STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)library.fis.uny.ac.id/lab_sejarah/SOP Lab Pend Sejarah.pdf · Pembuatan surat keterangan bebas laboratorium dengan e-Service, tata cara ... Mengisi

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

LABORATORIUM PENDIDIKAN SEJARAH

LABORATORIUM PRODI PENDIDIKAN SEJARAH

FAKULTAS ILMU SOSIAL UNY STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) Laboratorium Prodi Pendidikan Sejarah 1



FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI Yogyakarta

A. Sejarah Laboratorium Pendidikan Sejarah

Laboratorium Jurusan Pendidikan Sejarah telah didirikan pada tahun 1986. Sejak awal

berdirinya, laboratorium Jurusan Pendidikan Sejarah ini difungsikan sebagai pusat kajian

kesejarahan bagi para mahasiswa maupun alumni Pendidikan Sejarah. Saat ini Kepala

Laboratorium dijabat oleh Ibu Rhoma Dwi A.Y., M.Pd. Sedangkan dalam pengelolaan,

melibatkan 12 mahasiswa yang berasal dari Program Studi Pendidikan Sejarah sebagai

pembantu administrasi laboratorium.

B. Struktur Organisasi Laboratorium Pendidikan Sejarah




C. Bidang Kajian

1. Pengembangan bahan ajar pembelajaran dalam bidang pengkajian sejarah baik

dalam diskusi ataupun penulisan sejarah.

2. Mengembangkan media pembelajaran sebagai sarana penunjang bagi pendidik

dalam melakukan pengajaran.

3. Pengembangan strategi pembelajaran sejarah.

D. Denah Laboratorium

E. Pengelolaan Koleksi dan Media Laboratorium

1. Pengadaan Koleksi

a. Daftar usulan buku dari mahasiswa dan dosen sudah masuk sesuai ketentuan.

b. Petugas melakukan pengecekan daftar buku di dalam katalog.

c. Petugas melakukan identifikasi kepemilikan dan keterpakaian.

d. Petugas menentukan jumlah eksemplar yang akan dibeli.

e. Membuat daftar buku yang akan dibeli, dengan mencantumkan jumlah

eksemplar, harga, buku dan total keseluruhan biaya.

f. Menyerahkannya pada Kasubag Umper untuk diadakan pengadaan atau langsung

menghubungi rekanan/penerbit.

g. Setelah buku datang dilakukan pengecekan buku dengan daftar beli, apakah

sesuai dengan pemesanan.




2. Pengolahan Buku

a. Pembongkaran plastik pembungkus buku.

b. Pengecapan dengan stempel kepemilikan, nomor inventaris, dan nomor panggil.

c. Memasukkan data inventaris secara manual dan online.

d. Menuliskan nomor inventaris di kolom buku.

e. Menentukan klasifikasi dengan bantuan pustakawan/buku UDC/menyesuaikan

judul/subyek buku yang sudah dimiliki.

f. Menuliskan nomor panggil.

g. Membuat label dan barcode.

h. Scan cover buku.

i. Melakukan entri data ke bibliografi ke Slims.

3. Pengolahan Dokumen Lisan dan Tulisan

a. Pengecapan dengan stempel kepemilikan, nomor inventaris, dan nomor panggil.

b. Memasukkan data inventaris secara manual dan online.

c. Menuliskan nomor inventaris di kolom dokumen.

d. Menentukan klasifikasi dengan bantuan pustakawan/buku UDC/menyesuaikan

judul/subyek dokumen yang sudah dimiliki.

e. Menuliskan nomor panggil.

f. Membuat label dan barcode.

g. Scan cover dokumen.

h. Melakukan entri data ke bibliografi ke Slims.

4. Perawatan Koleksi

a. Saat mahasiswa mengembalikan buku atau media pembelajaran, terlebih dahulu di

cek apakah ada kerusakan atau tidak, jika ada kerusakan akan dikelompokkan.

b. Saat petugas melakukan shelving/penjajaran buku di rak, atau menata media,

apabila ditemukan kerusakan, akan segera dikelompokkan.

c. Buku atau media yang rusak tersebut diberi keterangan “repair”.

d. Petugas memperbaiki buku dan media yang rusak.

e. Sebelum dikembalikan, diubah statusnya menjadi “tersedia”.




5. Shelving

Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak/tempat koleksi berdasarkan

sistem tertentu. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat

dikenali oleh pengguna atau petugas.

Alur kerja shelving yaitu:

a. Menempatkan buku atau media sesuai dengan rak.

b. Menyesuaikan dengan nomor panggil dan abjad.

c. Penempatan abjad sesuai dengan alfabetis kamus, dimulai dari rak sisi kiri atas.

F. Bidang Layanan

1. Layanan keanggotaan

a. Pendaftaran Anggota

1) Menunjukkan Kartu Mahasiswa dengan cap registrasi terbaru, KRS, atau

Kuitansi pembayaran SPP.

2) Mengisi formulir pendaftaran anggota.

3) Menyerahkan pas foto 3x4 berwarna (2 lembar) serta Softfile fotonya.

4) Membayar uang pendaftaran sebesar Rp 20.000,00 (untuk mencetak kartu).

5) Sebelum mendapat KTA akan diberikan Kartu Sementara.

6) Pendaftar menerima KTA.

b. Aktivasi Ulang Keanggotaan

1) Menunjukkan kartu Mahasiswa dengan cap registrasi terbaru atau KRS atau

Kuitansi Pembayaran SPP.

2) Verifikasi alamat rumah/kos, atau domisili sementara.

3) Verifikasi Nomor Handphone.

2. Layanan Sirkulasi koleksi buku

a. Peminjaman

Aturan Peminjaman :

1) Peminjam wajib menggunakan Kartu Tanda Anggota (KTA).

Apabila mahasiswa tidak membawa Kartu Tanda Anggota (KTA) dan dalam

kondisi mendesak dapat melakukan peminjaman dengan menggunakan

menunjukkan KTM atau kuitansi pembayaran atau KRS yang masih berlaku.




2) Hak pinjam dan Masa Pinjam

Peminjam Total

Pinjaman Masa Pinjam

Masa

Perpanjangan

Mahasiswa Pend Sej 2 1 minggu 1 minggu

Mahasiswa Luar 2 1 minggu 1 minggu

Dosen 4 2 minggu 2 minggu

Karyawan 2 1 minggu 1 minggu

Umum Hanya baca Hanya baca Hanya baca

b. Pengembalian

1) Peminjam dapat mengembalikan buku walaupun tidak membawa Kartu tanda

Anggota (KTA).

2) Peminjam harus mengembalikan buku yang dipinjam pada atau sebelum tempo/

tenggat waktu kembali.

c. Perpanjangan

Perpanjangan masa pinjam buku dapat dilakukan satu kali, dengan datang langsung

ke laboratorium.

d. Sanksi

1) Terlambat mengembalikan buku

a) Mahasiswa Pend. Sejarah = Rp. 500,00

b) Mahasiswa Luar = Rp. 1.000,00

c) Dosen & Karyawan = Rp. 1.000,00

Apabila mahasiswa terlambat mengembalikan buku dengan akumulasi di atas 10

hari, maka petugas akan menunda/memblokir keanggotaan yang bersangkutan.

Keanggotaan akan diaktifkan kembali setelah buku dikembalikan.

e. Buku Hilang

1) Jika buku yang dilaporkan hilang memiliki denda, mahasiswa membayar denda

serta mengganti buku yang hilang.

2) Ketentuan penggantian buku sama persis dengan buku yang hilang, apabila buku

tersebut tidak ditemukan di pasaran, mahasiswa mengganti buku dengan

subyek yang sama dengan yang telah dihilangkan.

3) Buku harus asli bukan Salinan.




f. Penagihan Pinjaman

1) Daftar mahasiswa yang ditunda/diblokir keanggotaannya.

2) Petugas perlu melakukan pengecekan data pinjaman melalui sirkulasi.

3) Memberi tanda (coret) pada mahasiswa yang telah mengembalikan pinjaman.

4) Untuk mahasiswa yang belum mengembalikan pinjaman, maka petugas harus

mengirim pesan penagihan pinjaman melalui SMS atau sosial media atau email.

g. Keterangan Penggantian Denda

Berupa surat yang dibuat oleh petugas, menerangkan bahwa total denda ditukar

dengan membelikan buku (jika buku yang dipinjam kembali).

Alur Kerja:

1) Ketika mahasiswa datang melapor, petugas melakukan pengecekan pinjaman di

data sirkulasi.

2) Jika denda di atas Rp 200.000,00 atau mahasiswa dirasa tidak mampu membayar

denda, maka petugas meminta mahasiswa untuk menukar dengan membelikan

buku.

3) Buku yang harus dibeli sesuai dengan ketentuan petugas (diharapkan petugas

sudah memiliki daftar buku).

4) Petugas memberikan jangka waktu satu minggu.

5) Petugas menahan kartu mahasiswa.

6) Petugas memberikan info kepada mahasiswa terkait batas waktu toleransi.

penggantian denda serta akan menjalankan denda apabila setelah 1 pekan tidak

ada kejelasan informasi dari mahasiswa yang bersangkutan.

7) Apabila dalam jangka satu minggu, mahasiswa tidak segera membawa buku,

petugas berhak untuk menjalankan kembali denda mahasiswa yang

bersangkutan.

8) Mahasiswa datang dan membawa buku yang telah disarankan:

a) Petugas meminta nota pembelian sebagai bukti penggantian denda.

b) Membuatkan surat keterangan pengantian denda.

c) Memproses pengembalian buku didata sirkulasi.

d) Mengaktifkan kembali keanggotaan mahasiswa.




3. Layanan Bebas Laboratorium

a. Mahasiswa datang sendiri ke Laboratorium.

b. Mahasiswa Menyerahkan TA dalam bentuk Softfile/Compact Disc.

c. Pengecekan TA dalam bentuk Softfile/Compact Disc oleh petugas.

d. Mengecek peminjaman buku dan media lainnya terhadap mahasiswa yang

bersangkutan dan penghapusan data di keanggotaan.

e. Pembuatan surat keterangan bebas laboratorium dengan e-Service, tata cara

terlampir.

4. Layanan Penggunaan atau Peminjaman Ruang

a. Peminjam mengecek dahulu penggunaan ruang.

b. Mengajukan surat peminjaman ke petugas laboratorium dan disetujui oleh kepala

laboratorium.

c. Menulis di buku peminjaman ruang.

d. Ruangan harus dipesan sebelum digunakan.

e. Pemesanan dilakukan 3 hari sebelum digunakan.

f. Waktu penggunaan ruangan maksimal 2.5 jam.

g. Petugas dapat menegur atau menghentikan kegiatan apabila mulai mengganggu

pengunjung yang lain.

h. Ruangan harus dikosongkan setengah jam sebelum laboratorium tutup.

i. Peminjam harus bertanggung jawab terhadap kebersihan, keamanan, dan

kerapian laboratorium.

5. Layanan Penyediaan Media Pembelajaran

a. Mengajukan surat peminjaman ke petugas lab dan disetujui oleh kepala

laboratorium minimal 3 hari sebelum peminjaman.

b. Menulis di buku peminjaman media.

c. Mahasiswa datang ke lab dan memilih media yang akan dipinjam.

d. Menyerahkan kartu identitas, KTM, atau KTA yang masih aktif.

e. Maksimal peminjaman 1 minggu.

f. Keterlambatan pengembalian media denda Rp. 10.000,00 untuk maket.




g. Media Soft file tidak untuk dipinjam, melainkan mengganti salinan file sebesar Rp.

10.000,00.

h. Kerusakan media wajib mengganti kerusakan.

6. Layanan Koleksi Buku Referensi

a. Mahasiswa datang ke lab dan memilih buku referensi yang akan dipinjam.

b. Menyerahkan KTM atau KTA yang masih aktif.

c. Pengurus mengambilkan buku referensi.

d. Buku Referensi tidak dibawa pulang.

e. Mencatat pada buku peminjaman khusus.





LAYANAN KEANGGOTAAN

A. Pendaftaran Anggota

B. Pengaktifan Anggota

Calon Anggota Laboratorium Menunjukkan

KTM/KRS/Kuitansi SPP

Mengisi Formulir

Pendaftaran Pas Foto Berwarna 3x4

2 Lembar dan File Fotonya

Membayar Biaya

Pendaftaran Rp.20.000,00

KTA

Verifikasi Alamat Rumah/Kos dan

Nomor HP/WA

KTA Aktif

Calon Anggota Laboratorium Menunjukkan

KTM/KRS/Kuitansi SPP Terbaru





LAYANAN SIRKULASI KOLEKSI BUKU

A. Peminjaman Buku

B. Pengembalian Buku

Anggota Laboratorium Menunjukkan

KTM/KTA dan Bukunya

Proses Peminjaman

Maksimal 2 Buku Selama 7 Hari

Perpanjangan Masa Pinjam 1 Kali

Cap Tanggal Kembali Sesuai dengan

Masa Pinjam yang Berlaku

(Mohon Teliti Membedakan Peminjam)


KTM/KTA dan Bukunya

Pemrosesan Pengembalian Buku dengan

Mengecek Tanggal Kembali Buku dan

Keadaan Buku

Dikembalikan ke Rak/Diperbaiki




C. Perpanjangan Buku


KTM/KTA dan Bukunya

Pemrosesan Pengembalian Buku Dengan

Mengecek Tanggal Kembali Buku dan

Keadaan Buku

Pemberian Stempel Tanggal





LAYANAN BEBAS LABORATORIUM

Mahasiswa Membawa

TA dalam bentuk Softfile/Compact Disc

KTM/KTA dan bukunya

Pengecekan Data

Peminjaman Buku dan Media

Pengecekan TA dalam bentuk

Softfile/Compact Disc

Surat Keterangan Bebas

Laboratorium





LAYANAN PENGGUNAAN ATAU PEMINJAMAN RUANG

Peminjam Mengecek Jadwal

Penggunaan Ruang

Menulis di Buku Peminjaman

Ruang

Pengajuan Surat Peminjaman

Ruang





LAYANAN PENYEDIAAN MEDIA PEMBELAJARAN DAN

BUKU REFERENSI

Anggota Laboratorium Memilih

Buku/Media

Menyerahkan KTM/KTA

Mencatat pada Buku Peminjaman

Jl.�Colombo�No.1�Yogyakarta�55281,�Telp��(0274)�548202,�Fax�(0274)�548201Website:�http://pendidikan-sejarah.fis.uny.ac.id/laboratorium-pendidikan-sejarah

email:�[email protected]

LABORATORUIM PENDIDIKAN SEJARAH

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Documents

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)library.fis.uny.ac.id/lab_sejarah/SOP Lab Pend Sejarah.pdf · Pembuatan surat keterangan bebas laboratorium dengan e-Service, tata cara ... Mengisi