KONSEP DASAR SISTEM

Pendahuluan Sistem

Gordon B. Davis ( 1984 ) “ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling

berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.

Raymond Mcleod (2001) “ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang

saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu “.

Konsep Sistem

Masukkan

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

Keluaran

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

Pengolah

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

Sasaran atau tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Kerangka Kerja Organisasi dari Suatu Sistem

Manusia(People)

TugasProsedur

TeknologiStruktur Organisasi

Karakteristik Sistem

Komponen (components) Batas sistem (boundary) Lingkungan luar sistem (environments) Penghubung (interface) Masukan (input) Keluaran (output) Pengolah (process) Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

Komponen (components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan luar sistem (environments) Adalah apapun diluar batas dari sistem

yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar- sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

Masukan (input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan- laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (objectives) atau tujuan (goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau

sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran,

maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali

masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Diskusi

Apa dampak dari sistem informasi dalam kegiatan sehari-hari kita ?

DESAIN ULANG ORGANISASI

DENGAN SISTEM INFORMASI

Pendahuluan

Siapa yang akan merancang Bagaimana Rancangannya Siapa yang merawat/maintenance mengoperasikan Outcome seperti apa yang diharapkan?

Jika kita ingin merancang sistem informasi pada suatu perusahaan, itu berarti kita merancang ulang perusahaan itu sendiri (ManualOtomasi)

Bagaimana Mengelola Pengembangan Sistem

Manajemen Puncak

•Kelompok Perencana Strategi Perusahaan•Komite Pengarah Sistem Informasi

Manajemen Tingkat Menengah

•Manajemen Proyek Sistem Informasi (Identifikasi Kebutuhan dan Goal

•Manajemen Proyek Pengguna

Manajemen Tingkat Operasional

•Analis/Perancang Proyek Sistem Informasi (Analist)

•Analis/Perancang Pengguna (Programmer)

pengembangan rencana strategi organisasi

Keterkaitan Sistem Informasi dgn Rencana Bisnis Misi Bisnis

Membuat perusahaan / institusi menjadi semakin kompetitif di dunia-nya. Bahkan jika mungkin menjadi pemimpin dalam usahanya.

Sistem Informasimembuat perusahaan / institusi menjadi

semakin effisien (sdm, cost, waktu tunggu, dsb)

Menentukan Kebutuhan Informasi Organisasi

1. Tujuan Rencana Sistem Informasi

•Telaah isi rencana•Perubahan dalam situasi terkini perusahaan•Rencana Strategi Perusahaan•Organisasi Bisnis terkini•Strategi Manajemen

2. Rencana Bisnis Strategis

•Situasi Terkini•Organisasi Bisnis terkini•Lingkungan yang berubah•Sasaran penting dari rencana bisnis

3. Sistem yang sedang berjalan

•Sistem-sistem utama yang mendukung fungsi-fungsi bisnis•Kemampuan hardware, software, database telekomunikasi•Kesulitan dalam memenuhi persyaratan bisnis•Kebutuhan masa depan yang sudah diantisipasi

4. Pengembangan Sistem yang Baru

•Proyek sistem baru: penjelasan proyek, rasional bisnis•Kemampuan dalam hal hardware, software, database, telekomunikasi

5. Strategi Manajemen

•Rencana Akusisi•Jadwal•Keselarasan dgn Organisasi•Reorganisasi internal•Pengendalian Manajemen•Inisiatif pelatihan utama•Strategi terhadap pegawai

6. Rencana Implementasi

•Rencana implementasi terinci•Kesulitan yg diantisipasi dalam penerapan sistem•Laporan kemajuan

7. Kebutuhan Anggaran

•Kebutuhan•Kemungkinan terjadi penghematan•Pembiayaan•Siklus Akuisis

1. Tujuan Rencana Sistem Informasi

•Telaah isi rencana•Perubahan dalam situasi terkini perusahaan•Rencana Strategi Perusahaan•Organisasi Bisnis terkini•Strategi Manajemen

2. Rencana Bisnis Strategis

•Situasi Terkini•Organisasi Bisnis terkini•Lingkungan yang berubah•Sasaran penting dari rencana bisnis

Pengembangan Sistem dan Perubahan Organisasi Otomasi: Mempercepat kinerja tugas yang dijalan

masing-masing bagian organisasi (efisien) Rasionalisasi Prosedur: Penyelarasan SPO,

mengurangi kendala-kendala, (efektif) Rekayasa Ulang Bisnis (re-engineering): memotong

hal-hal yang tidak perlu, berstruktur, tanpa border geografis, Non-SDM, Informasi terinci, bisnis tanpa kendala waktu, peningkatan kualitas, penelusuran ulang mudah dilakukan, komunikasi tanpa batas.

Perpindahan Paradigma (manual-Otomasi)

Merancang Ulang Proses Bisnis

Mengembangkan Visi Bisnis dan tujuan proses Mengidentifikasi proses bisnis yang dirancang

ulang Memahami dan mengukur kinerja dari proses

yang ada saat ini Menentukan kesempatan-kesempatan untuk

menerapkan teknologi informasi. Membuat suatu prototipe proses baru (Trial

Period) masa uji sistem (proses-output)

mengukur kinerja perusahaanContoh Kegiatan Sebelum

Sistem Informasi

Sesudah SI

Keterangan

Produktifitas: Efisiensi Staff

Pemrosesan Transaksi

9 450 Dasar = rata-rata industri, ribuan unit diproses per tenaga kerja

Produktifitas: perputaran aktiva

Barang Dalam Proses

16 215 Perputaran Aktiva, perputaran tahunan rata-rata industri

Diskusi

Kendala-kendala apa saja yang dihadapi oleh organisasi (pemerintah) dalam menerapkan sistem informasi?

Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala tersebut?

PENGEMBANGAN SI: PENDEKATAN TRADISIONAL

Pendahuluan

Seringkali, orang yang tidak memahami proses pemprograman suatu aplikasi sistem informasi dan berangkapan bahwa program itu mudah dibuat.

Jika harus dibeli, harganya dianggap terlalu mahal.

Masalah Pengembangan SI

Ukuran dari SI itu sendiri (simple atau compleks) Jumlah dan Variasi (Fitur program, warna, menu,

option) Jumlah dan Ragam pengguna (geografis, budaya,

bahasa “cina, jepang, vietnam,bali,denmark) Kurang pahamnya organisasi terhadap sistem Jenis/tipe organisasi (Jasa, Manufacture, Retail) Dukungan Manajemen suatu organisasi (Transparan:

lebih sulit untuk melakukan penyimpangan)

Pengembangan Sistem Informasi: Pendekatan Tradisional1. FASE DEFINISI

Analisis Kelayakan Pendefinisian permintaan/kebutuhan

2. FASE KONSTRUKSI Desain Sistem Pembuatan Sistem Pengujian Sistem

3. FASE IMPLEMENTASI Pemasangan/instalasi Operasional dan Pemeliharaan/Maintenance

Pengelolaan Pengembangan Suatu Sistem Tim Proyek: Terdiri dari keterwakilan dari

beberapa bagian perusahaan. Manajer Proyek: Bertanggungjawab atas

keberhasilan proyek SI, biasanya menggunakan pendekatan SDLC (System Development Life Cycle)

Perbedaan Ahli SI dan Manajer

Sikap dan Nilai Ahli SI Manajer

Tujuan •Anggota profesi dimana kemampuan mudah dialihkan•Penerapan versi terbaru•Mengatasi masalah dgn elegan•Pelaku perubahan

•Fokus Majikan yang sekarang•Menyelesaikan tugas yang diberikan•Pemecahan yang diinginkan biasanya murah, sederhana dan mudah dikerjakan•Tidak mudah berubah

Waktu •Proyek Jangka Panjang•Tidak memerlukan umpan balik antara

•Sangat tergantung pada hasil•Digunakan untuk pengelolaan yang berlanjut

Interpersonal •Berorientasi masalah•Pemikir sistem

•Berorientasi manusia•Menyelesaikan sesuatu melalui orang lain

Formalitas Struktur ORG

•Lebih bebas dalam bertindak•Beriorientasi proyek, dan non hirarki•Bekerja langsung dgn orang, mengabaikan rantai komando

•Bekerja melalui struktur org formal•Penugasan lebih banyak berdasarkan hirarki/ struktur ORG

Keuntungan dan Kelemahan Pendekatan SDLC

Keuntungan Pendekatan SDLC Ahli Sistem + Manajer akan

menghasilkan program yang berkualitas

Menyediakan metodologi pengembangan dan pemahaman suatu sistem.

Kelemahan Pendekatan SDLC Sangat sulit menentukan kebutuhan sistem

yang lengkap dan akurat pada permulaan pengembangan sistem

SDLC Membutuhkan waktu yang lama (mungkin satu periode laporan tahunan)

Membutuhkan Biaya yang besar Seorang manajer mungkin tidak dapat

menentukan bagian yang paling diprioritaskan.

Diskusi

Mengapa tahap penentuan kebutuhan merupakan

faktor kunci keberhasilan penerapan (SDLC)System Development Life Cycle?

PENGEMBANGAN SISTEM INFOMASI: PENDEKATAN ALTERNATIF

Pendahuluan Sangat sulit menentukan kebutuhan pada

awal pengembangan sistem karna terkadang perubahan jauh lebih cepat daripada apa yang dapat kita pikirkan.

Pendekatan Alternatif “prototyping” akan sangat membantu mengatasi kesulitan tersebut.

Pengembangan SI dengan Prototyping (Trial)

Langkah 1: Menentukan kebutuhan dasar sistemLangkah 1: Menentukan kebutuhan dasar sistem

Langkah 2: Pengembangan Prototype Awal

Langkah 3: Menggunakan Prototype yang sudah dibuat dan catat perubahan yang diperlukan

Langkah 4: Revisi dan perbaiki prototype tersebut

User Puas

Prototyping sebagai Metodologi Pengembangan Evaluasi (upgrade sistem “versi”)

terkadang juga perlu dilakukan karna teknologi juga cepat berubah.

Langkah 5 adalah kelanjutan dari proses pengembangan Sistem

Langkah 1: Menentukan kebutuhan dasar sistemLangkah 1: Menentukan kebutuhan dasar sistem

Langkah 2: Pengembangan Prototype Awal

Langkah 3: Menggunakan Prototype yang sudah dibuat dan catat perubahan yang diperlukan

Langkah 4: Revisi dan perbaiki prototype tersebut

User Puas

Langkah 5: Evaluasi Sistem saat sistem dijalankan

Langkah 6: Modifikasi seperlunya

Langkah 6: Upgrading, instalasi, maintencae

Keuntungan Pengembangan Evolusioner/Prototyping

Mudah antisipasi perubahan Manfaat rancangan end-user interface Irit biaya pengembangan yang berlebihan Pengguna juga mendapat gambaran

desain sistem yang sesungguhnya Lebih cepat dari SDLC

Kelemahan Pengembangan Evolusioner/Prototyping Karna prosesnya cepat, terkadang mengabaikan

langkah-langkah pengembangan sistem yang mestinya dilalui.

Jika Prototyping berjalan dgn baik, manajemen sering mengabaikan proses upgrade, rancang ulang.

Prototyping sebenarnya perlu diuji, namun manajemen sering mengabaikan ini.

Diperlukan investasi tambahan untuk software, pengelolaan data, pelatihan untuk pengguna.

Pembelian Paket Sofware Aplikasi Manfaat:

Biasanya sangat menarik Mengurangi biaya pembuatan Kualitasnya akan lebih baik dibanding buat sendiri.

Kelemahan Sering tidak sesuai dengan kondisi perusahaan Ketergantungan pada pemasok sistem Operasi perusahaan akan berubah karna dituntut

mengikuti sistem.

Proses Penyesuaian ?Kebutuhan Perusahaan Kemampuan Paket

Identifikasi ketidakcocokan

Memilih Alternatif

Modifikasi Paket

Mengubah Perusahaan

Hidup dengan Masalah