57

BAB IVHASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

I. PT. Yudhaguna SaritirtaA. Sejarah Singkat PerusahaanStasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) PT. Yudhaguna Saritirta. Didirikan berdasarkan suatu persetujuan dari PERTAMINA mengenai pembangunan dan pengelolaan SPPBE di Makassar No221/fO00192 - 53 tanggal 23 Februari 1992 dan persetujuan lokasi oleh Pertamina Np. 644lF0100/93-53 tanggal 25 November 1992, SPPBE PT. Yudhaguna Saritirta dibangun di kawasan industri Kima KV T3B di Kawasan Industri Makassar (PT. Kima Makassar).SPPBE ini sendiri berbentuk PT dengan status cabang yang berPERTAMINA di Jakarta dengan surat keputusan Menteri kehakiman RI No. c2-s134.HT01.01 Th '91 pada tanggal 25 september 1991 oleh notaris Sinta Susikto, SH. Dengan akte cabang No. 187 tanggal 23 Mei 1992 oleh Notaris SitskeLimowan SH.Sejak tanggal 23 mei 1992 perusahaan induk Jakarta mendirikan banyak cabang di kota-kota lain. Sebagaimana penempatan kantor cabang di Makassar yang ditetapkan oleh Direksi dengan persetujuan dewan komisaris.Adapun maksud dan tujuan berdirinya perusahaan pengelola, Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) PT. Yudhaguna Saritirta Makassar yaitu :

1. Menjalankan perdagangan umum termasuk import dan ekspor, perdagangan intucular, interlokal dan lokal sebagai grosir, suplier dan distributor2. Menjadi agen dari perusahaan-perusahaan lain baik dalam maupun luar negeri.3. Menjalankan perusahaan percetakan, berdagang alat-alat serta mesin-mesin percetakan dan mengerjakan segala sesuatu yang berhubungan dengan percetakan.4. Memberi jasa dalam segala bidang kecuali mengenai pajak dan hukum.5. Menjalankan perusahaan pembangunan kontraktor meliputi arsitektur, pemasangan instalasi air/listrik, dan AC6. Berusaha dalam bidang angkutan darat7. Berusaha dalam bidang kehutanan8. Berusaha dalam bidang tanah dan perkayuan9. Berusaha dalam bidang perbengkelan10. Berusaha dalam bidang perkebunan, pertanian dan peternakan.B. Struktur OrganisasiStruktur Organisasi SPPBE PT. Yudhaguna Saritirta Makassar berbentuk staf dan line yang mana hubungannya antara bagian yang satu dengan yang lainnya masing-masing mempunyai wewenang dan tanggung jawab menjalankan tugasnya.

DIREKTURPerusahaan ini mempunyai sejumlah personil yang menempati posisi sebagai berikut :

GENERAL MANAGER

MANAGER PLANMANAGER ADM & KEU

Kaur AdmKaur KeusatpamKaur PersonaliaKaur Log/TranspKaur Produksi

administrasipembukuanOB/KurirsopirStock kontroloperatormaintenance

kenekBongkar /muatGambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Yudhaguna Saritirta1. Direktur2. General Manager3. Manager Plant4. Manager Administrasi5. Kaur Produksi6. Kaur Logistik dan Transportasi7. Kaur Administrasi8. Kaur Keuangan9. Kaur Personalia10. Satpam11. Operator12. Maintenance Uraian Tugas Dan Tanggung JawabSehubungan dengan stuktur organisasi perusahaan ini maka pimpinan Selaku General Manager dapat menjalankan tugas untuk operasional perusahaan dengan menggunakan konsep dari tiap-tiap bagian dan melaksanakan sesuai dengan bidang wewenang tanpa melepaskan kebijaksanaan umum yang telah telah digariskan dari perusahaan. Pelaksanaan kegiatan dalam perusahaan industri pada Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) PT. Yudhaguna Saritirta Makassar yakni sebagai berikut:1. DirekurMerupakan pimpinan unit pengisian dan pengangkutan gas elpiji dan bertanggungjawab atas jalannya perusahaan secara baik dan menguntungkan.2. General Manager Persyaratan :Minimum Sarjana Muda dengan pengalaman 10 tahun, mempunyai pengetahuan manajemen dan keuangan yang luas, dan dapat bekerjasama dan menjalankan hubungan baik dengan pihak lain. Fungsi :Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan operasional Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (sppBE) Makassar. Tugas dan Tanggungjawab :a. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan operasi Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) Makassar untuk menunjang tercapainya operasi yang lancar, efisien, menguntungkan dan memuaskan.b. Bertanggungiawab atas tercapainya tingkat produksi yang maksimal dan aman, serta pelayanan yang cepat dan memuaskan.c. Bertanggungjawab atas pengelolaan keuangan Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) meliputi pengaturan biaya produksi dan overhead, pembayaran ke Pertamina dan pihak-pihak lain sesuai dengan prosedur perusahaan.d. Menetapkan kebijaksanaan kepegawaian yang dapat menciptakan Suasana kerja yang mendukung tercapainya tingkat produltifitas dan efisiensi yang tinggi serta menjunjug tinggi norma-noilna keselamatan kerja kejujuran dan kedisiplinan.e. Bertanggungiawab atas pengadaan spare parts dan peralatan lainnya yang diperlukan untuk menghindarkan terhentinya produksi.f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibebankan kepadanya.3. Manager PlantFungsi:Mengatur dan mengkoordinasi kegiatan operasi Stasiun pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) untuk mencapai produksi yang efisien, handal dan dapat memberikan pelayanan yang cepat dan memuaskan.Tugas dan Tanggungjawab :a. Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh operasi pabrik, sehingga Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) dapat beropersi secara maksimal, handal, aman, efektif dan efisien serta mampu memberikan pelayanan yang cepat, terpercaya dan memuaskan.b. Menyusun / menetapkan sistem dan prosedur operasi yang lebih baik untuk meningkatkan produktifitas pekerja, kapasitas produksi dan kehandalan peralatan serta meningkatkan pelayanan.c. Membuat rencana optimasi untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan rehabilitas perusahaan.d. Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada bawahan untuk meningkatkan kualitas kerja, kedisiplinan dan kesadaran terhadap kesehatan dan keselamatan kerja.e. Menyusun anggaran biaya operasional stasiun pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) untuk disetujui oleh General Manager.f. Menjaga hubungan baik dengan Pertamina, dealer, instansi pemerintah dan pihak-pihak lain demi lancarnya operasi dan citra baik bagi Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE).4. Manager Administrasi dan KeuanganFungsi :Mengkoordinasi kegiatan administrasi umum, penjualan, pegawai keuangan dan keadaan untuk mendukung tercapainya operasi Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) yang efektif dan efisien, memberikan pelayanan yang memuaskan, serta meningkatkan penjualan. Tugas dan Tanggung Jawab :a. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi umum, penjualan, kepegawaian, keuangan, dan keamanan untuk mendukung tercapainya operasi Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) yang efisien, handal, dan menguntungkan serta memberikan pelayanan yang memuaskan semua pihak.b. Menyusun prosedur dan membuat penyempurnaan administrasi umum dan keuangan untuk menciptakan tertib administrasi dan keuangan.c. Mengupayakan peningkatan kualitas tenaga kerja melalui pembinaan, training, up grading, pengarahan, serta penyediaan literatur.d. Menyusun dan membuat evaluasi pengaturan kepegawaian yang dapat mendukung tercapainya produktifitas dan efisiensi yang tinggi, menjunjung norma keselamatan kerja kejujuran dan kedisiplinan. e. Menyusun evaluasi kerja secara berkala.f. Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) meliputi pengaturan biaya produksi, over head, pembayaran pegawai penyetoran pendapatan stasiun pengisian dan pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) kePERTAMINA pembayaran ke PERTAMINA dan pihak- pihak lain sesuai dengan prosedur Perusahaang. Menyusun anggaran umum dan over head untuk diajukan dan diperiksa oleh kepala cabang.h. Menjaga hubungan baik dengan PERTAMINA dealer instansi pemerintah, dan pihak-pihak lain demi kelancaran operasi dan citra baik Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE).

5. Kepala Produksi dan MaintenanceFungsi:Memimpin dan mengkoordinasi kegiatan produksi yang maksimal dan pemeliharaan dapat memberikan pelayanan yang maksimal, aman, efisien, dan dapat memberikan pelayanan yang memuaskan. Tugas dan tanggung jawab : a. Mengatur jadwal dan rencana produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tingkat produksi yang maksimal aman dan efisien dan dapat memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya serta menguntungkan bagi perusahaan.b. Menjaga agar seluruh peralatan produksi selalu dalam keadaan siap beroperasi, melalui penerapan sistem pemeliharaan yang baik dan tepat.c. Bertanggung jawab atas kehandalan dan keselamatan operasi pabrik.d. Memberikan bimbingan atau pengarahan kepada bawahan untuk meningkatkan kualitas kerja, kedisiplinan, dan kesadaran terhadap kesehatan dan keselamatan kerja.e. Memberikan teguran / peringatan kepada bawahan yang lalai atau melanggar tata tertib perusahaan.f. Membantu menyusun sistem prosedur dan pemelihaaraan untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan.

6. Kepala Logistik dan Transportasi Fungsi :Mengatur jumlah stock elpiji yang optimum dan spare part peralatan yang mendukung operasi yang maksimal dan efisien. Tugas dan tanggung jawab :a. Mengatur dan memeriksa jumlah persediaan elpijib. Mengatur mengadakan dan persediaan spare part, seal cap dan barang-barang yang menunjang operasi pabrik lainnya.c. Mengatur jadwal tangki transport untuk pengambilan elpiji dari pertamina.d. Menyusun jadwal pemeliharaan tangki transport, sehingga selalu dalam keadaan layak baik dan siap beroperasi.e. Bertanggung jawab atas surat-surat atas perjanjian tangki transport.f. Menyiapkan laporan harian atas stock elpiji dan seal untuk diserahkan Kepada Plant Manager.g. Melaksanakantugas lain yang dibebankan atasan kepadanya.7. Kepala Administrasi Fungsi :Mengatur kegiatan administrasi pabrik yang meliputi administrasi umum, administrasi penjualan dan kepegawaian.

Tugas dan tanggung jawab:a. Menyiapkan / mengatur pesanan / pembelian elpiji kepada pertamina;b. Mengawasi penyiapan pembuatan nota penjualan berdasarkan pesanan dan pemeriksaan atau pencatatan atas pencairan nota penjualan serta menyiapkan rekor penjualan baik berupa tabel atau berupa grafik;c. Bertanggung jawab atas penyiapan laporan-laporan seperti laporan harian, mingguan/bulanan kepada Pertamina dan kepada PERTAMINA;d. Mengawasi dan mengatur administrasi umum, seperti penyelenggataan surat menyurat, dokumentasi, perijinan dan kegiatan administrasi umum lainnya;e. Menyusun anggaran administrasi I keperluan kantor untuk diajukan ke Manager Administrasi dan Keuangan;f. Mengatur penyediaan alat tulis kantor dan semua peralatan kantor;g. Menyusun evaluasi kerja secara berkala.8. Kepala Keuangan Fungsi:Mengatur keuangan Stasiun Pengisian dan Pengangkutan BuikElpiji (SPPBE) yang meliputi hasil penjualan, biaya operasi, overhead dan biaya lain-lain serta perpajakan. Tugas dan tanggung jawab:a. Bertanggung jawab atas pembukuan dan penyetoran ke bank, hasil penjualan elpiji;b. Bertanggung jawab atas pengeluaran dan pembukuan, biaya operasi, biaya overhead dan lain-lain;c. Mengatur penyetoran/pembayaran ke Pertamina;d. Mengatur penyimpanan dan pembayaran pajak dan kewajiban-kewajiban lain kepada pemerintah;e. Menyiapkan laporan keuangan secara berkala;f. Melaksanakan tugas lain yang dibebankan kepadanya.9. Kepala Personalia Security Fungsi :Mengkoordinir tugas pengiriman Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) beserta seluruh barang/peralatan yang berada didalamnya serta melakukan pembinaan personalia. Tugas dan tanggung jawab:a. Melakukan pembinaan, penilaian dan evaluasi kerja karyawan;b. Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan dan menghindarkan diri ketidak tentraman kerja;c. Membina hubungan baik dengan instansi pemerintah, seperti Kepolisian, Depnaker, Pemda dan instansi-instansi terkait;d. Mengatur administrasi kepegawaian seperti pencatatan absen, rekor personalia, peraturan kepegawaian, evaluasi personalia dan lain-lain;e. Mengkoordinir tugas pengamanan selama 24 jam penuh untuk menangkal atau mencegah terjadinya gangguan keamanan;f. Mengafur pembagian tugas dan waktu tugas dan satuan keamanan;g. Membina kualitas satuan pengamanan untuk menjadi petugas yang disiplin, waspada dan menjunjung tinggi kejujuran;h. Membantu menunjang kelancaran operasi Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE).10. Satpam Tugas dan tanggung jawab:a. Bertanggung jawab aks pengamanan selama 24 jam penuh secara bergantian untuk menangkal/mencegah terjadinya gangguan keamanan;b. Mengatur/memeriksa menghindarkan masuknya barang-barang yang berbahaya seperti korek api.c. Mengatur kendaraan/truk dealer yang akan melakukan pengisian dan memeriksa apakah kendaraan tersebut memenuhi persyaratan dan memakai penutup atau saringan knalpot;d. Memeriksa dan bertanggung jawab atas jumlah botol dan dealer yang melahirkan pengisian baik pada waktu masuk maupun keluar meninggalkan area Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE).11. MaintenanceFungsi :Menjaga agar mesin/peralatan-penlatan produksi serta peralatan penunjang selalu dalam keadaan siap operasi. Tugas dan tanggung jawab :a. Melaksanakan pemeliharaan rutin atas semua peralatan operasi sebagai upaya untuk mencegah terjadinya kerusakan peralatan;b. Membantu menyiapkan operasi mesin-mesin setiap hari, seperti menghidupkan panel, kompresor serta memeriksa atau mematikan pada saat produksi selesai;c. Mencatat/membuat rekor data atas semua peralatan, dan suku cadang yang diperlukan;d. Bertanggung jawab atas kesiapan/kehandalan seluruh peralatan produksi dan semua peralatan penunjang;e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibebankan kepadanya.12. Operator Fungsi :Melaksanakan produksi atau pengisian elpiji berdasarkan nota penjualan yang sah, secara efektif dan efesien serta memuaskan semua pihak. Tugas dan tanggung jawab:a. Menyiapkan operasi mesin-mesin produksi dan memastikan pada saat produksi selesai;b. Melaksanakan pengisian ke dalam tabung 12 kg maupun 50 kg yang diserahkan oleh dealer berdasarkan nota penjualan dengan prosedur yang telah ditetapkan;c. Bertanggung jawab atas terselenggaranya produksi secara maksimal, efektif, efisien dan aman;d. Bertanggung jawab atas pemberian pelayanan yang cepat dan memuaskan bagi pelanggan I dealer dan menguntungkan bagi perusahaan;e. Bertanggung jawab atas keselamatan /keutuhan mesin-mesin produksi dan seluruh peralatan / barang-barang yang berkaitan dengan operasi;f. Menjaga kebersihan tempat kerja dan keselamatan pabrik dengan senantiasa menjunjung tinggi norma kesehatan dan keselamatan kerja, disiplin, kejujuran dan keharmonisan kerja. Untuk pembagian standar jam kerja bagi karyawan SPPBE PT. Yudhaguna Saritirta yakni dapat di bedakan sebagai berikut : Standar jam kerja karyawan/staf kantor, pelaksanaannya yakni dari jam 08.00-16.00 (8 jam) . Standar jam kerja untuk para karyawan bagian produksi yakni di bagi dalam 2 (dua) shift yaitu :a. Untuk shift I yaitu dari jam 07.00-15.00 (8 jam )b. Untuk shift II yaitu dari jam 15.00 - 23.00 (8 jam )Dalam system kerja keamanan dapat dibagi dalam tiga tahap yakni:a. Pengamanan Umum Pengamanan umum ini dibagi dalam 5 (lima) tahapan yaitu:- Pengamanan inventanis- Pengamanan lokasi/area- Pengamanan dalam hal safety- Pengamanan administrasi- Pengamanan armada dealer beserta truknya.b. Pengamanan secara khusus Pengamanan ke BankGas elpiji merupakan suatu produk yang sangat dibutuhkan oleh para konsumen dewasa ini. Melihat potensi yang sangat besar bagi masyarakat Indonesia terhadap produk gas elpiji, maka tuntutan masyarakat terhadap produksi ini harus sejalan dengan pihak perusahaan, mengingat permintaan masyarakat terhadap produk tersebut semakin meningkat. Untuk menghindari persaingan yang ketat terhadap proses pemasaran atau penjualan produk gas elpiji maka pihak manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja lebih efektif lagi agar dapat mengatasi persaingan pemasaran terhadap produk tersebut.Berikut ini nama-nama sejumlah dealer yang mengisi pada PT. Yudhaguna Saritirta Makassar, diantaranya :1. PT. Antarikxa2. PT. Bunga Rilo3. PT. Desmita4. PT. Fajar Indah Jaya Kusuma5. PT. Harapan Mujur Mitra Niaga6. PT. Indogas 7. PT. Indomarco8. PT. Lompengeng9. PT. Petro Rama Jasa10. PT. Risqul11. PT. Tangkoko12. PT. Tunas Baru Ke 12 jumlah dealer di atas merupakan pelanggan utama pada PT. Yudhaguna Saritirta SPPBE Makassar. Dan pelanggan ini merupakan yang disahkan oleh pihak pemerintah yang dalam hal ini atas nama perusahaan Pertamina UPPDN VII Makassar, kepada PT. Yudhaguna Saritirta Makassar, dan dealer-dealer tersebut baru kemudian disebarkan kepada pihak konsumen.Pengenalan Elpiji sebagai persediaan bagi PT. Yudhaguna Elpiji adalah suatu merek dagang untuk LPG, yaitu Liquefied Petroleum Gases. Bahan bakar ini merupakan campuran dari berbagai Hydrocarbon dan butane dan propane sebagai hasil penyulingan minyak mentah dengan perbandingan 70:30, yang pada tekanan biasa (1 ATM) dan suhu kamar (28C) berbentuk gas dan dengan jalan menambah tekanan serta menurunkan suhunya maka akan berbentuk cair kandungan elpiji sebagian besar terdiri dari gas butana (C4H10) dan gas propanor (C3H8) sebagian kecil dari ethane, penthanwe. Bahan bakar ini dalam bentuk liquid (cair).Elpiji ini sendiri mempunyai tekanan uap (vapour pressure) 100 PSI berat jenis elpiji vapour adalah 2 x berat jenis udara, jadi berat gas elpiji adalah 2 x berat udara. Elpiji memiliki daya pemanas dan efisiensi pembakaran yang tinggi dengan daya pemanas 11.900 kcal/kg dan apparatus 60% elpiji adalah bahan bakar yang tidak berbau, maka dalam har pengamanan terhadap elpiji tersebut di berikan zat pembau (merchaptan) keuntungan dari elpiji ialah pembakarannya lebih sempurna, lebih bersih, dan mudah menyala.

Rincian penggunaan elpiji sebagai berikut :l. Rumah Tangga : kompor gas, water heater, hot plat, rice cooker dan lain-lain.2. Restoran, rumah sakit, laboratorium, pembengkelan, pengelasan, kendaran dan lain-lain.3. Industri : keramik, kaca, textil, perkapalan dan lain-lain.Menurut aturan yang ada, pihak SPPBE tidak diberi kewenangan untuk menyalurkan gas elpiji secara langsung ke pelanggan atau konsumen, sehingga pihak yang menyalurkan adalah perusahaan-perusahaan dialer/agen.2. PembahasanA. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang DaganganManajemen PT. Yudhaguna Saritirta menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagangan itu sangat penting. Lingkungan pengendalian persediaan pada PT. Yudhaguna Saritirta akan di analisa berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.1. Falsafah dan Gaya Manajemen OperasiFalsafah manajemen yang diterapkan PT. Yudhaguna Saritirta dalam menerapkan transaksi pencairan produk sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan pelanggan, dengan menekankan ke semua karyawan untuk bertindak/bersikap jujur kepada agen dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Kondisi ini sangat penting karena PT. Yudhaguna Saritirta merupakan perusahaan Penyaluran dan pendistribusian Bulk Elpiji (SPBBE) sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para agen yang merupakan para pelanggannya.Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benar dan wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan penyaluran/pencairan stock (gas elpiji), baik laporan penerimaan stock, laporan penyaluran stock dan laporan lainnya. Dalam hal ini laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta sudah didukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup, sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Hal ini dinilai sudah cukup memadai oleh penulis karena pengendalian tersebut sudah sejalan dengan AICPA, yang menyatakan bahwa Lingkungan pengendalian itu harus memiliki Falsafah dan Gaya Operasi Manajemen, dimana falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakan oleh perusahaan, sedangkan Gaya operasi manajemen sendiri mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilakukan. 2. Struktur OrganisasiStruktur organisasi perusahaan ini telah dirancang dan disusun dengan baik, yaitu secara line yang terdiri dari beberapa fungsi, dimana fungsi tersebut telah diberikan tugas sesuai dengan fungsi dan wewenangnya masing-masing. Seperti: fungsi keuangan, fungsi administrasi, dan fungsi logistik. Dalam pendapat lain mengatakan bahwa Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi, baik berupa garis atau arus komunikasi dalam organisasi. Oleh karena itu penulis menilai bahwa struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan ini sudah memadai karena telah sesuai dengan AICPA.3. Komite AuditPenulis tidak banyak memperoleh informasi mengenai masalah audit, karena PT. Yudhaguna Saritirta tidak mempunyai dewan komisaris dan komite audit. Dewan komisaris dan komite audit perusahaan ini berkedudukan di kantor PERTAMINA, Jakarta. Namun kantor PERTAMINA akan mengirim tim audit untuk mengadakan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pengendalian intern persediaan dan pendistribusiannya dengan cara mengamati pelaksanaannya dan meminta laporan rutin dari pihak perusahaan. Menurut penulis hal ini belum memadai karena menurut AICPA perusahaan yang efektif membutuhkan komite audit untuk menilai aktivitas manajemen, baik mengenai laporan keuangan, struktur serta ketaatan terhadap peraturan undang-undang.4. Penetapan Wewenang dan tanggung JawabPenetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan sudah cukup baik dilakukan oleh perusahaan, kondisi ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap karyawan sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai fungsinya.Selain pemisahan fungsi, perusahaan juga telah menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pendelegasian wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan terbaik dari setiap karyawan. Menurut penulis hal ini sudah cukup memadai dan sesuai dengan AICPA, yang menyatakan bahwa disamping aspek komuikasi informal, metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab juga sama pentingnya, metode tersebut meliputi deskripsi tugas pegawai, kebijakan terkait, dan dokumen yang menggambarkan perilaku pegawai.5. Metode Pengendalian ManajemenMetode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Pengendalian Manajemen oleh perusahaan ini dilakukan dengan menggunakan pertimbangan terhadap perputaran persediaan, menurut penulis metode pengendalian manajemen yang diterapkan dalam perusahaan ini masih kurang memadai karena sebagian kebijakannya masih diputuskan oleh PERTAMINA. Pendapat lain mengatakan bahwa perusahaan harus mempunyai pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk memantau dan menyampaikan instruksi-instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada bawahan serta mengevaluasi hasilnya.6. Fungsi Audit InternUmumnya auditor internal di dalam suatu perusahaan mempunyai fungsi untuk memantau efektivitas kebijaksanaan serta prosedur akuntansi yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagangan. Secara teori, keberadaan auditor internal harus independen dalam segala hal dan tanggung jawab langsung kepada pimpinan perusahaan. Dalam hal ini, PT. Yudhaguna Saritirta tidak memiliki auditor internal, namun peranan dan fungsi auditor internal telah dirangkap oleh bagian keuangan dan kepala administrasi. Selain bertanggung jawab atas segala aktivitas yang berhubungan dengan keuangan dan administrasi perusahaan, kabag keuangan dan administrasi bertanggung jawab dalam mengawasi setiap transaksi yang terjadi di perusahaan, yang pada prakteknya pengendalian ini belum terlaksana secara menyeluruh, khususnya pada bagian-bagian lain, seperti bagian pemasaran dan logistik, karena adanya keterbatasan wewenang dari kepala bagian administrasi dan keuangan. Menurut penulis, fungsi auditor internal tidak bisa dirangkap oleh kepala bagian keuangan dan administrasi, karena hal ini tidak sesuai dengan prinsip pengendalian intern yang menyatakan bahwa untuk meningkatkan keefektifan pengendalian, perusahaan harus memiliki staf audit intern yang independen dari bagian operasi, yang akan melaporkan hasil pemantauannya kepada tingkat yang lebih tinggi, baik manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi.7. Praktek dan Kebijakan KaryawanKebijakan dan prosedur staf dan kepegawaian di perusahaan ini telah diterapkan cukup baik, hal ini memegang peranan yang penting bagi jalannya pengawasan karena karyawan merupakan komponen penting dalam pelaksanaan pengendalian intern perusahaan. Dalam penerimaan pegawai pada PT. Yudhaguna Saritirta ditangani oleh bagian umum, sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai dikelola oleh bagian administrasi. Adapun kebijakan perusahaan yaitu mengadakan pelatihan dan memberikan APD (alat pelindung diri) kepada karyawan secara cuma-cuma. Menurut penulis kondisi seperti ini sudah baik untuk membina kualitas karyawan yang jujur, terampil dan memiliki loyalitas terhadap perusahaan, serta telah sesuai dengan AICPA yang mengutamakan pentingnya sebuah perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang baik untuk memperoleh karyawan yang jujur dan kompeten.8. Pengaruh EksternDalam membuat kebijaksanaan atas pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Yudhaguna Saritirta juga memperhatikan pengaruh-pengaruh dari pihak eksternal. Pengaruh dari pihak eksternal dapat berupa peraturan PERTAMINA yang mengisinkan dibukanya SPPBE yang sejenis ditempat lain serta memindahkan agen, sehingga dalam hal ini manajemen perusahaan dituntut untuk lebih efektif lagi dan mengutamakan kepuasan pelanggan dalam mengatasi persaingan terhadap penyaluran produk kepada pelanggan, berdasarkan tingkat kepuasan pelanggan maka PERTAMINA akan mempertimbangkan agar tidak ada pemindahan agen dari SPPBE Yudhaguna Saritirta. Menurut penulis tindakan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan sudah cukup baik untuk menjaga kredibilitas perusahaan. Hal tersebut juga telah sejalan dengan AICPA yang mengupayakan perlunya meningkatkan kesadaran dan sikap manajemen operasi perusahaan, serta menetapkan kebijakan untuk menghadapi pengaruh ekstern.B. Penilaian Resiko PT. Yudhaguna Saritirta merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pengisian bulk elpiji, sehingga setiap hari perusahaan harus mengambil elpiji dari depot pengisian elpiji filling hall pertamina, berdasarkan tarik complete atau pesanan sehari sebelumnya.Untuk mengatasi resiko, perusahaan membuat kebijakan stok opname, kegiatan pencatatan ini dilakukan setiap saat dalam sehari untuk mengetahui jumlah penyaluran yang seharusnya dan jumlah persediaan yang ada, serta memeriksa kebenaran/kewajaran jumlah gas dan berat tabung yang telah diisi gas elpiji. Sehingga resiko kurangnya berat timbangan dapat diperkecil. Pencatatan stok ini dilakukan oleh bagian administrasi, serta beberapa petugas dari bagian filling hall dan logistik. Tim penghitung fisik ini tidak hanya memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga melihat apakah tabung yang digunakan sudah sesuai dengan SNI (Standar Nasional Indonesia)Menurut penulis penilaian resiko yang dilakukan manajemen agar informasi persediaan gas wajar dan tepat waktu sudah cukup baik, manajemen telah mengenal dan mempelajari resiko-resiko yang ada, serta membentuk aktivitas dalam menghadapi resiko tersebut. Dari segi teknologi informasi perusahaan ini telah menggunakan software dari PERTAMINA, sedangkan dari segi peraturan perusahaan menyesuaikan dengan peraturan pemerintah. Penerapan oleh perusahaan sudah sesuai dengan AICPA bahwa perusahaan harus melakukan penilaian resiko untuk mengidentifikasi, menganalisa dan mengelola resiko dan penyelewengan yang terjadi.C. Informasi dan KomunikasiSistem Informasi dan Komunikasi dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang dagangan dilakukan secara online dimana laporan-laporan tersebut langsung terhubung/terinput ke PERTAMINA. Adapun pencairan stok gas elpiji dilakukan setelah pihak perusahaan mendapat fax berupa Loading Order (LO) sebagai tanda bukti bahwa agen tersebut telah melakukan pembayaran pada PERTAMINA, hal ini dikarenakan pihak SPPBE Yudhaguna Saritirta tidak menjual dan menerima pembayaran tetapi hanya mendistribusikan dan menerima fee. Penjualan dan pembayaran tunai dilakukan oleh agen/pelanggan dengan cara melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum melakukan pengisian pada SPPBE Yudhaguna Saritirta. Adapun dokumen atau tanda bukti yang diterbitkan oleh pihak SPPBE yaitu :1. Loading Order (LO), yaitu kartu antrian untuk masing-masing agen sebelum masuk kewilayah filling hall.2. Faktur, yang terdiri dari 4 faktur yaitu : a. Faktur I untuk Pihak Pertamina b. Faktur II untuk Pihak Lain c. Faktur III untuk pihak Pelanggan d. Faktur IV untuk pihak Transportir3. Kuitansi, sebagai bukti lunas yang diberikan kepada para agen 4. Surat Titipan, yaitu jika agen ingin menitipkan tabungnyaBagian Administrasi Pencairan akan membuat laporan penerimaan stock, laporan pencairan produk, daftar pesanan, laporan harian dan bulanan yang diotorisasi dan serahkan kePERTAMINA. Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT. Yudhaguna Saritirta sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan gas elpiji yang melibatkan beberapa fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Menurut penulis informasi dan komunikasi yang diberikan oleh perusahaan sudah sesuai dengan AICPA karena informasi yang terjadi telah sah, diotorisasi dan telah dicatat. D. Aktivitas PengendalianAktivitas pengendalian persediaan barang pada PT. Yudhaguna Saritirta meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa kategori seperti diuraikan dibawah ini :1. Otorisasi transaksi Otorisasi atas transaksi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh seorang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut, misalnya : laporan stok pencairan diotorisasi oleh Kabag Administrasi. Menurut penulis, pemberian otorisasi atas transaksi dan aktivitas ini sudah cukup memadai dalam melaksanakan pengendalian intern persediaan gas elpiji.2. Pemisahan tugasPT. Yudhaguna Saritirta telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan barang. Satu diantaranya adalah pada kegiatan pencairan stok gas, dilihat bahwa ada pembagian tugas yang jelas yaitu : Menerima pesanan/Loading Order dari Pertamina, menyerahkan LO kepada agen untuk pengisian tabung, mencatat transaksi pencairan stok, menerbitkan faktur. Sedangkan pada bagian perhitungan fisik persediaan gas, ada pembagian tugas yaitu : Melaporkan jumlah persediaan gas di storage tank dan menghitung fisik persediaan oleh tim Kabag logistik, Koordinator Filling Hall. 3. Catatan AkuntansiPT.Yudhaguna Saritirta telah membuat dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan. Dimana dokumen tersebut memiliki nomor urut tercetak. Menurut penulis dengan adanya nomor urut tercetak akan meningkatkan pengendalian intern karena hal ini dapat menyebabkan karyawan lebih berhati-hati dan bertanggung jawab dalam penggunaan formulir atau dokumen.4. Pengendalian aksesPerlindungan fisik atas persediaan gas pada perusahaan ini sudah cukup memadai, yakni dengan tersedianya storage tank (tangki penampungan) sebagai tempat penyimpanan dan dilengkapi dengan APK (alat pemadam kebakaran). Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan juga telah memadai, yaitu tersedianya blinder map dan filling cabinet sebagai tempat penyimpanan dokumen. Menurut penulis, kebijakan perusahaan dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap persediaan dan catatan, serta aktiva perusahaan sudah cukup memadai dalam mewujudkan pengendalian intern yang baik.5. Pengecekan independen atas pelaksanaanPerusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang berhubungan dengan pengawasan persediaan. Kebijakan perusahaan ini secara tidak langsung menciptakan suatu pengecekan yang independen di antara bagian-bagian yang melakukan penerimaan, penyaluran, dan penghitungan fisik.Menurut penulis penerapan Aktivitas pengendalian dalam PT. Yudhaguna Saritirta telah memadai dan sesuai dengan kategori dalam aktivitas pengendalian AICPA yaitu otorisasi transaksi, pemisahan tugas, catatan, pengendalian akses dan verifikasi independen.E. PemantauanPemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang lain. PT. Yudhaguna Saritirta melakukan pemantauan persediaan gas elpiji dengan melakukan stok opname setiap hari untuk disesuaikan dengan permintaan pelanggan, serta memperhatikan keluhan-keluhan pelanggan. Evaluasi agar penyimpangan yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang tertanam dalam diri manajemen. Jadi, secara tertulis aktivitas pemantauan yang dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan. Pelaksanaan pemantauan pada perusahaan Yudhaguna Saritirta sudah memenuhi defenisi dan tujuan pemantauan dalam AICPA yaitu menilai kualitas kinerja struktur pengendalian secara periodik dan terus-menerus untuk menentukan apakah pengawasan telah beroperasi dengan tepat.

3. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

PT. YUDHAGUNA SARITIRTA SPPBE MAKASSAR

POS 1 POS IIDEALERDEALER

FILLING HALLPENJUALANPENCAIRAN

Sumber : Bagian LogistikPT. Yudhaguna Saritirta SPPBE MakassarKeterangan : = Arus Masuk = Arus KeluarSkema 4.2 Pengamanan tabung elpiji

Dalam sistem skema pengamanan di atas berikut ini penulis memberikan beberapa keterangan diantaranya:a. Setiap mobil dealer yang masuk harus melaporkan diri ke pos jaga atau pos I,b. Pengamanan antrian masuk diatur oleh bagian pencairan dan dilaksanakan oleh pos I,c. Pembagian nomor antrian oleh pos I bekerjasama dengan bagian pencairan,d. Pemeriksaan mobil dealer sebelum masuk area filling hall dilakukan di pos jaga (pos I),e. Pengecekan pengisian gas armada dealer disesuaikan dengan nomor nota penjualan yang telah disesuaikan oreh bagian pencairan lalu kembali ke pos II baru dibolehkan ke filling hall,f. Pemeriksaan terakhir mobil dealer sebelum keluar dan area stasiun Pengisian dan pengangkutan Bulk Elpiji (SPPBE) di pos II.Adapun Prosedur penyaluran/pencairan produk pada PT. Yudhaguna Saritirta dapat dijelaskan sebagai berikut :a. Pembayaran Tunai Pelanggan melakukan pembayaran melalui Bank ke PERTAMINA untuk memesan gas elpiji pada SPPBE Yudhaguna, selanjutnya pihak Pertamina akan mengirimkan Loading Order (LO), yang berisi nama agen, nomor LO, kapasitas tabung, jumlah tabung serta dicantumkan tanda LUNASb. Selanjutnya bagian administrasi pencairan PT. Yudhaguna akan memberikan LO tersebut kepada para agen, sebelum mereka memasukkan mobil yang berisi tabung kedalam filling hall, LO tersebut diperiksa dan ditanda tangani di POS Ic. Setelah itu agen memperlihatkan LO tersebut ke bagian Filling Hall, maka bagian penyaluran akan mengisi tabung sesuai dengan kapasitas dan jumlah tabung yang tertera pada LO, setelah selesai pengisian LO kembali ditanda tangani oleh petugas Filling Hall.d. Selesai pengisian agen membawa kembali LO tersebut ke loket bagian administrasi yang kemudian akan dibuatkan kuitansi, dan 4 lembar faktur yang terdiri dari : a. Faktur I untuk Pihak Pertamina, faktur II untuk Pihak Lain/ Pihak Perusahaan, faktur III untuk pihak Pelanggan sebagai surat jalan, dan faktur IV untuk pihak Transportir.e. Bagian administrasi akan menyerahkan LO tersebut ke bagian kepala administrasi untuk menghitung kembali jumlah pencairan produk/gas elpiji pada hari tersebut. Serta memfax kan laporan tersebut ke pihak pertamina setiap jam kerja pengisian selesai.