Webindskrivning til skoleåret 2016-17

Tabulex TEA

2

TEA Hotline 4676 1892 eller support@tabulex.dk

INDHOLDSFORTEGNELSE

Indholdsfortegnelse ..................................................................................................................................... 2

Introduktion til Tabulex Webindskrivning ..................................................................................... 3

Opsætning af webformularen ............................................................................................................... 3

Kolonneindstillinger .......................................................................................................................... 4

Andre indstillinger ...............................................................................................................................7

Indsamling af skoleønsker .................................................................................................................... 8

Indskrivningsfanen .................................................................................................................................. 10

Sammentælling ...................................................................................................................................... 10

Farvemarkering ..................................................................................................................................... 11

Sortering ................................................................................................................................................... 11

Filtrering .................................................................................................................................................... 11

Tilvalg af kolonner ................................................................................................................................ 11

Bearbejdning af indkomne skoleønsker ....................................................................................... 13

Særhændelser .......................................................................................................................................14

Etablering ................................................................................................................................................. 15

3

INTRODUKTION TIL TABULEX WEBINDSKRIVNING

Tabulex Webindskrivning er et modul til Tabulex TEA. Modulet indeholder 2 elementer:

- Et webinterface (en webformular) der kan placeres på kommunens hjemmeside, og som

kan benyttes af forældrene til at afgive skoleønsker for deres kommende børnehaveklasse-

børn. Forældrene bliver også bedt om at aflevere telefonnumre, børnehaveoplysninger, og

andre relevante forhold.

- En funktionalitet i TEA, Etableringslisten, hvor man kan foretage opsætningen af webformu-

laren og arbejde med de skoleønsker, der kommer ind fra forældrene. Herunder hvad det

betyder for klassekvotienter o. lign., hvis elever der har benyttet frit skolevalg får deres øn-

sker opfyldt.

Etableringslisten kan ses og betjenes, på lige fod, af forvaltning og alle skoler i kommunen.

Etableringslisten tilgås via menupunktet ”Forvaltning” eller for skolerne ”Skole” og det

underliggende punkt ”Etablering”

OPSÆTNING AF WEBFORMULAREN

Opsætningen af webformularen vil kun kunne foretages via TEA Forvaltning, mens skolerne kan

se opsætningsindstillingerne, men ikke redigere.

Indstillinger til opsætningen findes i ”Forvaltning I Etablering I Indstillinger”.

Webformularen er en standardformular, hvor det er muligt at til-/fravælge muligheder, angive ind-

skrivningsperioden, samt skrive informationstekster, som forældrene skal se inden og efter at have

udfyldt formularen.

4

KOLONNEINDSTILLINGER

I tabellen ses et antal kolonner. De to kolonner længst til venstre viser kommunens egne skoler

med henholdsvis skolekode og skolenavn.

AKTIVE SKOLER

Det er muligt i kolonnen ”Aktiv” at markere om

skolen skal vises som en ønskemulighed på

webformularen. Fjernes en fluebensmarkering på

en skole vil forældrene ikke kunne ønske den

pågældende skole.

5

I kolonnen ”Distrikt” kan du angive det distrikt, som passer til den enkelte skole. Det betyder at

forældrene bliver præsenteret for en distriktsskole i webformularen og så bliver det nemmere at

sortere og filtrere i overbliksvinduet.

SFO

Skal forældrene kunne ønske

en SFO, kan du i kolonnen

”SFO ønsker” sætte flueben

ud for de skoler, hvor det skal være muligt at ønske SFO.

Du opretter SFO’er ved at klikke på knappen ”SFO’er”

under tabeloversigten. Her tilføjer du de SFO’er der er

behov for, og på fanen ”Tilknyt til skole” vælger du,

hvilke SFO’er der skal tilknyttes de enkelte skoler.

OBS! Vores anbefaling er dog, hvis kommunen har en separat digital

inskrivning til institutioner/SFO, at bede forældrene benytte den

mulighed, idet der ikke sker nogen automatisk overførsel til SFO-

systemer via TEA. Du har mulighed for at indsætte link til den digitale

pladsanvisning i kvitteringsteksten for skoleindskrivning, således at

forældrene dirigeres direkte videre fra skoleindskrivning tiol SFO-indskrivning. Eks. som vist til

højre.

AFDELINGER

Er der skoler i kommunen som er opbygget administrativt som hovedskole, med

underliggende afdelingsskoler, kan du angive om forældrene skal kunne ønske en

afdeling på webformularen. TEA ved på forhånd, hvilke skoler der er hovedskoler og

hvilke afdelinger, der hører til hovedskolen. Du kan i kolonnen ”Afdelinger” se hvis der er afdelinger

knyttet til en hovedskole. Sætter du flueben i kolonnen ”Afdelingsønsker” ud for en skole med

6

tilhørende afdelinger vil forældrene på webformularen kunne ønske, ikke kun skole, men også

afdeling.

RULLENDE SKOLESTART

Har du skoler med rullende skolestart, kan du oprette et antal terminer (startdatoer), hvor der er

skolestart på skolen. For at oprette skal du klikke på knappen

”Terminer”

Marker en skole i oversigten og klik på knappen ”Tilføj termin..”.

Skriv den dato der er behov for og tilføj flere datoer efter

behov. Når du har tilføjet de datoer du har behov for,

klikker på på ”Luk”.

Sæt flueben i kolonnen ”Rullende

skolestart” ud for den eller de skoler,

hvor forældrene, i webformularen, skal kunne vælge en

af de oprettede datoer.

BØRNEHAVE

I webformularen bliver forældrene bedt om at oplyse

barnets børnehave, såfremt barnet har gået i børne-

have. Hvis du klikker på knappen ”Børnehaver” kan

du tilføje Kommunens Børnehaver.

Klik på tilføj og skriv navn på en af børnehaverne i kommunen. Tilføj så

mange som der er behov for og klik ”OK”, når du har tilføjet dem. Nu kan for-

ældrene, på webformaren, vælge mellem de børnehaver du har tilføjet.

7

TEKSTER – Vigtigt og Kvittering

Du har mulighed for at skrive en ”Vigtig”-tekst til forældrene. Det kan være

om udmeldelse af daginstitution eller f.eks. at de skal angive særlige oplys-

ninger om barnet i kommentarfeltet på webformularen. Du kan differentiere ”Vigtigt”-teksterne for

Distriktsskole, Anden skole end distriktsskole, Privatskoler og Udsat skolestart. Marker hvilken

teksttype du vil skrive og skriv din tekst i det hvide felt til højre.

Du har samme sted mulighed for at tilføje din

egen kvitteringstekst, dvs. den tekst forældrene

ser og kan printe ud når de har afsluttet indskriv-

ningen. Du kan differentiere på samme typer som

for informationsteksterne.

Du kan også tilføje et link i teksterne. Det kan

eks. være et link til den digitale pladsanvisning. Skriv linket – eks. www.tabulex.dk. Hvis du vil have

linket skjult bag en tekst (hyperlink) kan bag url’en sætte mellemrum og så den tekst der skal stå

omgivet af < >. Eks: www.tabulex.dk <Klik her>

ANDRE INDSTILLINGER

Nederst på fanen ”Indstillinger, sætter du datointervallet for indskrivningen. Det vil være i det tidsin-

terval, at webformularen er åben for forældrene.

Derudover kan du vælge om forældrene skal spørges til fototilladelse og transporttilladelse.

Webformularen tilbyder, at forældrene kan angive et 1. prioritetsønske og et 2. prioritetsønske. I

”Indstillinger” kan du sætte flueben i ”Indhent altid 2. prioritet”, som betyder, at forældrene ikke kan

indsende formularen uden at have udfyldt 2. prioritet. Du kan også vælge, at forældrene kan an-

give et 3. prioritetsønske. Det vil være frivilligt for forældrene at udfylde. Du kan opsætte at foræl-

dre SKAL udfylde afdelingsønske, hvis der er hovedskoler med afdelinger i din kommune.

8

Derudover kan du angive om forældre, der ønsker udsat skolestart, skal kunne angive en

begrundelse for udsat skolestart og om du ønsker at bede forældre angive hvorvidt de tillader, at

skolen indhenter oplysninger om barnet fra børnehaven.

Vil du forhindre skolerne i selv at etablere eleverne, eller vil have kontrol over hvornår, kan du

sætte flueben i ”Kun forvaltning kan indskrive elever”

Klik ”OK” når du er færdig med dine tekster

LINKS TIL WEBFORMULAREN

I nederste højre halvdel kan du se links til webfor-

mularen for din kommune. Det øverste link er det,

der skal lægges på kommunens hjemmeside,

mens det nederste er et demo-link som kan benyt-

tes til at se, hvad det er forældrene præsenteres for efterhånden som du angiver de forskellige

valgmuligheder. Personerne i demo-linkets formular er fiktive, mens opsætningen i øvrigt er som i

vælger at sætte op. Du kan sagtens køre demo-linkets webformular helt igennem med ønsker. Op-

lysninger bliver ikke gemt nogen steder.

INDSAMLING AF SKOLEØNSKER

Når der skal webindskrives i din kommune er arbejdsgangen således:

1) Arbejd altid på dags dato – etableringslisten ser selv frem i tiden. Sæt det relevante

fødselsdatointerval i toppen af listen. Du skal indstille intervallet sådan, at du kan se alle

de børn der skal tilbydes indskrivning i det nye skoleår. Listen sorterer selv børn fra, der

allerede går i skole. Typisk vælger du altså 2 årgange, den primære og den der kan

indeholde oversiddere.

2) De børn du kan se på listen, er som udganspunkt markeret med farven rød. Børnene,

eller deres forældre, skal have et brev, hvor de orienteres om indskrivningen. Din

kommune kan selv vælge om det er skoler eller forvaltning, der skal sende

indskrivningsbrevet. Du kan udskrive forældreadresserede etiketter ved at markere

9

børnene, højre-klikke og udskrive etiketter. Du har også mulighed for at brevflette til

word. Brevfletningen giver dig mulighed for at indsætte Doc2mail-koder, som betyder,

at brevene kan sendes til forældrenes E-Boks, hvis I har Doc2mail i kommunen. I så

fald markerer du børnene, højre-klikker og vælger ”Brev-flet”. Der findes en vejledning

”Brevflet til Doc2mail”, som du kan finde via TEA’s ”Hjælp | Vejledninger, opdateringer,

m.v.”

Når du har sendt breve til børnene på listen, skal du markere dem, højre-klikke, og

vælge ”Åbn indskrivning”. Børnenes markeringsfarve skifter nu til orange. Skulle der

dukke nye børn op i din kommune i det relevante aldersinterval, medens indskrivningen

står på, vil du kunne skelne disse ved at de fremstår med rød baggrund på listen.

Forældrene kan ikke logge ind på webdelen sålænge børnene er rødmarkerede. De

skal gøres orange.

3) Næste trin i indskrivning er berigelse af etableringslisten med børnenes skoleønsker.

Disse bliver indberettet af forældrene i webformularen på kommunens hjemmeside, og

du kan løbende følge udviklingen ved at kigge på etableringslisten. Du må nok forvente,

at enkelte forældre ikke kan benytte den digitale indberetning. Disse vil i stedet

henvende sig på kommunens skoler eller i forvaltningen for at få indberettet deres

skoleønsker. På etableringslisten findes en knap, ”Nyt skoleønske”, som du skal bruge,

hvis du vil indberette et skoleønske for en bestemt elev. Samme funktion findes via

højre-klik på de enkelte børn. Hvis et barn ønsker udsat skolestart, skal du vælge

”Skoleforvaltningen” som skoleønske og i øvrigt henvise forældrene til den

dispensationsprocedure din kommune benytter. Forældre, der ansøger om udsat

skolestart via webformularen på kommunens hjemmeside, kan henvises til samme

dispensationsprocedure vha. informationsteksten som du skriver.

4) Når der er indsamlet skoleønsker, eller ønske om udsat skolestart, for alle børnene på

listen, er det tid til at bearbejde de indkomne ønsker. Når ønskerne er behandlet sker

den endelige etablering af skolegang i det nye skolår. Herom i afsnittet ”Bearbejdning af

indkomne skoleønsker”.

10

INDSKRIVNINGSFANEN

På indskrivningsfanen ser du som udgangspunkt alle kommunens indskrivningsklare børn.

Du kan sortere og filtrere (udsøge) på de forskellige kolonner, så du f.eks. kun ser dine egne di-

striktselever.

SAMMENTÆLLING

I bunden vises en sammentælling af de børn du har stående i overbliksvinduet. Totaler retter sig til

alt efter din filtrering.

Sæt datointerval på børn der

skal tilbydes indskrivning her.

Accepterede skoleønsker er grønne. TEA

autoaccepterer skoleønsket, hvis det er bar-

nets distriktsskole eller en privatskole.

Skoleønsker der ikke autoaccep-

teres, er gule indtil du har accep-

teret ønsket, eller tildelt en anden

skole end den ønskede. Disse

”gule” børn kan du se og behandle

på topfanen ”Fordeling”.

11

FARVEMARKERING

Farverne letter overblikket i vinduet, så det er muligt at se, hvor i processen det enkelte barn er.

SORTERING

Ved at klikke på en kolonneoverskrift kan du sortere på indholdet i den enkelte kolonne.

FILTRERING

Indskrivningsvinduet viser alle kommunens skoler. Hvis man kun vil

have vist ens egne distriktsbørn, kan man vælge at filtrere på kolon-

nen ”Distriktsskole”.

Klik på den lille trekant og vælg skole ved at sætte flueben. Du kan

god sætte flere flueben.

Man kan også være interesseret i at se, hvilke børn, der ønsker ens

skole. Så skal der filtreres på kolonnen ”Skoleønske” i stedet.

Når der filtreres, vises dette i bunden af vinduet. Klik på krydset for

at ophæve filtret.

TILVALG AF KOLONNER

Både i overbliksvinduet og på fordelingsfanen er der som standard vist et

antal kolonner. Du kan imidlertid selv til- og fravælge de datakolonner, du

har behov for at se og kunne sortere på. Vi anbefaler dog, at du ikke bare

slår alle kolonner til, da det kan give noget længere svartider.

12

Har du forældre fra anden kommune, som ønsker at indskrive de-

res barn i din kommune, kan du via knappen ”Nyt skoleønske”

skrive barnets cpr-nummer og dermed få barnet på din etablerings-

liste. Det giver forældrene adgang til at skoleønske via den digitale

indskrivning i jeres kommune.

Ved højre-klik får du mulighed for at bl.a. at ud-

skrive lister, acceptere eleverne på skole, etab-

lere eleverne på skole m.m..

”Nulstil indskrivning” fjerner alle indskrivningsop-

lysninger (tastet via webformularen eller i TEA)

på barnet. Er barnet fra anden kommune (evt.

fraflyttet i løbet af indskrivningsperioden), kan

du fjerne barnet fra etableringslisten ved at

vælge ”Nulstil indskrivning”.

13

BEARBEJDNING AF INDKOMNE SKOLEØNSKER

Bearbejdningen af indkomne skoleønsker skal føre til, at alle børn har et accepteret skoleønske. Et

barn med et accepteret skoleønske bliver grønt på etableringslisten. Et barn med et ikke-accepte-

ret skoleønske er gult på etableringslisten. Målet er altså at gøre alle børn på listen grønne.

TEA tillader sig at auto-acceptere skoleønsker på børnenes egne distriktsskoler. TEA auto-accep-

terer også privatskoleønsker. Alle de børn, der har skoleønsker som TEA ikke har auto-accepteret

har ønsket at benytte frit skolevalg eller udsat skolestart. Disse skoleønsker skal din kommune en-

ten acceptere eller henvise til en anden skole i kommunen.

Du kan på ”Indskrivningsfanen” til- og fravælge kolonner, og du kan sortere og

filtrere så du kun får vist de elever du er interesseret i at arbejde med. Hvis du

eks. kun vil have vist de elever som mangler en accepteret skole, men har afgi-

vet ønske kan du tilvælge kolonnen ”Farvestatus” og filtrere på kode 3, så får du

kun vist alle de elever med gul baggrundsfarve.

Du kan også tilvælge kolonnen ”Søskende på skoleønske eller andre relevante kolonner når du

skal behandle ønskerne.

For at acceperet skal du højre-klikke og enten kan du acceptere 1. skoleønske eller du kan vælge

at acceptere børn på en anden skole end det der er ’ønsket ved at vælge ”Accepter på anden

skole”. Skriv navnet på skolen og klik ”OK”.

Når du behandler de indkomne ønsker kan du benytte prognoseværktøjet, nederst på indskriv-

ningsfanen. Den kan du slå til og fra efter behov vha. flueben.

14

Angiv det antal børnehaveklasser, I skal have på din skole. Det gør du

ved at klikke med musen ude i højre side af kassen med ”Antal klasser”

og ved hjælp af de små pile regulere antal klasser.

Du kan i kolonnen ”Resultat” se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med

udgangspunkt i det antal accepterede/etablerede skoleønsker der er på din skole. Du kan i kolon-

nen ”prognose” se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med udgangspunkt

i antallet af BÅDE accepterede og ikke-accepterede skoleønsker på din skole.

SÆRHÆNDELSER

Børn fra andre kommuner, der søger din skole, kan du tilføje til listen ved at klikke på knappen ”Nyt

skoleønske” i nederste venstre hjørne. Tast elevens cpr-nummer og du har nu åbnet for at foræl-

drene kan webindskrive barnet i jeres kommune. Barnet vil først blive vist på listen i det øjeblik for-

ældrene angiver et skoleønske via web. FDu kan også manuelt angive et ønske og barnet vil der-

efter være synligt på listen.

Du vil altid kunne skelne mellem elever fra egen kommune og fremmed kommune ved at se om

der er distrikt på eleven.

Børn, der er yngre end aldersintervallet på din etableringsliste, kan du få adgang til ved enten at

udvide aldersintervallet eller ved at klikke på knappen ”Nyt skoleønske” og taste elevens cpr. Nyt

skoleønske–knappen åbner pr. automatik for indskrivning på barnet. Stiller du aldersintervallet til-

bage til de to relevante årgange vil visningen af yngre elever forsvinde igen, men så snart forældre

har afgivet skoleønske, vil elever uden for indstillet aldersinterval blive vist i overbliksvinduet.

Du kan indstille et antal børnehaveklas-

ser på en skole og følge udviklingen i

klassekvotient med udgangspunkt i ac-

cepterede skoleønsker på skolen.

15

ETABLERING

Sidste trin i forbindelse med indskrivning af de kommende børnehaveklassebørn er etableringen af

børnene på de valgte og accepterede skoler. Når du markerer et antal elever, højre-klikker og væl-

ger ”Etabler” eller knappen ”Etabler” vil TEA indskrive de markerede børn på de accepterede sko-

ler i det nye skoleår. Du kan ikke etablere børn, som ikke har fået accepteret et skoleønske. Får du

markeret et barn som står med gul baggrund (ikke accepteret) og forsøger at etablere vil TEA ikke

etablere barnet. Skolerne kan efter etableringen se de kommende børnehaveklassebørn i katego-

rien ”Ingen” i elevvinduet i kommende skoleår. Herfra kan de flytte eleverne ud i de klasser, de skal

gå i.

God indskrivning!