Sosialisasi

Oleh: Yanuar E. Restianto, SE, M.Acc, Ak

UU No. 17/2003 UU No. 1/2004 UU No. 15/2004 UU No. 11/2008 tentang ITE Perpres No. 54/2010 tentang PBJ PP 23/2005 tentang Pengelolaan BLU PMK 76/2008 tentang Pedoman Akuntansi BLU Peraturan Rektor Unsoed No. 04/2012 tentang

Implementasi e-Payment

Berlakunya Peraturan Rektor No. 04 Tahun 2012 tentang Implementasi e-Payment Unsoed menjadikan Peraturan Rektor No. 04 Tahun 2011 tentang Sistem Akuntansi BLU Unsoed perlu dilakukan beberapa perubahan

Berlakunya secara efektif pada tahun 2012 beberapa pasal dalam Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Implementasi beberapa peraturan terkait dengan transaksi dan dokumen elektronik

Ketentuan Penggunaan Kas Kecil

Ketentuan Penggunaan Kas Besar

Prosedur, formulir dan syarat-syarat penerbitan SPM-KK, SPM-KB dan SPM-KB

Beberapa ketentuan tentang pendapatan

Beberapa tugas para pengelola kegiatan dan anggaran BLU

Lampiran Bab II Poin B: Tugas OP, OKA, PT, BP, Bendahara Penerimaan, PTU, BUB, PTK

dalam hal mengotorisasi /menandatangani dokumen dapat dilakukan secara ELEKTRONIK

Khusus OKA, bagi yang memiliki sertifikat Ahli Pengadaan dapat berfungsi sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Khusus para Bendahara, pembukuan yang dilakukan dapat secara manual maupun elektronik

Khusus para Penguji Tagihan, tidak lagi diberi tugas memeriksa/membandingkan pagu anggaran dengan nilai SPM yang diajukan

Khusus PTK, ditambahkan tugas dapat mengajukan dokumen pencairan anggaran baik secara manual maupun elektronik

Tidak ada yang berubah, tetapi perlu diperhatikan dan digarisbawahi karena sering dilupakan, yakni terkait dengan beberapa prinsip akuntansi:

Substance Over Form (Substansi mengungguli bentuk):

maksudnya substansi dan realitas ekonomi jauh lebih penting bukan hanya mengikuti aspek formalitasnya

Materiality (Materialitas): kesalahan/kelalaian yang terjadi

berdampak signifikan terhadap pengelolaan keuangan

secara keseluruhan

Seluruh dokumen untuk pembentukan KK dalam bentuk digital/elektronik

Penggunaan: KK dapat juga digunakan untuk pembayaran

honorarium/sejenisnya kepada selain pegawai Unsoed

Persyaratan: FRA dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Kuitansi dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD dan dapat dicetak untuk ditandatangani dan/atau

dibubuhkan cap pihak ketiga atau penerima kas kecil Softcopy Nota/Faktur/Bukti Pembelian/Surat Tagihan jika telah

tersedia sebelum proses permohonan pengeluaran kas kecil dilakukan, namun jika belum tersedia pada saat proses permohonan pengeluaran kas kecil, maka hardcopy Nota/Faktur/Bukti Pembelian wajib dilampirkan dalam hardcopy kuitansi yang tercetak dari SPD

Persyaratan: SPTB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

SPM-KK dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Hardcopy atau softcopy Surat Setoran Pajak (SSP) yang telah memiliki NTPN, ditandatangani dan dicap oleh bank persepsi/penerima pembayaran pajak

Esensi Pengujian: Seluruh transaksi KK yang terdapat kewajiban pajak telah

disetor

Pengujian atas minimal nilai revolving, klasifikasi akun untuk kas kecil, nilai maksimal KK per transaksi telah dikendalikan oleh sistem

Persyaratan sama dengan revolving KK

BUB tidak perlu menyetorkan sisa KK ke rekening rektor karena akan ditarik secara otomatis oleh BP melalui sistem perbankan elektronik

Kas Besar dibatasi penggunaannya hanya untuk kegiatan khusus seperti: kuliah/praktikum lapangan

kuliah kerja nyata

praktek kerja lapangan

Honorarium seminar/workshop/lokakarya/pelatihan/ kuliah umum dengan pembicara/narasumber dari luar Unsoed

perjalanan dinas

dan kegiatan khusus lain yang mensyaratkan PTK harus memiliki dana sebelum kegiatan dilaksanakan

Pengajuan KB dapat dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau pada saat kegiatan sedang dijalankan

PTK wajib menyusun RAB dengan cermat untuk tiap item biaya sesuai dengan kebutuhan riil (bukan estimasi biaya)

PTK tidak dibenarkan mengajukan KB untuk pembayaran yang dapat dilakukan melalui kas kecil PL

Pengeluaran KB oleh BP dapat dilakukan dengan cek, kas tunai atau melalui rekening bank OKA

Honorarium kepada selain pegawai Unsoed SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam

SPD

SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perintah/dan sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal dokumen serta memuat klausal pembebanan anggaran pada tahun berjalan. Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap unit kerja

Daftar Penerima dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Perjalanan Dinas SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam

SPD

SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Softcopy Surat Tugas melakukan Perjalanan Dinas yang telah berisi nomor dan tanggal surat. Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap unit kerja

Daftar nominatif pejabat/pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD.

Pembayaran biaya perjalanan dinas dapat dilakukan dengan transfer ke rekening OKA, dengan kas tunai maupun dengan cek

Selain Langganan Daya dan Jasa, Pembelian Barang Persediaan, Pembelian Aset Tetap SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam

SPD

SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Kerjasama/dan sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal surat.

Untuk surat yang dikeluarkan oleh internal unit kerja, softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap unit kerja

Untuk surat yang dikeluarkan oleh eksternal unit kerja, softcopy dapat merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy

Pembayaran Langsung (PL) adalah pembayaran atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh OKA kepada karyawan/penyedia barang atau jasa/pihak ketiga lainnya

Pembayaran Langsung dilakukan melalui transfer dari rekening BP kepada rekening karyawan/rekanan/pihak ketiga lainnya

Tidak ada PL yang ditujukan kepada rekening OKA

Honorarium/Tunjangan/Vakasi/sejenisnya SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia

dalam SPD

Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perintah/dan sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal dokumen serta memuat klausal pembebanan anggaran pada tahun berjalan.

Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap unit kerja

Daftar Penerima dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Perjalanan Dinas SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam

SPD Softcopy Surat Tugas melakukan Perjalanan Dinas yang telah

berisi nomor dan tanggal surat. Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap unit kerja

Daftar nominatif pejabat/pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD.

Jika perjalanan dinas dilakukan oleh lebih dari satu orang pejabat/pegawai, nomor rekening bank dapat menggunakan salah satu dari pejabat/pegawai yang melakukan perjalanan dinas

Langganan Daya dan Jasa SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia

dalam SPD

Softcopy hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy surat tagihan/bukti pembayaran/dan sejenisnya, yang berisi informasi jumlah tagihan, periode bulan tagihan, NPWP dan nomor rekening untuk membayar tagihan

Pengadaan Barang/Jasa SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam

SPD Ringkasan Kontrak dalam bentuk digital/elektronik yang

tersedia dalam SPD. Sumber data ringkasan kontrak: Surat Perjanjian (Barang > 100 juta, Jasa > 50 juta) Surat Perintah Kerja (Barang 10 s.d. 100 juta, Jasa 10 s.d. 50 juta)

Untuk transaksi yang bernilai di bawah 10 juta tidak diperlukan ringkasan kontrak, cukup melampirkan: Hasil pemindaian (scan) dokumen surat tagihan dari penyedia

barang/jasa, yang minimal memuat informasi nama penyedia, alamat, NPWP, no rekening bank, nama bank, besarnya tagihan, rincian barang/pekerjaan (jika ada)

Softcopy hasil pemindaian (scan) dokumen Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa

Softcopy hasil pemindaian (scan) Faktur Pajak yang telah ditandatangani Wajib Pajak

Pembayaran selain point 1 – 4 (Contoh: Biaya seminar, publikasi, biaya studi, biaya penelitian, bantuan kegiatan mahasiswa) SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD

Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perjanjian/Surat Undangan/Surat Pengesahan/dan sejenisnya yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan dengan ketentuan:

untuk surat yang dikeluarkan oleh internal unit kerja telah berisi

nomor dan tanggal surat, softcopy/file bukan merupakan hasil

pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap unit kerja

untuk surat yang dikeluarkan oleh eksternal unit kerja, softcopy dapat merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy.

Baca dan pahami semua aturan main dan aturan terkait (tidak hanya aturan keuangan, tetapi juga perencanaan, pengadaan barang/jasa, kepegawaian, akademik, dll)

Jika tidak diatur, bukan berarti tidak boleh, tetapi juga bukan berarti boleh. Jika ada hal yang tidak diatur secara rinci dalam aturan, cari teori atau gunakan logika berdasarkan sound pratice yang ada

Mencoba berpikir dari sudut pandang pemeriksaan Jangan lupakan substansi Jangan lupakan efektivitas dan efisiensi Kedepankan layanan dengan memberikan solusi Ingat, sistem dibuat untuk mempermudah, mempercepat,

distribusi tanggungjawab, akuntabilitas dan transparansi

Sekarang mari kita lebih memahami apa itu dokumen elektronik? apa itu tanda tangan elektronik? bagaimana tingkat keabsahannya? Apakah selembar kertas yang ada tanda tangan dan cap pasti lebih valid dibandingkan sebuah file?????

Apa dampak manajemen dokumen elektronik yang tidak baik???