Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresarialesExamen Final

MARIA JOSE BENITEZ LUNAC.C. 1.081.918.686JUNIO 14 DE 2011

Preguntas del examen:1) Describe una empresa de tu localidad, en donde se utilicen Sistemas de

información y Tecnología de información.a) Indica brevemente el giro de la empresa

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA DEPARTAMENTAL “JUANA ARIAS DE BENAVIDES” se encuentra ubicada en el municipio de Plato (Magdalena) es una Institución Pública, con una cobertura cercana a los 6.000 estudiantes entre sede principal y subsedes.

b) Lista los sistemas de información que utiliza

La tecnología identificada en esta Institución es la que se denomina MIS (Sistema de información Gerencial), la cual suministra al Rector, docentes, padres de familia y educandos información clara y precisa respecto al estado del proceso enseñanza-aprendizaje que se lleva a cabo entre los educandos, su entorno, docentes y demás.

c) Describe las funciones de cada sistema de información indicando la Tecnología de información utilizada en cada uno de estos.

Este tipo de sistema facilita información de manera periódica (bimestral) a los tutores de grupo, quienes detectan aquellas falencias y debilidades que se han generado durante el desarrollo normal de las actividades pedagógicas. Además en casos excepcionales es posible recurrir a informes que visualicen el historial del educando con el fin de realizar el seguimiento respectivo al proceso de formación integral.

Este proceso se realiza a través del desarrollo de unas actividades básicas, como lo son:

ENTRADA: Se ingresa la información a través de la digitación del valor asignado al educando por cada Docente de asignatura durante el periodo académico, el rango de valoración se encuentra entre 1.0 y 5.0; siendo el primero el de menor valor y el segundo el máximo obtenido. Los docentes lo alimentan en el sistema a través de la digitación de esta información.

PROCESAMIENTO: El Sistema de Información captura las valoraciones, las organiza por estudiante, asignatura, área, grupo y nivel de formación.

SALIDA: Una vez alimentado el sistema de información este genera un informe pre-diseñado en el cual se visualizan los datos del educando como lo son:

nombres, apellidos, grado, grupo, código, tutor de grado, promedio, posición, áreas, asignaturas, logros, valoración, etc.

ALMACENAMIENTO: Después de la etapa de procesamiento y de la generación de una salida (informe académico) esta información es clasificada y almacenada, a la espera de que los tutores o coordinadores, accedan a ella para corroborar los datos y empezar los procesos académicos tendientes a identificar las falencias del educando durante el bimestre.

CONTROL: Ya sabemos que todo proceso debe de finalizar con un control, en esta etapa se retro-alimenta, se corrige e inicia de nuevo del proceso con las mejoras y adaptaciones planteadas.

d) Crees que la empresa está utilizando los sistemas y tecnologías de información para lograr una ventaja competitiva ante sus competidores?, justifica tu respuesta

Sí, creo que la utilización de la tecnología en los procesos académicos ha marcado una gran diferencia entre esta Institución y las otras que funcionan en el municipio, además de generar informes claros y concisos que facilitan los procesos de seguimiento durante la etapa de enseñanza-aprendizaje, muestra una clara mejoría en el rendimiento de los estudiantes de la Institución respecto a los estudiantes de otras Institución cuyos resultados se han visto plasmados en las pruebas “Saber” e “Icfes”. Ya que el direccionamiento en las diferentes áreas se ha realizado de la forma más oportunidad teniendo en cuenta que la información le llega a los Docentes en el momento que este detecta la falencia y los sustenta a través de los datos estadísticos arrojados por el Software.

2) Describe en qué consiste la reingeniería de procesos de negocios.

Consiste en el direccionamiento paulatino de los procesos que desarrollan las empresas hacia la aplicación y utilización de los sistemas de información con el objetivo de hacerlos de manera más eficientes. Estar a la vanguardia de la tecnología nos permite insertar avances tecnológicos en nuestros sistemas de gestión (manera de hacer las cosas) que redundarían en el desarrollo de procesos más rápidos y precisos.

3) Describe dos estrategias competitivas de TI para las empresas y menciona un ejemplo para cada una de estas.

Utilización de la red con el fin de acceder a una población significativa que solicita capacitación y actualización constantemente y que debido a diversos factores como por ejemplo, la falta de espacio físico, esta población no podría ser atendida. El Ejemplo más palpable es el SENA con la aplicación de sus cursos virtuales.

Acceso a información personal desde cualquier lugar en el que el cuentahabiente tenga acceso a la Plataforma de la Empresa, con el fin de hacer consultas tan personales como por ejemplo: Saldos de cuenta, consignaciones, últimos movimientos, etc. Ejemplo: El servicio ofrecido por las entidades financieras y Bancarias (Bancolombia, Davivienda, etc.)

4) Describe los componentes de un sistema de información.

RECURSOS HUMANOS: Se subdividen en dos: Usuarios finales o clientes y especialistas de sistemas de información. Los primeros son la razón o el motivo por el cual se implementa el sistema de información, con el objetivo de satisfacer una necesidad y el segundo es el que desarrolla y opera el S.I. para satisfacer al primero.

HARDWARE: Elemento tangible, utilizado en el procesamiento de la información. SOFTWARE: Elemento Intangible, conjunto de programas y procedimientos que

siguen una serie de instrucciones en el S.I. DATOS: Recopilación de información de manera detallada y ordenada. REDES: Medios de comunicación a través de los cuales se accede, se transporta

y transmite la información.

5) Describe cuál es la diferencia entre un sistema TPS y un sistema MIS

TPS (Sistema de procesamiento de transacciones) este permite registrar los datos resultantes de transacciones comerciales pueden ser en forma periódica o inmediata, mientras que el MIS (Sistema de Información Gerencial) suministra al administrador información que respalda la toma de decisiones diarias.

El primero capta y registra información mientras que el segundo suministra información al administrador con lo cual, este tiene bases para la toma de decisiones.

6) Describe cuál es la diferencia entre un sistema MIS y DSS

Una de las diferencias radica en que el DSS (Sistema de apoyo a las decisiones) ayudan a los Gerentes a tomar decisiones basados en modelos analíticos, software, bases de datos y programas amigables, que recrean situaciones alternativas que podrían presentarse, mientras que los MIS (Sistema de Información Gerencial) suministran información sobre el desempeño de la empresa elaborando informes fijos programados regularmente basado en datos resumidos y extraídos, basado en formatos especificados por adelantado.

7) Describe que es una base de datos y menciona al menos 3 ventajas que proporcionan a las empresas.

Es un archivo electrónico de datos pertenecientes a un mismo contexto y organizados; los cuales el ordenador puede seleccionar elementos fragmentados que lo componen a solicitud del usuario o cliente.

Existen muchas ventajas que proporcionan las bases de datos, pero por ahora mencionaremos solamente estas tres:

Consistencia: Se establecen parámetros que conducen a que la información sea clara y concisa.

Integridad: La validación en el momento de ingreso de la información nos permite captar solamente aquella que reúna los parámetros requeridos.

Seguridad: Permite crear diferentes niveles de seguridad que protegen la información de aquellos usuarios no autorizados.

8) Describe el proceso de diseño de una base de datos relacional (fases del diseño)

FASE 1. DISEÑO CONCEPTUAL DE LA BASE DE DATOS

Se define el diseño del esquema conceptual de la base, allí se define el modelo de datos a alto nivel, independiente de cualquier sistema de administración de Base de Datos.

FASE 2. DISEÑO LOGICO

Se transforma la salida del diseño conceptual al esquema de la base de datos en el modelo de datos DBMS a utilizar.

FASE 3. DISEÑO DE LA BASE DE DATOS FISICA

Se definen las estructuras de almacenamiento y acceso con el objetivo de alcanzar un rendimiento óptimo de las aplicaciones que se ejecutaran.

No aparece incluido el Análisis de requerimiento, ya que según la guía no forma parte del diseño.

9) En el modelo de Entidad – Relación, describe que son: entidades, atributos y

relaciones, menciona al menos un ejemplo de cada uno de ellos.

ENTIDADES: Son los objetos principales acerca de los cuales se almacena la información, cosas de importancia o interés para un área.Ejemplo: Factura, Inventario, Cliente, Producto, Proveedor.

Se clasifican en fuertes y débiles. Las primeras tienen existencia propia y no dependen de la existencia de otras mientras que las segundas su existencia está delimitada por la existencia de las entidades Padre.

ATRIBUTOS: Representan las características o cualidades de una entidad. Ejemplo: Nombre de la persona, ciudad, etc.

RELACION: Describe cierta dependencia entre las entidades o permite la asociación de las mismas.

Dado un conjunto de relaciones en el que participan dos o más conjuntos de entidades, la correspondencia de cardinalidad indica el número de entidades con las que puede estar relacionada una entidad dada.

Dado un conjunto de relaciones binarias la correspondencia de cardinalidades puede ser:

Uno a Uno: Una entidad de A se relaciona únicamente con una entidad en B y viceversa (ejemplo relación vehículo - matrícula: cada vehículo tiene una única matrícula, y cada matrícula está asociada a un único vehículo).

Uno a varios: Una entidad en A se relaciona con cero o muchas entidades en B. Pero una entidad en B se relaciona con una única entidad en A (ejemplo vendedor - ventas).

Varios a Uno: Una entidad en A se relaciona exclusivamente con una entidad en B. Pero una entidad en B se puede relacionar con 0 o muchas entidades en A (ejemplo empleado-centro de trabajo).

Varios a Varios: Una entidad en A se puede relacionar con 0 o muchas entidades en B y viceversa (ejemplo asociaciones- ciudadanos, donde muchos ciudadanos pueden pertenecer a una misma asociación, y cada ciudadano puede pertenecer a muchas asociaciones distintas).

10)Describe como utilizarías las funciones de Frecuencia y Escenarios de Excel para que representen información útil a una empresa en el proceso de toma de decisiones. Incluye un ejemplo en su explicación.

Se podría decir que es infinita la cantidad de utilidades que le podríamos dar a la función de frecuencia y muchas más a Escenarios, ya que suministran una herramienta importante para el administrador de hoy en día, lo cual permitiría una mejor toma de decisiones en momento de determinar cuál será el curso de acción más apropiado.

Lo plasmare a través de un ejercicio muy simple, el caso de una pequeña empresaria que comercializa productos Leonisa en 4 sectores, a continuación veremos la tabla correspondiente a uno de esos sectores:

RELACIÓN DE VENTAS DE PRODUCTOS LEONISA - 2011SECTOR 3-A

MES CLIENTE ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO UNITARIO VALOR TOTALAbril Gustavo Benitez 1 1 16.500 16.500Abril Gustavo Benitez 1 3 16.500 49.500Abril Emperatriz Luna 3 4 32.000 128.000Enero Gustavo Benitez 1 4 16.500 66.000Enero Gustavo Benitez 2 3 25.000 75.000Enero Víctor Aristizabal 3 2 32.000 64.000Enero Gustavo Benitez 1 4 16.500 66.000Enero Gustavo Benitez 1 1 16.500 16.500Enero Marcos Cantillo 1 1 16.500 16.500Febrero Emperatriz Luna 1 2 16.500 33.000Febrero Víctor Aristizabal 2 4 25.000 100.000Febrero Víctor Aristizabal 2 2 25.000 50.000Febrero Víctor Aristizabal 2 2 25.000 50.000Febrero Víctor Aristizabal 2 2 25.000 50.000Marzo Emperatriz Luna 2 4 25.000 100.000Marzo Marcos Cantillo 1 4 16.500 66.000Marzo Gustavo Benitez 3 2 32.000 64.000Marzo Víctor Aristizabal 1 1 16.500 16.500

A través de la frecuencia puedo observar la manera como se rota mi inventario y de estos datos puedo empezar a identificar las tendencias de mercado y los gustos de mis clientes, de manera tal que pueda innovar y mantenerme vigente.

Con los escenarios puedo acceder a mucha información, en el ejemplo que realice hice un descuento de $1.000 en el precio de los artículos y pude darme cuenta la reducción significativa en el margen de utilidad, la cual puede ser compensada con un incremento sustancial en la cantidad de artículos vendidos.

Además utilice el instrumento de subtotales con el fin de cuantificar las ventas mensuales, teniendo este instrumento otras múltiples utilidades en el momento de la toma de decisiones.