-- ,

SPKP.S/668/12/4 (

SURA T PEKELILING SURUHANJAYA PERKHIDMATAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN

BILANGAN 1/2009

Peguam Cara Negara, Jabatan Peguam Negara

Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan

TATACARA URUSAN PELANTIKAN KE JAWATAN PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L41 DALAM PERKHIDMATAN

KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN

TUJUAN

Surat Pekeliling ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur dan tatacara urusan pengambilan dan pelantikan Pegawai Undang-Undang Gred L41 Kontrak dan Tetap dalam Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan (SPKP) merupakan Pihak Berkuasa Melantik (PBM) yang meluluskan pelantikan Pegawai Undang-Undang Gred L41 dalam Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan selaras dengan peruntukan Perkara 138 dan Perkara 144(1), Perlembagaan Persekutuan.

2.2. Urusan pelantikan ke jawatan Pegawai Undang-Undang Gred L41 oleh SPKP dilaksanakan mengikut Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 [P.U.(A) 176/2005]. Calon-calon lantikan tetap diluluskan melalui keputusan Mesyuarat SPKP atau melalui kertas

1

edaran mengikut Kaedah-Kaedah Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan 1963.

2.3 Pelantikan Pegawai Undang-Undang Gred L41 perlu memenuhi syarat-syarat skim perkhidmatan Pegawai Undang-Undang Gred L41 Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan. Oi samping syarat skim, SPKP juga dari semasa ke semasa menetapkan dasar-dasar tertentu (ruling) berkaitan urusan pelantikan.

2.4 SPKP pada mesyuaratnya yang ke 107 pada 30 Julai 2008 telah membuat ketetapan bahawa:

(a) bagi pengambilan Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Tetap), urusan temu duga peringkat pertama dan peringkat kedua anjuran SPKP tidak lagi dilaksanakan terhadap Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Kontrak) yang telah dilantik melalui temu duga yang djjalankan oleh Ahli-Ahli SPKP sama ada dari Jabatan Peguam Negara atau Jabatan Kehakiman; dan

(b) Setiausaha SPKP menyelaras urusan pengambilan Pegawai Undang-Undang Gred L41 yang dilaksanakan oleh Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan mengikut dasar dan ketetapan .

3. GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEGAWAI UNDANG-lINDANG GRED L41 KONTRAK DAN TETAP

3.1 Perwakilan kuasa urusan pengambilan ke jawatan Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Kontrak) yang kini dilaksanakan oleh Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan, masih lagi berkuat kuasa. Urusan pengambilan yang dilaksanakan pada masa sekarang oleh Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan perlu memenuhi keperluan di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2008 mengenai Oasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (ConuactofServ~e).

3.2 SPKP telah membuat ketetapan bahawa Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, lVIahkamah Persekutuan dari semasa ke semasa boleh mendapat senarai calon lantikan terus jawatan Pegawai Undang-Undang Gred L41 yang memenuhi syarat tapisan daripada Urus Setia SPKP, selain calon yang dikenal pasti sesuai

2

dan memenuhi syarat skim untuk di temu duga bagi lantikan kontrak.

3.3 Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Kontrak) boleh diperakukan untuk lantikan tetap berdasarkan laporan prestasi khas oleh Ketua Jabatan/Ketua Bahagian/Ketua Unit masing-masing selepas berkhidmat sekurang-kurangnya satu tahun.

4. TATACARA PERMOHONAN MAKLUMAT CALON UNTUK DITEMU DUGA

4.1 Permohonan penglslan kekosongan jawatan Pegawai Undang­Undang Gred L41 (Kontrak) dari kalangan calon lantikan terus dari Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan hendaklah menggunakan Borang PG - SPKP seperti di LAMPIRAN A dan perlu ditandatangani oleh Pegawai Pengawal selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2002.

4.2 Bagi membolehkan Urus Setia SPKP membuat proses tapisan, Jabatan Peguam Negara/Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan hendaklah menyatakan dengan jelas bidang pengkhususan dan peringkat kelayakan yang dikehendaki termasuk CGPA atau Kedudukan Kelas (contoh Kelas Kedua Tinggi) atau kelayakan lain yang dikenal pasti sesuai mengikut syarat skim perkhidmatan Pegawai Undang-Undang Gred L41.

4.3. Calon-calon lantikan terus yang berdaftar dalam Sistem Bank Data Berkomputer SPA yang memohon jawatan Pegawai Undang­Undang Gred L41 akan dikemukakan kepada Jabatan Peguam Negara/Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan mengikut kriteria yang dipohon melalui Borang PG-SPKP. Bagi permohonan daripada Pegawai Sedang Berkhidmat, sama ada melalui proses Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) ataupun pelantikan biasa boleh menggunakan kaedah on-line iaitu dengan mendaftarkan permohonan mereka di www.spa.gov.my. Adalah menjadi tanggung jawab pegawai untuk memastikan bahawa permohonannya sentiasa aktif dan tidak luput tempoh sah lakunya selain telah mengisytiharkan harta dari semasa ke semasa mengikut peruntukan Pekeliling Perkhidmatan BII. 3 Tahun 2002.

4.4. Bagi Pegawai Sedang Berkhidmat yang dipanggil temu duga, mereka dikehendaki mendapatkan surat perakuan Ketua Jabatan dan membawanya semasa menghadiri temu duga berserta dengan ringkasan Kenyataan Perkhidmatan seperti di LAMPIRAN B dan

3

B1, Laporan Penilaian Prestasi terkini (yang dimasukkan ke dalam sealed envelope) dan slip gaji terakhir.

5. PERAKUAN PELANTIKAN PEGAWAI UNDANG~UNDANG GRED L41 (KONTRAK) KE JAWATAN PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L41 (TETAP)

Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan hendaklah menggunakan format Borang Perakuan Ketua Jabatan (PG-R L41 SPKP 2008) seperti di LAMPIRAN C semasa memperakukan Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Kontrak) yang sesuai dilantik ke jawatan Pegawai Undang-Undang (Tetap) setelah mereka berkhidmat sekurang-kurangnya setahun.

6. TAWARAN PELANTIKAN TETAP OLEH SPKP

6.1 Bagi .calon Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Tetap) yang diluluskan pelantikan oleh SPKP surat tawaran pelantikan akan dikeluarkan oleh SPKP terus kepada calon dengan salinannya kepada Peguam Negara atau Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan mengikut mana yang berkenaan.

6.2 Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan hendaklah melaksanakan penempatan calon yang berjaya dilantik ke jawatan tetap dalam tempoh 30 hari dari tarikh surat tawaran pelantikan dikeluarkan oleh SPKP.

7. LAPORAN URUSAN PENGAMBILAN PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L41 (KONTRAK)

Laporan urusan pengambilan Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Kontrak) oleh Jabatan Peguam Negara dan Pejabat Ketua Pendaftar, Mahkamah Persekutuan perlu dikemukakan pada bulan Januari dan Jun setiap tahun kepada Urus Setia SPKP mengikut format seperti di LAMPIRAN D.

8. PENJELASAN

Setiausaha SPKP dari semasa ke semasa, boleh mengeluarkan panduan untuk menjelaskan mana-mana peruntukan dalam Surat Pekeliling ini.

4

: ., ~,

9. KECUALIAN DAN PERALIHAN

8agi calon lantikan terus dan Pegawai Sedang 8erkhidmat termasuk calon KPSL yang layak dilantik ke jawatan Pegawai Undang-Undang Gred L41 (Tetap). urusan temu duga perlu dijalankan oleh mana-mana Ahli SPKP sama ada dariJabatan Peguam Negara atau Jabatan Kehakiman sebelum diperakukan kepada SPKP untuk lantikan tetap ke jawatan Pegawai Undang­Undang Gred L41. Tiada apa-apa pun dalam Surat Pekeliling ini boleh menyentuh kesahihan dan kuat kuasa apa-apa keputusan yang telah dibuat oleh SPKP mengenai apa-apa panduan atau peraturan yang telah dikeluarkan sebelum berkuat kuasanya Surat Pekeliling ini dan hendaklah terus terpakai selagi ia tidak bercanggah dengan undang-undang atau mana-mana peraturan yang ditetapkan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa.

10. TARIKHKUAT KUASA

Surat Pekeliling ini berkuat kuasa mulai 20 Oktober 2009.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

-i-~~~ (DATO' CAMIENBI~IYO) Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan

Tarikh : 200KTOBER 2009

5

LAMPIRAN 'A'

BORANG PG-SPKP

BORANG PERMOHONAN PENGISIAN JAWATAN DI BAWAH BIDANG KUAlA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN

KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN

1. JABATAN : ....................................................................

2. JAWATAN:

(8) Skim Perkhidmatan ...........................................................................

........................................................................(b) Klasifikasi Perkhidrnatan ·

(c) Kumpulan Perkhidrnatan ·........................................................................ (d) Gred dan Jadual Gajl ·......................................................................

3. KEKOSONGAN :

(a) (I) Bilangan kekosongan sedia ada: ...•......•..•...••.•

(ii) Bilangan kekosongan yang dipohon untuk pengisian: ...•.........•...

(iii) * Bilangan kekosongan yang dijangka akibat persaraan atau kenaikan

pangkat : .................•.•.•

(iv) • Bilangan kekosongan dari kemungkinan lain : ................................ .

• (untuk tempoh 6 bulan)

(b) Pecahan kekosongan :

(i) Semenanjung ..................... • 11 •• ...................

(ii) Sabah .................................................

(iii) Sarawak ...............................................

1

4. KELONGGARAN SYARAT LANTIKAN

Sekiranya terdapat kelonggaran syarat lantikan, sila kemukakan surat kelulusan JPA.

5. KEPERLUAN PENGISIAN BIDANG PENGKHUSUSAN :

Ketua Jabatan hendaklah mencadangkan kelayakan-kelayakan masuk mengikut bidang pengkhususan pengajian dan bilangan calon yang diperlukan selaras dengan keperluan Jabatan masing-masing.

Kelayakan di peringkat Ijazah:

Bidang Pengkhu§usan Bilangan Calon

(i) ............................................. .

(ii) ............................................. .

(...)III ...... ".........................................

6. KEPERLUAN PENGISIAN MENGIKUT JANTINA

Bilangan Caton

Atau Peratus (%)

(a) Bilangan calon telaki :

(b) Bilangan calon perempuan :

(c) Justifikasi mengenai keperluan pengisian jawatan mengikutjantina :

2

7. KESESUAIAN PENGISIAN CALON-CALON ORANG KURANG UPAYA MENGIKUT PEKELlLlNG PERKHIDMATAN BIL. 3 TAHUN 2008

Jenis Kurang UDaya

(a) Kurang Upaya Penglihatan

(b) Kurang Upaya Pendengaran

(c) Kurang Upaya Fizikal

(d) Celebral Palsy

(e) Masalah Pembelajaran

Sesuai Tidak Sesuai

(f) Justiflkasi sekiranya tidak sesuai :

..................................... " ................................... tI ............................... "' ......................... ..

...... ........ " ............................................................................... l1li ................................ ..

8. SENARAITUGAS DAN DESKRIPSITUGASJAWATAN:

(a) Sila sertakan senarai tugas jawatan.

(b) Sila sertakan deskripsi tugas jawatan (ringkasan tugas).

3

"

9. SENARAI NAMA PEGAWAI YANG TELAH DILANTIK SECARA SEMENTARA DAN KONTRAK DALAM JAWATAN YANG OIPOHON

(Sila gunakan lampiran berasingan sekiranya terdapat ramai calon. Jabatan hendaklah memastikan calon telah mengemukakan permohonan. Calon yang telah didaftar di dalam Bank Data Berkomputer. Suruhanjaya Perkhidmatan Awam sahaja akan dipertimbangkan untuk ditemu duga).

Bil. Nama No. K.P. Bidang Tarikh Lantikan Pengkhususan Sementara/Kontrak

10. SENARAI NAMA PEGAWAI YANG LAYAK 01 BAWAH PERBEKALAN KENAIKAN PANG KAT SECARA LANTIKAN (KPSL)

(Sila gunakan lampiran berasingan sekiranya terdapat ramai calon. Jabatan hendaklah mernastikan calon telah rnengemukakan permohonan. Calon yang telah didaftar di dalam Bank Data Berkomputer, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam sahaja akan dipertimbangkan untuk ditemu duga).

11. SENARAI NAMA PEGAWAI KADER YANG DITEMPATI(AN DI KEMENTERIANlJABATAN (SUa gunakan lampiran berasingan sekiranya terdapat ramai calon. Ketua Jabatan rnemastikan calon telah mengernukakan permohonan. Sila senaraikan Nama, No. Kad Pengenalan dan nama Kementerian/Jabatan di mana mereka ditempatkan)

12. PENGESAHAN PENGURUS SUMBER MANUSIA

(a) Saya mengesahkan bahawa semua maklumat yang diberikan di atas adalah betul untuk tujuan urusan pengambilan ini.

TANDATANGAN :

NAMA PEGAWAI :

GELARAN JAWATAN :

KEMENTERIAN/JABATAN: ..................................................................

..... ••• ••• .............. .................. ....... •••• ............... ........ ••• ........... ••••••••• tiI ............. " ....... .

.TARIKH .. ..... ............... .............. ................. .. COPRASMI

4

(b) PENGESAHAN PEGAWAI PENGAWAL

Saya bersetuju dengan maklumat yang diberikan dan meluluskan pengisian kekosongan jawatan ini selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bit 5 Tahun 2002.

TANDATANGAN : .................................................................................... .

NAMA PEGAWAI : ................................................................................... .

GELARAN JAWATAN : ............................................................................ .

KEMENTERIAN/JABATAN : .................................................................... .

..... ............... •••••••••• Ol- ............................................................................................1It ...... ..

Tarikh: .............................................. . COP RASMI

5

LAMPIRAN 'B'

PENGESAHAN KETUA JABATAN

(Untuk diisi oIeh Ketua Jabatan bagi pennohonan pegawai sadang berkhidmat)

Arahi!n

SUa lsi ruangan yang disediakan kod jenls hukuman taIateItIb yang dik~n kepada pegawai (termasuk surcaj). tarikh hukuman dan kod pengisytiharan harta oIeh pegawaa.

A. Hukuman Tatatertlb

(I) (ii)

Jenis hukuman Tarim hukuman1 '______ (kosongkanjika kod 9)

Panduan Kod Hukuman Tatenlb (Termauk SuICllj)

1-Amaran 6 - Turun Pangkat 2-Denda 7-SurcaJ 3 - Lucut Hal< EmoIumen 8 - Dalam Proses Tindakan Talatertib 4 - Tangguh Pergerakan Gaji 9-TI8da 5 - Turun Gajl

B. Penglsytlharan Harta Oleh Pegawai

(ij Status pengisytiharan harts ____-.;(kosongkan jika kod 3)(ii) Tarikh isytihar

Panduan Kod StaIua Penglaytlharan Haria

1 - Pengisytiharan harta teIah dlluluskan oIeh Ketua Jabatan 2 - Telah isytihar harts tetapi belum diluluskan oIeh Ketua Jabatan 3 - Belum mengisytiharkan harta

• Saya mengesahkan bahawa kedudukan tlnclakan tatalertib dan pengisytiharan harta pegawai ini adalah seperti di atas. Disertakan bersama-sama Ini ringkasan Kenyataan Perkhldmatan pegawai. Saya menyokOng I Udak menyokonlf pennohonan beliau dan bersedla I tklak bensedia' melepaskannya jika beliau ditawalkan pelantlkan ke jawatan yang dipohon-.

TANDATANGAN KETUA JABATAW NAMA KETUA JABATAN JAWATAN

COP RASMI JABATAN TARIKH

LAMPIRAN 'B1'

RINGI(ASAN KENYATAAN PERKHIDIIATAN

A. BUTIR-BUnR PERIBADI

1. Nama

2. No. Kad Pengenalan

3. Tarikh Lahir

B. BUTIR..IJunR PERKHIDMATAN YANG DISANDANG SEKARANG

1. Nama Jawatan Gred:

2. KementerianlJabatan

3. Ketua Perkhldmatan

4. Taraf Jawatan

5. Tarikh Lantikan Tarikh Oisahkan Dalam Perkhidmatan:

6. Gaji Sekarang Tarikh Kenaikan Pangkat:

7. Tarikh Lulus Peperiksaan Khas (KPSL)

8. Kelulusan IjazahlDiplomalSijil

9. Tarikh Lulus Pengisytiharan Harta

10. Tindakan Tatatertib (Sekiranya Ada)

Oi§8hkSQ olE Ketua Jabatan :

Tandatangan

Nama

Jawatan

Cop KementerianlJabatan :

______________ _

.' LAMPIRAN 'c'

SUIUHAlQAYA, PIUIf....TAM ICIHAIIMAN. DAN .....PANGAII

BORANG PeRAKUAN KE'I'UA JAlJATAII.BAClI PEGAWAI UNDAJiCI..UNDANS GRED L4.1 CKONTRAK) UNTUK DlLANTtK ICE.JAWATAIf PEGAWA1 UNDANG-UNDAN8 GRID L41 (lETAP, PlRKHIDMATAN

KS.IWC.II!tAM DAN PIRUNOANCMN

.seIakt.l Ketua JabatttnNgi'pegawai ~

I<ad PeiJgenllan

Iberlilaealkan laporan pt'8ltasl1IihIe ..,.-fi

L41 (Tetal)).tertakluk ~,UI~

dtngan in.t··~ llidak ~ pegd.Yl81

~ .............. P..-~ndang

~~~ dan 'PtnniJngan.

TANDAT.... KETUA JABATAH

h'Jllril'lfiln KeM II...; .... -'M$eOtang ,,**,1 JflI:iO'~,"""JI"••"

. mengikut mana-mana.btNkerwan.[PtnfurarH'leJ'\lUttl'en PegiawaliAwam IKPeliantikiln, Kenaikan Pangkat dan Penamalan~) .2005)

.hIbeten Peguatn Hegara - peguam Ntan.,~.c.;~~ BabIgIan

P8jablIt Keitua Pendaffar. MWlkamah ~....:KIUta Ptndaftar. IMallkamah Persekutuan ; "

II'

Jaba~·...Siliauailha. TII'nb1Uh KetiIa ~.MsaYPeNlarah. Penasibat Unctang..UiIdaftg .,..

I

, !

LAMPIRAND

LAPORAN URUSAN PELANnKAN PEGAWAI UNOANG..lJNDANG GRED L41 (KONTRAK) BAGI TAHUN •••••••••••••.••

BIL KAUM PERMO HONAN (INDIVIDU)

(A) 1. MELAYU 2. CINA 3. INDIA 4. LAIN-LAIN

JUMLAH ___ ~ - ..... ­

PANGGIL TEMU DUGA

(B)

(MENGtKUT KAUM)

%PANGGIL HADIR %HADIR JUMLAH %LANTIKI % LANTIKI TEMUDUGAI TEMU TEMUDUGAI LANTIKAN HADIRTEMU PERMO HONAN

PERMOHONAN DUGA PANGGIL DUGA TEMUDUGA

(B) I (A) (C) (C)/ (B) (D) (D) I (C) (0)1 (A)

--... ­ - .... --

Disahkan oleh:

Pengurus Sumber Manusia *Jabatan Peguam Negara I Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan

Tarikh : •••.•••.•••.•.•••.•..•••••.

* Potong yang mana tidak berkenaan.