SMP Courier 2

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Docente: Ing. Carlos Chirinos Azpilcueta.

2012

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

INTEGRANTES:

GAVILÁN COLCA MADELEINE J. GIL MORI PATRICIA. MAITA MESÍAS ALONSO. MORON ALEJOS KATTY. FRANCISCO CAMACHO.

DOCENTE:

Ing. CARLOS ALBERTO CHIRINOS AZPILCUETA

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

ESCUELA ACADEMICA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

Inició actividades el 12 de agosto de 1977.

Una empresa dedicada en brindar Soluciones Integrales en Servicios Postales y Logísticos a nivel local, nacional e internacional.

Giro de la empresa

Servicios Postales Servicios logísticos

Servicios SMP Courier

Mensajería Paquetería

Valorados Habilitación

Motorizados

Mesa de parte

Almacén Distribución Logística

Habilitación Logística

Transporte

a) Incrementar el valor de la empresab) Posicionar a la Empresa con mejores servicios y productos.c) Promover la transparencia de la Gestión de la Empresad) Desarrollar la calidad del servicio.e) Desarrollar el potencial del recurso humanof) Promover la Innovación Tecnológica

OBJETIVOS GENERALES

Incrementar los ingresos. Reducción de los costos. Ofrecer al mercado nuevos servicios y productos

con mayor valor agregado que respondan a los requerimientos globales.

Fortalecer las relaciones con los distintos tipos de clientes de SMP Courier.

Difundir a la ciudadanía la gestión de SMP Courier. Fortalecer el proceso de recaudación de cobranzas. Implementar estándares de rendimiento para

lograr la optimización de los procesos operativos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

IBM BSPBUSINESS SYSTEM PLANNING

Esta metodología se basa en primero mostrar cómo se debe analizar y atender una organización, identificando las fuentes y destinos de toda la información, se agrupan estos flujos de datos en archivos y luego en aplicaciones y se concentra en la identificación de los requerimientos necesarios para poner en marcha una organización.

Componentes

La metodología BSP se ocupa de dos grandes áreas: · Procesos de Negocio · Clases de Datos Los procesos de Negocio son decisiones y actividades requeridos para administrar o

dirigir los recursos del negocio. Una clase de datos son datos lógicamente interrelacionados necesarios para dar soporte

a las actividades de la organización.

IBM BSP

Lista de procesos logístico Gestionar compra de insumos y materiales para la producción Creación de políticas de compras de insumos y materiales para la

producción Recepción de los productos de los clientes Almacenamiento de los paquetes del cliente Control de inventarios

Lista de Procesos del área de Personal // RR HH Evaluar y seleccionar personal Contratación de personal Contratación de servicios tercerizados Liquidar nómina Evaluación de desempeño

Identificación de los principales procesos de negocio

Lista de Procesos Financieros y Contables Planeación presupuestal Ejecución presupuestal Compra y pago a proveedores y servicios Administración de caja Elaborar estados de cuentas

Lista de Procesos de ventas Recolección de datos de los clientes Captación de clientes Atender requerimientos de los clientes Creación de cartera de clientes



Lista de Procesos administrativos Planear infraestructura adquirir Analizar nuevos segmentos de

mercado Determinar requerimientos de

equipos Desarrollar plan de negocios Administrar riesgos Administrar contabilidad de la

empresa Cumplir los requisitos legales Diseño de procesos internos Administración de servicios

tercerizados

Lista de Procesos de Operaciones

Creación de plan de entregas

Designación de mensajeros

Creación de plan de rutas

Programación de recojo

Mantenimiento de parque automotor


Lista de Procesos de servicios

Creación de carteras de servicios

Lista de Procesos de Marketing

Promoción de servicios Gestión comercial Coordinar visitas

Procesos de Servicios Postales

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE SERVICIOS POSTALES

Informe de Prestación de servicios Registro del servicio de mensajería Datos del clientes Informe estadístico de servicios Plan general de entregas Presupuesto de transporte Inventario de insumos Identificación de Proveedores Planes operativos Plan de contingencia Presupuesto de soporte automotriz Reporte de monitoreo de entregas Presupuesto de telecomunicaciones

y redes Clientes Respaldos de información Competencia Objetivos de negocio

Clase de Datos

Evaluación de capacitación Normas técnicas de manejo de paquetería Presupuestos Libros contables Reportes financieros Inversiones Contratos de trabajo Especificaciones técnicas para la prestación

de servicios Datos de instituciones públicas y privadas Informes de requerimientos de insumos Convenios laborales Contratos de servicios tercerizados Precios Mantenimiento Orden de compra Propaganda y ofertas Imagen ventas de servicios orden de servicio

CLASE DE DATOS

CLIENTE

OPERACIONESCAPACITACION

MENSAJERORUTAS

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ORDEN DE SERVICIOS

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Gestionar compra de insumos y materiales para la producciòn del servicio

Creacion de politicas de compras de insumos y materiales

Recepción de los productos del clientes

Almacenamiento de los paquetes del cliente

Control de inventarios

Evaluar y seleccionar personal

Contratacion de personal

Contratacion de servicios tercerizados

Evaluacion de desempeño

Planeacion presupuestal

Ejecucion presupuestal

Compra y pago a proveedores y servicios

Administracion de caja

Recoleccion de datos de los clientes

Captacion de clientes

Atender requerimientos de los clientes

Creacion de cartera de clientes

Planear infraestructura adquirir

Analizar nuevos segmentos de mercado

Determinar requerimientos de equipos

Desarrollar plan de negocios

Administrar riesgos

Cumplir los requisitos legales

Diseño de procesos internos

Administracion de servicios tercerizados

Creacion de carteras de servicios

Promocion de servicios

Gestion comercial

Designacion de mensajeros

Creacion de plan de rutas

Programacion de recojos

PROCESOS

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Mayor responsabilidad (Gerente del proceso)

Mayor Participacion en el proceso

Alguna Participacion en el proceso

Ninguna participacion en el proceso

Esta matriz asocia los procesos que se utilizan en las áreas de la organización consideradas para este proyecto

MATRÌZ PROCESO Vs CLASE DE DATOS

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Gestionar compra de insumos y materiales para la producción de servicio U C U U CCreacion de politicas de compras de insumos y materiales U C U URecepción de los paquetes y documentos del cliente U C C U U U C UAlmacenamiento de los paquetes del cliente U U U U U U U UControl de inventarios U U UEvaluar y seleccionar personal C C CContratacion de personal U U U UContratacion de servicios tercerizados U U U UEvaluacion de desempeño U U U UPlaneacion presupuestal U U U U U C U C UEjecucion presupuestal U U U U U U U U UCompra y pago a proveedores y servicios U C U U C U U CRecoleccion de datos de los clientes U C U U C U U C CCaptacion de clientes U U U U U U U U U UAtender requerimientos de los clientes U U U U U U UCreacion de cartera de clientes U U C U U UPlanear infraestructura adquirir U CAnalizar nuevos segmentos de mercado U U C U UDeterminar requerimientos de equipos U U UDesarrollar plan de negocios U U U UAdministrar riesgos UAdministrar contabilidad de la empresa UCumplir los requisitos legales U UDiseño de procesos internos UAdministracion de servicios tercerizados U UCreacion de carteras de servicios U U UPromocion de servicios U U UGestion comercial U U UCreacion de plan de entregas U U UDesignacion de mensajeros U U U U U UCreacion de plan de rutas

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Gestionar compra de insumos y materiales para la producción de servicio X X X XCreacion de politicas de compras de insumos y materiales XRecepción de los paquetes y documentos del cliente X XAlmacenamiento de los paquetes del cliente XControl de inventarios X X X XEvaluar y seleccionar personal XContratacion de personal X XContratacion de servicios tercerizados XEvaluacion de desempeño X XPlaneacion presupuestal X XEjecucion presupuestal X XCompra y pago a proveedores y servicios X XRecoleccion de datos de los clientes XCaptacion de clientes X XAtender requerimientos de los clientes XCreacion de cartera de clientes

Planear infraestructura adquirir

Analizar nuevos segmentos de mercado XDeterminar requerimientos de equipos

Desarrollar plan de negocios XAdministrar riesgos XAdministrar contabilidad de la empresa X XCumplir los requisitos legales

Diseño de procesos internos XAdministracion de servicios tercerizados

Creacion de carteras de servicios

Promocion de servicios X XGestion comercial XCreacion de plan de entregas XDesignacion de mensajeros

Creacion de plan de rutas X XProgramacion de recojos X

PROCESOS

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SISTEMAS DE INFORMACION AUTOMATIZADOS VS PLATAFORMAS

TECNICAS

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• Sistema Courier X X• Intranet X• Extranet X• Sistema de recojos X• Buscador de cargos digitalizados (SISDIG) X• GIS (Sistema Geo Digital) X• Sistema de gestión de almacenes (WMS) X• Sistema de control personal X• Sistema de finanzas X• Sistemas contables X• Sistemas de compras X• Sistemas de informacion gerencial X

SI AUTOMATIZADOS

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ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS VS OBJETIVOS

Incrementar el valor de la

empresa en un 30% (O1)

Posicionar a la Empresa con mejores servicios y productos.

(O2)

Incrementar los ingresos. 20%

(O3)

Reducción de los costos en 20% (O4)

Difundir valores de SMP Courier, fortaleciendo la

cultura orientada al

cliente. (O5)

Desarrollar un programa de integración

Tecnológica interna que permita

responder a las exigencias del

mercado (O6)

Promover la Innovación Tecnológica

(O7)

Penetración de mercado en el segmento bancario

X X X X X

Aumentar la inversión en marketing para incursionar en nuevos sectores de mercado

X X X

Establecer sucursales de servicios internacionales

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Establecimiento de un nuevo direccionamiento estratégico empresarial

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Diseño e implementación de un nuevo servicio de venta y postventa

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productos masivosX X X

Enfoque de un servicio de calidad y precios ajustado a los requerimientos del sector

público y privado X X

Penetración de mercado con precios bajos X X

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penetración de mercado en el segmento bancario x x x x x xAumentar la inversión en marketing para incursionar en nuevos sectores de mercado

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Establecer sucursales de servicios internacionales x x x x x x xEstablecimiento de un nuevo direccionamiento estratégico empresarial x x x x x x

Establecimiento de un plan de distribución de rutas x x x x x x x x x xDiseño e implementación de un nuevo servicio de venta y postventa x x x x x x x x x

Establecimiento de un plan de ventas x x x x x x x x x xAlianzas estratégicas con empresas de productos masivos x x x x x

Enfoque de un servicio de calidad y precios ajustado a los requerimientos del sector público y privado x x x x x x x

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Penetración de mercado en el segmento bancario x x xAumentar la inversión en marketing para incursionar en nuevos sectores de mercado

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Establecer sucursales de servicios internacionales x x xEstablecimiento de un nuevo direccionamiento estratégico empresarial x x x

Establecimiento de un plan de distribución de rutas x x x x xDiseño e implementación de un nuevo servicio de venta y postventa x x x x x

Establecimiento de un plan de ventas x x xAlianzas estratégicas con empresas de productos masivos x x x x

Enfoque de un servicio de calidad y precios ajustado a los requerimientos del sector público y privado x x x x

Penetración de mercado con precios bajos x x x x x x

ESTRATEGIAS

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IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE INFORMACION

ORGANIZACIÓN: Gerencia Comercial ENTREVISTADO: Gerente de Marketing IO N° 1

OPORTUNIDADES DE INFORMACION (IO)

Problema u Oportunidad: Para obtener mayor participación en el mercado, queremos capturar un gran mercado concentrado en la capital, como es el sector bancario, para ello debemos hacer más eficientes nuestros servicios y promocionarlos adecuadamente.

Instrucción de Oportunidades de Información

Realizar un estudio de mercado de las necesidades de las organizaciones y compararlas con los servicios prestados, promoción nuestros servicios brindando la información necesaria.

Relaciones

Estrategia(s) soportada(s): Penetración de mercado en el segmento bancario. Proceso(s) Soportado(s) : Analizar nuevos segmentos de mercado, Promoción de servicios.

Entidades Necesidad de datos: Competencia.

Beneficios Mejor comunicación e información oportuna para la agilización de actividades relacionadas con mensajería y reparto de paquetería, haciendo más eficiente las entregas en un 30%. Entrevistado

ORGANIZACIÓN: Gerencia Operaciones ENTREVISTADO: Gerente de distribución IO N° 2


Problema u Oportunidad: Con el incremento de personas que se encuentran en el exterior y con la necesidad de enviar y recibir paquetería y el no contar con locales propios, ya que se terceriza el servicio, nos vemos en la obligación de adquirí locales propios en las cuales podamos ejercer y brindar nuestros servicios sin necesidad de terceros.


Adquirí locales propios e implementar nuestra red de recojo y repartos en zonas estratégicas del extranjero, aprovechando la demanda por el servicio.

Relaciones

Estrategia(s) soportada(s): Establecer sucursales de servicios internacionales Proceso(s) Soportado(s) : Desarrollar plan de negocios, Planear infraestructura adquirir,

Planeación presupuestal Entidades Necesidad de datos:

Beneficios Incrementar nuestras ventas de servicios del exterior en un 30%, para obtener mayores ganancias, así como posicionarnos en nuevos mercados. Entrevistado

ORGANIZACIÓN: Gerencia Comercial ENTREVISTADO: Gerente de Ventas IO N° 3


Problema u Oportunidad: La mayor cantidad de reclamos y quejas inciden en la falta de rapidez en las entregas, si bien se cuenta con estándares de tiempos para cada servicio, la sobrecarga de mensajeros y/o personal hace que las entregas muchas veces no sean oportunas, así como el incremento de prestaciones de servicios hace que se redefina un nuevos sistemas de ventas teniendo en cuentas las especificaciones y requerimientos de estos.


Diseñas e implementar nuevos módulos de ventas con los servicios actualizados así como diseñas un sistema que recoja las incidencias en los reclamos.

Relaciones

Estrategia(s) soportada(s): Diseño e implementación de un nuevo sistema de venta y postventa Proceso(s) Soportado(s): Atender requerimientos de los clientes, Diseño de procesos

internos, Desarrollar plan de negocios. Entidades Necesidad de datos: informes estadísticos de post venta.

Beneficios Con la implementación de un sistema de ventas y post ventas podemos atender mayor número de clientes según sus requerimientos, así como establecer las deficiencias de los servicios para minimizar quejas y reclamos en un 40%. Entrevistado

ORGANIZACIÓN: Gerencia de Operaciones ENTREVISTADO: Líder de despacho IO N° 4


Problema u Oportunidad: La falta de información y control del uso de vehículos y de las actividades asignadas, así como descontrol en cuanto a cuestiones de entrada y salida de los vehículos y el kilometraje usado, hace que muchas veces se retrase el plan de distribución de la paquetería.


Instalar un sistema de monitoreo del uso de vehículos para verificar si son utilizados para las tareas asignadas, así como controlar la necesidad de mantenimiento preventivo, detectivo y correctivo de cada vehículo de la empresa.

Relaciones

Estrategia(s) soportada(s): Establecimiento de un plan de distribución de rutas Proceso(s) Soportado(s) : Creación de plan de rutas, Creación de plan de entregas, Diseño

de procesos internos, Mantenimiento de parque automotor Entidades Necesidad de datos: informes de supervisor de despacho.

Beneficios Con la implementación de nuevos planes de rutas, se viera reflejado en ahorros de combustibles y tiempos sub utilizados de vehículos, así como el conocimiento exacto de donde y para que se está usando cada vehículo y por lo tanto mejor calendarización de actividades para cada uno. Así como la satisfacción del cliente en cuanto a la entrega oportuna de su paquetería. Entrevistado

ORGANIZACIÓN: Gerencia Comercial ENTREVISTADO: Líder de Marketing IO N° 5


Problema u Oportunidad: Los diversos requerimientos de los clientes, y el crecimiento de nuevas competencias, nos exige el entregar a nuestros clientes servicios de calidad total, con precios competitivos de acuerdo a las diversas posibilidades de nuestros clientes sean personas comunes o corporaciones.


Concientizar y comprometer a todo el personal de la empresa en el enfoque de brindar un servicio de calidad, así como de realizar eficientemente control de costos para poder realizar presupuestos con mayor exactitud tanto en el área de presupuesto de materiales e insumos, como en el área de servicios.

Relaciones

Estrategia(s) soportada(s): Enfoque de un servicio de calidad y precios ajustado a los requerimientos del sector público y privado

Proceso(s) Soportado(s) : Gestión comercial, Promoción de servicios, Creación de carteras de servicios, Diseño de procesos internos, Administrar contabilidad de la empresa, Planeación presupuestal.

Entidades Necesidad de datos: Marketing

Beneficios Ofrecer servicios de calidad así como costos de acuerdo a los requerimientos de los clientes, que se ajusten a sus posibilidades, hará que podamos captar clientes potenciales, en beneficio directo de la empresa, incrementando rentabilidad. Entrevistado

PESIPLAN ESTRATÉGICO DE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

E-SCM

Oportunidades de información identificadas: Para obtener mayor

participación en el mercado, queremos capturar un gran mercado concentrado en la capital, como es el sector bancario, para ello debemos hacer más eficientes nuestros servicios y promocionarlos adecuadamente.

sobrecarga de mensajeros y/o personal hace que las entregas muchas veces no sean oportunas, así como el incremento de prestaciones de servicios hace que se redefina unos nuevos sistemas de ventas teniendo en cuentas las especificaciones y requerimientos de estos.

1.Objetivo del proyecto Diferenciar el proceso de

abastecimiento de la competencia. Participación en la

externalización. Hacer más eficiente sus servicios y

promociones. Captar el mercado concentrado en

la capital, como el sector bancario. Acceso a mayor número de

proveedores potenciales posibilitando el acceso a mayor número de ofertas de manera rápida, sencilla y automática.

Reducir costes de compra debido a la eliminación de intermediarios.

Mayor aprovechamiento de los recursos humanos en las áreas de logística y en las áreas de envíos.

CARACTERISTICASRegistrar proveedoresBúsqueda de listas de proveedoresRegistrar stockConsultar ubicación de transportes disponibles (GPS)Generar Reportes de envíos al día.Realizar seguimiento de proveedores potencialesRealizar seguimiento de clientes potenciales (bancos).Registrar sugerenciasAsignar tipo de proveedorRegistrar Casos ocurrentesGenerar Reportes de casos ocurrentesVerificación de Casos ocurrentes

BENEFICIOPermite la colaboración, la planificación, la ejecución y la coordinación con la red de cadena de suministro al completo.

Aporta la capacidad única de hacer funcionar sus procesos empresariales básicos con una tecnología.

Permite planificar y coordinar en tiempo real, al mismo tiempo que le permitirá tener la capacidad de reaccionar con mayor rapidez ante posibles fallos en la red.

Ahorro en el área de aprovisionamiento, del cual un 20 y 30% son atribuidos directamente al proceso de reducción de costes

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA WEB DE VENTAS Y POST VENTA

Finalidad:

Atender el mayor número de ventas y seguimiento de ellas, para minimizar quejas y reclamos en un 40%. Objetivos: Implantar en la empresa SMP Courier, un sistema, que agilicé la gestión de ventas y post venta, a través de un entorno Web, permitiendo un mejor control de ingresos y a la vez, gracias a su plataforma generara una mayor vinculación e integración con sus socios comerciales y clientes

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA WEB DE VENTAS Y POST VENTA

Alcances: Generar solicitudes de Servicios (pedidos)Generación de Alertas de envíos.Registrar los comprobantes de pagoSeguimiento a los servicios ofrecidosControlar Todos los IngresosRealizar backup de toda la información.No eliminar datos históricos de la base de datos.Reportar de forma periódica el volumen de ingresos No Alcances: No se registrara Operaciones ContablesNo realiza tramites de logística

Características Técnicas: Base de Datos:SQL Server Database 2000/2005 Sistema Operativos / ServidorWindows 2003/2008 Advanced Server (IIS+MTS)DesarrolloVisual BasicRational RosePresupuesto:Gastos en hadware 3,500Gastos en Software 2,000Gastos en Personal 7,000Costo Total 12,500

Tiempo total: 93 Días = 3 Meses

Que las implementaciones de SI, van a dar mejoras significativas en el logro de las actividades de la empresa SMP COURIER.

Que es imprescindible realizar la implementación de cada uno de los proyectos propuestos para el logro de los objetivos.

CONCLUSIONES

Para el logro de todos los objetivos trazados, es indispensable seguir implementando otros sistemas de información, según el ranking de oportunidades.

Capacitar al personal en los nuevos sistemas implementados.

Comprometer a toda la empresa.

RECOMENDACIONES

Gracias

Documents

SMP Courier 2