Software Analysis Template

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian

Hendri

STMIK TIME

Jl. Merbabu no. 32 AA-BB Medan Telp. (061)-4561931 Fax. (061)-4533681

[email protected]

Abstrak

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberikan dampak positif berupa

kemudahan dalam hal penyediaan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan perlu menerapkan sistem

informasi ini dalam kegiatan mereka untuk memenangkan persaingan. Salah satu bidang penerapan yang

dapat dipertimbangkan adalah dalam bidang penggajian. Dengan adanya penerapan sistem informasi

penggajian ini diharapkan penanganan transaksi penggajian dapat berlangsung dengan cepat dan

dengan kesalahan yang minim.

Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi Penggajian pada yang

mencakup proses pencatatan data gaji pegawai dan penyusunan laporan. Tools yang digunakan untuk

melakukan analisis dan desain adalah Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan, bahasa pemrograman

yang digunakan untuk merancang sistem adalah Microsoft Visual Basic 2008 dengan menggunakan

aplikasi Microsoft Access 2007 sebagai database engine dan aplikasi Crystal Report sebagai desain

laporannya.

Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi yang dapat

digunakan untuk disimpulkan bahwa sistim usulan dapat efektif memenuhi keinginan manajemen

perusahaan.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Penggajian.

Abstract

The development of information and communication technologies have a positive impact in the

form of convenience in terms of providing the required information. Companies need to implement the

information system in their activities to win the competition. One area of application that can be

considered is in the field of payroll. With the application of information systems is expected handling

payroll payroll transactions can take place quickly and with minimal errors .

This study aims to develop an information system that includes Payroll on employee salary data

recording process and the preparation of reports. Tools used to perform the analysis and design are Data

Flow Diagrams ( DFD ). Meanwhile, the programming languages used to design the system is Microsoft

Visual Basic 2008 application using Microsoft Access 2007 as the database engine and application

Crystal Report as the report design.

Results from this study is that computerized payroll information system that can be used to

conclude that the proposed system can effectively satisfy the company's management .

Keywords: information systems, payroll

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah menjadikan ilmu komputer

sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Komputer umumnya digunakan untuk

pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh

dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka tidak sedikit perusahaan yang telah

menerapkan sistem komputerisasi tersebut. Sistem Pengelolahan Penggajian menggunakan komputerisasi

adalah contoh sistem komputerisasi yang sering di terapkan di perusahaan-perusahaan.

Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan proses gaji sering

terlambat. Oleh sebab itu, perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang

cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien. Kesulitan dalam

82

pengelolahan data absensi pegawai dan data penggajian pun sering terjadi pada saat ingin dilakukan

pengecekan kembali. Dikarenakan sistem pengelolahan data baku absensinya yang masih menggunakan

sistem manual sehingga mutu kinerja operasional menjadi kurang.

Berdasarkan uraian di atas maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian bidang penggajian

pada dengan memilih judul “analisa dan perancangan sistem penggajian”. Solusi yang mampu diberikan

oleh sistim adalah sebagai berikut : bisa mempercepat proses pengelolahan data baku absensi. Data baku

absensi meliputi data jam masuk karyawan, data jam pulang karyawan, data lembur karyawan. Contohnya

yaitu kartu absensi, dapat membantu pembuatan laporan pengajian secara akurat sesuai dengan yang

dibutuhkan. Laporan yang dihasilkan adalah laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan

data penggajian pegawai.

2. Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu. Proses pengumpulan

data dilakukan dengan dua cara yaitu : studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan

untuk memahami proses perancangan sistem informasi seperti mengumpulkan teori-teori yang

berhubungan dengan perancangan sistem dan penggajian. Studi lapangan dilakukan mencari bahan

penelitian dengan menuju langsung ke lokasi penelitian untuk melakukan : sampel dan investigasi yaitu

dengan meminta dan melihat dokumen yang digunakan dalam sistem pengajian. wawancara yaitu

mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak yang bersangkutan seputar objek penelitian dan observasi

yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan sistem penggajian. Seperti proses

pencatatan, perhitungan slip gaji dan proses penyusunan laporan.

Metode perancangan yang dilakukan terdiri dari perancangan data flow dokumen, diagram konteks

dan perancangan basis data dan tampilan.

Gambar 1. Gambar Flow Data Dokumen Perhitungan Gaji

83

Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian ( Hendri )

Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Perhitungan Gaji

Entitas yang terdapat pada sistem informasi perhitungan gaji diusulkan adalah sebagai berikut:

entitas Komisaris adalah entitas yang berfungsi menerima daftar pegawai, daftar perhitungan gaji, daftar

absensi dan daftar lembur dari sistem informasi perhitungan gaji. Entitas Bagian Personalia adalah entitas

yang berfungsi memberikan data jabatan, data golongan dan data keputusan gaji ke dalam sistem

informasi dan menerima daftar pegawai, daftar perhitungan gaji, daftar absensi dan daftar lembur dari

sistem informasi perhitungan gaji. Entitas Karyawan adalah entitas ini berfungsi menerima slip gaji dari

sistem informasi perhitungan gaji dan memberikan data pegawai, data absensi dan tanda terima gaji.

Untuk merancang sistem yang baik dan terstruktur dibutuhkan basis data (database). Adapun

struktur basis data yang digunakan ada sebanyak 5 tabel.

Tabel 1. Struktur Tabel Data Pegawai

No FIELD NAME TYPE SIZE

1 NIP Text 10

2 NamaPegawai Text 20

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

TglLahir

Telepon

Alamat

TanggalMasuk

JenisKelamin

Agama

StatusNikah

JumlahAnak

Pendidikan

Keterangan

NamaJabatan

GajiPokok

TunjanganIstri

TunjanganAnak

UangMakan

UangTransport

UangLembur

Text

Text

Text

Date/Time

Text

Text

Text

Number

Text

Text

Text

Number

Number

Number

Number

Number

Number

30

14

50

1

17

1

Long Integer

20

20

255

Long Integer

Long Integer

Long Integer

Long Integer

Long Integer

Long Integer

Tabel 2. Struktur Tabel Absensi


1 Absensi Text 255

2 Bulan Number Long Integer

3 Tahun Number Long Integer

4 NIP Text 10

5 Jenis Text 10

6 Keterangan Text 20

84

Tabel 3. Struktur Tabel Lembur


1 Lembur Text 255



4 NIP Text 255

5 TglLembur Date/Time

6 JamMulai Date/Time

7

8

JamSelesai

Jumlah

Date/Time

Text

255


Tabel 4. Struktur Tabel Gaji




3 NIP Text 255

4 JumlahHadir Number Long Integer

5 JumlahAbsen Number Long Integer

6 JumlahLembur Number Long Integer

Tabel 5. Struktur Tabel Jabatan


1 Jabatan Text 5

2 NamaJabatan Number Long Integer

3 GajiPokok Number Long Integer


Setelah melakukan perancangan basis data maka dilanjutkan dengan perancangan halaman

utama dan bagian lain yang terlibat seperti pada gambar 3.

Gambar 3. Perancangan hal utama

3. Analisis dan Hasil

3.1 Analisis

Analisis sistem informasi penggajian ini terdiri dari tiga bagian sesuai dengan kinerja sistem yaitu

masukan (input) – proses – keluaran (output). Analisa masukan adalah analisa yang dilakukan terhadap

dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem penggajian. Dokumen tersebut ada 2

85


yaitu: dokumen pencatatan absensi dan dokumen pencatatan lembur. Analisis proses adalah Menganalis

proses perhitungan gaji total, pph hingga gaji bersih . Analisa keluaran adalah analisa yang dilakukan

untuk mengambil dan mempelajari laporan-laporan yang digunakan oleh pihak perusahaan, seperti : laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan data penggajian pegawai.

3.2 Hasil

Adapun perancangan layar keluaran yang terdapat pada aplikasi perhitungan gaji adalah sebagai

berikut:

1. Laporan Daftar Pegawai

Laporan daftar pegawai dapat dilihat pada gambar 4. Berikut

Gambar 4. Laporan Daftar Pegawai

Laporan daftar Pegawai adalah laporan yang menyajikan data-data Pegawai. Laporan ini terdiri

dari kolom NIP, Nama Karyawan, Tmp & Tgl Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal Masuk, Status

Nikah, Alamat, Pendidikan, Nama Jabatan dan Keterangan

2. Laporan Daftar Absensi

Laporan daftar absensi dapat dilihat pada gambar 5. Berikut

86

Laporan daftar absensi adalah laporan yang menyajikan data-data absensi Pegawai perusahaan.

Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Absensi, dan Keterangan.

3. Laporan Hadir

Laporan Hadir dapat dilihat pada gambar 6. Berikut

Gambar 6. Laporan Hadir

Laporan daftar absensi adalah laporan yang menyajikan data-data absensi Pegawai perusahaan.

Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Hadir, dan Keterangan.

4. Laporan Absen

Laporan Absen dapat dilihat pada gambar 7. Berikut

Gambar 7. Laporan Absen

Laporan daftar absen adalah laporan yang menyajikan data-data absen Pegawai perusahaan.

Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Absen, dan Keterangan.

87


5. Laporan Daftar Lembur

Laporan daftar lembur dapat dilihat pada gambar 8. Berikut

Gambar 8. Laporan Daftar Lembur

Laporan daftar lembur adalah laporan yang menyajikan data-data lembur Pegawai perusahaan.

Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Lembur, Jam Masuk, Jam

Keluar dan Keterangan

6. Laporan Daftar Penggajian

Laporan daftar penggajian dapat dilihat pada gambar 9. Berikut

Gambar 9. Laporan Daftar Penggajian

Laporan daftar penggajian adalah laporan yang menyajikan data-data penggajian pegawai

perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Gaji Pokok, Tunjangan Istri, Tunjangan

Anak, Uang Makan, Uang Transport, Uang Lembur, Gaji Kotor, Pph 21, dan Gaji Bersih.

88

7. Laporan Slip Gaji

Laporan Slip Gaji dapat dilihat pada gambar 10. Berikut

Gambar 10. Laporan Slip Gaji

Laporan Slip Gaji adalah laporan yang menyajikan data-data penggajian pegawai perusahaan.

Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Gaji Pokok, Tunjangan Istri, Tunjangan Anak, Uang

Makan, Uang Transport, Uang Lembur, Gaji Kotor, Pph 21, dan Gaji Bersih.

4. Kesimpulan dan Saran

Dari hasil penelitian ini dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: Sistem informasi

perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan kesulitan untuk menghitung data gaji karyawan. Sistem informasi perhitungan gaji selain untuk membantu kelancaran proses penghitungan gaji, juga

untuk memberikan kemudahan untuk para pegawai khususnya bagian kepegawaian dalam melaksanakan

tugasnya. Aplikasi yang dirancang sudah multi user dimana user lain bisa menggunakan database yang

sama pada komputer yang berbeda. Agar sistem pengelolaan data dapat berjalan lebih baik lagi di masa

mendatang, pertimbangkan beberapa saran berikut integrasikan sistem penggajian dengan sistem

keuangan perusahaan sehingga staf keuangan (kasir) dapat bekerja dengan lebih cepat dan efisien.

Daftar Pustaka

[1.] Connolly, T. and Begg, C. Database Systems, A Practical Approach to Design, Implementation and

Management. New York : Addison – Wesley. 2002.

[2.] Edhy Sutanta. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta : Andi. 2011.

[3.] Jogiyanto. Analisis dan Design. Yogyakarta : Andi. 1989.

[4.] McLeod, R.. Management Information Systems, 7th edition. USA : Prentice Hall. New Jersey. 1998.

[5.] O’Brien, James A. Introduction to Information System., 11th edition. USA: The McGraw-Hill

Companies Inc.2002.

[6.] Teguh, Hendra. Sistem Informasi Manajemen versi Bahasa Indonesia, Edisi ketujuh. Jakarta : PT.

Prenhallindo.2001.

[7.] Turban, E., et al., Introduction to Information Technology, 2nd edition. John Wiely and Sons

Inc..United State of America. 2003.

[8.] Whitten, J.L., et al. Systems analysis and Design Methods, 6th edition. USA : The McGraw-Hill

Companies Inc. 2004.

Documents

Software Analysis Template