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7/30/2019 Socializacion Decreto 2609 V2
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Decreto 2609-2012Reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la Ley 1473 de 2011
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Agenda
1. Propsito
2. Antecedentes3. Gestin de documentos4. Programa de gestin documental5. Sistema de gestin documental6. Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo7. Articulacin Organismos & Entidades8. Plan de Gestin Documental
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Propsitos
Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administracinpblica
Beneficios de los avances tecnolgicos Aplicacin de las TIC en este campo de la funcin archivstica
Enfatiza en la responsabilidad de las entidades pblicas Gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos Elaborar el Programa de Gestin Documental Normalizacin de los Procesos Tcnicos
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Antecedentes (Ley 80, 1989)
1995 1999 2000 2001 2002 2003 2005 2009-11 2012
Decreto2150
Ley 527Ley 594Decreto
1747
Acuerdo060
Ley 734Acuerdo
039Acuerdo
042
Ley 794 Ley 962Ley 1341Ley 1437
Ley 1564 (CGP)Ley 1581 (PD)
Decreto 019 (AT)Decreto 2364 (RFE)
Decreto 2482 (MIPG)Decreto 2578 (SNA)Decreto 2609 (PGD)
Directiva Presidencial 004Circular externa 002Circular externa 005
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Gestin de Documentos mbito e aplicacin: Administracin publica
Nacional Departamental Distrito Municipal Entidades territoriales
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Gestin de Documentos Tipos de Informacin
Documentos & Archivos: Fsicos Electrnicos
Arquitectura, sistemas & Preservacin Trabajo colaborativo Administracin de documentos Mensajera electrnica
Administracin de contenidos Cloud Medios de almacenamiento
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Gestin de Documentos Responsables : Empleados pblicos y contratistas Principios de la Gestin Documental
Eficiencia Eficacia Economa
Componentes Marco Conceptual Estndares
Metodologa Gestin informacin Articulacin: TICS + Archivo + Planeacin + Productores
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Gestin de Informacin
1. Acceso / uso2. Captura / administracin3. Colaboracin / Entrega4. Seguridad / Preservacin
5. Arquitectura / Sistemas6. Plan / Implementacin
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Acceso y uso Sistemas de busqueda Inteligencia de negocios Administracin de datos
abiertos Anlisis de contenidos / contexto
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Captura & Administracin Captura de informacin Administracin de
procesos de negocio Administracin
Conocimiento Administracin de emails Administracin de
contenidos
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Colaboracin & Entrega
Entornos colaborativos (Roles) Social Media (Valor, integracin,
polticas)
Informacin & Entorno laboral Mensajera instantnea
(Almacenamiento y reenvo) Teletrabajo (Seguridad,
procedimientos, soporte - GD-)
Colaboracin sincrnica (Conexin y acceso )
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Seguridad & Preservacin
Seguridad Administracin de registros Privacidad de datos Administracin de derechos
digitales Archivamiento Descubrimiento Electrnico
(Mapping data)
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Arquitectura & sistemas
Arquitectura de informacin Arquitectura tcnica Computacin en nube Aplicaciones mviles Sitios web & portales
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Planeacin e implantacin
Planeacin estratgica Taxonoma corporativa Metodologa de gestin de
proyectos Definicin de requisitos Diseo de soluciones Gestin del cambio
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Componentes gestin de documentos Creacin
Identificacin, formato, caractersticas Mantenimiento
Requisitos: Tcnicos, estructurales y relacionales Difusin: Acceso, recuperacin, clasificacin y visualizacin. Administracin:
Funcionales: Usuarios, roles, clasificacin, retencin, bsquedas,exportacin
No funcionales: Privacidad, Usabilidad, Accesibilidad
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Se gestionarn siguiendo el modelo de Archivo Total, esto es, que su gestin afectar el ciclo devida de los documentos, independiente de su soporte:
Marco legal y normativo
Polticas Roles y
responsabilidades Procesos y
procedimientos Instrumentos
archivsticos Tecnologa
Procesos de la gestin Documental
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Instrumentos CCD TRD PGD Plan Institucional de Archivos de la Entidad Inventario Documental Modelo de requisitos Mapas de procesos Tablas control acceso
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Ttulo
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Normas de Sistemas de Gestin deDocumentos
Marco de Poltica de Gestin Documental
Fundamentos yTerminologa
Requisitos
Directrices
ISO 30300Fundamentos y
Vocabulario
ISO 30301Requisitos
ISO 30303Requisitos para Auditores y
Certificadores
ISO 30302Gua de Implementacin
ISO 30304Gua de Evaluacin
Normas TcnicasImplementacin de Procesos Gestin
Documental
Directrices - 2
ISO 15489Gestin de
DocumentosGeneralidades
Elementos deMtodo de
Evaluacin - 3
Elementos deImplementaciny Conceptuales
- 2
ISO 23081Metadatos
Principios -1
ISO TR26122
Anlisis deProcesos de
Trabajo
ISO TR 13028Directrices
paraDigitalizacin
ISO 13008Proceso deMigracin y
Conversin deDocumentos 3
2
ISO 16175Requisitos
paraDocumentos
Electrnicos -1
Estandares Sistemas Gestin Documentos
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Articulacin organismos & entidades Responsabilidad de otras entidades : Formulacin. Implementacin y
evaluacin programa gestin documentos.
Ministerios
Superintendencias
El AGN coordinaracon otras entidades normatividad que en materia degestin documental deba expedirse
Ministerios Superintendencias
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Programa de Gestin Documental Aspectos generales
Alcance (Plan Estratgico Institucional & Plan de Accin Anual) Audiencia Requerimiento s: Normativos, Econmicos, Administrativos,
Tecnolgicos Fases de implementacin (Objetivos, metas, recursos) Programas especficos Armonizacin MECI+SGC Anexos
Diagnostico Cronograma Presupuestos
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Equipo Eficiencia
InvestigacinPreliminar
E s t r a
t e g
a
F u n c
i o n a
l
Verificar y Mejorar Plan (VA)
Revisin PostImplementacin
E s t r a
t e g
a
O r g a n
i z a c
i o n a
l
E s
t r a
t e g
a
T e c n o
l g
i c a
Contexto Admin y Legal
Anlisis DOFA Buenas
Prcticas
Lder (Directivo) Gestin Doc (Funcional) Planeacin
(Organizacional) Sistemas (TIC)
Plan Proyecto (P)
Definir: Metas (Alcance), Actividades (Plan),Indicadores (Calidad),Cronograma (Tiempo) y Recursos (Costos)
Polticas y Articulacin (H)
Formulacin PolticaInsittucional - PGD
Articulacin con Sistemasde Gestin y PlanesEstratgicos
Evaluacin Continua: Metas,
Actividades y Recursos Acciones de Mejora al Plan Divulgacin de Resultados
Anlisis de Actividadesde la Organizacin
Evaluacin: Procesosy Procedimientos
ClasificacinDocumental
Flujos Documentales
Evaluacin de Sis temas Exis tentes
Inventario de Sistemas deInformacin Anlisis Cumplimiento Requisitos SI Evaluacin de Polticas de
Seguridad de la Informacin Requisitos de Integracin
Identificacinde Requisitos
RequisitosLegales/Tcnicos
Evaluacin deRiesgos de laInformacin
Identificacin deEstrategas
Modelo de Operacin Requisitos Funcionales Polticas: Admin y
Preservacin Procedimientos Crticos
Dis eo d el Si st em a de Gest in de Docum entos Implementacin
Evaluacin deCumplimiento deRequisitos
Evaluacin deDesempeo
Diseo ProcedimientosElectrnicos
Diseo Arquitectura deInformacin
Planes: Implementacin,Integracin, Capacitacin,Gestin del Cambio.
Polticas y
ProcedimientosDocumentados Material de Formacin Sistemas
Implementados Integracin Sistemas
de Gestin
Modelo Ruta de Implementacin
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Gracias por su atencin
Jhon A. Gonzalez F. AGN - Subdirector Tecnologas de Informacin yDocumento ElectrnicoBogota, Marzo de [email protected]. preservandoparaelfuturo.o rg
mailto:[email protected]://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/mailto:[email protected]