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Solutions KnowingsVeille & Intelligence Économique
>> INFOSTAT – PARIS – 6 juillet 2007
> Les points-clés de l’intervention
Définir et organiser un dispositif de Veille et d’Intelligence
Économique réellement efficace nécessite :
> d’organiser un véritable réseau de veille
> de définir l’ensemble du processus de veille
> d’exploiter les technologies collaboratives
État et tendances des pratiques de veille en France
Principes de mise en œuvre et outils pour démarrer simplement
Enjeux de la veille
Knowings en quelques mots…
> Knowings
Offre globale: > Logiciels complets, adaptables et simples > Services à valeur ajoutée
> Hébergement mutualisé (ASP / SaaS)
Des partenariats technologiques de référence
Expertise reconnue > 150 références Plus de 50.000 utilisateurs Références internationales et multinationales
Apporter aux entreprises et organisations professionnelles des solutions collaboratives de gestion de contenu
SolutionClientSoftware Intégration ServicesConsulting
> Quelques réferences
> Principes
Progiciels Packages> Technologies intégrées> Paramétrables> Adaptables et évolutifs
GlobalFinder Solution complète de veille et de recherche d’information
KnowledgeManagerSolution de travail collaboratif et
de gestion des connaissances
> Solution métier / usages> Prêt à l’emploi> Services associés
Trois packs métier
> 3 Solutions packagées
Innover Valoriser CapitaliserPackVeille
Solution collaborative d’intelligence économique
PackProjetsSolution de gestion
collaborative de projet
PackCommunautéSolution collaborative de
partage de connaissances
1. Les enjeux de la Veille
> L’ère de l’organisation réseau
L’entreprise connectée L’intégration des partenaires et fournisseurs dans l’activité de « l’entreprise élargie » Abolition des contraintes d’espace et de temps L’émergence de communautés de pratique au sein des entreprises et au delà
L’organisation processus Privilégiant l’efficacité de processus transversaux sur l’optimisation des entités
Concurrence globale et réactivité Globalisation Externalisation des activités non stratégiques
Knowledge : L’importance du savoir Créer, collecter, accéder, diffuser et exploiter Obsolescence Flux Pérennité Stock Différenciation Processus Enjeu du savoir collectif
L’entreprise réseau
> Un nouveau contexte…
De la détention au partage des connaissances Internet : mise en réseau, interconnexion des connaissances Globalisation : Diffusion rapide des connaissances et des pratiques. La détention d’une connaissance est désormais précaire : elle est disponible
ailleurs ou le sera bientôt…
La valeur réside aujourd’hui dans la capacité à Créer de nouvelles connaissances Choisir la bonne information pour le bon acteur Exploiter rapidement les connaissances Les diffuser en temps opportun
Hier
Aujourd’hui
Vale
ur
Temps
Cycle de vie du capital
savoir
> De nouvelles problématiques
L’obsolescence des connaissances
Systèmes Veille orientés flux
Ex : Veille technologique et concurrentielle, communauté R&D…
La perte des experts et des connaissances dans le temps
Systèmes Veille et Connaissances orientés stock
Ex : Capitalisation des connaissances techniques, REX, tutorat…
L’efficacité des collaborations en réseaux
Systèmes Veille et Connaissances orientés process
Ex : processus commercial, gestion de projet…
> De nouveaux enjeux
Veille
Préservation et développement des
relations entre l’entreprise et son environnement
Capitalisation des savoirs critiques Risques anticipés
Opportunités saisies à temps
Qualité et réactivité accrues pour la prise de décisions
Renforcement de la culture business
Reconnaissance de l’expertise des collaborateurs
> Quelle typologie pour les informations ?
Informationgrise(15%)
• Information difficilement accessible• Souvent peu formalisée• Forte valeur ajoutée
Informationnoire(5%)
• Information non accessible légalement• Caractère critique et stratégique
• Information écrite• Reposant sur un support identifiable• Accès public ou privé
Informationformelle
Informationinformelle
• Information non écrite• Axé principalement sur « ce qui est dit »• Accès privé ou restreint
Informationblanche(80%)
• Facilement accessible par tous• Peu de valeur ajoutée • Tris et retraitements nécessaires
Veille
Veille &
Intelligence
économique
Veille
Veille &
Intelligence
économique
Espionnage
Valorisation des informations
> Les sources d’information
Entreprise
Entrepriseétendue
Environnement
Salons
Réseaux
État
Médias
Blogs
Brevets
Conférences
Presse
Internet
Pratiques de la Veille
CultureCulture
ContenuContenu
TechnologieTechnologie
OrganisationOrganisation
• Détecter & capter
• Anticiper• Décider• Innover• Agir
Environnement économiqueEnvironnement économique
> Différents types de veille
• Veille juridique• Veille stratégique
• Veille besoins clients• Veille marque / marché
• Veille Achats• Veille techno
• Veille Technologique• Veille croissance externe
• Veille concurrentielle
FournisseursFournisseurs
EntrantsEntrants
ClientsClients
ConcurrentsConcurrents
> S’il fallait définir la veille…
La veille est un processus qui permet à l’entreprise d’apporter des connaissances sur l’environnement utiles aux acteurs de terrain et aux décideurs pour maîtriser des enjeux métiers spécifiques.
Collecter Organiser Analyser Capitaliser Diffuser Exploiter
> Quelques définitions plus académiques…
Définition de l’AFNOR (Norme AFNOR X50 – 053) [La veille est une] Activité continue et en grande partie itérative visant à la surveillance
active de l’environnement technologique, commercial, etc. pour en anticiper les évolutions
De la veille à l’intelligence économique (cf. Rapport Martre – 1994) L'intelligence économique peut être définie comme l'ensemble des actions coordonnées de
recherche, de traitement et de distribution, en vue de son exploitation, de l'information utile aux acteurs économiques. Ces diverses actions sont menées légalement avec toutes les garanties de protection nécessaires à la préservation du patrimoine de l'entreprise, dans les meilleures conditions de délais et de coûts. L'information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de décision de l'entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre en œuvre de façon cohérente la stratégie et les tactiques nécessaires à l'atteinte des objectifs définis par l'entreprise dans le but d'améliorer sa position dans son environnement concurrentiel. Ces actions, au sein de l'entreprise, s'ordonnent autour d'un cycle ininterrompu, générateur d'une vision partagée des objectifs de l'entreprise.
> L’activité de veille selon l’AFNOR
Définition / redéfinition des axes de surveillance et des finalitésA1
Détermination des types d’information utilesA2
Identification et sélection des sources d’informationA3
Collecte et sélection des informationsA4
Analyse et organisationA5
Synthèse et mise en perspectiveA6
Communication des résultatsA7Validation et réajustementA8
Formulation de la demande
Source : AFNOR – XP X50-053
> Comment traiter ce processus ?
Collecter Organiser Analyser Capitaliser Diffuser Exploiter
QUI ?
ENJEUX ?
SITUATIONS ?SOURCES ? EXPERTS ?
STRUCTURE ?CATEGORIES ?CIRCUITS ? DIFFUSION ?
DROITS ?
CONNAISSANCES ?INFOS ?
LOGIQUE D’USAGE ?COLLECTE ?
MESURE ?
D’abord organiser le processus en fonction des objectifs métier
Ensuite, accélérer et simplifier le processus veille
INFLUENCER
> en conclusion…
Apportez moi l’information dont j’ai besoin
Au moment où j’en ai besoin
À l’endroit où j’en ai besoin,
Et si possible sans que j’en fasse la demande,
Pour décider et agir efficacement
2. État des pratiques en matière de Veille
> Veille : les priorités
44%
39%
31%
25%
22%
71%
66%
65%
0% 100%
Veille clients & marchés
Veille technologique
Veille concurrentielle
Veille juridique / régl.
Veille managériale
Veille sociale/ RH
Veille macro-économiqe
Veille fournisseurs
Tendances majoritairement choisies comme les plus importantes (cumul des priorités 1,2,3)
Identifiez et classez par ordre d'importance les trois types de veille qui peuvent apporter le plus dans votre entreprise
> Veille : les priorités d’action
38%
54%
64%
22%
24%
27%
27%
27%
31%
32%
37%
0% 100%
Mieux capitaliser & partager l'info.
Définir une politque de veille adaptée
Développer la culture de veille en interne
Diffusion interne de l'information de veille
Constituer un réseau de collecte d'info.
Améliorer les recherches en interne
Améliorer l'analyse & la validation des infos.
Prestataires externes spécialisés
Nouv. moteur de recherche (sources externes)
Créer une cellule de veille dédiée
Nouvelles sources d'info. spécialisées
Classez par ordre d'importance les 3 priorités d’organisation de la Veille de votre entreprise pour les deux ans à venir .
Priorités choisies comme les plus importantes (cumul des priorités 1,2,3)
> Veille : quelle vision ?
79%
19%
2%
0% 100%
Une culture d'entreprise et une pratique quechaque collaborateur doit partager
Une fonction qu'il faut organiser au sein d'unservice dédié
Une action individuelle des dirigeants qu'ilsdoivent développer
Parmi les propositions suivantes, choisissez celles avec lesquelles vous êtes d’accord :
> Veille : quelle vision ?
59%
40%
2%
0% 100%
Anticiper les évolutions pour repérer lesopportuités e tinnover
Détecter les menaces, pour évaluer lesrisques et se protéger
Comprendre une situation, pour s'adapteren permanence
Parmi les propositions suivantes, choisissez celles avec lesquelles vous êtes d’accord :
> Ce qu’il faut retenir…
Veille
Une pratique encore minoritaire… mais en développement.
Un processus veille pas encore maîtrisé D’abord on cible et on collecte Mais il faut aussi analyser, capitaliser, partager et diffuser Quand à piloter, on verra plus tard…
L’important c’est la veille clients / marché, puis concurrentielle et technologique Ensuite, la Veille managériale Enfin, la veille économique et fournisseurs
Priorité : cibler et organiser un véritable réseau de veille interne Définir une politique de veille Collecter, partager, capitaliser et diffuser L’affaire de tous plutôt que de spécialiste Une nouvelle cultures
Une veille active, d’abord offensive
Quelques convictions…
…issues d’expériences terrain
L’information recherchée n’est pas forcément publique
L’information remontera si : Les utilisateurs reçoivent plus qu’ils ne donnent Remonter une information doit prendre entre trente secondes et deux minutes La politique éditoriale doit être extrêmement ciblée, chacun reçoit l’information sous le format correspondant à ses préoccupations métiers. Une synthèse et une valeur ajoutée est apportée à l’information retransmise Il n’y a pas de filtre hiérarchique Les remontées sont valorisées hiérarchiquement Ce sont les contributeurs qui sont visibles et pas l’équipe veille La veille s’inscrit dans la modernité
L’information ne remontera pas si : L’équipe veille fonctionne comme un service documentaire dans une tour d’ivoire
3. Principes de mise en œuvre et outils pour démarrer
1. Collecter efficacement
Dans la plupart des situations, les équipes terrain participent fortement aux remontées d’information Faire de l’animation un outil d’efficacité
En fonction des plans de Veille définis, s’appuyer sur les sources les plus efficientes Réseau(x) relationnel(s) Expert(s) disponibles au sein de l’entreprise Sources documentaires Sources électroniques (bases de données, etc.)
Considérer Internet comme un canal possible, non comme LA source principale de Veille
Prendre garde aux problématiques juridiques liées aux informations collectées
2. Organiser et analyser
Sécuriser l’accès aux informations collectées et éviter de donner accès à ces éléments bruts sans une validation / analyse préalable
Capitalisation
Analyse
Équipe Veille
Experts
Collaborateurs
3. Capitaliser et partager
Structurer les connaissances de veille dans un espace unique en fonction des situations métier de l’entreprise Gérer les accès en fonction des droits et habilitations des acteurs du réseau de Veille
BASE VEILLE
Concurrents
Technologies
Marchés
Produits
Évènements
En terme d’outils, privilégier avant tout la simplicité Pour les utilisateurs de la veille prise en main immédiate Pour la mise en œuvre vitesse et appropriation par l’équipe Veille
4. Diffuser efficacement
Passer du stock au flux
Diffusion automatique et ciblée de l’information pertinente vers chacun des membres du réseau de veille Cette diffusion sera d’autant plus efficace qu’elle sera personnalisée Permettre à chaque acteur de définir lui-même son profil de veille appropriation
Éviter la diffusion à répétition et sans consolidation le Push devient vite du Spam ! Privilégier la notion de synthèse des nouveautés à fréquence donnée
Permettre la diffusion d’Alertes en fonction de la criticité des informations capitalisées
5. Piloter le processus de Veille
Piloter pour : Mesurer l’usage réel du dispositif par les utilisateurs Détecter les besoins non couverts ou émergents Contrôler le processus mis en place
Mesurer l’usage réel du dispositif par les utilisateurs Nombre de connexions par période (semaine / mois / année) Bases (de veille) préférées Volume de contribution (pondéré par le taux de lecture) Etc.
Détecter les besoins non couverts ou émergents Documents les plus/moins consultés (semaine / mois / année) Catégorisation associée (par domaine métier) Age moyen des documents Etc.
Contrôler le processus mis en place Flux de diffusion des connaissances de Veille Délai moyen de validation des documents Veille Niveau de satisfaction des clients de la Veille Gains réels constatés grâce aux actions de Veille (nouveaux marchés, innovations
technologiques, etc.)
6. Animer le réseau de Veille
Identifier et distribuer les rôles au sein du réseau de Veille Contributeurs : Produire et participer au niveau terrain Veilleurs : Organiser, relancer et synthétiser les remontées Experts : Aider, enrichir, élargir, approfondir, valider Administrateur : Fonctionnement quotidien et adaptation de l’outil Gestionnaire : Pilotage. Représentation. Conception et gestion de l’outil Sponsor : Légitimité politique du projet. Impulser et orienter.
Soutenir les veilleurs. Valoriser les participants et les résultats
Jouer sur l’interactivité pour développer la participation à la Veille« La veille, c’est gentil mais j’ai un métier ! »
Feed back Échanges interpersonnels Jouer le flux
Exploiter le système d’intérêt individuel L’incantation n’est pas suffisante ! Motivation : confort, reconnaissance, plaisir, rémunération… Environnement managérial : Faciliter, encourager, valoriser, évaluer… Communication : mobiliser, expliquer et motiver
Bonnes Pratiques !
Pour mobiliser les acteurs autour de la veille
Choisir un visuel pour le réseau de Veille
Choisir un nom au projet
Plaquettes de présentation (mode opératoire)
Animations (jeux, prix)
Prévoir un lancement officiel, des évènementiels Ex. : Rencontres annuelles de la Veille
Communication sur le réseau de veille sur tout support interne à l’entreprise (papier, newsletter, …)
Bonnes Pratiques !
Pour mobiliser les acteurs autour de la veille
Viser avant tout la simplicité
Développer une politique de valorisation des participants Reconnaissance des experts / contributeurs Intégrer la contribution à la veille dans l’évaluation personnelle Valoriser l’expertise = effet média Etc.
Communiquer et rendre visible la veille Articles dans les médias de l’organisation Présentation des succès obtenus grâce à la veille (sucess story) Etc.
Définir le Système d’Intérêt Réel des membres Pourquoi participer ? Quel(s) bénéfice(s) en retirer ? Quelle(s) valeur(s) produite(s) ?
Et ne pas oublier que l’efficacité d’un réseau de veille repose avant tout sur les acteurs qui y participent…
> Focus : solutions Knowings au service de la veille
> Les principes du PackVeille
Dispositif couvrant l’ensemble du processus de veille depuis la collecte jusqu’à l’action
Moteur de recherche puissant capable d’interroger toutes les sources et d’assister le veilleur dans son analyse
2 modes d’usage : FAH ou internalisé
PackVeille
> Principes de fonctionnement
Exploitation Diffusion
• Sites Web• Pages web• Moteur recherche • Bases privées • Intranet
• Collaborateurs• Partenaires
Cra
wli
ng
Ind
ex
ati
on
Re
ch
erc
he
Formulaire
Contributionpar mail
Pro
gra
mm
ati
on
Sécurité • par individu• par groupe • par document
Automatisation• Cycle de vie• Versioning• Statistiques
Paramétrage• Base de veille• Forum & annuaire
Diffusion proactive
• Profils individuels• Moteur push • Alertes cibléesConsultation• Vues multi-critères• Vues individuelles• Commentaires• Liens connexes• Recherche locale• Synthèses
Alerte
Vu
es
TextMining
Choix, analyse et commentaire par le veilleur
Wo
rkfl
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co
nfi
gu
rab
les
Vu
es
Capitalisation
Ca
tég
ori
sa
tio
n
Analyse CollecteSources
> Un pack simple, robuste et efficace
Infrastructure informatique
Une plateforme modulable utilisable aussi bien en intra
qu’en mode SaaS : souplesse et évolutivité
Veilleurs
Une interface unifiée de la recherche à la
capitalisation : simplicité et performance
PackVeille
Utilisateurs
Un espace de partage et de collaboration autour des
informations de veille : efficacité et interactivité
> A retenir…
1Surveillance et collecte Définition autonome de sites à surveiller, Indexation, crawling, connexion à des bases de données externes, requêtes, etc.
3Génération de rapports Dossiers de veille, Newsletter, rapports d’analyse, documents connexes, etc.
2Traitement & analyse Extraction d’éléments signifiants, classement des informations, processus de validation, enrichissement, etc.
4 Partage, diffusion et sécurité de l’information Gestion des sécurités d’accès, groupes d’utilisateurs, moteur Push, profils individuels, etc.
5Animer et dynamiser la veille Module Forum, Annuaire des acteurs, indicateurs de fonctionnement et de performance, etc.
> Exalead : une technologie reconnue
Codie Awards 2006
Francois Bourdoncle “Ingénieur de l’année” 2005 – Usine Nouvelle (France)
BusinessWeek – Best of the Web
Exalead honoré pour les Web 2.0 Awards
Exalead fait partie du Top 100 des “Companies That Matter in the KM Industry” selon le KM World.
Exalead gagnant des Red Herring 100 Europe Awards for 2006
exalead one:search consacré “Trend-Setting product 2006” selon le KM World
Exalead dans Software 500 2006
Exalead fait partie du Econtent100
Exalead dans le Fast 50 2006
Concepts associés
Type de fichiers indexés
Langue des documents
Date des documents
Personnalités évoquées (WOL)
Organisations / Marques
Lieux géographiques
> A retenir…
Les 5 points clés de la solution
1. Innovation : une solution s’appuyant sur les derniers standards web actuels (Web 2.0) pour proposer encore plus d’interactivité et de simplicité
2. Technologie : intégration d’une des technologies leaders dans le monde de l’indexation et de la recherche de contenus
3. Simplicité d’usage : une interface « full web » ne nécessitant pas de longue formation pour en comprendre les principes de fonctionnement
4. Puissance fonctionnelle : un seul et même outil - prêt à l’emploi - qui rassemble l’ensemble des fonctions nécessaires pour faire la veille, de la collecte à l’exploitation des connaissances.
5. Processus : une solution s’appuyant pleinement sur le processus de veille afin d’en couvrir toutes les phases clés avec une déclinaison possible en mode FAH.
6. Synthèse & conclusion
> A retenir
• La veille est un processus qu’il faut optimiser de bout en bout pour être efficace.
• Il faut organiser son réseau de veille, en fonction de ses objectifs métier.
• Ne rechercher que les connaissances utiles pour les décisions à prendre ou pour les actions critiques.
• Les moteurs de recherche ne collectent pas tout : l’information clé est sur le terrain (collaborateurs, clients, partenaires …)
• L’efficacité de la veille repose avant tout sur l’animation d’un réseau d’acteurs capable de transformer de l’information en action.
• L’intelligence reste humaine : vérifier, recouper, interpréter, analyser, synthétiser.
• L’information de veille doit être qualifiée, proactive, personnalisée et facile à exploiter. La diffusion est essentielle.
> A retenir…
Progiciels de veille, de travail collaboratif et de gestion des connaissances
Solutions packagées, adaptées aux usages et prêtes à l’emploi
Consulting pour préparer, réussir et faire vivre les nouvelles pratiques KM et de veille
Offre hébergée : le logiciel comme un service – Offre « SaaS »