TABLA DE CADUCIDADES Y CRITERIOS DE VALORACION DOCUMENTAL

TABLA DE CADUCIDADES Y CRITERIOS DE VALORACION DOCUMENTAL

Bases jurídicas y documentalesAcuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo

de conservación de los documentos del Archivo Contable Gubernamental. Diario Oficial de la Federación (D. O), 25 de agosto de 1998.

AGUILERA MURGUÍA, Ramón y Jorge Nacif Mina. Valoración de archivos. México: AGN, 2002.- Cuadro de clasificación y catálogo de disposición documental de la Secretarìa de Salud de

México.- Decreto número 49. Ley que crea el Archivo Histórico del Estado. Periódico Oficial del

Estado de San Luis Potosí (P.O). Número 11, 8 de febrero de 1979.- Ley Estatal de Protección del Patrimonio Cultural para el Estado. Sus modificaciones y

reformas. P. O, 3 de julio de 2003, edición extraordinaria; 30 de julio de 2005, edición extraordinaria.

- Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a La Información Publica del Estado de San Luis Potosí. Sus Modificaciones Y Reformas. P. O. 20 de Marzo De 2003, Edición Extraordinaria; 18 de octubre de 2003, edición extraordinaria, 20 de abril de 2004, edición extraordinaria.

- Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal. D.O, 2 de febrero de 2004.

- MEXICO. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Catálogo de disposición documental: instructivo para su elaboración. México: AGN, 2004. 17 p.

- Instructivo para el trámite y control de bajas documentales de documentación del Gobierno Federal. México: AGN, 2004. 20 p.

Valores, criterios y etapas de conservación y caducidad de expedientes

Para la determinación de los tiempos de conservación y caducidad de los expedientes es necesario elaborar el Cuadro Básico de Clasificación y Disposición Documental en el que se establece el periodo durante el cual los expedientes deben ser conservados en archivos de trámite (activos), archivos de concentración (semiactivos) o si requieren de valoración histórica antes del trámite de baja.

Los tiempos de conservación y caducidad deben ser determinados conforme al valor de los expedientes y el uso inmediato o mediato de los mismos (etapas de valoración en relación al ciclo vital de los documentos).

Valores.1) Legal o jurídico.2) Fiscal o contable.3) Administrativo.4) Histórico.

Etapas de valoración1) Primaria2) Secundaria

Valor primario

Uso administrativo, legal, fiscal y

técnico (de trámite inmediato)

Vigencia operativa y plazo precautorio

Archivo de trámite

Valor secundario

Testimonio de la acción (uso

científico, duradero, mediato)

Vigencia cultural

Archivo de concentración

Archivo Histórico

Esquema de valoración documental

Procedimiento y criterios de valoración primaria

CUAL QUE QUIEN COMO

Administrativo Determinar el plazo o evento para que el trámite o la actividad con la que se

relacionan los documentos quede concluido o prescrito

El área tramitadora con el apoyo del archivista

de la unidad administrativa

Mediante el análisis de los periodos de trámite, frecuencia de consulta

y normas de prescripción aplicables

Jurídico o legal

Determinar el plazo o evento para que los derechos u

obligaciones certificados por los documentos cesen o prescriban

Al área tramitadora con el apoyo del archivista

y la supervisión y validación de la

dirección jurídica de la dependencia

Mediante la legislación aplicable que acredite

derechos u obligaciones jurídicas, así como el plazo de prescripción de los

mismos

Fiscal

O contable

Determinar el plazo o evento para que cese o prescriba la necesidad de comprobar o justificar los gastos de los

recursos públicos

Al área tramitadora con el apoyo del archivista y la validación del área de recursos financieros de la dependencia y de la Contraloría General

del Estado y/o Secretaría de Finanzas

Mediante la normatividad técnica y

jurídica vigente que justifique el manejo y

uso de fondos, así como el plazo o evento que cancela su utilidad

probatoria

Procedimiento y criterios de valoración secundaria

CUAL QUE QUIEN COMO

Evidencial Determinar si tiene valor permanente en virtud de derechos y obligaciones

imprescriptiblesGrupo

interdisciplinario de archivistas y

especialistas en diferentes áreas de

investigación

Mediante el análisis de la legislación normativa estatal,

nacional e internacional (aplicación de muestreo)

Testimonial Determinar si da cuenta de aspectos de la evolución de la

institución

Mediante el análisis de los propios documentos que dan

cuenta de la evolución institucional

(aplicación de muestreo)

Informativo Determinar si la información es útil a la sociedad y su aplicación

a cualquier campo de investigación

Mediante el análisis de las corrientes y las fuentes de

investigación, etcétera

(aplicación de muestreo)

Rubros básicos de expedientes y documentos con valor legal o jurídico y criterios de conservación y

caducidad Son documentos originales de carácter jurídico o legal, conservados generalmente en las

direcciones generales de Asuntos Jurídicos, Patrimonio, Recursos Materiales y Servicios Generales y en la Unidad de Contraloría Interna.

Rubros básicos: Legislación: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, convenios y tratados nacionales e

internacionales, circulares de áreas mayores, disposiciones legales (Jefe del Ejecutivo, Secretaría, Entidad, Dependencia, Oficialía Mayor, Dirección General).

Asuntos jurídicos: Acciones judiciales (denuncias, demandas), juicios (laborales, fiscales, civiles, administrativos, sucesorios, de nulidad, de amparo), amparos, interposición de recursos administrativos, actas administrativas o circunstanciales.

Criterio de conservación: a) Archivo de trámite durante la vigencia del asunto o hasta la resolución del mismob) Archivo de concentración por un periodo de 10 años, si es copia sólo 5 años.

Con base en el párrafo tercero del artículo 18 de los Lineamientos generales todo documento que haya sido objeto de solicitud de transparencia de información deberá conservarse por dos años más a la conclusión de su vigencia documental.

Un porcentaje importante de estos documentos adquieren además valor histórico por lo que pueden ser conservados permanentemente.

Rubros básicos de expedientes y documentos con valor fiscal o contable y criterios de conservación

y caducidad. Son documentos comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto público y en su caso las

autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a nivel federal y a nivel estatal de la Secretaría de Finanzas. Los originales generalmente se conservan en los archivos contables de áreas relacionadas con Programación Organización y Presupuesto, Recursos Materiales, Servicios Generales, Patrimonio y Coordinación General de Obras y Conservación y Equipamiento.

Rubros básicos: Libros de contabilidad, registros contables, documentación comprobatoria y justificatoria de

ingreso a gasto público (comprueba las operaciones financiaras del libro de contabilidad), nóminas, asuntos presupuéstales, cuotas de recuperación, activos fijos, obra pública, valores financieros, aportaciones de capital, empréstitos, créditos concedidos, inversiones en otras entidades paraestatales.

Criterio de conservación:12 años tiempo mínimo, según Acuerdo para la organización y conservación del archivo contable gubernamental federal. a) Archivo de trámite 6 años (incluyendo el año en que se genera).b) Archivo de concentración 6 años.

Como se indica en el artículo 3 del Acuerdo, algunos documentos por su naturaleza se conservan por 12 años en la unidad administrativa generadora, tal es el caso de documentos que amparan inversiones en activos fijos y en obras públicas, así como aquellos que sirvan de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales.


Rubros básicos de expedientes y documentos con valor administrativo y criterios de conservación y

caducidad Son documentos elaborados, recibidos y conservados por una unidad administrativa

en función de la organización, procedimientos, actividades o acciones derivadas de las atribuciones delegadas a la misma en particular y a la Dependencia o entidad en general, y que además no tienen valor legal o contable.

Rubros básicos:Estudios, proyectos, análisis e informes sobre programas de trabajo, informes de

labores o reportes de actividades, actas de reuniones, acuerdos, invitaciones y eventos, reportes de visitas o de supervisión, reportes de evaluación.

Criterio de conservación:Por lo general un periodo máximo de 7 años a partir de la apertura del expediente.a) Archivo de trámite 2 a 3 años.b) Archivo de concentración 4 años.

Son documentos de índole variada y su vigencia en activo está supeditada a la

gestión del trámite que del documento se derive, por razones de optimización de espacio se recomienda que su permanencia en los archivos de trámite no exceda 5 años.


Rubros básicos de expedientes y documentos con valor histórico y criterios de conservación y

caducidad Son documentos cuyo valor legal, contable o administrativo ha prescrito, por ende

no tienen utilidad en la fuente generadora, previa valoración técnica histórica podrán darse de baja con la autorización del Archivo General del Estado o ser trasferidos a dicha Dirección o al archivo histórico de la Secretaría, entidad o dependencia generadora o al Archivo Histórico del Estado. Adquieren valores secundarios y pasan a ser de carácter social, son fuentes de información primaria para investigadores interesados en el análisis y estudio de la historia de las instituciones en particular y del estado y país en general.

Corresponde a las áreas de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de

la unidad o centro documentación institucional, valorar, rescatar, y custodiar documentos con valor histórico de su propia dependencia, así como observar lineamientos y criterios específicos dictados por los Archivo General del Estado y el Archivo Histórico del Estado. En el proceso de valoración histórica de los documentos deberá intervenir la unidad o fuente generadora de la información, además de expertos en historia y cultura regional.


caducidad (continúa).

Rubros básicos:

1. Tópicos relacionados con la organización, los procedimientos y las políticas con valor histórico (manuales de organización y procedimientos, guías técnicas, disposiciones o lineamientos generales de operación, organigramas aprobados de la unidad administrativa y de la dependencia, documentos con información sobre los antecedentes de la dependencia o la unidad administrativa).

2. Legislación y asuntos jurídicos (leyes, reglamentos, decretos y acuerdos del titular de la dependencia o entidad, normas oficiales mexicanas, convenios interinstitucionales o de la dependencia con entidades federativas, instituciones de educación superior, organismos no gubernamentales e internacionales, dictámenes de carácter jurídico, quejas, recursos de inconformidad o demandas, juicios: amparo, laborales, arbitrales, fiscales, sucesorios, actas de entrega recepción sexenales, auditorias).


caducidad (continúa).3. Expedientes relacionados con el desarrollo de los programas, acciones o

actividades de la institución (actas de reuniones, acuerdos de trabajo, informes de labores o reportes de actividades de áreas mayores: direcciones oficialía, secretaría, subsecretarias, estudios, proyectos, programas, análisis técnicos e informes sobre los principales programas de trabajo de la dependencia o entidad.

4. Expedientes con información de carácter general (políticas, proyectos de las áreas, cuenta pública, informes de visitas técnicas, estadísticas, encuestas, material gráfico y publicaciones de la dependencia o entidad y otras instituciones del Sector.


caducidad (continúa). En la determinación de expedientes con posible valor histórico debe tomarse en

cuenta: 1) Que su contenido refleje acciones, actividades, procedimientos y procesos de

carácter sustantivo, es decir que no se trate de trámites internos de tipo administrativo operativo (copias, de los documentos generados por trámites de viáticos y pasajes).

2) Que realmente muestren antecedentes, desarrollo y conclusión del asunto o tema. Cuando lo anterior no se cumpla, y siempre y cuando el área generadora de la información o responsable de la transferencia considere el posible valor histórico de sus expedientes, no sin la consiguiente anotación de esta condición en el inventario de transferencia al Archivo General del Estado o al Archivo Histórico.

3) El marco jurídico federal y estatal al respecto, específicamente los siguientes ordenamientos:

1) El párrafo V del artículo 4 de la Ley de Transparencia Administrativa Y Acceso A La Información Publica del Estado de San Luis Potosí, que define el concepto de información pública como “El dato o conjunto de datos captados, generados, divulgados o reproducidos en cualquier forma o medio por los Poderes del Estado, los ayuntamientos, las entidades dependientes de la administración pública estatal o municipal, los organismos autónomos y en general, por cualquier entidad o instancia pública, persona física o moral que actúe a nombre o por cuenta de aquellos, o aplique recursos públicos para captar, generar, divulgar o reproducir aquellos datos”.


caducidad (continúa).2) El artículo 58 de la Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a La

Información Publica del Estado de San Luis Potosí, en el que se lee: “Los servidores públicos serán sancionados en términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí y demás ordenamientos aplicables, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar, cuando incurran en los siguientes actos u omisiones:

II. Destruyan indebidamente, en forma total o parcial, información pública que tengan a su cargo.

3) El artículo 4 de la Ley que crea el Archivo Histórico del Estado, en el que se

considera archivos históricos “aquellos cuyos fondos datan de cincuenta años retrospectivos, así como aquellos de época reciente que ya no emplean en los servicios administrativos”.


caducidad (continúa).4) El artículo 3 de la Ley Estatal de Protección del Patrimonio Cultural Para el

Estado, que define al patrimonio cultural tangible, del que forman parte los documentos: “Conjunto de manifestaciones tangibles e intangibles generadas a través del tiempo, desde la prehistoria hasta cincuenta años antes de la fecha que trascurre al momento de su aplicación, por los diferentes grupos sociales que se han asentado en territorio del Estado y que por sus cualidades de significación social o documental, constituyen valores de identidad y autenticidad de la sociedad de donde surgen”; y el artículo 48 que trata de la depuración de documentos registrados en el Sistema Estatal de Documentación Histórica y Cultural, la cual se realizará “por los propios órganos que los emitieron, previa aprobación de la Secretaría de Cultura. Ningún documento podrá ser eliminado o destruido a discreción”.

5) El artículo 12 y 17 al 21 de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal referente a los archivos históricos y conservación de archivos en general.

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