Standardy zarządzania klastrem w obszarze “organizacja”

Wstęp

Często w swojej codziennej pracy z klastrami słyszymy pytania: czym tak

naprawdę są standardy zarządzania klastrem? W jaki sposób ich wdrożenie

przybliży nas do wyznaczonego celu? Co dzięki temu osiągniemy?

Standardy to zasady. W tym przypadku są to zasady które określają pożądane

cechy zarządzania i funkcjonowania klastrów. Uwzględniają m.in. najlepsze

zidentyfikowane praktyki w zakresie działalności koordynatorów klastrów w

Polsce i za granicą (opracowanie „Standardy zarządzania klastrem”, wersja

druga, zaktualizowana, PARP 2016).

Każdy klaster powstał w jakimś celu, a ponieważ wdrożenie standardów jest

zmianą, każda zmiana powinna być skorelowana z celem klastra, którym jest

wspieranie rozwoju przedsiębiorczości w określonej dziedzinie opartej na

współpracy sektora naukowego i gospodarczego.

Jak osiągnąć ten cel? Poprzez realizację celów szczegółowych, do których należą

m.in.: stymulowanie działalności innowacyjnej poprzez współpracę, korzystanie

ze wspólnego zaplecza technologicznego, wymiana wiedzy i doświadczeń,

przyczynianie się do transferu technologii, poszukiwanie nowych rozwiązań

technologicznych dzięki współpracy z sektorem B+R, realizacja i pozyskiwanie

środków finansowych na wspólne projekty inwestycyjne, badania naukowe,

tworzenie sieci powiązań i rozpowszechnianie informacji wśród

przedsiębiorców wchodzących w skład tego zgrupowania.

A zatem, jeśli znam cel, jestem w stanie odpowiedzieć sobie na drugie ważne

pytanie: w jaki sposób wdrożenie standardów przybliży mnie do wyznaczonego

celu?

Stwierdzenie, że wdrożenie standardów nie tyle przybliża do osiągnięcia

wyznaczonego celu ale w ogóle jego osiągnięcie umożliwia może być zbyt

śmiałe, ale jesteśmy o tym głęboko przekonani.

Dlaczego? Dlatego, że standardy wskazują drogę działania, a przy tym

odpowiadają na problem niesatysfakcjonującej jakości zarządzania klastrami i

braku systemowego podejścia do kwestii przygotowania profesjonalnych

koordynatorów, którzy mają kluczowe znaczenie dla sukcesu klastrów oraz

skuteczności interwencji publicznej (Portal Innowacji, artykuł „Standardy

zarządzania klastrem”).

A zatem, w jaki sposób poprzez wdrożenie standardów możemy osiągnąć cel

klastra?

Należy zwrócić uwagę na fakt, że wdrażając standardy realizujemy również

założone cele szczegółowe (CS). I tak dla przykładu, wdrażając standardy z

obszaru „Współpraca z otoczeniem” możemy zrealizować przy okazji pierwszy z

wymienionych celów – stymulowanie działalności innowacyjnej poprzez

współpracę, „Zasoby” – cel: korzystanie ze wspólnego zaplecza

technologicznego, „Usługi na rzecz członków klastra” – wszystkie pozostałe CS.

Oczywiście wskazane w artykule CS są jedynie przykładowe.

Tym samym mam odpowiedź na trzecie pytanie: co dzięki wdrożeniu

standardów osiągnę?

Obszar „Organizacja”

Standardy w zakresie organizacji określają podstawowe wymogi organizacyjne i

prawne działania klastrów (opracowanie „Standardy zarządzania klastrem”,

wersja druga, zaktualizowana, PARP 2016).

Obszar ten dzielimy na dwa podobszary, w ramach których wyróżniamy łącznie

6 standardów:

4 w ramach podobszaru: Podstawy organizacyjne działania, który odnosi

się do stworzenia ram organizacyjnych i prawnych koordynatora w

zakresie realizowanych przez niego działań.

2 w ramach podobszar: Strategia działania, będąca kluczowym

dokumentem z punktu widzenia rozwoju klastra. Strategia określa m. in.

wizję, misję, zakres działania oraz cele strategiczne i operacyjne.

Działalność koordynatora powinna być zgodna z przyjętą strategią na

dany okres, stanowiącą podstawę jego rozliczenia.

W zależności od fazy rozwoju klastra dany standard może mieć charakter

obligatoryjny albo opcjonalny. Wyszczególniono trzy fazy rozwoju:

Fazę embrionalną,

Fazę rozwoju,

Fazę dojrzałości.

W przypadku standardów z obszaru organizacja prawie wszystkie są

obligatoryjne. Wyjątek stanowi standard „ Koordynator przestrzega zapisów

obowiązujących dokumentów klastra”, który jest opcjonalny dla fazy

embrionalnej.

Poniżej prezentujemy listę standardów oraz podkreślamy, że każdy z nich ma

ogromne znaczenie dla rozwoju klastra i jego członków. Niosą za sobą szanse,

wyzwania, ryzyka i trudności, a my przedstawimy Państwu praktyczne sposoby

radzenia sobie z nimi, zilustrowane dobrymi praktykami z kraju i z zagranicy.

Standard 1.1.1. Zdefiniowany zakres obowiązków i uprawnień koordynatora

Aby spełnić standard należy określić rolę, zakres obowiązków i uprawnień

koordynatora. Jak? Powinni Państwo posiadać dokument, który określa zakres

obowiązków koordynatora i jego uprawnienia, a który został zatwierdzony

przez członków lub organ reprezentujący członków klastra.

Zapisy te można zawrzeć w statucie, jednak rekomendujemy stworzenie

odrębnego dokumentu (np. regulamin). Dlaczego? Każdy klaster się rozwija,

czego konsekwencją jest wzrost obowiązków koordynatora. W takiej sytuacji

zmianie ulegną również zapisy tego dokumentu. W zależności od wagi zmian,

może okazać się konieczne zwołanie Walnego Zgromadzenia Członków Klastra

(celem zatwierdzenia uchwały zmieniającej zapisy umowy klastra/porozumienia

klastrowego). W sytuacji, gdy zakres prac koordynatora określa odrębny

dokument – nie ma takiej potrzeby.

Rysunek 1 Strona internetowa Polskiego Innowacyjnego Klastra Medycznego PIKMED

Dobra praktyka: Polski Innowacyjny Klaster Medyczny PIKMED z siedzibą w

Czeladzi (woj. śląskie).

Na stronie internetowej klastra widnieje informacje na temat koordynatora i

dokumentu regulującego jego pracę. Dokument dostępny jest na wniosek

podmiotu ubiegającego się o status członka klastra.

Standard 1.1.2. Zdefiniowana struktura organizacyjna klastra

Aby spełnić standard należy stworzyć dokument przedstawiający strukturę

organizacyjną klastra.

Informacje nt. struktury można umieścić również w dokumentach

powołujących klaster. Zachęcamy jednak do przedstawienia struktury w formie

graficznej (badania wskazują, że zdecydowana większość z nas jest

wzrokowcami).

Dobra praktyka: Klaster Turystyczny Wrota Borów z siedzibą w Chojnicach

(woj. pomorskie).

Rysunek 2 Struktura organizacyjna Klastra Turystycznego Wrota Borów

Jak wynika z analizy stron www (badaniu zostało poddanych ok. 50 klastrów, w

tym klastry kluczowe) jedynie kilka z badanych klastrów umieściło na swojej

stronie www informacje o swojej strukturze organizacyjnej.

Rekomendujemy upublicznienie tej informacji. Potencjalny członek będzie miał

możliwość, jeszcze przed przystąpieniem do klastra, podjąć decyzję czy dana

rola w klastrze mu odpowiada. Jakie korzyści? Zaoszczędzony czas dla obecnych

i nowych, przyszłych członków klastra.

Zalecamy również umieszczenie na swojej stronie www informacji dotyczącej

procedury przystąpienia do klastra.

Dobra praktyka: Lubelski Klaster Ekoenergetyczny z siedzibą w Lublinie (woj.

lubelskie).

Rysunek 3 Strona internetowa klastra Lubelski Klaster Ekoenergetyczny

Standard 1.1.3. Aktualna baza danych o członkach klastra

Aby spełnić standard należy stworzyć i aktualizować zbiór danych zawierający

informacje na temat każdego z podmiotów należących do klastra (dane

teleadresowe, profil działalności, rodzaj i wielkość podmiotu, zatrudnienie,

osoba do kontaktu).

Stworzenie i opublikowanie bazy danych o członkach klastra na stronie www

zapewnia organizacji dodatkowy kanał promocji oraz prestiż wśród

potencjalnych klientów krajowych oraz zagranicznych. Przynależność do

organizacji klastrowej, a przede wszystkim aktywne w niej uczestnictwo,

uwiarygodnia przedsiębiorstwo w oczach partnerów biznesowych. Zalecamy

umieścić na stronie adres www klastra lub link, który po kliknięciu przekieruje

osobę zainteresowaną na stronę danego klastra.

Informacje o członkach klastra powinny zostać przedstawione w sposób

jednolity (wspólny szablon dla wszystkich).

Dobra praktyki: Klaster Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu (woj.

podkarpackie). W zakładce „członkowie” znajdą Państwo krótki opis

podmiotów wchodzących w skład klastra.

Rysunek 4 Informacje o członkach klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu

Rysunek 5 Informacja szczegółowa o członku klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu

Dobra praktyka: Klaster Technology Mountain z Niemiec, posiadający złotą

odznakę jakości organizacji klastrowych. Na stronie klastra widnieje

alfabetyczny spis członków wraz z ich logotypami i krótkim opisem profilu

działania.

Rysunek 6 Strona www klastra Technology Mountain z Niemiec

Standard 1.1.4. Zapobieganie konfliktom interesu w klastrze

Aby spełnić standard należy stworzyć dokument, który reguluje sposób

rozwiązywania i zarządzania konfliktem interesów pomiędzy koordynatorem a

poszczególnymi członkami klastra (np. dokumenty/narzędzia: „Opis procedury

rozwiązywania konfliktów”, „Zasady mediacji”, „Kodeks etyczny”).

Dopełnieniem spełniania wskaźnika standardu jest warunek, że koordynator nie

powinien wykorzystywać uprzywilejowanej pozycji w klastrze. W jaki sposób

jest to nadużywane? Koordynator wykorzystuje swoją pozycję w celu

budowania przewagi konkurencyjnej w stosunku do pozostałych członków

klastra (np. poprzez używanie zasobów informacyjnych klastra tylko na własny

użytek). Innym przykładem jest wykorzystywanie pozycji jest preferowanie

wybranych członków lub grupy członków klastra kosztem pozostałych

podmiotów.

Brak wspomnianego dokumentu może nieść za sobą konsekwencje zakończenia

inicjatywy klastrowej. Przykładem mogą być tzw. organizacje celowe, tworzone

na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych z UE. W sytuacji różnych

celów, wizji i misji organizacji – po zakończeniu projektu, pomiędzy członkami

może wywiązać się konflikt, tak poważny, że podmioty nie widzą sensu

dalszego współdziałania. Za przykład możemy podać klaster turystyczny z woj.

warmińsko- mazurskiego, którego aktywność zakończyła się wraz z

zakończonym w 2013 r. projektem finansowanym z UE.

Oczywiście nie tylko takie podmioty mogą się rozpaść w efekcie braku

dokumentu „wspomagającego” w konflikcie.

Brak jasno określonej strategii rozwoju, wybiórcze przekazywanie informacji o

istotnym znaczeniu dla członków klastra, brak odpowiednich zapisów

dotyczących funkcjonowania klastrów czy też brak kodeksu etycznego,

powoduje, że wiele organizacji klastrowych niestety nie jest w stanie sprawnie

funkcjonować.

Dobra praktyka: Klaster „Zielona Chemia” z siedzibą w Szczecinie (woj.

zachodniopomorski).

Klaster stworzył dokument „Kodeks etyczny”, aby „powiązać misję i wizję

klastra z niezaprzeczalnymi wartościami: uczciwością, rzetelnością, prawością,

lojalnością, szacunkiem, skutecznością, które wspierają wewnętrzne i

zewnętrzne relacje”. Każdy członek zobowiązany jest podpisać oświadczenie, że

przestrzega zasad w nim opisanych.

Rysunek 7 Fragment kodeksu etycznego Klastra „Zielona Chemia”

Standard 1.2.1. Klaster posiada strategię rozwoju oraz plan działania

W celu spełnienia standardu należy posiadać wspólnie opracowaną strategię

rozwoju klastra oraz plan działania. Koordynator wraz z członkami klastra

powinien okresowo weryfikować aktualność strategii rozwoju oraz analizować

potencjalne kierunki rozwoju klastra w przyszłości. Częstotliwość weryfikacji

strategii i aktualizacji jest adekwatna do stopnia rozwoju klastra, zmian

zachodzących w jego strukturze i otoczeniu zewnętrznym, podejmowanych

działań, jak również do potrzeb jego członków.

Strategia powinna zawierać m.in.: analizę/diagnozę, wizję i misję, cele

strategiczne, przykładowy plan z kolei m.in.: cele operacyjne wynikające z

przyjętej strategii oraz wykaz projektów/przedsięwzięć z podaniem źródeł

finansowania.

Dobra praktyka: ICT Interizon (woj. pomorskie).

Jeden z największych klastrów w Polsce pod względem ilości członków. Sami

członkowie klastra zwracają uwagę, że to właśnie strategia rozwoju, a

dokładniej jej dostępność, przejrzystość i klarowność, wpłynęła na podjęcie

decyzji o przystąpieniu do klastra ICT Interizon.

Rekomendujemy, aby stworzone dokumenty strategiczne zawierały:

Część analityczną (np. analiza problemów branży, analiza trendów

rozwoju, analiza SWOT),

Część strategiczną (misja, wizja, cele strategiczne),

Część wdrożeniową (kierunki działań lub cele operacyjne ewentualnie

plany działań długo, średnio i krótkookresowych).

Głównym problemem jest brak funduszy na profesjonalne opracowanie

strategii. Jak sobie radzić? Mogą Państwo spróbować stworzyć taki dokument

przy użyciu własnych kompetencji, pozyskać środki wewnątrz klastra lub starać

się o finansowanie zewnętrzne.

Tych z Państwa, którzy chcieliby zgłębić temat, odsyłamy do podręcznika

„Inicjatywy klastrowe: skuteczne działanie i strategiczny rozwój” pod redakcją

Marity Koszarek (projekt „Polskie Klastry i polityka klastrowa”, PARP, 2011).

W odniesieniu do planów zalecamy stworzenie dokumentów planistycznych:

„Planów działań na poszczególne lata obowiązywania strategii”, „Monitoringu”

i „Raportów z realizacji określonych celów i działań”.

Dobra praktyka: Klaster Klastal z siedzibą w Stalowej Woli (woj. podkarpackie).

Na stronie www opublikowany został dokument „Ewaluacja klastra

spawalniczego Klastal” zawierający m.in.: kryteria oceny strategii oraz metody

zbierania danych ewaluacyjnych. Dokument wskazuje elementy strategii

podlegające ewaluacji oraz narzędzia do jej przeprowadzenia.

Dobra praktyka: Klaster Future Position X ze Szwecji (złota odznaka jakości).

Podczas realizacji jednego z projektów stwierdzono przeszacowanie czasowe

projektu w stosunku do zakładanych celów strategicznych klastra.

Ponieważ cele strategiczne uzależnione były od celów projektowych, w ramach

działań naprawczych przeprowadzono audyt zewnętrzny, który zakresem

obejmował zarówno projekt, jak i strategię rozwoju. Wyników jeszcze nie

opublikowano.

Standard 1.2.2. Koordynator przestrzega zapisów obowiązujących dokumentów

klastra

Aby spełnić standard należy poddać ocenie pracę koordynatora pod kątem

zgodności prowadzonych przez niego działań z zapisami dokumentów

powołujących klaster do życia oraz z aktualną strategią i planem działania.

Oceny dokonują członkowie klastra lub organ reprezentujący członków klastra

nie rzadziej niż raz w roku.

Na koniec kilka słów podsumowania

Wiemy już co wdrożyć. Pytanie jak wdrożyć?

Przede wszystkim w sposób uporządkowany i kontrolowany, gdyż tylko takie

działanie zapewni odpowiedni poziom tego wdrożenia. Dlatego istotnym jest

aby koordynatorzy usystematyzowali, ujednolicili i stworzyli pewien schemat

wdrożenia standardów zarządzania swoimi klastrami.

Rekomendujemy stworzenie narzędzi (lub wykorzystanie narzędzi istniejących,

np. narzędzia logicznego wnioskowania Teorii Ograniczeń, matryca działań

klastra) ułatwiających proces planowania działań klastra, ich monitoring oraz

prezentację rezultatów.

Nie zapominajmy, że wdrożenie standardów niesie ze sobą wiele korzyści, tj.

pozwala uzyskać odznakę jakości dla organizacji klastrowych, uzyskać status

Regionalnego lub Krajowego Klastra Kluczowego oraz zwiększa możliwości

ubiegania się o środki UE. Dlatego warto!

Dziękujemy Państwu i zachęcamy do przeczytania kolejnych artykułów

traktujących o pozostałych obszarach zarządzania w klastrach, wokół których

zbudowane są standardy zarządzania. Obszar „Zasoby” ukaże się już wkrótce.

Bio autorów:

Bogdan Kępka - animator, ekspert ds. clusteringu, współautor wielu

dokumentów organizacyjnych i strategii dla klastrów, ekspert w dziedzinie

klastrów biznesowych.

Danuta Kacperek - konsultant biznesowy, doradca w zakresie zarządzania

organizacją, certyfikowany kierownik projektu z wieloletnim doświadczeniem,

szkoli przedsiębiorców, menedżerów i kierowników projektów.