11
ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA

ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

  • Upload
    others

  • View
    4

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA

Page 2: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

Impressum

E-book je besplatni edukativni materijal namijenjen pretplatnicima portala chronos.ba. Izdaje se iskl-jučuvo u elektronskoj formi i dio je edukativnog segmenta portala.

Stavovi i mišljenja autora izneseni u ovoj publikaciji ne predstavljaju nužno stavove i mišljenja na-dležnih državnih, entitetskih i kantonalnih organa i institucija.

Izdavač

CHRONOS dooBranilaca Bosne 2A

ZenicaBosna i Hercegovina

www.chronos.baT +387 32 442 750F +387 32 202 581

Naslov publikacijeE-book ”Šta vam je sve potrebno za ured bez papira?”

Autor:Neven Miličević

UrednicaSanela Agačević

Grafički dizajnHana Kazazović

Fotografije preuzete sawww.freedigitalphotos.net

Mjesto i godina izdavanja Zenica, mart 2015.

Page 3: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

3 www.chronos.ba

Zamislite da je dan počeo kompliciranim promjenama u zakonodavstvu. Zbog toga su zaposlenici uskraćeni za određeno redovno vrijeme u kom obavljaju svoje poslove, i pri tome se trude maksimal-no ubrzati sve radne procese da bi stigli odgovoriti zahtjevi-ma klijenata. U sred cijele ove gužve fax prestaje funkcioni-rati, događaju se problemi tehničke prirode i jedan od vaših glavnih računara presta-je raditi.

Cijeli dan se pretvara u jedan veliki haos u kojem se i najor-ganizovaniji osobenjaci teško snalaze. Ljuti smo što nemam rezervne fax rolne, ljuti smo što nemamo zamjenski uređaj, ljuti smo što nemamo rezervni računar i generalno možemo zaključi da je ovo momenat kada shvatamo ko-liko je kompletna usluga koju pružamo ovisna o (naizgled)

tako malim i besmislenim stvarima.

Ali, mogli smo sve raditi na lakši, jednostavniji, brži i e kasniji način.

Kako?Znate li koliko zaista imate troškova u vašem poslovanju? Koliko je vaše poslovanje ovisno o ispravno projiciranim situacijama?

Da li i zašto sredstva koja ulažete u poslovanje imaju svoju opravdanost i možemo li sve ovo jednostavno ubaciti u računicu i doći do poražavajućih rezultata? Ili Vi mislite da nisu poražavajući? Možda samo niste ni razmišljali o tome na taj način.

Informacija je svePraktično poslovanje kod svakog poslovnog subjekta je orjentirano na informaciju. Informacija je sve!

Informacija je postala veoma važan oblik koji uslovljava način komunikacije i vrijeme, a sve ovo uzročno proizvodi ili troši novac koji je u konačnici cilj svakog poslovanja. U stvari, možemo reći da je vrijeme novac. Vaš novac ste upravo u ovoj sedmici potrošili na kutije papira za potrebe kancelarije, fax rolne, post it papiriće, tonere i sl. Pri tome se podsjetite da ste platili i utrošenu električnu energiju, gorivo, održavanje voznog parka te niz drugih sitnica koje kada saberemo u konačnici više nisu stavka koja se tiče samo novca, već i vremena a pomenuli smo da je vrijeme novac.

Zašto nam treba “Ured bez papira”?

Vaš novac ste upravo u ovoj sedmici potrošili na kutije papira, fax rolne, post it papiriće, tonere i sl. Pri tome se podsjetite da ste platili i utrošenu električnu energiju, gorivo, itd.

Page 4: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

4 www.chronos.ba

Većina poslovanja u današnjem periodu po automatizmu zahtijeva posjedovanje računara, internet konekcije, fax uređaja, printera i bilo kakve mrežne infrastrukture, neovisno da li ste to sami uradili, ili je uradio poznanik, ili ste se odlučili na profesionalan pristup pa ste angažirali rmu (sistem integra-tora) da to uradi.Na ovaj način, u stvari, već posjedujete značajan „komad“ potrebnog materijala za kolač koji se zove „office bez papira“. Potreb-na oprema za taj kolač je:- Odgovarajuća konekcija na provajdera Inter-net usluga (ISP); - Određen broj telefonskih linija;

- Uređaj koji nam omogućava pristup inter-netu (router, modem); - Spojni put između vaših računara (kablovi ili wireless oprema); - Uređaj koji povezuje računare (switch);- Server sa licenciranim operativnim siste-mom;- Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje i kopiranje sa obaveznim ADF utorom za papir;- Analogni modem (PTSN modem);- Wireless uređaj za potrebe kancelarije (ac-cess point, switch);

Ukoliko već nemate internet pristup neke od kompanija na tržištu prije nego se odlučite pregledajte sve ponude. Važno je da se opredjelite za najsigurniju uslugu i da je ista svojom brzinom pristupa dovoljno dobra. Međutim, nije najbitnije ni imati veliku brz-inu ukoliko davatelj usluge ima kontinuirane probleme, jer će takva situacija loše uticati na poslovanje ili ga dovesti u ćorsokak.Druga važna stavka je oprema koju sam da-vatelj usluge instalira. S obzirom da je ova oprema obično uključena u cijenu radi se o uređajima koji skoro pa jedva zadovoljavaju osnovne potrebe. Stoga je potrebno više puta provjeriti šta zaista dobijamo za svoj novac.

Šta nam je sve potrebno da bi napravili “Ured bez papira?“

Čuvajte se sitnih troškova, jer mala pukotina potopit će veliki brod.

Zato, mudar čovjek uvijek štedi vrijeme, riječi i novac.

Savjet: Minimalna brzina pristupa in-ternetu bi trebala biti 10/1 Mbytes. U kancelariji gdje postoje 4 uposlenika i 40 korisnika usluga bilo bi potrebno imati minimalno dvije telefonske fiksne linije. Ukoliko želite da poslove obavljate putem mobilne telefonije onda bar jedna tele-fonska linija. Odabir pružatelja Internet usluga možete uraditi prema ponudama koje pružatelji pošalju, ali isto tako se posavjetujte sa korisnicima tog pružatelja da li su zadovoljni uslugom kao i cijenom za plaćeno. Prilikom odabira pružatelja tražite probni period za uslugu, kao i in-formacije o opremi koju pružatelj daje na korištenje. Obratite pažnju na ugovore koje dobijate od pružatelja obzirom da u većini njih klauzula oko pružanja usluge može biti „škakljiva“ jer su unutra nave-dene stavke koje najčešće odgovaraju samo pružatelju usluga. Ne zaboravite da se za određene sporove oko pružanja usluge ili problema uvijek možete obratiti Regulatornoj agenciji za komunikacije u BiH (RAK).

Page 5: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

5 www.chronos.ba

Nakon što smo obezbjedili komunikacijske kanale i odabrali najprihvatljivijeg davaoca usluge trebamo se posvetiti unutrašnjem opremanju kancelarije informatičkom opre-mom. Tada nailazimo na nove izazove koje za neke mogu biti i „noćne more“ (ali ne nužno).Slobodno možemo reći da je tržište IT opreme u BiH nesređeno pa da čak i na-jbolji poznavaoci IT struke često imaju probleme da nabave opremu koja je po-trebna za neometan rad, a da sa druge strane ta oprema opravdava princip „ulože-no – dobijeno“.Možete imati super računar, ali ukoliko nemate odgovarajuće spojne puteve taj računar je neupotrebljiv. Mnogi će odmah pomisliti kakao je bežično spajanje prava investicija i reći da je spajanje zičkim veza-ma zastarjelo. Postoji mnogo razloga zašto kažemo da bežično spajanje poslovnih mreža nije baš dobar odabir i zašto je još uvijek tradicionalan način u prednosti.Bežične mreže kao medij za prenos signala koriste zrak. U zavisnosti od raznih promje-na koje mogu nastupiti, vlažnosti, određen-im električnim smetnjama, meteo prom-jenama pa čak i fizičkim zaprekama bežične

mreže nisu u stanju ostvariti kontinuiranu stabilnu vezu i stabilan protok.Sa promjenama bilo koje vrste bežične mreže gube protok, često dolazi do pucanja istih te su za profesionalnu namjenu uređaji prilično skupi. U slučaju korištenja bežičnih mreža potrebno je svaku komunikaciju štititi od neželjenog čitanja od strane drugih ko-risnika, te je način samog rada mnogo kom-piciraniji nego kod žičnih spajanja. Sve to, uključujući i cijenu same infrastrukture je jedno veliko NE bežičnom spajanju za profe-sionalno korištenje. Naravno, uposlenicima je uvijek dobro omogućiti da imaju pristup bežičnom sistemu.Osim pasivne opreme potrebno je ima-ti i uređaj koji povezuje sve računare u mrežnom okruženju koji se zove switch (en-gleska riječ na prekidač), tačnije preklopnik uređaj koji ste sigurno do sada imali prilike vidjeti. Obično u manjim uredima router (usmjerivač) obavlja funkciju ovog uređaja no u okruženjima gdje imamo više radnih stanica switch je češće korišten uređaj. Jednostavne je konstrukcije i služi za samo jednu stvar, a to je da se svi dolazeći konek-tori od radnih stanica (računara) konektuju i komuniciraju zajedno.

Možete imati super računar, ali ukoliko nemate odgovarajuće spojne puteve taj računar je neupotrebljiv.

Savjet: Preporučena oprema u ovome segmentu je svakako oprema koja podržava brzine od 1 Gb. Veoma je učestala pojava starije generacije switch-eva koji podržavaju brzine do 100 Mb. Ovakva riješenja su još uvijek upotrebljiva, međutim, za veoma malu razliku u ci-jeni (oko 7%) možete imati IT infrastrukturu koja je deset puta brža. Ukoliko radite planski i želite maksimalne brzine u mreži a da ne ulažete u narednom periodu od 10 godina vje-rovano će te odabrati optičke veze. One su najkvalitetnije i najbolje rješenje, ali napomin-jemo da su još uvijek dosta skupe. Trenutno optimalno rješenje za klasične urede je 1 Gb računarska mreža urađena sa kablovima pomenute kategorije 6 i istom takvom aktivnom opremom (switch, router, te druga periferna oprema).

Page 6: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

6 www.chronos.ba

Sada dolazimo do segmenta koji se krat-ko zove – server. Server je ključno mjesto koje nikako ne smije biti izloženo rizicima nestabilnog napajanja, zičkog oštećen-ja, otuđenja, velikih termalnih promje-na. Server je takođe i ključni računar u sistemu i kao takvo mora biti obezbjeđen maksimalno kako zički tako i tehnički. Ne kažemo bez razloga da je server i mjesto i računar.

Što je u pravilu server?Da bi objasnili ovaj pojam postavićemo st-vari koje su običnom čovjeku lakše razumi-jeti.

Na primjer, možete voziti automobil koje je „osnovni“ model i koji ima skup funkcija koje će ga držati na cesti i omogućiti svakod-nevnu upotrebu. Međutim, u njemu ćete se znojiti, rukom otvarati prozore, zbog male snage motora moraćete biti ekstremno pažljivi kojom brzinom se krećete i na kraju nećete moći za određeno vrijeme preći broj kilometara kao recimo automobil sa jačim motorom. Vaš automobil neće imati zašti-tu od krađe, nećete ga moći pratiti putem satelita, nećete moći u njega staviti stvari

za cijelu porodicu i krenuti na putovanje. Ukratko, taj automobil je automobil za grad-sku vožnju i on je savršen za ono što obavlja u gradu i na kraćim relacijama. Za putovanja na duže relacije, prvenstveno zbog sigurno-sti i potrošnje, ipak treba automobil puno boljih karakteristika.

Ovakvu sliku ćete zateći i u IT svijetu. Obič-no se pribjegava kupovini običnog uredskog računara koji će „glumiti“ server te će na njemu biti pohranjeni vaši podaci o poslo-vanju i baza podataka. Time smo stavili sav svoj posao na kocku radi uštede od 500 KM.

Da li je to potrebno?

Da li vas je neko posavjetovao, šta zaista treba da bude vaš server, koje servise tre-bate koristiti, gdje će stajati vaši podaci?

Ko, kako i kada će moći pristupiti tim po-dacima?

Savjetodavna usluga u IT sektoru je seg-ment koji je neophodan i u našoj struci. Možemo slobodno reći da ste dobrim sav-jetom zaradili prvi novac za vaš ured.

Šta je u pravilu SERVER?

Page 7: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

7 www.chronos.ba

To može biti stroj koji će na sebi imati 4 i 5 servisa koji nam trebaju u lokalnoj mreži, in-staliran SQL server za potrebe vašeg uredsk-og aplikativnog sistema, backup vaših poda-taka i omogućiti udaljeni pristup korisnicima sistema koji veći dio svog posla obavljaju van ureda. Serverski računar za ovakav ured košta cca 1.000 – 1.500 KM.

- Uključimo li na ovakav stroj operativni sistem jednog od vodećih software proiz-vođača – Microsoft, trebaćemo izdvojiti do-datno još 400 KM.

- Uz sve ovo bilo bi poželjno dokupiti mrežni uređaj za pravljenje rezervne kopije (Network Attached Storage – NAS) mrežni uređaj za pohranu podataka koji košta cca 250 KM.

I to je sve! Ovime ste kupili svu potrebnu opremu koja će zadovoljiti sve što nam je potrebno u vašem „Office-u bez papira“.

Nemojmo zaboraviti da kupovinu operativ-nog sistema ukoliko koristimo neke u UNIX – o i da ne moramo nužno platiti ili je mora-mo platiti puno manje nego pomenuti Mi-crosoft sistem. Ovdje je vječito pitanje koje svaki ured treba sam riješiti, a to je na kojoj

platformi će se zasnivati kompletan sistem. Veoma je bitno prepoznati činjenicu da osim servera imamo i klijente, tačnije računare u uredu koji će također trebati licencirani operativni sistem i aplikacije koje koristimo u svakodnevnom radu.

Ipak, uzimajući u obzir da se radi o poslov-nom okruženju i da ne želimo trošiti mnogo novca na održavanje sistema te promjene i stoga u ovoj trenutnoj postavci će odabir pasti na Microsoft okruženje obzirom da smo i u troškovniku naveli pomenuti operativni sistem.

BIRAJTE PROVJERENU OPREMUŠto se tiče odabira samoga računara pre-poručljivo bi bilo da to ipak bude neka re-nomirana oprema (HP, DELL, IBM ili sl.), zbog iskustva na polju serverskih rješenja i zbog pouzdanosti unutrašnjih dijelova u samom računaru, kao i drugih programskih rješen-ja koja ovi proizvođači nude a tiču se dal-jinskim upravljanjem i održavanjem serverske opreme. Preporučujemo i da koristite legalne programe i kupite licence za ono što će vama kao korisniku donijeti novu vrijednost.

POTREBE RAČUNOVODSTVENE AGENCIJE

Page 8: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

8 www.chronos.ba

Korisnički računari su najčešće pominjana stavka kod svakog office-a.

Često se postavlja pitanje da li kupiti prenosne računare ili ipak kupiti uredski računar? Ne postoji orginalan odgovor, sve je do korisnika i do organizacije poslovanja. Ukoliko imate potrebu da posao „nosite“ van ureda i radite ga kod kuće ili na putu onda je odgovor: „Da, potreban vam je prenosni računar“. Ukoliko posao obavljate u uredu onda je nepotrebno investirati u prenosne računare.

Za potrebe ureda ovog tipa je dovoljan računar srednje donje klase. Ovakav računar može koštati cca 500 – 600 KM.

Ono što je u našem slučaju ključno je rad sa gomilom dokumenata koje trebamo obradi-ti, skenirati i u digitalno obrađeno „gledati i knjižiti“.

Da bi povećali produktivnost i da bi omo-gućili operatoru bolji uvid u dokumenta koja obrađuje potrebno je da imamo dva mon-itora umjesto jednoga, što zahtijeva da naš računar ima mogućnost priključka dva moni-tora na jednu grafičku kartu.

Zašto dva? Razlog – da u jednom momentu

imamo uvid u aplikaciju koju koristimo za rad u uredu (određeni računovodstveni softver) i uvid u skenirana dokumenta. Dakle, moni-tor br. 1 će cijelo vrijeme raditi kao „primarni monitor“ i na njemu će biti aktivna aplikacija koju koristimo za rad, dok će monitor br. 2 prikazivati skenirane materijale ili materijale koje dobijamo od krajnjeg korisnika na obra-du (knjiženje). Stanje koje sada imamo jeste da radimo ručno. Dakle, imamo ogromne količine registratora i papirnih dokumenata koje sada „selimo“ na drugi monitor i naš sto i radno mjesto postaje mali „Office bez papira“.

Bitno je i posjedovanje mrežnog multifunkci-jskog uređaja za štampu, scaniranje i kopiran-je sa obaveznim ADF utorom za papir.

Zašto multifunkcijski? Zašto ADF? Svaki ured ima potrebu za: štampom, skeniranjem, kopiranjem, ... Ima potrebu napraviti papir-natu kopiju određenih dokumenata koji radi pravnih i zakonskih pravila moramo imati jednom ili drugom obliku.

Za „Office bez papira“ su idealni multifunkci-jski uređaji jer omogućavaju sve pomenuto, zauzimaju upola manje prostora od pojedi-načnih uređaja i cijena ispisa dokumenta je niska.

Za „Office bez papira“ su idealni multifunkcijski uređaji, zauzimaju upola manje prostora od pojedinačnih uređaja i cijena ispisa dokumenta je niska.

Page 9: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

9 www.chronos.ba

I dolazimo do posjedovanja analognog mo-dema (PTSN)

Vjerujem da će mnogi od Vas odmah uzvi-knuti da se vraćamo u kameno doba!

Ne, POTS (plain old telephone system) ili u prevodu običan analogni telefonski sistem nije ništa drugo do klasična telefonska linija ili sistem koji radi na tom principu.

Ukoliko se vratimo unazad i prisjetimo kako smo se do prije par godina priključivali na internet sjetićemo se neuobičejenog čud-nog šumećeg zvuka koji je proizvodio običan analogni modem. Upravo takvi modemi se nalaze integrisani u svaki klasični fax uređaj koji možete pronaći manje više u svakom uredu.

Šta su njihove karakteristike? Troše nam struju, traže posebne tonere ili lmove da bi ispisivali i uopće – zauzimaju nam prostor.

Pa zašto onda trebamo modem? Ugradnjom

modema ili njegovim priključivanjem omo-gućavamo da, ukoliko koristimo Microsoft server kao serverski operativni sistem dobi-jemo fax server. Ovo bi značilo da će se fax zamijeniti ovim modemom i da će faxirani dokumenti stizati na server u digitalnoj formi.

Kako šaljemo faxove? Jednostavno. Uko-liko instaliramo fax server na naš server svaki korisnik u našoj mreži će dobiti fax na svome računaru.

Umjesto da svaki put odštampamo doku-ment, pa ga potom ubacimo u fax, pa iza-beremo broj, mi jednim klikom na opciju print odaberemo ikonicu fax, upišemo broj i pošaljemo fax. Takođe, za svaki primljeni fax po automtizmu, ukoliko uključite ovu op-ciju, dođe na vaš e-mail inbox u obliku „tiff fotografije“. Vi ga dalje možete: štampati, kopirati, pohraniti ili čak prosljediti jednim klikom dalje putem e-maila. Isto važi i za primljene i za poslane faxove.

Savjet: Najvažnije karakteristike uređaja: ispis do 10.000 stranica mjesečno, cijena ispisane stranice iznosi 0,01 pf po stranici sa 10% zacrnjenosti, mogućnost skeniranja, obavezna automatska latica za skenirane materijale (ADF) i obavezna funkcija kopiranja. Ono što je jako bitno jeste da uređaj mora imati mrežni priključak. Cijena ovakvih uređaja varira na tržištu i slobodno možemo reći da su neke osnovne verzije uređaja u cjenov-nom rangu od 600 KM dok se neki profesionalniji uređaji mogu nabaviti i po cijeni od 2.500 KM. Ono što ne trebate kupiti za svoj ured je: pojedinačno pisač i scaner, scaner koji nema ADF, pisač sa patronama koje sadrže tintu, pisač koji nije predviđen za ispis manji od 10.000 stranica mjesečno, pisač koji nema mrežni priključak na sebi. Nemojte nabavl-jati različite uređaje, jer morate nabavljati različite patrone što dodatno podiže tekuće troškove + osoblje treba savladati upotrebu istih. U „skladištu“ uvijek treba da imate određene zalihe papira za štampu i najmanje jedno zamjensko punjenje za multifunkcijski uređaj. Ne kupovati uređaje koji nemaju ovlašteni servis u zemlji ili nemaju odgovarajuću podršku.

Page 10: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje

10 www.chronos.ba

- Pod pretpostavkom da klijent u svom sjedištu sačinjava određene interne do-kumente (ulazne kalkulacije, prenosnice, izlazne fakture) on umjesto da ih dono-si zički (ili da se ide po njih), eksportuje ih u pdf format, zapakuje (zip ili rar) i putem interneta dostavi računovodstvenoj agenciji. Može se postaviti pitanje količine dokumena-ta, veličine fajla koji se šalje, međutim, nije nužno slanje putem mejla. Mogu se za slanje koristiti i drugi „servisi“ kao što su Dropbox, WeTransfer, Google Drive i dr. koji omoguću-ju pohranjivaje, dijeljenje (share) i(li) slanje većih fajlova.

Znači, klijent ne donosi ovu vrstu dokumentacije niti mi idemo po nju, čime štedimo svoje i njegovo vrijeme.- Druga grupa dokumenata koja se mora zički donijeti (a koja je uglavnom u manjem

broju) su eksterni dokumenti (ulazne fak-ture za troškove, nabavku imovine i sl.). Ona se mora zički donijeti u računovodstvenu agenciju koja će izvršiti skeniranje dokume-nata i – vratiti ih klijentu. Zašto vratiti? Jer ih ima skenirane i kao takve pohranjene na serveru i spremne za knjiženje – u elektron-skoj formi.- Kada se skeniraju dokumenti oni su sprem-ni za knjiženje. Zaposlnik/ca u računovod-stvenoj agenciji na jednom monitoru gleda dokument koji knjiži (skeniran), a na drugom knjiži u odgovarajućem softveru. Ako pos-jedujete monitor sa 21 inch-a, onda postoji mogućnost da isti dijelite na dva „dijela“ (monitor screen spliting), pa u tom slučaju i ne treba drugi monitor.- Pri takvom načinu knjiženja sto je – bez pa-pira. Dokumenti / knjigovodstvene isprave su pohranjene i sigurne u server računaru.

Kako sve to praktično funkcioniše?

Dakle, uštedili smo trošak električne energi-je za: ispis dokumenta, toner, papir, vrijeme operatora i smanjili količinu papira koja se nalazi na našem radnom mjestu. Najvažniji segment dolazi na kraju, fax je ostao pohran-jen u bazi faxova koji se nalaze zabilježeni na server. Dakle, on neće izblijediti, nestati, a takođe korisnici nas neće ubjeđivati kada su iste poslali jer jednim klikom imamo uvid u potpune informacije kada je, kako i od koga fax došao.Obavezni dodatak koji čini život komfornijim i jednostavnijim – bežični pristupni uređaj ili access point. Svjedoci smo napretka u tehnologiji, rapidnog povećenja bežičnih uređaja koji koriste pametni telefoni, tableti, prenosni računari, bežični pisači, ...Obzirom da je ovaj vid pristupa uvijek na-jlakša tačka gdje svaki sistem biva napad-nut i prilično lako probijen, postavkama ovih uređaja posvetite maksimalnu pažnju. Nemojte zaboraviti da nikada ne pravite jed-nostavne lozinke, iste mijenjajte bar jednom mjesecno i trudite se da budu kombinacija velikog slova, broja, malog slova i specijalnog znaka tipa .#$ ili sl.UPS (uninterruptible power supply) ili u prevodu “besprekidno napajanje” je uređaj

koji nakon nestanka ili promjena napona električne energije štiti našu opremu, te uz pomoć baterija koje ima u sebi napaja: serv-er, router, switch, telefonsku centralu i ostale naprijed navedene segmente sistema.Ovo znači da će i nakon pet sati bez napajan-ja električnom energijom osnovna oprema za rad ureda biti u funkciji kao da električne energije nije nestalo.UPS obavezno treba da ima kapacitet 1.500 VA. Takođe, treba pomenuti da postoje ra-zličite vrste UPS uređaja i da bi bilo poželjno imati on-line uređaj prije nego line interaktiv.Prednost on-line verzije uređaja je što on kao takav nema direktnog dodira sa regularnim 200 v priključkom nego prati promjene nap-ona, frekvencije i shodno tome ltrira ono što dalje prospješuje uređaje koji su priključeni na njega.Na ovaj način teško da se može desiti da ima-mo uništen server ili recimo druge uređaje koji su priključeni na gradsku 220 V mrežu. Cjenovno, ovi uređaji su skuplji, skoro dva puta od line interactiv uređaja, ali pružaju mnogo veću sigurnost kod stalne upotrebe, i ukoliko imate novčana sredstva, ovaj uređaj svakako morate imati u uredu.

Page 11: ŠTA VAM JE SVE POTREBNO ZA URED BEZ PAPIRA · - Računari sa licenciranim operativnim siste-mom i licenciranim aplikacijama; - Mrežni multifunkcijski uređaj za štampu, scaniranje