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SPECIFICHE DEL SERVIZIO REV 02 DEL 16/11/2016

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Indice

1. Struttura della soluzione CareMed

2. Specifiche Tecniche Soluzione

2.1 Descrizione Generale

2.1.1 Sicurezza dei dati e tutela della privacy

2.1.2 Controllo di quailità sui dati

2.2 Descrizione dei moduli

2.2.1 Caratteristiche della cartella clinica informatizzata

2.2.1.1 Gestione Degenze

2.2.1.2 GEstione Specialistica ambulatoriale

2.2.1.3 CUP – Prestazione ed accettazoine di prestazioni diagnostiche

2.2.1.4 ADT/SDA Accettazione Dimissione e Trasferimenti

2.2.1.5 Magazzino

2.2.1.6 Amministrazione

2.2.1.7 Caratteristiche del Sistema

2.2.2 Interfacciamenti

2.2.3 Gestione del rischio clinico

2.3 Caratteristiche Tecniche

2.3.1 Requisiti hardware minimi e software (server)

2.3.2 Requisiti hardware e software (client)

3. Progetto di implementazione

3.1 Fase I - Analisi 3.1.1 Personalizzazioni

3.1.2 Integrazioni

3.1.3 Kick Off

3.1.4 Chiusura fase di analisi

3.2 Fase II – Messa in produzione 3.2.1 Sviluppo ed installazione

3.2.2 Parametrizzazione e configurazione

3.2.3 Interfacciamenti

3.3 Fase III - Formazione

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3.3.1 Formazione in aula/conference

3.3.2 Supporto on the job

3.4 Tempi di avvio ed implementazione del progetto

4. Servizio di Assistenza

4.1 Assistenza Tecnica

4.2 Servizio di manutenzione ed assistenza ordinaria

4.3 Servizio di manutenzione evolutiva ed assistenza straordinaria

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1. Struttura della soluzione CareMed Di seguito riportato l’albero della soluzione caremed, ognuno dei moduli rappresentati nell’albero

è costituito da ulteriori sotto sezioni che sono dettagliate nei paragrafi successivi.

Fig. 1 – Struttura CareMed

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2. Specifiche Tecniche Soluzione

2.1 Descrizione generale

Il sistema di Cartella Clinica Informatizzata CAREMED rappresenta lo strumento per la gestione

organica e strutturata dei dati riferiti alla storia clinica di un paziente in regime di ricovero e/o

ambulatoriale, dal momento in cui accede in ospedale (in elezione o in urgenza) fino alla dimissione

e follow up.

Grazie alla presenza ed integrazione dei vari moduli diagnostici, terapeutici e assistenziali, la

soluzione consente di registrare tutti gli atti sanitari erogati dai vari specialisti che concorrono alla

cura del paziente e renderli disponibili, coerentemente con quanto disciplinato dalla policy in tema

di privacy, ai professionisti sanitari che hanno in cura il paziente stesso.

Per ogni paziente, il sistema acquisisce tutti i dati amministrativi dei pazienti dai moduli di Front

Office (sistema ADT e CUP), ivi compreso il numero identificativo di accesso (n. cartella

clinica/ambulatoriale) che verranno riportati in una specifica griglia dove il professionista sanitario

avrà la visibilità dei pazienti in cura ed accedere, quindi, alla cartella clinica del paziente selezionato.

La griglia che rappresenta l’elenco dei pazienti consente di ordinare (crescente o decrescente) e/o

filtrare gli stessi per qualsiasi campo selezionato (anagrafica, reparto, medico referente, periodo

di ricovero/accesso, ecc.).

Con il fine di fornire una visione d’insieme di tutti i processi chiave per la cura del paziente, il sistema

possiede un LIS per l’interfacciamento con le apparecchiature di laboratorio ed un RIS per

l’interfacciamento con qualsiasi sistema PACS. Le informazioni provenienti da questi sistemi

vengono agganciate alla cartella clinica del paziente e quindi si eviterà il plurimo inserimento dei

dati nel sistema.

Qualunque atto sanitario registrato nella cartella clinica sia esso un medico, uno specialista, un

infermiere o altro professionista viene tracciato temporalmente nel momento in cui esso viene

firmato e la documentazione prodotta va ad alimentare da un lato, la cartella clinica relativa

all’episodio di cura, dall’altro il Dossier sanitario riguardante il paziente in ogni momento che ha una

esperienza con le unità operative della struttura ospedaliera. Parallelamente, gli atti sanitari che

riguardano prescrizioni o richieste di qualunque genere, vanno ad alimentare i piani di lavoro dei

professionisti interpellati, siano essi specialisti che devono refertare esami specialistici propedeutici

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all’inquadramento clinico funzionale o validazioni del processo di cura che infermieri incaricati di

registrare specifici parametri vitali o somministrare le opportune terapie farmacologiche.

Più specificatamente per tutti i servizi, per ogni richiesta di prestazione ambulatoriale, il sistema

oltre a registrare la richiesta con l’indicazione della prestazione, del quesito diagnostico e del

momento della prestazione, andrà ad alimentare uno specifico piano di lavoro per l’ambulatorio

selezionato, il referto sottoscritto mediante firma elettronica andrà ad alimentare la

documentazione sanitaria della cartella clinica e andrà a valorizzare il costo della prestazione da

assegnare alla unità operativa di ricovero del paziente.

Il sistema possiede una specifica area riepilogativa in cui il professionista sanitario può evidenziare

lo stato delle attività svolte quali, prenotazione o meno di una procedura diagnostica prevista dal

protocollo specifico, refertazione di una procedura diagnostica richiesta, esecuzione di una terapia

validata o meno, registrazione di parametro vitale programmato o meno, ecc. In generale, tale

sezione consente al medico di visualizzare con estrema sintesi lo stato delle attività di cura per

singolo paziente e verificarne il rispetto del protocollo diagnostico terapeutico adottato per la cura

del paziente e, più in generale rappresenta una check di verifica sulla presenza di tutte le

registrazioni e documenti di natura sanitaria che concorrono ad una corretta ed efficace

compilazione della cartella clinica del paziente.

Per ogni paziente, una specifica barra identificativa, consente di visualizzare tutti gli episodi di cura

che hanno riguardato il paziente stesso nonché i singoli atti sanitari riguardanti l’episodio di cura

selezionato.

Tutta la documentazione sanitaria che riguarda il paziente stesso relativa a precedenti episodi

registrati, sono pienamente consultabili dal professionista sanitario che ha in cura il paziente. La

disponibilità di tali dati in tempo reale, diventa elemento di riduzione del rischio clinico in quanto

diviene possibile visionare tutta la storia pregressa del paziente e verificarne l’andamento.

Il sistema proposto garantisce una elevata flessibilità, personabilità e adattività nella sua globalità,

in tal senso il sistema dispone di una specifica sezione dove è possibile attivare, a livello di struttura

ma anche di Unità Operativa, una o più configurazioni che meglio si adattano ai bisogni organizzativi

della struttura. È possibile scegliere tra diverse modalità di rappresentazione dei dati anamnestici,

esame obiettivo, cartella riabilitativa, cartella infermieristica, cartella anestesiologica, la soluzione

che meglio si adatta alle esigenze della struttura ma anche di unità operativa o servizio. Tutta la

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modulistica è personalizzabile a livello di struttura ma anche di unità operativa, sia per l’intestazione

del modulo ma anche per il piè di pagina.

Analogamente per quanto attiene alla documentazione clinica, il sistema consente di personalizzare

i contenuti della Relazione di dimissione, ogni singola unità operativa può configurare il format della

propria relazione permettendo al medico che dimette di generare automaticamente la relazione,

prelevando le informazioni già presenti in cartella e strutturate secondo una sequenza

autonomamente prestabilita. Il testo generato risulta comunque editabile per cui il professionista

può inserire elementi di testo e/o modificarne i contenuti secondo le esigenze informative

necessarie.

Il sistema di default propone il format di relazione di dimissione richiesto dal requisito specifico

della Joint Commission.

Completa la caratteristica della grande flessibilità e personabilità, la funzione che consente a tutti i

professionisti sanitari di conservare specifici ed autonomi format di testo, a livello di proprio

account ma anche a livello di struttura e/o di reparto, facilmente inseribili nella documentazione

clinica, ogni qualvolta il professionista sanitario redige una parte testuale.

Il sistema CareMed è altamente scalabile in termini di volumi di informazioni gestibili, la grande

differenza tra i vari sistemi sanitari regionali ha imposto l’esigenza di soddisfare un mondo

eterogeneo e soggetto a vincoli e normative che possono variare anche di molto. In tal senso per

andare incontro alle esigenze del cliente finale con il minimo effort di customizzazione e la massima

industrializzazione, pertanto il sistema di CCE; ingloba al suo interno tutte quelle strutture dati e

funzionalità necessarie a coprire le esigenze amministrative e cliniche di tutti i territori coinvolti. In

tal modo, in fase di configurazione, basterà semplicemente attivare solo le funzionalità richieste

per avere un sistema conforme alle esigenze del cliente finale. È un sistema più vicino all’idea di

“sistema plug & play” e più facile da configurare da parte del cliente finale.

Per supportare tale requisito, il sistema dispone di:

• un’unica anagrafe cittadini centralizzata e certificata (tessera sanitaria); ovvero è necessario

non solo la presenza informatica di un’anagrafe centrale, ma anche un insieme di regole ben

definite e condivise ed una organizzazione aziendale dedicata al suo supporto e

mantenimento;

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• dizionari aziendali condivisi per tutte le “azioni sanitarie” per ottenere uniformità e coerenza

di contenuti (terminologie, definizioni, classificazioni, codici) che popolano l’insieme delle

anagrafi di base del sistema;

• un clinical data repository aziendale che contiene referti e dati strutturati di eventi clinici

• un modulo di profilazione dei ruoli degli attori coinvolti che possono essere classificati in tre

gruppi: chi fornisce l’assistenza (medici, infermieri, farmacisti, fi sioterapisti…), chi utilizza

l’assistenza (pazienti), chi gestisce l’assistenza (direttori sanitari, organi istituzionali a livello

aziendale e regionale.

L’adozione di un’anagrafica degli assistiti unica per tutta un’organizzazione sanitaria complessa

garantisce la centralità del paziente nel processo di gestione degli episodi clinici.

Analogo ruolo centrale svolge l’anagrafica delle codifiche aziendale, che consenta di rappresentare

in maniera strutturata gli elementi operativi dell’organizzazione: unità operative, prestazioni

offerte, unità erogatrici, centri di costo, profilazione degli operatori.

La condivisione delle anagrafiche e delle codifiche nonché l’autonoma gestione degli stessi

consente una facile modularità del sistema poiché le varie funzioni del sistema sono facilmente

attivabili da un pannello di configurazione mentre tutte le eventuali evoluzioni verticali del sistema,

partendo da un sistema di codifica condiviso, sono di facile realizzazione con un effort di

personalizzazione minimo.

La soluzione di cartella clinica garantisce le relazioni di interoperabilità e di integrazione verso

sistemi informativi terzi, tramite l’adozione di componenti atti a tale scopo, nel rispetto degli

standard a maggior diffusione nell’ambito sanitario, quali l’HL7 ed il CDA Rev.2. in tal senso la

Relazione di dimissione che rappresenta il riepilogo del decorso del ricovero è disponibile in tale

formato per la trasmissione al FSE del paziente.

Il sistema ha un’interfaccia utente semplice, con sezioni suddivise per colori, con maschere

strutturate secondo un ordine che segue la sequenza delle attività da svolgere

L’interfaccia rimane molto simile nell’aspetto e nei modi d’uso, così da ridurre al minimo i tempi di

apprendimento e di adattamento, per tutte le funzioni della CCE e per i diversi tipi di dispositivo.

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Al fine di procedere al percorso di dematerializzazione completa della Cartella Clinica, il sistema

consente di produrre al momento della dimissione, per la sua archiviazione digitale (PDF

riepilogativo).

Il sistema consente di definire in maniera autonoma l’estensione dei contenuti da inserire nel PDF

riepilogativo, più specificatamente è presente una funzione che consente, a livello di struttura ed a

livello dipartimentale (U.O) quali documenti inserire e con quale ordine nel riepilogo della cartella

clinica nonché il numero di copie che si intendono produrre (es. n. SDO).

Il PDF riepilogativo viene generato alla chiusura della cartella di ricovero e firmato digitalmente

(con finalità di certificazione della conformità dei contenuti inerenti la cartella) in modo da poter

essere notificato sul Fascicolo Sanitario Elettronico

Il sistema consente di acquisire in formato pdf, tramite digitalizzazione, l’intera documentazione

cartacea afferente alla Cartella Clinica che non possa essere informatizzata, come altra

documentazione non nativamente digitale, così da poterla gestire tramite l’applicativo come per

tutti gli altri documenti di origine elettronica.

Il soddisfacimento ai principi generali sopradescritti della cartella clinica, consente al management

aziendale ed ai professionisti sanitari di perseguire gli obiettivi preposti, ovvero una gestione

unitaria, efficiente e continuativa del processo diagnostico-terapeutico-assistenziale grazie

all’adozione di un sistema totalmente integrato e sviluppato tenendo conto dei requisiti suggeriti

dalle raccomandazioni ministeriali in tema di rischio clinico e dai requisiti della Joint Commission.

Costituire l’evidenza documentale dell’appropriatezza delle cure erogate rispetto ai migliori

protocolli adottati e supportare la protezione legale degli interessi del paziente, dei medici e

dell’azienda poiché essa consente di tracciare tutte le attività svolte per permettere di risalire

(rintracciabilità) ai responsabili, alla cronologia e alle modalità di esecuzione degli atti sanitari.

L’adozione del sistema consentirà inoltre uno strumento efficace per il monitoraggio delle

performance sanitarie grazie alla disponibilità di una sezione per la visualizzazione dei dati di

performance “Statistiche ricoveri” e Statistiche ambulatoriali” le cui indicazioni consentiranno una

adeguata Clinical Governance di disporre di un quadro informativo completo dei pazienti.

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Infine, per quanto attiene alla possibilità di disporre di un efficace Cost Accounting di processo, il

sistema nativamente acquisisce i dati di costo generati durante il processo di cura del paziente. Più

specificatamente, il sistema consente di registrare in cartella clinica il costo:

• delle prestazioni diagnostiche effettuate sul paziente;

• dei farmaci somministrati al paziente

• del materiale sanitario generico e specifico utilizzato per la cura del paziente;

• delle protesi impiantate

• per eventuali compensi di equipe specifiche

Il Dossier Sanitario Elettronico Aziendale del paziente, frutto della sistematica raccolta dei dati

durante gli episodi di cura presso la Fondazione, uno strumento informatico integrato disponibile

nel sistema proposto che raccoglie, i dati inerenti la sua salute e le cure nonché le attività e gli

eventi legati al paziente stesso.

Al fine di garantire la possibilità di accedere durante uno specifico episodio di cura, a tutte le

informazioni acquisite nei precedenti accessi del paziente presso la struttura (referti, storia clinica

pregressa del paziente) documentata sul repository clinico aziendale interno, il sistema dispone di

una funzione che consente di visualizzare tutte le informazioni riguardanti il paziente.

Il sistema consente la navigazione tra i dati e documenti del repository clinico aziendale interno in

maniera che:

• gli episodi possano essere filtrabili per data, tipo prestazione, tipo episodio, diagnosi

codificata, problema attivo (es. codificate ICD9-CM/ICD10);

• l’accesso allo storico degli episodi tramite funzionalità del sistema proposto di

visualizzazione in forma grafica (cronostoria o Albero degli Eventi);

• la consultazione dei documenti sia in forma strutturata sia in forma di referto pdf firmato

digitalmente

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2.1.1 Sicurezza dei dati e tutela della privacy.

Ogni dato è accessibile solo all’utente autorizzato e ogni accesso lascia una traccia precisa che

permette sempre di risalire alla persona, al momento e al luogo.

• Protezione via password: ogni accesso avviene dopo immissione di password

• Gestione delle autorizzazioni e protezione per aree: L’amministratore del sistema assegna

ad ogni utente una serie di autorizzazioni che individuano in dettaglio i dati a cui può accedere

e le operazioni che può compiere su di essi.

2.1.2 Controllo di qualità sui dati

È una funzione essenziale per eliminare errori di battitura, errori logici etc. Il controllo di qualità è

di per se stesso un motivo sufficiente per l’adozione di una cartella clinica computerizzata.

• Controllo di range (ogni dato numerico ha un range ammissibile)

• Controllo temporale (alcuni dati, come altezza o peso, non ammettono variazioni repentine

nel tempo)

• Controllo crociato (dati non sono compatibili tra loro)

• Controllo logico (ad esempio diagnosi che non sono ammissibili nel maschio o nella

femmina)

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2.2 Descrizione Moduli

Di seguito riportate le caratteristiche dei moduli di CareMed. 2.2.1 Caratteristiche della cartella clinica informatizzata

Il sistema informativo è in grado di gestire l’intero percorso del paziente sia esso ambulatoriale che

in ricovero. Il sistema è dotato di “Firma elettronica” ed è suddiviso nei seguenti moduli:

• Degenze: Gestione cartelle cliniche per i pazienti che accedono presso le strutture

ospedaliere per acuti (medicina e chirurgia) e post acuti (riabilitazione) e di lungodegenza

(RSA, CTA);

• Specialistica: Gestione visite specialistiche;

• CUP: Gestione prenotazioni centralizzato;

• ADT/SDO: Gestione accessi, dimissione e rendicontazione (generazione flussi mensili,

calcolo compensi medici, budget ricoveri e specialistica);

• Magazzino: Gestione magazzino (ordini di acquisto, DDT, giacenza magazzini);

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2.2.1.1 Gestione Degenze

Il modulo Gestione Degenze rappresenta lo strumento di lavoro di riferimento per medici ed

infermieri nella gestione dei propri pazienti, sia per quanto concerne episodi di degenza che per

quanto concerne visite ambulatoriali

Il sistema rappresenta lo strumento per la gestione organica e strutturata dei dati riferiti alla storia

clinica di un paziente in regime di ricovero e/o ambulatoriale, dal momento in cui accede in ospedale

(accettazione sanitaria) fino alla dimissione e follow up.

Grazie alla presenza ed integrazione dei vari moduli diagnostici, terapeutici e assistenziali, la

soluzione consente di registrare tutti gli atti sanitari erogati dai vari specialisti che concorrono alla

cura del paziente e renderli disponibili, coerentemente con quanto disciplinato dalla policy in tema

di privacy, ai professionisti sanitari che hanno in cura il paziente stesso.

Il modulo è suddiviso in aree, in relazione alle attività che devono svolgere i singoli professionisti

sanitari:

• l’area medica che consente di registrare tutti gli atti sanitari di natura medica (anamnesi,

esame obiettivo, diario terapeutico, terapia, richiesta e visione consulenza specialistica,

relazione di dimissione) che riguardano il percorso diagnostico terapeutico di un paziente per

qualsiasi setting assistenziale;

• l’area delle attività infermieristiche che consente di registrare tutti gli atti sanitari di natura

infermieristica (valutazione dei bisogni assistenziale, valutazione dolore e rischio caduta,

monitoraggio glicemia, somministrazione terapia, parametri vitali, diario, ecc.) per i pazienti

ricoverati;

• l’area delle attività ostetriche e consente di registrare tutti gli atti sanitari di natura ostetrica

(anamnesi gestazione, partogramma, descrizione travaglio e parto, post partum, ecc,).

• l’area riabilitativa che consente di registrare tutte le informazioni necessarie per definire il

progetto riabilitativo individuale e le attività del relativo programma di riabilitazione (analisi

dei bisogni, obiettivi di breve e medio termine, protocollo riabilitativo ,ecc.).

• l’area di sala operatoria che consente di gestire gli interventi chirurgici, dalla fase di

prenotazione della sala operatoria fino alla registrazione del verbale dell’intervento nonché

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tutte le attività connesse all’intervento stesso (scheda anestesiologica pre ed intra

operatoria, time out, tracciabilità sterilizzazione, contaferri, ecc.)

Tutti i moduli del sistema di natura sanitaria sono stati realizzati in compliance con i requisiti delle

raccomandazioni ministeriali per la gestione del rischio clinico ed un set di requisiti della Joint

Commission (sistema di accreditamento delle strutture sanitarie degli Stati Uniti).

Il sistema è dotato di firma elettronica che consente al professionista di non rendere pubblico il

documento sanitario fino a quando non viene apposta la firma, momento dal quale in poi il

documento è reso pubblico e quindi visionabile da tutti coloro che hanno l’accesso ai dati del

paziente. La firma elettronica è attiva per ogni atto sanitario medico (nota medica, prescrizione,

anamnesi, referto, consenso informato, ecc.). È possibile attivare il processo di firma grafometrica

e/o digitale in sostituzione delle firma elettronica semplice per consentire il processo di totale

dematerializzazione.

Prenotazioni ricoveri e Liste di attesa

All’interno del modulo, la specifica sezione “Prenotazione ricoveri” consente all’operatore dello

sportello e/o medico del reparto di programmare un ricovero per qualunque setting assistenziale.

È possibile inserire i riferimenti del paziente, il motivo del ricovero, il reparto di destinazione ed il

programma della diagnostica da eseguire.

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Il sistema opportunamente configurato consente di caricare gli schemi di prenotazione per una

determinata patologia, in tal senso l’operatore può pianificare con largo anticipo gli eventuali

accertamenti in prericovero.

Una specifica area da valorizzare in fase di configurazione, consente alla struttura di definire la

tipologia e sequenza del protocollo diagnostico che deve svolgere il paziente per una data patologia.

Il sistema, a partire dallo schema impostato, in fase di prenotazione (pre ricovero) analizza le

agende di riferimento e propone le date di erogazione delle prestazioni utilizzando il seguente

criterio:

• ridurre il numero di accesso in struttura, il sistema proporrà la prima data in cui far eseguire

tutte le prestazioni. Il paziente avrà comunque la possibilità di accettare o richiedere

spostamenti.

• propedeuticità della visita/esame in relazione alla disponibilità di precedenti referti, in tal

senso la visita anestesiologica non sarà programmata, ad esempio, prima della disponibilità

del referto di un esame di ECG

Le prestazioni diagnostiche prenotate alimenteranno il piano di lavoro dello specialista selezionato.

Nel caso in cui non è ancora possibile determinare una data presunta di accesso in ospedale, il

sistema dispone di una specifica sezione per il caricamento della lista di attesa. In tale lista sarà

possibile registrare tutte le informazioni specifiche per l’episodio di cura. Non appena sarà

disponibile una data utile, in coerenza con i criteri ed i vincoli imposti dalla normativa vigente in

materia di lista di attesa (priorità per inserimento, gravità, ecc.), il sistema permette, tramite un

apposito tasto, di creare la prenotazione del paziente posto in lista di attesa.

Gestione consensi, il sistema permette in relazione alla diagnosi di accettazione o altre informazioni,

di stampare, in fase di prericovero o visita ambulatoriale, le schede informative sulla patologia ed

i relativi form dei consensi. In fase di configurazione il sistema permette di caricare autonomamente

consensi di struttura e/o per reparto. L’inserimento di alcuni campi del database consentono di

acquisire i dati automaticamente quando il consenso è richiesto da una specifica cartella. Il sistema

registra, tramite check selezionabili dall’utente, l’avvenuta consegna, firma e ricezione del

consenso informato sottoscritto da paziente e professionista. L’assenza del consenso impedisce di

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procedere con la compilazione della cartella (es. il paziente non viene inserito in programmazione

di sala operatoria se non è stato sottoscritto il consenso all’anestesia).

Il sistema segnala con apposito alert la necessità di acquisizione del consenso in presenza di

procedure invasive specifiche.

Inquadramento clinico

Il sistema supporta l’alimentazione automatica delle informazioni anagrafiche su tutta la

documentazione sanitaria permettendo l’inserimento, nelle varie form che consentono di inserire

le informazioni sanitarie, di dati medianti specifici oggetti strutturati che ne consentono il riuso, quali

menu a tendina, check box, campi testo formattabili. All’apertura del ricovero, il sistema consente

di inserire le informazioni necessarie per un adeguato inquadramento clinico, ovvero:

• Scheda di accettazione (o diniego del ricovero), il medico accettante può effettuare una

valutazione del paziente inserendo i riferimento agli esami esibiti dal paziente e le relative

valutazioni, un sunto anamnestico, un esame obiettivo generico, i parametri vitali

all’ingresso in ospedale, le eventuali allergie ed elementi di attenzione. I dati inseriti dal

medico accettante possono essere richiamati in cartella nelle relative sezioni (anamnesi ed

esame obiettivo).

• Anamnesi (familiare, fisiologica, patologica prossima e remota) a testo libero o con menu e

check-box, il sistema consente la memorizzazione di testi standard, personalizzabili per

ciascun utente. Tale funzione, oltre a velocizzare la formulazione dell’esame da parte del

medico, permette di fare statistiche su specifici risultati tramite la registrazione dell’impiego

del testo. È altresì possibile visualizzare e richiamare precedenti anamnesi del paziente e,

laddove sussistano le condizioni, riproporle come quelle riferibili all’episodio di cura in

essere.

• Allergie/Elementi di attenzione è possibile segnalare una serie di informazioni sul paziente

che richiedono attenzione da parte del personale (es. allergie per farmaco o principio attivo,

intolleranza alimentari, incompatibilità del gruppo sanguigno tra madre e neonato, reazioni

avverse, etc.). In caso di presenza di un qualsiasi elemento di attenzione, il sistema genera

alert e segnali visivi che richiamano immediatamente l’attenzione dell’utente, che potrà

quindi essere prontamente informato

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• Anamnesi farmacologica (terapie pregresse ed in atto) a testo libero e con la possibilità di

inserire in una specifica maschera “Farmaci domiciliari”, nome commerciale, quantità, lotto

e scadenza dei farmaci di proprietà del cliente che verranno utilizzati per continuare la

terapia del paziente.

• Lista dei problemi attivi e non attivi, in questa sezione il medico può segnalare anche le

ipotesi diagnostiche e le valutazioni funzionali e proporre il piano diagnostico terapeutico

correlato ai problemi del paziente e alle ipotesi diagnostiche/valutazioni funzionali

• Esame obiettivo con menu auto apprendenti e check-box, per poter effettuare una

approfondita valutazione degli apparati (almeno due). Il sistema possiede esami

personalizzati per specialità (neurologico, cardiologico, ginecologico, ecc.) abilitabili in fase

di configurazione a livello di reparto. Una specifica maschera consente l’inserimento a testo

libero dell’esame obiettivo specifico o locale.

• Valutazione dolore in conformità alla normativa nazionale e regionale in materia, il sistema

è dotato di una sezione per l’esecuzione di uno screening (scheda conforme alla scheda di

cui al D.A. di riferimento) da parte del medico e relativo monitoraggio infermieristico

durante l’intero arco di ricovero. Il sistema consente di registrare il valore del dolore che

riferisce il paziente in occasione della somministrazione di un antidolorifico Le sedi del

dolore (acuto o cronico) sono selezionabili su una figura del corpo umano.

• Valutazione rischio trombo embolismo venoso (TEV) con il fine di prevenire

tromboembolismi, il sistema consente di calcolar eun algoritmo per la valutazione di tale

rischio ed adottare la profilassi più idonea. Gli item della valutazione sono configurabili

autonomamente a livello di struttura e di reparto.

La disponibilità e la possibilità di inserire blocchi di testo libero e formattabile con frasi standard

per utente e specialità, con possibilità di revisione, consente al professionista sanitario una

agevolazione nella compilazione della documentazione sanitaria.

Tramite una specifica opzione, il sistema presenta un blocco alla compilazione della CCE se il

professionista sanitario non predispone tutta la documentazione sanitaria necessaria per la

corretta pianificazione del processo di cura, entro 24 ore dall’ingresso nella unità operativa di

ammissione.

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Una specifica sezione del sistema consente di importare e quindi poter visualizzare nel contesto

dell’episodio di cura, immagini/documenti digitali o documenti scansionati.

La funzione è presente per ogni genere di referto ambulatoriale, foglio di trasferimento, lettera di

dimissione prodotto dal sistema.

Diario medico per la registrazione degli eventi sanitari che si manifestano durante il ricovero. Al fine

di prevenire inappropriatezze della giornata di degenza, il sistema è dotato di un monitoraggio delle

registrazione con un alert che segnala agli operatori che non è stata effettuata alcuna registrazione

nell’arco delle 24 ore.

Il sistema consente la gestione dei diari delle varie figure professionali opportunamente profilate,

che concorrono alla cura del paziente (farmacista, medico, psicologo, infermiere, fisioterapista,

ecc.), ogni professionista sanitario, per la parte di loro competenza, medica, infermieristica,

riabilitativa, redige le proprie note, il sistema consente di convergere in un unico diario quello tra

più ruoli.

Il diario clinico – assistenziale, è leggibile e filtrabile, per il tramite di una opportuna griglia, sia

cronologicamente che per profilo professionale, con possibilità di “switch” tra la vista dei singoli

diari e una vista trasversale.

Il sistema consente l’aggiornamento, ogni qualvolta le variate condizioni cliniche del paziente lo

necessitano. Tutte le modifiche apportate nella documentazione sanitaria generano una specifica

notifica nel diario clinico.

Tutti i professionisti sanitari possono inserire specifici modelli di testo formattabili, per utente e

specialità, per il supporto alla compilazione nonché ogni genere di documentazione sanitaria da

allegare oltre a immagini e video.

Il sistema tiene traccia il ciclo di revisione dei singoli inserimenti attraverso la visualizzazione di data,

ora ed operatore che ha effettuato la registrazione.

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Gestione della terapia farmacologica

Il sistema dispone di una sezione per la gestione delle terapia, tale sezione essendo integrata nel

modulo di gestione delle degenze acquisirà automaticamente l’anagrafica pazienti aziendale e le

informazioni anagrafiche rilevanti, senza dover richiedere l’immissione manuale delle stesse.

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Prescrizione: il medico ha a disposizione uno strumento che consente di prescrivere la terapia a

partire da una Database farmacologico contenente il nome commerciale, principio attivo, gruppo

farmacologico, gruppo terapeutico, note di utilizzazioni, effetti collaterali, dosaggi. Il sistema

permette una facile rintracciabilità dei farmaci per il criterio di selezione individuato (nome, ATC,

principio, ecc.).

Tramite opportuna configurazione “Gestione schemi terapie”, il sistema consente di gestire

protocolli standard (template) di terapie (schemi), che in fase di prescrizione possono essere

attualizzati sullo specifico caso clinico.

Il medico può definire protocolli farmacologici composti da uno o più farmaci con la relativa

posologia. Un protocollo può essere definito in quantità assolute (ad es 1 compressa alle ore 8)

ovvero in dosi per chilogrammo o per metro quadro di superficie corporea. Una volta definito, un

protocollo può essere assegnato a un paziente rendendo veloce e precisa la stesura della terapia.

Se il protocollo comprende dosaggio per peso o per superficie corporea, la dose effettiva viene

calcolata in base ai dati specifici del paziente. Se è necessaria una correzione in base a parametri di

laboratorio il sistema richiede tali dati

Inoltre, è possibile creare profili preferenziali di terapia e, per ogni farmaco, una configurazione

standard della prescrizione (adulto/bambino/altro), in modo che il sistema generi una proposta di

prescrizione coerente.

La selezione del/dei farmaco/i avviene in via prioritaria per brand commerciale, ma è sempre

disponibile l’opzione di scelta per principio attivo, per protocollo. Una colorazione diversa (verde)

mette in evidenza i farmaci che sono presenti nei vari magazzini aziendali (farmacia centrale,

medicherie, ambulatori, ecc.).

Previa ricognizione farmacologica effettuata durante l’attività anamnestica, il sistema consente di

differenziare la prescrizione e somministrazione di farmaci di proprietà del paziente da quelli

aziendali. È possibile effettuare un carico di farmaci del paziente, per dare evidenza di quanto

consegnato e, ad avvenuta somministrazione, registrare il consumato per poter evidenziare in

maniera trasparente i reali consumi al momento della dimissione. Grazie alla disponibilità del

prontuario nazionale, possono essere inseriti anche i farmaci che non hanno una corrispondenza nel

prontuario farmaceutico aziendale.

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Per ogni singolo farmaco, almeno le seguenti caratteristiche:

• modalità di somministrazione;

• farmaco e principio attivo (prodotto generico relativo), in conformità con le indicazioni

aziendali circa la selezione del brand/commerciale o del principio attivo;

• forma farmaceutica (ricavata da prodotto generico relativo);

• composizione con più farmaci in infusione;

• numero di unità di somministrazione per ogni atto di somministrazione (dosaggio);

• eventuale unità antropometrica cui rapportarsi per calcolare la dose;

• numero delle somministrazioni al giorno o per intervallo di giorni (con giorni di

somministrazione e con orari di somministrazione proposti automaticamente se impostato

un piano orario di somministrazione standard da parte del personale infermieristico);

• durata dell'infusione per farmaci iniettabili (ora inizio e ora fine);

• durata (data inizio e data fine) della terapia;

• campo note per il prescrittore (es. subordinazione della somministrazione a determinati

eventi/sintomi/parametri).

Il sistema esegue controlli automatici su eventuali reazioni avverse/allergie del paziente, segnalate

in fase di prima valutazione, anche ad uno solo dei principi attivi selezionati dal medico ed interdice

la prescrizione evitando l’evento avverso. È sempre possibile la prescrizione ma l’informazione

viene comunque tracciata qualora il medico confermasse la sua selezione dopo l’avviso.

Il modulo esegue un set di controlli automatici tra questi (abilitabili singolarmente) per i seguenti

valori:

• doppie prescrizioni per il medesimo paziente;

• allergie (sulla base del principio attivo presente all'ultimo livello della codifica ATC);

• dosaggi impropri;

• interazioni tra farmaci prescritti;

• via di somministrazione improprie per farmaco prescritto.

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Inoltre, il modulo possiede anche la funzionalità di calcolo per derivare la dose di farmaco a partire

da parametri antropometrici (es. peso, altezza, superficie corporea, ecc.).

Il modulo genera, ogni qualvolta viene effettuato l’inserimento di una prescrizione di una specifica

segnalazione nell’area infermieristica e, laddove opportuno vengono attivati specifici alert (farmaci

LASA o ad alto livello di attenzione).

Tramite la maschera che gestisce le terapie estemporanee, il sistema è in grado di poter far

prescrivere in modalità differita somministrazioni erogate in caso di urgenza o al bisogno.

Prescrizioni antiblastiche

Il sistema dispone di una specifica sezione per la gestione delle prescrizioni, preparazione e

somministrazione dei farmaci antiblastici per le chemioterapie, in tal senso il sistema:

• gestisce un archivio di protocolli standard in formato strutturato, che in fase di prescrizione

possono essere attualizzati sulla base delle caratteristiche del paziente (parametri

antropometrici, etc.). Per alcuni farmaci è impostabile un profilo di prescrizione standard

appropriato per il paziente (adulto/bambino/altro) in modo che il sistema generi una

proposta di prescrizione (es. posologia, modalità di somministrazione).

• per ogni protocollo consente di gestire la pianificazione delle somministrazioni a livello di

ciclo fino alla sequenza di somministrazione dei singoli farmaci.

• ogni protocollo viene distinta tra terapia antiblastica e terapia di supporto/ancillare.

• consente la modifica di un ciclo di terapia (es. chemioterapia) già prescritto (ad es. in risposta

alle mutate condizioni del paziente), dando evidenza delle revisioni occorse.

Validazione: conformemente alle indicazioni ministeriali, il sistema consente di interdire la

somministrazione del farmaco se questi è stato prescritto oltre le 24 ore e non ne ancora stata

registrata una validazione post 24 ore.

Nel caso di un trasferimento del paziente tra due reparti, il sistema consente, tramite specifica

richiesta, di chiudere o tenere attive le prescrizioni in corso, che dovranno essere riconfermate dal

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medico accettante nel reparto di destinazione. Allo stesso modo, al momento di una dimissione, il

sistema permette la chiusura delle terapie in corso.

In fase di dimissione del paziente, il sistema permette, sia in regime di ricovero che in entrambe le

tipologie di supporto richieste dalle unità operative ambulatoriali, la prescrizione di terapie relative

ai farmaci di fascia H (farmaci in uso solo nelle strutture ospedaliere) cui segue la consegna e la

somministrazione del farmaco.

Somministrazione terapia

Al fine di prevenire costantemente l’errore umano, il sistema possiede la scheda unica di terapia in

cui vengono riportate tutte le informazioni relative al paziente e al processo terapeutico. In

conformità a quanto previsto dalla normativa in materia, la scheda consente di evitare gli errori da

trascrizione, errori da duplicazione, identificare chi prescrive e chi somministra, prevedere

annotazioni per eventi avversi da farmaci.

Il modulo di gestione delle terapie consente all’infermiere di segnalare l’avvenuta

somministrazione del farmaco al paziente solo se in relazione ad una corrispondente prescrizione

del medico. Il sistema tiene traccia (data, orario, autore) dell’avvenuta somministrazione imposta

dall’infermiere. La funzionalità tiene traccia degli orari effettivi della “spunta informatizzata” della

somministrazione, ossia la registrazione sulla Cartella dell’inizio o della fine delle attività di

somministrazione. Per le somministrazioni infusionali la spunta avviene sull'orario di inizio

somministrazione e sull'orario di fine somministrazione. Per le somministrazioni complesse (es.

cicli chemioterapici e terapie protocollate), il sistema supporta la verifica della sequenza e dei tempi

di somministrazione.

Il sistema fornisce degli alert in caso di somministrazioni non effettuate (es. in ritardo, non evase

nel turno precedente) con la possibilità di annotare i motivi di mancata somministrazione da parte

dell’infermiere e/o la segnalazione della somministrazione di un dosaggio differente rispetto a

quanto prescritto, indicando obbligatoriamente la motivazione di questa scelta.

Inoltre, per situazioni di urgenza o di non presenza del medico, il sistema dispone di una apposita

funzionalità per registrare somministrazioni (da parte dell'infermiere) su ordine verbale da parte

del medico, il quale dovrà validarle in un secondo momento.

Il sistema consente la somministrazione della terapia attraverso l’utilizzo dei barcode, più

specificatamente l’infermiere che deve somministrare una terapia può avvalersi del barcode del

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braccialetto identificativo del paziente per posizionarsi nell’area della somministrazione della

terapia e, successivamente leggere l’etichetta con barcode del farmaco per registrare l’avvenuta

somministrazione e lo scarico del farmaco dal relativo magazzino.

Il sistema permette al personale infermieristico di programmare e preparare la somministrazione,

mettendo a disposizione stampe e visualizzazioni configurabili, evidenziando un piano di lavoro

filtrabile per reparto e per paziente. Le stampe riepilogative e per paziente adempiono ai requisiti

normativi previsti per l’implementazione delle SUT (Scheda unica di terapia).

Un apposito quadro sinottico consente all’infermiere di visualizzare tutte le somministrazioni

farmacologiche per paziente, per turno, per reparto, eventualmente filtrabili per via di

somministrazione e le terapie rimaste in sospeso nei turni precedenti, per avere chiaro il quadro

generale delle prescrizioni del reparto, della struttura ed in relazione ai turni infermieristici. L’area

consente di visualizzare tutte le terapie impostate sul paziente (attive o sospese) e rendere visibile

lo storico delle modifiche di ciascuna di esse.

Il quadro mette in evidenza (per colore) le somministrazioni che non sono ancora state effettuate

e che stanno superando l’orario previsto (invio di uno specifico messaggio) o hanno già superato

tale scadenza, quelle ancora da preparare (antiblastici), quelle somministrate o ancora in corso (le

attività imminenti/scadute trovano anche riscontro nella panoramica generale di reparto), quelle

somministrate con variazione (es. farmaco diverso ma con stesso principio attivo, orario diverso,

Rev 02 del 16/11/2016

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ecc.) e quelle non somministrate per i quali viene comunque richiesto il motivo (es. rifiuta, assente,

ecc.).

Cartella infermieristica

Il sistema consente l’inserimento della “Cartella infermieristica” ovvero una specifica sezione dove

il personale infermieristico può inserire dati per la pianificazione assistenziale il sistema di raccolta

dati è strutturato in blocchi di testo formattabile col supporto alla compilazione di strumenti

“elementari” (es. menù a tendina, maschere, …), per ogni sezione di compilazione della valutazione

infermieristica (Bisogni di assistenza infermieristica, decubiti, etc.). Più specificatamente, il

personale infermieristico dispone della funzione per la valutazione iniziale dei bisogni di assistenza

infermieristica del paziente, quali:

• necessità di respirazione

• alimentazione

• eliminazione urinaria e intestinale

• igiene personale

• movimento

• lesioni cutanee

• controllo del dolore

Sulla base delle informazioni di cui sopra, vengono riportati in cartella clinica i risultati di opportune

scale di valutazione quali ad esempio:

• autonomia paziente;

• rischi di caduta;

• rischio/valutazioni di lesioni da decubito;

• rischio di malnutrizione;

• valutazione del dolore.

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La presenza di maschere strutturate con strumenti di facile utilizzo per l’operatore sanitario come

menu a tendina, maschere di selezione multipla, radiobutton, liste di selezione, etc., supportano

l’infermiere nella predisposizione di tutta la documentazione che lo interessa.

Parametri Vitali e fogli rilevazioni cliniche

Una specifica sezione strutturata e organizzata per macro-sezioni, consente l’inserimento dei

parametri vitali rilevati siano essi prescritti dal medico che quelli eseguiti su semplice indicazione

del medico e/o autonomamente eseguiti.

L’utente, oltre a disporre di un set di campi (menù a tendina, check box, ecc.) ove inserire le

informazioni sul paziente deve avere a disposizione un campo testuale di note aggiuntive alla

rilevazione effettuata che permettano di chiarire eventuali modalità di rilevazione o considerazioni

ritenute importanti.

Tutte le sezioni utilizzabili per l’aggiornamento dei parametri vitali, consentono di identificare il

soggetto che ha effettuato la registrazione (data, ora nome, ruolo) in maniera tale da garantire

l’aderenza alle policy aziendali di accesso ai dati in lettura e scrittura e che ciascun inserimento sia

profilato sul ruolo dell’autore.

Il sistema consente di generare le prescrizioni delle rilevazioni periodiche dei dati a carico degli

infermieri e di una sezione di visualizzazione delle informazioni raccolte, avvalendosi di tabelle

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riassuntive e grafici con range di accettabilità e normalità, con la possibilità di selezionare differenti

parametri per ciascuna specialità clinica o profilo.

Il sistema consente al personale infermieristico di poter identificare il paziente mediante lettura del

barcode del braccialetto identificativo e/o sistema RFid nonché di poter calcolare autonomamente

specifici indici (da scale di valutazione , BMI, diuresi, perspiratio, ecc.).

Uno specifico alert appare ogni qualvolta una prescrizione (medica) e/o delle rilevazioni

(infermieristica) non viene eseguita rispetto ad uno scadenziario.

Più specificatamente il sistema consente di registrare dati relativi a temperatura, pressione,

frequenza (cardiologica e respiratoria), dolore, verificarne il rispetto dei range e,

conseguentemente, fornire degli alert nel caso di superamento dei limiti. È possibile registrare il

bilancio idrico mediante la registrazione dei dati relativi ai volumi infusi (liquidi bevuti, nutrizione

parenterale, ecc.) e volumi persi (diuresi, drenaggi, perdite, ecc.) per il calcolo automatico del

bilancio idrico.

Libro consegne: gli infermieri possono annotare le consegne al turno successivo relativamente a

ciascun paziente. Gli infermieri del turno successivo potranno aprire il “libro consegne” e vedere

sinteticamente tutte le consegne del reparto. Il sistema non permette di poter effettuare

registrazioni sul paziente o in reparto se l’equipe infermieristica montante non ha dato evidenza

della lettura delle precedenti consegne

Cartella ostetrica: Il sistema consente di gestire una specifica sezione destinata alla registrazione

dei dati relativi all’anamnesi dell’attuale gestazione, partogramma, descrizione travaglio e parto e

per l’inserimento dei dati necessari ad alimentare la scheda ministeriale CEDAP.

Cartella neonatale, collegata alla cartella della madre, in essa è possibile registrare informazioni

relative all’anamnesi, esame obiettivo, decorso clinico, pasti del neonato, valutazione del dolore

(scala EDIN), monitoraggio alle prime due ore e gli screening.

Diario infermieristico: il personale infermieristico e gli operatori addetti alla riabilitazione

dispongono di una specifica scheda per la registrazione delle note associate alle loro attività.

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Cartella di riabilitazione

In presenza di unità operative di riabilitazione, il sistema consente di gestire il programma

riabilitativo, le valutazioni dello staff multi specialistico (psicologo, fisioterapista, assistente

sociale, logopedista, ecc.), gli obiettivi di breve, medio e lungo termine, l’impiego di specifiche scale

di valutazione (es. Barthel, ADL, Mini mental test, ecc.) nonché la registrazione delle terapie

effettuate relative ai protocolli riabilitativi adottati. L’operatore sanitario può pianificare attività

riabilitative (fisioterapia, logopedia, terapia occupazionale, ecc.), definire degli obiettivi di

miglioramento, effettuare delle valutazioni periodiche e registrare puntualmente il numero di

minuti di effettiva terapia riabilitativa

Referti/Consulenze

Il sistema consente agli operatori interni di comunicare relativamente alla azioni da attivare nella

gestione del paziente, in termini più particolari è implementato un sistema di richieste interne che

consente l’attivazione di una comunicazione puntuale, tempestiva ed efficace tra i soggetti coinvolti

nel processo di indagini diagnostiche e di terapie nonché la creazione dei piani di lavoro per i reparti

e servizi interessati.

Le richieste di esami o consulenze vengono formulate mediante una scheda di richiesta compilata

elettronicamente. La scheda di richiesta contiene, in generale, i dati essenziali relativi a:

• identificazione del paziente (cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita);

• identificazione del reparto richiedente;

• identificazione di eventuale campione biologico;

• dati clinici, strumentali e di laboratorio relativi al paziente;

• tipo di esame/consulenza richiesta;

• quesito diagnostico o motivazione dell’esame;

• data di richiesta dell’esame/consulenza;

• note sullo stato del paziente (collaborante, allettato, a piedi, in carrozzina, in reparto);

• modalità di erogazione richiesta (urgente o in elezione);

• identificazione del richiedente (cognome e nome del medico o dell’operatore);

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L’operatore sanitario che richiede l’erogazione di una prestazione diagnostica “Richiesta”,

attraverso il form delle richieste di prestazioni interne, provvede alla richiesta con tutte le

informazioni sopra riportate. La richiesta verrà visualizzata dal professionista cui è indirizzato e

refertata non appena viene erogata la prestazione.

La richiesta viene registrata, dal medico richiedente, nel quadro sinottico diagnostico-terapeutico

“Diario Clinico”.

Il referto viene formulato riportando in maniera veritiera, chiara e completa tutti gli elementi utili a

risolvere il quesito diagnostico ed eventuali ulteriori elementi rilevanti ai fini diagnostici e

terapeutici.

Gestione degli emocomponenti

Per quanto riguarda, invece, le prescrizioni trasfusionali, il sistema consente di definire:

• tipologia di emocomponente richiesto;

• numero di unità richieste;

• urgenza della richiesta;

• data di trasfusione;

• gruppo sanguigno, se conosciuto (con alert in caso di prescrizioni non coerenti);

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• presenza di unità autologhe.

È sempre possibile registrare le trasfusioni prescritte e in particolar modo indicando

l’emocomponente prescritto e il gruppo sanguigno.

Il collegamento ad un tariffario delle emazie consente di attribuire il relativo costo alla cartella del

paziente.

Per quanto concerne l’espressione di consenso informato del paziente/autorizzazione a procedure

rischiose, il sistema consente la segnalazione dell’avvenuta espressione del paziente attraverso o

promemoria per la raccolta del consenso.

Gestione istologici

Il sistema consente di registrare i dati relativi alla gestione degli esami istologici su pezzi prelevati

da paziente. Dalla richiesta al servizio di Istologia interno o in service, alla stampa dell’etichetta del

contenitore, alla registrazione del referto ed eventuale acquisizione del referto (PDF) del fornitore

in service.

Il collegamento ad un tariffario degli esami istologici consente di attribuire il relativo costo alla

cartella del paziente.

La refertazione dell’esame istologico attiva un processo di supporto al personale aziendale che si

sostanzia nell’inserimento automatico tra le procedure ICD9CM e lo sblocco delle cartelle in attesa

di essere rendicontate per la presenza dell’esame istologico.

Assegnazione camere e pasti

Il sistema dispone di una sezione per la gestione dei posti letto della struttura.

In fase di configurazione, per ogni struttura verranno definiti i piani, le stanze per piano ed i posti

letto per stanza. Per ogni stanza viene attribuito un valore di fatturazione quando la stessa viene

utilizzato come comfort alberghieri

La sezione dispone di una rappresentazione grafica consente all’operatore di visualizzare il lay out

dei posti letto e le loro occupazioni. In caso di mancanza di disponibilità, il paziente viene dato in

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appoggio presso un altro reparto garantendo comunque la visibilità del paziente al reparto di

appartenenza.

Nella medesima sezione, il modulo di programmazione dei pasti consente agli operatori della

struttura di acquisire le richieste di pasti dai menu personalizzati o le prescrizioni alimentari per la

comunicazione alla cucina o al fornitore dei pasti.

L’associazione del costo del pasto e della camera con comfort alberghieri attribuibili al paziente

consentono la gestione del costo a livello di paziente, reparto e struttura e l’emissione

dell’eventuale fattura.

Relazione di Dimissione: all’atto della dimissione il software consente al medico di generare una

lettera di dimissione contenente le informazioni principali che descrivono il ricovero (diagnosi di

ammissione, intervento, procedure diagnostiche, terapie eseguite, della terapia domiciliare, del

primo ciclo terapia), delle consegnare di regola al Medico di Medicina Generale del paziente o ad una

altra unità operativa esterna al presidio quali RSA, Hospice, servizio ADI, ecc., sulla base delle

informazioni raccolte durante il ricovero

Il sistema consente di personalizzare i contenuti della Relazione di dimissione, ogni singola unità

operativa può configurare il format della propria relazione permettendo al medico che dimette di

generare automaticamente la relazione, prelevando le informazioni già presenti in cartella e

strutturate secondo una sequenza autonomamente prestabilita. Il testo generato risulta comunque

editabile per cui il professionista può inserire elementi di testo e/o modificarne i contenuti secondo

le esigenze informative necessarie.

Tale funzione è attivabile a livello di unità operativa e/o globale ovvero a livello di struttura

ospedaliera.

Più specificatamente è possibile configurare autonomamente, la modulistica che, secondo lo

standard Joint Commission sono almeno le seguenti:

• diagnosi di dimissione, inclusa le codifica chiaramente esplicitata e ben visibile;

• anamnesi e lista dei problemi attivi identificata in fase di Inquadramento Clinico;

• epicrisi medica;

• data e ora di chiusura della lettera di dimissione;

• circostanze e motivo del ricovero;

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• iter diagnostico-terapeutico e accertamenti significativi;

• modificazione del quadro clinico dall’ammissione alla dimissione, con individuazione dei

problemi risolti e non risolti al momento della dimissione del paziente, anche in relazione al

motivo del ricovero;

• terapia farmacologia attuata;

• terapia suggerita alla dimissione;

• istruzioni di follow – up;

• eventuali occorrenze di prestazioni sanitarie e/o sociali, da richiedere alle strutture esterne

(es. RSA, ADI,..) in termini di continuità assistenziale;

• suggerimenti su abitudini di vita (es. regime alimentare, attività fisica, etc).

Al momento della generazione della lettera di dimissione, il sistema provvede autonomamente alla

indicazione automatica delle informazioni anagrafiche ed alla importazione in campi tematici,

formattabili, e codificati/strutturati in sezioni le informazioni di cui sopra.

Alla lettera di dimissione appena generata è comunque possibile inserire testo libero secondo

quanto necessita al professionista sanitario oppure importando dei modelli di testo

opportunamente predefiniti e comunque modificabili dopo l’importazione.

Il sistema consente, infatti, di gestire dei modelli di testo associabili a livello di struttura, unità

operativa e per singolo utente. La lettera di dimissione può essere generata in momenti temporali

differenti:

• autorizzazione da parte del medico alla dimissione, con indicazione di quando ciò potrà

avvenire; in tal senso il sistema dispone di una specifica sezione dove il medico della unità

operativa che ha in carico il paziente può indicare la dimissione e/o la data prevista. Dal

momento in cui viene predisposta questa sezione (attivabile con specifica opzione), il

sistema consente la generazione della lettera di dimissione.

• redazione e firma della lettera di dimissione;

• dimissione amministrativa del paziente coincidente con il momento di uscita fisica del

paziente dal reparto e quindi con il momento di effettiva chiusura della presa in carico del

paziente.

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Il sistema consente di inserire nella lettera di dimissione anche le informazioni provenienti dalle

attività erogati a livello infermieristico. Nella sezione di configurazione della lettera di dimissione, è

consentito al personale delle struttura e/o di reparto di poter inserire tutte le informazioni che sono

state inserite a sistema, quali ad esempio:

• note infermieristiche alla dimissione,

• bisogni di assistenza infermieristica aperti alla dimissione

• le valutazioni del dolore

• le lesioni da pressione non ancora risolte

• i dispositivi eventualmente presenti

• i suggerimenti per il follow-up.

La compilazione della Lettera di Dimissione può essere iniziata (in forma di bozza) anche nei giorni

precedenti la dimissione effettiva del paziente. Anche il documento in bozza può essere stampato,

per essere anticipato a strutture esterne (es. RSA, ADI, ASL o simili) verso le quali il paziente dovrà

essere trasferito.

La lettera può essere stampata con un Lay out configurabile sia a livello di struttura che di unità

operativa, infatti il format di testo (font, dimensione allineamento, interlinea, ecc.) è

autonomamente configurabile come l’intestazione ed il piè di pagina. È possibile quindi inserire il

riferimento della unità operativa, dei responsabili, dei telefoni ed ogni altra informazione utile alla

identificazione della unità operativa.

Scarico farmaci e materiali: il sistema è dotato di una specifica area dove è possibile scaricare tutto

il materiale sanitario che viene utilizzato durante la permanenza del paziente in struttura. Ogni

qualvolta che viene utilizzato del materiale, è possibile scaricarlo direttamente in cartella secondo

due possibili modalità, lettura del bar code del materiale precedentemente caricato in magazzino o

inserimento manuale del codice del materiale. Il costo sarà attribuito alla cartella ed

eventualmente fatturato.

Diversamente per quanto attiene al materiale sanitario, i farmaci vengono scaricati

automaticamente (se attiva l’opzione) al momento della somministrazione.

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Sala operatoria

Una specifica sezione del sistema consente di alimentare le informazioni per una corretta gestione

delle attività di sala operatoria. Le funzionalità previste sono:

• La gestione della visita chirurgica specialistica pre-operatoria;

• La programmazione chirurgica;

• La gestione della lista d’attesa chirurgica;

• La programmazione degli esami pre-operatori;

• La programmazione della visita anestesiologica pre-operatoria, con la possibilità di scelta

tra diversi format;

• La programmazione della lista operatoria;

• Checklist operatoria prevista dalle Raccomandazioni Ministeriali in materia (Time out, Sign

in, Sign out);

Attraverso l’utilizzo del software si raggiungono i seguenti obiettivi:

• Organizzare ed ottimizzare tutta l’attività delle sale operatorie presenti;

• Informatizzare le liste preoperatorie e operatorie;

• Analizzare le performance delle attività chirurgiche;

In aderenza a quanto disposto dal Ministero della Sanità nonché gli standard JCI che impongono di

attivare procedure a salvaguardia della sicurezza del paziente in sala operatoria, rispetto alle quali

è necessario dare evidenza nel verbale operatorio e/o nella cartella anestesiologica delle attività

compiute il sistema consente di registrare i dati nella:

• Valutazione anestesiologica: è possibile registrare le informazioni di pertinenza, dalla fase

di visita preanestesiologica, al momento della anestesia ed il monitoraggio post intervento.

Il sistema consente la gestione della documentazione anestesiologica e raccoglie

informazioni relative a:

• valutazione preoperatoria

• scheda anestesiologica intraoperatoria

Rev 02 del 16/11/2016

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• monitoraggio postoperatorio.

La valutazione preoperatoria considera i problemi ragionevolmente prevedibili a carico del paziente,

con assegnazione dello stesso a una classe di rischio e l’indicazione della tecnica anestesiologica

più appropriata. Tale valutazione viene condotta, di regola durante la fase ambulatoriale

propedeutica all’intervento, gli esiti della valutazione sono disponibili nella sezione di gestione della

sala operatoria.

La scheda anestesiologica intraoperatoria riporta informazioni circa le modalità di conduzione

dell’attività svolta in sala operatoria. L’anestesista riporta informazioni quali: presidi utilizzati,

tecniche impiegate, cormack, rivalutazione, ecc.)

Il monitoraggio post operatorio consente all’anestesista di avere informazioni circa il decorso post

operatorio grazie all’alimentazione periodica della scala di Aldrete. Al raggiungimento di uno

specifico valore, l’anestesista conferma il trasferimento al reparto.

• Programma operatorio: Il sistema dispone di uno specifico modulo per la gestione della

prenotazione dell’intervento attraverso la configurazione delle agende di Sala operatoria.

Grazie all’interfaccia utente semplice e intuitiva il sistema consente di effettuare il

collegamento delle sale operatorie ad uno o più calendario di disponibilità nel quale indicare

la lista degli interventi prenotabili nelle diverse fasce orarie abilitate. Il personale sanitario

è guidato verso l'immediata comprensione delle informazioni riducendo così il rischio clinico

e incrementando la qualità dei servizi offerti al paziente. Per ogni sala operatoria è possibile

creare il piano di lavoro della giornata e la creazione di una specifica scheda per paziente,

dove riportare tutte le informazioni relative all’intervento effettuato (diagnosi pre e post

intervento, equipe, descrizione intervento, durata, ecc.).

• Check list: In linea con le prescrizioni sul rischio clinico, è presente una sezione specifica per

il controllo del materiale sterilizzato, procedure di time out, sign in e sign out, conta ferri e

garze, ecc. Tale modulo è totalmente integrato con il sistema di gestione della cartella

clinica.

• Verbale operatorio: Il sistema consente di redigere il Verbale operatorio in conformità con

quanto disciplinato dalla normativa in materia e gli standard JCI. Oltre all’indicazione

automatica delle informazioni anagrafiche, la redazione del verbale può essere reso

autonomamente coerente con il format aziendale. Il professionista sanitario ha la possibilità

Rev 02 del 16/11/2016

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di inserire, informazioni cliniche essenziali e la descrizione completa dell’intervento anche

per il mezzo di modelli di testo specifici e/o richiamare testi precedentemente inseriti.

Gestione primo soccorso, il sistema consente di registrare le informazioni di un accesso avvenuto

in condizioni di urgenza e, se l'accesso diventa un ricovero, tutte le informazioni registrate vengono

automaticamente riportate nella cartella clinica.

Cartelle Ambulatoriali

I contenuti essenziali che tratta riguardano: inquadramento, epicrisi e diagnosi, rilevazioni ed azioni

terapeutiche avviate sul paziente, consigli e terapia prescritta, oltre che la documentazione

amministrativa ad essa associabile (es. consensi informati).

In essa è disponibile la possibilità di gestione delle cartelle ambulatoriali, ovvero consentire la

gestione, per singolo paziente, di più accessi in struttura per l'effettuazione di molteplici prestazioni

(esami sangue, radiologia, piccolo intervento chirurgico, visita specialistica, ecc.). Tutti i referti

risultano collegati fra loro in un unico documento e la fatturazione può essere fatta al paziente

stesso o ad un soggetto giuridico specifico (es. assicurazione, società datrice di lavoro, ecc.). La

documentazione disponibile per la cartella ambulatoriale è sostanzialmente la medesima della

cartella clinica.

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2.2.1.2 Gestione Specialistica ambulatoriale

Il Sistema consente la gestione dei processi operativi degli ambulatori, quali la generazione e/o

ricezione delle liste di lavoro e la registrazione delle richieste di prestazione, la registrazione

dell’avvenuta erogazione e conseguente refertazione di una prestazione al fine della sua

rendicontazione e/o fatturazione.

Conformemente con quanto disciplinato in materia di dematerializzazione delle ricette, il sistema

consente di acquisire direttamente dai codici a barre presenti nella cosiddetta “ricetta bianca” tutti

i dati relativi al paziente ed alle prestazioni che deve effettuare in regime di “convenzione” con il

SSN e, mediante un apposito web services, comunica con il portale della SOGEI per poter effettuare

tutti gli adempimenti di legge.

Il sistema possiede un modulo per la gestione delle attività ambulatoriali. Tale modulo gestisce le

attività specialistiche per ogni branca ambulatoriale supportando l’operatore dalla fase di

prenotazione alla rendicontazione dell’attività.

Il modulo effettua un controllo logico-formale delle informazioni inserite e solo in caso di esito

positivo consentire la registrazione della pratica.

Al momento della presentazione del paziente presso la struttura, il personale dell’accettazione

provvederà ad acquisire le informazioni per l’erogazione delle prestazioni secondo le seguenti

modalità:

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• Apertura nuova prestazione tramite:

o Tessera sanitaria. Il sistema acquisirà le informazioni mediante lettura della banda

magnetica della tessera ed aprirà la scheda di accettazione quindi verrà richiesto al

paziente la tipologia di prestazione che deve eseguire

o Inserimento manuale dei dati personali. Rispetto al precedente caso la scheda non

sarà smarcata come “Anagrafica certificata”

o Ricetta dematerializzata. Il sistema acquisirà le informazioni del paziente e delle

prestazioni da eseguire tramite il servizio SAC interno al sistema

• L’apertura della nuova scheda andrà ad alimentare il piano di lavoro del professionista che

dovrà eseguire la prestazione

• Stampa e consegna al paziente del:

o documento riepilogativo attestante l'avvenuta accettazione

o informativa e consenso al trattamento dati

• Per i soli pazienti che accedono al servizio di laboratorio analisi verrà stampato il set di

etichette da apporre sulle provette.

• Nel caso in cui sia previsto un pagamento per i servizi richiesti (ticket, libera professione

ambulatoriale, servizi accessori quali il ritiro referti on line, non esenti paganti PS, ecc.), il

sistema consente:

o l’emissione della fattura/nota credito per le prestazioni erogate

o registrare gli incassi/rimborsi,

o supportare il personale nella gestione dei rendiconti delle attività ambulatoriali,

o predisporre i flussi informativi.

Operazioni back-office

Il sistema consente di supportare il personale aziendale nelle operazioni di back office quali:

• Storno interno: Gestione delle operazioni di fine turno con passaggio di denaro tra due

operatori di cassa con registrazione dei dati degli operatori coinvolti

• Chiusura di Cassa: Visualizzazione dei saldi, differenziati per unità operativa, suddivisi per le

varie forme di pagamento (contanti, POS, assegni) e relative stampe

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• Riepilogo movimenti: Visualizzazione di tutti i movimenti effettuati nella giornata dalla

valorizzazione del fondo cassa alla registrazione delle somme versate in cassaforte.

Rev 02 del 16/11/2016

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2.2.1.3 CUP – Prenotazioni ed accettazione di prestazioni diagnostiche

Il modulo CUP del sistema consente la centralizzazione presso un unico servizio dell’intera attività

finalizzata alla gestione degli appuntamenti (visite e/o esami). In una specifica area di

amministrazione del sistema, l’utente opportunamente abilitato a tale funzione, può

autonomamente creare le Agende dei professionisti e/o dei servizi e definirne le disponibilità e

metterle a disposizione degli operatori del CUP per la ricerca delle disponibilità e prenotazione delle

attività specialistiche.

Il sistema proposto è integralmente interfacciato ad un modulo CRM che consente la prenotazione

web: Tale modulo consente ai pazienti di poter accedere autonomamente alle agende di

prenotazione delle unità operative che erogano prestazioni ambulatoriali per esterni e procedere in

assoluta autonomia alla prenotazione della visita e provvedere anche al relativo pagamento on-

line.

Una APP dedicata del CRM integrato al sistema proposto consentirà di accedere a tale servizio

tramite Mobile Device (Smart Phone, Tablet, ecc.).

Il modulo CUP possiede una maschera specifica per il front-end che consente alle figure

professionali preposte l’attività di prenotazione. Gli operatori abilitati, siano essi in organico al call

center aziendale, agli sportelli CUP, in servizio presso le unità operative interne di degenza o

ambulatoriali saranno in grado di avviare il processo di prenotazione secondo la seguente

procedura:

• Acquisizione dei dati dell'assistito

o Per i pazienti che prenotano telefonicamente l’utente potrà acquisire i dati personali

inserendo i dati nella specifica maschera, se il paziente è censito, si completerà con

l’anagrafica presente nel sistema. Nei casi in cui l’utente non riesce ad acquisire i dati

completi del pazienti, tramite un opportuno flag “Dati incompleti” potrà completare

l’iter di prenotazione demandando alla successiva fase di accettazione il

completamento dell’anagrafica. Il sistema gestisce anche le anagrafiche per gli STP

(stranieri temporaneamente presenti) e ENI (Europei non iscritti), il tutto nel rispetto

della normativa vigente in materia di tutela della Privacy;

o Per i pazienti che accedono direttamente allo sportello CUP aziendale, l’operatore

potrà acquisire i dati mediante lettura della tessera sanitaria

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• Selezione dell’agenda di interesse per l’assistito precedentemente selezionato

• Selezione della prestazione ambulatoriale richiesta dall’utente. Il sistema proporrà

esclusivamente la ricerca e la selezione le prestazioni configurate nell’agenda selezionata.

• Assegnazione della tariffario di riferimento diversificate per ciascuna delle unità eroganti la

prestazione.

• Identificazione della prima disponibilità per l’agenda selezionata. Il sistema propone di

default la prima data disponibile anche se l’assistito ha facoltà di richiedere una specifica

data confacente alle sue esigenze

• Conferma dell’avvenuta prenotazione e generazione della ricevuta (memorandum) con il

numero di prenotazione CUP), tale documento può essere consegnato brevi mano al

paziente (prenotazione tramite sportello), inviato via mail (prenotazione tramite call center),

autonomamente stampato (prenotazione via web). Il memorandum contiene le informazioni

circa le modalità di accesso alle prestazioni, avvertenze circa comportamenti cui il paziente

deve attenersi per la fruizione delle prestazioni sanitarie, avvertenze per il paziente circa

eventuali materiali da consegnare all’operatore in fase di accettazione

• La conferma della prenotazione alimenta il piano di lavoro del professionista che effettuerà

la refertazione nella giornata specifica.

Il modulo CUP consente la prenotazione delle impegnative dematerializzate, in tale evenienza il

sistema SAC integrato al sistema proposto, acquisisce tutti i dati dell’impegnativa del SSN

(anagrafica, tipo di richiesta eventuali esenzioni) ed occorre esclusivamente identificare la data di

prenotazione.

Una maschera riepilogativa consentirà, agli operatori abilitati all’accesso della specifica agenda, di

visualizzare un calendario con le giornate evidenziate con un colore specifico in relazione alla

disponibilità di inserimenti (blu) o saturazione della stessa (rossa) o indisponibilità (grigio).

Nel caso di modifiche alle prenotazioni, il sistema consente di effettuare attività quali, inserimenti

di prestazioni, variazioni di date o fasce di orari. Tutte le modifiche vengono opportunamente

tracciate per dare evidenza dell’operatore che le ha effettuate.

Tramite la sezione “Gestione agende”, in modalità back office è possibile definire un numero

arbitrario di agende di prenotazione. Le agende fanno capo alle unità operative che erogano

prestazioni ambulatoriali per interni ed esterni o unità operative di degenza. Possono opzionalmente

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essere collegate ad un medico o ad un particolare strumento (es. ecografo). Per ogni agenda viene

definita:

• Anagrafica dell’erogatore

• Branca erogatrice

• periodo di validità

• prestazioni prenotabili riconducibili al nomenclatore ambulatoriale

• durata della singola prestazione

• calendario delle disponibilità per slot di lavoro identificato (giorni della settimana)

• numero massimo di prestazioni eseguibili per turno

• numero massimo di pazienti prenotabili per slot selezionato

• elenco utenti che possono accedere o meno alla agenda

Mediante l’utilizzo del modulo CUP si è in grado di conoscere i dati caratteristici delle prestazioni,

quali:

• prestazioni richieste

• erogatori delle prestazioni

• gli orari di servizio, i periodi di apertura e chiusura, dei vari ambulatori;

• regime di erogazione della prestazione,

• tempi attesi di durata per prestazione

• disponibilità

Il modulo CUP consente di prevedere diverse e specifiche statistiche e stampe riepilogative quali:

richieste urgenti, per gruppo di prestazioni, prenotazioni per prestazione e per strumento, ecc.

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2.2.1.4 ADT/SDO Accettazione Dimissione e Trasferimenti

Il sistema è dotato di un modulo specifico per la gestione delle accettazioni, dimissioni e

trasferimenti dei pazienti che accedono ai servizi di diagnosi e cura per i diversi setting assistenziali,

ovvero ordinario, DH/DS e DSAO.

Per accedere al modulo ADT occorre esclusivamente avere abilitato, nell’account dell’operatore il

profilo per il modulo stesso, pertanto può accedere al modulo qualunque operatore abilitato sia

esso operante allo sportello o in reparto di degenza.

Il modulo ADT, continuamente aggiornato alla normativa vigente a livello regionale e nazionale in

materia di rendicontazione delle attività e gestione dei flussi, gestisce le seguenti funzioni:

• accettazione e identificazione del paziente;

• stampe di etichette e del frontespizio della cartella clinica;

• stampa dei codici a barre per il riconoscimento del paziente;

• trasferimento del paziente;

• gestione dei permessi di uscita;

• gestione degli accessi in Day Hospital;

• visualizzazione dei precedenti ricoveri;

• dati di raccordo neonato-mamma;

• dimissione e completamento della Scheda Nosologica;

• storicizzazione dei ricoveri;

• produzione flusso SDO e flussi specifici;

• statistiche richieste dai Flussi Informativi Ministeriali;

• funzioni di servizio per la portineria con l’opportuna gestione del riserbo;

• modulo rilevazione posti letto giornalieri.

Accettazione

L’accettazione del paziente può avvenire attraverso l’apertura di un ricovero ex novo a seguito di

una da proposta proveniente del personale medico, o da Pronto Soccorso o da Lista di Attesa se

trattasi di un ricovero programmato.

Il sistema gestisce indifferentemente e contemporaneamente le due modalità di generazione della

cartella clinica e del relativo codice nosologico.

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Per garantire una adeguata identificazione paziente, il sistema consente di stampare una targhetta

con codice a barre da posizionare sul braccialetto in dotazione al paziente. Inoltre, il sistema

consente di stampare, in ogni documenti di pertinenza del paziente, il medesimo codice a barre del

braccialetto al fine di poter garantire una facile rintracciabilità degli stessi.

Acquisizione in reparto

Il sistema dispone di una specifica sezione nel quale è possibile visualizzare il layout del

dipartimento e/o del presidio con la visualizzazione chiara dei posti letto e dei pazienti assegnati agli

stessi, più specificatamente per ogni posto letto del dipartimento è possibile visualizzare

informazioni relative a sesso (con colorazione differente), età, diagnosi all’ingresso, referente del

reparto che ha in cura il paziente (es. primario, medico curante, capo sala) dei pazienti per ogni letto.

Trasferimento

Il sistema dispone di una specifica maschera dal quale l’operatore può disporre il trasferimento a

un'altra unità operativa della Fondazione o altro istituto con possibilità di annullamento del

trasferimento stesso.

Il trasferimento interno, da un’unità operativa ad altre, viene corredato da un foglio di

trasferimento che relazioni i problemi clinici salienti, descriva le modalità dell’assistenza medica e

infermieristica in essere, ed espliciti i motivi del trasferimento stesso. In genere sono da indicarsi,

ad esempio:

• per la componente medica: motivo del ricovero, accertamenti significativi effettuati o in

corso, diagnosi formulate, lista dei problemi, storia clinica, procedure eseguite o in corso,

terapie farmacologiche effettuate, in corso o prescritte, condizioni del paziente e diagnosi

alla dimissione;

• per la componente infermieristica: Bisogni di assistenza infermieristica aperti (con relative

finalità assistenziali e dettaglio), procedure eseguite o in corso (es. dispositivi), valutazioni

infermieristiche, valutazioni del dolore, lesioni da pressione non ancora risolte.

In tal senso il sistema dispone di una specifica maschera che consente di poter registrare tutte le

informazioni necessarie per corredare il trasferimento del paziente da una unità operativa all’altra

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ed all’esterno. Più specificatamente il foglio di trasferimento una volta firmato elettronicamente e

formalizzato il trasferimento di unità operativa viene visualizzato elettronicamente ai professionisti

sanitari che ricevono in cura il paziente appena trasferito. Per i trasferimenti interni il sistema

genera automaticamente un nuovo nosologico

Al momento della firma, il sistema segnala eventuali attività ancora pendenti (prescrizioni

farmacologiche, rilevazioni programmate, azioni su presidi e medicazioni), che vanno consolidate

prima del trasferimento, ovvero terminate o sospese in attesa di riconferma da parte del

medico/infermiere accettante.

Il documento non può essere chiuso in presenza di campi obbligatori non compilati che vengono

opportunamente segnalati tramite messaggistica all’atto del trasferimento.

Il sistema consente di recepire le informazioni relative il trasferimento del paziente in un altro

reparto, inibendo la possibilità di manipolare (inserire o modificare) i dati clinici del paziente non più

in carico a quel reparto, ma lasciando comunque disponibile la funzionalità di consultazione dei

contenuti già inseriti.

Interventi e diagnosi

All’interno della cartella clinica del paziente, una specifica maschera consente all’operatore di

inserire le diagnosi principali ed accessorie (comorbilità), g li interventi procedure eseguite per il

trattamento della patologie e le diagnosi di dimissioni secondo le codifiche in vigore (ICD9-CM) e

con la possibilità di affiancare alla descrizione della codifica anche un testo libero.

Il sistema è dotato di un ausilio evoluto alla ricerca delle diagnosi codificate secondo ICD9-CM che

propone le codifiche più frequenti per unità operativa e consente di restringere la ricerca inerendo

parte del testo o numeri del codice.

Dimissione

Poiché durante il ricovero il sistema consente di inserire su indicazione medica e/o su aggancio ai

codici ICD9CM, le procedure eseguite sul sistema, il sistema integra la conoscenza delle procedure

eseguite durante il ricovero.

Infatti, tutte le procedure diagnostiche richieste dal sistema, non appena refertate diventano

procedure con codifica ICD9CM che alimentare il sistema di generazione delle SDO

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Il sistema consente quindi di acquisire le informazioni relative alla sezione A della SDO e generare

ed esportare nonché importare le diagnosi e procedure che alimentano i campi della sezione B della

SDO.

Inoltre, il sistema mantiene attivi i dati codificati strutturati provenienti dalla Cartella per

confermare l’associazione alla visita ambulatoriale della diagnosi codificata in sede di

Inquadramento (es. diagnosi ICD9-ICD10) e tramite una specifica verticalizzazione garantirà la

generazione dei tracciati di competenza.

Stampe standard

Il modulo ADT contiene un set di stampe che comprende le seguenti:

• Stampa delle SDO secondo il modello Regionale;

• Stampa certificato di ricovero e di degenza;

• Stampa frontespizio;

• Stampa di elenchi specifici (presenti in reparto, transitati, degenti stranieri, ecc.) secondo

parametri (per esempio temporali) configurabili e impostabili dall’utente;

• Report standard sul movimento degenti regime ordinario e DH;

• Elenco e sintesi presenti nei reparti a una certa data, transitati nei reparti in un dato periodo,

SDO aperte a una certa data, dimessi e DRG attribuiti, ecc.;

Eventuali format di stampe non ancora presenti nel sistema ma necessarie per le attività della

Fondazione verranno acquisite durante la fase di analisi iniziale ed implementate nell’ambito dello

sviluppo del progetto.

Chiusura della SDO

Il sistema prevede un set di controlli che non consente la chiusura della SDO se non sono superati

tutti i controlli sui campi obbligatori. In tal senso tutti i controlli previsti dal programma regionale

Flowlook sono attivi all’interno della procedura di controllo SDO.

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Revisione congiunta della SDO

Il sistema dispone di una funzione di revisione della SDO che consente all’ufficio preposto di

svolgere controlli e verifiche sulla SDO con il fine di segnalare anomalie od osservazioni e

sottoporle al medico autore della stessa.

Calcolo DRG

Il sistema ha un servizio per la comunicazione con applicativo Grouper 3M per il ritorno sulla SDO

del codice DRG calcolato e ditutte le ulteriori informazioni e flag che il Grouper è in grado di

restituire. Una specifica maschera consente di visualizzare il dettaglio del DRG prodotto.

Flussi SDO

In base ai DRG prodotti il sistema consente di generare, personalizzato per l’ASP di riferimento, in

formato PDF il rendiconto delle attività, i flussi ministeriali (A, xml).

Gestione appoggi

Attraverso la funzione che consente di visualizzare il lay out dei posti letto, il sistema consente di

visualizzare l’assegnazione dei posti letto ai pazienti dei vari reparti. Il paziente è sempre

visualizzabile dal personale del Reparto che lo ha in carico anche se è alloggiato in un reparto

diverso da quello di appartenenza. In tali casi, il personale del reparto che ospita il paziente in

appoggio al reparto che non ha la disponibilità temporanea del posto letto, può comunque

visualizzare la cartella clinica del paziente in oggetto.

Modulo portineria

Tramite un opportuno profilo dell’utente di portineria, il sistema consente all’operatore di

visualizzare esclusivamente dati di natura amministrativa e non sanitaria necessari per le proprie

funzioni di lavoro.

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2.2.1.5 Magazzino

Il sistema possiede un modulo di magazzino che consente la gestione di tutto il ciclo attivo e passivo

degli acquisti (Modulo di magazzino), dalla gestione dell'ordine al fornitore, alla gestione dei DDT,

la tracciabilità dei trasferimenti ai magazzini periferici fino allo scarico al paziente o generico di

magazzino (es. acquisto farmaco e scarico al paziente). Il sistema gestisce ache il conto deposito.

Più specificatamente:

• Gestione degli ordini: per ogni fornitore è possibile generare un ordine di fornitura. Il

sistema, in via prioritaria, propone come materiale da ordinare quelli precedentemente

acquistati dal fornitore, ulteriori prodotti sono comunque selezionabili ed è sempre possibile

vedere le giacenze durante la redazione dell’ordine stesso. È possibile selezionare uno stato

dell’ordine:

o Proposta d’ordine, possono generare le proposte solo utenti abilitati alla gestione

del magazzino

o Accettato, funzione attiva solo a chi ha potere decisionale in merito all’emissione di

un ordine di fornitura

o Inoltrato, dopo l’accettazione l’ordine diventa stampabile ed è possibile inviarlo al

cliente anche a mezzo mail.

• Gestione DDT: ad ogni ordine di fornitura o anche in assenza di un ordine stesso, il sistema

consente la gestione dei DDT, la valorizzazione del DDT nel sistema rappresenta il momento

in cui tutto il materiale acquistato viene valorizzato (Carico) all’interno del sistema,

tipicamente in un magazzino centrale. Ogni materiale e farmaco acquistato viene valorizzato

in termini di confezioni, elementi in confezioni, lotto e data di scadenza. Per ogni

scatola/confezione, il sistema genera una etichetta adesiva riportante il codice a barre,

nome del prodotto/farmaco, lotto e data di scadenza. È altresì, possibile produrre la

documentazione per il reso merce.

• Gestione magazzini: per ogni magazzino e per data è possibile conoscere le giacenze di

qualsiasi materiale caricato nel sistema e livelli di scorta minima. È possibile gestire il

trasferimento del materiale (a livello di lotto) trai vari magazzini fino allo scarico a paziente

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e conoscerne i movimenti dal caricamento finale fino all’ultimo scarico. In fase di

configurazione è possibile attivare diversi magazzini (centrale, di reparto, di ambulatorio,

generici, ecc.) ed abilitare alla gestione degli stessi soltanto specifici utenti

• Giacenza materiale: per ogni materiale e/o farmaco è possibile conoscere le quantità

disponibili, per magazzino in cui è presente. Un grafico a torta consente una visualizzazione

diretta dell’informazione.

• Richieste materiali: il sistema consente al personale in servizio di effettuare le richieste di

approvvigionamento per il proprio reparto. La richiesta può essere evasa dal responsabile

del magazzino che può provvedere a valorizzare i quantitativi del materiale che consegnerà

al reparto.

• Movimenti: una serie di maschere permettono di conoscere le informazioni relative i

quantitativi acquistati e consumati con i relativi importi nonché le movimentazioni dei

materiali e dei singoli lotti.

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2.2.1.6 Amministrazione

Oltre alle normali funzioni legate alla gestione diretta del paziente il sistema garantisce

l’espletamento di pratiche strettamente amministrative quali:

a. Simulazione e Generazione dei DRG tramite interfaccia al Grouper™ 3M.

b. Generazione dei flussi di rendicontazione (A, C, xml, ecc.)

c. Generazione dei dati per gli organismi di controllo (Regione, Questura etc.) sotto forma

di stampe, file e quant’altro richiesto attualmente alle strutture sanitarie ivi compresa

la rendicontazione mensile sia dei DRG che della specialistica ambulatoriale.

d. Gestione fatturazione dei ricoveri privati e prestazioni specialistiche ambulatoriali in

convenzione e a privati.

e. Gestione fatturazione per comfort alberghieri e prestazioni sanitarie (possibilità di

esportare/importare dati dal sistema di contabilità generale adottato).

f. Gestione estrazione ed elaborazione dati per contabilità Compensi Medici.

g. Controllo di gestione: possibilità di integrare tutte le informazioni provenienti dal sistema

con i dati della contabilità ordinaria su un cruscotto direzionale in grado di fornire ricavi,

costi e margini per ogni centro di costo identificato.

h. Statistiche ricoveri e attività ambulatoriali: il sistema permette di generare statistiche,

su base mensile o annuale, in merito ai volumi di attività svolte (ricoveri ed accessi

ambulatoriali) siano essi in convenzione (ordinario, DH/DS, DSAO) o privati, tipologia di

DRG prodotti per reparto e per professionista.

i. LEA: il sistema permette di calcolare in tempo reale gli abbattimenti LEA in relazione

all’andamento degli accessi.

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2.2.1.7 Caratteristiche del Sistema

• Dizionari medici ICD-9 CM, prontuario farmaceutico e nomenclatore prestazioni

specialistiche in linea.

• Database di tutti i farmaci prescrivibili e ospedalieri pubblicati in Gazzetta Ufficiale.

• Gestione tariffari multipli per i DRG e le prestazioni specialistiche ambulatoriali.

• Gestione di ricoveri Ordinari, in Day Hospital e Day Service e della specialistica ambulatoriale

per pazienti esterni e/o interni.

• Acquisizione di documentazione cartacea da scanner: la documentazione così acquisita viene

associata alla cartella clinica e può essere consultata in qualunque momento e da qualunque

postazione.

• Accettazione dei pazienti (compilazione della sezione A) da parte del personale di

accettazione. L’accettazione può avvenire manualmente o tramite lettura della Carta

Regionale dei Servizi (Tessera Sanitaria).

• Registrazione delle giornate di accesso in Day Hospital e Day Service tramite lettura della

Carta Regionale dei Servizi (Tessera Sanitaria).

• Compilazione di tutti i campi della sezione B della SDO.

• Sistema di ricerca facilitata di diagnosi e procedure all’interno dei dizionari ICD9, tramite

parole chiave ed elenco delle diagnosi e procedure più utilizzate in reparto.

• Esportazione dei dati su file esterni per successive elaborazioni con altri software (flusso

A, flusso M, XML-SOGEI, CEDAP etc.).

• Web services per le comunicazioni con SOGEI

• Dimissione o trasferimento del paziente verso altri reparti.

• Compilazione della relazione di dimissione da parte del medico, con riempimento in

automatico della parte anagrafica e della parte relativa a diagnosi e interventi.

• Prontuario farmaceutico completo di codici AIC e ATC.

• Gestione del magazzino (armadio farmaceutico e di piano/medicheria) di farmaci e materiale

sanitario con lotti, scadenze, giacenze, archivio movimenti. Gestione di ordini d’acquisto e

documenti di consegna. Grafici temporali delle scorte e analisi della distribuzione dei lotti.

• Gestione ordini con possibilità di formulare ordini dal sistema ed evasione totale e parziale

dei documenti di trasporto

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• Prescrizione della terapia da parte dei medici di reparto a partire dal principio attivo (che in

farmacia viene opportunamente convertito nella specialità commerciale corrispondente),

con controllo dell’effettiva disponibilità del farmaco in magazzino.

• Statistiche sul consumo dei farmaci a livello di reparto o globali.

• Statistiche relative all’attività di ricovero (es. degenze medie, peso medio, indici di

valutazione case mix, attrattività, performance, etc.).

• Statistiche per ISTAT (modelli HSP)

• Sistema di gestione automatizzato delle schede relative al Piano Annuale dei Controlli

Analitici.

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2.2.2 Interfacciamenti

Il sistema nella sua qualità di RIS e LIS, è in grado di potersi interfacciare con le attrezzature

diagnostiche e biomediche tra le quali:

a. Laboratorio.

• Pagina di riepilogo con dati in sequenza temporale e grafici. Per ogni dato è

definibile un range minimo e massimo accettabile (al di fuori del quale il sistema

non permette di immettere il dato), un range di lieve normalità e un range di

chiara anormalità (i dati vengono evidenziati in colore diverso a seconda dei

range). Possono essere generati riepiloghi su tutti i dati raccolti o solo su quelli

fuori range.

b. Radiologia.

• Acquisizione di immagini mediche con varie modalità

• Interfaccia DICOM verso sistemi di imaging computerizzato quali TAC,

Risonanza Magnetica etc.

• Acquisizione via scanner

• Acquisizione da macchina fotografica digitale (ad esempio per quanto

riguarda le schede di interventi chirurgici)

• Interfacciamento con sistemi esterni (PACS, RIS etc.) e importazione delle

immagini all’interno della cartella clinica.

• Acquisizione su segnale video con schede apposite.

• Trattamento delle immagini mediche

• Misurazioni di distanze e aree sulle immagini

• Marcatura di regioni

• Operazioni su contrasto, luminosità, colore

• Stampa di alta qualità anche insieme al referto (è possibile inserire miniature

delle immagini direttamente nel testo del referto)

c. Acquisizione dei dati da vari tipi di strumentazione medica

• apparecchiature di laboratorio computerizzate

• elettrocardiografi

• elettromiografi

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2.2.3 Gestione del rischio clinico

La cartella clinica CAREMED rappresenta una fonte informativa privilegiata per l’identificazione,

l’analisi, la gestione, la prevenzione e la riduzione dell’errore in ambito sanitario. CAREMED

consente la registrazione sulla cartella clinica delle azioni, dei processi e degli avvenimenti relativi

ad un ricovero; la registrazione costituisce un momento fondamentale e cruciale per assicurare

quel carattere di trasparenza e di chiarezza in grado di garantire le decisioni corrette, appropriate e

tempestive di tutti gli operatori sanitari. Oltre a ciò, quanto riportato nella cartella clinica consente

la tracciabilità delle attività svolte, fornendo, quindi, informazioni relative alla responsabilità delle

azioni, alla cronologia delle stesse, al luogo ed alla modalità della loro esecuzione.

Rappresenta il metodo impiegato da più tempo per la valutazione di qualità, permette indagini sui

processi decisionali e osservazioni di esito, analizzando l'aderenza a linee guida e protocolli.

Nello specifico il ricorso al sistema di cartella clinica su CAREMED consente, attraverso specifiche

segnalazioni:

- la verifica della congruità tra diagnosi di accettazione e iter clinico adottato,

- attuazione delle procedure previste per il trasferimento dei pazienti in particolare per i

pazienti in terapia intensiva,

- verifica dell’esecuzione delle valutazioni mediche ed infermieristiche entro l’intervallo di

tempo stabilito dall’accettazione del paziente,

- verifica delle rivalutazioni dei pazienti ad intervalli fissati,

- verifica dell’accuratezza nell’identificazione del paziente,

- verifica dell’identificabilità degli operatori coinvolti nei processi di diagnosi e cura del

paziente.

Più in generale, CAREMED permette di tenere sotto controllo gli adempimenti di natura “Risk

Management” e “Joint Commission” e le schede relative ai controlli analitici.

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2.3 Caratteristiche tecniche

Il sistema presenta un’architettura client/server. Il database server utilizzato è Firebird e può

essere installato indifferentemente sulla maggior parte dei sistemi operativi disponibili (Windows

Server, Linux, etc.). L’applicazione client gira su Windows XP, Windows Vista o Windows 7.

2.3.1. Requisiti hardware minimi e software (server)

• Un computer dotato di processore Pentium 4, Core 2, Athlon 64 o compatibile.

• Sistema Operativo Windows XP Professional, Windows 2003 Server, Linux (consigliato).

• RAM 4 GB.

• Hard Disk 10.000 giri/min da 250 GB.

• Scheda di rete 1 Gbit.

2.3.2. Requisiti hardware e software (client)

• PC dotato di sistema operativo Windows XP con Service Pack 3, Windows Vista con Service

Pack 2, Windows 7.

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3. Progetto Di implementazione

L’obiettivo del presente documento è quello di illustrare le fasi di implementazione del sistema

informativo sanitario CAREMED all'interno di una struttura sanitaria.

Si rappresenta di seguito, per ogni fase individuata, una definizione delle modalità operative per

l’attuazione di ognuna di esse.

3.1 Fase I - Analisi

L’obiettivo di tale attività consiste nella definizione puntuale e dettagliata dei requisiti tecnici e

funzionali degli interventi di personalizzazione e/o integrazione da effettuare sul Sistema CAREMED

per rispondere completamente alle richieste del cliente.

3.1.1 Personalizzazioni

Con personalizzazioni si intendono eventuali modifiche a funzionalità già presenti sul sistema

CAREMED per agevolare o migliorare le attività operative, a seconda delle richieste di

interfacciamento del sistema CAREMED verso altri applicativi, ad esempio di contabilità per l’invio

delle fatture emesse, è necessario che le terze parti fornitrici di tali software condividano con il

team di Innogea i tracciati per:

• Flussi anni precedenti per definire anagrafiche pazienti;

• Software di contabilità generale;

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3.1.2 Integrazioni

Con integrazioni si intende la realizzazione di interfacciamenti con i programmi pre-esistenti presso

la struttura o verso apparecchiature biomediche. Dipendentemente dalle richieste del cliente

riguardanti l’attivazione di interfacciamenti verso gli applicativi di gestione delle apparecchiature

presenti presso la clinica, sarà necessario procedere:

1. Alla verifica della presenza di rete wired e wireless ;

2. All’inventario delle:

a. macchine da interfacciare in laboratorio, radiologia e in tutti gli altri reparti;

b. stampanti bar code per braccialetti paziente;

c. stampanti bar code per etichette provette;

d. postazioni da installare.

3.1.3 Kick off

Nella fase preliminare all’avvio delle attività, verranno individuate:

• Le interfacce operative di riferimento, ossia il personale della struttura del cliente al quale

nella fase di analisi sarà presentato il sistema CAREMED per la verifica di congruità con il

modello organizzativo adottato e valutazione di eventuali aree da sviluppare;

• Le persone che l’azienda intende formare quali figure di riferimento per tutto l’organico

aziendale. Nel caso di formazione specifica ad alcuni dipendenti, saranno indicati i discenti

designati altrimenti verrà definito uno specifico piano di addestramento per il personale

aziendale.

3.1.4 Chiusura fase di analisi

A conclusione degli incontri con le interfacce operative, del censimento delle personalizzazioni e

degli interfacciamenti richiesti, le attività saranno valutate con il cliente e opportunamente

verbalizzate al fine di inserirle nella relazione di chiusura analisi, con la stima dell’effort necessario

per realizzarle. Qualora le personalizzazioni richieste e concordate rientrino nelle cinque giornate di

sviluppo incluse in questa offerta, saranno garantite al momento dell’installazione del sistema. Le

personalizzazioni la cui realizzazione sfori le giornate contrattualizzate saranno inserite in un

opportuno contratto in addendum, con tariffazione a volume come specificato nell’allegato

“Condizioni Generali di fornitura Smartcare”.

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A seguito dell’approvazione formale del contratto in addendum, se necessario saranno svolti

incontri aggiuntivi per il chiarimento dei dettagli per l’implementazione delle modifiche concordate.

La chiusura della fase di analisi non può prescindere dalla fattiva collaborazione tra il team di

Innogea ed il cliente. La mancata partecipazione o la non condivisione delle informazioni critiche da

parte del cliente pregiudica la riuscita del progetto nei tempi previsti.

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3.2 Fase II - Messa in produzione 3.2.1 Sviluppo ed installazione

Per ogni eventuale personalizzazione e integrazione concordata, si procederà a stilare un preciso

project plan con relative tempistiche di rilascio delle milestones, in linea generale il progetto di

sviluppo prevederà le seguenti macro-attività:

• Sviluppo e test delle componenti applicative: si prefigge lo sviluppo ed il test delle

componenti applicative rilasciate. Si parte dal perfezionamento dell’analisi fino allo sviluppo

ed al test delle singole componenti applicative e termina con l’integrazione delle componenti

al sistema CAREMED in una forma aggregata ed eseguibile nel suo insieme;

• Test di sistema: prevede il test complessivo della soluzione progettuale sviluppata e già

testata a livello di singola componente. Pertanto, in questa fase sono previsti:

• Test di assemblaggio delle componenti progettuali;

• Test globale del sistema.

Al completamento delle attività di sviluppo legate ad eventuali personalizzazioni/interfacciamenti

il Sistema CAREMED sarà installato in un Vostro server. Saranno poi configurate tutte le postazioni

in modo da rendere accessibile il sistema a tutto il personale.

Ai fini di una buona riuscita dell’intervento di installazione e configurazione del sistema è necessaria

una fattiva collaborazione con il Responsabile dell’area sistemi informativi.

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3.2.3 Parametrizzazione e configurazione

Successivamente alle acquisizione delle informazioni durante la fase di analisi, si procederà alla

parametrizzazione e configurazione del sistema. Tale fase sarà eventualmente supportata da file

provenienti dagli altri sistemi presenti in struttura da interfacciare con CAREMED, tale opportunità

è subordinata alla disponibilità da parte dei fornitori dei suddetti software.

L’inserimento dei dati di base sarà effettuato dal personale di Innogea, l’inserimento dei dati

specifici sarà effettuato dal personale della struttura con il support del team di Innogea.

In generale le attività di parametrizzazione e configurazione riguardano:

• Organizzazione struttura:

o Unità operative di degenza: nome, codice identificativo a 4 cifre ed il tipo di ricoveri

effettuabili (ordinari, DH etc.);

o Unità operative “ambulatoriali” (servizi): nome, branca, eventuale convenzione;

o Stanze: nome, piano, numero di posti letto;

o Sale operatorie;

o Creazione agende (prestazioni dell’ambulatorio/medico, durata, giorni);

• Servizi della struttura:

o Elenco delle prestazioni eseguite in ciascun ambulatorio/servizio, se interni o in service, con

relativo codice per il laboratorio analisi, per ogni esame i test contenuti e l’ordinamento nelle

stampe;

o Raggruppamento prestazioni diagnostiche (es. TAC, RMN, ECO, Chimica clinica, Emocromo,

ecc.);

o Schemi richieste interne di routine;

o Schemi terapie, comprese quelle anestesiologiche;

o Schemi prenotazioni;

o Tariffari prestazioni ambulatoriali e confort alberghieri (camere, scatti telefonici, pasti, etc.);

o Elenco dei “clienti” e dei “fornitori” (assicurazioni, etc.) per i quali vengono effettuate

prestazioni e relative tariffe e fatture;

o Elenco dei magazzini;

o Anagrafica dei materiali;

o Consensi e schede informative;

o Elenco dei medici curanti e degli anestesisti (CF ed ENPAM);

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• Utenti

o Elenco del personale abilitato all’utilizzo di CAREMED: dati anagrafici, ruolo (medico,

anestesista, infermiere etc.) e unità operative di pertinenza e quali medici effettuano guardie;

o Elenco delle equipe mediche di ciascuna unità operativa;

• Interfacciamenti dei servizi (laboratorio e radiologia);

• Metodi di fatturazione ai privati:

o Forfettario sul DRG o tipo intervento;

o Analitico con calcolo delle singole prestazioni e materiali utilizzati;

• Gestione dei compensi medici e relativi parametri di calcolo;

• Metodo prenotazione ricoveri, interventi, accertamenti diagnostici:

o Centralizzata CUP o per singolo medico;

o Definizione lista interventi e relativi schemi diagnostici di pre-ricovero;

• Metodo prenotazioni specialistica ambulatoriale:

o Centralizzata attraverso CUP o per singolo medico;

o Identificazione numero di ambulatori (convenzionati e privati);

• Metodo accettazione amministrativa e sanitaria:

o Numero soggetti coinvolti;

o Reportistica specifica:

- Moduli accettazione;

- Consensi;

- Frontespizio cartella;

• Metodo dimissioni:

o Dimissione sanitaria (Medico referente, medici di guardia);

o Dimissione amministrativa:

- Effettuata dai singoli medici prima di dimettere il paziente;

- Effettuata con cadenza settimanale, mensile in ospedalizzazione;

• Area infermieristica per quanto riguarda numero infermieri e identificazione del metodo di

lavoro:

o Contestuale con portatile sul carrello;

o Prima su carta e poi riportato al pc;

• Sala operatoria (check list, interventi, numero chirurghi fissi della CDC e professionisti privati);

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• Gestione magazzino:

o Analisi delle procedure di gestione degli ordini e DDT:

- Analisi della metodologia di riordino;

- Analisi della gestione dei carichi (con o senza rietichettatura con codice a barre interno);

o Analisi gestione del conto deposito;

o Analisi metodologia di approvvigionamento ai reparti e alla sala operatoria;

o Analisi del metodo di scarico farmaci e materiale sanitario:

- Scarico a paziente con lettore o senza;

- Con inventari dei magazzini periferici periodici.

3.2.3 Interfacciamenti

Il sistema è in grado di interfacciarsi con le attrezzature diagnostiche e biomediche tra le quali:

d. Laboratorio

• Pagina di riepilogo con dati in sequenza temporale e grafici. Per ogni dato è definibile un

range minimo e massimo accettabile (al di fuori del quale il sistema non permette di

immettere il dato), un range di lieve normalità, e un range di chiara anormalità (i dati

vengono evidenziati in colore diverso a seconda dei range). Possono essere generati

riepiloghi su tutti i dati raccolti o solo su quelli fuori range.

e. Radiologia

• Acquisizione di immagini mediche con varie modalità

• Interfaccia DICOM verso sistemi di imaging computerizzato quali TAC, Risonanza

Magnetica etc.

• Acquisizione via scanner

• Acquisizione da macchina fotografica digitale (ad esempio per quanto riguarda le schede

di interventi chirurgici)

• Interfacciamento con sistemi esterni (PACS, RIS etc.) e importazione delle immagini

all’interno della cartella clinica.

• Acquisizione su segnale video con schede apposite.

• Trattamento delle immagini mediche

• Misurazioni di distanze e aree sulle immagini

• Marcatura di regioni

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• Operazioni su contrasto, luminosità, colore

• Stampa di alta qualità anche insieme al referto (è possibile inserire miniature delle

immagini direttamente nel testo del referto)

f. Acquisizione dei dati da vari tipi di strumentazione medica

• apparecchiature di laboratorio computerizzate

• elettrocardiografi

• elettromiografi

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3.3 Fase III - Formazione

3.3.1 Formazione in aula/conference

Completata la fase di installazione e messa in esercizio verrà predisposto ed attuato un piano

formativo per tutto il personale che sarà abilitato all’utilizzo del sistema. L’intervento formativo

ha l’obiettivo di fornire agli utenti le nozioni indispensabili per il corretto utilizzo di CAREMED, oltre

ad includere un periodo di affiancamento durante l’utilizzo reale del sistema.

La soluzione proposta da Innogea è la formazione un nucleo di utenti designati nelle aree strategiche

della struttura (medici, infermieri, tecnici, amministrativi).

L’intervento formativo sarà articolato in sessioni in aula o, se reciprocamente ritenute opportune,

attraverso sedute di conference on line, dedicate alle diverse aree tematiche del sistema CAREMED

alle quali parteciperanno le corrispondenti interfacce operative scelte in fase di analisi.

Resta inteso che Innogea e la Casa di Cura organizzeranno una serie di eventi formativi/informativi

per tutto il personale che utilizzerà il sistema finalizzato alla presentazione e dimostrazione del

sistema CAREMED.

3.3.2 Supporto on the job In occasione del formale avvio del progetto sarà garantito il necessario supporto on the job

attraverso la presenza di nostri addetti nelle aree critiche aziendali (reparto, blocco operatorio,

accettazione), secondo necessità, per almeno due settimane dall’avvio nonché l’assistenza di un

nostro addetto per tutta la durata della prima rendicontazione effettuata con il sistema CAREMED.

Il supporto on the job è, quindi, rivolto a tutti gli operatori della struttura del cliente e sarà erogato

per almeno 10 giorni durante il primo mese di utilizzo del sistema ed in occasione della prima

rendicontazione verso l’Azienda Sanitaria di pertinenza.

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3.4 Tempi di avvio ed implementazione del progetto

Innogea si rende disponibile ad iniziare tutte le fasi propedeutiche all’installazione del

software e la relativa parametrizzazione e configurazione a partire dal mese successivo a

quello di accettazione dell’offerta ed a completare tutte le fasi propedeutiche entro

quattro mesi dall’avvio del progetto.

Nel seguente diagramma di Gantt, si rappresenta una tempistica di attuazione del progetto.

Mesi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Gestione progetto

1

Analisi di dettaglio dei requisiti

1 Kick-off

2 Personalizzazioni ed interfacciamenti

3 Chiusura della fase di analisi

2

Messa in produzione e collaudo

1 Installazione

2 Parametrizzazione e configurazione

3 Sviluppo personalizzazioni

3

Formazione 1 Addestramento

2 Supporto on the job

4 Avvio del progetto Assistenza

Le tempistiche potranno essere modificate in relazione alle vostre esigenze aziendali.

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4. Servizio di Assistenza

4.1 Assistenza Tecnica

Sarà impegno del nostro staff garantire la necessaria assistenza per mantenere la funzionalità del

sistema, a tal fine si garantisce il servizio di seguito descritto. Le attività di assistenza garantite si

applicano esclusivamente per:

• risoluzione di errori

• adeguamento alle richieste del Ministero della Salute e dell’Assessorato Regionale

• gestione account

Di seguito si dettagliano le modalità operative per la fornitura del servizio di assistenza tecnica.

Si specifica che per orario di lavoro si intendono i giorni dal Lunedì al Venerdì (non festivi) con orario

dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00.

4.2 Servizio di manutenzione ed assistenza ordinaria

Rientrano nel servizio le seguenti attività:

a. rendere disponibili le variazioni dei prodotti software standard rese necessarie da nuove

disposizioni di legge qualora tali dispositivi non richiedano la realizzazione di nuove

funzionalità e nuovi fabbisogni informativi (es. flussi);

b. rendere disponibili i miglioramenti tecnici apportati ai prodotti software standard;

c. rendere disponibili le rettifiche ad errori riscontrati nei prodotti software;

Sarà garantito un servizio di:

• Assistenza On Line

• Assistenza On Site

• Assistenza Manutenzione Software

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Assistenza Telefonica/On Line

Il servizio di teleassistenza verrà garantito attraverso un nostro tecnico per la risoluzione di

eventuali problematiche attraverso il collegamento diretto dalla nostra sede a mezzo voce e/o se

necessario attraverso un collegamento, in modalità VPN, in modo tale da consentire al nostro

tecnico di operare sul sistema stesso.

Qualora si tratti di un problema che inficia l’operatività del sistema, l’intervento sarà garantito in

tempo reale. Per tutte le altre problematiche, in relazione alla complessità dell’intervento, lo

stesso sarà garantito entro 24/48 ore dalla segnalazione1.

Assistenza On Site

Il servizio di assistenza on-site prevede l’intervento in loco (in caso di problemi bloccanti non

risolvibili mediante assistenza telefonica o tele-assistenza o su specifica richiesta del Cliente), da

parte di nostro personale o tecnici autorizzati.

Nello specifico, il servizio avrà le seguenti funzionalità:

• Garantire il corretto utilizzo del software da parte degli utenti;

• Risoluzione delle problematiche emerse;

Per gli interventi che richiedono accesso in loco, da effettuarsi negli orari di ufficio e nei giorni feriali,

si garantisce un intervento entro un massimo di 24 ore.

Per interventi in urgenza in giorni festivi si interverrà sempre entro 24 ore ma sarà applicata una

tariffa di fatturazione a tempo (Cfr. Allegato “Condizioni Generali di fornitura Smartcare”).

Verrà tenuto un registro di tutte le richieste di assistenza dove verranno annotate le attività svolte

ed il tempo impiegato. Tutte le attività di assistenza legate alla risoluzione di errori causati dagli

operatori, alla formazione all’utilizzo del Sistema o che non riguardano risoluzioni di problematiche

legati a bug del sistema verranno fatturate alla tariffa concordata (Cfr. Allegato “Condizioni

Generali di fornitura Smartcare”).

1Faràfedeunamaildirichiestaassistenzainoltrataadassistenza@innogea.com

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Assistenza Manutenzione Software Il servizio di manutenzione software garantirà un ausilio continuativo e pianificato per l’utilizzo dei

prodotti. In particolare la Manutenzione correttiva che prevede l’erogazione di attività necessaria a

garantire il corretto funzionamento delle applicazioni installate, in particolare:

• Rimozione di eventuali malfunzionamenti delle procedure applicative segnalati dall’utente e

verificatisi nell’ambito del corretto utilizzo dei programmi;

• Azioni preventive atte ad evitare che tali malfunzionamenti abbiano a verificarsi;

• Distribuzione di nuove revisioni dei programmi in relazione ad aggiornamenti resi necessari

per la correzione dei malfunzionamenti.

• nuovi rilasci software dovuti alla evoluzione degli applicativi in termini funzionali o nuovi

sviluppi decisi a livello aziendale e concordati con l’azienda.

4.3 Servizio di manutenzione evolutiva ed assistenza straordinaria

Rientrano nel Servizio di Manutenzione ed Assistenza Straordinaria gli interventi effettuati su

richiesta al fine di:

• Apportare specifiche modifiche richieste ai programmi installati;

• Installare e configurare presso la sede aziendale nuove versioni di software standard

rilasciate;

• Ogni altro intervento che si renda necessario e/o utile e che non rientri tra quelli previsti

ai punti precedenti.

• Modifiche che si rendessero necessarie a seguito di mutamento di norme legislative e/o

fiscali tali da implementare nuove funzionalità;

Per l’espletamento di tale attività verrà effettuata una analisi ad hoc e predisposta una relazione

finalizzata alla quantificazione dell’effort necessario per lo sviluppo ed implementazione delle

attività richieste.