Skráning í Gegni- Kynning -

Nóvember 2004Harpa Rós Jónsdóttir,

kerfisbókasafnsfræðingur

Yfirlit kynningar

• Markmið námskeiðsins

• Gegnir – samskrá

• Gæðaeftirlit – Skráningarheimildir – Skráningaráð

• Vanda

• Uppbygging kerfisins

• Skráning, indexar og leitir

• Leit í leitar- og skráningarþætti

• Prentun

• Keyrsluumhverfi / prófunarumhverfi

Markmið námskeiðsins

• Að kenna vinnubrögð í skráningarþætti Gegnis

• Að kynna MARC 21 bókfræðistaðalinn

• Að kynna íslensk frávik frá notkun MARC 21

Gegnir - samskrá

• Gegnir er samskrá um eitt hundrað íslenskra bókasafna, aðgengileg á slóðinni gegnir.is

• Gegnir var opnaður með gögnum um 10 háskóla- og sérfræðisafna í maí 2003

• Í apríl 2004 bættust við gögn um 80 fyrrum Fengssafna (flest almennings- eða skólasöfn)

• Á haustmánuðum 2004 var unnið að því að sameina færslur fyrir efni sem var tvískráð

• Nokkur söfn hafa farið þá leið að yfirfæra ekki færslur, heldur eintakatengja

Gæðaeftirlit

• Grundvöllur samskrár er öguð vinnubrögð og samvinna aðildarsafna

• Við skráningu efnis í Gegni er stuðst við:

•MARC 21 (USMARC) bókfræðistaðalinn

•Anglo-American skráningarreglur (AACR2)

• Bókfræðifærslur í kerfinu eru sameign aðildarsafna

• Allir notendur með skráningarheimild geta frumskráð íslenskt efni en Landsbókasafn Íslands ber ábyrgð á endanlegri skráningu þess

Skráningarheimildir

• Skráningarheimild í Gegni er bundin við einstaklinga

• Aðeins þeir bókasafnsfræðingar sem hafa sótt námskeið í skráningarþætti Gegnis hjá Landskerfi bókasafna fá skráningarheimild

• Áður en bóksafnsfræðingar koma á námskeið í skráningarþætti Gegnis hjá Landskerfi bókasafna er ætlast til að þeir hafi kynnt sér MARC 21 staðalinn

Skráningarráð

• Skráningarráði Gegnis er ætlað að móta stefnu um samskrá, skera úr um ágreining varðandi skráningu og skráningarheimildir í Gegni og leggja línur um notkun efnisorða

• Markmiðið með starfsemi skráningarráðs er að stuðla að því að gögnin í kerfinu séu vönduð og þurfa allir sem skrá bókfræðilegar upplýsingar í kerfið að fara að reglum ráðsins eins og fram kemur í þjónustusamningum

• Eftirfarandi bókasafnsfræðingar, tilnefndir af stjórn notendafélagsins Aleflis, eiga sæti í skráningarráði: Auður Gestsdóttir, Guðný Ragnarsdóttir, Hulda Ásgrímsdóttir, Þóra Sigurbjörnsdóttir og Þórdís T. Þórarinsdóttir

Vanda

• Póstlistinn Vanda er ætlaður til umræðna um skráningu í Gegni, þ.e.a.s. um allt sem varðar skráningarreglur, efnisorð, skráningarheimildir og vafamál, venjur og vinnubrögð á sviði skráningar

• Skrásetjarar eru skyldugir til að vera á Vöndu. Æskilegt er að aðrir starfsmenn bókasafna, sem annast tengingu efnis, skrái sig á listann

• Til að skrá sig á Vöndu skal fara inn á vefinn landskerfi.is og velja Póstlistar

Uppbygging kerfisins

Nafnmyndaskrá Bókfræðigrunnur

Forðafærsla

Stjórnunareiningar

Safn Safn Safn

Eintök Eintök Eintök EintökEintökEintök

Uppbygging kerfisins

• Bókfræðigrunnurinn (ICE01) inniheldur bókfræðifærslur sem eru lýsing á tilteknu verki, eins og titli, ábyrgðaraðild, útgáfu og innihaldi

• Nafnmyndaskrá (ICE10) er til stuðnings við bókfræðigrunninn og á að tryggja samræmi í skráningu, þ.e. að ekki séu notaðar fleiri en ein nafnmynd. Einnig auðveldar hún breytingar

• Forðafærsla (ICE6X) er yfirlit eða eins konar samantekt á eintakafærslum og ætlað að segja til um staðsetningu eintaka. Mest notað fyrir tímarit

Uppbygging kerfisins

• Öllum aðildarsöfnum kerfisins er skipt upp í stjórnunareiningar. Stjórnunareiningar skipta fyrst og fremst máli varðandi samvinnu um útlán milli safna en snerta ekki skráningu eða leitir í kerfinu

• Eintök eru tengd við bókfræðifærsluna og segja þannig til um eign safna fyrir tiltekið efni

Skráning og leitir

Höfundur – whoTitill – wtiEfni – wsu

• Bókfræðifærslan er lýsing á tilteknu verki.

• Valin svið úr færslunni eru send í indexa og verða þar með leitarbær

Bókfræðifærsla

Indexar Leitarbær svið

Skráningarþáttur

• Að opna skráningarþátt

• Sjálfgefinn gagnagrunnur í skráningarþætti er ICE01 sem er bókfræðileg samskrá Gegnis

Start > Programs > Aleph 500 > Cataloging

Skráningarþáttur

Kerfisstikan

Titilstikan

Fellivalmyndir

Tækjastikan

Tenging við miðlara Tenging við gagnagrunn Innskráður notandi

Innskráður notandi Tungumál viðmóts Tenging við gagnagrunn

Tækjastikan

Hætta Check record Flettileit Leit Skoða færslu í leitarþætti Opna færslu í tímaritaþætti Opna færslu í aðfangaþætti

Opna færslusnið Opna færslu á eigin tölvu Vista færslu á eigin tölvu Sækja færslu á miðlara Vista færslu á miðlara og eigin tölvu Opna færslu í eintakaþætti

Vinnuferlið við skráningu - þættir sem nota þarf

Nýskrá færslu í skráningar- eða

aðfangaþætti

Hugsanlegar viðbætur á færsluí skráningarþætti

Tengja eintakið í eintakaþætti

Er færslan til? Já

Er færslan til? Nei

Leita að færslu í leitar- eða

skráningarþætti

Leit í leitarþætti- Ýta færslu í skráningarþátt Aðferð 1

• Framkvæma leit í leitarþætti

• Veljið (uppljóma) bókfræðifærsluna og setjið hana á Leiðsögukortið

• Veljið Skráning BIB og þar með er færslunni “ýtt” úr leitarþætti yfir í skráningarþátt

Leit í leitarþætti- Ýta færslu í skráningarþáttAðferð 2

• Framkvæma leit í leitarþætti

• Veljið (uppljóma) bókfræðifærsluna og veljið hnappinn fyrir skráningarþáttinn á tækjastiku leitarþáttar

• Til að velja margar færslur úr lista skal halda niðri Shift hnappinum

Leit/Flettileit í skráningarþætti

• Leit í einu leitarsviði eða fleiri samtímis

• Flettileit í stafrófsröðuðum skrám. Leitað er að tilteknum leitarstreng sem orði eða orðasambandi

Leit/Flettileit í skráningarþætti

• Velja: Birtir færsluna á marksniði

• Veljið hnappinn Opna færslu í eintakaþætti á tækjastiku til að sjá eintakaeign

Færsla í marksniði

• Öll nýskráning og breytingar eru gerðar í marksniði færslunnar

Að skoða færslu í marksniði

Til að fara upp um eina línu Örvahnappur lyklaborðsins

Til að fara niður um eina línu Örvahnappur lyklaborðsins

Til að fara einn reit til hægri Örvahnappur lyklaborðsins

Til að fara einn reit til vinstri Örvahnappur lyklaborðsins

Til að hoppa milli sviða /deilisviða Tab

Til að fara efst í gluggann Page Up

Til að fara neðst í gluggann Page Down

Til að fara fremst í færslu Ctrl+Home

Til að fara aftast í færslu Ctrl+End

Opna form (form- og kóðasvið) Ctrl+F

Að vista færslu

• Til þess að færsla skili sér í gagnagrunninn þarf að vista hana á miðlara að nýskráningu/uppfærslu lokinni (File Save on server and local drive)

• Mögulegt er að vista færslu á eigin tölvu þannig að skrásetjari geti verið að vinna í færslu án þess að aðrir geti séð hana (File Save on local drive)

Að prenta færslu

• File Print (Ctrl+P)

Færslan verður að vera opin í marksniði svo hægt sé að velja útprentun

• Regular sendir beiðni um útprentun á færslu beint á prentara

• Aleph Format opnar færsluna fyrst í Notepad

Hjálp

• Hægt er að kalla fram skýringartexta fyrir valið svið með því að velja Edit Help on field úr fellivalmynd eða F2 hnapp lyklaborðsins

Hjálpartexti

Veiða færslur

• Í Gegni er hægt að sækja færslur úr öðrum gagnagrunnum eins og OCLC

• Söfn sem hyggjast notfæra sér OCLC þurfa að gera samning þess efnis við Landskerfi bókasafna

• Sjá nánar leiðbeiningar um að veiða færslur úr OCLC á Þjónustuvef landskerfi.is

Nokkrar lyklaborðsaðgerðirAfturkalla aðgerð Ctrl + Z

Endurtaka aðgerð Ctrl + Y

Útprentun Ctrl+P

Klippa Ctrl+X

Afrita Ctrl+C

Afrita deilisvið Ctrl+S

Afrita svið Ctrl+T

Afrita færslu Ctrl+D

Líma Ctrl+V

Líma deilisvið Alt+S

Líma svið Alt+T

Líma færslu Alt+D

Eyða deilisviði Ctrl+F7

Eyða sviði Ctrl+F5

Eyða færslu Ctrl+R

Nokkrar lyklaborðsaðgerðirOpna færslusnið Ctrl+A

Hjálp fyrir tiltekið svið F2

Bæta sviði völdu af lista í færslu F5

Bæta sviði í færslu F6

Bæta inn deilisviði F7

Check field Ctrl+W

Check record Ctrl+U

Sort record Ctrl+M

Til að eyða vísi Slá á bilstöng

Athugið! Upphleyptur hnappur jafngildir Enter aðgerð lyklaborðsins

Keyrsluumhverfi og prófunarumhverfi

• Keyrsluumhverfi

Starfsmannaaðgangur lb.gegnir.isVefurinn gegnir.is

• Prófunarumhverfi

Öll kennsla fer fram og starfsmenn geta æft sig án þess að eiga hættu á að skemma gögnin

Starfsmannaaðgangur lbtest.gegnir.isVefurinn wwwtest.gegnir.is

Keyrsluumhverfi og prófunarumhverfi

• Aleph administration

• Fellivalmynd Configuration Libraries manager Velja Libraries flipan

• Setja inn lb.gegnir.is eða lbtest.gegnir.is í HostName.

• Haka við Apply to all, velja Apply hnappinn og Close. Endurræsa kerfið svo breytingar taki gildi