Stručný návod na použití základních funkcí SAP CRM

ve Fatra a.s.

Část 4:

Synchronizace Lotus Notes a SAP CRM

Verze 3 z 22.7.

OBSAH

1 Jednorázové kroky pro nastavení synchronizace................................................................21.1 Instalace Groupware klienta.......................................................................................21.2 Nastavení synchronizace.............................................................................................61.3 Nastavení Internet Explorer........................................................................................8

2 Synchronizace aktivit..........................................................................................................93 Synchronizace mailu.........................................................................................................12

3.1 Z Lotus do CRM.......................................................................................................123.2 Odeslání e-mailu z CRM přes Lotus.........................................................................14

Strana 1 z 16

1 Jednorázové kroky pro nastavení synchronizace

1.1 Instalace Groupware klientaTuto činnost je potřeba provést jednou při prvním přihlášení na CRM na konkrétním PC. Předpokladem je administrátorské oprávnění pro instalaci programu.

Na hlavní obrazovce vybereme odkaz Personalizace.

Z obrazovky personalizace vybereme odkaz Instalace synchronizačního softwaru.

Nabídne se nám možnost stáhnout instalační soubor. Hlášku potvrdíme a stáhneme soubor.

Strana 2 z 16

Stažený soubor spustíme a tlačítkem Next pokračujeme v průvodci instalací.

V případě potřeby je možné změnit cíl instalace tlačítkem Change…. (nepovinné)

Zde je důležité vybrat Lotus Notes jako poštovního klienta a jazyk zvolit angličtinu – English.

Strana 3 z 16

Na poslední obrazovce spustíme instalaci tlačítkem Install.

Po dokončení instalace klikneme na tlačítko Finish.

Strana 4 z 16

Instalátor požaduje restartování počítače, provedeme ho tedy ihned tlačítkem Yes.

Strana 5 z 16

1.2 Nastavení synchronizace

Na hlavní obrazovce vybereme odkaz Personalizace.

Z obrazovky personalizace vybereme odkaz Zpracování synchronizačních nastavení.

Strana 6 z 16

Spustí se okno s nastavením. Hlavní záložka – General – obsahuje informace pro připojení k CRM serveru a nastavení Groupware klienta.

V záložce Sync Properties, oblast Synchronize Appointments můžeme nastavit, jak staré schůzky synchronizovat a nebo s jakým předstihem. V oblasti Synchronize pak můžeme ovlivnit, které objekty se budou synchronizovat a jakým směrem (např. jen z Lotus Notes do CRM, oběma směry atd.).

Strana 7 z 16

V poslední záložce Automatic Sync si můžeme povolit automatickou synchronizaci a dále vybrat, kdy se synchronizace spustí (v které dny, v přesně určených intervalech atd.).

Nastavení potvrdíme tlačítkem OK.

1.3 Nastavení Internet Explorer

Podmínkou pro fungování synchronizace je toto nastavení Internet Exploreru:

Downloads:- File download -> Enable

ActiveX controls and plug-ins:- Run ActiveX controls and plug-ins -> Enable- Script ActiveX controls marked safe for scripting -> Enabled

ActiveX controls and plug-ins:- Download unsigned ActiveX controls -> Enable- Initialize and script ActiveX controls not marked as safe -> Enable

Tento požadavek vychází z přiložené dokumentace SAP:

Strana 8 z 16

2 Synchronizace aktivit

Pokud chceme přenést aktivity z Lotus Notes do CRM, je nutné, aby daná aktivita byla v kategorii SAP CRM.

Na hlavní obrazovce vybereme odkaz Personalizace.

Strana 9 z 16

Z obrazovky personalizace vybereme tlačítko Synchronizace.

Spustí se nychronizační nástroj a detekuje změny mezi Lotus Notes a CRM. Tyto změny pak vypíše do přehledu.

Strana 10 z 16

Detaily synchronizovaných objektů je možné zobrazit na příslušné záložce – např. Tasks.

Synchronizaci spustíme tlačítkem Start a v případě úspěchu se nám vypíše informační hláška.

Strana 11 z 16

3 Synchronizace mailu

3.1 Z Lotus do CRM

Na hlavní obrazovce vybereme odkaz Došlá pošta.

Může se nám zobrazit hláška o spuštění ActiveX, kterou potvrdíme tlačítkem Yes.

V případě, že se Groupware klient bude dožadovat hesla k poštovnímu účtu, heslo vyplníme a potvrdíme.

V CRM pak uvidíme synchronizované maily.

Strana 12 z 16

Mail je možné rozkliknout a zobrazit jeho detaily.

Strana 13 z 16

3.2 Odeslání e-mailu z CRM přes Lotus

Zadejte účet. Pokud má kontaktní osobu, vyplní se automaticky kontaktní osoba.

Nyní je možno vyhledat e-mailovou adresu kontaktní osoby kliknutím na

Vyplňte příjmení kontaktní osoby a klikněte na Hledání

Objeví se seznam adres kontaktní osoby:

Strana 14 z 16

Tlačítkem převezmete adresu do e-mailu a můžete dál vyhledávat.

Tlačítkem převezmete adresu do e-mailu a ukončíte výběr.

Po vyplnění dat odešlete e-mail tlačítkem

Odeslaný e-mail je založen v CRM jako aktivita a je zobrazen u účtu:

Také je uložen v Lotus Notes ve složce „Odeslané zprávy“

Strana 15 z 16

Poznámka ke vzhledu obrazovky pro zadaání e-mailu:

Množství zobrazených údajů je možno rozšířit pomocí menu „Více“.

Strana 16 z 16