STIC MIS Document ตอน การใชงาน Google Drive บทความน จะมาแนะน าระบบ Google Drive ของ Google เพอประยกตใชงานในระบบเอกสารของหนวยงานกนครบ โดยแตเดมนน Google มระบบเอกสารทเรยกวา Google document อยแลว ซงระบบเดมๆ จะตองท าการเชอมตอไปยงเวบของ Google เพอ Upload, Download และแกไขเอกสาร บนระบบของ Google document ท าใหเกดความยงยากในการใชงาน เนอง จากระบบ Google Doc. ม Application ใหใชงานไมมาก ท าใหในบางเวลาเรากตองมาปรบปรงแกไขบนเครองของเรา แลวกคอยอพโหลดเขาระบบอกตอนง แตส าหรบ Google Drive จะเพมระบบเชอมตอระหวาง Server กบ เครองคอมพวเตอรของเรา ท าใหเราสามารถแกไข ปรบปรง หรอ เพมเอกสารไดสะดวก และงาย โดยใชโปรแกรมตางๆ บนเครองของเราเอง วนนผมจะมาแนะนวธการใชงานแบบคราวๆ ใหอานกนครบ

2012

Scientific & Technological Instrument Center

Mae Fah Luang university 11/12/2012

งานระบบสารสนเทศ ศนยเครองมอวทยาศาสตรฯ มหาวทยาลยแมฟาหลวง 333 หม 1 ต. ทาสด อ. เมอง จ.เชยงราย 57100 Tel. 053-916225 Fax. 053-916212

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

1 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

แนะน าใหรจกกบ Google Drive

หางหายไปนานส าหรบบทความดาน MIS ของผมนะครบ วนนจะมาแนะน าการใชงานระบบเอกสารรปแบบใหมของ Google ทใชชอวา Google Drive และการประยกใชงานกบระบบเอกสารของหนวยงานกนครบ เจาระบบ Google Drive ทวาน จรงๆ มนกคอระบบ Google document นนแหละครบ (ผมเขาใจแบบนนะ) แตเพมสวนเชอมตอระหวางคอมพวเตอรของผใชงาน กบ Server เขามา ท าใหเราสามารถสราง แกไข หรอ อพโหลดเอกสารไดสะดวกมากขน โดยการใชโปรแกรมตางๆ บน คอมพวเตอรของเราเอง แลวพอท าเสรจ Google drive กจะสงขอมลทงหมด ขน Server ใหโดยอตโนมต (ถาเครองคอมพวเตอรเราตออนเตอรเนตไวนะครบ)

ขนาดพนทในการจดเกบขอมลของ Google drive จะเทากบขนาดเดมของ Google document คอ 5BG ซงกถอวาไมมากเทาไหรนะครบ หากวาจะซอเพมเคากขายครบ แตราคาเทาไหรไปเชคกนเองนะครบ ส าหรบการจะใชงาน กไมยากครบ แคเราม Account ของ Google กใชไดแลว การสมครขอ Account ของ Google นน ไมจ าเปนนะครบวาตองใช gmail เทานน (เผอบางคนไมอยากม ไมอยากใช) เราสามารถใช Account เปนเมลลอะไรกได ขอแคมนใชงานไดจรงๆ กพอ แตอาจจะใชงานบาง Option ของ Google ไมได นะนะครบ ดงนน ถาไมรงเกยจมากมาย กสมครใชงาน Gmail ซะหนอยกดครบ ... แตผมขอขามขนตอนการสมครไปนะครบ อนนนไปท ากนเอง

ในการเรยกใชงาน google drive (ตอไปขอเรยกสนๆ วา Drive นะครบ) กตอง Login เขา Google กอนครบ โดยเขาไปท www.google.com หรอ .co.th กไดครบ ตามสะดวก หรอ จะเขาใช gmail กอนกไดครบ โดยพพม mail.google.com กไดเชนเดยวกนครบ เพราะ Google ไดรวบรวม application ทเราใชงาน มาไวเปน

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 2

เมนบารดานบนของหนาเวบใหแลว ดงภาพดานลางครบ

การใชงาน Drive กไปคลกท Drive หรอ ไดรฟ ตามรปดานบนนะครบ โปรแกรมกจะน าเราเขาหนา Drive ดงรป

ในภาพดานบน เปน Drive ของผมเองซงมไฟลเกบเอาไวตงแตสมยใชงาน Google document นะนะครบ ไฟลเลยเยอะหนอย การใชงานบนหนานกไมยากครบ เมนดานซายมอของเรา จะเปนเมนค าสง เชน อพโหลดไฟลใหม หรอ สรางไฟลใหม โดย Option พวกนเปนของ Google document มาแตเดมนะนะครบ

เมนดานซายมอ จะประกอบดวยสวนส าคญๆ ดงภาพ คอ มสวนของ My Drive กคอ Drive ทเกบไฟลทเปนของเรา (สรางเอง หรอ อพโหลดเอง) สวน Shared with me จะเปนสวนทเกบไฟลทมคนแชรใหเรา ใน My Drive มโฟลเดอรสแดงๆ ตวนเปน โฟลเดอรทมคนแชรมาใหแลวเราสงใหมนเชอมกบ My Drive ของเรา เพอทจะสามารถใชงานกบเครองคอมพวเตอรของเราไดน ะนะครบ ซ งผมจะอธบายใน

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

3 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

ตอนทายๆ วาท าไม และอยางไรนะครบ คราวนมาดการตดตง Google drive บนเครองของเรากนดกวา

กอนอนกท าการ Download และตดตงโปรแกรมของ Google Drive กอน โดยคลกท Link ตามภาพครบ จากนนระบบเวบกจะเรยกหนา Download ของ Google drive มาให ดงภาพดานลางครบ ถาเจอกคลกท Accept and Install ครบ

พอคลกโปรแกรมจะท าการ Download และ Install บนเครองของเราโดยอตโนมตครบ รอแปบเดยว (เพราะตอนเขยนบทความนก แคปหนาจอแทบไมทนเลยนะนะ)

เทาน กเปนอนเสรจครบ

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 4

โปรแกรมจะเรมท างานอตโนมต โดยจะเดงออกมาเปนกรอบหนาตาง Login เขา Google ตามภาพครบ เพอใหเราท าการ Login เขาระบบ หากใครมาถงขนตอนนแลว แตลมสมครใชงาน กไมตองตกใจนะครบ คลกท Sign up ตรงปมแดงๆ ไดเลย แตถามชอบญชแลว กท าการ Login ไดเลยครบ

ถา Login ส าเรจเราจะเจอหนานครบ คอโปรแกรมก าลงจะบอกวา เคาจะสรางโฟลเดอรบนเครองเรา แลวไฟ ลทอยบน Server จะถกยายลงมาทโฟลเดอรน (ถามนะครบ .. ถามไฟลเยอะ กไมตองกลวครบ เราเลอกโฟลเดอรทจะเชอมไดดวย) หนานกคลก Next ไปตามระเบยบครบ

มาถงหนาน คอนขางส าคญครบ มปมทเราตองใหความส าคญ 2 ปม คอ Advanced setup และ Start Sync (เจาปม Back ไมตองสนใจ) กรณท Google Drive ของเราเปน Drive ใหมๆ ไมมไฟลใดๆ หรอ มไฟล แตไมเยอะ หรอ มเยอะมากมาย แตเราอยากท าการ เช อมกบ เคร อ งคอมพวเตอรของเราทงหมด กเลอก Start Sync ไดเลย ครบ พอคลกแลวโปรแกรมจะสรางโฟลเดอรชอ Google Drive บนเครองคอมพวเตอรของเรา (กรณใช Win XP กจะสรางไวท My Document แตถาเปน Win7 กจะอยท C:\Users\ชอทใช Login\Google Drive แทนครบ) โดยท

แตโฟลเดอร Google Drive บนเครองของเราตองเปนโฟลเดอรวางๆ นะครบโฟลเดอรบน Server นนยงไงกไดครบ

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

5 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

แตถาเรามไฟลเกบบน Drive เยอะ เชนตวผมนแหละทเกบไฟลไวบน Google Document ไวเยอะพอสมควร แตสวนนงเปนไฟลสวนตว ไมใชไฟลงาน และไมจ าเปนตองเอามาไวทเครองอก กใหเลอก Advanced setup เพอท าการก าหนดโฟลเดอรทจะท าการเชอมตอระหวางกนครบ ซงโฟลเดอรทจะใชเกบขอมล กตองเปนโฟลเดอรวางๆ กอนเสมอนะครบ

ทงน ไฟลบน Drive ทเราท าการเชอมตอมาทเครองเรา จะมคาเทากบเรา Download ไฟลเหลานนมาเกบทเครองของเรานะครบ นนคอ ถาไฟลบน Drive มขนาด 3GB ไฟลบนเครองทเราดงมา กจะมขนาด 3GB ดวย ดงนนกอนท าการเชอมตอกตรวจสอบพนทวางของไดรฟ และ ขนาดไฟลดวยนะครบ

มาดกรณทเราเลอก Advanced setup กอนครบ โปรแกรมจะเรยกหนาตางการก าหนดคาออกมาให ดงภาพ

จากทท าการทดสอบใชงาน ผมเขาใจวา คอมพวเตอร 1 เครอง จะสามารถเชอมตอกบ Google Drive ได คราวละ 1 User นะครบ ในกรณท Disconnect ไป แลวท าการเชอมตอใหม เราตองเคลยรไฟลในโฟลเดอรของ Google Drive บนเครองเราออกกอน แลวรอใหโปรแกรมดงขอมลจาก Server ลงมากอน แลวถาจะท าการ

อพเดทไฟล กคอยลากไฟลใหมมาวางทบครบ ไมงนโปรแกรมไมยอมท างาน

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 6

ในกรณทบน Server มไฟลเยอะมาก และเราอยากก าหนดโฟลเดอรทจะดงมาเพยงบางโฟลเดอรกท าไดนะครบ โดยคลกเลอกท Only sync some folder to this computer แลวเลอกวาจะเอาโฟลเดอรใดบาง ตามภาพดานบน ผมเลอกมาเฉพาะ sticdownloads เทานน ... แตกรณทมไฟลทวางอยนอกโฟลเดอร จะถกดงมาทเครองเราโดยอตโนมต ซงตรงนเราเลอกไมเอาไมไดครบ หากไมตองการ กใหยายไฟลเขาโฟลเดอรกอน แลวคอยท าการเชอมตอนะครบ

Option สวนทเหลอ ผมเองยงไมคอยเขาใจนะครบ ขอขามไปกอนนะครบ

เมอก าหนดคาตางๆ เรยบรอย กคลกทปม Start Sync ไดเลยครบ เมอคลกแลว โปรแกรมกจะสรางโฟลเดอร Google Drive ในต าแหนงทเราก าหนด ถาบน Server มไฟลอยดานนอกโฟลเดอร โปรแกรมกจะท าการ Download มายงเครองของเรา รวมทงโฟลเดอรทเราก าหนดใหเชอมตอดวยครบ

โดยโปรแกรมกจะท าการ Sync ระหวางเครองของเรากบ Server เพอโหลดไฟลลงมา จากนน กปดหนาตางโฟลเดอร Google drive ไดเลย (แตหามปดโปรแกรมของ Google Drive และหามปดการเชอมตออนเตอรเนตนะครบ เพราะ

) ไฟลจะอพโหลดไมครบ

มาถงตรงน เรากจะไดการเชอมตอระหวางคอมพวเตอรของเรา และ Google Drive แลวครบ เมอไฟลทกไฟล Sync หมดแลว เราสามารถปดการเชอมตอของ Google Drive ไวไดครบ เอาไวเปดเฉพาะตอนทจะอพเดทไฟลกพอ แตถาใชเนตฟรๆ เครองแรงๆ จะเปดตลอดเวลากไดครบ

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

7 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

คราวนมาพดถงการอพเดทไฟลกนบาง การอพเดทไฟลท าไดหลายรปแบบครบ เชน แกไขไฟลทโฟลเดอรอน แลวคอย Copy มาวางทบไฟลในโฟลเดอร Google Drive หรอ จะท าการแกไขไฟลในโฟลเดอรของ Google Drive เลยกไดครบ (แตเครองจะชารเปลาผมไมรนะครบ ปกตผมจะแกไขทไฟลตนฉบบ แลวคอยลากเอามาวางทบไฟลทตองการจะแกไขครบ) ในกรณทเราสรางไฟล หรอโฟลเดอรใหม กไมมปญหา ถาสรางในโฟลเดอรของ Google Drive อยแลว ระบบจะท าการปรบปรงไฟลและโฟลเดอรบน Server ใหอตโนมต (ถาเชอมตอ

) อนเตอรเนตนะครบ

ในบางกรณทเราตองการปดการเชอมตอของ Google Drive ชวคราว เราสามารถสงหยดการเชอมตอไดจาก icon ของ Drive ท Taskbar มมลาง ดานขวามอ ดงภาพดานขวามอครบ เมอเราคลกซายท icon ของ Google Drive จะพบเมนค าสงอยหลายๆ ค าสงใหเลอกใชงานตามตองการ ดงภาพ

ถาเราสง Pause โปรแกรมจะหยดการเชอมตอกบ Server ชวคราว ซง icon จะเปลยนเปนสจางลง และมสญลกษณ Pause ก ากบดงภาพ

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 8

ในกรณน หากเราท าการปรบปรงไฟลในโฟลเดอร Google Drive บนเครองของเรา จะไมมผลใดๆ กบไฟลและโฟลเดอรบน Server ครบ (จะมผลกเมอเราสงเชอมตออกครง) หากเราตองสงใหโปรแกรมท าการเชอมตอไปท Server กคลกซายท icon แลวเลอก Resume ดงภาพครบ

ในกรณทมการปรบปรงไฟล หรอ โฟลเดอรใน โฟลเดอรของ Google Drive ตรง icon ของ Google Drive จะแสดงสถานะดงภาพครบ

เมอการอพเดทไฟลเรยบรอย มนจะแสดงค าวา Sync complete แทนครบ ทงนตองไมลมวาการปรบปรงไฟลหรอโฟลเดอร พรอมท าการเชอมตอกบ Google Drive นน ทกๆ การแกไข ไมวาจะเปนการแกไขชอ แกไขเนอหา (แลว Save) หรอ การลบไฟลในโฟลเดอร Google Drive บนเครองของเรา จะมผลไปยง Google Drive บน Server เชนเดยวกน เชนเราลบไฟล บนเครองของเรา ไฟลบน Server กจะถกลบไปดวย (เอาคนไมไดดวยนะครบ แตอาจเรยกคนไดจากถงขยะ ในเครองของเรา ถาเราไมไดสงลบแบบไมทงลงถงขยะนะครบ)

ดงนน ผมแนะน าใหปดการเชอมตอ ในขณะทมการแกไข หรอ ปรบปรงไฟล หรอ กคอ เปดการเชอมตอเฉพาะตอนทจะ Sync กบ Server กพอครบ พอ Sync เรยบรอยกปด อยากจะแกไข ปรบปรงไฟล กท าไป พอท าเสรจกคอย Sync ใหมอกครงครบ

และถาจะใหปลอดภยมากๆ กควรสรางโฟลเดอร ส ารองเอาไวดวย เพราะหากเราท าอะไรพลาดไป กยงมโฟลเดอรส ารองเอาไวเรยกคนไดครบ

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

9 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

ขอแนะน า

ในการใชงานจรง ถาไมจ าเปน กไมตองสง Disconnect account… นะครบ เพราะถาสงไปแลว ในกรณทท าการเชอมตอใหม ตองท าการเคลยรโฟลเดอรทเกบไฟลบนเครองของเรากอน (ยายออกชวคราว) แลวจงท าการเชอมตอ จากนนคอยยายไฟลทเราปรบปรงแลวมาทบนะนะครบ ทงน รวมถงกรณเปลยน User ทใชเชอมตอดวยนะครบ

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 10

การประยกตใชงานของ Google Drive

ส าหรบขนตอนการใชงาน Google Drive แบบใชเองคนเดยวกเสรจแลวครบ งายๆ ไมยงยาก คราวนเราจะมาพดถง กรณทจะใช Google Drive แบบหลายๆ คน จะท าอยางไร จะแชร หรอ เชอมตอกนอยางไรนะครบ กอนอนผมขอสมมตระบบการจดการเอกสารคราวๆ ใหนะครบ (ควรก าหนดเอาไวกอน เพอทจะไดมองเหนภาพนะครบ)

สมมตหนวยงาน STIC มการจดการเอกสาร โดยให Document Control หรอ DC เปนผดแลเอกสารและแบบฟอรมทงระบบของหนวยงาน แตตองมการแจกจายเอกสารทอพเดทใหผใชงานในหนวยงานทกครงทมการเปลยนแปลงเอกสาร แตเดม กคงตองใชวธส าเนาเอกสาร แลวกเอาไปเปลยน ณ จดใชงาน เพอให User ในระบบ ไดใชเอกสารทเปนปจจบนตลอดเวลา

ถาเขยนเปนโครงสราง กประมาณน

DC เปนผดแลเอกสาร และแจกจายไปยง ผใช P1, P2 และ P3 โดย ทกคนในระบบ จะท าการใดๆ กบเอกสาร ตองแจงให DC เปนผด าเนนการให

ใ น ก า ร น า เ อ า Google Drive มาใชงาน กอนอน DC และ P1-P3 ตองม

Account ของ Google เพอเปดใชงาน Google Drive โดย DC เปนคนดแลเอกสารทงหมด โดยอพโหลดเอกสารเขา Google Drive (ตามวธทแนะน าไวขางตน) จากนน แชรเอกสารทงมหดด แก User ซงกคอ P1, P2, P3 เพอใหสามารถน าเอกสารไปใชงานได และยงสามารถสรางโฟลเดอรเกบเอกสาร แบบเดยวกบท DC สรางไว โดย Download จาก Google Drive ของตนเองได

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

11 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

โดย P1, P2 และ P3 จะท าไดแคดเอกสารของ DC เทานน ไมสามารถท าการแกไขได (แตเอกสารของตนเองจะสามารถแกไขปรบปรงไดตามปกตนะครบ) ทงนเราสามารถก าหนดคนดแลเอกสาร มากกวา 1 คนไดนะครบ โดยก าหนดสถานะของเอกสารใหผใชงานอกคน สามารถแกไขเอกสารนนๆ ได แตในตวอยางน ขอก าหนดวาใหแค DC คนเดยวนะครบ

กอนอน DC ด าเนนการสรางโฟลเดอรส าหรบเกบเอกสารของระบบ สมมตวาใชชอ sticdownloads ทงนเพอแยกระหวางเอกสารอนๆ ของ DC กบเอกสารของระบบ stic อกทงเพอเลยงความสบสน กรณเอกสารทอยนอกโฟลเดอร จะถก Download อตโนมตตามทผมไดอธบายไวกอนหนานครบ

เมอ DC สรางโฟลเดอรเกบเอกสารบนเครองตนเองแลว กท าการเชอมตอโฟลเดอรน กบ Google Drive เพอทจะก าหนดการแบงปน หรอการแชรเอกสารไปยงผใชงาน P1, P2 และ P3

ส าหรบการอพโหลดเอกสาร กดจากเนอหาตอนตนนะครบ คราวนมาดการแชรเ อ กส า ร เ ม อ เ ร า อ พ โ หลดเอกสารทงหมดเรยบรอยแลว DC กเขาไปทระบบของ Google Drive บน Server กจะพบวามโฟลเดอรชอ sticdownloads ทเราสรางและเชอมตอเอาไวแลว ดงภาพ โดยภายในโฟลเดอร sticdownload เราสามารถสรางโฟลเดอรยอย อยางไรกได ตามความตองการครบ ดงภาพดานลาง

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 12

ผมสรางจากไฟลเอกสารของศนยเครองมอฯ ทส าเนามาจากระบบเวบครบ

ขนตอนตอไป DC ตองท าการแชรเอกสาร ไปยง User ในระบบ ซงสามารถท าไดทงแบบ ทละไฟล หรอ ทละโฟลเดอร ในกรณมหลายโฟลเดอร จะท าการแชรแคบางโฟลเดอรหรอบางไฟล กได นอกจากน ยงสามารถเลอกก าหนดสทธในการใชงานของ User แตละคนไดดวย ขนกบความตองการทจะใชงาน หรอการออกแบบระบบงานครบ

ในตวอยางน ผมจะท าการแชร โฟลเดอร เอกสาร sticdownloads ทงหมด ไปให User P1, P2 และ P3 เลย เพอความสะดวกครบ ขนตอนกไมยากครบ ดตามภาพดานลางไดเลยครบ

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

13 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

จากนนระบบจะแสดงตวเลอกออกมาใหเราระบความตองการครบตามภาพดานลาง

ขนแรก ตองระบ Email ของผใชทเราจะแชรเอกสารไปให จากนน ก าหนดสทธวา สามารถแกไขเอกสารไดหรอไม โดยในทน เราจะก าหนดวา สามารถดไดอยางเดยวนะครบ จากนนกคลกทปม แบงปนและบนทก (ทงนเราสามารถแนบขอความเขาไปไดดวย เพอแจง User ทาง Email ใหรบทราบขอมล ดงภาพ

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 14

พอคลกบนทกเรยบรอยชายชอทเราเพมเขาไป กจะถกเพมใน List ดงภาพ โดยเราสามารถก าหนด หรอแกไขสทธของ User แตละคนไดจากหนานนะครบ

ส าหรบการแชรของ Google Drive นนสามารถก าหนดได ดงภาพครบ ซงจากภาพ คาเดมจะเปน สวนบคคล หรอ สวนตวนะครบ

มาดความหมายของแตละรายการกนครบ

สาธารณะทางเวบ หมายถง ผใชงานทกคนบนอนเตอรเนตสามารถมองเหนไฟล และโฟลเดอรทเราสรางได สามารถคนเจอจากระบบคนหาของ

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

15 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

google หรอ ระบบอนๆ ได สามารถเขาถงได (เปดอาน Download ไดนนเอง) โดยไมจ าเปนตองม Account ของ Google ตวเลอกน เหมาะส าหรบเอกสารเผยแพรเทานนนะครบ เอกสารส าคญ หรอ แบบฟอรมเฉพาะ ไมแนะน านะครบ

ทกคนทมลงก หมายถง สามารถเขาถงไดเฉพาะคนทไดรบ Link ทเจาของเอกสารสงใหเทานน (คอเขาใชงานผาน Link ทก าหนดในชองลงกในการแบงปนเทานน) คอถาระบ Link ผด กมองไมเหนครบ ในตวเลอกน ไมจ าเปนวาผเปดเอกสารตองม Google Account นะครบ คอ จะมหรอไมมกได แคร Link กสามารถเขามาโหลดเอกสารได (แตการแกไข อยางไรกตอง Login เขา Google Account ครบ) ตวเลอกนเหมาะส าหรบเอกสารแบบฟอรม ทเราอยากแชรให ผใชงานทจ าเปนตองใช เชน แชรแบบฟอรมของหอง Lab เพอให นกศกษา Download ไปใชได โดยสง Link ของเอกสารใหกบผใชงาน

สวนตว จะหมายถงวา สามารถเปดและเขาถงไดเฉพาะผทมรายชอ ทเจาของเอกสารแชรเอกสารใหเทานน และผใชงานทกคนตองม Google Account และ Login เขา Google กอน ถงจะเขาใชงานได โดยในการสรางระบบเอกสารตรงน ผมจะก าหนดตวเลอกเปนแบบสวนตว เพอไมใหคนทไมเกยวของมองเหนเอกสารของระบบได (ไมสามารถสบคน จากระบบคนหาของ Google ไดนะครบ ไมเชอกลองดครบ)

ในกรณเลอก 2 ตวเลอกแรก จะสามารถก าหนดสทธของ ผใชวา สามารถดหรอแกไขเอกสารไดหรอไม ดงรป

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 16

แตในตวเลอก สวนตว สทธจะถกก าหนดตอนสง Email เชญ ตามทกลาวไวขางตนนะครบ

ในกรณก าหนดเปน 2 ตวเลอกแรก เราสามารถแชร Link ไดจากกรอบอนนนะครบ โดยสามารถ Copy ลงก สงทาง Email หรอ แชรผาน Social network ไดเลยครบ (อนนแนะน าเฉยๆ นะครบ)

กลบเขาสขนตอนการแชรเอกสารกนตอนะครบ หลงจากทเราสงค าเชญไปยง User แตละคนแลว User กจะไดรบค าเชญทาง Email ดงรป ทผม Add ชอตวเองลงไป แลวสงค าเชญไป กจะม Email แจงไปทปลายทาง (ก Email ผมนนเอง) วามคนแชรเอกสารใหในระบบ Google Drive ของเคา (กคอ DC นนเอง)

รายละเอยดบนเมลล อาจแตกตางกนไปตามยหอของเมลลทเราใชงานนะครบ เมอลองคลกท Link ทแนบมามนกจะเดงไปทหนา Google Drive ให แตถาเรายงไมได Login เขา Google ของเรา ระบบจะขนหนาให Login กอนนะครบ จงจะมองเหนไฟลดานใน (เนองจากเราก าหนดวา เฉพาะผใชตาม List เทานน ทสามารถเขาถงไฟลได) เมอรเ Login เขาระบบแลว กจะเจอหนาตาของโปรแกรมประมาณภาพดานลางนะครบ

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

17 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

ในหนาเวบ กจะแสดงรายชอโฟลเดอร และไฟลตางๆ ทมคนแชรมาใหเรา โดยหนาดานบนน จะเปนหนา Share File ทมคนสงมาใหเราเทานนนะครบ หากเราจะเขาไปยงหนา Google Drive ของเราตามปกต กใหคลกทปม Google Drive ดานบนเมนครบ ซงจะไดหนาตาของโปรแกรมแบบน

จากภาพดานบน จะเหนวาโปรแกรมมนแสดงโฟลเดอรทอยภายใน sticdownloads ซงตรงน เราจะจดการไฟลตางๆ ไดยาก ใหเราคลกทเมน Shared with me เพอใหโปรแกรมเลอนล าดบโฟลเดอรขนไปชนนอกสด ซงจะมองเหนโฟลเดอร sticdownloads ดงภาพ

จะเหนวาโปรแกรมมการแนะน าวา ใหลาก โฟลเดอรทอยใน Shared with me ไปยง My Drive (โฟลเดอรของเราเอง) เพอทจะจดการไฟลและโฟลเดอรไดงายขน เพราะหากโฟลเดอร หรอ ไฟล ยงอยทแชร เราจะเอาไปเชอมกบ Google Drive ท เครองคอมพวเตอรของเราไมไดครบ ดงนน กท าตามค าแนะน าไปซะ การยาย กแค คลกซายทโฟลเดอร หรอ ไฟลทเราตองการ (ในทนกคอ

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 18

โฟลเดอร sticdownloads ทงโฟลเดอร) จากนนคลกคางไวแลวกลากไปท My Drive ใหมแถบสเทาๆ ขนท My Drive แลวคอยปลยอเมาสนะครบ

พอเสรจแลว กจะพบวา รายการ sticdownloads ถกยายไปท My Drive ของเราตามภาพ มรายการโฟลเดอร sticdownload มาแสดงท My Drive แลว และในกรณทใน My Drive มทง โฟลเดอรของเราเองและทเราไดยายจาก Share Folder ระบบจะแสดงแยกสญลกษณดานหนาใหดวย โดย แชรโฟลเดอรจะมรปคนแปะไวดวย ตามภาพครบ

ในกรณไฟลเยอะมาก กลวสบสน กสามารถก าหนดสของโฟลเดอรไดดวยนะครบ วธกดตามภาพดานลางไดเลยครบ

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

19 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

อนนคอตวอยางนะครบ ก าหนดไดทกโฟลเดอรเลยตามตองการ

ในกรณทมหลายสวนงานแชรเอกสารมาใหเรา แลวเราอยากเอาเอกสารแตละกลมเชอมตอไปยง Google Drive บนคอมพวเตอรของเรา เราตองยายทงหมดมาไวท My Drive กอนนะครบ เดยวจะมองไมเหน

ถงตรงน User P1, P2, P3 กจะมไฟลของ DC ตามทเราตองการกนแลวนะครบ ในทกๆครงท DC ท าการอพเดทไฟลเอกสาร ตวไฟลทอยใน Drive ของ P1, P2, P3 กจะถกอพเดทตามไปดวยครบ จงมนใจไดวา ผใชงานจะไดรบเอกสารทอพเดทอยตลอดเวลา

ส าหรบขนตอนการน าไฟลท DC แชรมาให ลงไปทเครองของผใชงาน P1, P2 หรอ P3 นน กท าเชนเดยวกบตอนท DC ท าการเชอมตอ Google Drive กบเครองคอมพวเตอรของ DC ทผมอธบายไวในตอนตนนะนะครบ

คราวนมาดขนตอนการเรยกใชงาน Google Drive เพอดงขอมลโฟลเดอรทเกบไฟลท DC แชรใหมาตดตงลงในเครองของผใชงาน P1 หรอ P2 กนนะครบ กอนอนกท าการตดตงโปรแกรม Google Drive ตามขนตอนขางตนกอน จากนนก Login เขาโปรแกรมครบ

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 20

เมอ Login แลวกเลอกโฟลเดอรทเราจะท าการเชอมตอ และก าหนดต าแหนงทจดเกบไฟลบนเครองของเรา โดยเขาท Advanced Setup (รายละเอยดอยในหนา 4-9 ของเอกสารนนะครบ) แลวกเลอกโฟลเดอรทตองการจาก List ทโปรแกรมดงออกมาใหเลอกดงภาพครบ

ท ง น ห า ก เ ร า ม อ ง ไ ม เ ห นโฟลเดอรท DC แชรมา แสดงวาเรายงไมไดก าหนดโฟลเดอรนน ไปอยใน My Drive กใหกลบไปท Server ของ Google Drive แลวลากไฟล หรอโฟลเดอรทตองการมาไวท My Drive กอนครบ แลวจะมองเหนโฟลเดอรนนใน List ของ Sync Option ตามภาพครบ

จากนน กเรมการ Sync ขอมลไดเลยครบ รอสกคร โปรแกรมจะท าการโหลด ไฟลทเราเลอก ลงมาเกบในคอมพวเตอรของเรา

เทาน กเปนอนเสรจพธครบ ในเครองคอมพวเตอรของ DC และ User P1, P2, P3 กจะมไฟลแบบเดยวกน บนเครองคอมพวเตอรของแตละคน เมอ DC ท าการปรบปรงไฟลเอกสารในโฟลเดอร แลวท าการเชอมตอกบ Google Drive ไฟลบนเครองของ P1, P2 และ P3 กจะถกปรบปรงตามโดยอตโนมต (ถาท าการเชอมตอกบ Google Drive นะครบ)

November 12, 2012 [STIC MIS DOCUMENT]

21 Scientific & Technological Instrument Center | Mae Fah Luang university

ในการใชงานจรงๆ เมอ DC ท าการปรบปรงเอกสารใหม ควรแจงใหผใชงานทราบทกครงเพอให User ท าการเชอมตอกบ Google Drive เพอปรบปรงเอกสารกอนการใชงาน หรอ อาจก าหนดวา User ทกคนตองท าการเชอมตอกบ Google Drive กอนทจะเรมใชงานเอกสารภายในโฟลเดอรนนกไดครบ

นอกจากน ในการใชงานจรงๆ เราสามารถก าหนดคนดแลเอกสาร หรอ คนทสามารถแกไขเอกสารในระบบไดมากกวา 1 คน ตามความตองการนะครบ แคตอนแชรเอกสารนน กก าหนดในขนตอนของการแชร หรอแบงปนเอกสารตามทตองการ และในกรณท DC ลาออก หรอ ยายต าแหนงงาน แต Email ทใชในการเชอมตอ Account ของ google เปน Email สวนตวของ เจาหนาทคนนน ซงเอาใหผอนใชตอไมได เรากสามารถเปลยนชอของผเปนเจาของเอกสารไดนะครบ โดยใหเจาขอเดม ก าหนดเจาของเอกสารคนใหมได แตทงน เจาของเอกสาร จะมไดแคคนเดยวนะครบ เมอเจาของเดมยกสทธใหใครแลว สทธนนจะถกโอนไปยงผใชคนนนทนท (ขอคนไมไดนะครบ ตองใหเจาของใหมยกคนใหเทานน)

ส าหรบบทความน ผมกคงตองขอจบไวแคตรงนนะครบ หากมขอสงสย หรอ อานแลวงงๆ (เพราะผมใชเวลาเขยนบทความนหลายวน ท าใหอาจลงรายละเอยดไมครบถวน) กถามมาไดท Facebook ของผมครบ แลวพบกนใหมในบทความตอนหนา ซงจะเขยนเรองอะไร กยงนกไมออกนะครบ

[STIC MIS DOCUMENT] November 12, 2012

Mae Fah Luang university | Scientific & Technological Instrument Center 22

งานระบบสารสนเทศ ศนยเครองมอวทยาศาสตร

เรยบเรยงโดย เกยรตพงษ ไดการ ต าแหนง นกวทยาศาสตร ศนยเครองมอวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยแมฟาหลวง จ. เชยงราย

ปดทายดวยภาพ บรรยากาศของ มฟล. ภาพน ถายจากบรเวณ อาคาร E1 ตอนเยนๆ กอนดวงอาทตยลบขอบฟา