Embed Size (px)
Citation preview
Alur pelayanan rawat jalan model : membayar sebelum tindakan
Alur pelayanan rawat jalan model : Pembayaran setelah pelayanan
Petugas melakukan pencatatan biodata dan data kunjungan, mencetak kartu pasien,kartu status dan nota tagihan
Pasien menuju kasir, menyerahkan nota tagihan, melakukan pembayaran /pengesahan
Kasir menerima pembayaran, memberikan cap lunas pada nota dan mengembalikan ke pasien, melakukan klik pelunasan pada sim rs
Pendaftaran
Kasir
Klinik
Pasien menuju klinik tujuan dan mendapat pemeriksaan/tindakan
Petugas klinik mencatat : tindakan tambahan untuk penagihan, diagnose pasien, kunjungan ke unit lain(lab,ro,fisio,klinik rujukan)
Jika pasien mendapat tindakan tambahan, petugas poli memberikan tagihan tindakan kepada pasien untuk dibayarkan ke kassa
Pasien melakukan pendaftaran
Petugas melakukan pencatatan biodata dan data kunjungan, mencetak kartu pasien,kartu status dan nomor antrian
Pendaftaran
Pasien melakukan pendaftaran
Alur Transaksi Pasien RANAP Pulang
Pasien menuju kasir, menyerahkan catatan tagihan, melakukan pembayaran /pengesahan
Kasir menerima pembayaran, mencetak nota penerimaan dan melakukan klik pelunasan pada sim rs
Kasir
Klinik
Pasien menuju klinik tujuan dan mendapat pemeriksaan/tindakan
Petugas klinik mencatat : tindakan tambahan untuk penagihan, diagnose pasien, kunjungan ke unit lain(lab,ro,fisio,klinik rujukan)
Jika pasien mendapat tindakan tambahan, petugas poli memberikan catatan tagihan kepada pasien untuk dibayarkan ke kassa
Dirujuk ke klinik lain atau penunjang medis
Dokter menyatakan pasien boleh pulang
Administrasi bangsal menginformasikan pada Apotek dan Penujang bahwa pasien dengan nomer CM xxxxxx akan pulang dan meminta seluruh tagihan sudah dientry kedalam SIM
Administrasi bangsal melakukan recheck terhadap validitas tagihan pasien. Jika ada tagihan yang tidak valid/belum masuk, administrasi bangsal harus mengkofimasikan kepada unit yang bersangkutan
Jika sudah tagihan sudah valid, administrasi bangsal menginformasikan kepada kasir , pasien-pasien yang akan pulang
Kasir mencetak tagihan pasien yang akan pulang dan memberikan kepada administrasi bangsal
Administrasi bangsal memberikan tagihan kepada keluarga pasien
Keluarga pasien membayar ke BPD dan kembali ke bangsal untuk memberikan bukti pembayaran
Pendaftaran Pasien
Pendaftaran pasien dapat dibedakan menjadi dua yaitu :
1. pendaftaran pasien baru
2. pendaftaran pasien lama
a. Pendaftaran Pasien Baru
1. Pendaftaran pasien baru terdiri dari dua macam pengisian data, yaitu pengisian biodata
pasien dan data kunjungannya dan dilakukan terhadap pasien yang baru pertama kali
terdaftar dalam database sim rs.
2. Pengisian biodata pasien hanya dilakukan satu kali pada saat pasien tersebut pertama kali
terdaftar dalam database SIM RS
3. Isi biodata pasien sebagai berikut :
Nomer CM/MR dapat secara manual atau otomatis
Untuk nomor otomatis anda langsung tekan tombol tab pada keyboard .
Perhatikan kolom STATUS ….untuk menentukan status pasien
(Askes/Umum/Karyawan/Gakin/dll)
Isi tanggal lahir dan kolom umur akan secara otomatis terisi
Apabila pasien tidak mengetahui Tanggal Lahirnya, anda dapat langsung mengisi kolom
umur
Alamat dan kelurahan harus diisi. Data kecamatan, kabupaten dan propinsi akan terisi
secara otomatis.
Untuk mempermudah pencarian kelurahan dapat menggunakan fasilitas daftar kelurahan
4. Isi data kunjungan pasien dengan ketentuan sebagai berikut :
Pilih Pelayanan Yang Dituju dengan meng-klik kolom isian-nya
Pilih Dokter/Perawat Pemeriksa dengan meng-klik kolom isian-nya
Status Saat Berkunjung harus sesuai dengan keadaan pasien pada saat berobat apakah
sebagai pasien askes atau umum
5. Setelah biodata pasien dan data kunjungan terisi kemudian klik tombol
atau tekan ALT+S.
6. Untuk keperluan pasien, dapat dilakukan pencetakan form rekam medik seperti : kartu
pasien, kartu indeks utama pasien, form berkas rekam medik, surat pengantar, surat
bukti askes/jamkesmas dan sebagainya.
b. Pendaftaran Pasien Lama
Untuk pasien yang pernah berkunjung sebelumnya (biodata sudah masuk) maka tidak perlu mengisi
biodata lagi sehingga tinggal mengisi data kunjungan-nya. Langkah-langkah pendaftaran lama
sebagai berikut :
1 Ketikkan nomor CM pasien pada kolom isian no CM/MR atau Gunakan barcode reader pada
kartu pasien yang memiliki barcode.
2 Setelah terisi klik tombol Tab pada Keyboard sehingga data pasien akan muncul secara otomatis
3 Kemudian isi data kunjungan pasien
Pilih Pelayanan Yang Dituju dengan meng-klik kolom isian-nya
Pilih Dokter/Perawat Pemeriksa dengan meng-klik kolom isian-nya
Status Saat Berkunjung harus sesuai dengan keadaan pasien pada saat berobat apakah
sebagai pasien askes atau umum
4 Jika tidak tahu nomor CM/MR maka gunakan fasilitas pencarian pasien
c. Penghapusan nomor rekam medik
Untuk kebutuhan rekam medik , sistem memperbolehkan adanya penghapusan nomer rekam medik.
Tetapi penghapusan data tersebut harus dilakukan dengan cermat agar karena akan mempengaruhi
data pasien tersebut secara keseluruhan.
Ketentuan penghapusan data adalah sebagai berikut :
1. Terjadi redudansi data dimana seorang pasien memiliki nomer cm lebh dari satu. Sehingga
salah satu nomor cm harus dilikuidasi dan data kunjungan maupun transaksinya harus di
merger dengan no cm yang benar.
Data yang harus dimerger antara lain sebagai berikut :
data kunjungan
data transaksi
data diagnosa
data rawat inap
data pemeriksaan penunjang
data penggunaan obat
2. Nomer CM yang tidak valid sehingga tidak digunakan dalam bertransaksi. Untuk kasus ini
penghapusan data dapat dilakukan secara langsung.
d. Penghapusan data kunjungan
Petugas pendaftaran dapat melakukan penghapusan data kunjungan pasien dengan ketentuan
sebagai berikut :
Terjadi kesalahan input data kunjungan
Pasien yang bersangkutan tidak jadi berobat sedangkan data nya sudah terinput
Terjadi dupilkasi data kunjungan. Pasien terdaftar pada klinik yang sama di hari yang
sama.
Pelayanan Poliklinik dan IRD
Pelayanan poliklinik dan IRD dapat melakukan tugas input data melalui fasilitas poliklinik dan IRD
pada menu utama. Secara umum, terdapat 3 kegiatan input data yang harus dilakukan oleh petugas
yaitu :
a. Input data transaksi tindakan
b. Input data rekam medik pasien
c. Melakukan rujukan pasien ke unit lain / penunjang / rawat inap
a. Input data transaksi tindakan
Data transaksi tindakan adalah biaya terhadap jasa pelayanan medik yang diberikan kepada pasien.
Petugas klinik/IRD harus melakukan input data sehingga pada saat pasien melakukan pembayaran di
kasir, data tersebut sudah tersaji dan petugas kasir dapat dengan mudah melakukan transaksi
dengan pasien tersebut. Ketentuan yang harus diperhatikan dalam menginput data transaksi adalah
sebagai berikut :
1. Petugas yang menginput adalah petugas administrasi atau perawat pada klinik/IRD yang
bersangkutan. Setiap petugas pada klinik/IRD harus memiliki password masing-masing yang
hanya dapat digunakan pada modul klinik/IRD yang sesuai
2. Untuk mempermudah pekerjaan petugas klinik/IRD, sistem menyediakan fasilitas pencarian
dengan bantuan berbagai filter, seperti pencarian berdasarkan nomor CM, alamat,tanggal, dan
sebagainya
3. Pada menu pencarian pasien, akan menginformasikan daftar pasien yang telah terdaftar pada
masing-masing klinik/IRD.
4. Petugas dapat melakukan sinkronisasi dan pengurutan antrian pasien dengan memanfaatkan
fasilitas menu pencarian pasien
5. Apabila tarif biaya pelayanan pemeriksaan telah terinput secara otomatis pada saat pasien
mendaftar maka, petugas hanya menginput tindakan tambahan yang dikenakan kepada pasien.
6. Untuk menambahkan data transaksi tindakan, petugas dapat menginputkan nama atau kode
pada baris transaksi aktif atau menggunakan bantuan pencarian tarif tindakan.
7. Apabila terdapat dua atau lebih transaksi dengan kode tarif yang sama dan tarif tersebut
terdapat komponen jasa medik dalam satu kali kunjungan, maka petugas disarankan untuk
menginput tagihan ulang tersebut sesuai dengan jumlah tindakan yang diberikan. Karena akan
mempermudah pelaporan jasa medik dokter
8. Apabila terdapat dua atau lebih transaksi dengan kode tarif yang sama dan tarif tersebut tidak
terdapat komponen jasa medik seperti pemakaian oksigen maka petugas dapat menginput
cukup sekali dan mengisi jumlah tindakan pada kolom jumlah/quantity
9. Petugas klinik/IRD harus memperhatikan dokter pelaksana pada transaksi tindakan yang terinput
apakah sudah sesuai atau belum. Apabila belum sesuai maka petugas klinik/IRD berkewajiban
untuk melakukan koreksi karena data tersebut akan berpengaruh pada laporan jasa medik.
10. Petugas dapat melakukan pengeditan / penghapusan data transaksi selama pasien yang
bersangkutan belum melakukan pembayaran/pelunasan
11. Data transaksi setelah dilakukan pelunasan tidak dapat diedit maupun dihapus
12. Petugas klinik/IRD dapat mencetak nota tagihan kepada pasien apabila tersedia printer
b. Menginput data rekam medik
Data rekam medik pasien sangat bermanfaat dalam memberikan informasi kepada dokter terkait
dengan riwayat medis pasien tersebut. Apabila data rekam medik terinput dengan benar , maka
informasi riwayat kesehatan pasien dapat diketahui dokter lebih cepat. Selain itu , data rekam medik
pasie sangat terkait dengan sistem pelaporan rumah sakit seperti laporan morbiditas maupun
surveylans penyakit. Dalam proses input data rekam medik terdapat ketentuan sebagai berikut :
1. Penginputan data diagnosa pasien menggunakan kode ICD X
2. Petugas klinik / IRD harus mengidentifikasi jenis kasus penyakit apakah kasus baru , kasus lama
atau kunjungan kasus lama. Definisi operasional untuk menentukan jenis kasus penyakit
tersebut harus sesuai dengan definisi operasional bagian rekam medik
3. Petugas klinik / IRD harus mengidentifikasi jenis diagnosa apakah diagnosa utama atau diagnosa
penunjang
4. Apabila dalam menginput kode diagnosa , petugas klinik / IRD tidak hafal kode ICD X dapat
menggunakan fasilitas pencarian diagnosa yang tersedia
5. Sangat disarankan pihak rekam medik melakukan mapping kode diagnosa yang sering
digunakan pada setiap klinik/IRD dan membuat daftar diagnosa tersebut untuk dibagikan kepada
masing-masing petugas klinik / IRD
6. Selain menginput kode diagnosa penyakit, Petugas klinik / IRD sebaiknya menginput juga data
penjelasan diagnosa, anamnesa, Terapi, Komplikasi , pemeriksaan dan hasil pengobatan. Data
tersebut akan berguna sebagai rekam medik digital yang dapat diakses dokter sehingga dapat
mengetahui riwayat kesehatan pasien lebih cepat tanpa harus menunggu berkas fisik RM
diterima.
7. Apabila petugas klinik / IRD tidak dapat menginput kode diagnosa karena faktor teknis maka,
yang bersangkutan harus menginput data penjelasan diagnosa dan anamnesa dengan lengkap
dan jelas. Selanjutnya kode diagnosa akan diinput oleh petugas rekam medik
8. Data rekam medik yang terinput tidak dapat dihapus oleh petugas klinik / IRD dan hanya dapat
dihapus oleh petugas rekam medik dengan pembatasan waktu penghapusan
9. Validitas dan kebenaran kode diagnosa yang diinput oleh petugas klinik/ IRD menjadi tanggung
jawab bagian rekam medik
10. Petugas rekam medik dapat mengontrol data rekam medik yang diinput melalui register pasien
maupun informasi pada menu pencarian pasien
11. Petugas rekam medik berkewajiban merubah data yang diinput apabila tidak benar
c. Melakukan rujukan pasien ke unit lain / penunjang / rawat inap
Apabila pasien tersebut membutuhkan pemeriksaan kepada spesialis lain atau membutuhkan
pemeriksaan penunjang diagnosa, maka pasien tersebut harus didaftar terlebih dahulu. Proses
pendaftaran tersebut tidak melibatkan petugas bagian pendaftaran, tetapi menjadi tanggung jawab
klinik/IRD. Terdapat 2 metode pendaftaran rujukan pasien yaitu :
1. Klinik/IRD asal mengirimkan pasien ke unit tujuan
- Petugas klinik / IRD memanfatkan fasilitas kunjungan pada window transaksi
- Dalam mendaftar pasien tersebut, petugas klinik / IRD asal harus menginput data klinik
tujuan dan dokter pemeriksa dengan benar
2. Unit tujuan menarik data pasien dari klinik/IRD
- Petugas unit tujuan mencari pasien tersebut pada menu pencarian pasien
- Tambahkan kunjungan melalui fasilitas kunjungan pada window transaksi
- Dalam mendaftar pasien tersebut, petugas unit tujuan harus memastikan dokter
pemeriksa dengan benar
Pelayanan Rawat Inap
Petugas pelayanan rawat inap dapat melakukan tugas input data melalui fasilitas rawat inap pada
menu utama. Secara umum, terdapat 3 kegiatan input data yang harus dilakukan oleh petugas yaitu
a. Input data transaksi tindakan
b. Input data rekam medik pasien
c. Melakukan mutasi pasien rawat inap
a. Input data transaksi tindakan
Data transaksi tindakan adalah biaya terhadap jasa pelayanan medik yang diberikan kepada pasien.
bangsal rawat inap harus melakukan input data sehingga pada saat pasien melakukan pembayaran
di kasir, data tersebut sudah tersaji dan petugas kasir dapat dengan mudah melakukan transaksi
dengan pasien tersebut. Ketentuan yang harus diperhatikan dalam menginput data transaksi adalah
sebagai berikut :
1. Petugas yang menginput adalah petugas administrasi atau perawat pada bangsal rawat inap
yang bersangkutan. Setiap petugas pada bangsal rawat inap harus memiliki password
masing-masing yang hanya dapat digunakan pada modul rawat inap yang sesuai
2. Untuk mempermudah pekerjaan petugas bangsal rawat inap , sistem menyediakan fasilitas
pencarian dengan bantuan berbagai filter, seperti pencarian berdasarkan nomor CM,
alamat,dokter dan sebagainya
3. Pada menu pencarian pasien, akan menginformasikan daftar pasien yang pada saat ini masih
dirawat pada masing-masing bangsal.
4. Petugas dapat mengetahui pasien yang masih dirawat atau sudah keluar bangsal beserta
cara keluar pasien tersebut
5. Biaya akomodasi akan terinput secara otomatis pada saat penempatan bangsal.
6. Untuk menambahkan data transaksi tindakan, petugas dapat menginputkan nama atau kode
pada baris transaksi aktif atau menggunakan bantuan pencarian tarif tindakan.
7. Apabila terdapat pelayanan yang sama diberikan kepada pasien maka input tagihan adalah
satu persatu. Tidak diperkenankan menggunakan faktor kali jumlah
8. Input tindakan harus dilakukan pada hari yang sama pada saat tindakan tersebut dilakukan
guna akurasi data dan kemudahan pada saat perhitungan tagihan akhir
9. Petugas bangsal rawat inap harus memperhatikan dokter pelaksana pada transaksi tindakan
yang terinput apakah sudah sesuai atau belum. Apabila belum sesuai maka petugas bangsal
rawat inap berkewajiban untuk melakukan koreksi karena data tersebut akan berpengaruh
pada laporan jasa medik.
10. Petugas dapat melakukan pengeditan / penghapusan data transaksi selama pasien yang
bersangkutan belum melakukan pembayaran/pelunasan
11. Data transaksi setelah dilakukan pelunasan dan/atau dipulangkan tidak dapat diedit
maupun dihapus
12. Petugas bangsal rawat inap dapat mencetak nota tagihan kepada pasien apabila tersedia
printer
b. Menginput data rekam medik
Data rekam medik pasien sangat bermanfaat dalam memberikan informasi kepada dokter terkait
dengan riwayat medis pasien tersebut. Apabila data rekam medik terinput dengan benar , maka
informasi riwayat kesehatan pasien dapat diketahui dokter lebih cepat. Selain itu , data rekam medik
pasie sangat terkait dengan sistem pelaporan rumah sakit seperti laporan morbiditas maupun
surveylans penyakit. Dalam proses input data rekam medik terdapat ketentuan sebagai berikut :
1. Penginputan data diagnosa pasien menggunakan kode ICD X
2. Petugas bangsal rawat inap harus mengidentifikasi jenis kasus penyakit apakah kasus baru ,
kasus lama atau kunjungan kasus lama. Definisi operasional untuk menentukan jenis kasus
penyakit tersebut harus sesuai dengan definisi operasional bagian rekam medik
3. Petugas bangsal rawat inap harus mengidentifikasi jenis diagnosa apakah diagnosa utama
atau diagnosa penunjang
4. Apabila dalam menginput kode diagnosa , petugas bangsal rawat inap tidak hafal kode ICD X
dapat menggunakan fasilitas pencarian diagnosa yang tersedia
5. Sangat disarankan pihak rekam medik melakukan mapping kode diagnosa yang sering
digunakan pada setiap bangsal rawat inap dan membuat daftar diagnosa tersebut untuk
dibagikan kepada masing-masing petugas bangsal rawat inap
6. Selain menginput kode diagnosa penyakit, Petugas bangsal rawat inap sebaiknya menginput
juga data penjelasan diagnosa, anamnesa, Terapi, Komplikasi , pemeriksaan dan hasil
pengobatan. Data tersebut akan berguna sebagai rekam medik digital yang dapat diakses
dokter sehingga dapat mengetahui riwayat kesehatan pasien lebih cepat tanpa harus
menunggu berkas fisik RM diterima.
7. Apabila petugas bangsal rawat inap tidak dapat menginput kode diagnosa karena faktor
teknis maka, yang bersangkutan harus menginput data penjelasan diagnosa dan anamnesa
dengan lengkap dan jelas. Selanjutnya kode diagnosa akan diinput oleh petugas rekam
medik
8. Data rekam medik yang terinput tidak dapat dihapus oleh petugas bangsal rawat inap dan
hanya dapat dihapus oleh petugas rekam medik dengan pembatasan waktu penghapusan
9. Validitas dan kebenaran kode diagnosa yang diinput oleh petugas bangsal rawat inap
menjadi tanggung jawab bagian rekam medik
10. Petugas rekam medik dapat mengontrol data rekam medik yang diinput melalui register
pasien maupun informasi pada menu pencarian pasien
11. Petugas rekam medik berkewajiban merubah data yang diinput apabila tidak benar
c. Melakukan mutasi pasien rawat inap
Mutasi pasien rawat rawat inap meliputi keluar masuk pasien pada suatu bangsal, pindah kamar
atau pindah kelas. Proses transaksi tersebut merupakan tanggung jawab petugas bangsal rawat inap.
Ketentuan yang harus diperhatikan dalam melakukan mutasi pasien tersebut adalah sebagai berikut
1. Apabila pasien tersebut pindah kamar, maka yang menginput data mutasi pasien adalah
bangsal asal.
2. Apabila pasien tersebut keluar dari bangsal dan bukan pindah kamar, maka bangsal rawat
inap yang bersangkutan menginput data mutasi pada saat pasien keluar dengan
memperhatikan cara keluar (sembuh/dirujuk/meninggal < 48 jam/meninggal > 48 jam/dll)
3. Pada saat menginput mutasi pasien, petugas bangsal rawat inap harus diperhatikan jenis
kasus perawatan untuk kebutuhan pelaporan RL
4. Setiap pencatatan mutasi pasien harus dilakukan tepat waktu , sesaat setelah pasien
tersebut meninggalkan bangsal. Karena akan berpengaruh pada informasi bangsal dan
proses penempatan bangsal pada TPPRI/IRD
5. Setelah pasien dinyatakan pulang dan petugas memberikan status pulang pada sistem maka
seluruh transaksi tagihan akan diproteksi sehingga tidak dapat dilakukan penghapusan
