Jäsenrekisterin käyttöohjeSuomen Hostellijärjestö 2015

12/2014

S u o m e n H o s t e l l i j ä r j e s t ö n j ä s e n re k i s t e r i

• Hostellijärjestö pitää rekisteriä kaikista jäsenistään, myös jälleenmyyjien myymistä jäsenyyksistä.

• Jokainen jälleenmyyjä saa netissä toimivaan jäsenrekisteriin omat tunnukset. • Jälleenmyyjä pääsee katsomaan vain kirjaamiaan jäsentietoja. • Kortin ostaneiden tiedot kirjoitetaan (kantakorteista) jäsenrekisteriin sitä

mukaan kun kortteja myydään, kuitenkin viimeistään myyntikuukauden viimeiseen päivään mennessä.

• Hostellijärjestö saa järjestelmästä yhteenvedon kunkin hostellin myymistä korteista ja laskuttaa sen perusteella.

• Laskutus neljän kuukauden välein: tammi-huhtikuun myynti toukokuussa, touko-elokuun myynti syyskuussa ja syys-joulukuun myynti tammikuussa.

• Hostelli saa myyntipalkkiona 50% myytyjen korttien kokonaisarvosta. Kortit laskutetaan ilman laskutuslisää.

• Säilytä hostellikorttimateriaalit huolella. Vuoden lopussa tehdään vuosiselvitys myydyistä ja myymättömistä korteista. Selvittämättömät kortit laskutetaan myytyinä. Vuoden aikana virheellisesti täytetyt/pilalle menneet ilmoitetaan myös ja palautetaan Hostellijärjestöön vuosiselvityksen yhteydessä.

Ko r ti n o s t a n e i d e n ti e t o j e n k i r j o i tt a m i n e n j ä s e n re k i s t e r i i n : https://www.tietokannat.info/flomembers/srm/ • Kirjaudu järjestelmään Hostellijärjestöltä saamillasi hostellikohtaisilla tunnuksilla.• Jälleenmyyjä pääsee katsomaan vain kirjaamiaan jäsentietoja.

• Jäsen lisätään klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta Jäsenet – Selaa/Lisää

• Katso lomakkeen täyttöohjeet seuraavalta sivulta

• Täytetään jäsenen Sukunimi, etunimi, mahdollinen sähköpostiosoite, kotipaikka. Jos kotipaikka on ulkomailla, kirjoitetaan kenttään sekä kaupunki että maa. Tällöin ruksataan myös kohta Ulkomainen osoite

• Jäsentyyppi antaa kaikki hintavaihtoehdot, joista valitaan oikea. Huom! Ryhmäkortit , Ainaiskortit ja Vapaakortit ovat ainoastaan Hostellijärjestön myynnissä.

• Jäsentiedote: valitaan sähköpostitse, jos asiakas on antanut sähköpostiosoitteen, muutoin valitaan ei halua

• Syntymäaika kirjoitetaan muotoon pp.kk.vvvv esim. 15.7.1983• • Hostellikortin numero ilman 019 –alkua, seitsemän viimeistä numeroa, esim. 1234567

• Kortti voimassa asti, valitaan alasvetovalikosta se vuosi/kuukausi, jonka loppuun kortti on voimassa. Jos asiakas on ostanut 2 vuoden kortin kesäkuussa 2015, valitaan 2017-06.

• Kun kaikki sivun tiedot on kirjoitettu, klikkaa Tallenna

• Nyt avautuu toinen sivu, jossa on lista jäsenjärjestöistämme. Jos kortti on myyty jäsenhintaan ruksataan alennukseen oikeuttavan järjestön nimi (tai Veikkauskortti / ISIC-kortti).

• Sivu tallennetaan klikkaamalla yläosan levykkeen kuvaa. Jos asiakas ei ole minkään jäsenjärjestön jäsen, sivulta voi poistua suoraan klikkaamalla nuolta Palaa tallentamatta.

• Laskutus-välilehti ei ole käytössä• Mobiilikortin myyjät: ruksatkaa kohta 01 Mobiilihostellikortti kun kirjaatte mobiilikortin

Hakujen tekeminen rek ister istä

• Hostelli voi hakea vain itse rekisteriin kirjaamiaan jäseniä. Jäseniä voi hakea kahdella tavalla, joko nimen mukaan aakkosista tai Haku –toiminnolla erilaisin hakuperustein.

Hakeminen nimen mukaan• haku tapahtuu sukunimen mukaan klikkaamalla Jäsenet –otsikon alla olevista aakkosista

oikeaa kirjainta. • Nimilistan tultua näkyviin saa henkilön tiedot esille klikkaamalla Muokkaa• Hakutuloksissa näkyviä kohtia Muuta tilaa ja Ryhmäjäsenyys ei tarvitse käyttää missään

tilanteessa.

• Henkilön tiedot ovat kahdella välilehdellä: Perustiedot ja Lisätietoja. Mahdolliset virheelliset tai unohtuneet tiedot voi korjata/lisätä täällä ja sen jälkeen tallentaa.

• Laskutus –välilehti ei ole käytössä.

Haku -toiminto• Tietoja voi hakea eri hakuperustein sivun oikealla olevasta kohdasta Haku. • Haku -kentässä voi hakea nimen tai jäsennumeron perusteella• Tarkan haun voi edellä mainittujen lisäksi tehdä jäsentyypin, kortin rekisteriin kirjaamispäivän

tai kortin voimassaolokuukauden perusteella. Ennen hakua klikkaa Tyhjennä valinnat. Jos haetaan rekisteriin kirjaamispäivän mukaan, päivä kirjoitetaan kohtaan Liittymispäivä alkaen.

Hakutuloksissa näkyviä kohtia Liitä ryhmään ja Muuta tilaa ei tarvitse käyttää missään tilanteessa.

Kuvakkeet Hakutulosten yläpuolella

Klikkaamalla kuvakkeita voit tehdä hakutulokselle seuraavat toimenpiteet:• vie kaikki tulokset MC Exceliin• vie kaikki tulokset CSV muotoon• lähetä sähköpostia (ohjeet jäljempänä), lähetä SMS• liitä ryhmään• lisää alaorganisaatioon (ei jälleenmyyjien käytössä)• luo tuloksista tarrat Jälleenmyyjän ei tarvitse käyttää näitä toimintoja kirjatessaan jäseniä rekisteriin.

Jäsentieto poistetaan ainoastaan jos se on kirjattu virheellisesti. Jos tiedoissa on esim. kirjoitusvirhe, se voidaan korjata hakutuloksessa kohdassa Muokkaa. Poistaminen: Hae jäsen joko nimen mukaan tai Haku–toiminnolla. Klikkaa poistettavan jäsenen kohdalla kohtaa Poista. Jos jäsen on merkitty jonkun jäsenjärjestön jäseneksi tai Veikkaus- tai ISIC-kortin haltijaksi, poista ensin tämä jäsenyys. Tämän jälkeen voit poistaa jäsenen.

J ä s e n ti e d o n p o i s t a m i n e n

Rekisterin kautta voi lähettää sähköpostia sinne kirjatuille jäsenille. Viestit –sivu löytyy yläpalkista.Jälleenmyyjä voi lähettää sähköpostia vain niille jäsenille, jotka jälleenmyyjä on itse kirjannut rekisteriin. Viestin voi lähettää haluttaessa vain yhdelle jäsenelle, koko jäsenistölle tai erikseen haetulle ryhmälle. Kun viesti lähetetään vain yhdelle jäsenelle ruksataan kohta Yksittäinen vastaanottaja. Rekisteri antaa valita alasvetovalikosta viestin vastaanottajan. Kaikille jäsenille lähetetään viesti valitsemalla kohta Kaikki jäsenet jotka ovat toivoneet uutiskirjeen sähköpostitse. Sähköpostin vastaanottajat voi myös hakea Haku toiminnalla ja lähettää viestin klikkaamalla hakutuloksen yläpuolella olevaa kirjekuori –logoa.

Sähköposti

Ota yhteytt ä!

Meilaa Maaritille maarit.kokko@hihostels.fi tai soita (09) 5657 1516.

Tai soita Hostellijärjestöön (09) 565 7150 tai meilaa info@hihostels.fi.

Lisätietoja löydät myös extranet Respasta http://respa.hostellit.fi