Svensk Orientering · Föreningen kan också ha en gemensam kalender där man kombinerar \nskvärt...
75
Föreningens effektiva webbplats
Svensk Orientering · Föreningen kan också ha en gemensam kalender där man kombinerar \nskvärt innehåll. Aktiviteter i kalendern - Skapa en aktivitet, välj vilka medlemmar som
1. A av tre träffar. Avbryt gärna för att fråga. Är det någon särskilt ni vill att jag ska ta upp under kommande utbildnignar får ni gärna säga till eller skicka e-post till mig.
Planering
Introduktion, information och inspiration kring hemsidan i IdrottOnline.
Förstå hur systemet hänger ihop och känna till de grundläggande funktionerna.
Presentatör
Presentationsanteckningar
Idrottonline kan användas till olika delar. Kommunikationsverktyget IdrottOnline �Webbverktyget- med hjälp av det kan du kommunicera med alla i eller utanför föreningen eller endast utvalda i föreningen.��Mötesplatsen - här träffar du dina idrottsvänner digitalt, bloggar och här kan du delta i olika forum kring svensk idrott. �Lagrum - för ditt lag eller träningsgrupp. Även styrelsen eller andra grupper, som inte vill ha sin webbsida synlig för alla, kan använda det. Filmer och bilder - du kan redan idag lägga in bilder som sparas i systemets eget valv. Med lite hjälp av externa webbsidor går det även att visa filmklipp på sidan.��Nyheter - kommer automatiskt på föreningens webbsida från ert specialförbund, specialdistriktsförbund, distriktsförbund och Riksidrottsförbundet. Här kan man också lägga till andra föreningars nyheter. Nyhetsbrev - skapa nyhetsbrev och utskickslistor direkt från IdrottOnline.��RSS - ger medlemmarna möjlighet att få information direkt dit man själv vill på internet. Kalender - på webbsidan kan varje lag/grupp själva sköta sin kalender. Föreningen kan också ha en gemensam kalender där man kombinerar önskvärt innehåll.��Aktiviteter i kalendern - Skapa en aktivitet, välj vilka medlemmar som ska delta och klicka för att ange aktuella medlemmar till aktiviteten.��Anmälningsmöjligheter - till tävling eller annan föreningsaktivitet. Lägg upp aktiviteten som anmälningsbar och låt de medlemmar som ska delta själva anmäla sig.
IdrottOnline är ett verktyg som är byggt utifrån tanken att föreningen har sin hemsida, medlemsregister, ansökan till LOK-stöd och Idrottslyft samt tävlingsadministration på ett och samma ställe.
Om Idrottonline
• Ett system för alla föreningar förbund och Riksidrottsförbundet • Webb, medlemsregister, ekonomi, lokstöd, utbildningar • Anpassningar för respektive idrott.
Vad är IdrottOnline
• Administrativ & kommunikativ IT-plattform mellan medlemmar, föreningar, förbund
• Webbplatser för klubbar = IdrottOnline Klubb • Webbplatser för förbund = IdrottOnline Förbund • Gemensam administration mellan klubb & förbund = IdrottOnline
Administration • Koppling mot respektive idrottstävlingsadministration • Ett användarnamn och lösenord • Webb, medlemsregister, ekonomi, lokstöd, utbildningar
Om IdrottOnline
Administrationsverktyg • Medlemsregister • Tävlingsadminstrativt system • LOK-stödsredovisning –
med digital närvarorapportering. • Licensmodul • Ekonomi/bokföring • Årsrapport
Utbildningsmodul • SMS-meddelanden • Hantera avgifter • Anmäla till utbildning
Idrottonline kan användas till olika delar. Kommunikationsverktyget IdrottOnline �Webbverktyget- med hjälp av det kan du kommunicera med alla i eller utanför föreningen eller endast utvalda i föreningen.��Mötesplatsen - här träffar du dina idrottsvänner digitalt, bloggar och här kan du delta i olika forum kring svensk idrott. �Lagrum - för ditt lag eller träningsgrupp. Även styrelsen eller andra grupper, som inte vill ha sin webbsida synlig för alla, kan använda det. Filmer och bilder - du kan redan idag lägga in bilder som sparas i systemets eget valv. Med lite hjälp av externa webbsidor går det även att visa filmklipp på sidan.��Nyheter - kommer automatiskt på föreningens webbsida från ert specialförbund, specialdistriktsförbund, distriktsförbund och Riksidrottsförbundet. Här kan man också lägga till andra föreningars nyheter. Nyhetsbrev - skapa nyhetsbrev och utskickslistor direkt från IdrottOnline.��RSS - ger medlemmarna möjlighet att få information direkt dit man själv vill på internet. Kalender - på webbsidan kan varje lag/grupp själva sköta sin kalender. Föreningen kan också ha en gemensam kalender där man kombinerar önskvärt innehåll.��Aktiviteter i kalendern - Skapa en aktivitet, välj vilka medlemmar som ska delta och klicka för att ange aktuella medlemmar till aktiviteten.��Anmälningsmöjligheter - till tävling eller annan föreningsaktivitet. Lägg upp aktiviteten som anmälningsbar och låt de medlemmar som ska delta själva anmäla sig. Administrationsverktyget IdrottOnline �Medlemsregister - enkelt att importera från till exempel ett Excelark. Det går att ta ut e-postlistor och skriva ut adressetiketter. Adresserna uppdateras regelbundet via samkörning med SPAR-registret som har folkbokföringsadresserna. Tävlingsadminstrativt system - SF har möjligheten att integrera sitt tävlingssystem�med IdrottOnline, vilket förenklar och förbättrar anmälan, serie- och resultatredovisning. LOK-stödsredovisning - med digital närvarorapportering. Direkt digital registrering av närvaro. Till exempel kan ledaren via sin mobil registrera de som är närvarande vid en träning och slippa sitta och sammanställa alla närvarokort�vid redovisningsperiodens slut.��Licensmodul - gör det enkelt att hantera både person- och laglicenser.��Ekonomi/bokföring - via Swedbank e-bokföring. Här kan också medlemsavgifter hanteras med direkt återkoppling till medlemsregistret.��Årsrapport - enkelt att skicka in årsrapporten till ditt SF.��Utbildningsmodul - gör anmälningar till kurser och utbildningar hos SF och SDF samt att redovisa egna utbildningar direkt till SISU Idrottsutbildarna
Fördelar
Enklare administration
Snabbare informationsspridning
Ökad service till medlemmarna
Billigare utskick Behörighetsstyra roller
Möjlighet till kommunikation
Presentatör
Presentationsanteckningar
Enklare administration och billigare utskick I Idrottonline kan du lägga upp hela medlemslistan för föreningen. Du kan där redigerar information, tar bort eller lägger till medlemmar. Du kan skicka inloggningsuppgifter till medlemmarna och skapa arbetsrum som fungerar som egna hemsidor för lagen. 15 arbetsrum ingår från början men det finns möjlighet att köpa till ytterligare arbetsrum. • Snabbare informationsspridning I Idrottonline finns en hemsida där du enkelt lägger in aktuella nyheter och bilder. Du bestämmer själv när varje artikel ska publiceras. Du kan skriva meddelanden om aktuella händelser. Direkt på din föreningssida presenteras de senaste resultaten och nyheterna från distrikt och nationellt förbund inom din idrott. • Ökad service till medlemmarna Genom att föreningen anväder Idrottonline blir det lättare för medlemmarna att snabbt hitta föreningens olika aktiviteter. I aktivitetskalendern lägger du in föreningens arrangemang och kopplar dessa till definierade grupper. Kalender innehåller automatiskt också de arrangemang som ditt distrikt och förbund har registrerat. Rollerna kan behörighetysstyras så att man bara kommer åt det man behöver,
Några av fördelarna med hela IdrottOnline
• All administration på ett ställe
– Ett användarnamn och lösenord till alla dina sidor
– Min sida där du redigerar dina uppgifter i hela idrotten
– Medlemsregister med uppdatering mot SPAR
– Skapa och hantera avgifter – Söka och hantera licenser – Söka och hantera Idrottslyft – Skapa och anmäla sig till
utbildning – Hantera och söka LOK-stöd
• Enkel hemsida • Vanligt webbverktyg –
EpiServer Samma för förbund och föreningar
• Gemensamt nyhetsflöde • Dela kalenderaktiviteter • Automatisk resultat- och
Allt hänger ihop. Ett system för allt. Specialförbund kan ha lagt till lösningar utifrån sina behov. .
Vad ska vår webbsida användas till?
Förening
Förbund K o m m u n i k a t i o n
Medlem
A d m i n s i t r a t i o n
Presentatör
Presentationsanteckningar
IdrottOnline är svensk idrotts verksamhetssystem och basen för all kommunikation och administration mellan medlem, förening och förbund. IdrottOnline är helt kostnadsfritt för föreningen. IdrottOnline är också ett stöd i den demokratiska processen och skapar ökad delaktighet. Varje medlem i föreningen får information om vad som är på gång vilket är viktigt för att de ska känna sig delaktiga. Välinformerade medlemmar blir oftast mer motiverade. IdrottOnline använder webbverktyget EPi-Server, ett enkelt och mycket flexibelt verktyg och dessutom marknadsledande i Norden. IdrottOnline finns också för distrikt och specialidrottsförbund (SF). Samtliga distrikt och de allra flesta SF använder IdrottOnline. Webbsidorna för förbund är byggda på samma sätt som för föreningar och gör så att flöden från förbundens webbplatser kan nås av föreningarna. Att dessutom ha koppling till det gemensamma administrativa verktyget gör att förbund och föreningar jobbar ihop.
Vem ska ta del av informationen på webben? Viktigt att definiera målgrupp för att informationen ska nå till rätt personer. Då vet man också vad de efterfrågar. Om man har många aktiva kankse de vill se och veta när det finns lediga träningstider, där de har samlingar. Vi kommer att inventera era målgruppers behov idag. Vilka personer och målgrupper, inom och utanför föreningen, är viktiga för er att informera och kommunicera med? Vad behöver de veta? På vilka sätt kan ni kommunicera med och informera era viktigaste målgrupper? Hur tar de olika målgrupperna till sig information på bästa sätt?
Vem?
• Vem ska göra vad? • Vem är ansvarig? • Hur får ni sidan att leva?
Presentatör
Presentationsanteckningar
Frihet under ansvar
Logga in
• Använd hänglåset, ditt användarnamn, och lösen ord. – Personnummer – Min sida – inställningar, lösenord, ändra uppgifter
!
Utseendet i inloggat läge
Presentatör
Presentationsanteckningar
Systemet Episerver som idrottonline använder bygger på en trädstruktur. Jfr utforkaren. Enklast att skapa en ny sida är att högerklicka och välja skapa ny. Sedan väljer du sidan som ska skapas, jfr utforskaren
Min sida
Behörighet
Administratör
Webbredaktör
Medlem
Presentatör
Presentationsanteckningar
Tre nivåer Administratör – kan göra allt Webbredaktör – uppdatera webb Medlem – logga in på sidor som enbart är öppna för medlemmar. Tänk på vilka konsekvenser och ev merarbete det kommer att innebära för er om ni låser sidor så att medlemmar endast kan se dem.
Tilldela behörighet
• Behörighet tilldelas under respektivemedlem i medlemsregistret.
!
…lätt att redigera – man ser vad som händer
Presentatör
Presentationsanteckningar
Till vänstar ser man strukturen som speglas på sidan. Det är här man lägger till och skapar sidor. Men först ska vi prata om startsidans inställningar.
Startsida
• Hur ska er startsida se ut?
• Finns olika varianter, välj det ni kan hantera. Det kan vara svårt att fylla alla boxar. Det ska vara så enkelt som möjligt för användaren.
• Lyfta info på andra sidor- länka.
• Länka boxar.
Startsidan
• Rullgardinsmeny på webbplatsen • Anpassa startsidan i arbetsrummet, skapa nyhetslistor,
visa kalender • Bestäm antal nyheter som ska visas och storlek på
boxar. • Det går att göra bildspel i boxarna • Anpassa nyhetslista
• Fokuslistning - Visar nyheter med både rubrik och ingress i boxen • Enkel listning - Visar nyheterna med rubrik • Bildlistning - Visar bild på de tre översta nyheterna om toppbild är
inlagd på nyheten. Den första nyheten får en stor bild, de nästkommande två en mindre samt rubrik och ingress.
Presentatör
Presentationsanteckningar
Nya funktioner i idottonline sedan starten. Vissa saker känner ni säkert redan till, men vill ändå lyfta up dom som en påminnelse om vad man kan göra.
Boxinställningar
– Ta bort eventuell bakgrundsfärg – Kommentera nyheter – Visa antal kommentarer på nyheterna i listan – Visa antalet kommentarer i en nyhetslista tillsammans
med en pratbubbla nere till höger. – Dela nyheterna till Sociala medier
Anslagstavla
• Plats för sponsorer • Går att lägga till fritextfält
Nyhetslista
• Behöver ni flöden från distrikt och riksidrottsförbundet
• Resultatlistor? • Schemaläggning alla sidor • Arkivering
Nyhetslista och nyhetsflöde
Klubbinfo
…och mobilanpassa med ”Responsiv design”
…välj ”version 2.0” under Design på huvudsidan
Presentatör
Presentationsanteckningar
Responsivdesgin, fungerar på alla olika bildskärmar, anpassar sig efter bildskärmens upplösning.�Lanseras i december för klubbarna, olika färgteman, möjlighet att skräddarsy med enkla ingrepp
…så att man kan läsa och hantera i mobilen
IdrottOnline Klubb och förbund anpassat för olika enheter
Presentatör
Presentationsanteckningar
IdrottOnline Klubb i mobilen
Uppgift
• Anpassa startsidan • Skapa en nyhet • Se till att sidan är
mobilanpassad • Se till att klubbinfon är
korrekt
!
Presentatör
Presentationsanteckningar
Visa hur man gör anpassningar Visa hur man skapar en nyhet
Många olika sidtyper att välja mellan
Presentatör
Presentationsanteckningar
Man kan göra många olika typer av sidor, vanligast är vanlig webb sida, men ni kan också göra tex formulär.
Vanlig webbsida/bred webbsida
Vanlig webbsida
• Skapa din huvudstruktur med hjälp av vanlig webbsida. • Skapa underliggande sidor med vanlig webbsida
Editorn
• Jfr word • Skapa tabeller • Lägga in klipp från tex youtube på webbplatsen • Lägga in beskrivning av sidorna för att förbättra sökningen på
google. • Lägga in sökord för att göra sökningen på webbplatsen bättre
Länkar
• Länk i text • Länka hel sida
• Glöm inte att skriva in länktext så att användaren ser var
länken går. Detta är ett måste för de som använder läsverktyg för att läsa innehållet på sidan.
Bilder och dokument
• För att publicera bilder och dokument används imagevault. • Skapa en struktur i imagevault som gör det lätt att hitta. • Ordning från början underlättar
Bild & dokumentarkiv
Bilder
• Berabeta ljus, kontrast färg, mask. • Skapa tumnagelbilder –liten bild länkar till stor bild • Imagemap- skapa länkar i bilden • Ange metadata, ange fotograf och beskrivande text på bild
och dokument.
FAQ
• Skapa en vanliga webbsida • Lägg in text, bild och en länk på sidan
!
Kalender & anmälning
Kalender
– Kalendern kan visas som månadsschema, veckolista och lista med kommande aktiviteter. Man kan visa egna aktivteter och aktivteter som hämtas från andra och aktiviteter som hämtas från föreningen
– Länka direkt till annan webbsida – Länka till aktivitet från en annan sida i IdrottOnline
använder via länk – Visa en aktivitet i samtliga klubbens kalendrar – Aktiviteter kan exporteras till Outlook – Prenumerera på kalendern (tänk på kostnader)
Presentatör
Presentationsanteckningar
till t ex sin google-kalender eller outlook och också se den i mobilen. Om man väljer att prenumerera så kommer google- eller outlook-kalendern att uppdateras om någon uppdatering görs på någon aktivitet i kalendern på hemsidan. Här är det viktigt att vi poängterar att det kan ta några timmar innan uppdateringen av aktiviteterna syns i google-/outlook-kalendern. I google-kalendern kan det ta upp till 6 timmar.
Uppgift kalender
• Skapa kalender • Gör en kalenderhändelse
FAQ
Presentatör
Presentationsanteckningar
Skapa en sida för frågor och svar
Gästbok
Grupp- & lagrum
Presentatör
Presentationsanteckningar
Bra för enskilda lag med scheman, tränignstider, inforamtion till föräldrar osv. Borta är lapparna som jag är uppväxt med, som knöldes ned i tränignsväskan med risk för att de försvann, gick sönder osv. Föräldrar kan enkelt lägga in barnens träningstider i sin oulookkalender genom att gå in på lagets kalender ( gäller alla kalendrar)
Arbetsrum
Arbetsrum
• Kan avvikande färger – sätt regler vad är lämpligt för er? • Välj redaktörer, ni kan även välja medlemmar
Nyhetsbrev
Skapa nyhetsbrev och eget domännamn Nyhetsbrev •Skapa mottagarlistor där personer kan anmäla sig •Skicka nyhetsbrev till alla personer med en viss roll/grupp i sin organisation (dec) •Obegränsat antal nyhetsbrev •Mer önskemål?
…personer kan själva ansöka om medlemskap
Presentatör
Presentationsanteckningar
Inträdesansökan lanserats, så att man direkt via förbundet kan göra en ansökan om att bli medlem i förbundet. Automatiserat flöde mellan IF-SF-RF och tillbaka
… Bli medlem – IdrottOnline Klubb
Presentatör
Presentationsanteckningar
Möjlighet för föreningarna att direkt på IdrottOnline Klubb få in fullständiga uppgifter på personer. Hamnar i edlemsregistret i IdrottOnline Administration.
Söksida
Presentatör
Presentationsanteckningar
Viktigt med exakta sökningar
Formulär
Resultat
• Visa resultat från lagens serier om man använder Idrottonline för att rapportera dem.
• Visa resultat från FOGIS
Papperskorgen
• Plocka upp borttagna sidor
Tips
• Gör lite i taget, starta inte alla funktioner direkt ta de viktigaste och se till att det flyter.
• Se till att det som publicerats är färdigt, ta bort tomma sidor • Vem är bra på vad? Hjälp varandra, fånga upp de som är
intresserade och kan. Ungdomarna kan bidra med film och bilder
Tänk på!
• Undvik tabeller om det inte är nödvändigt. • Personer med hjälpmedel att läsa webb kan få problem om
man inte ställt in rätt. • Dvs skapa inte layout med tabeller
Bygga struktur
• Vad vill användaren veta? • Vilka rubriker ska finnas?
Slutsatser
• Vad ska vår hemsida användas till? • Vilka ska använda vår hemsida? • Hur skapar vi en bra hemsida som är aktiv? • Vilka funktioner behöver vi?
Presentatör
Presentationsanteckningar
Vad ska vår hemsida användas till? Informera medlemmar och andra intressearde.- mafö föreningen. Naturlig anslagstavla, kommunikation om möjligt viktigt att svara om man väkjer detta. Komplettera med sociala medier. Tånk på att alla ej har tex facebook. Viktigt att info finns på båda ställen om ni väljer att använda det. Vilka ska använda vår hemsida? Medlemmar sponsorer etc Hur skapar vi en bra hemsida? Bygg en struktur somn tillgodoser kraven som målgruppen har. Sätt riktlinjer om det är många redaktörer. Uppdatera ofta, helst varje dag. Se till att sidan äre prydlig rätt sak på rätt plats länka från nyhetsplats om det är ngt i strukturen ni vill lyfta. Gör det enkelt nyhet bloggar etc, se till att man når det från startsidan.
Goda exempel
• Vingåkers RF- all information finns på webben. Nyheter varje vecka. Blogg som uppdateras. Gästbok som lever och fungerar. Arbetsrum för våra stora tävlingar. Stor nytta av många funktioner. www.vingakersrf.se
• KVBS- Nyheter och resultat. Lagrum för alla lag med nyhter och info till föräldrar. www.kvbs.se
Appen ”IdrottOnline” ger idrottsföreningen tillgång till verktyg för att registrera närvaro, administrera grupper och medlemmar samt kommunicera via mobilen på plats där verksamheten bedrivs. IdrottOnline är svensk idrotts gemensamma verksamhetsstöd och är gratis för alla RF-anslutna föreningar.
IDROTTONLINE – EN DEL AV SVENSK IDROTT
Administrera
Gruppadministratören kan uppdatera gruppmedlemmarnas kontaktuppgifter och lägga till och ta bort medlemmar i gruppen. Varje medlem med inloggning kan redigera sina egna kontaktuppgifter direkt i mobilen. Inloggning till Appen är samma som till webbplattform IdrottOnline.
IDROTTONLINE – EN DEL AV SVENSK IDROTT
Registrera närvaro
Aktivitetsledaren/Gruppadministratören kan hantera LOK-stödsaktiviteter och registrera närvaro direkt på plats där aktiviteten utförs. Du har möjlighet att lägga till personer i aktiviteten antingen genom grupper eller genom personnummer.
IDROTTONLINE – EN DEL AV SVENSK IDROTT
Kommunicera
Kommunicera med ditt lag, träningsgrupp, styrelse eller annan grupp inom föreningen via sms-tjänsten SMSgrupp och meddelanden i Groupwall (Mötesplatsen i IdrottOnline).
