SISTEMAS DE INFORMACION Y TOMA DE DECISIONES Extracto de Proyecto de Tesis Ingeniería de Ejecución en informática, Alumno Camila Rojas. Universidad de Tarapacá Sede Iquique. SISTEMA

El diccionario de la Real Academia de la Lengua Española define sistema como un “conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto”, por lo tanto, un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relación e interacción que no de un propósito siendo un todo. Sistema de información

(Collado, 2009) plantea lo siguiente: “Un sistema de información es un sistema que reúne, almacena, procesa y distribuye conjuntos de información entre los diferentes elementos que configuran una organización misma y su entorno”. Según lo definido por Collado, las funciones intrínsecas de un sistema de información se representan en la ilustración N°4.

Ilustración 1 - Funciones Intrínsecas de un sistema de Información.

Un sistema de información se constituye por diferentes componentes elementales, estos son conjuntos de información y procesos de información. Los cuales se pueden definir como la información que ha ingresado, almacenado, procesado y distribuido el sistema, las personas que utilizan e introducen información al sistema, equipos e interacción con los usuarios y

finalmente técnicas de trabajos utilizados para desarrollar sus actividades

Carmen de Pablos Heredero sostiene lo siguiente: “Al facilitar la información necesaria a la organización a través de un sistema de información con menores recursos económicos, humanos y tecnológicos posible, el software será eficaz y además eficiente”. (Heredero, 2004) Sistema de información en una organización

El concepto de sistema de información en la organización se define como “un conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos, interrelacionados dinámicamente y organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial para la gestión y la correcta adopción de decisiones” (Heredero, 2004) .

Para las empresas la información es un recurso estratégico y la tecnología es importante a la hora de tomar decisiones y apoyar las estrategias competitivas de la empresa. La meta de un sistema de información empresarial es proveer información para realizar el análisis del problema, logrando obtener un mejor control a través de una planificación para lograr eficientes tomas de decisiones. Esto permitirá contribuir en los objetivos de la empresa. Para conseguir estos objetivos se debe obtener datos e información, procesarla y distribuirla. Tipos de sistema de información

Actualmente la gestión empresarial, desde un comienzo se han ido desarrollando una serie de sistemas de diferentes estudios que han conformado los “Sistemas Informativos Para La Gestión (SIG)” o también denominado “MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (MIS)”.

Las empresas cuentan con diferentes niveles de toma de decisiones, y para ello deberán poseer diferentes niveles de información. El nivel de dirección estratégica está asociado con la alta dirección, es la que elabora las estrategias para aprovechar los cambios en el entorno convirtiéndolos en mejorías o ventajas competitivas para la empresa. La información de este nivel es manejada por los directivos de este nivel normalmente son decisiones a largo plazo y no estructuradas, las cuales necesitan gran cantidad de datos de diferentes fuentes y niveles.

El nivel de dirección táctica está orientado al logro de los objetivos enunciados por el nivel estratégico. Las decisiones son de mediano plazo y semi estructuradas. El nivel de dirección operativa ejecuta las operaciones de la empresa, son los encargados del control y programación de las actividades básicas de la empresa. Son decisiones a corto plazo debido a que la información que manejan es de fácilmente disponible, normalmente con un gran tamaño de datos de nivel transaccional. Tomando conocimiento sobre cómo trabajan los diferentes niveles de la organización de una empresa podemos realizar la clasificación de los sistemas de información. En la ilustración N°2 se visualiza los diferentes sistemas para los niveles estratégicos redactados anteriormente.

A continuación se exponen los diferentes sistemas básicamente definidos para cada nivel estratégico, planteados por los autores Carmen Herederos y José López. Dirección Estratégica: “Los sistemas estratégicos están orientados a soportar la toma de decisiones, facilitando las tareas de dirección y proporcionando a esta un soporte básico, en forma de mejor información, para el proceso de toma de decisiones” (Heredero, 2004). Algunos de los sistemas que se encuentran en la dirección estratégica son: ESS: Sistema de Soporte al Directivo GDSS: Sistema de Soporte al Directivo EIS: Sistema de Información para el Directivo DSS: Sistema de Soporte para la Decisión BIS: Sistemas de Simulación de Negocios

Dirección Táctica: “Los sistemas Tácticos están especialmente diseñados para soportar las labores de coordinación de actividades y manejo de documentación, facilitando consultas sobre información almacenada en el sistema; proporcionando informes y facilitando la gestión” (Heredero, 2004). Algunos de los sistemas que se encuentran en la dirección Táctica son: DSS: Sistema de Soporte para la Decisión MRS: Sistemas Generadores de Informes para la Dirección TPS: Sistemas de Proceso de Transacciones Dirección Operativa: Controla y supervisa a los de primera línea. Deciden las tareas a realizar diariamente. Está en contacto con los trabajadores continuamente. Algunos de los sistemas que se encuentran en la dirección Operativa son: MRS: Sistemas Generadores de Informes para la Dirección TPS: Sistema de Proceso de Transacciones GESTIÓN (Ivancevich, 1997) define gestión “como el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas, con la finalidad de lograr resultados de alta calidad “. Por otra parte, (Ogalla, 2005) describe que el concepto de gestión hace “referencia a la acción y al efecto de gestionar o de administrar. Gestionar es realizar diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Administrar, por otra parte, consiste en gobernar, dirigir,ordenar, disponer u organizar.” Por lo tanto, podemos definir que gestión implica un conjunto de trámites que resuelven un asunto o concretan un proyecto obteniendo algún beneficio, además de dirigir o administrar una empresa, tomando a las personas que trabajan en la compañia como recursos activos para el logro de los objetivos Sistema de gestión El autor (Ogalla, 2005) define sistema de gestión como un “conjunto de procesos, comportamientos y herramientas que se emplea para garantizar que la

Ilustración 2 - Sistemas para niveles estratégicos

organización realice todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos (visión)”. El sistema de gestión es la herramienta que permite controlar los efectos ecónomicos y no ecónomicos de la actividad de una organización. Para medir los logros en la gestión se necesitan introducir criterios, ya que aquello que no se mide no puede ser administrado correctamente, (Governance, 2007) describe que las empresas requieren una medición objetiva donde se encuentren y requieran mejoras. Para esto se necesita implementar herramientas para monitorar mejoras y tomar decisiones respecto a riesgos y controles de la empresa. Se han considerado elementos fundamentales para la gestión la llamada gestión por procesos, cuadros de mandos e indicadores, los cuales, permiten operar y dirigir con éxito las estrategias de la organización. Gestión por procesos La gestión por procesos consiste en la identificación e interacciones de los procesos desarrollados en la organización. La finalidad de la gestión por procesos es ratificar que todos los procesos de una organización se desarrollen de forma organizada, logrando efectividad y satisfacción de clientes, accionistas, personal y sociedad. El autor Ogalla hace referencia a la norma ISO 9001:2000 de “Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos”, la cual es facilitada por la gestión por procesos, entregando comprensión y cumplimiento de los requisitos, obteniendo resultados del desempeño y eficacia de los procesos, mejorando constantemente los procesos con bases en mediciones objetivas. Existen varios tipos de procesos, procesos estratégicos, procesos de negocio y procesos de soporte, los que serán mencionados a continuación. (Ogalla Segura, 2005) Los procesos estratégicos los realiza el personal directivo de la organización, para desarrollar los procesos estratégicos se necesita información de entrada sobre la organización, así definen las estrategias, las politicas a seguir, objetivos generales, entre otros, que hacen que se cumpla la misión definidos por la empresa y que logren la visión propuesta. (Ogalla Segura, 2005) Los procesos de negocio son un conjunto de tareas relacionas lógicamente que satisfacen la petición de un cliente, independiente del departamento que

pertenezcan. Son como instrucciones para hacer funcionar el negocio y alcanzar las metas definidas en la estratégia del negocio de la empresa. Los procesos de recursos son aquellas tareas que satisfacen los recursos que necesitan los procesos del negocio. (Ogalla Segura, 2005)

Ilustración 3 - Mapa de procesos (Ogalla Segura, 2005) INDICADOR DE GESTIÓN (Beltrán Jaramillo, 2009) define los indicadores de gestión como “la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstos o influencias esperadas ”. Estos son elementos para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, metas y objetivos de un determinado proceso. Los indicadores de gestión son parte elemental de los sistemas de información en la gerencia de las organizaciones. Estos sistemas son los que proporcionan información y apoyan a los gerentes en las tomas de decisiones. Atributos de los Indicadores de Gestión El autor (Beltrán Jaramillo, 2009) propone los siguientes atributos de información de los indicadores de gestión:

Exactitud Forma Frecuencia Extensión Origen Temporalidad Relevancia Integridad Oportunidad

Caracteristicas de un indicador A continuación, se exponen las caracteristicas de un indicador de gestión propuesto por (Salgueiro, 2001).

Se debe poder identificar fácilmente Solo se debe medir aquello que es importante Se debe comprender muy claramente Lo que importa es el paquete de indicadores, no

alguno en particular

BUSINESS INTELLIGENCE (BI) Es el proceso de analizar los bienes y datos de una empresa y extraer conocimiento de ellas para utilizarlas en la toma de decisiones. Estos bienes pueden ser las bases de datos de clientes, sistemas, ventas, marketing o fuentes de información importantes para la empresa. El autor (Río, 2006) lo define como “un conjunto de herramientas y aplicaciones para la ayuda a la toma de decisiones”. Con lo señalado anteriormente se concluye que Business Intelligence es la habilidad de transformar los datos en información y la información en conocimiento para dar un apoyo en las tomas de decisiones en los negocios. La BI genera una ventaja competitiva para las empresas. En definitiva, la inteligencia de negocio permite observar que esta ocurriendo, comprender por qué ocurre, predecir que ocurriría, colaborar en que debería hacer el equipo y decidir que se debe hacer.

Ilustración 4 - Solución BI Algunos tipos de herramientas de inteligencia de negocios son cuadros de mandos, OLAP y almacenes de datos.

CUADROS DE MANDOS (Ballvé, 2002) define cuadro de mando como “ el conjunto de indicadores cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa o sector”. A partir de la experiencia de de implementación y de las distintas necesidades de las empresas (Ogalla Segura, 2005) especifica la posibilidad de utilizar cuatro tipos de cuadros de mandos , señalados a continuación. Cuadro de mando local u operativo El cuadro de mando local u operativo permite realizar un seguimiento diario del estado de situación de la logística, finanzas, compras de una organización. Generan la información necesaria sobre una actividad concreta del proceso de negocio permitiendo un control diario sobre la eficacia y eficiencia del proceso . Cuadro de mando de gestión del negocio

El cuadro de mando de gestión del negocio debe ayudar a alcanzar los objetivos del negocio, esto lo hace a través de indicadores especificos que permiten controlar la evolución de la organización. Cuadro de mando estratégico Es una herramienta destinada al nivel estratégico, estos cuadros de mando permiten hacer el seguimiento del impacto de los cambio estratégicos que se vayan produciendo en la organización, brinda información para conocer el posicionamiento de la empresa en el mercado y en el entorno, como también, en el aspecto estratégico. (Ogalla Segura, 2005) Cuadro de mando integral Ayuda a alcanzar los objetivos estratégicos , mide las actividades de la empresa en términos de su visión y estrategia para conocer la situación integral de su empresa. ALMACÉN DE DATOS (DATA WAREHOUSES)

Un Data Warehouse es una colección de datos que se caracteriza por integrar, refinar, agrupar la información de diferentes fuentes, para luego analizarlas y proporcionar información precisa para la toma de decisiones.

(Inmon, 1996) define un Data Warehouse como “un conjunto de datos orientados hacia una materia, integrados, no transitorios y que varían con el tiempo, los cuales apoyan el proceso de toma de decisiones de una administración”. Por otro lado el autor Ralph Kimball define un almacen de datos como "una copia de las transacciones de datos específicamente estructurada para la consulta y el análisis" (Kimball, 1998). Bill Inmon señala que los Date Warehouse se caracterizan por ser:

Integrado Temático Histórico No volátil

Además se puede señalar que los almcenes de datos tienen otras caracteristicas que los diferencian de otras tecnologías, contienen datos de diversas fuentes, son optimizados para consultas masivas, las interfaces de usuarios que utilizan estan dirigidas a los ejecutivos y el espacio de almacenamiento que disponen es de gran volumen. Para examinar los almacenes de datos y diferenciarlos de las bases de datos transaccionales se debe contar con un modelo de datos que sea apropiado. PROCESAMIENTO ANALÍTICO EN LÍNEA ( OLAP ) Es una tecnología que permite mejorar el análisis de negocio, básicamente consiste en realizar consultas a estructuras multidimensionales también llamadas cubos que contienen datos resumidos de base de datos de gran tamaño o sistemas transaccionales en línea. El autor (Date, 2001) define que OLAP “es el proceso interactivo de crear, mantener, analizar y elaborar informes sobre datos” El objetivo del OLAP es agrupar los datos con el propósito de facilitar el análisis para agilizar las consultas, además permite realizar el análisis de grandes cantidades de información y datos de una organización. La principal característica de OLAP es la velocidad al consultar los datos, existen diferentes tipos de implementaciones de esta tecnología que varía según donde se almacenan los datos. Los que se ilustran a continuación.

Ilustración 5 - Implementaciones OLAP

MOLAP (Procesamiento Analítico Multidimensional en Línea) Este modelo está especializado en tareas de consulta sin alteración de la información original, almacena los datos en una matriz de almacenamiento multidimensional optimizada, en vez de usar una base de datos relacional.

ROLAP (Procesamiento Analítico en Línea Relacional) Es una alternativa a la tecnología MOLAP, (Rodero, 2010) detalla las diferencias de la herramienta de análisis MOLAP y ROLAP, explica que MOLAP está diseñada para permitir análisis de datos a través del uso de modelos de datos multidimensionales y ROLAP no requiere la computación previa ni el almacenamiento de la información y separa los datos agregados en una estructura relacional. HOLAP( Procesamiento Analítico en Línea Híbrido) HOLAP “combina las ventajas de los modelos multidimensional y relacional. Al mantener los datos de detalle en una estructura relacional y los agregados en MOLAP, ofreciendo diversas vistas virtuales que enlazan los dos modelos” (Peña Ayala, 2006). EJEMPLOS DE IMPLEMENTACIONES COMERCIALES En los siguientes puntos se describirá programas que se comercializan que permiten aplicar BI (Business Intelligence). Qlikview QlikView es un nuevo tipo de software del tipo Business Intelligence que permite ayudar la toma decisiones y descubrir nuevas formas de trabajar con eficacia. Aporta nivel de análisis, profundización en la información y un valor añadido a los almacenes de

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