Upload
asyraf-safwan
View
111
Download
9
Embed Size (px)
DESCRIPTION
surat
Citation preview
SURAT-MENYURAT SURAT-MENYURAT RASMIRASMI
TAKRIF
Surat:
Kertas/Sesuatu
yang bertulis
Surat Kiriman:
•Kertas yang mengandungi khabar / maklumat
•Ditulis oleh sesuatu pihak
•Disampaikan kepada pihak lain secara berkirim
Penting pada surat kiriman:
i) Pengirim,
ii) Penerima,
iii) Kandungan surat
PENGERTIAN SURAT RASMIPENGERTIAN SURAT RASMISurat yang ditulis dalam urusan rasmiSurat yang ditulis dalam urusan rasmi
Rasmi: Segala urusan yang berhubung dengan
- Jabatan kerajaan
- Badan berkanun
- Syarikat; dan
- Sektor pendidikan
Penulis: Orang perseorangan
Seseorang atas nama jabatan; dan
Seseorang atas nama syarikat
Penerima: Orang perseorangan; jabatan; dan syarikat.
JENIS SURAT RASMI (ANTARANYA)
* Pemakluman * Aduan
* Permohonan * Perjanjian
* Arahan/Perintah * Pelantikan/Pengesahan
CIRI UTAMA SURAT RASMI
- Bersifat bukan peribadi
- Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja
- Mematuhi prinsip penulisan:
Tepat & betul, jelas, ringkas & padat, lengkap, bertimbang rasa, dan bertaut faktanya.
KEUTAMAAN PERENGGAN
Perenggan 1
* perenggan pembukaan
* menerangkan tajuk surat dan rujukannya
Perenggan 2 dan yang berikutnya
* penampilan maksud dan isi surat
* menjelaskan hasrat/maksud
* penghujah/penolak
* data dan maklumat penyokong
Perenggan penutup
* ‘pengikat’
* penegas kemahuan
* penyataan baik sangka dan harapan
FORMAT UMUM SURAT RASMIFORMAT UMUM SURAT RASMI1.1 Kepala surat;
- Maklumat penghantar
- Nombor rujukan dan tarikh
1.2 Maklumat penerima;
1.3 Sapaan/gelaran/alu-aluan;
1.4 Tajuk surat;
1.5 Isi/maksud surat:
- Pembuka bicara dan rujukan;
- Maksud sebenar surat;
- Harapan;
- Penyataan adanya lampiran
1.6 Penutup surat;
1.7 Slogan/moto (jika ada)
1.8 Tandatangan pengirim, nama dan jawatannya, kenyataanperwakilan;
1.9 Penerima salinan;
1.10 Singkatan pendraf dan/penaip surat;
1.11 Kod/nama fail/disket.
Maklumat pengirim
a) Kepala surat
b) Alamat pengirim
c) Rujukan surat
d) Tarikh surat
e) Maklumat tambahan
UNSUR SURAT RASMI
1. Maklumat Pengirim
2. Maklumat Penerima
3. Kandungan Surat
4. Hujung Surat
2. Maklumat Penerima
a) Nama dan alamat
b) Untuk perhatian (jika ada)
c) Melalui (jika ada)
3. Kandungan Surat
a) Kata sapaan
b) Tajuk surat
c) Kandungan surat
d) Penutup surat
4. Hujung Surat
a) Sebelum tandatangan
b) Tandatangan dan nama pengirim
SAPAANSAPAAN1.Tanpa gelaran
Tuan/Puan
2.Dengan gelaran
Rujukan kehormat
i) Duli Yang Maha Mulia (D.Y.M.M.)
Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan
Agong
ii) Duli Yang Teramat Mulia (D.Y.T.M.)
Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor
iii) Tuan Yang Terutama (T.Y.T.)
Yang di-Pertua Negeri
Duta
Pesuruhjaya Tinggi
iv) Yang Amat Berhormat (YAB)
Perdana Menteri
Timbalan Perdana Menteri
Ketua Menteri
Menteri Besar
v) Yang Berhormat (YB)
Menteri
Timbalan Menteri
Wakil Rakyat
Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri
Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri
Setiausaha Kerajaan Negeri
Penasihat Undang-Undang Negeri
vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.)
Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana Menteri/Isteri Timbalan Perdana Menteri Tun dan Toh Puan
vii) Yang Berbahagia (YBhg.)
Tan Sri/Puan Sri
Datuk/Datin
viii) Yang Amat Arif (YAA)
Ketua Hakim Negara
Hakim Besar Malaya
Hakim Besar Borneo
ix) Yang Arif (YA)
Hakim Mahkamah Agung
Hakim Mahkamah Tinggi
UNGKAPAN KHUSUS
1. Penanda rujukan
2. Penanda penyertaan
3. Penanda pemakluman
4. Penanda sebab-musabab
5. Penanda perintah
6. Penanda matlamat
7. Penanda perwakilan
8. Penanda pendapat
9. Penanda sambungan
10. Penanda sikap
11. Penanda jangkaan
12. Penanda penamat
i) Penanda Rujukani) Penanda RujukanMerujuk kepada...Berhubung dengan….Sehubungan dengan….Berkenaan dengan….Mengikut….Menurut….Contoh:Merujuk kepada perkara yang tersebut di
atas…Merujuk kepada perbincangan telefon
antara….Berhubung dengan perkara di atas….Sehubungan dengan perkara di atas….
ii) Penanda Penyertaanii) Penanda Penyertaan
Bersama-sama dengan ini ... Dengan ini ...
Contoh: Bersama-sama dengan ini disertakan…
Dengan ini dilampirkan...
iii) Penanda Maklumaniii) Penanda Makluman
Maklum
Memaklumkan
Dimaklumkan
Memaklumi
Contoh:
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…
Kami ingin memaklumi tuan bahawa…
Seperti yang puan sedia maklum...
iv) Penanda Sebab-Musababiv) Penanda Sebab-Musabab
Berhubung dengan Atas Dengan
Contoh: Berhubung dengan kesalahan yang tuan
lakukan ... Atas kelewatan tersebut, kami… Dengan hal yang demikian, kami...
v) Penanda Perintahv) Penanda Perintah
i) Perintah kurang halus
Diarahkan Diingatkan Dikehendaki
Contoh: Saya telah diarahkan… Tuan ingatkan… Puan dikehendaki...
ii) Perintah halusii) Perintah halus
a) Harapan Harap Berharap Mengharapkan
Diharapkan Harapan Contoh: Harap maklum bahawa... Diharapkan agar…
b) Nasihat Menasihati Dinasihati Contoh: Saya ingin menasihati tuan...
iii) Permintan/Permohonaniii) Permintan/Permohonana) Permintaan langsung Meminta Diminta Memohon Contoh : Tuan diminta melaporkan diri…. Kami memohon kerjasama tuan...
b) Permintaan tak langsung ingin mendapatkan suka c) Permintaan halus sudilah ……. berbesar hati sekiranya… sila...
6. PENANDA PERWAKILAN
Bagi pihak jabatan ini, saya …
Saya, bagi pihak rakan-rakan ...
7. PENANDA MATLAMAT
Untuk tujuan ini …
Untuk makluman tuan …
Untuk pertimbangan tuan …
8. PENANDA PENDAPAT
Pada pendapat saya …
Pada fikiran kami …
Pada pandangan saya ...
9. PENANDA SAMBUNGAN/KESINAMBUNGAN
Sebagai lanjutan kepada surat saya …
Merujuk kepada perbualan telefon antara …
Berikutan daripada percakapan melalui telefon antara ...
10. PENANDA SIKAP
i) Positif
Terima kasih
Menghargai/dihargai
Sukacita
Setuju
Contoh:
Pihak kami mengucapkan terima kasih ...
Kami bersetuju membenarkan puan …
Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa tuan …
Kerjasama tuan amat dihargai ...
ii) Negatif
Dukacita
Kesal
Berhalangan
Tidak bersetuju
Contoh:
Pihak kami tidak bersetuju ...
Kejadian tersebut amat dikesali ...
Dengan dukacitanya dimaklumkan bahawa ...
11. PENANDA JANGKAAN
Atas kerjasama tuan, saya dahulukan ucapan terima kasih.
Kerjasama tuan didahulukan ucapan terima kasih.
12. PENANDA PENAMAT
Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.
Sekian dimaklumkan.
Terima kasih.
KESANTUNAN DALAM SURAT RASMI
Bahasa yang bersantun:
beradab, berbudi, bersopan
Aspek pilihan kata
Contoh:
tidak berapa bersetuju
agak keberatan
berhalangan
tidak berkelapangan
hormat takzim besar hati
dukacitanya berat hati terkilan
bertuah gembira sukacita
Ragam ayat:
Sesungguhnya kehadiran tuan amatlah kami
harapkan. Namun sekiranya pihak tuan
berhalangan, dapatlah kiranya pihak kami
dimaklumi dengan ...
Mengapakah banyak bentuk
pasif dalam surat rasmi?
KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT
* Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …
* Sukacita dimaklumkan bahawa …
Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa …
* Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
Dengan hormatnya perkara di atas dirujuki.
* Berhubung perkara di atas, …
Berhubung dengan perkara di atas, …
* Sehubungan itu, …
Sehubungan dengan itu, …
* Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan.
Kehadiran tuan/puan dalam mesyuarat ini adalah wajib.
* Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. Saiful Haris di
Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492.
Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di
Unit Perancangan, tel. 03-23948605 samb. 492.
* Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut:
Senarai nama peserta adalah seperti yang berikut:
* Yang Benar,
Yang benar,
KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI
* Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.
Saya mohon perhatian tuan terhadap …
* Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan
adalah dikesalkan.
Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat
dikesali.
* Sila majukan bersama ini satu salinan surat …
Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan
surat …
* Permohonan ini dipanjangkan …
Permohonan ini dikemukakan …
* Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan …
Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan …
* Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai
dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai
dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian.
* Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan
dengan pegawai yang sesuai.
Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap cari
pengganti yang sesuai.
TERIMA KASIH