTERIOR

SVEE

MANUAL PARA MÁXIMAS AUTORIDADES

DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A

NINGUNA CARTERA DE ESTADO

Junio 2015

Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico

Edificio Centro Financiero – Piso 10 – Oficina: 1001


SUBSECRETARIA DE GOBIERNOELECTRÓNICO

MANUAL DEL SISTEMA DE VIAJES ALEXTERIOR

Código Versión: Número de Páginas: 33Elaborado por: Jeanneth Taco

Revisado por:Francisca Coronel

Aprobado por:




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Cambio realizado

V1.1 26/06/15

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Para mayor información:Secretaría Nacional de la Administración PúblicaSubsecretaría de Gobierno Electrónico (SGE)Av. Amazonas N39-61 y PereiraQuito – [email protected]



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INDICE

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................. 5

2. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................. 6

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS........................................................................................... 6

4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR..........................................................................74.1.1 Introducción al proceso de viajes en el exterior.........................................................................7

5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA MÁXIMAS AUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERA DE ESTADO..................................................................................................................................... 9

5.1 DESCRIPCIÓN............................................................................................................................. 9

5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema.........................................................................................95.2.1 Estructura....................................................................................................................................95.2.2 Funcionalidad del Sistema.........................................................................................................10

5.2.2.1 Mis Solicitudes................................................................................................................115.2.2.2 Nueva Solicitud...............................................................................................................125.2.2.3 Solicitudes por enviar......................................................................................................165.2.2.4 Solicitudes avaladas........................................................................................................175.2.2.5 Solicitudes por validar.....................................................................................................175.2.2.6 Solicitudes incumplidas...................................................................................................195.2.2.7 Estado de Solicitudes......................................................................................................205.2.2.8 Solicitudes por Autorizar.................................................................................................215.2.2.9 Solicitudes autorizadas...................................................................................................235.2.2.10 Resultados del Viaje........................................................................................................235.2.2.11 Solicitudes por Finalizar..................................................................................................25

5.3 REQUERIMIENTOS.................................................................................................................... 33



Manual para Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas - Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior

1. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar laasignación y uso de recursos económicos y financieros para garantizar que se cumplanlos objetivos y metas previstos, ante lo cual es necesario implementar procesos deveeduría y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios yentidades de Gobierno.

Basados en el Acuerdo Ministerial N° 998 del 23 de diciembre de 2014, en el que seexpide el “Reglamento de viajes al exterior; y, en el exterior; de los servidores públicos delas instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de lafunción ejecutiva (APCID)”, Art. 3.- Viaje al exterior.- Aquel realizado por las y losservidores públicos que tienen como fin diferentes destinos internacionales, partiendodesde el Ecuador. Y reformar el Reglamento de Viajes al Exterior; y en el Exterior; de losServidores Públicos de las Instituciones de la Administración Pública Central, Institucionaly que dependen de la Ffunción Ejecutiva (APCID), expedido con Acuerdo Ministerial N0.998 de 23 de Diciembre de 2014. Art. 1.- Sustitúyase en el artículo 5, los cuadors tantode “Viajes al Exterior” como de “Viajes en el Exterior”, por los siguientes:

VIAJES AL EXTERIORREQUIRENTE AUTORIZA

1 Miembros del Gabinete Ampliado y todaautoridad que pertenezca al NivelJerárquico Superior, grado 8 (NJS8).

Secretario Nacional de laAdministración Pública, previo aval delMinistro Coordinador del ramo, de serel caso.

2 Máximas autoridades de otras institucionesno comprendidad en el Nivel JerárquicoSuperior, grado 8 (NJS8) y que nopertenezcan al Gabinete Ampliado.

Máxima Autoridad o su delegado delMinisterio o Secretaría a la cual estéadscrita y/o dependa dicha institución.

3 Máximas Autoridades de:Los Consejos Nacionles para la Igualdad; y,Otras instituciones que no se encuentrenadscritas a ninguna cartera de Estado

Secretaría Nacional de laAdministración Pública, a través de laDirección de Autorizaciones.

4 Todo servidor público, incluido el niveljerárquico superior, no considerado en losnumerales 1, 2, y 3 del presente cuadro.

Máxima Autoridad de la institución osu delegado.

Bajo esta premisa, la Secretaría Nacional de la Administración Pública, a través de laSubsecretaría de Gobierno Electrónico, modificó el Sistema de Viajes al Exterior queestaba ya en funcionamiento, con el fin de analizar, controlar y dar seguimiento a losviajes al exterior y en el exterior que realizan los funcionarios y autoridades de lasdiferentes entidades del sector público de la APCID y cuya máxima autoridad institucionales la encargada de autorizar.

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2. JUSTIFICACIÓN

Una de las responsabilidades de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, através de las Direcciones correspondientes, es realizar el control de la gestión cotidianade los ministerios y entidades de Gobierno, así como de liderar el proceso de informaciónoportuna y continua, desarrollando sistemas informáticos como mecanismo de rendiciónde cuentas y transparencia.

Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gestión de laSecretaría Nacional de la Administración Pública, la Subsecretaría de GobiernoElectrónico en base al Acuerdo Ministerial N° 998 implementó nuevos cambios en elSistema de Viajes al Exterior para almacenar la información de todos los viajes que lasautoridades y funcionarios de las diferentes entidades de la APCID, realicen al exterior yen el exterior, desde la creación de la solicitud de viaje hasta el registro del informe deresultados respectivo una vez concluido el viaje.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

APCID Administración Pública Central e Institucional de laFunción Ejecutiva.

SNAP Secretaría Nacional de la Administración PúblicaSGE Subsecretaría de Gobierno ElectrónicoUATH Unidad Administrativa de Talento HumanoSGE-DNDPT Dirección Nacional de Desarrollo de Proyectos

Tecnológicos de la Subsecretaría de GobiernoElectrónico

Institución Pública Entidad del Sector Público perteneciente a cualquierfunción del estado.

SVEE Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior, quepermite la creación, envío, autorización/rechazo,finalización e ingreso de detalle de gastos de un viajerealizado al exterior y en el exterior por parte de unservidor público y/o máxima autoridad de las entidadesdel Sector Público de la APCID.

SVEE-PRO Sistema de Viajes al exterior y en el exterior –Producción.http://viajes.administracionpublica.gob.ec

SVEE-CAP Sistema de Viajes al exterior y en el exterior –Capacitación.http://capviajes. administracionpublica .gob.ec

Servidor Público Persona perteneciente a alguna de las entidades de laAPCID.

Usuario Servidor Público que utiliza el SVE.AIQ Administrador Institucional Quipux

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http://www.gestiodocumental.gob.ec/




4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR

4.1.1 Introducción al proceso de viajes en el exterior

Se describe a continuación el proceso para viajes para máximas autoridades deinstituciones no adscritas a ninguna cartera de estado; se indica cada una de las etapas oactividades, con su respectiva secuencia, etapas anteriores y etapas siguientes, como semuestra en la figura 1:

Figura 1. Sistema de Viajes para Máximas Autoridades de Instituciones No Adscritas a ningunaCartera de Estado.

Nueva solicitud.- La Máxima Autoridad de cada Institución No Adscrita a ningunacartera de estado procede a crear la solicitud de viaje, para lo cual registra losdetalles del viaje (información del funcionario, información del viaje: destino,duración, motivo, objetivo del viaje, etc.).1 y adjunta los documentos habilitantesobligatorios (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación,agenda y certificación presupuestaria).

Validación.- La Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH) de cadaInstitución, valida la información enviada por la Máxima Autoridad de la Institución NoAdscrita antes de pasar a la autorización de la Máxima Autoridad de la SecretaríaNacional de la Administración Publica (SNAP). En caso de que la UATH devuelva lasolicitud al funcionario para modificar y/o completar la información, el sistemainformático comunica inmediatamente al funcionario que desea hacer el viaje, através de un correo electrónico y a través del sistema.

1 Previamente, se realiza un proceso de capacitación a los responsables de cada ministerio y entidad deGobierno, asignándoles claves de acceso y usuario.

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Autorización.- La Dirección de Autorizaciones de la SNAP finalmente autoriza orechaza las solicitudes de viaje previa validación de la UATH.2

Registro informe de resultados del viaje.- Una vez que la máxima autoridad de lainstitución no adscrita o consejo retorna del viaje, deben registrar en el sistema elregistro de los logros, compromisos adquiridos, beneficios del viaje realizado(informe de resultados del viaje), el número de liquidación y el documento deliquidación presupuestaria. En caso de no realizar este registro, se restringiráautomáticamente la posibilidad de realizar una nueva solicitud de viaje.

Finalización del viaje.- Una vez que la máxima autoridad haya registrado losresultados de su viaje, la Dirección de Autorizaciones de la SNAP será la encargadade finalizar el proceso. En caso de que los objetivos del viaje realizado por elfuncionario no cumpla con el Informe de Resultados del Viaje, la Dirección deAutorizaciones finalizará igualmente el proceso (Finalizar con incumplimiento), no sinantes indicar la observación de incumplimiento.

2Las autorizaciones se realizan con firma digital.

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5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR PARA MÁXIMASAUTORIDADES DE INSTITUCIONES NO ADSCRITAS A NINGUNA CARTERADE ESTADO

El presente documento detalla la funcionalidad del proceso general de viajes con perfilde máxima autoridad de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado, de estamanera se proporcionará a los usuarios una guía práctica para que puedan realizar elproceso de viajes al exterior y en el exterior. Dada la importancia de la información solicitada, el Sistema de Viajes al exterior y en elexterior, permite el ingreso de datos específicos, estrictamente ceñidos a un formatopreestablecido. Para ello, es necesario tener en cuenta el presente instructivo antes ydurante el ingreso de información correspondiente al viaje.

5.1 DESCRIPCIÓN

Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de autorización de viajes alexterior y en el exterior, para el caso de las máximas autoridades no adscritas laautorización se dará por parte de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP, previavalidación de documentación por parte de la UATH institucional.

5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema

5.2.1 Estructura

El sistema de Viajes maneja una estructura sencilla y funcional, como se muestra en lafigura 2:

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Información del usuario y ayuda (1)

Opciones delMenú

(2)

Página Principal

Contenido

(3)


Figura 2. Estructura de la página del sistema de viajes al exterior y en el exterior

5.2.2 Funcionalidad del Sistema

Para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe conectarse a ladirección electrónica http://viajes.administracionpublica.gob.ec, posteriormenteaparecerá la pantalla de acceso, dando clic en “AQUÍ”, como se muestra en la figura 3:

Figura 3. Pantalla para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior

Una vez que haya ingresado, el sistema solicitará el nombre de usuario y clave deacceso, que serán los mismos con el que el funcionario ingresa al Sistema de GestiónDocumental Quipux3, y haga un clic en el botón “Ingresar”, tal como se muestra en lafigura 4:

Figura 4. Pantalla de acceso a las Solicitudes de viaje al exterior y en el exterior

3 El usuario debe estar creado en el Sistema Quipux y tener permisos en el Sistema de Viajes. El personal técnico dela institución debe estar capacitado en esta funcionalidad. Cualquier inquietud enviar un correo a:[email protected]

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mailto:[email protected]

http://viajes.administracionpublica.gob.ec/


Nota.- En caso de no tener asignado un Usuario o no recordar la clave comuníquese conel personal técnico de la Institución a la que pertenece (AIQ).

Los Perfiles que intervienen en la creación de una solicitud de viajes para máximasautoridades de instituciones no adscritas a ninguna cartera de estado, son lossiguientes:

- Máxima Autoridad: Crea y da seguimiento a la solicitud de viaje- UATH: Unidad Administrativa de Talento Humano valida que la información de

la solicitud de viaje este correcta y completa.- Dirección de Autorizaciones de la SNAP: Autoriza o rechaza la solicitud de

viaje.

En este acápite se maneja toda la información relacionada con la solicitud de viaje,como aspecto previo a la autorización de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP, asícomo con el registro del informe de resultados una vez realizado el viaje. El sistemaorganiza y clasifica la información con objetos de fácil uso: listas de selección, pestañas ycuadros de texto, etc.

Una vez ingresado al sistema aparece la pantalla inicial, en la que se visualizan todoslos campos que forman parte del sistema, y las opciones que se presentan en lapantalla del perfil para máximas autoridades no adscritas a ninguna cartera de estado,los cuales se describen a continuación, como se muestra en la Figura 5:

Figura 5. Pantalla inicial que se presenta al Funcionario al momento que ingresa al sistema.

AL SOLICITAR UN VIAJE

PANTALLAS PARA EL FUNCIONARIO:

5.2.2.1 Mis Solicitudes

A esta opción tiene acceso todo usuario del sistema.

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Esta opción agrupa todas las solicitudes que tienen las máximas autoridades noadscritas que se encuentra logeado en el sistema, señalándose el estado en que seencuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada).También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “Ver”).

Además, en la casilla “No.” se puede especificar una solicitud determinada para novisualizar todo el registro histórico de sus solicitudes; una vez que se haya digitado elNo. de solicitud hacer un clic en el botón “Buscar”, tal como se muestra en la figura 6:

Figura 6. Pantalla Mis Solicitudes

5.2.2.2 Nueva Solicitud

A esta opción tiene acceso todo usuario del Sistema y puede crear dos tipos desolicitudes de viaje:

- Solicitud Normal.- Esta solicitud es creada por un funcionario que hayaplanificado su viaje con anticipación y esté dentro de los límites de tiempo queestablece el Acuerdo N° 998.

- Solicitud Extemporánea.- Esta solicitud es creada por un funcionario que yarealizó el viaje y que no lo registró previamente en el sistema de viajes comouna solicitud normal. Al momento de crear la solicitud, el funcionario deberáseleccionar la opción “INGRESO EXTEMPORÁNEO” (ver IngresoExtemporáneo).

Esta opción se encuentra conformada por dos fichas de datos (Información General yAnexos) en las cuales se registra información necesaria para solicitar autorizaciónpara un viaje al exterior y en el exterior. Esta información es fundamental para que laUATH proceda con el análisis y validación, previa a la autorización o rechazorespectivo de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP, tal como se muestra en lafigura 7:

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Figura 7. Pantalla a la que puede acceder todo funcionario para crear una nueva solicitud

Nota. Todos los campos con (*) de color rojo son obligatorios.

Ficha: Información General

En esta ficha, en el apartado Información del Funcionario que Viaja, se registraautomáticamente toda la información personal del funcionario: nombre, cargo,teléfono, email; estos datos son tomados de Quipux.

Además, es importante manifestar que al registrar el “Tipo de Cargo” la máximaautoridad debe seleccionar el tipo “MAX. AUT. NO ADSCRITAS ”.

En el apartado Información del Viaje, cada máxima autoridad debe registrar el paísde origen, ciudad de origen, país de destino, ciudad de destino, motivo, tipo definanciamiento, objetivos del viaje, resultados esperados del viaje, etc., como semuestra en la figura 8.

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Figura 8. Pantalla de Información General que debe llenar el funcionario

Si la máxima autoridad no adscrita ingresa una fecha de retorno menor a la fecha desalida, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 9:

Figura 9: Pantalla de alerta cuando fecha de retorno es menor a fecha de salida

En este campo el sistema de viajes validará que la fecha de ingreso de la solicitud deviaje, tenga una antelación de 3 días laborables al viaje. En caso de no considerar estavalidación, el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 10:

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Figura 10. Alerta a la máxima autoridad cuando no cumple los 3 días laborables de antelaciónal viaje

Ficha Anexos

En esta ficha, la máxima autoridad de la institución no adscrita, debe anexar losarchivos habilitantes (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe dejustificación, agenda y certificación presupuestaria) para poder enviar su solicitud deviaje, tal como se muestra en la figura 11:

Figura 11. Pantalla para ingresar documentos habilitantes

El tipo de archivos que se deben anexar son (.pdf) con un tamaño máximo de 3MB.

En caso de no anexar los documentos obligatorios y querer enviar la solicitud, elsistema dará una alerta a la máxima autoridad, por cada anexo faltante, tal comomuestra en la figura 12:

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Figura 12: Pantalla de aviso que ingrese los anexos faltantes

5.2.2.3 Solicitudes por enviar

En esta pantalla aparecen las solicitudes que la máxima autoridad no adscrita aninguna cartera de estado creó, pero que aún no han sido enviadas a la UATH para lavalidación de documentación, como se muestra en la figura 13:

Figura 13. Solicitud por enviar

En este campo, si la máxima autoridad tiene lista la solicitud y decide enviarla, elsistema de viajes validará que entre la fecha de envío de la solicitud y la fecha decreación de la solicitud, no haya una diferencia mayor a 9 días (10 días desde la fecha

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de creación). Si la máxima autoridad no adiscrita envía su solicitud de viaje luego de10 días (contados a partir de la fecha de creación), el sistema dará una alerta, talcomo se muestra en la figura 14:

Figura 14. Pantalla de alerta cuando excede la fecha de envío de la solicitud

5.2.2.4 Solicitudes avaladas

Las máximas autoridades de instituciones nos adscritas no tendrán información enesta bandeja. Esta opción es utilizada únicamente por funcionarios en el Ecuador quenecesitan de un Aval, previo al envío de la solicitud a la UATH.

PANTALLAS PARA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO - UATH

5.2.2.5 Solicitudes por validar

Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, pues es aquí donde la personaencargada de Talento Humano revisa toda la información enviada por la máximaautoridad institucional no adscrita y la valida o la devuelve al mismo, para quemodifique o complete la información. En caso de devolución, el sistemaautomáticamente envía una notificación a la máxima autoridad indicando que susolicitud ha sido devuelta. La pantalla que se presenta a la persona de talentohumano, se muestra en la figura 15:

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Figura 15. Pantalla que ve la persona de la UATH para validar o devolver una solicitud

En caso de que el Motivo escogido por la máxima autoridad institucional no adscritahaya sido “Formación o Capacitación”, al momento de validar, a la UATH se lemostrará una pop-up con el mensaje que se muestra en la figura 16:

Figura 16: Aviso a la UATH al validar, cuando el motivo es Formación o capacitación

Una vez que la máxima autoridad institucional no adscrita da clic en el mensaje“Aceptar”, ingresa a la pestaña de anexos para agregar el “Informe favorable y la listade participantes”, como se muestra en la figura 17:

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Figura 17. Pantalla para anexar Informe favorable y lista de participantes

Ya grabados los anexos se procede a enviar la solicitud para autorización de laDirección de Autorizaciones de la SNAP o su delegado.

NOTA: Es responsabilidad de la UATH verificar que no viajen más de tres personas aun mismo evento. En caso de que haya más de tres (3) servidores públicos asistiendoal mismo evento, la UATH analizará la respectiva justificación que será emitida por laMáxima Autoridad Institucional No adscrita que realizará el viaje.

5.2.2.6 Solicitudes incumplidas

Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, y agrupa todas las solicitudes de viajerealizadas por las máximas autoridades de instituciones no adscritas y que fueronfinalizadas con una observación de incumplimiento por parte de la Dirección deAutorizaciones de la SNAP. La pantalla que mira la persona de la UATH que tiene estepermiso, se muestra en la figura 18:

Figura 18: Pantalla con listado de Solicitudes Incumplidas.

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Además, la persona de talento humano que tenga acceso a la opción “SolicitudesIncumplidas”, podrá visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón “Ver”),y acceder a la solicitud, como se muestra en la figura 19:

Figura 19. Solicitud Finalizada con Incumplimiento

5.2.2.7 Estado de Solicitudes

Esta opción agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por los servidores públicosde la institución, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (porenviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar laficha técnica de datos de cada solicitud (botón “Ver”).

Además, en la casilla “No.” se puede especificar una solicitud determinada para novisualizar todo el registro histórico de sus solicitudes. De igual manera se puedebuscar solicitudes por Tipo Cargo y Nombre o cédula de identidad, tal como semuestra en la figura 20:

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Figura 20. Lista de solicitudes realizadas por Funcionarios con permanencia en el exterior

PANTALLAS PARA LA DIRECCION DE AUTORIZACIONES DE LA SNAP

5.2.2.8 Solicitudes por Autorizar D.A.

Esta opción es de uso exclusivo de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP o suDelegado, pues es aquí en donde se autoriza o rechaza cada solicitud de viaje alexterior y en el exterior. La siguiente pantalla inicial que se muestra cuando tienesolicitudes por autorizar, se muestra en la figura 21:

Figura 21. Pantalla que ve la Dirección de Autorizaciones de la SNAP cuando tiene solicitudespor autorizar

La Dirección de Autorizaciones de la SNAP, deben ingresar a cada solicitud que tienepor autorizar y una vez ahí autorizará o rechazará el viaje, tal como se muestra en lafigura 22:

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Figura 22. Solicitud a ser autorizada o rechazada por la Dirección de Autorizaciones de laSNAP

Para la autorización se requiere firma digital, tal como se muestra en la figura 23:

Figura 23. Solicitud de Viaje al Exterior y en el Exterior para ser firmada digitalmente

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Una vez que la Dirección de Autorizaciones de la SNAP, autorice con firma digital lasolicitud, la máxima autoridad de institución no adscrita realizará su viaje y al retornar,ingresará con su usuario y clave al sistema para ingresar el resultado del viaje.

5.2.2.9 Solicitudes autorizadas

Estas opciones permiten ver el listado de todas las solicitudes de viaje autorizadas porla Dirección de Autorizaciones de la SNAP, así también permite visualizar la fichatécnica de datos de cada solicitud (botón “ver”), al igual que realizar búsqueda pornombre y cédula o por No. de solicitud, tal como se muestra en la figura 24:

Figura 24. Pantalla solicitudes autorizadas por la Dirección de Autorizaciones de la SNAP

AL RETORNO DEL VIAJE

PANTALLAS PARA MAXIMA AUTORIDAD:

5.2.2.10 Resultados del Viaje

Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita regrese de su viaje,ingresará al sistema y, en “Mis Solicitudes” visualizará el listado de todas lassolicitudes realizadas por él, en las cuales se mostrará también el estado en el que seencuentran. En la solicitud autorizada, correspondiente al viaje que hizo, ingresará elResultado del Viaje anexando el “Informe de Resultados”, tal como se muestra en lafigura 25:

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Figura 25: Pantalla para ingresar el Resultado del Viaje

Una vez que el usuario agregue y guarde el Resultado del Viaje, podrá ingresar elDetalle de Gastos, como se muestra en la figura 26:

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Figura 26. Pantalla Detalle de Gastos

Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita ingrese el Detalle deGastos y la Liquidación Presupuestaria, enviará su solicitud a la Dirección deAutorizaciones de la SNAP para que ésta finalice el proceso.

PANTALLAS PARA DIRECCION DE AUTORIZACIONES:

5.2.2.11 Solicitudes por Finalizar

Esta opción es de uso exclusivo de la Dirección de Autorizaciones de la SNAP, puesaquí se finalizará el proceso con o sin cumplimiento del objeto del viaje que elfuncionario haya realizado el viaje, tal como se muestra en la figura 27:

Figura 27: Lista de solicitudes por finalizar por parte de la Máxima Autoridad

La Dirección de Autorizaciones podrá ver la ficha técnica de datos de cada solicitud(botón “ver”) por finalizar, y ahí proceder a finalizar con o sin cumplimiento, como semuestra en la figura 28:

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Figura 28: Pantalla en la que la Dirección de Autorizaciones de la SNAP finaliza el proceso.

Si la Dirección de autorizaciones verifica que la máxima autoridad de la institución noadscrita no cumplió con el objeto del viaje, finalizará el proceso con incumplimiento, endonde se desplegará una pop-up para que se ingrese la observación deincumplimiento y se dé por terminado el proceso, tal como se muestra en la figura 29:

Figura 29: Pantalla de finalización con incumplimiento.

Nota: A partir de la fecha de retorno del viaje de la máxima autoridad de una instituciónno adscrita tiene 30 días para realizar el proceso de finalización de la solicitud de viaje,si pasado estos días no lo ha hecho automáticamente la solicitud se cerrará con elestado “Cerrado con Incumplimiento”; es importante conocer que mientras tenga una

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solicitud cerrada con incumplimiento no podrá generar una nueva solicitud, es decir lamáxima autoridad no tendrá habilitada la opción de “Nueva Solicitud”.

Para poder generar una nueva solicitud, debe solicitar a la Dirección de Autorizacionesde la SNAP la habilitación de la solicitud que fue cerrada con incumplimiento para quepueda finalizar correctamente; a partir de la habilitación tiene 5 días para finalizar lasolicitud.

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ALCANCE AL VIAJE

Si la máxima autoridad de una institución no adscrita se encuentra aún en viaje ynecesita hacer un alcance al mismo, ingresará al sistema de viajes al exterior y en elexterior, con su usuario y contraseña e ingresará a “Mis Solicitudes” y seleccionará lasolicitud autorizada correspondiente al viaje que está realizando, al final de la pantallapodrá ver el botón “Alcance”, tal como se muestra en la figura 30:

Figura 30. Pantalla que me permite realizar un Alcance al viaje

Una vez que la máxima autoridad de una institución no adscrita dé clic sobre el botónAlcance (como se muestra en la figura anterior), se desplegará una nueva pantalla con“Alcance No.” En la cual ingresará toda la información que se necesite para solicitar elalcance requerido, tal como se muestra en la figura 31:

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Figura 31: Pantalla de Alcance de solicitud al viaje

El motivo del viaje es exactamente el mismo de la primera solicitud por tratarse de unalcance de esta, y la opción “Igual al Motivo de Solicitud” estará deshabilitada, al darclic en el botón “Guardar” se enviará el Alcance y el proceso continuará igualmenteque si fuera una solicitud de viaje normal (salvo que aquí no necesita anexar losdocumentos obligatorios, siempre y cuando el motivo del alcance sea el mismo que elde la solicitud), generándose el número de Alcance, como se muestra en la figura 32:

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Figura 32: Pantalla de Alcance listo para ser enviado

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INGRESO EXTEMPORÁNEO

La máxima autoridad de una institución no adscrita, que obligadamente deba realizarun viaje y no pueda crear la solicitud o la fecha de creación de la solicitud no cumpla lavalidación de 3 días laborables de antelación al viaje, deberá realizar un ingresoextemporáneo, máximo 30 días posteriores al viaje realizado. Al retorno del viaje, elfuncionario deberá crear una nueva solicitud como “Ingreso Extemporáneo” yautomáticamente el sistema habilitará un campo “Justificación por ingresoextemporáneo” adicional a los campos obligatorios que hay en una solicitud, como semuestra en la figura 34:

Figura 34. Solicitud por Ingreso Extemporáneo

Además de los documentos obligatorios que se anexan a una solicitud normal, cuandose trata de un ingreso extemporáneo se deberá obligatoriamente subir el “Anexo delIngreso Extemporáneo” tal como se muestra en la figura 35:

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Figura 35. Anexos Solicitud con Ingreso Extemporáneo

Una vez guardados los anexos se procede al envío de la solicitud con ingresoextemporáneo, y se continúa con el proceso de igual manera que si fuera una solicitudnormal, tal como se muestra en la figura 36:

Figura 36: Pantalla de solicitud enviada con ingreso extemporáneo

Es importante señalar, que en un Ingreso Extemporáneo, la fecha de salida y fecha deretorno del viaje, deben ser anteriores a la fecha de creación de la solicitud. En casode que el funcionario ingrese fechas posteriores a la fecha de creación, el sistemaenviará una alerta, como se muestra en la figura 37:

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Figura 37. Pantalla de alerta cuando fecha de salida es mayor a fecha de creación de solicituden Ingreso Extemporáneo

5.3 REQUERIMIENTOS

Para que la máxima autoridad de una institución no adscrita, pueda acceder y haceruso del Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe cumplir con los siguientesrequisitos:

Tener un navegador o browser instalado en su máquina local Tener usuario en el sistema Quipux.4

En caso de no cumplir con los requerimientos descritos, éstos deben ser solicitados ala Dirección de Sistemas de cada institución (AIQ).

- FIN DEL DOCUMENTO -

4 Sistema Quipux: es un sistema de gestión documental que está disponible en la Web en la dirección: http://www.gestiondocumental.gov.ec

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http://www.gestiondocumental.gov.ec/

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