Sop Kemahasiswaan

8/6/2019 Sop Kemahasiswaan

1/6

I. STANDARD OPERATING PROCEDURE: PENGELOLAAN ADMINISTRASI BEASISWA

MulaiDASAR HUKUM : Kepmendikbud RI No.80/D/0/1998 tentang Rincian Tugas diLingkungan Universitas Bengkulu

Tawaranbeasiswa

Universitas1. Bagian Kemahasiswaan menerima tawaran beasiswa melalui Pembantu Rektor

Bidang Kemahasiswaan/Karo AAKPSI2. Bagian Kemahasiswaan mengkomfirmasi ulang tawaran beasiswa dari penyandang

dana, termasuk persyaratannya3. Kabag Kemahasiswaan memberikan pengarahan untuk diproses sesuai dengan

ketentuan yang ditetapkan oleh penyandang dana.

(1 5 hari)

PembuatanSurat

InformasiBeasiswa

1. Kasubbag kesmawa mempelajari, menganalisa surat tawaranbeasiswa kemudian mengkonsep surat tawaran beasiswa untuk dikirim ke seluruh

fakultas.2. Kasubbag Kesmawa menunjuk salah seorang staf sesuai dengan (rincian tugasmasing-masing) untuk memproses surat tawaran beasiswa.

3. Kemahasiswaan melalui Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan mengirim surattawaran beasiswa ke seluruh fakultas.

(1 2 hari)

FakultasMenerimaInformasiBeasiswa

1. Fakultas menerima surat tawaran beasiswa dari Universitas yang dilengkapi denganpersyaratan calon penerima beasiswa.

2. Fakultas mengumumkan tawaran beasiswa sesuai persyaratan dari penyandangdana.

3. Waktu yang dibutuhkan untuk menyerahkan persyaratan 1 minggu setelah

pengumuman Informasi beasiswa.

(1 8 hari)

PersyaratanUmum

Setiap mahasiswa harus membuat permohonan beasiswa kepada Rektor yang dikirimmelalui masing-masing Fakultas dengan dilampiri :a. Copy KTM dan LHS terakhirb. Copy kartu keluarga Surat pernyataan tidak sedang menerima beasiswac. Surat pernyataan bersedia mengikuti kegiatan ekstrakulikuler, lomba kegiatan ilmiah.d. Surat keterangan tidak mampu yang ditanda tangani Kades dimana orang tua

berdomisili (kecuali beasiswa PPE, PPA,)e. Copy slip gaji bersih orang tua bagi anak PNS / Karyawan swastaf. Surat Keterangan Bebas Narkoba dari Rumah Sakit Pemerintah.

(1 10)

Persyaratankhusus

No Beasiswa Smter IPK/Data Seleksi

I Beasiswa UNIB

1 PPA MHS Lama III 3

2 PPA MHS SPMB 1 UN

3 BBM II 2,04 Bantuan SPP II 2,75



2/6

II Beasiswa di luar UNIB

1 B.I V 3

2 Supersemar V 2,75

3 TPSDP V UN

4 BMU I Panitian SPMB Pusat

5 Pertamina V 3


6 Toyota Astra V 37 PPE I Seleksi berdasarkan Prestasi

Ekstrakurikuler

8 Bank Bengkulu V 2,75

9 BTN III 2,75

10 BRI V 3

11 Mahasiswa terbaik V 3,60

12 Bantuan gempa I Seleksi berdasarkan penghasilan dankerusakan tempat tinggal Orangtua

Proses

Seleksi

A. Seleksi Fakultas :1. Seleksi calon penerima beasiswa oleh Fakultas masing-masing2. Nama-nama calon penerima beasiswa hasil seleksi fakultas di kirim ke Universitasdan diteruskan ke Bagian Kemahasiswaan melalui Pembantu Rektor Bidang

Kemahasiswaan.

(1 7 hari)

B. Seleksi Universitas :

1. Seluruh berkas usulan yang masuk ke Universitas di koreksi kembali untuk melihat(apakah ada yang double, kekurangan syarat, atau tidak memenuhi persyaratandan lain-lain) koreksi berkas butuh 3 hari .

2. Berdasarkan hasil seleksi tingkat Universitas, kemudian diterbitkan SK Rektor.3. SK Rektor harus di paraf Kasubbag Kesmawa, Kasubbag UHTL, Kabag Mawa, Karo

AAKPSI dan Penbantu Rektor Bidang Kemahasiswaan.

(1 7 hari)

PengirimanUsulan Beasiswa kePenyandang Dana

1. Bagian Kemahasiswaan melalui Pembantu Rektor bidang Kemahasiswaanmengirim usulan penerima beasiswa ke penyandang dana dilengkapi denganpersyaratan yang inginkan.

2. Untuk beasiswa tertentu (Supersemar, BMU, Toyota Astra, Pertamina, Mahasiswaterbaik, BTN, B.I) seleksi dan SK ditentukan oleh penyandang dana.

3. Selanjutnya calon penerima beasiswa yang SK nya ditanda tangani oleh Rektor,langsung diproses SPJnya untuk proses pencairan dana.

4. Penyandang dana mengirim surat persetujuan dilampiri transfer uang beasiswamelalui rekening Penbantu Rektor bidang Kemahasiswaan ke alamat Bank yangditunjuk.

(1 2 hari)


3/6

PelayananPencairanBeasiswa

1. Penyandang dana mengirim surat persetujuan dilampiri transfer uang beasiswamelalui rekening Penbantu Rektor bidang Kemahasiswaan ke alamat Bank yangditunjuk.

2. Kemahasiswaan melalui PR III mengirimkan surat permohonan transfer beasiswadari PR III ke Rekening Masing-masing mahasiswa.

3. Pengumuman yang berisi jadwal tanda tangan SPJ di Bagian Kemahasiswaandan jadwal pencairan dana di Bank.

4. Bagi mahasiswa yang sedang mengikuti KKN / PPL/ Penelitiandapat dilayani lebih dulu atau diberi tenggang waktu 5 harisesudah jadwal terakhir pengambilan beasiswa.

5. Penerima beasiswa mengambil surat pengantar pencairan beasiswa di BagianKemahasiswaan dengan syarat: KTM, tanda tangan SPJ, LHS dan mengisi blangkopengantar beasiswa.

6. Waktu yang dubutuhkan untyk pencairan beasiswa + 2-3 hari sesudah penyerahanpengantar beasiswa ke Bank.

7. Khusus pencairan beasiswa PPA dan BBM, Pencairan dilakukan 3X dalam 1 Tahundisesuaikan pada jadwal Wisuda yaitu April, Juli, Desember) sehinggamempermudah pelimpahan.

8. Bantuan SPP hanya diberi kepada mahasiswa 1X selama menjadi mahasiswa (1Semester).

9. Beasiswa dalam UNIB diberikan 2X dalam 1 tahun menyesuaikan aturan daripenyandang Dana.

(1 10 hari)

Laporan1. Bagian Kemahasiswaan melalui Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan

mengirim laporan pertanggungjawab ke penyandang dana tentang realisasipenyaluran dana beasiswa.

2. Rekapitulasi data beasiswa dapat di manfaatkan oleh institusi yang membutuhkan.(1 10 hari)

Selesai


4/6

II. STANDARS OPERATING PROCEDURE : LAYANAN POLIKLINIK

Mulai

Evaluasi

danKerja Sama

DASAR HUKUM : Kepmend ikbud No.80/D/0/1998 tentang Rincian Tugas

1. Bagian Kemahasiswaan mengevaluasi pelayanan yang dilaksanakan oleh PoliklinikUniversitas Bengkulu.

2. Bagian Kemahasiswaan mengadakan kerja sama dengan Puskesmas yang siapmelayani pengobatan mahasiswa.

3. Bagian Kemahasiswaan membuat SK Rektor, tentang tim medis dan tim pengelolaPoliklinik Universitas Bengkulu.

4. Waktu untuk penerbitan SK + 3 hari (SK yang ditanda tangani Rektor, sebelumnyadi paraf kasubbag Kesmawa, Kasubbag UHTL, Kabag Mawa dan PR III BidangKemahasiswaan.

(1 7 hari).

DaftarObat-obatan

1. Bagian Kesmawa bekerja sama dengan dokter untuk merancang kebutuhan obat-obatan yang minimal ada di Poliklinik mahasiswa

2. Membuat daftar obat-obatan yang dibeli(1 2 hari)

PengadaanObat-

obatan

1. PUMK Bagian Kesmawa mengusulkan dana sesuai dengan format usulan.2. Bagian keuangan menginformasikan dana Obat-obatan untuk dicairkan3. Bagian Kemahasiswaan melalui PUMK mengambil dana di keuangan untuk

membeli obat-obatan yang dibutuhkan4. Bagian Kemahasiswaan membeli obat-obatan sesuai dengan kebutuhan.5. Kasubbag Kesmawa dengan persetujuan Kabag Mawa menunjuk 2 staf untukmembeli obat-obatan.

(1 2 hari)

ProsesPelayanan

1. Setiap mahasiswa yang terdaftar berhak mendapat pelayanan dari Poliklinikmahasiswa dengan menujukan Kartu mahasiswa.

2. Pelayanan poliklinik diberikan pada hari, Senin, Rabu, dan Jumat3. Mahasiswa yang sekitnya agak parah dianjurkan untuk berobat ke Rumah Sakit.4. Mahasiswa yang berobat dicatat dalam buku register pelayanan Poliklinik.5. Pelayanan lain dilaksanakan sesuaikan dengan kebutuhan

(1 hari)

Laporan1. Setiap tengah tahunan/akhir tahun Bagian Kemahasiswaan membuat data

Rekapitulasi kunjungan mahasiswa ke Poliklinik untuk laporan.2. Bagian Kemahasiswaan siap melayani kebutuhan pihak lain yang membutuhkan

data pelayanan kesehatan.

(1 5 hari)

Selesai


5/6

III. STANDAR OPERATING PROCEDURE : LAYANAN ASURANSI

MulaiDASAR HUKUM : Kepmendikbud No.80/D/0/1998 tentang Rinc ian Tugas

EvaluasiPelayananAsuransi

1. Evaluasi pelayanan oleh Bagian Kemahasiswaan2. Akhir tahun Bagian Kemahasiswaan mengiformasikan kepada pihak

asuransi untuk memasukan Proposal kerja sama dengan UniversitasBengkulu tentang pelayanan Asuransi.

3. Bagian Kemahasiswaan menyeleksi dan menentukan ansuransi yanglayak untuk dijadikan patner kerja sama.

(1 7 hari)

Adm &Kerjasama 1.Pihak asuransi yang ditunjuk membuat konsep kerja sama antara pihakAsuransi dengan Universitas Bengkulu, sesuai dengan komitmen yang

telah disepakati2.Pihak Asuransi mengeluarkan surat perjanjian yang telah di tandatangani

pihak Asuransi untuk ditandatangani oleh Rektor Universitas Bengkulu.

(1 3 hari)

PelayananAsuransi

1.Pihak asuransi mengirim blanko dan syarat-syarat yang harus dipenuhiuntuk mendapatkan santunan asuransi.

2.Mahasiswa yang mengajukan klim asuransi harus dilengkapi denganpersyaratan yang telah ditentukan.

3.Ajuan klim yang sudah lengkap persyaratannya diajukan ke pihak Asuransiuntuk mendapatkan santunan sesuai dengan klim yang diajukan.

4.Apabila ada klim yang tidak dapat dibayarkan oleh pihak asuransi, makaBagian Kemahasiswaan secara resmi meminta kepada pihak Asuransiuntuk menjelaskan alasan penundaan pembayaran klim Asuransi.

5.Apabila pelayanan Asuransi tidak dapat direalisasikan dengan baik, makapada akhir tahun kerja sama tersebut akan ditinjau ulang.

LaporanAsuransi

(1- 2 hari)

1. Bagian kemahasiswaan akan menyusun laporan tentang jumlahmahasiswa yang melaksanakan klim asuransi dan jumlah dana yangdicairkan oleh pihak asuransi.

2. Data klim asuransi dapat dijadikan bahan laporan oleh BagianKemahasiswaan.

Selesai

(1 2 hari)


6/6

Documents

Sop Kemahasiswaan