UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

SALUD OCUPACIONAL

SEMINARIO DE PROFUNDIZACION SISTEMAS INTEGRADOS GESTION

DE LA CALIDAD

Autor: JASBLEIDY GARZON RESTREPO Cód. 082150432010

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION - EMPRESA TORNADO DE

COLOMBIA SAS

TUTORIA No 4

Bogotá, Marzo 14 de 2015

TABLA DE CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN DE LA INTEGRIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.....3

2. MAPA DE PROCESOS ..................................................................................9

3. GRAFICOS: ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 E ISO 18001:2007..............10

4. ANALISIS DE LA INTEGRALIDAD DEL SISTEMA.......................................15

5. PLAN DE TRABAJO......................................................................................18

6. PRESUPUESTO...........................................................................................32

CONCLUSIONES ............................................................................................33

1. DESCRIPCIÓN DE LA INTEGRIDAD DE LOS SISTEMAS DE

GESTIÓN

La gestión eficaz de un sistema de calidad permite conseguir unos clientes

fidelizados; el cumplimiento de la legislación laboral y de prevención de riesgos

laborales, así como una gestión justa y ética de los recursos humanos

propiciará a unos trabajadores calificados y motivados; mientras que la calidad

medioambiental permitirá que la sociedad se vea favorecida por un trato de las

personas y estructuras, estructurado como responsable con el medio ambiente.

Todo ello, conjuntamente, permite una innovación, mejora y aprendizaje

continuos, de modo que se produce un desarrollo empresarial sostenible.

La situación actual en el ámbito empresarial supone para una organización

ir más allá de la sola preocupación por la calidad, la que se ha vuelto

insuficiente para crear una imagen corporativa adecuada y consistente a fin de

satisfacer las expectativas de sus clientes. El desafío actual para las empresas

consiste en encontrar las alternativas posibles para garantizar la seguridad y

la protección del medio ambiente aumentando a la vez la productividad y la

calidad mediante una Gestión Integrada.

En la práctica muchas organizaciones han mantenido sus Sistemas como

Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud del trabajo separados,

adicionando costos y reduciendo efectividad.

Existen muchas similitudes entre los conceptos de gestión de la

calidad, gestión medioambiental y gestión de la prevención de riesgos

laborales, ya que los principios de una buena gestión son los mismos, así como

sus implantaciones y puntos normativos.

Hasta hace muy poco tiempo las funciones de calidad, medio ambiente y

seguridad han seguido un desarrollo independiente y paralelo en el mundo

industrial. Así, en muchas organizaciones la seguridad sigue dependiendo de

recursos humanos, mientras que la calidad lo hace de operaciones, y medio

ambiente se ubica en áreas técnicas

Los tres sistemas han tenido un origen diferente, la calidad se ha desarrollado

impulsada fuertemente por la competencia, por la necesidad de mejorar la

competitividad empresarial. La seguridad ha sido impulsada por el

establecimiento de regulaciones gubernamentales y por la presión de las

organizaciones sindicales, mientras que el medio ambiente lo ha hecho por la

legislación y la sociedad.

Aún así, a pesar de los diferentes orígenes y desarrollos, estas funciones

cuentan con una filosofía común basada en la gestión. 

Además, cualquier falla en una operación de tipo industrial puede tener efectos

en la calidad del producto, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad y la

salud de los trabajadores, y también en el medio ambiente.

Es cierto además que determinadas actividades que aumentan la productividad

o la calidad pueden repercutir negativamente en la seguridad o el medio

ambiente y viceversa. De este modo, la opción más favorable es que la

organización procure encontrar las alternativas posibles para

garantizar la seguridad y la protección del medio ambiente aumentando a la

vez la productividad y la calidad mediante una Gestión Integrada.

La existencia de separación entre los diversos sistemas de gestión SGC

(Sistema de Gestión de la Calidad), SGA (Sistema de Gestión Ambiental - ISO

14000) y SGSSO (Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional -

OHSAS 18000) ocasiona dificultades y duplicidades de esfuerzo, por lo que el

planteamiento actual se orienta a la integración de estos sistemas como un

modo de disminuir los costos y simplificar las actuaciones, a partir de la

generación de sinergias y la eliminación de la confusión y la sub optimización

de las operaciones.

La implementación de varios sistemas de gestión en forma conjunta genera

importantes ahorros y sinergias, entre los que es posible mencionar a los

siguientes:

1. Aprovechamiento de conductas y procesos ya internalizados en forma previa

por la empresa

2. Unificación de controles y operaciones que incumben a distintas unidades

3. Reafirmación de una concepción sistémica de las operaciones de la

organización

4. Reducción importante de estructura, esfuerzos, y costos

5. Utilización de un enfoque único para la implementación de la estrategia

organizativa hacia los objetivos de negocio.

6. Mayor visibilidad de la misión y las políticas de la organización a través de

una estructura documental integrada.

7. Mejor claridad de la red de responsabilidades.

8. Mejora del desarrollo y la transferencia de know how.

9. Mejora de la ejecución de las operaciones y de los métodos internos de

gestión.

10. Mayor motivación del personal y menor número de conflictos inter

funcionales.

11. Menor cantidad y mayor coordinación de las múltiples auditorías.

12. Aumento de la confianza de los clientes y de la imagen positiva en la

comunidad y el mercado.

En general, los numerosos modelos o fórmulas para implementar un SIG se

podrían sintetizar mediante la consideración de dos dimensiones definitorias

del modelo de integración: el nivel de integración y el modo de integración.

En cuando a la primera dimensión, se consideran tres niveles progresivos de

integración:

Alineamiento: El alineamiento de los tres sistemas ocurre cuando cada uno

de ellos está bajo la órbita de un departamento o unidad cuyo responsable

sigue autónomamente sus propias metas y objetivos. La integración es sólo

documental y, aunque simplifica la burocracia, no es real desde el punto de

vista de la estrategia organizativa.

Combinación: La combinación de los sistemas es un nivel de integración

que mantiene la separación departamental de las responsabilidades, las

políticas, planes y objetivos, los procedimientos de emergencia y el sistema de

evaluación y revisión de los resultados. Aparecen los procedimientos

operativos comunes tanto para el control de la documentación y el registro de

los datos, como para las acciones correctoras y preventivas, la formación y la

auditoría interna.

Integración: La integraci6n total de los sistemas es el estado final con un

sistema único SIG (SGC-SGA-SGSSO) plenamente integrado en sus aspectos

documentales (política, manual de gestión, procedimientos operativos y

procedimientos técnicos administrativos de apoyo), y en los referentes a la

autoridad y dirección.

En relación con la segunda dimensión, la integración puede ser realizada

mediante tres vías:

Por políticas: La dirección fija las políticas y objetivos globales que se

desplegarán en áreas de mejora por proyectos, no existiendo mucha

discrecionalidad en los niveles operativos.

Modo cultural: Si la integración es cultural es en los mismos niveles

operativos donde se definen las áreas de mejora por proyectos.

Por procesos: Las políticas y objetivos globales definidos por la dirección se

desplegarán y se harán operativos sobre la base de los procesos existentes y

no de los proyectos a desarrollar.

El propósito de un Sistema Integrado de Gestión es brindar una estructura para

un Sistema de Gestión total que integre los aspectos comunes de los sistemas

individuales para evitar duplicaciones. Abarcar los aspectos comunes de estos

sistemas para mejorar la eficacia y eficiencia del negocio.

REQUISITOS COMUNES DE LOS SISTEMAS

Existe una gran similitud en los requisitos de cada sistema y estos constituyen

elementos claves a tener en cuenta para la gestión de un sistema integrado de

calidad, medioambiente y seguridad y salud del trabajo.

La siguiente tabla nos muestra los requisitos comunes de cada norma.

2. MAPA DE PROCESOS

3. GRAFICOS: ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 E ISO 18001:2007

RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ISO 9001:2008

 Herramienta para el Diagnóstico de la Situación de la

Calidad (Norma 9001-2008)

RESULTADOS DEL PREDIAGNOSTICO

NUMERAL REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

4.1 REQUISITOS GENERALES 100%4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 92%5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 75%

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS 100%6.2 RECURSOS HUMANOS 75%6.3 INFRAESTRUCTURA 71%6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 75%7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO 100%7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 88%7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 75%7.4 COMPRAS 95%7.5 PRODUCCIÓN Y / O PRESTACIÓN DEL SERVICIO 93%7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 83%8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 90%8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME 63%8.4 ANÁLISIS DE DATOS 100%8.5 MEJORA 38%

PROMEDIO 78%

RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ISO 14001: 2004

TABLA DE PUNTAJES GENERALES

N° NUMERAL IDEAL REAL %

CUMPLIMIENTON° CAPITULO IDEAL REAL

% CUMPLIMIENTO

1 Numeral 4.1 9 3 33,33% 1 Numeral 4.1 9 3 33%2 Numeral 4.2 21 35 166,67% 2 Numeral 4.2 21 35 167%3 Numeral 4.3 60 100 166,67% 3 Numeral 4.3 60 100 167%4 Numeral 4.3.1 12 27 225,00% 4 Numeral 4.4 111 168 151%5 Numeral 4.3.2 9 11 122,22% 5 Numeral 4.5 84 62 74%6 Numeral 4.3.3 39 62 158,97% 6 Numeral 4.6 39 15 38%7 Numeral 4.4 111 168 151,35%8 Numeral 4.4.1 21 36 171,43%9 Numeral 4.4.2 18 31 172,22%10 Numeral 4.4.3 12 10 83,33%11 Numeral 4.4.4 15 27 180,00%12 Numeral 4.4.5 24 48 200,00%13 Numeral 4.4.6 9 12 133,33%14 Numeral 4.4.7 12 4 33,33%15 Numeral 4.5 84 62 73,81%16 Numeral 4.5.1 9 3 33,33%

17 Numeral 4.5.2 12 7 58,33%

18Numeral 4.5.2.1 6 5 83,33%

19Numeral 4.5.2.2 6 2 33,33%

20 Numeral 4.5.3 18 6 33,33%21 Numeral 4.5.4 12 17 141,67%22 Numeral 4.5.5 21 7 33,33%23 Numeral 4.6 39 15 38,46%

GRAFICA LISTA DE CHEQUEO

RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ISO 18001:2007

DIAGNOSTICO OHSAS 18001TORNADO DE COLOMBIA SAS

ITEM OHSAS 18001

P. OBTENID. P.MAXIMO

% CUMPLIM. DEL ITEM

% PARTIC. DEL ITEM

% IMPLEM. SISTEMA

4,2 Política de S & SO 7,00 11,00 63,64 DM 8,46% 5,38%

4,3 Planificación 0,00 39,00 - DM 30,00% 0,00%

4,3,1

Planificación para la identificación de peligros evaluación y control de riesgos 0,00 12,00 - DM    

4,3,2Requisitos legales y otros 0,00 7,00 - DM  

4,3,3 Objetivos 0,00 9,00 - DM    

4,3,4Programa de gestión S & SO 0,00 11,00 - DM    

4,4Implementación y Operaciones 10,50 43,00 24,42 DM 33,08% 8,08%

4,4,1Estructura y responsabilidades 0,00 4,00 - DM    

4,4,2

Entrenamiento, concientización y competencia 2,50 8,00 31,25 DM    

4,4,3Consulta y comunicación 2,50 10,00 25,00 DM    

4,4,4 Documentación 0,50 3,00 16,67 DM    

4,4,5Control de Documentos y Datos 0,50 5,00 10,00 DM    

4,4,6 Control operativo 1,00 6,00 16,67 DM    

4,4,7Preparación y repuesta ante emergencias 3,50 7,00 50,00 DM    

4,5Verificación y Acción correctiva 1,00 22,00 4,55 DM 16,92% 0,77%

4,5,1Medición y seguimiento del desempeño 0,00 7,00 - DM    

4,5,2

Accidentes, incidentes no conformidades y acciones correctivas y preventivas 0,50 5,00 10,00 DM    

4,5,3Registros y Administración registros 0,50 7,00 7,14 DM    

4,5,4 Auditorias 0,00 3,00 - DM    

4,6Revisiòn por la Gerencia 0,00 5,00 - DM 3,85% 0,00%

  TOTALES 18,50 120,00 18,52 DM 92,31% 14,23%

PORCENTAJE TOTAL DE AVANCE

14,23%

6. GRAFICA LISTA DE CHEQUEO

4. ANALISIS DE LA INTEGRALIDAD DEL SISTEMA

Realizada la integración de los tres sistemas se evidencia que frente al sistema

de gestión de calidad ISO 9001:2008 se lleva adelantada buena parte de la

gestión sin embargo se evidencia frente a los requisitos generales cumplen en

su totalidad con ellos, frente a la implementación de la norma ISO 14001:2004,

se evidencia que la empresa no tiene la norma implementada, sin embargo se

tienen establecidos los objetivos del programa ambiental, procedimiento y

matriz de la identificación de los aspectos ambientales y valoración, política

integral donde se menciona la parte de impacto ambiental, programa de

residuos sólidos y residuos peligrosos, programa de uso adecuado de agua y

luz, matriz legal, manejo de papel y reciclaje del mismo, en cuanto al

cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma NTC- OHSAS 18001, se

pudo observar que el cumplimiento de la empresa frente a estos requisitos es

muy bajo, dado que no cumple con la planificación y el porcentaje más alto es

de 10.50% que corresponde a la implementación y operación del sistema de

gestión.

Analizados los requisitos comunes entre las tres normas (ISO 9001:2008, ISO

14001:2004 E ISO 18001:2007) podemos evidenciar lo siguiente:

1. En la documentación tiene falencias en las directrices de elaboración de

documentos y en el control de los mismos.

2. No hay responsabilidad por parte de la dirección, hay falencias en la

planificación de los cambios que afecten el sistema y en la comunicación entre

los procesos ya que no hay claridad entre los niveles de responsabilidad y

autoridad así como sus responsables.

3.La competencia del personal que desarrolla las diferentes actividades se

encuentra documentada mas no implementada, así como las necesidades de

formación sin embargo es necesario dar el siguiente paso o reevaluar si lo que

se tiene documentado es lo adecuado.

4. La infraestructura se encuentra implementada mas no se tiene una

planificación adecuada de lo que puede afectar el sistema ya que no hay

continuidad en los mantenimientos que se deberían realizar.

5. Al observar el proceso productivo este se encuentra totalmente establecido y

controlado y documentado. Sin embargo hay falencias en la comunicación

tanto interna como externa.

6. En el tema de diseño y desarrollo es importante pasar de la implementación

al tema de registros y documentación para ser 100% efectivos.

7. El proceso de compras es óptimo sin embargo falta más compromiso al

momento de evaluar la calidad de los proveedores. Esta misma situación

ocurre con el proceso e producción y/o prestación del servicio ya que tienen un

buen estatus de cumplimiento sin embargo falta un poco más de detalle en

algunas documentaciones.

8. Frente al control del producto y / o servicio no conforme se evidencia que no

hay identificación de las posibles no conformidades.

9. Los datos son analizados de forma adecuada sin embargo no hay

compromiso frente a las mejoras que requieren los diferentes procesos para

mantener el sistema de forma adecuada.

10. La falta de compromiso de todos los niveles jerárquicos de la organización

con los temas de salud y seguridad en el trabajo.

11. La documentación y el control de la misma es mínima se podría decir que

no hay

12. No hay criterios de medición y seguimiento

13. No hay procedimiento para Accidentes, incidentes, no conformidades y

acciones correctivas y preventivas y control de registros, auditoria y revisión

gerencial

14. otro resultado importante es la ausencia de personal específico que se

encargue de las áreas de calidad, seguridad y ambiental, razón por la cual se

observa muy poco conocimiento.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto la compañía se encuentra en un

estado crítico frente al sistema lo cual puede afectar gravemente la salud de los

trabajadores y el patrimonio de la compañía.

5. PLAN DE TRABAJO

En base a los resultados obtenidos en el diagnostico de las tres normas

respecto al grado de cumplimiento ed la empresa frente a cada una de las

normas, se ha establecido un cronograma de trabajo para la implementacion e

integracion de los sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en

el trabajo, periodo durante el cual se podra realziar el desarrollo de los

requisitos faltantes respecto a cada norma, en un lapso de tiempo de un año, si

la empresa cuenta con los recursos humanos, materiales y economicos y

deside desarrollarlos simultaneamente; caso contrario existe la posibilidad de

implementarlos individualmente de forma secuencial teniendo como primera

opcion la norma ISO 9001 e la cual ya han venido trabajando, posteriormente la

ISO 14001 y finalmente la ISO 18001, posterior a ello la empresa contara con

su sistema integrado de gestion.

A contunuacion adjuntamos el cronograma propuesto con las siguientes fases

Diagnostico,Sensibilizacion,Planeacion,estrategica,Documentacion,Implementa

cion,Formación interpretación de las normas,Tecnicas de auditoria, Realizacion

de auditorias internas, Planeacion de acciones, Realizacion de la revision por la

direccion, Revision final, Acciones despues de la revision final y Auditoria de

certificacion.

Diagnostico:

Se ha evaluado el estado general de la empresa respecto a la gestión,

utilizando los requisitos de las tres normas desarrollando una matriz individual

donde se analiza cada uno de los ítems mediante una valoración lo cual se

visualiza en el análisis de las graficas.

Elaboración de la documentación soporte

Dentro del desarrollo de la documentación el primer documento necesario es el

Manual de Gestión Integrada, en él deben constar claramente los métodos para

su diseño, elaboración, aprobación y difusión. Posterior a ello se establecerán

las especificaciones y procedimientos que definen los métodos para desarrollar

las actividades y situaciones específicas de la empresa dichos documentos

serán gestionados, elaborados y controlados de forma estricta pues definen las

actividades y acciones del sistema integrado de gestión, los procedimientos y

documentos en general, deben ser los actuales y correctos, es decir garantizar

que se encuentren vigentes, de ello será responsable el Jefe del SIG. Entre los

documentos que se consideran importantes para el sistema tenemos:

Mapa de procesos: es una visión general del sistema de gestión, se

representan los procesos que componen la empresa y sus interacciones, estas

relaciones se indican mediante flechas que representan los flujos de

información.

Plan: define a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar los

niveles de la planificación. Establece criterios y prioridades, disposición de

recursos, previsión presupuestaria, cobertura de equipos.

Programa: Es un documento que concreta los objetivos y los temas que se

exponen en el plan, ordena los recursos disponibles en torno a las acciones

que contribuyan a la consecución de las estrategias establecidas.

Manual de gestión integrada: Aplica a todos los procesos definidos en la

empresa, establece el alcance del sistema, los detalles de su configuración u

operación, la interacción de los procesos y los documentos necesarios para

demostrar su conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad, a través del

mejoramiento continuo.

Procedimientos:, es un documento que indica la forma especificada para

llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instrucciones: Las instrucciones de trabajo desarrollan paso a paso la forma

de llevar a término un trabajo o tarea.

Los programas fundamentales para el desarrollo del sistema integrado de

gestión son los siguientes:

1. Programa de Control de Documentos y Registros

2. Programa de Auditorías Internas:

3. Programa de Producto No Conforme

4. Programa de Acciones Preventivas y Correctivas

En el presente trabajo todo lo relacionado a la documentación del sistema ha

sido desarrollado en el capítulo 3 y los procedimientos se adjuntan en los

siguientes anexos:

Revisión de la Documentación

En la fase de revisión de la documentación se realiza el análisis de los

documentos existentes en la empresa frente a los requisitos de las normas ISO

9001, ISO 14001, y OHSAS 18001 mediante la aplicación de una matriz de

suficiencia integrada que establece la documentación necesaria a desarrollar

para la integración del sistema. Los resultados obtenidos con la matriz se

evidencian en el anexo correspondiente.

Formación e Implementación

En esta fase se deben desarrollar las siguientes etapas

1. Formación

2. Difusión/ comunicación

Supervisión del sistema de medición

Formación: Como base para el éxito del sistema integrado, pues dentro de la

empresa a todos los colaboradores que trabajen en ella se les debe

proporcionar información o capacitación referente a los temas de calidad,

prevención de riesgos y respeto al medio ambiente considerando su nivel de

educación, habilidades, actividades y responsabilidades de su trabajo frente al

sistema.

Difusion O Comunicación: Para el buen desarrollo del sistema la empresa

debe proporcionar continuamente información sobre medio ambiente, calidad y

seguridad mediante el establecimiento y mantención de un procedimiento para

documentar recibir y responder la comunicación correspondiente de las partes

interesadas, sean tanto internas como externas.

Las principales características de un sistema eficaz de comunicación interno

son:

Comunicación vertical: mediante la cual se transmite la información

rápidamente desde los altos mandos hasta el personal operativo.

Comunicación horizontal: la información al mismo nivel departamental debe

llegar a todos los integrantes.

Comunicación global: debe llegar a todos los usuarios del sistema.

Comunicación específica: cada usuario se le entrega sólo la información que le

incumbe, no otro tipo de información que no es requerida para el desarrollo de

su trabajo.

Control Operacional: Luego de haber establecido los requisitos de las

normas, la empresa debe identificar las actividades y operaciones que

requieren aplicar medidas de control; por esta razón el control operacional se

relaciona al documentar adecuadamente porque y como se llevan a cabo las

tareas de administración del sistema, será necesario que los controles tomen la

forma de procedimientos documentados, considerando lo siguiente:

1. Requerimientos legales identificados

2. Política, objetivos, metas y programas del SIG

3. Identificación de necesidades de los clientes

Auditoría Interna

De acuerdo a las normas del sistema, la empresa debe garantizar que el

sistema está sujeto a auditorías internas a intervalos planificados para

determinar si el sistema de gestión:

a) Es conforme con las disposiciones planificadas en todas las normas.

b) Se ha implementado y se mantiene de forma eficaz.

Se debe establecer un procedimiento documentados para definir las

responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías,

establecer los registros e informar de los resultados. (ISO-9001, 2008).(ISO-

14001, 2004).

Auditoría Interna

El propósito primordial de la auditoría es evaluar la conformidad con las

normas, el progreso de los planes para lograr la conformidad y el progreso del

desarrollo y extensión de la administración del sistema

Revisión por la Dirección

La alta dirección debe revisar el sistema de gestión a periodos planificados con

el fin de garantizar la conveniencia, adecuación y eficacia. Dichas

observaciones deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la

necesidad de realizar cambios en el sistema de gestión.

Las revisiones de la Dirección son clave fundamental para el mejoramiento

continuo, garantizando que el SIG podrá continuar satisfaciendo las

necesidades de la empresa en el tiempo. Será conveniente que la revisión se

realice anualmente o posterior a una auditoría interna, con el objeto de

asegurar su efectividad e idoneidad, y enmendar cualquier deficiencia.

Los resultados de la revisión por la dirección deben estar correctamente

documentados. (OHSAS-18001, 2007)

Seguimiento y medición

Al realizar la planeación se establecieron los objetivos que definen los

resultados esperados del proceso en cuanto a calidad, seguridad y desempeño

ambiental. Con ello será factible evaluar si el proceso está cumpliendo los

objetivos, además es necesario determinar cómo realizar el seguimiento del

cumplimiento de los controles operacionales, requisitos legales aplicados al

proceso.

Existen varios métodos para efectuar el seguimiento y medición de los

procesos, entre ellos.

Indicadores de Gestión

Los indicadores de gestión son razones matemáticas que permiten la

evaluación cuantitativa del resultado del objetivo del proceso que incluyen

diferentes características de una gestión integral. Los indicadores constan de

los siguientes elementos:

Variable a medir: característica o parámetro a controlar que se desprende del

objetivo del sistema de gestión.

Unidad de medición: sistema en el que se expresan los resultados de la

Medición

Procedimiento de cálculo: razón matemática para determinar el resultado del

Indicador

Meta: hace referencia al valor que se aspira alcanzar en un plazo de tiempo

Establecido

Límite de control: es importante definir el valor máximo o mínimo para la

variable que establezca criterios para el control de desviaciones y situaciones

anómalas.

Frecuencia: período de tiempo definido para calcular el indicador y analizar

sus resultados.

Listas de verificación

Son una serie de preguntas sencillas para que un evaluador pueda establecer

si un control o requisito se está implementando adecuadamente y de forma

rutinaria, estas verificaciones pueden hacerse con diferente frecuencia según el

tema a evaluar, son muy importantes para un sistema de gestión en la

evaluación de requisitos legales y en el control de las aplicaciones de los

controles operacionales tanto de la gestión ambiental como de salud

ocupacional y de seguridad. Su frecuencia debe tener en cuenta actividades

rutinarias y no rutinarias, controles exigidos por la ley y capacidad de la

organización para la aplicación.

Revisiones

Son observaciones formales por parte del líder para hacer un seguimiento del

proceso, y determinar la eficacia, adecuación y conveniencia del proceso. Se

efectúan de manera similar a una revisión por la dirección, pero limitando el

alcance al proceso y teniendo en cuenta temas como: indicadores, adecuación

de procedimientos y documentación, cambios en la legislación, análisis de

problemas, mejoras y la conveniencia del proceso para ajustarse a la estrategia

de la empresa

Revisión por la dirección

El sistema integrado de gestión se basa en el principio de planificación,

actuación y revisión, por tanto las tres fases son de fundamental importancia

dentro del sistema.

La revisión es una de las principales responsabilidades de la dirección y se

realiza para asegurar que el sistema:

La revisión puede realizarse para una o varias partes de la empresa, siendo

más habituales y recomendables para cuando se trata de una parte de la

empresa en concreto; ya que una reunión será más eficaz mientras posea

contenidos claros y precisos.

Para la revisión se puede optar por varias opciones dependiendo del grado de

Integración que deseemos aplicar al proceso. Las ventajas se aprecian en la

siguiente tabla:

La información que es utilizada para la revisión por la dirección es obtenida de

las auditorías tanto internas como externas, en ellas se muestra el

funcionamiento del sistema y los procesos de seguimiento y medición, que

generan los resultados del SIG.

La revisión debe tener en cuenta a más de los resultados frente a las normas y

el comportamiento corporativo de la empresa, otros factores externos que

indican la situación del entorno.

Como resultado de la revisión se obtendrá una planificación nueva en función

de los aspectos analizados con el fin de lograr el cumplimiento de la política y

objetivos del sistema considerando aspectos como:

Innovaciones para la mejora

Asignación de nuevas responsabilidades

Planes de auditoría

Estudio de informes

Cambios en productos y servicios

Redistribución de recursos

Mejora continúa del SIG

Mejorar significa cambiar la forma de ver y producir la calidad, el medio

ambiente y la seguridad, dejar de controlar para empezar a diseñar y producir,

optimizar los recursos y trabajar con seguridad en las áreas y su entorno.

Las razones para la mejora continua son las siguientes:

Los clientes son cada día más exigentes y encuentran en el mercado diferentes

propuestas para escoger.

La organización tiene cada día mayor responsabilidad hacia las partes

interesadas y su desempeño debe ser satisfactorio para ellas.

El cambio permanente en el entorno hace que la empresa deba tener mayor

capacidad de transformarse y adaptarse a las nuevas condiciones.

Las ventajas competitivas son cada vez menos sostenibles en el tiempo.

Proceso de Mejora Continua

En base a la norma ISO 9004, la mejora continua debería tomarse como un

objetivo estratégico donde las acciones de mejora se presentan en dos niveles;

los proyectos de avance significativo y la mejora continua escalonada, pueden

ser de tipo correctivo, preventivo o de mejora lo que determina a qué nivel

pertenecen los siguientes factores:

Proyectos de avance significativo: son acciones que involucran la decisión

de la gerencia y que se desarrollan como proyectos adelantados por equipos

multidisciplinarios, normalmente generan cambios significativos en el sistema y

los procesos

Mejora escalonada: son acciones que involucran la decisión del líder del

proceso y que se desarrollan al interior del proceso. No generan cambios

grandes en el sistema, pero si optimizan las actividades de los procesos Las

acciones típicas de una acción de mejora son:

1.-Determinación de fuentes y criterios de mejora

2.-Análisis de datos

3.- Descripción de la situación actual

4.- Análisis e identificación de causas

5.- Definición de soluciones (plan de acción)

6.- Evaluación de efectos

7.- Implementación y normalización

8.- Revisión de las acciones (evaluar eficacia)

Fuentes y criterios de mejora

Es necesario identificar las fuentes de información para el análisis de

necesidades, para establecer acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Las fuentes principales que sugiere la norma ISO 9004 son:

Gestión de riesgos

Satisfacción del cliente y partes interesadas

Desempeño de productos

Desempeño de los procesos con indicadores de eficiencia y eficacia

Desempeño de los proveedores

Costos de calidad y no calidad

Competitividad

Certificación

La certificación de acuerdo al Instituto Colombiano de Normas Técnicas

(Icontec) es:

El procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al

comprador asegura, por escrito, que un producto, un servicio o un proceso,

cumple con los requisitos especificados

Por lo cual, representa una herramienta ventajosa en las actividades

comerciales nacionales. Es un mecanismo irreemplazable para crear confianza

en las transacciones cliente-proveedor.

Con las certificaciones existen muchos beneficiarios como por ejemplo: los

gobiernos, las industrias y los consumidores.

La certificación integrada de un sistema de gestión es una forma de certificar

todos los sistemas de la empresa simultáneamente. Un sistema integrado pone

de relieve el compromiso de la empresa con el desarrollo sostenible en todos

los aspectos de sus actividades, certificando los sistemas se ahorrará tiempo

esfuerzo y dinero mientras incrementa la efectividad de su sistema.

6. PRESUPUESTO

CONCLUSIONES

Considerando que el plan de implementación del Sistema Integrado de Gestión actúa

como marco de referencia hacia un concepto nuevo del manejo empresarial, donde

interaccionan la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad ocupacional, se han

desarrollado las siguientes conclusiones:

Mediante el diagnóstico de la situación inicial de la empresa se establece el porcentaje

de cumplimiento frente a cada una de las normas, tomando como base de partida el

sistema de calidad que posee la planta y configurándolo de acuerdo a los requisitos de

la norma ISO 9001 para posterior a ello integrarlo con la norma ISO 14001 y OHSAS

18001.

En el análisis para la implementación del sistema se utiliza el ciclo de trabajo enfocado

en Planificar, Hacer, Verificar y Actuar en todas las actividades y procesos para el

cumplimento de los objetivos; por medio de la aplicación de las normas ISO

9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, se asegura una implementación

estandarizada que permite mejorar el nivel de eficiencia interna y externa del sistema.

El plan de trabajo para la implementación, proporciona las condiciones para la

adecuación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado comprometiendo a la

Alta Dirección de la empresa a realizar revisiones periódicas del sistema, apoyando el

proceso de mejora continua, asignando los recursos necesarios y designando un

equipo responsable del SIG que posea el empoderamiento y liderazgo para cumplir

con las metas y objetivos planteados.

El cronograma de implementación se ha desarrollado para cada sistema

independientemente pudiendo hacerlo por etapas o simultáneamente, esto será una

decisión de la alta dirección en base a la disponibilidad de recursos materiales,

humanos y financieros.