CONSIGLIO NAZIONALE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI

CONSIGLIO NAZIONALE DEI RAGIONIERI E PERITI COMMERCIALI

PRINCIPI DI COMPORTAMENTO DEL COLLEGIO SINDACALE

NELLE SOCIETÀ CONTROLLATE DA SOCIETÀ CON AZIONI QUOTATE

NEI MERCATI REGOLAMENTATI

a cura del Gruppo Ristretto per l’aggiornamento dei

“Principi di comportamento del Collegio Sindacale nelle società di capitali con azioni quotate nei mercati regolamentati”

Coordinatore: Dott. Matteo Caratozzolo

Componenti:

Dott. Claudio Badalotti, Dott. Angelo Casò, Dott. Giancarlo Strada, Rag. Dott. Giuliano Bond, Rag. Francesco Distefano,

Dott. Ubaldo Cacciamani, Rag. Dott. Uderico Ciarcià, Rag. Pietro Portaluppi

Segretari tecnici

Dott.ssa Marisa Eramo, Dott.ssa Laura Pedicini

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INDICE

Introduzione................................................................................................................................... 4

CAPO I AMBITO DI APPLICAZIONE - COMPOSIZIONE DEL COLLEGIO SINDACALE, COMPORTAMENTO DEI SINDACI

IN OCCASIONE DELLA LORO NOMINA E FORMALITA’ DA OSSERVARE Norma 1.1. Ambito di applicazione ............................................................................................... 8 Norma 1.2. Composizione del collegio sindacale ......................................................................... 8 Norma 1.3. Comportamento dei sindaci in occasione della loro nomina e formalità da osservare....................................................................................................................................................... 9

CAPO II DOVERI

Norma 2.1. Vigilanza sull’osservanza della legge e dell’atto costituivo...................................... 10 Premessa................................................................................................................................. 10 Contenuto e modalità della vigilanza....................................................................................... 10

Norma 2.2. Il controllo sull’amministrazione ............................................................................... 11 Premessa................................................................................................................................. 11 Contenuto e modalità della vigilanza....................................................................................... 11

Norma 2.3. Esecuzione di denunce e di comunicazioni, depositi e pubblicazioni di atti sociali . 12 Norma 2.4. Casi di convocazione obbligatoria dell’assemblea................................................... 13 Norma 2.5. L’attività di vigilanza in ordine al bilancio d’esercizio ed alla relazione sulla gestione..................................................................................................................................................... 14

Bilancio di esercizio ................................................................................................................. 14 Relazione sulla gestione.......................................................................................................... 14

Norma 2.6. Contenuto della relazione dei sindaci all’assemblea dei soci .................................. 15 Norma 2.7. Partecipazione alle riunioni degli organi sociali ....................................................... 16

Premessa................................................................................................................................. 16 Partecipazione all’assemblea dei soci..................................................................................... 17 Partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione ................................................. 17 Partecipazione alle riunioni del comitato esecutivo................................................................. 17 Partecipazione all’assemblea degli obbligazionisti e alle assemblee speciali degli azionisti . 18

Norma 2.8. Comunicazione alla CONSOB delle irregolarità riscontrate....................................... 18

CAPO III FONTI DELLE INFORMAZIONI PER LO SVOLGIMENTO DELL’ATTIVITÀ DI VIGILANZA

Norma 3.1. Rapporti con gli amministratori................................................................................. 19 Norma 3.2. Rapporti con le società di revisione ......................................................................... 19

Premessa................................................................................................................................. 19 Periodi di intervento modalità di svolgimento, documentazione. ........................................... 20 Tipologia di informazioni .......................................................................................................... 20

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CAPO IV POTERI DEL COLLEGIO SINDACALE E

VERBALIZZAZIONE DELL’ATTIVITÀ DI VIGILANZA Norma 4.1. Ottenimento di informazioni dagli amministratori e potere di autonomi atti di ispezione e controllo.................................................................................................................... 22 Norma 4.2. Libro delle adunanze e delle deliberazioni: tenuta e verbalizzazione dell’attività di vigilanza....................................................................................................................................... 23 Norma 4.3. Denunce ai sensi dell’art. 2408 del c.c..................................................................... 23

Denuncia proveniente da uno o più soci che rappresentino meno di 1/20 del capitale.......... 23 Denuncia proveniente da uno o più soci che rappresentino almeno 1/20 del capitale........... 24 Formalizzazione delle indagini svolte dai sindaci in relazione alla denuncia.......................... 24

CAPO V

CONTROLLI SUL BILANCIO CONSOLIDATO DI GRUPPO Premessa .................................................................................................................................... 25 Norma 5.1. Competenza operativa del collegio sindacale.......................................................... 25

CAPO VI

CONTROLLO DEGLI ADEMPIMENTI TRIBUTARI, PREVIDENZIALI ED ASSISTENZIALI Premessa .................................................................................................................................... 27 Norma 6.1 attività di vigilanza ..................................................................................................... 27 Norma 6.2 riscontro di irregolarità............................................................................................... 28

CAPO VII

L’ATTIVITÀ SINDACALE IN ORDINE ALLE OPERAZIONI SOCIALI STRAORDINARIE Premessa .................................................................................................................................... 29 Norma 7.1. Conferimenti di beni in natura e di crediti................................................................. 29 Norma 7.2. Aumenti di capitale ................................................................................................... 29 Norma 7.3. Riduzione del capitale per perdite............................................................................ 30 Norma 7.4. Riduzione del capitale esuberante ........................................................................... 30 Norma 7.5. Trasformazione ........................................................................................................ 30 Norma 7.6. Fusione e scissione.................................................................................................. 31 Norma 7.7. Conferimenti di azienda............................................................................................ 31 Norma 7.8. Emissione di prestiti obbligazionari .......................................................................... 31

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INTRODUZIONE

Il D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 – Testo Unico delle disposizioni in materia di

intermediazione finanziaria, in vigore dal 1° luglio 1998 - ha ridefinito l’intera disciplina del

sistema di sorveglianza e controllo delle società di capitale con azioni quotate nei mercati

regolamentati. L’intento perseguito dal legislatore si sostanzia nella volontà di operare una netta

separazione tra:

- l’attività di vigilanza (prevista dall’art. 149, D.Lgs. 58/98) affidata al Collegio Sindacale con

poteri di ispezione e controllo sull’andamento degli affari sociali;

- il controllo sulla contabilità, sui bilanci e i pareri di congruità nelle operazioni straordinarie

affidati ad una società di revisione iscritta all’albo CONSOB;

Il D.Lgs. 58/98 ha innovato anche la disciplina del sistema dei controlli delle società

controllate da società con azioni quotate nei mercati regolamentati, ciò al fine di assicurare che

i bilanci delle controllate siano predisposti con principi conformi a quelli della controllante, e per

garantire la correttezza, la trasparenza ed espressività del bilancio consolidato redatto dalla

capogruppo quotata.

In particolare, l’articolo 165, comma 1, D.Lgs. 58/98 prevede che alle società controllate1

(direttamente o indirettamente) da società con azioni quotate nei mercati regolamentati si

applichino tutte le disposizioni della Sezione VI – Revisione contabile (artt. 155-164) – con la

sola eccezione dell’articolo 157.

Ai sensi del secondo comma dell’art. 165 D.Lgs. 58/98, la Consob con apposito regolamento

ha disciplinato i criteri di esenzione all’applicazione della disposizione di cui all’art. 165, comma

1, D.Lgs. 58/98 per le società controllate che non rivestono significativa rilevanza ai fini del

consolidamento. In particolare, l’art. 151, Regolamento Emittenti della Consob del 14 maggio

1999, n. 11971 e successive modificazioni, prevede che le disposizioni dell’art. 165, comma 1,

D.Lgs. 58/98 non si applicano alle società controllate che, anche se incluse nel consolidato,

abbiano un attivo patrimoniale inferiore al 2% dell’attivo del bilancio consolidato e i cui ricavi

siano inferiori al 5% dei ricavi consolidati, sempre che la somma complessiva degli attivi e dei

ricavi di tali società non superi il 10% dell’attivo consolidato, ovvero il 15% dei ricavi consolidati.

Pertanto, in tale ipotesi non si verifica alcuna modifica nelle competenze del Collegio Sindacale

previste dagli art. 2403 e ss del codice civile.

Tuttavia, l’art. 151 del regolamento emittenti CONSOB prevede che le disposizioni dell’art.

165, D.Lgs. 58/98 siano ugualmente applicabili alle controllate che, secondo criteri generali

stabiliti dalla Consob in relazione al tipo di attività svolta o al tipo di contratti, garanzie, impegni

e rischi conclusi e assunti, sono idonee ad influenzare in maniera rilevante la situazione

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economica, patrimoniale e finanziaria del gruppo stesso. Tali società non concorrono alla

determinazione della soglia del 10% dell’attivo consolidato, ovvero il 15% dei ricavi consolidati,

di cui al comma 1 dell’art. 151.

Infine l’art. 151, comma 3, esonera le società di revisione dal rilascio di un giudizio sul

bilancio, qualora vi siano casi di oggettivi e comprovanti impedimenti allo svolgimento

dell’incarico.

Il regolamento Consob del 14 maggio 1999, n. 11971, prevede, inoltre, all’art. 150 che alla

società di revisione incaricata del controllo del bilancio d’esercizio e del bilancio consolidato

della società controllante competa anche il controllo sulle situazioni contabili predisposte dalle

società controllate estere ai fini del consolidamento. La società di revisione potrà però delegare

il controllo ad altro revisore indipendente giudicato idoneo, evidentemente residente nel paese

in cui ha la sede la controllata.

Le disposizioni in materia di revisione contabile si applicano, ai sensi dell’art. 152 del citato

Regolamento Emittenti della Consob, alle società controllate

1. a decorrere dall’esercizio nel corso del quale si acquisisce il controllo o si realizzano i

presupposti previsti dall’art. 151, comma 2, ovvero dall’esercizio successivo se il controllo o

tali presupposti si realizzano nel secondo semestre dell’esercizio;

2. per le ipotesi previste nell’art. 151, comma 1, le disposizioni sulla revisione trovano

applicazione a decorrere dall’esercizio successivo a quello dal quale risulta, sulla base del

bilancio, il verificarsi delle condizioni ivi indicate.

Le disposizioni sulla revisione contabile si applicano fino alla chiusura dell’esercizio nel

corso del quale il controllo è venuto meno. Il venir meno, invece, degli altri presupposti non

produce effetti sugli incarichi in corso.

Pertanto alla luce delle novità introdotte dal D.Lgs. 58/98 al Collegio Sindacale delle società

controllate da società con azioni quotate nei mercati regolamentati, per le quali non opera

alcuna esenzione, non sono più riconosciute competenze in merito:

- alla verifica, nel corso dell’esercizio, della regolare tenuta della contabilità e della corretta

rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili;

- alla verifica del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato in relazione alla loro

corrispondenza alle risultanze delle scritture contabili e agli accertamenti eseguiti;

- alle verifiche trimestrali della consistenza di cassa e sull’esistenza dei valori e dei titoli di

proprietà o ricevuti in pegno, cauzione o custodia2;

- alla formulazione del parere, di cui all’art. 2441, comma 6, c.c., sulla congruità del prezzo di

emissione delle azioni in ipotesi di esclusione o limitazione del diritto di opzione (art. 158,

comma 1, D.Lgs. 58/98);

1 Al fine di definire il concetto di controllo si deve far riferimento all’art. 93, D.Lgs. 58/98. 2 Opinione difforme A. ROSSI, Sui compiti del collegio sindacale di una società controllata da parte di una società con azioni quotate nei mercati regolamentati, in Impresa c.i., n. 4/2000, pag. 609.

6

- al controllo, di cui all’art. 2440 c.c., dei conferimenti in natura nelle ipotesi di aumento del

capitale sociale realizzato mediante conferimenti in natura (art. 158, comma 3, D.Lgs.

58/98);

- alla formulazione del parere, di cui all’art. 2433 bis, comma 5, c.c., in materia di distribuzione

di acconti dividendi (art. 158, comma 5, D.Lgs. 58/98)3.

Ne discende che al Collegio Sindacale delle società controllate da società con azioni

quotate nei mercati regolamentati si applichino le seguenti disposizioni normative:

codice civile:

- art. 2397 (composizione del Collegio Sindacale);

- art. 2398 (presidenza del Collegio Sindacale);

- art. 2399 (cause di ineleggibilità e decadenza);

- art. 2400 (nomina e cessazione dall’ufficio)

- art. 2403 (doveri del Collegio Sindacale):

- 1° comma. [Limitatamente all’obbligo di controllo dell’amministrazione della società e di

vigilanza sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo],

- 3° comma. [Poteri di ispezione e controllo, anche individuali, dei Sindaci],

- 4° comma. [Potere collegiale di richiesta agli amministratori di notizie sull’andamento

delle operazioni sociali o su determinati affari],

- 5° comma. [Obbligo di tenuta del libro dei verbali del Collegio Sindacale].

- art. 2404 (riunioni e deliberazioni del collegio);

- art. 2405 (interventi alle adunanze del consiglio di amministrazione e delle assemblee);

- art. 2406 (omissioni degli amministratori);

- art. 2407 (responsabilità);

- art. 2408 (denunzia al Collegio Sindacale);

- art. 2409 (denunzia al tribunale);

- art. 2429 (relazione dei Sindaci e deposito del bilancio)4

D.Lgs. 127/91

- art. 41 (controllo del bilancio consolidato)5

3 Per L. Quattrocchio, Commento all’art. 165, D.Lgs. 58/98, in La legge Draghi e le società quotate in borsa, diretto da G. Cottino, UTET, 1999, i compiti attribuiti dall’art. 158, D.Lgs. 58/98, sono svolti anche dal collegio sindacale. 4 Il Collegio Sindacale dovrà esporre nella propria relazione i risultati dei controlli eseguiti nell’ambito delle competenze ancora ad esso attribuite. In tale relazione non troveranno più posto le osservazioni in merito alla tenuta della contabilità e sulla veridicità e correttezza del bilancio. 5 Nell’ipotesi in cui la società controllata da una società con azioni quotate sia una sub holding tenuta alla redazione del bilancio di consolidato, il controllo dello stesso dovrà essere eseguito da una società di revisione ai sensi dell’art. 41, D.Lgs. 127/91. Il Collegio Sindacale, invece, - avrà l’obbligo di accertare l’osservanza delle disposizioni di legge sulla formazione, il controllo, l’approvazione e la

pubblicazione del bilancio consolidato; - dovrà eseguire controlli sulla forma e sul contenuto del medesimo e sul contenuto della relazione sulla gestione analoghi a

quelli riguardanti il bilancio d’esercizio.

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D.Lgs. 58/98

- art. 159 [parere preventivo del Collegio Sindacale sul conferimento dell’incarico alla società

di revisione];

- art. 150, comma 2 [scambio periodico di dati e informazioni fra Collegio Sindacale e società

di revisione].

Da quanto sopra esposto risulta, dunque, che l’art. 165 D.Lgs. 58/98 non ha operato una

piena equiparazione quanto a poteri, compiti e responsabilità dei sindaci delle società

controllate non quotate ai sindaci della società controllante quotata. È vero che i sindaci delle

società controllate non hanno più l’obbligo di effettuare le verifiche trimestrali della consistenza

di cassa e dell’esistenza dei titoli e degli altri valori, né quello di controllare la regolare tenuta

della contabilità e la correttezza, chiarezza e verità dei bilanci di esercizio e dell’eventuale

consolidato. I sindaci, in ogni caso, non possono disinteressarsi delle modalità di tenuta della

contabilità, in quanto questa costituisce con la documentazione di supporto un’importante fonte

di informazione sulla natura e modalità delle operazioni di gestione compiute ai fini del controllo

sull’amministrazione. Inoltre, le denunce dei soci ai sensi dell’art. 2408 c.c., sulla cui istruttoria i

sindaci mantengono una competenza esclusiva, possono anche avere ad oggetto irregolarità di

natura contabile. Il potere di ispezione della contabilità è anche necessario ai fini delle

osservazioni e proposte da indicare nella relazione annuale all’assemblea dei soci.

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CAPO I

AMBITO DI APPLICAZIONE - COMPOSIZIONE DEL COLLEGIO SINDACALE, COMPORTAMENTO DEI SINDACI

IN OCCASIONE DELLA LORO NOMINA E FORMALITA’ DA OSSERVARE

Norma 1.1. Ambito di applicazione

I presenti principi di comportamento dovranno essere osservati dai sindaci delle società

controllate da società con azioni quotate nei mercati regolamentati.

I sindaci delle società controllate da società quotate nei mercati regolamentati esonerate

dall’applicazione dell’articolo 165 D.Lgs. 58/98 ai sensi dell’art. 151, Regolamento emittenti

CONSOB del 14 maggio 1999, n. 119716, continuano ad osservare i Principi di comportamento

emanati dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e Periti Commerciali

nel 1995 (seconda edizione).

I sindaci delle società controllate da società quotate nei mercati regolamentati a loro volta

quotate nei mercati regolamentati sono tenuti all’osservanza dei Principi di comportamento del

collegio sindacale nelle società con azioni quotate nei mercati regolamentati emanati dai

Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e Periti Commerciali nel maggio

1999.

Norma 1.2. Composizione del Collegio Sindacale

Il Collegio Sindacale, ai sensi dell’art. 2397 c.c., si compone di tre o cinque membri effettivi e

di due Sindaci supplenti.

I Sindaci devono essere scelti fra gli iscritti al Registro dei revisori contabili istituito presso il

Ministero della giustizia.

Non possono essere nominati Sindaci, e se eletti decadono dall’incarico, ai sensi dell’art.

2399, comma 1, c.c.:

a) coloro che si trovano nelle condizioni previste dall’art. 2382 c.c. (interdetto, inabilitato,

fallito, chi è stato condannato ad una pena che comporta l’interdizione anche temporanea

dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi);

6 L’art. 151, Regolamento Emittenti della Consob del 14 maggio 1999,e successive modificazioni, prevede che le disposizioni dell’art. 165, comma 1, D.Lgs. 58/98 non si applicano alle società controllate che, anche se incluse nel consolidato, abbiano un attivo patrimoniale inferiore al 2% dell’attivo del bilancio consolidato e i cui ricavi siano inferiori al 5% dei ricavi consolidati, sempre che la somma complessiva degli attivi e dei ricavi di tali società non superi il 10% dell’attivo consolidato, ovvero il 15% dei ricavi consolidati. L’art. 151 del regolamento emittenti prevede, tuttavia, che le disposizioni dell’art. 165, D.Lgs. 58/98 siano ugualmente applicabili alle controllate che, secondo criteri generali stabiliti dalla Consob in relazione al tipo di attività svolta o al tipo di contratto, garanzie, impegni e rischi conclusi e assunti, sono idonee ad influenzare in maniera rilevante la situazione economica, patrimoniale e finanziaria del gruppo stesso. Tali società non concorrono alla determinazione della soglia del 10% dell’attivo consolidato, ovvero il 15% dei ricavi consolidati, di cui al comma 1 dell’art. 151.

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b) il coniuge, i parenti e gli affini degli amministratori entro il quarto grado;

c) coloro che sono legati alla società o alle società da questa controllate da un rapporto

continuativo di prestazione d’opera retribuita.

Decadono dall’incarico di Sindaco, ai sensi dell’art. 2399, comma 2, coloro che sono

sospesi, ovvero cancellati, dal Registro dei revisori contabili. Si applicano, pertanto, ai sindaci le

disposizioni di cui all’art. 39, DPR 6 marzo 1998, n. 99, disciplinante le cause di sospensione

dal Registro dei revisori contabili.

Il Presidente del Collegio Sindacale viene nominato dall’assemblea ai sensi dell’art. 2398

c.c..

Norma 1.3. Comportamento dei Sindaci in occasione della loro nomina e formalità da

osservare

La nomina del Collegio Sindacale viene effettuata nell’atto costitutivo e successivamente

con delibera dell’Assemblea Ordinaria (salvo il caso di società a partecipazione statale o di enti

pubblici dove l’atto costitutivo può prevedere di conferire la facoltà della nomina allo Stato o

all’Ente partecipante, ex artt. 2458 e 2459, c.c.) e comunicata dalla società al nominato la cui

accettazione deve essere depositata a cura degli Amministratori entro 15 giorni presso il

Registro delle Imprese7.

I Sindaci, nell’esprimere la formale accettazione della loro nomina, dovranno verificare:

a) che non sussistano le cause di decadenza e ineleggibilità previste dall’art. 2399, comma 1;

b) che la nomina sia conforme alle disposizioni di legge (artt. 2397, 2398, 2399 e 2488 c.c.);

c) che siano state osservate le disposizioni delle leggi speciali per quanto riguarda i requisiti

dei Sindaci nelle società operanti in particolari settori.

Inoltre i Sindaci dovranno prendere atto della società di revisione incaricata o se la stessa

sia in attesa di conferimento di un nuovo incarico per effetto di decadenza o revoca del

precedente.

7 In via informale, in sede di proposta/candidatura ai Sindaci potrebbe essere richiesta una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà comprovante l’assenza delle circostanze ostative previste dalle norme vigenti nonché un’accettazione di carica condizionata alla nomina se deliberata dall’Assemblea.

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CAPO II

DOVERI

Norma 2.1. Vigilanza sull’osservanza della legge e dell’atto costituivo

Premessa

Rimane inalterato il dovere dei Sindaci di vigilare sull’osservanza della legge e dell’atto

costitutivo. Tale compito del Collegio Sindacale si sostanzia nel verificare la conformità degli atti

e delle deliberazioni degli organi delle società alle norme di legge ed alle disposizioni dello

statuto.

Per l’esercizio di suddetto obbligo di vigilanza il Collegio Sindacale dovrà riunirsi almeno

ogni trimestre, così come previsto dall’art. 2404 c.c..

In linea di massima tale attività di vigilanza potrà essere svolta in concomitanza

all’espletamento degli altri doveri imposti dall’art. 2403 c.c..

Contenuto e modalità della vigilanza

Il Collegio Sindacale nell’esercizio di tale attività è tenuto a vigilare sul rispetto di tutte le

norme statutarie e delle norme legislative e regolamentari che disciplinano il funzionamento

degli organi della società ed i rapporti della stessa con gli organismi istituzionali (quali ad

esempio: CONSOB, Banca d’Italia, ISVAP, Autorità Garante della concorrenza e del mercato,

ecc.).

Il Collegio Sindacale è tenuto altresì a vigilare sul rispetto delle disposizioni normative che

disciplinano lo specifico settore di attività.

Il Collegio Sindacale è tenuto, infine, a vigilare sul possesso da parte della società delle

autorizzazioni prescritte per lo svolgimento della propria attività e sul mantenimento dei requisiti

richiesti dalle disposizioni autorizzative.

I sindaci delle società controllate da società quotate dovranno anche vigilare sul rispetto

degli obblighi imposti dagli articoli 114, commi 1 e 2; e 115, comma 1 del D.Lgs 58/98. In

particolare, i sindaci dovranno verificare che:

- gli amministratori forniscano tempestivamente alla società controllante tutte le notizie da

questa richiesta per adempiere agli obblighi di comunicazione previsti dall’art. 114, comma

1, D.Lgs. 58/98,

- gli amministratori forniscano alla CONSOB le notizie e i documenti da questa richiesti (art.

115, comma 1, D.Lgs 58/98).

La vigilanza sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo viene esercitata attraverso:

- la rilevazione dell’esistenza di un’appropriata struttura organizzativa che consenta il rispetto

delle norme e l’esecuzione degli adempimenti da esse previsti;

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- l’acquisizione delle informazioni in merito dalla società di revisione, per gli aspetti di sua

competenza;

- lo svolgimento dell’attività di cui alle successive norme 2.7 (Partecipazione alle riunioni

degli organi sociali), 3.1 (Rapporti con gli amministratori) e 4.1 (Ottenimento di informazioni

dagli amministratori e poteri di autonomi atti di amministrazione e controllo).

Le risultanze dell’attività di vigilanza dovranno essere annotate sul libro delle adunanze e

deliberazioni del collegio sindacale.

Le irregolarità riscontrate, per effetto delle disposizioni di cui all’art. 150, comma 2, D.Lgs.

58/98, applicabili in via analogica, saranno segnalate anche alla società di revisione.

Norma 2.2. Il controllo sull’amministrazione

Premessa

L’art. 2403, comma 1, c.c., attribuisce al Collegio Sindacale il dovere “di controllare

l’amministrazione della società”, controllo che implica quello dell’osservanza dei principi di

corretta amministrazione, anche se non si esaurisce in esso.

Come precisato dalla dottrina e dalla giurisprudenza, al Collegio Sindacale non compete un

controllo di merito sull’opportunità e la convenienza delle scelte di gestione degli amministratori,

bensì l’approfondimento degli aspetti di legittimità delle scelte stesse. Il collegio sindacale dovrà

verificare la conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionalità economica posti

dalla scienza dell’economia aziendale, ma non l’opportunità gestionale della scelta.

Per l’esercizio di suddetto obbligo di vigilanza il Collegio Sindacale dovrà riunirsi almeno

ogni trimestre, così come previsto dall’art. 2404 c.c..

In linea di massima tale attività di vigilanza potrà essere svolta in concomitanza

all’espletamento degli altri doveri imposti dall’art. 2403 c.c..

Contenuto e modalità della vigilanza

Il Collegio Sindacale vigila a che gli amministratori osservino l’obbligo della diligenza

nell’espletamento del loro mandato, anche tramite la partecipazione alle riunioni del consiglio di

amministrazione ed eventualmente del comitato esecutivo, ovvero sulla base delle informazioni

richieste collegialmente agli amministratori e delle informazioni ricevute dalla società di

revisione (o da coloro che sono preposti al controllo interno, per il tramite del consiglio di

amministrazione).

Particolare cura dovrà essere posta nei casi di organo amministrativo unipersonale

(amministratore unico) o di presidente del consiglio di amministrazione o consigliere delegato

al quale siano stati conferiti tutti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione. In questi

casi mancando le riunioni periodiche dell’organo amministrativo, o risolvendosi esse in una

semplice presa d’atto e/o ratifica di decisioni ed operazioni gestionali assunte o compiute

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altrove , per i sindaci risulta impossibile, o almeno notevolmente difficoltoso, l’esercizio del

controllo preventivo e concomitante. In tali casi i sindaci dovranno richiedere agli amministratori

notizie sull’andamento della gestione.

La vigilanza sul comportamento diligente degli amministratori non riguarda il merito delle loro

scelte di gestione, bensì solo il modo in cui esse sono state compiute. In particolare, il Collegio

Sindacale verifica che gli amministratori non abbiano trascurato di assumere sufficienti

informazioni in relazione all’operazione e che abbiano posto in essere tutte le cautele e

verifiche preventive normalmente richieste per la scelta di quel tipo, operata in quelle

circostanze e con quelle modalità.

I Sindaci dovranno accertare che gli amministratori non compiano operazioni:

- estranee all’oggetto sociale,

- in conflitto d’interessi con la società,

- manifestamente imprudenti o azzardate,

- che possano compromettere l’integrità del patrimonio sociale,

- volte a sopprimere o modificare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai singoli soci,

- in contrasto con le deliberazioni assunte dall’assemblea, dal consiglio di amministrazione o

dal comitato esecutivo.

In particolare, il Collegio Sindacale deve vigilare affinché le scelte gestionali siano ispirate al

principio di ragionevolezza, ossia siano conformi ai principi dell’economia aziendale, congruenti

e compatibili con le risorse e il patrimonio di cui la società dispone. In presenza di operazioni ad

alto rischio il Collegio Sindacale deve verificare che gli amministratori abbiano in proposito

compiuto consapevoli valutazioni sulla base di appropriati piani finanziari ed economici e sulla

scorta delle informazioni disponibili.

Qualora a seguito dell’attività di vigilanza il Collegio Sindacale riscontri l’esistenza di

operazioni che possano compromettere la continuità aziendale e il patrimonio sociale ha

l’obbligo di intervenire, dapprima con il chiedere agli amministratori chiarimenti sul loro operato,

poi qualora i chiarimenti non fossero convincenti, col segnalare il loro operato al comitato

esecutivo o al consiglio di amministrazione, se esistenti, o all’assemblea dei soci, organi dei

quali potrà essere richiesta la convocazione.

Le irregolarità riscontrate, per effetto delle disposizioni di cui all’art. 150, comma 2, D.Lgs.

58/98, applicabili in via analogica, saranno segnalate anche alla società di revisione (dati i loro

effetti sulla contabilità e sui bilanci della società).

Norma 2.3. Esecuzione di denunce e di comunicazioni, depositi e pubblicazioni di atti

sociali

In occasione dei periodici controlli amministrativi i sindaci dovranno accertarsi che gli

amministratori eseguano puntualmente e regolarmente il deposito e la pubblicazione degli atti

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sociali previsti dalla legge (verbali di assemblea, verbali di consiglio, ecc.).

Qualora gli amministratori non abbiano provveduto e sia trascorso il termine di legge per il

deposito e la pubblicazione degli atti sociali (verbali, bilanci, relazioni, ecc.) i sindaci dovranno

prima invitare gli amministratori a provvedervi con urgenza e poi, occorrendo, provvedervi

direttamente.

Per quanto riguarda il deposito del bilancio d’esercizio non ancora approvato

dall’assemblea, si ritiene che i sindaci non siano tenuti a chiedere il deposito del “progetto di

bilancio”, ciò non essendo previsto dalla legge. In ipotesi di ritardo ingiustificato della

convocazione rispetto al termine di legge i sindaci dovranno piuttosto invitare gli amministratori

a convocare con urgenza l’assemblea per la discussione e l’approvazione del bilancio stesso,

provvedendo essi stessi a convocarla senza indugio in caso di inerzia degli amministratori (art.

2406 c.c.).

Norma 2.4. Casi di convocazione obbligatoria dell’assemblea

I casi in cui i sindaci devono obbligatoriamente convocare l’assemblea dei soci per non

incorrere nel reato di cui all’art. 2632, n. 2, c.c. sono i seguenti:

1) per obbligo proprio;

a) denuncia di una minoranza qualificata di soci ex art. 2408, comma 2, c.c.;

b) cessazione dalla carica di tutti gli amministratori o dell’amministratore unico (art. 2386,

ultimo comma, c.c.);

2) in caso di omissione degli amministratori

a) scadenza del termine per la convocazione dell’assemblea che deve approvare il

bilancio;

b) accertamento di perdite superiori ad un terzo del capitale, che impongano l’adozione dei

provvedimenti di cui agli artt. 2446 e 2447 c.c.;

c) cessazione dalla carica della maggioranza degli amministratori e impossibilità di

procedere alla sostituzione per cooptazione (art. 2386, comma 2, c.c.);

d) verificarsi di una delle causa di scioglimento della società ai sensi dell’art. 2448 c.c..

Nei casi sub 2) sindaci dovranno previamente invitare gli amministratori a convocare

l’assemblea entro il termine di legge (o con urgenza ove questo non esista) e provvedere

direttamente, dopo aver preso atto del rifiuto degli amministratori o del protrarsi della loro

inerzia oltre il termine di legge.

Vi sono poi dei casi in cui la convocazione dell’assemblea, anche se non esplicitamente

prevista dalla legge , deve ritenersi ugualmente obbligatoria, in quanto il collegio sindacale è

venuto a conoscenza di fatti gravi compiuti dagli amministratori che possono pregiudicare

l’integrità del patrimonio sociale.

Non essendo possibile individuare tassativamente tutte le fattispecie di fatti gravi, si possono

14

indicare i fatti (commissivi ed omissivi) che costituiscono secondo la dottrina e la

giurisprudenza, “gravi irregolarità”, idonei ad attivare il procedimento di denunzia da parte dei

soci o del P.M. al Tribunale ai sensi dell’art. 2409 c.c..

Norma 2.5. L’attività di vigilanza in ordine al bilancio d’esercizio ed alla relazione sulla

gestione

Bilancio di esercizio

L’art. 165 D.Lgs 58/98 ha attribuito i controlli sulla regolare tenuta della contabilità e sul

bilancio d’esercizio e consolidato alle società di revisione iscritte all’albo CONSOB. Tuttavia, il

Collegio Sindacale che ai sensi dell’art. 2403 c.c. mantiene l’obbligo di vigilare sull’osservanza

della legge e dell’atto costitutivo, conserva, anche nelle società controllate da società con

azioni quotate nei mercati regolamentati, compiti di vigilanza sul bilancio d’esercizio, senza per

questo sovrapporsi all’operato della società di revisione.

In particolare, il Collegio Sindacale conserva l’obbligo di vigilare sull’osservanza, da parte

degli amministratori, delle norme procedurali inerenti alla formazione, deposito e pubblicazione

del bilancio. Inoltre, pur non dovendo effettuare controlli analitici di merito sul contenuto del

bilancio, al Collegio Sindacale compete l’onere di vigilare sulle impostazioni date allo stesso,

anche utilizzando le informazioni ottenute dalla società di revisione. In particolare, il Collegio

Sindacale dovrà rilevare:

- la generale conformità alla legge della forma e del contenuto del bilancio e l’adozione dei

corretti principi contabili;

- la rispondenza del bilancio ai fatti e alle informazioni di cui il Collegio Sindacale é a

conoscenza a seguito della partecipazione alle riunioni degli organi sociali, dell’esercizio

dei suoi doveri di vigilanza e dei suoi poteri di ispezione e controllo (Cfr. artt. 2403 c.c.;

2405 c.c.; 150, comma 2, D.Lgs. 58/98);

- il rispetto del disposto dell’art. 2429, commi 1, 3 e 4 e dell’art. 2435 c.c. in merito al

deposito e alla pubblicazione del bilancio.

La verifica di tali aspetti é, inoltre, strumentale sia all’esercizio del controllo

sull’amministrazione della società, sia sul rispetto dei doveri propri degli amministratori e della

società di revisione inerenti al bilancio.

Deve ritenersi sottratto ai sindaci il potere di vietare l’iscrizione in bilancio dei costi

capitalizzati e dell’avviamento (art. 2426, nn. 5 e 6, c.c.)

Relazione sulla gestione

Le attività di vigilanza da svolgere in ordine alla relazione sulla gestione, che correda il

bilancio d’esercizio, sono le seguenti:

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♦ accertamento della sussistenza del contenuto obbligatorio secondo quanto previsto dall’art.

2428 c.c.;

♦ valutazione di completezza e chiarezza informativa alla luce dei principi di verità, correttezza

e chiarezza stabiliti dalla legge.

Norma 2.6. Contenuto della relazione dei Sindaci all’assemblea dei soci

Rimane fermo l’obbligo di redazione e di deposito di una relazione scritta in occasione

dell’assemblea che approva il bilancio d’esercizio in forza dell’art. 2429, comma 3, c.c..

Pur non essendo stato dichiarato inapplicabile il secondo comma dell’art. 2429 c.c., il

contenuto della relazione dovrà essere determinato in relazione ai residui compiti di controllo

contabile dei sindaci e gli altri compiti attribuiti dall’art, 2403, comma 1, c.c..

La relazione non dovrà più contenere l’attestazione sulla corrispondenza del bilancio alle

risultanze dei libri e delle scritture contabili e le osservazioni in merito all’esercizio della deroga

di cui all’art. 2423, comma 4, c.c.. Tuttavia, se nell’ambito delle proprie residue competenze i

Sindaci abbiano riscontrato comportamenti degli amministratori e della società di revisione che

concretino violazioni di legge e di statuto che hanno avuto riflessi sulle scritture contabili e sul

bilancio, devono formulare appositi rilievi al fine di non incorrere in responsabilità.

Infatti deve riconoscersi ancora ai sindaci la facoltà (non l’obbligo) di effettuare proposte in

ordine al bilancio e alla sua approvazione. L’esercizio di tale facoltà è lasciato al giudizio

professionale dei sindaci, che potranno ricorrervi in funzione delle eventuali irregolarità

accertate nell’espletamento delle loro residue funzioni.

Pertanto, si individua la seguente struttura della relazione e relativi contenuti che dovranno

essere osservati in sede di redazione:

a) Titolo della relazione

“Relazione del Collegio Sindacale all’assemblea dei soci ai sensi dell’art. 2429, c.c.” .

b) Destinatari della relazione

La relazione é indirizzata all’assemblea dei soci.

c) Sintesi e risultati dell’attività di vigilanza svolta - omissioni e fatti censurabili

Il contenuto di tale sezione della relazione riguarda i principi e i comportamenti seguiti

nell’attività di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto e del controllo

sull’amministrazione. Dovranno essere richiamate preliminarmente le norme contenute nei

presenti principi di comportamento.

16

Il Collegio Sindacale dovrà sinteticamente descrivere i risultati della attività di vigilanza, di

cui all’art. 2403 c.c.. Nel caso gli esiti dell’attività di vigilanza abbiano individuato omissioni o

fatti censurabili, il Collegio Sindacale dovrà dare conto delle azioni intraprese.

Il collegio sindacale dovrà riferire sui risultati delle indagini eseguite in relazione ad

eventuali denunce dei soci ai sensi dell’art. 2408 c.c..

d) Proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione

I sindaci potranno formulare autonome proposte in ordine al bilancio, alla sua approvazione

e alla distribuzione di utili e riserve. In particolare i sindaci potranno ricorrervi in conseguenza

ed in funzione della gravità dei rilievi menzionati al punto precedente o in ordine ai richiami di

informativa che si ritenessero necessari.

Il collegio sindacale potrà formulare osservazioni critiche, anche in contrasto con le

conclusioni della società di revisione, in materia di corretta applicazione della legge e dei

principi contabili.

Il collegio sindacale potrà inoltre formulare osservazioni critiche sulla situazione finanziaria

della società e sui provvedimenti assunti dagli amministratori per il suo risanamento.

La relazione all’assemblea si concluderà con l’indicazione del luogo e della data di

redazione e con la sottoscrizione di ciascuno dei Sindaci, indicando il proprio ruolo all’interno

del Collegio Sindacale (presidente o sindaco effettivo).

La relazione sarà trascritta sul libro delle adunanze e delle delibere del Collegio Sindacale.

Norma 2.7. Partecipazione alle riunioni degli organi sociali

Premessa

La partecipazione alle riunioni dell’assemblea, del consiglio di amministrazione,

eventualmente del comitato esecutivo, dell’assemblea degli obbligazionisti, costituisce un

indispensabile strumento a disposizione dei Sindaci per l’esercizio della funzione di vigilanza.

Infatti, la partecipazione alle riunioni degli organi societari consente non solo l’acquisizione

delle informazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività di vigilanza da esercitare ex-post,

ma anche di valutare se le proposte del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo

sono rispondenti alla legge e all’atto costitutivo, nonché ai principi di corretta amministrazione

onde evitare l’assunzione di delibere contrarie ai principi di cui alle norme 2.1. e 2.2.

I Sindaci devono partecipare alle assemblee e alle riunioni del Consiglio di Amministrazione

e possono partecipare alle riunioni del Comitato Esecutivo ai sensi dell’art. 2405 c.c.. La

mancata partecipazione durante un esercizio sociale a due riunioni delle Assemblee e del

Consiglio di Amministrazione, comporta la decadenza dall’ufficio di sindaco ai sensi dell’art.

2405, comma 2, c.c..

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Partecipazione all’assemblea dei soci

Il Collegio Sindacale deve innanzitutto accertare che siano state osservate le norme di legge

per la regolarità della convocazione dell’assemblea.

I Sindaci devono intervenire criticamente nel corso del dibattito qualora ravvisino violazioni

della legge e/o dello statuto della società. Qualora, nonostante l’intervento dei Sindaci,

dovessero essere assunte delibere ritenute in contrasto con la legge e lo statuto, gli stessi

dovranno far porre a verbale il proprio motivato dissenso e, se del caso, impugnare le

deliberazioni nei termini e con le modalità di cui all’art. 2377 c.c., qualora le stesse non

vengano sostituite con altre conformi alla legge ed allo statuto.

Nell’assemblea che approva il bilancio i Sindaci devono esporre, come indicato nella

precedente norma 2.6, i risultati dell’attività di vigilanza svolta nonché fornire informazioni

relative alle omissioni e ai fatti censurabili rilevati. Tali informazioni devono essere fornite dai

Sindaci nella relazione annuale all’assemblea. In particolare i Sindaci devono riferire in merito:

- alle irregolarità significative, non sanate, di cui sono venuti a conoscenza, anche per il

tramite delle segnalazioni della società di revisione;

- alle denunce inviate dai soci ai sensi dell’art. 2408 c.c.;

- alle iniziative adottate.

Nell’assemblea dei soci che porti all’ordine del giorno il conferimento o la revoca dell’incarico

alla società di revisione, prima che sia assunta la delibera, il Collegio Sindacale deve dare

lettura del parere di cui all’art. 159, comma 1, D.Lgs. 58/98, ai sensi di quanto previsto dall’art.

80 del Regolamento emittenti della Consob del 14 maggio 1999 e successive modificazioni.

Partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione

I Sindaci devono accertare la conformità alla legge e allo statuto delle formalità di

convocazione del consiglio e delle delibere assunte.

Qualora i Sindaci ravvisino che il contenuto delle deliberazioni che il consiglio sta per

assumere è in contrasto con la legge e/o lo statuto o che esso riguarda operazioni contrarie ai

principi di corretta amministrazione e in grado di compromettere la continuità aziendale gli

stessi dovranno manifestare il proprio dissenso e farlo porre a verbale.

Qualora, nonostante il dissenso del Collegio Sindacale, la delibera venisse ugualmente

adottata, i Sindaci dovranno richiedere la convocazione dell’assemblea dei soci, alla quale

dovranno presentare un’apposita relazione.

Partecipazione alle riunioni del comitato esecutivo

È opportuna la partecipazione di almeno un sindaco alle riunioni del comitato esecutivo come

segnalato nel paragrafo 1.2.a) delle raccomandazioni CONSOB del 20 febbraio 1997, n.

97001574.

18

Qualora i Sindaci ravvisino che il contenuto delle deliberazioni che il comitato esecutivo sta

per assumere è in contrasto con la legge e/o lo statuto o che esso riguarda operazioni contrarie

ai principi di corretta amministrazione e in grado di compromettere la continuità aziendale gli

stessi dovranno manifestare il proprio dissenso e farlo porre a verbale.

Qualora, nonostante il dissenso del Collegio Sindacale, la delibera venisse ugualmente

adottata, i Sindaci dovranno richiedere al presidente del consiglio di amministrazione la

convocazione del consiglio medesimo, al quale dovranno presentare un’apposita relazione.

Partecipazione all’assemblea degli obbligazionisti e alle assemblee speciali degli azionisti

È’ opportuna la partecipazione di almeno uno dei Sindaci alle riunioni delle assemblee degli

obbligazionisti e dei portatori di azioni privilegiate e di azioni di risparmio (assemblee speciali).

I Sindaci devono intervenire criticamente nel corso del dibattito qualora ravvisino violazioni

della legge e/o dello statuto della società. Qualora, nonostante l’intervento dei Sindaci,

dovessero essere assunte delibere ritenute in contrasto con la legge e lo statuto, gli stessi

dovranno far porre a verbale il proprio motivato dissenso.

Norma 2.8. Comunicazione alla CONSOB delle irregolarità riscontrate

Il Collegio Sindacale delle società controllate da società quotate nei mercati regolamentati,

in virtù della titolarità del potere-dovere di esprimere il parere sulla nomina e revoca della

società di revisione, potrà segnalare alla CONSOB inadempienze ed irregolarità dei revisori

nell’adempimento dei loro obblighi.

I sindaci devono segnalare alla CONSOB gli inadempimenti degli amministratori agli obblighi

di comunicazione previsti dagli artt. 114 e 115, D.Lgs 58/98.

19

CAPO III

FONTI DELLE INFORMAZIONI PER LO SVOLGIMENTO DELL’ATTIVITÀ DI VIGILANZA

Norma 3.1. Rapporti con gli amministratori

Deve ritenersi non applicabile alle società controllate da società quotate nei mercati

regolamentati la disposizione di cui all’art. 150, comma 1, D.Lgs 58/98 che prevede che gli

amministratori riferiscano tempestivamente, con le modalità indicate nell’atto costitutivo e

almeno trimestralmente, al collegio sindacale sull’attività svolta e sulle operazioni di maggior

rilievo economico, finanziario e patrimoniale.

Rimane fermo, invece, il potere attribuito collegialmente ai sindaci ai sensi dell’art. 2403,

comma 4, c.c., di richiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o

su determinati affari.

Qualora esista la funzione di internal auditing è opportuno che i sindaci chiedano agli

amministratori i dati e le informazioni che la stessa ha trasmesso alla direzione.

Norma 3.2. Rapporti con le società di revisione

Premessa

In aderenza alle raccomandazioni CONSOB del 20 febbraio 1997, n. 97001574 e alla luce

delle disposizioni dettate dall’art. 150, comma 2, D.Lgs. 58/98 (applicabile per analogia), è

opportuno che vi sia un costante scambio di informazioni fra il collegio sindacale e la società di

revisione, al fine di una migliore esecuzione dei compiti di controllo.

Inoltre, non deve trascurarsi che ai sensi dell’art. 159, D.Lgs. 58/98 il collegio sindacale è

chiamato ad esprimere il proprio parere all’assemblea sul conferimento e la revoca dell’incarico

alla società di revisione. (Del rapporto suddetto tratta anche l’articolo 146 del Regolamento

emittenti CONSOB del 14 maggio 1999 disciplinante il contenuto del parere del Collegio

Sindacale sul conferimento e la revoca dell’incarico alla società di revisione da inviare alla

CONSOB.)

I momenti di contatto fra il Collegio Sindacale e la società di revisione possono individuarsi:

1) nella nomina e revoca della società di revisione,

2) nello scambio di dati e informazioni.

Nel primo caso il Collegio Sindacale dovrà assumere informazioni sufficienti per esprimere il

proprio parere all’assemblea sul conferimento o sulla revoca dell’incarico. Il parere del Collegio

Sindacale dovrà essere conforme al disposto dell’articolo 146, comma 1, lettera c),

Regolamento emittenti Consob del 14 maggio 1999. Il Collegio Sindacale dovrà valutare

l’indipendenza della società di revisione nonché l’idoneità tecnica con riguardo

all’organizzazione della società in relazione all’ampiezza e complessità dell’incarico. Dovrà

20

inoltre valutare l’adeguatezza e la completezza del piano di revisione.

Nell’espressione del parere suddetto è opportuno che il Collegio Sindacale tenga anche

conto dell’illustrazione delle procedure per espletare la verifica di cui all’art. 155, comma 1, lett.

a), D.Lgs 58/98, che dovranno rispettare le specifiche comunicazioni della CONSOB8, nonché del

compenso spettante alla società di revisione in relazione al piano di revisione presentato.

Nel secondo caso il Collegio Sindacale dovrà organizzare il rapporto con la società di

revisione concordando con la stessa tempi e modalità per lo scambio delle informazioni

“rilevanti” per l’espletamento dell’incarico sindacale.

Periodi di intervento modalità di svolgimento, documentazione.

Salvo i casi specifici che richiedano incontri più frequenti, si ritiene opportuno che il Collegio

Sindacale incontri ogni trimestre i responsabili della società di revisione. In ogni caso, è

opportuno prefissare un calendario annuale di tali incontri. Ogni riunione deve essere oggetto di specifica verbalizzazione nella quale si evidenziano:

a) analiticamente i dati e le informazioni ricevuti dalla società di revisione;

b) analiticamente i dati e le informazioni comunicati alla società di revisione;

c) l’inesistenza di dati e informazioni specificatamente richiesti alla società di revisione;

d) la mancanza di comunicazioni da parte della società di revisione.

Tipologia di informazioni

I dati e le informazioni oggetto di reciproco scambio sono:

a) tutti quelli ritenuti rilevanti, opportuni o utili per lo svolgimento dell’attività di vigilanza;

b) tutti quelli derivanti dalle verifiche della società di revisione in ordine:

− all’osservanza della legge e dell’atto costitutivo,

− alla struttura organizzativa e al controllo interno,

− alla continuità aziendale,

− al sistema amministrativo contabile,

− alla regolare tenuta della contabilità e corretta rilevazione dei fatti di gestione;

c) tutte le comunicazioni e richieste scritte e verbali della società di revisione agli

amministratori e dirigenti;

d) l’esistenza di fatti censurabili rilevati dalla società di revisione;

e) le verifiche effettuate su operazioni con parti correlate e le considerazioni al riguardo.

In occasione delle fasi conclusive di verifica del bilancio la società di revisione dovrà fornire

al Collegio Sindacale:

− la comunicazione del piano di revisione applicato e delle procedure svolte;

− le notizie in ordine a problematiche relative al bilancio e alla relazione semestrale;

8 Attualmente comunicazione CONSOB del 29 marzo 1999, n. 99023932

21

− copia delle relazioni che intende emettere.

Inoltre, al momento del rilascio delle relazioni, la società di revisione dovrà fornire copia delle

stesse al Collegio Sindacale.

In occasione di operazioni straordinarie come aumento di capitale sociale, fusioni, scissioni,

acconti dividendi, conferimenti in natura, il Collegio Sindacale dovrà acquisire dalla società di

revisione:

− informazioni in ordine al lavoro svolto con riferimento a tali operazioni;

− copia delle relative relazioni e pareri al momento del rilascio.

22

CAPO IV

POTERI DEL COLLEGIO SINDACALE E

VERBALIZZAZIONE DELL’ATTIVITÀ DI VIGILANZA

Norma 4.1. Ottenimento di informazioni dagli amministratori e potere di autonomi atti di

ispezione e controllo

L’art. 2403, commi 3 e 4, prevede che i sindaci possano in qualsiasi momento procedere,

anche individualmente, ad atti di ispezione e controllo e che il collegio sindacale possa

richiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati

affari.

Il potere di richiedere notizie agli amministratori deve essere esercitato collegialmente, a

differenza di quanto previsto dall’art. 151, comma 1, D.Lgs 58/98 per i sindaci delle società con

azioni quotate, per i quali è riconosciuto anche un potere individuale.

Anche il potere di ispezione e controllo dovrebbe essere esercitato, in principio,

collegialmente.

Di conseguenza, se un sindaco ritiene doveroso o opportuno richiedere notizie

sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari oppure se ritiene doveroso o

opportuno procedere ad atti di ispezione e di controllo, deve sottoporre tali determinazioni al

Collegio Sindacale, nel corso delle riunioni periodiche o richiedendo una specifica

convocazione del Collegio.

L’esercizio del potere di ispezione e controllo da parte anche di un solo componente

(consentito dalla legge), deve essere svolto solo in via sussidiaria (qualora, cioè, il Collegio

decida in modo difforme o non provveda o non possa provvedere) oppure in caso di urgenza.

In tali casi, i componenti o il componente che procedono alle richieste, devono darne

informazione scritta agli altri componenti e dare comunicazione scritta delle risposte ottenute;

così come devono dare informazione scritta delle ispezioni e controlli che intendono comunque

effettuare e dare comunicazione scritta dei risultati.

Il Collegio Sindacale può delegare ad uno o più dei componenti l’attività di cui sopra; in tale

caso, si tratta di decisione collegiale e le procedure sopra esposte non si applicano, se non per

la parte relativa alle comunicazioni in ordine alle risposte ed ai risultati.

23

Norma 4.2. Libro delle adunanze e delle deliberazioni: tenuta e verbalizzazione

dell’attività di vigilanza

Il Collegio Sindacale deve tenere presso la sede della società, il libro delle adunanze e delle

deliberazioni sul quale trascrivere le risultanze degli accertamenti eseguiti e della propria attività

di vigilanza.

Per la tenuta del libro devono essere osservate le disposizioni dell’ultimo comma dell’art.

2421 c.c..

Nei verbali, anche relativi alle riunioni periodiche, dovrà essere descritta sinteticamente

l’attività di vigilanza svolta nonché le conclusioni raggiunte. Dopo la fine dell’esercizio, in

occasione dell’Assemblea di approvazione del bilancio, il Collegio Sindacale dovrà riunirsi per

predisporre, riportandola sul libro dei verbali, la relazione sull’attività di vigilanza svolta di cui

alla precedente norma 2.6. Di tale attività si dovrà trovare riscontro in apposita documentazione

ordinata separatamente a compendio del registro dei verbali. La relazione deve comprendere le

eventuali proposte che il Collegio Sindacale intende fare all’Assemblea, sul bilancio e in ordine

alla sua approvazione per quanto di propria competenza.

I verbali devono essere redatti e sottoscritti da tutti i Sindaci intervenuti contestualmente al

termine di ogni riunione, o se in altro momento, comunque prima della successiva riunione.

Il Sindaco eventualmente assente, dovrà prendere visione successivamente del verbale

della riunione alla quale non ha potuto partecipare ed eventualmente esprimere il proprio

dissenso in ordine alle conclusioni ed ai rilievi formulati dagli altri Sindaci.

Questi verbali, ove prescritto dalla legge o comunque da specifiche norme di settore,

dovranno essere inviati alle autorità pubbliche che esercitano attività di vigilanza e di controllo

(Banca d’Italia, ISVAP, CONSOB, ecc.).

Norma 4.3. Denunce ai sensi dell’art. 2408 del C.C.

Denuncia proveniente da uno o più soci che rappresentino meno di 1/20 del capitale

Qualora il Collegio Sindacale riceva la denuncia di fatti censurabili da un singolo socio o da

più soci che non costituiscono 1/20 del capitale sociale, dovrà accertare se la stessa sia

fondata.

Nel caso di manifesta infondatezza il Collegio Sindacale dovrà darne notizia nell’assemblea

che approva il bilancio, tramite la relazione annuale di cui all’art. 2429 c.c..

Nel caso in cui la denuncia abbia qualche fondamento il collegio dovrà svolgere le

necessarie indagini e se i fatti censurati risultano fondati dovrà richiedere agli amministratori di

sanare in breve termine le irregolarità riscontrate.

Se ciò non è possibile, o se si tratta di fatti gravi, il Collegio Sindacale dovrà convocare

l’assemblea alla quale dovrà presentare una relazione sui risultati delle indagini svolte.

24

Denuncia proveniente da uno o più soci che rappresentino almeno 1/20 del capitale

Qualora la denuncia di fatti censurabili provenga da tanti soci che rappresentano almeno

1/20 del capitale sociale, il Collegio Sindacale dovrà indagare senza ritardo, chiedendo

informazioni agli amministratori, alla società di revisione ed ai preposti al controllo interno,

nonché procedendo agli opportuni atti di ispezione.

Se la denuncia si rivela infondata, alla prima assemblea successiva il Collegio Sindacale

dovrà limitarsi a dare notizia degli avvenuti accertamenti. Di tali denunce darà in ogni caso

notizia anche nella relazione annuale di cui all’art. 2429 c.c..

Se la denuncia si rivela fondata il collegio dovrà richiedere agli amministratori di sanare in

breve termine le irregolarità riscontrate. Se si tratta di fatti gravi, ovvero vi è urgente necessità di

provvedere il Collegio Sindacale dovrà convocare immediatamente l’assemblea alla quale

dovrà presentare una relazione sui risultati delle indagini svolte.

Se la denuncia si rivela fondata, ma i fatti segnalati non sono gravi e sono stati sanati, sarà

sufficiente che nella prima assemblea utile il Collegio Sindacale ne dia relazione.

Formalizzazione delle indagini svolte dai Sindaci in relazione alla denuncia

I Sindaci valuteranno caso per caso come formalizzare le ispezioni e le indagini in relazione

alle denunce, ferma rimanendo la necessità di rilevare l’attività di indagine svolta e gli

accertamenti eseguiti sul libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio Sindacale ai

sensi dell’art. 2403, comma 5, c.c..

25

CAPO V

CONTROLLI SUL BILANCIO CONSOLIDATO DI GRUPPO

Premessa

Il D.Lgs. 4 aprile 1991, n. 127, stabilisce che il bilancio consolidato:

a) è redatto dagli amministratori dell’impresa controllante ed è costituito dallo Stato

Patrimoniale, dal Conto Economico e dalla Nota Integrativa (art. 29, comma 1);

b) deve essere assoggettato ad un controllo che ne accerti la regolarità e la corrispondenza

alle scritture contabili dell’impresa controllante ed alle informazioni trasmesse dalle imprese

incluse nel consolidamento (art. 41, comma 1) e che il controllo è demandato agli organi o

soggetti cui è attribuito per legge quello sul bilancio d’esercizio;

c) deve essere comunicato per il controllo unitamente alla relazione sulla gestione con il

bilancio d’esercizio e che gli accertamenti fatti e l’esito degli stessi devono risultare da una

relazione (Art. 41, commi 4 e 5).

Queste norme del D.Lgs. 127/91 non sono state modificate dal D.Lgs. 58/98 e sono tuttora

in vigore.

Per il Collegio Sindacale non è previsto alcun obbligo di relazione né di formali espressioni

di giudizio, che sono invece richiesti alla società di revisione. Ciò non impedisce al Collegio la

facoltà di esprimere in ambito assembleare o in altro ambito, proposte sul bilancio consolidato,

anche discordi rispetto a quelli della società di revisione.

La norma che segue è applicabile nelle ipotesi in cui la società (non quotata) assoggettata al

controllo costituisca una subholding tenuta alla redazione del bilancio consolidato di

sottogruppo.

Norma 5.1. Competenza operativa del Collegio Sindacale.

L’art. 155, comma 1, lettera b), D.Lgs. 58/98 attribuisce alla società di revisione il compito di

verificare la conformità del bilancio consolidato alle norme di legge che lo regolano e la sua

corrispondenza alle risultanze delle scritture contabili e degli accertamenti eseguiti.

Il Collegio Sindacale pertanto dovrà:

a) in occasione della sua nomina, richiedere all’organo amministrativo un’informazione scritta

sulla composizione del “Gruppo” e dei rapporti di partecipazione secondo l’art. 2359 c.c.;

b) rilevare, nell’ambito della struttura organizzativa della capogruppo l’esistenza di una

funzione responsabile dei rapporti con le società controllate e collegate e valutarne

l’efficienza e l’operatività;

c) ottenere dalla società di revisione incaricata la relazione con giudizio predisposta a norma

dell’art. 156, D.Lgs. 58/98;

26

d) nell’attività di controllo sull’amministrazione richiedere agli amministratori informazioni sulle

operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale effettuate nell’ambito dei

rapporti di gruppo;

e) mantenere lo scambio dei dati e delle informazioni rilevanti con la società di revisione (art.

150, comma 2, D.Lgs 58/98);

f) svolgere sul bilancio consolidato le medesime attività di vigilanza previste dalla norma 2.6

per il bilancio d’esercizio.

27

CAPO VI

CONTROLLO DEGLI ADEMPIMENTI TRIBUTARI, PREVIDENZIALI ED ASSISTENZIALI

Premessa

Si ritiene che l’attività di controllo degli adempimenti tributari, previdenziali ed assistenziali

debba essere compresa nell’attività attribuita alla società di revisione ai sensi dell’articolo 155,

D.Lgs 58/98. Il collegio sindacale, quindi, non avrà più l’obbligo di verificare periodicamente

l’esecuzione dei versamenti delle imposte, contributi e ritenute, le relative registrazioni contabili

e la regolare tenuta dei libri e registri fiscali e previdenziali.

Ciò non esclude che nell’ambito della vigilanza sull’osservanza della legge e del controllo

sull’amministrazione, il Collegio Sindacale abbia il dovere di considerare anche i corretti

adempimenti previsti dalle norme tributarie e previdenziali anche perché è chiamato, in base a

specifiche normative fiscali, a sottoscrivere modelli di dichiarazioni e denunce.

Di conseguenza con riferimento agli adempimenti tributari, previdenziali e assistenziali, la

vigilanza dei Sindaci si limiterà all’adeguatezza del sistema di controllo interno e della struttura

organizzativa che dovrà assicurare almeno due aspetti:

a) l’esistenza nell’organico di personale responsabile e/o consulenti di supporto esterno

esperti in materia fiscale e previdenziale;

b) il funzionamento di procedure che assicurino la tempestività e la regolarità degli

adempimenti obbligatori.

Norma 6.1 Attività di vigilanza

Il Collegio Sindacale dovrà:

a) valutare l’adeguatezza del sistema amministrativo e di controllo interno al fine di assicurare

gli adempimenti e l’osservanza delle leggi tributarie e previdenziali;

b) verificare che la società abbia predisposto il calendario annuale delle scadenze dei

principali adempimenti fiscali e previdenziali e individuare nell’ambito del sistema

organizzativo della società l’area di specifica competenza, il personale responsabile

addetto alla materia fiscale e previdenziale, mantenendo gli opportuni rapporti con la

funzione di revisione interna (internal auditing) se esistente;

c) ottenere dalla società di revisione incaricata della revisione contabile la conferma che la

stessa ha svolto tutti i necessari controlli e verifiche e che non sono emerse irregolarità;

d) verificare la completezza formale delle dichiarazioni oggetto di sottoscrizione;

e) ottenere dagli amministratori informazioni in merito all’eventuale esistenza di accertamenti o

altri provvedimenti impositivi e del relativo contenzioso.

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Norma 6.2 Riscontro di irregolarità

Qualora il Collegio Sindacale accerti, anche a seguito dell’informativa ottenuta dalla funzione

di revisione interna e/o dalla società di revisione incaricata, alterazioni, omissioni o comunque

un’esecuzione non conforme alle norme degli adempimenti previsti, dovrà:

- renderle note agli amministratori e alla società di revisione;

- farne oggetto di evidenza nella relazione agli azionisti in assenza di adeguati rimedi e

provvedimenti assunti dagli interessati.

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CAPO VII

L’ATTIVITÀ SINDACALE IN ORDINE ALLE OPERAZIONI SOCIALI STRAORDINARIE

Premessa

L’attività dei Sindaci nell’ambito delle operazioni sociali straordinarie viene svolta

preliminarmente attraverso l’attività di vigilanza sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo

e l’attività di controllo sull’amministrazione.

L’art. 158, D.Lgs. 58/98, affida alle società di revisione la specifica competenza per le

seguenti attività, riservando al Collegio Sindacale la mera vigilanza sull’esecuzione dei relativi

adempimenti, ed in particolare:

- il parere di congruità sul prezzo di emissione delle azioni a seguito di aumento di capitale

con esclusione o limitazione del diritto di opzione;

- la relazione sulla congruità del rapporto di cambio a seguito di fusione o scissione;

- il parere sulla relazione degli amministratori e sul prospetto contabile previsto in caso di

deliberazione di distribuzione di acconti sui dividendi.

Inoltre alla società di revisione sono stati attribuiti i compiti che l’art. 2440 c.c. riconosceva ai

Sindaci in caso di aumento di capitale e di altri conferimenti in natura.

Sono altresì di competenza della società di revisione i controlli riferiti alla corretta rilevazione

contabile delle operazioni straordinarie.

Norma 7.1. Conferimenti di beni in natura e di crediti

L’art. 158, comma 3, D.Lgs. 58/98, esonera i Sindaci dai compiti previsti dall’art. 2440 c.c. che

vengono assegnati alla società di revisione incaricata, incluso quanto ad essi attribuito dall’art.

2343 c.c. con riferimento al controllo della relazione dell’esperto designato dal Tribunale.

Norma 7.2. Aumenti di capitale

Il Collegio Sindacale dovrà vigilare sulla corretta esecuzione dell’aumento sollecitando gli

amministratori alla regolare e puntuale esecuzione delle formalità di legge e degli adempimenti

previsti dall’art. 2441 c.c..

Il Collegio dovrà accertare, in ipotesi di aumento gratuito, che le azioni in precedenza

emesse siano state interamente liberate e verificare se le riserve e i “fondi speciali” da imputare

ad aumento del capitale siano “disponibili” ai sensi dell’art. 2442, comma 1, c.c..

Per l’aumento di capitale con conferimenti in denaro, si dovrà inoltre vigilare sul rispetto della

legge in ordine al versamento da parte dei sottoscrittori, di almeno i tre decimi del valore

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nominale delle azioni sottoscritte (salvo il maggior importo stabilito dalla delibera di aumento) e

dell’intero sovrapprezzo.

E’ esclusa la competenza dei Sindaci in ordine al parere previsto dall’art. 2441, comma 6,

c.c., riservato alla società di revisione incaricata.

Norma 7.3. Riduzione del capitale per perdite

Il Collegio Sindacale, ove venga a conoscenza dell’esistenza delle condizioni di cui agli artt.

2446 e 2447 c.c., dovrà sollecitare gli amministratori alla presentazione della situazione

patrimoniale straordinaria e della relazione, previste dalle norme menzionate. Su tali documenti

dovrà formulare le proprie osservazioni ai sensi dell’art. 2446 c.c., dopo aver eseguito su di essi

un controllo di tipo “sintetico-complessivo”.

Il collegio sindacale dovrà, altresì, procedere alla convocazione dell’assemblea, senza

indugio, qualora gli amministratori non vi provvedano.

Nel caso che l’assemblea si avvalga della facoltà di rinviare l’adozione dei provvedimenti di

cui all’art. 2446, comma 1, c.c., il Collegio Sindacale in sede di approvazione del bilancio del

successivo esercizio dovrà controllare che l’Assemblea riduca il capitale in proporzione alla

perdita se questa non risulta ridotta a meno di un terzo; in mancanza di ciò si dovrà chiedere al

Tribunale l’emissione del provvedimento di riduzione del capitale.

Norma 7.4. Riduzione del capitale esuberante

Il Collegio Sindacale dovrà vigilare sull’osservanza da parte degli amministratori delle

disposizioni dell’art. 2445 c.c. ed in particolare:

- che l’avviso di convocazione dell’assemblea indichi in termini sufficientemente precisi,

ancorché sintetici, le ragioni e le modalità della riduzione;

- che tali ragioni, che dovranno essere ben chiarite nella relazione degli amministratori

all’assemblea dei soci, siano fondate;

- che la delibera venga eseguita solo dopo il decorso di tre mesi dall’iscrizione della

medesima nel registro delle imprese (purché non vi siano state opposizioni di creditori).

Norma 7.5. Trasformazione

Il Collegio Sindacale dovrà accertare la conformità alla legge della delibera e degli atti di

esecuzione della stessa.

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Norma 7.6. Fusione e scissione

In ipotesi di fusione di società, il Collegio Sindacale dovrà vigilare sull’osservanza da parte

degli amministratori degli articoli del Codice Civile dal 2501 al 2504 sexies, mentre le verifiche

delle rilevazioni contabili dell’operazione straordinaria nonché la relazione sulla congruità del

rapporto di cambio sono affidate alla società di revisione incaricata come previsto dagli artt. 155

e 158, comma 4, D.Lgs. 58/98.

In particolare i Sindaci dovranno accertare:

- la completezza e la conformità alla legge del contenuto del progetto di fusione;

- il rispetto delle norme sul deposito e la pubblicazione degli atti nel procedimento;

- la completezza dell’atto di fusione e la sua concordanza con il progetto di fusione e con la

delibera assembleare di approvazione;

- la correttezza degli atti di esecuzione della fusione ed in particolare dell’assegnazione di

azioni e quote.

Analoga attività di vigilanza deve essere svolta nell’ipotesi di scissione totale o parziale.

Norma 7.7. Conferimenti di azienda

Si applica quanto enunciato nella precedente norma 7.1.

Norma 7.8. Emissione di prestiti obbligazionari

Il Collegio Sindacale, partecipando al Consiglio di Amministrazione nella fase di proposta del

prestito, all’assemblea straordinaria dei soci avente per oggetto la corrispondente

deliberazione, dovrà accertare, nell’ambito dell’attività di vigilanza che gli è propria,

l’osservanza delle disposizioni degli artt. 2410 e 2420 bis c.c. in ordine ai limiti posti

all’emissione delle obbligazioni nonché l’osservanza delle altre disposizioni di legge in materia. Sono riservati alla società di revisione la verifica sulle rilevazioni contabili del prestito nonché

gli aggiornamenti delle stesse nel bilancio d’esercizio.

E’ opportuno che il Collegio Sindacale verifichi la costituzione delle eventuali garanzie

previste dall’art. 2410 c.c..