Introduktion til

Tabulex TEA Version 3.5.1

2

TEA Hotline 4676 1892 eller support@tabulex.dk

Indhold

Introduktion ............................................................................................................................... 5

Opstart af programmet ..................................................................................................... 5

Indstillinger og brugere .............................................................................................................. 6

Skoleoplysninger ............................................................................................................... 6

Opret og rediger brugere .................................................................................................. 6

Genvejene på TEA-forsiden ........................................................................................................ 7

Personaleregister ....................................................................................................................... 7

Elevregister ................................................................................................................................ 9

Højre-klikket .................................................................................................................... 10

Fanebladene .................................................................................................................... 10 Stamkort .............................................................................................................................. 10 Familie ................................................................................................................................. 10 Grupper................................................................................................................................ 11 Hold & fag ............................................................................................................................ 11 CPR ....................................................................................................................................... 11 Billede .................................................................................................................................. 11 Information .......................................................................................................................... 12 Historik ................................................................................................................................. 12 Befordring ............................................................................................................................ 12 Telefonnumre ...................................................................................................................... 12 Fritvalgsfelter ....................................................................................................................... 12 Betalingskommune .............................................................................................................. 12

Holdregisteret .......................................................................................................................... 13

Hvilke hold skal jeg oprette? ........................................................................................... 13

Holdoprettelse ................................................................................................................ 13

Manuel elevtilmelding .................................................................................................... 14

Masseoprettelse af hold. ................................................................................................ 14

Valgfag med karaktergivning .......................................................................................... 14

Holdudskrifter ................................................................................................................. 14

Klasseregisteret........................................................................................................................ 14

Opret og rediger klasser .................................................................................................. 14 Knyt klasselærer til klassen .................................................................................................. 15 Elevnumre ............................................................................................................................ 16

Udskrifter................................................................................................................................. 16

......................................................................................................................................... 17

Udskrifter som filer – der kan vedhæftes på e-mail ....................................................... 17

Klasselister ....................................................................................................................... 18

Holdlister ......................................................................................................................... 18

Mødeprotokoller ............................................................................................................. 18

Holdoversigt .................................................................................................................... 18

Klasseoversigt .................................................................................................................. 18

Elevstamkort ................................................................................................................... 18

Breve ............................................................................................................................... 18

3

Etiketter ........................................................................................................................... 18

Yngste/ældste elever ...................................................................................................... 19

Befordringsliste ............................................................................................................... 19

Nye Skabeloner og udskriftdesign .................................................................................. 19

................................................................................................................................................ 20

Søgefunktionerne..................................................................................................................... 21

F3-søgeren - Hurtigsøgeren ............................................................................................ 21

F8-søgeren – Avanceret søgning ..................................................................................... 22

Eksporter ................................................................................................................................. 22

Arbejdsdato ............................................................................................................................. 23

Indskrivning, udskrivning og flytning af elever .......................................................................... 25

Indskrivning via CPR-nummer ......................................................................................... 25

Elektronisk modtaget elev .............................................................................................. 25

Udmeld elever ................................................................................................................. 26

Udmeld afgangselever .................................................................................................... 26

Flyt elever internt mellem skolens klasser ...................................................................... 26

De kommende 1. klasser ................................................................................................. 27

Indskrivningsbrev ............................................................................................................ 27

Tilretning af 1.klasserne .................................................................................................. 27 Elever der skal starte på din skole ....................................................................................... 27 Elever der skal starte på en anden skole ............................................................................. 27 Elever der skal vente et år ................................................................................................... 28

Plejebørn ................................................................................................................................. 28

Gruppefunktionen .................................................................................................................... 28

Tilmelding i grupper ........................................................................................................ 28

Udskrifter og grupper ...................................................................................................... 29

Fremskriv grupper ........................................................................................................... 29

Postkassen ............................................................................................................................... 29

Servicerapporter ...................................................................................................................... 29

Fremskrivning til nyt skoleår .................................................................................................... 30

Klasser der skal lægges sammen ..................................................................................... 30

Nye spor .......................................................................................................................... 31

Tilflyttere efter fremskrivning ......................................................................................... 31

Fremskrivning til anden skole ......................................................................................... 31

Udmeld efter fremskrivning ............................................................................................ 31

Prøver og karakterer ................................................................................................................ 31

Karakterindberetning ...................................................................................................... 32 Elevvis indtastning af karakterer ......................................................................................... 32 Holdvis indtastning af karakterer .................................. 32 Indtastning af tekstopgivelser ..................................... 32 Indtastning af tekstopgivelser via web .............................. 32 Indtastning af tekstopgivelser i TEA ................................ 33 Udskriv tekstopgivelser ......................................... 33 Indtastning af prøvekarakterer .................................... 33 Prøveudskrifter ............................................... 33

4

Karakterudskrifter ........................................... 34

5

Introduktion

TEA – Tabulex ElevAdministration – arbejder med centralt placerede data på Tabulex’ databaseserver. TEA er et flerbrugersystem, hvor ændringer øjeblikkeligt slår igennem hos alle brugere. TEA henter de fleste elevoplysninger fra diverse registre ved hjælp af elevernes CPR-numre. TEA kommunikerer bl.a. med indenrigsministeriets CPR-register, hvor systemet henter oplysninger om elevernes bopæl, familierelationer, statsborgerskab mv.

Opstart af programmet Når du installerer TEA, bør du gøre det via download fra Internettet. Du kan altid få et link ved at ringe til Tabulex. Programmet kan installeres lokalt på den eller de maskiner, programmet skal bruges på, eller programmet kan afvikles fra en server. Hvis du ønsker en ukompliceret lokal installation af TEA, skal du blot dobbeltklikke på installationsfilen, følge installationsvejledningen på skærmen og acceptere de placeringsforslag installations-programmet kommer med. Hvis TEA skal afvikles fra en server eller i Citrix, bør installation ske i samråd med den kommunale IT-afdeling og Tabulex. Når TEA er installeret vil programmet, ved første opstart, bede om licensoplysninger. Disse oplysninger findes på licenskortet fra Tabulex. Det er nødvendigt at indtaste oplysningerne helt korrekt. Når du har afleveret licensoplysninger, vil TEA bede om et brugernavn og en adgangskode. Disse findes også på licenskortet fra Tabulex. TEA vil herefter kun bede om brugernavn og adgangskode ved opstart. Du skal derfor kun indtaste licensoplysninger én gang for hver installation. Du kan naturligvis ændre brugernavn og adgangskode (se afsnittet ”Indstillinger og Brugere”). TEA vil efter aflevering af korrekt brugernavn og adgangskode, hente oplysninger om skolens elever fra Tabulex’ TEA-database og programmet er herefter klar til brug.

6

Indstillinger og brugere

Skoleoplysninger TEA bør kende skolens data; adresse, telefonnummer, faxnummer, e-mail, sekretærnavn osv. Disse oplysninger bruger TEA på forskellige udskrifter og vil kunne bruges på udskrifter, du designer selv. Du indtaster oplysningerne på fanebladet ”Skoleoplysninger”, som er at finde via menuen ”System” | ”Indstillinger”.

Opret og rediger brugere TEA har én ”indbygget” superbruger pr. kommune ved levering. Det er en bruger, der kan oprette andre brugere. Nye brugere oprettes af super-brugeren i menuen ”System” | ”Brugere”. Du kan naturligvis oprette flere brugere i TEA.

Almindelige brugere har fuld adgang til TEA, men kan kun oprette brugere med web-adgang. Brugerhierakiet er opbygget så alle kan administrere brugere, der er ét eller flere niveauer længere nede end de selv. Administrationen kan bestå i at oprette nye brugere, tilføje eller fjerne adgangen til de enkelte skoler, åbne spærrede brugere og ændre adgangskoder. Hierakiet ser således ud:

1. Administrator (Tabulex-kun til brugeradministration) 2. Superbruger 3. Almindelig bruger 4. Web-bruger

TEA kan i øvrigt installeres på lige så mange maskiner, I har lyst til – det koster ikke ekstra.

Her tilføjer du nye brugere til jeres licens. Superbrugeren kan oprette , alm. Brugere og web-brugere.

7

Genvejene på TEA-forsiden

Du åbner TEA’s forskellige registre ved at klikke på knapperne på forsiden eller bruge funktionstasterne på dit tastatur - F9, F10, F11, F12.

Personaleregister

Her etablerer du en samlet liste over skolens personale. For at se detaljer om en person, skal du markere personen på listen. Personaleregisteret bliver opdateret med CPR-oplysninger, således at du får opdateret adresseoplysninger automatisk. Du kan også tilknytte personale til grupper, hvis du har oprettet grupper i menuen

”Skole I Grupper”.

TEA’s beskedsystem. Her får du bl.a. meddelelser om nye elever og beskeder fra Tabulex. Klasseregister. Her

opretter du klasser,

Holdregister. Her opretter du og du har mulighed for at udskrive f.eks. holdlister.

Her kan du se din aktuelle arbejdsdato.

Elevregister med al relevant elevinformation

Personaleregister med mulighed for udskrift af lærerliste

8

Du kan udskrive etiketter og personlister ved at markere én eller flere personer, og højreklikke på en af de markerede. Vælg ”Udskrifter” i højrekliksmenuen (se afsnittet ”Udskrifter side 16). Du markerer udvalgte personer ved at holde [Ctrl] nede og klikke på de personer, du vil markere. Du markerer alle personer ved at klikke på én, og derefter trykke [Ctrl]+”A” Knappen ”Opret/rediger webadgang” skal du bruge, hvis I vælger, at lærerne skal indtaste elevfravær, karakterer og/eller tekstopgivelser via internettet. Se evt. den separate vejledning ”Brugervejledning til fraværsindberetning”, som du kan finde under menuen ”Hjælp” | ”Opdateringer, vejledninger mv.”

”Opret/rediger webadgang” skal du bruge, hvis I vælger, at lærerne skal indtaste elevfravær, karakterer og/eller tekstopgivelser via internettet.

Du opretter nye personaler med knappen ”Opret”. Udfyld felterne og husk at trykke ”Gem” .

Her kan du slå CPR-opdatering til og fra.

Her kan du tilknytte din personale til en gruppe.

9

Elevregister

TEA’s centrale register, elevregisteret, findes her. Det er her du kan finde skolens elever med alle tilhørende informationer.

Du vælger en klasse ved at klikke på klassebetegnelsen i venstre side af billedet. Klassens elever listes i billedets midterste del, hvor du kan sortere på fornavn, efternavn, CPR-nummer eller skoledistrikt. Klik på en kolonneoverskrift for at sortere på den. Hvis du holder [shift]-tasten nede, og klikker på flere kolonneoverskrifter, efter at have sorteret på én, kan du opsætte flere sorteringsparametre, f.eks. ”Efternavn”, ”Fornavn”. Hvis du klikker på en elev, vil du kunne læse oplysninger om den valgte elev på fanebladene i højre side af billedet. Du vælger de enkelte faneblade ved at klikke på dem. Ved at højreklikke på fanebladene, kan du vælge hvilke faneblade, der skal vises.

Du sorterer eleverne ved at klikke på kolonneoverskrifterne.

Til højre ser du detaljer om den valgte elev.

Til venstre vælger du den klasse, du vil arbejde med.

Er skolen markeret vil du i oversigten se alle elever på din skole.

10

Højre-klikket Hvis du højre-klikker på en elev eller et antal markerede elever får du mulighed for at udskrive lister, breve m.m. (se ”Udskrifter” side 16). Ønsker du f.eks. at udskrive etiketter til hele klassen, skal du markere alle klassens elever. Tip: marker én elev og tryk [Ctrl]+”A” for at markere alle. Højreklik på en af de markerede elever og klik dig frem til den rette etiketteskabelon (se afsnittet ”Udskrifter”). Du har endvidere mulighed for at flytte elever fra en klasse til en anden via ”Flyt” (se afsnittet ”Flyt elever internt…”). Du kan sende email til elever eller deres relationer, eksportere elevoplysninger, tildele tiltag (specialundervisning). Højreklikket giver også adgang til elevens karakterer og diverse udskrifter i forbindelse med karakterer (se afsnittet ”Prøver og karakterer”), samt til masseændring af valgfag/projektopgave. Hvis du højreklikker på en klassebetegnelse i venstre side af elevregisteret, kan du redigere klassebetegnelse og trin. Disse funktioner er også til rådighed i klasseregisteret, og der er altså her blot tale om en bekvem lille genvej til redigeringsfunktioner, der rent logisk hører til i klasseregisteret (se i øvrigt afsnittet ”Klasseregister”).

Fanebladene I højre side af vinduet, ser du detaljerne om den valgte elev. Du kan selv bestemme hvilke faneblade, der skal være synlige. Højreklik på fanebladene for at slå faneblade til og fra. Mangler du et faneblad, f.eks. ”Historik”, så højreklik og slå det til ved at give det et flueben.

Stamkort Når du indskriver en elev via CPR-nummer, henter TEA de fleste oplysninger på fanebladet ”Stamkort” fra CPR. Tabulex vedligeholder en kopi af Indenrigsministeriets CPR-register. Du skal indtaste telefonnummer, e-mailadresse og kaldenavn manuelt, hvis du vil have disse oplysninger registreret. Du kan overskrive en elevs CPR-data ved at fjerne fluebenet i ”Opdater fra CPR” (Fanebladet ”CPR”). Husk at trykke ”Gem”, når du har fjernet fluebenet. Det kan du gøre, hvis du ønsker at registrere en anden adresse på en elev, end den folkeregistret kender. Dette sker yderst sjældent, men man kan forestille sig situationer, hvor en elev f.eks. bor hos sine bedsteforældre i stedet for forældre, uden at folkeregisteradressen er ændret.

Familie Her hentes elevernes forældre og søskende fra CPR. Du kan, hvis du ønsker det, oprette relationer manuelt via knappen ”Tilføj”. Du vil måske oprette f.eks. en bedsteforælder eller en værge på et plejebarn. Det er nødvendigt at angive køn på en manuelt oprettet relation for at det hele skal fungere korrekt. Hvis du dobbeltklikker på en relation – altså på personens navn - åbner et vindue med flere detaljer om personen. Vinduet har titlen ”Person attributter”, og det indeholder detaljeoplysninger om de personer, der findes på familiefanebladet.

11

Vinduet ”Person attribut” TEA henter automatisk adresseoplysninger, hvis der er tale om personer i CPR. Det vil sige biologiske forældre og søskende, uanset om de er samboende eller ej. For elever med skilte forældre, kan du markere, om der er forældremyndighed. Der er ikke mange brugere, der benytter denne markering på forældrene, da det kan være svært at holde forældremyndighedsoplysningerne opdaterede, når der sker ændringer. Tabulex har desværre ikke mulighed for at hente oplysningerne automatisk. Fra og med årgang 2004 bliver forældremyndighed dog registreret i CPR-registret. I TEA kan du se om oplysningen kommer via CPR-registreret ved at markeringen ikke lægere er redigerbar. Hvis du, på en ikke samboende forælder, sætter fluebenet ”Modtager post fra skolen”, vil TEA danne en etiket eller et brev, også til denne forælder, ved en generel forældreadresseret brev- eller etikettefletning til klassen. Se i øvrigt afsnittet ”Udskrifter”. TEA opfatter som udgangspunkt elevens samboende biologiske forældre som dem, der skal med på udskrifter af f.eks. klasselister med forældreoplysninger. I vinduet ”Person attribut” har du med fluebenet ”Med på udskrifter”, mulighed for at markere, hvem TEA skal medtage på klasselister med forældreoplysninger. Det er altså her, du skal tilføje eventuelle ikke samboende forældre på udskrifter, ved at sætte fluebenet ved ”Med på udskrifter”. Du kan maksimalt få to relationer pr. elev med på klasselister.

Grupper Du kan redigere elevers gruppemedlemskaber på fanebladet ”Grupper”. Via fanebladet ”Grupper”, i bunden af familiefanebladet, kan du placere relationen i en gruppe, du har oprettet. F.eks. en far i skolebestyrelses- eller kontaktforældregruppen (se afsnittet ”Grupper”).

Hold & fag Her kan du se, hvilke hold og prøver en elev er tilmeldt. Du kan også redigere hold og prøvetilmeldinger her. Normalt redigeres elevernes holdtilmeldinger i holdregisteret, og prøvetilmeldinger redigeres enten på prøveoversigten, eller når prøverne dannes med prøveguiden. Der kan dog være situationer, hvor det er praktisk at redigere disse tilmeldinger direkte på eleven, f.eks. når du sidder med elevernes prøvetilmeldingsblanketter, og du ønsker at se, om elevens prøvetilmeldingsblanket stemmer overens med de tilmeldinger, der registreret i TEA. Hvis en elev vil skifte fra et hold til et andet, kan det også være nemmest at lave ændringen direkte på eleven frem for at lave ændringen i holdregisteret.

CPR Her kan du - som på stamkortet – vælge, om eleven skal opdateres fra CPR-registret. Du kan her markere, om en elevs hemmelige telefonnummer eller adressebeskyttelse må komme med på udskrifter fra TEA. Du skal oprette telefonbeskyttelse manuelt, mens evt. adressebeskyttelse hentes fra CPR-registret.

Billede Her kan du importere et billede af eleven fra f.eks. en Cd-rom. Billedet skal lagres lokalt og kan ikke gemmes på den centrale TEA-database. Hvis man på en skole lagrer billeder af eleverne, er disse altså ikke automatisk tilgængelige andre steder, f.eks. på forvaltningen. Dette skyldes, at det ville forringe hastigheden af dataoverførsler for meget, hvis billederne skulle sendes frem og tilbage via Internettet. Se i øvrigt vejledningen ”Elevbilleder i TEA” på www.tabulex.dk under ”Support” | ”TEA”.

12

Information TEA henter elevens ”Statsborgerskab” og ”Fødeland” (såfremt det afviger fra DK) fra CPR-registret. ”Modersmål” skal du registrere manuelt og kan være nyttige oplysninger til udskrift af lister med skolens sproggrupper og indberetninger af statistik til UVM og Danmarks Statistik. Elevnummeret kan du også skrive her, men det vil du ofte tildele automatisk i klasseregisteret (se afsnittet ”Elevnumre”).

Historik Her findes elevens skolehistorik med én linje for hvert skoleår. Dog vil eleven have flere linjer, hvis han eller hun har skiftet skole midt i skoleåret. Hvis en elev af den ene eller den anden årsag, har fået forkert historik, kan du redigere historikken på dette faneblad. Markér den historiklinie, der skal ændres, og tryk herefter på knappen ”Rediger”. Du kan også fjerne en forkert linie, som helt skal væk, ved at klikke på ”Fjern”.

Befordring Her registreres skole-hjemafstand. Afstanden skal registreres manuelt, men det er tanken at automatisere beregningen i en senere version af TEA. Hvis du registrerer elevernes skole-hjemafstand, er det muligt at udskrive en liste med befordringsberettigede elever fra menuen ”Udskriv” | ”Specielle” | ”Befordringsliste” (se afsnittet ”Befordringsliste”).

Telefonnumre Her vises et samlet overblik over telefonnumre på eleven, dens forældre, samt søskende. En manuelt oprettet relation vil også blive vist her. Telefonnumrene kan både indberettes her og på elevens stamkort fane.

Fritvalgsfelter Her kan du se de ”Fritvalgsfelter”, der er tilknyttet eleven. Fritvalgsfelter kan benyttes til at katagorisere elever. Ønsker du f.eks. at kunne se hvilke elever der f.eks. får en bestemt slags medicin, kan du oprette et fritvalgsfelt der hedder Medicin (System I Indstillinger I Fritvalgsfelter). Herefter kan du på den enkelte elev i værdi-boksen skrive den medicin eleven får. Du har selvfølgelig helt frit valg mht. navngivning. Du kan søge på Fritvalgsfelter.

Betalingskommune ”Betalingskommune” er udelukkende forbeholdt plejeanbragte børn og er noget du selv indberetter i TEA. ”Kommunale forhold” kommer derimod automatisk ind i TEA via CPR-opdatering, såfremt der er indberettet kommunalt forhold på eleven.

13

Holdregisteret

I holdregistret har du mulighed for at oprette hold og tilknytte lærere og elever. Det er ikke nødvendigt at oprette et hold for alle fag i alle klasser, men nogle hold er det nødvendigt at oprette og andre kan det være praktisk at oprette.

Hvilke hold skal jeg oprette?

Det er nødvendigt, at du opretter hold i de alle fag hvor til der skal givers karakter eller vidnesbyrd.

Valgfag består ofte af elever fra flere forskellige klasser. Derfor kan det være praktisk at kunne styre elevernes valgfag med en række hold.

Hvis du ønsker at indberette elevernes karakterer holdvis, således at du f.eks. indtaster alle karakterer for engelsk 8.A - samtidig, så er det også nødvendigt at oprette holdet og tilmelde eleverne. Hvis du indberetter karakterer elevvist, så er det ikke nødvendigt, at have et hold for alle karaktergivende fag.

Hvis du ønsker at lærerne skal kunne indberette karakterer, skal du oprette et hold, vælge den korrekte fagkode samt tilknytte den pågældende lærere og klasse. Husk at sætte fluebenet ”Karaktergivning via web”.

Holdoprettelse Du opretter et nyt hold ved at trykke på knappen ”Opret hold”. Angiv herefter en holdbetegnelse. Hvis holdets elever er identisk med en klasse, kan du vælge klassen ved at klikke på ” … ”. Hvis ikke, kan du selv skrive betegnelsen. Holdet skal have en fagkode. Hvis du ikke kan finde en dækkende kode, så brug ”TIL Andre Tilbudsfag”. I feltet ”Evt. anden fagtekst” kan du selv skrive en mere dækkende betegnelse. Hvis du skriver noget i ”Evt. anden fagtekst”, er det denne tekst, der kommer på elevernes afgangsbevis og karakterblade (såfremt du har valgt dette). Angiv så hvilket klasseinterval, der skal kunne tilmeldes elever fra. Du er nu klar til at trykke ”Gem” og holdet er oprettet! TEA vil tilbyde dig at autotilmelde eleverne i klassen, hvis du under ”Betegnelse har valgt en klasse. Hvis du opretter et hold, hvor elever fra flere klasser deltager, er du naturligvis henvist til at angive en holdbetegnelse, der ikke giver mulighed for autotilmelding. Et dramahold skal eksempelvis blot hedde ”Drama” i holdbetegnelsen, og du skal tilmelde elever manuelt.

14

Manuel elevtilmelding Når du har oprettet og gemt et hold, skal du melde elever til holdet - hvis ikke de er autotilmeldt. Dette gør du på fanebladet ”Tilmeldinger”. Klik på knappen ”Tilmeld elever”. I det nye vindue ser du alle klasser, der ligger i det interval, du har angivet på holdet stamdata-faneblad. Klik på ” + ” udfor den klasse, du vil tilmelde elever fra. Du kan, hvis du holder [Ctrl]–tasten nede, markere flere elever på en gang. Når du er færdig med at markere elever, skal du klikke på knappen ”Tilmeld”. Du vil kun blive tilbudt at tilmelde elever, som ikke allerede er tilmeldt holdet. Derfor kan du også her tjekke, om f.eks. en ny elev er blevet tilmeldt holdet.

Masseoprettelse af hold. Hvis du klikker på knappen ”Holdoprettelseguide” vil TEA føre dig igennem en guide til at oprette flere hold i én arbejdsgang. TEA kan oprette nye hold i det aktuelle skoleår, eller allerede eksisterende hold kan fremskrives fra et skoleår, til det næste. Se nærmere i navigationssedlen ”Fremskriv hold”. Elever tilmeldes automatisk, hvis det er rene klassehold.

Valgfag med karaktergivning Du kan give karakterer i alle fag, hvis skolen ønsker det. Hvis du sætter fluebenet ”På karakterblad” på et hold, der normalt ikke kan gives karakterer i, kan du indberette karakterer på valgfaget – men kun direkte på eleven fra elevregisteret. Disse karakterer kommer med på karakterbladsudskriften, men ikke på afgangsbeviset.

Holdudskrifter Du kan udskrive holdlister, holdoversigter og standpunktskarakterlister ved at markere ét eller flere hold i venstre side af holdvinduet og højreklikke på holdet – vælg så ”Udskrifter”. Se evt. afsnittet ”Udskrifter”

Klasseregisteret

I klasseregisteret kan du oprette nye klasser og redigere eller slette de eksisterende klasser.

Opret og rediger klasser Der kan være situationer, hvor du ønsker at oprette en ny klasse, f.eks. hvis skolen har sporudvidelse efter sommerferien, eller hvis I ønsker at oprette en specialklasse el. lign. Tryk på knappen ”Opret klasse”. Udfyld så ”Klassetype”, ”Trin”, ”Spor” og ret evt. i ”Betegnelse”. TEA foreslår en betegnelse, der er sat sammen af trin (tal) og spor (bogstav). Det er også muligt selv at angive en betegnelse f.eks. Spec.1, hvis du ikke ønsker en betegnelse, der er sat sammen af trin og spor. Alle klasser skal have et spor – også selvom skolen er étsporet.

15

Hvis du har klasser, der står forkert placeret i klasserækkefølgen, f.eks. 3.A efter 4.A, er det fordi deres trin- og sporværdier er forkerte. Gå i klasseregisteret og rediger stamdata for klassen. Angiver du specialklasse, i feltet type, bliver ”Henvisningsårsag” og ”Total klokketimer pr. skoleår” aktive. Dem kan du bruge ved årets statistikindberetning. Se separat vejledning for dette under ”Support.”

Knyt klasselærer til klassen Du kan fortælle TEA hvilken lærer, der er klasselærer i den enkelte klasse. Du skal først sikre dig, at læreren er oprettet i personaleregisteret (se evt. afsnittet ”Personaleregisteret”. I klasseregisteret skal du markere den aktuelle klasse. Klik ”Tilknyt lærer” i højre side af vinduet og vælge derefter klasselæreren. Du kan godt tilknytte mere end én lærer, og så skal du huske at sætte flueben ud for den lærer, som skal stå først på udskrifterne.

16

Elevnumre Du kan tildele elevnumre til en eller flere klasser ad gangen. Markér den eller de klasser, du ønsker at nummerere og højreklik. Du markerer flere klasser ved at holde [Ctrl]-tasten nede på tastaturet, og klikke på klasserne med musen. Vælg funktionen

”Renummerer”. Nu kan du vælge hvilken rækkefølge eleverne skal nummereres. Du bør renummerere en klasse, hvis der er kommet en ny elev. Du kan også vælge kun at give den nye elev et nummer, men så skal du være opmærksom på, at logikken i rækkefølgen nok ikke længere er intakt. Du kan give en enkelt elev et nummer på fanebladet ”Information” i elevregisteret.

Udskrifter

TEA er forsynet med en række udskriftskabeloner, der dækker behovene for de fleste skoler. For at finde en udskrift kan du enten benytte højre-klik, benytte eventuelle udskrifts-knapper eller menuen ”Udskrifter”. For at udskrive en klasseliste, kan du højre-klikke på en klasse.

Her kan du vælge din sorteringsrækkefølge. Ændr sorteringen ved at markere en parameter og benyt knapperne ”Flyt op” og ”Flyt ned”.

Du kan vælge, at listen kun skal indeholde yngste eller ældste elever ved at markere her.

Marker den udskrift du ønsker at udskrive.

17

Du får kun vist de udskrifter du har mulighed for at udskrive fra den indgang du har valgt (eks. højre-klik på en klasse). Næste gang du vil udskrive en udskrift husker TEA hvilken udskrift du sidst valgte, samt sorteringsrækkefølgen.

Udskrifter som filer – der kan vedhæftes på e-mail Du er formentlig vant til at se udskrifter på skærmen, og til at udskrive dem på printer. Det kan ofte være en fordel også at gemme en udskrift som en fil. Hvis du f.eks. har alle klasselisterne liggende som filer, kan du, når sundhedsplejersken, tandplejen eller andre vil have klasselister, sende en e-mail, hvor du vedhæfter klasselistefilerne. Når du sender e-mail med TEA-udskrifter som vedhæftede filer, skal du sikre dig, at modtageren kan læse filen. På billedet her kan du se, hvordan du kan vælge at gemme en fil i forskellige formater. Hvis du vælger PDF-formatet, kan modtageren læse filen med programmet Adobe Acrobat Reader, som de fleste har installeret. Hvis du vælger RTF-formatet kan udskriften læses med Microsoft Word, som også er meget udbredt. Uanset hvilket format du vælger, vil TEA spørge dig, hvor filen skal gemmes og hvad den skal hedde. Du kan f.eks. lave en undermappe i din dokumentmappe, der hedder ”TEA-udskrifter”. Her kan du gemme udskrifter i diverse formater, som du så kan bruge, når folk beder dig om f.eks. klasselister.

Du vælger ”Vis udskrift” for at se udskriften på skærmen og ”Printer” for at udskrive. Når du har valgt, trykker du ”Start”.

18

Klasselister Klasselister kan udskrives fra klasseregisteret ved at markere den eller de klasser, du ønsker lister for, og derefter højreklikke på én af dem og vælge ”Udskrifter”. Du kan også udskrive listerne fra elevregisteret, hvis du højreklikker i den midterste del af billedet efter at have markeret alle eleverne, der hvor eleverne er listede og vælger ”Udskriv klasseliste”.

Holdlister Holdlister kan udskrives fra holdregisteret ved at markere det eller de hold, du ønsker lister for, og højreklikke på ét af dem og vælge ”Udskriv holdliste”

Mødeprotokoller Hvis du vil udskrive mødeprotokoller til lærerne, skal du højreklikke på den valgte klasse/hold og vælge ”Udskriv holdliste” eller ”Udskriv klasseliste”. I skabelonbiblioteket skal du vælge en mødeliste.

Holdoversigt Kan udskrives fra menuen ”Udskriv” | ”Udskriv udskrifter”

Klasseoversigt Kan udskrives fra menuen ”Udskriv” | ”Udskriv udskrifter”.

Elevstamkort Kan udskrives ved at højreklikke på en eller flere markerede elever i elevregisteret.

Breve Kan udskrives fra elevregisteret ved at højreklikke i den midterste del af billedet, hvor eleverne er listede, og vælge ”Udskriv” | ”Brev”. TEA laver et brev til den eller de elever, du har markeret. Når du bestiller et brev, åbner TEA sin indbyggede tekstbehandler. Her skriver du indholdet af brevet. Du kan evt. kopiere teksten fra et andet dokument. Når brevet er færdigt, åbner skabelonbiblioteket ”Breve” ved et tryk på knappen med

printerikonet ( ) i toppen af tekstbehandlingsvinduet. Når du vælger skabelon, kan du vælge, om brevet skal elev- eller forældreadresseres. Hvis du ønsker brevskabelonen lavet om, så den f.eks. får et logo – kontakt Tabulex.

Etiketter Etiketter kan udskrives fra elevregisteret ved at højreklikke i den midterste del af billedet, hvor eleverne er listede. Dette laver en etiket til den eller de elever, du har markeret. Når du bestiller en etiket, åbner TEA en mappe med etiketteskabeloner. Du kan vælge den etiket du vil have i et af de viste formater. Hvis formatet ikke passer til dine etiketteark, kan etiketternes dimensioner ændres af dig eller af Tabulex ved hjælp af den indbyggede udskriftsdesigner. Du kan lave elev- eller forældreadresserede etiketter.

19

Yngste/ældste elever Når du bestiller en udskrift, bliver du spurgt, om du vil filtrere for yngste eller ældste elever. Det vil sige, at du f.eks. kun får den yngste med på udskriften, såfremt der er samboende søskende på skolen. Det er også muligt at udskrive en klasseoversigt med yngste/ældste kolonner. Det gør du i menuen ”Udskriv” | ”Specielle” | ”Klasseoversigt”.

Befordringsliste Hvis I har registreret skole-hjemafstande i TEA, kan du lave befordringslister. De udskrives fra menuen ”Udskriv” | ”Specielle” | ”Befordringsliste”. Når du bestiller en befordringsliste, bliver du først præsenteret for et billede, hvor du skal angive hvilke afstandskriterier, der skal ligge til grund for listen. TEA foreslår selv UVM’s vejledende minimumskriterier, men du kan selv lave alternative afstandskriterier, hvis du har brug for det..

Bemærk, at du på en udskrift, kan afgrænse på rutenummer, hvis du har forskellige ruter registreret på eleverne. Se i øvrigt afsnittet ”Befordring” side 12.

Nye Skabeloner og udskriftdesign Når Tabulex laver nye udskriftskabeloner til TEA vil du helt automatisk få adgang til dem. Har du behov for en udskrift, der ikke findes i TEA, er det muligt at ændre de eksisterende skabeloner med TEA’s indbyggede udskriftdesigner. Du åbner udskriftdesigneren via menuen ”Udskriv” | ”Design udskrifter”. Udskriftdesign er en forholdsvis kompliceret opgave, og vi anbefaler derfor, at du tilmelder dig et Tabulex-kursus i udskriftdesign, inden du giver dig i kast med denne opgave.

Den højre side af vinduet viser detaljerne for det kriterium, du har markeret i venstre side af vinduet. Det er også her, du definerer dine egne kriterier, når du har klikket ”Tilføj ny”. Husk at afslutte med et klik på ”Gem”.

Når du klikker på ”Udskriv”, får du en liste eller labels til de elever, der opfylder de kriterier, du har flueben ved i det store hvide felt.

20

Hvis du vil ændre i en allerede eksisterende udskriftskabelon, skal du kopiere den skabelon du ønsker at ændre. Herefter bliver du i et nyt vindue bedt om at give udskriftskabelonen et ny navn og du skal vælge hvem der skal have adgang til den (Ejer). Vælger du kommune vil alle skoler i din kommune have adgang til den. Vælger du skole vil det kun være TEA-brugere på din skole der får adgang til den.

Højre-klik for at ændre en skabelon.

21

Søgefunktionerne

Du kan søge i TEA på to måder - enten med hurtigsøgeren (F3-søgeren) eller den mere avanceret søger (F8-søgeren) i elevregisteret.

F3-søgeren - Hurtigsøgeren Hurtigsøgeren – eller F3-søgeren - åbner du ved at klikke på ”Søgning” i venstre side af elevregisteret eller med tasten [F3], når du er i elevregistret. Vælg det kriterium, du vil søge på og klik ”Kvik søg”. Når resultatet er fundet, kan du gå direkte til fanebladene i venstre side, hvis du vil have detaljer om de(n) fundne elev(er). Hvis du søger på et fornavn, skal du være opmærksom på, at du skal sætte en * efter navnet, hvis søgningen skal ignorere mellemnavne. Søg eksempelvis på ”mads*”, hvis du vil have alle Mads’er uanset om de har mellemnavne eller ej. Hvis du vil søge på et navn, men er i tvivl om stavemåden, skal du erstatte de bogstaver du er i tvivl om med spørgsmålstegn, f.eks. ”Fornavn: Ni?ola?”, fordi du ikke ved om Nicolai er med ”c” eller ”k” og ”i” eller ”j”. * erstatter ét eller flere ukendte tegn. ? erstatter ét ukendt tegn – og kun ét.

22

F8-søgeren – Avanceret søgning Når du er i Elevregistret vil [F8] eller knappen ”Søg” åbne dette søgebillede:

I søgebilledet kan du søge på de felter der er i vinduet. Hvis du vil søge på et navn, skal du være opmærksom på, at navnet skal staves med stort, og at du skal sætte en * efter fornavnet, hvis du ikke ved om eleven har et mellemnavn, eks. Mads*”. I de felter hvor der er en sort pil skal du vælge mellem de angivne muligheder. I de felter, hvor der ikke er en sort pil skal du selv skrive det du vil søge efter. Klik ”Ok” når du har angivet dine søgekriterier. Søgeresultatet vises i dit elevvindue.

Eksporter

TEA kan eksportere data i forskellige formater. Det kan være nyttigt, hvis du f.eks. ønsker at arbejde med elevdata i et regneark, eller hvis elevdata skal importeres i andre programmer.. Du kan eksportere data fra alle registre ved at markere de elever/hold/klasser, du vil eksportere, højreklikke og vælge ”Eksportér”. Når du har valgt eksportfunktionen, åbner TEA dette billede:

23

Vælg f.eks. filformatet ”TEA02” og markér din dokumentmappe i højre side. Klik ”OK” og svar ”Ja” til at gemme filen. Minimér nu TEA, åben Microsoft Excel og åben derfra filen, du netop har gemt. Data af den slags kan være nyttige i mange sammenhænge. Da filen er en csv-fil (semikolonsepareret), er det vigtigt, at du åbner filen inde fra MS Excel, og ikke bare dobbeltklikker på filen og derved åbner MS Excel.

Arbejdsdato

TEA viser et billede af skolen, som den ser ud på dags dato, vil se ud eller så ud på den arbejdsdato, du har valgt. TEA starter altid op med dags dato, men du kan se din arbejdsdato i nederste højre hjørne af TEA’s forside, hvis du er i tvivl. Det skoleår den valgte arbejdsdato ligger i, står i nederste venstre hjørne af TEA’s forside. Ved at ændre arbejdsdatoen, kan du arbejde på tværs af skoleår. Du kan f.eks. selv bestemme, hvornår du vil begynde at lave 1.klasser til det kommende skoleår. Du kan også stille arbejdsdatoen tilbage, hvis du f.eks. ønsker at se hvor mange elever I havde på skolen for tre måneder siden. Læg mærke til bagrunden bliver

Semikolonseparerede filer kan åbnes i et regneark. Flere af formaterne kan bruges til behandling i regneark, selvom de deres primære formål er et andet.

Her skal du vælge, hvor eksportfilen skal gemmes, f.eks. i din dokumentmappe, eller på computerens ”Skrivebord”.

Formaterne har forskellige formål. Start med at vælge det format, du ønsker.

24

rød i fortiden og grøn i fremtiden. Du ændrer arbejdsdatoen i menuen ”System” | ”Indstil arbejdsdato”.

25

Indskrivning, udskrivning og flytning af elever

Der er to måder at modtage en elev på i TEA. Du kan, med elevens CPR-nummer, selv indskrive ham/hende. Eleven kan også blot dukke op i systemet, hvis han/hun er blevet udskrevet elektronisk fra en anden TEA-skole eller indskrevet af din forvaltning.

Indskrivning via CPR-nummer Begynd, i elevregisteret, med at markere den klasse eleven skal indskrives i. Tryk herefter på knappen ”Indskriv elev”. Det starter en indskrivningsguide, som du blot skal følge.

Start med at indtaste CPR-nummeret. Er personnummeret korrekt vil elevens personoplysninger automatisk udfyldes. Tryk herefter ”Næste”. Du får herefter mulighed for at skrive en besked til den skole du trækker eleven fra.

Er cpr-nummeret forkert/fiktivt, vil der komme rød baggrund. Ønsker du at oprette en elev med fiktivt cpr-nummer skriver du blot selv personoplysningerne og klikker ”Fortsæt”. Denne situation kan f.eks. forekomme, hvis eleven endnu ikke har fået tildelt et cpr nr. Det kan være tilfældet, hvis du modtager en elev der lige er kommet til landet. Du kan indskrive eleven, men du får ikke adressen opdateret

automatisk, før eleven har fået et ægte cpr nr. Når eleven har modtaget et ægte cpr. nr tager du kontakt til Tabulex som fletter disse oplysninger. Hvis du ønsker at skrive en adresse på eleven med det samme, skal du gøre det manuelt på elevens stamkort (Se afsnittet ”Elevregister”, underafsnittet ”Stamkort” side 10).

Elektronisk modtaget elev Hvis en anden TEA-skole eller din forvaltning udskriver en elev til indskrivning på din skole, vil TEA oprette en kategori med navnet ”Ingen” i dit elevregister. Der kan du finde eleven. Eleven er først synlig i ”Ingen”-kategorien efter indskrivningsdatoen. Hvis eleven er indmeldt på din skole pr. den 1. i næste måned, får du altså først ”Ingen”-kategorien, når du når frem til denne dato. Når du får en elev elektronisk fra en anden TEA-skole, vil du få besked med det samme via TEA’s indbyggede beskedsystem. Så vil ”flaget” være hejst. Indskrivningsdatoen vil fremgå af beskeden, og du skal nu stille TEA’s arbejdsdato frem til elevens indskrivningsdato. Her kan du flytte eleven fra ”Ingen”-kategorien til den klasse, eleven skal gå i.

Er eleven indmeldt på anden skole, vil der her stå, hvilken skole eleven udmeldes fra.

26

Du kan evt. udskrive en ny klasseliste og ordne eventuelle holdtilmeldinger. Husk at stille arbejdsdatoen tilbage til dags dato, når du er færdig. Du flytter elever fra ”Ingen”-kategorien til en klasse ved at højreklikke på eleven i elevregisteret og vælge ”Flyt” og den pågældende klasse.

Udmeld elever Du kan udmelde en elev til en anden skole. Hvis en skole – i eller uden for kommunen – bruger TEA, vil eleven automatisk dukke op på den skole, du udmelder eleven til. Du behøver i så fald ikke at gøre andet end selve udmeldingen. Du udmelder eleven fra elevregisteret ved at markere eleven og trykke på knappen ”Udmeld elev”. Derefter ser du dette vindue:

Ved du ikke hvilken skolen eleven skal udmeldes til, kan du vælge at sætte prik i ”Udmeld”, så vil TEA afslutte elevens historik på din skole. Eleven frameldes automarisk eventuelle hold i TEA.

Udmeld afgangselever Alle afgangselever der skal i 11. klasse på en anden skole, skal udmeldes til den pågældende skole. Med hensyn til afgangselever der skal på ungdomsuddannelse, er det en god idé at få udmeldt dem således at deres historik bliver afsluttet. Du kan ikke angive ungdomsuddannelse institution. Du kan markere flere elever til udmeldelse på en gang ved at holde [Ctrl] nede, mens du venstreklikker på eleverne. Det er en fordel, hvis du f.eks. skal melde 12 elever fra 9.A ud til samme 11. klassecenter.

Flyt elever internt mellem skolens klasser Du kan flytte elever internt på skolen ved at højreklikke på eleven i elevregisteret. For at flytte en elev fra én klasse til en anden, skal du vælge ”Flyt” og derefter den pågældende klasse. Hvis eleven tidligere har gået i denne klasse, vil du se en fejlmelding. Slet først den tidligere historik i klassen og flyt så eleven (For historikredigering, se afsnittet ”Elevregister”, underafsnit ”Historik”).

Skriv navnet eller skolekoden på den modtagende skole. Efterhånden som du skriver vil du få et antal skoler at vælge imellem. Marker den skole du ønsker at udmelde til.

Her vælger du datoen for udmeldelse.

27

De kommende 1. klasser Inden du modtager de kommende 1. klasseelever, så har forvaltningen lavet en søgning på alle børn i kommunen, der opfylder følgende kriterier:

- Alle kommunens skoledistrikter - Født i bestemt datointerval (forvaltningen vil typisk søge på den årgang, som er normal 1.

klasseårgang, og årgangen ældre for at få eventuelle oversiddere med). - Uden nuværende skolegang eller fremtidig skolegang.

Forvaltningen vil indskrive de børn, der bor i dit skoledistrikt, på din skole. Når du skal arbejde med de kommende 1. klasseelever, skal du indstille din arbejdsdato til starten af det kommende skoleår (01-08-20xx). Så kan du se, de elever forvaltningen har sendt dig. I nogle kommuner er det forvaltningen, der skriver til forældrene, men for de fleste gælder det, at skolen selv sender indskrivningsbrevet ud.

Indskrivningsbrev TEA har en skabelon, som du kan bruge til indskrivningsbrev. Marker alle eleverne i elevregistret, højreklik på en af dem og vælg ”Udskriv etiket”. Vælg den skabelon, der hedder ”TEA_Etiket_Indskrivning_A4”. Hvis TEA’s brev ikke opfylder alle dine krav til blanketten, så kan du lave din egen. Marker alle eleverne i elevregistret, højreklik på en af dem og vælg ”Udskriv brev”. Her kan du skrive din egen

blanket, og du kan gemme den til senere brug. Klik på printikonet [ ] for at udskrive og vælge om brevene skal adresseres til forældrene eller børnene. En helt tredje mulighed er at skrive brevet i almindeligt tekstbehandlingsprogram f.eks. Microsoft Word. Hvis du gør det, kan du lave en eksportfil med eksportformatet TEA02 (se afsnittet ”Eksporter”), som kan flette adresserne ind i brevet.

Tilretning af 1.klasserne Når indskrivningsbrevet kommer retur, vil alle elever skulle én af følgende tre muligheder:

Starte på din skole

Starte på en anden skole

Vente til næste år med at starte

Elever der skal starte på din skole Hvis indskrivningsbrevet fortæller, at barnet skal starte i 1. klasse, så skal du flytte ham eller hende fra ”Ingen”-klassen til den rigtige 1. klasse. Det gør du ved at højreklikke på eleven, vælge ”Flyt” og klassen. Du skal naturligvis have oprettet 1. klassen, før du kan flytte elever dertil (se evt. afsnittet ”Klasseregisteret”).

Elever der skal starte på en anden skole Hvis barnet skal starte på en anden skole, skal han eller hun udmeldes dertil. Find barnet i klassen ”Ingen”, markér ham/hende og klik på ”Udmeld elev”. Udmeld pr. 01-08-20xx til den pågældende skole og vælg evt. klassetrinet ”0”.

28

Elever der skal vente et år De elever der skal vente med skolestarten, skal ikke være registret på din skole i det kommende skoleår. Derfor skal deres historik fjernes. Find barnet i klassen ”Ingen”, markér ham/hende og klik på fanebladet ”Historik”. Marker historikken og klik på ”Fjern”. Hvis barnets skolegang er udskudt for anden gang, så anbefaler vi, at du kontakter skoleforvaltningen i din kommune.

Plejebørn

Plejebørn får deres biologiske forældre med på fanebladet ”Familie” i elevregisteret. TEA kender ikke automatisk deres værger eller plejeforældre. Disse skal altså indberettes til TEA manuelt. I elevregistret skal du finde eleven og klikke på fanebladet ”Familie”. Tryk på knappen ”Tilføj”, og skriv dine oplysninger om plejeforældrene ind, og husk at angive køn! Husk også at sætte flueben ved ”Med på udskrifter” og i øvrigt at fjerne dette flueben på de biologiske forældre. Du kan tage stilling til om de biologiske forældre skal ”Modtage post fra skolen” – det skal de i de fleste tilfælde ikke. Du skal også indberette betalingskommune på plejebørn. Det gør du på fanebladet ”Betalingskommuner” i elevregisteret. Klik

på knappen for at oprette en betalingskommune. Vælg fra listen den rigtige kommune og skriv den dato betalingbegynder. Hvis du ikke ved hvilken kommune, der er betalingskommune, så spørg forvaltningen. Registreringen er vigtig af hensyn til tværkommunale betalinger.

Gruppefunktionen

Grupper kan f.eks. være elevråd, kontaktforældre, og forældre-medlemmer i skolebestyrelsen. Du bør ikke bruge ”Grupper” til at lave grupper, der har med reel undervisning at gøre – til dette er holdregisteret bedre. Du opretter og redigerer grupperne i menuen ”Skole” | ”Grupper”.

Tilmelding i grupper Selve tilmeldingen af gruppemedlemmerne foregår i elevregistret. Når du skal tilmelde en elev, så skal du gå til fanebladet ”Grupper”. Klik ”Tilmeld” på knappen og vælg den gruppe, som eleven skal være medlem af. Derefter får du mulighed for at beskrive elevens tilknytning. Når du udskriver lister med gruppens medlemmer, kan det være praktisk, at f.eks. kan se hvilken klasse eleven repræsenterer i elevrådet. Du tilmelder forældre til grupper via fanebladet ”Familie”. Marker den relevante forælder, og klik på fanebladet ”Grupper” i bunden af familiefanebladet. ”. Klik ”Tilmeld” på knappen og vælg den gruppe, som personen skal være medlem af. Derefter får du mulighed for at

29

beskrive personens tilknytning til gruppen. Her kan f.eks. skrive, hvis en forælder er forældrerepræsentant i flere klasser.

Udskrifter og grupper Via menuen ”Skole” | ”Grupper” har du adgang til forskellige udskrifter. Du kan markere en eller flere grupper, højreklikke på dem, og vælge ”Udskriv gruppeliste”. Du kan også markere en gruppe, markere ét eller flere medlemmer af gruppen, højreklikke og vælge en af flere udskriftsmuligheder.

Fremskriv grupper Du kan genbruge dine grupper i det kommende skoleår ved at fremskrive dem. Det gør du med menuen ”Skole” | ”Fremskriv” | ”Grupper”.

Postkassen

I postkassen får du beskeder fra andre skoler, din forvaltning, og fra Tabulex. Vær opmærksom på at postkassen er fælles for alle brugere på skolen. Hvis en anden skole har udmeldt en elev til din skole via TEA, så får du besked i

postkassen. Det sker også, hvis en anden TEA-skole indskriver en elev, som går på din skole (se evt. afsnittet ” Indskrivning, udskrivning og flytning af elever”). Du kan også modtage beskeder fra Tabulex i postkassen. Det kan f.eks. være information om opdateringer af TEA, nye vejledninger eller sæsonbetonede arbejdsopgaver.

Du kan skrive beskeder til andre TEA-skoler via postkassen. Klik på for at sende en besked. Du vælger modtageren ved at skrive de første bogstaver af skolens navn, trykke på [pil ned]-tasten og vælge modtageren i listen.

Servicerapporter

Du kan også vælge at få servicerapporter i postkassen. Du kan selv vælge, hvad der skal med i servicerapporten, og hvornår du vil modtage den. Du kan indstille rapporten via menuen ”System” | ”Indstillinger” og fanebladet ”Servicerapport”. Du kan få en dagsrapport på bestemte ugedage, som fortæller dig om automatisk opdaterede ændringer i TEA på en række punkter. Ved at indstille den ”Opsummerende rapport”, Kan du få samlet alle ændringer i løbet af en uge

eller en måned.

Servicerapporterne bliver sendt til din TEA-postkasse.

30

Fremskrivning til nyt skoleår

I TEA foretager du selv fremskrivning til det nye skoleår. Du kan lave fremskrivningen når som helst, og den kan laves flere gange, hvis du ønsker at ændre noget. TEA skal stå på en arbejdsdato i indeværende skoleår, når du fremskriver. Gå til menuen ”Skole” | ”Fremskriv” | ”Skoleår”.

Hvis du laver ændringer i en klasses oprulning i forhold til TEA’s forslag, skal du markere klassen, lave ændringerne og trykke på knappen ”Gem ændringer”.

Klasser der skal lægges sammen Hvis to eller flere klasser smelter sammen i det kommende skoleår, så kan TEA håndtere det på to måder.

1) Giv klasserne samme betegnelse under ”Ny klassebetegnelse”. Det vil medføre, at eleverne bliver samlet i en klasse. Eksempelvis fremskrives både 9.A og 9.B til 10.A. Denne løsning er nemmest, hvis der kun er én klasse på årgangen i det kommende skoleår.

2) Du kan også blot fremskrive klasserne efter standardforslaget (f.eks. 4.A til 5.A, 4.B til 5.B

og 4.C til 5.C). Derefter kan du stille din arbejdsdato til starten af det nye skoleår, og flytte eleverne fra den klasse der udgår til den rette klasse (se afsnittet ”Flyt elever internt mellem skolens klasser”). Når alle eleverne er flyttet fra denne klasse, kan du slette den i klasseregisteret. Den metode er mest praktisk hvis eleverne skal fordeles i forskellige klasser.

Her kan du vælge, om den klasse, du har markeret, skal oprykkes på egen eller til anden skole. Du kan også undlade at oprykke.

Hvis du vil ændre klassebetegnelse ved oprulningen, sker det her.

Her kan du se TEA’s forslag til klassens navn i det nye skoleår.

31

Nye spor Hvis du i det nye år vil udvide med et ekstra spor på et klassetrin, kan du fremskrive klasserne som normalt. Derefter skal du stille arbejdsdatoen til starten af det nye skoleår og oprette den nye klasse i klasseregisteret (se afsnittet ”Klasseregisteret”). Du kan så flytte elever fra de eksisterende klasser til den nye parallelklasse via højreklik på eleverne i elevregisteret.

Tilflyttere efter fremskrivning Hvis du indskriver elever på skolen efter din fremskrivning, skal du blot foretage fremskrivningen igen for at få de nye elever med op. Ved ”genfremskrivning” vil TEA i øvrigt kun præsentere de klasser, der har modtaget nye elever siden sidste oprulning – og TEA vil angive, hvor mange elever det drejer sig om. I fremskrivningen kigger TEA efter elever, der ikke har en slutdato i historikken for indeværende skoleår.

Fremskrivning til anden skole Under fremskrivningen kan du vælge at overføre én eller flere klasser til en anden skole. Dette er relevant for skoler, der skal overføre f.eks. en 6.-klasse til en overbygningsskole. Det kan også være nyttigt, hvis kommunen har et 11. klassecenter, der skal modtage de øvrige skolers 9. klasser. Hvis du ønsker at overføre hele klasser til andre skoler via fremskrivningen, er det nødvendigt at den modtagende skole har fremskrevet deres skole, inden du gør det. Hvis flere skoler fremskriver klasser til én modtagende skole under samme klassebetegnelse, så bliver eleverne samlet i én klasse på den modtagende skole. Hvis det kun er nogle få elever, der f.eks. skal i kommunens 11. klasse, så kan det bedst betale sig at udmelde disse elever til skolen via elevregisteret. I så fald skal du vælge 31.07.20xx som udskrivningsdato, og du skal undlade at fremskrive dine 9. klasser.

Udmeld efter fremskrivning Hvis du udmelder en elev, der er blevet fremskrevet, så vil TEA automatisk slette den fremtidige historik på din skole. Det vil sige, at den nye udmeldelse annullerer den fremskrivning, du har lavet tidligere – for denne ene elev.

Prøver og karakterer

I TEA kan du håndtere al administration, der har med prøver og karakter at gøre – lige fra udskrivning af karakterlister, indtastning af tekstopgivelser og karakterer til udskrivning af det endelige afgangsbevis. Dette afsnit beskriver prøveafviklingen generelt. For en mere grundig gennemgang af prøveafviklingen – se særvejledningen ”Prøveafvikling trin for trin” på www.tabulex.dk.

32

Karakterindberetning Du kan indtaste standpunktskarakterer på to måder; elevvis eller holdvis. Om du vælger den ene eller den anden metode er helt afhængig af skolens traditioner og jeres ”temperament”. Resultatet er det samme i sidste ende: eleven får en karakter for sin indsats i et bestemt fag.

Elevvis indtastning af karakterer Den elevvise indtastning er den mest almindelige. Den starter med, at du udskriver karakterblade til alle eleverne i en klasse. Gå til klassen eller søg på hele årgangen med F3-søgeren i elevregisteret. Marker alle eleverne, højreklik og vælg ”Udskriv karakterblad”. Disse karakterblade kan du give til lærerne, så de kan skrive karaktererne på.

Når alle karakterer er givet, er du klar til at indtaste karaktererne i TEA. Gå i elevregisteret og marker klassen. Sortér eleverne ved at klikke på overskrifterne, så de kommer i samme rækkefølge som karakterbladene. Højreklik på den første elev i klassen og vælg ”Karakterer”.

Indtast elevens karakterer og klik på spoleknappen i bunden af karakterbladet. Du kan nu indberette karakterer på den næste elev i klassen.

Holdvis indtastning af karakterer Hvis du vil indtaste karakterer holdvis, så er det nødvendigt at oprette et hold for fag, der skal gives karakterer i (se afsnittet ”Holdoprettelse” side 13). Den holdvise indtastning af standpunktskarakterer starter med, at du markerer holdet eller holdene i holdregisteret. Højreklik på holdet og vælg ”Udskrifter” | ”Standpunktskarakterer”. Udskriv listen og giv den til den lærer, der underviser på holdet. Når du får listen tilbage, er du klar til at indtaste standpunktskaraktererne i TEA. Marker igen holdet i holdregisteret og klik på den knap der hedder ”Standpunktskarakterer” på fanebladet ”Stamdata”. Indtast karaktererne i det vindue der åbner. Prøvekarakterer indberettes som regel prøvevist fra prøveoversigten, men du kan også indberettes direkte på eleverne i elevregisteret. Prøver

Indtastning af tekstopgivelser Du kan indtaste tekstopgivelser direkte i TEA, eller lærerne kan indtaste dem via Web. I prøveoversigten kan du se, hvorfra tekstopgivelserne til den enkelte prøve stammer. Kig i kolonnen ”Indb. type”. "TEA" betyder, at opgivelserne er indtastede i TEA, og "Web" betyder, at tekstopgivelserne er indtastede via webindberetningen.

Indtastning af tekstopgivelser via web I TEA’s lærerregister kan du tildele lærerne en kode, som giver dem adgang til at indtaste tekstopgivelser på web-adressen www.tabulex.net.

Den enkelte lærer vil få adgang til at indtaste tekstopgivelser på de mundtlige prøver, som læreren er ansvarlig for, jf. kolonnen ”Lærer” i

33

prøveoversigten. Når de relevante lærere har fået en adgangskode og alle prøver er tilknyttet de rette lærere, kan du udskrive en vejledning, som fortæller lærerne, hvordan de skal indtaste tekstopgivelserne. Den udskrives via menuen Udskriv I specielle I Web I Web-vejledning til lærer. Når læreren har indtastet opgivelserne, kan du markere prøven i prøveoversigten, og klikke ”Tekstopgivelser” for at se lærerens indberetning. Du kan nu lave eventuelle tilretninger og sætte flueben i "Tekstopgivelser godkendt". Herefter vil prøven have en grøn markering i prøveoversigten, og læreren vil ikke længere have adgang til webindberetning for denne prøve.

Indtastning af tekstopgivelser i TEA Vælg ”Prøver” | ”Prøveoversigt”, markér den relevante prøve og klik på knappen ”Tekstopgivelser”. Hvis læreren har indtastet tekstopgivelsen via web, kan du se indtastningen, redigere i den og formatere den, som du ønsker. Du kan også selv indskrive tekstopgivelser med tilhørende antal normalsider. Klik på knappen ”Tilføj” for at oprette en (ny) linie (eller et afsnit med flere linier, hvis det kræves for at beskrive en opgivelse) og det tilhørende antal normalsider. Vælg om det er en overskrift, emnebeskrivelse eller tekstopgivelse under ”Linjetype. Valget har betydning for om du får mulighed for at angive normalsider (kun ved linjetypen ”Tekstopgivelse). Klik ”Ok” når du er færdig med tekstopgivelserne.

Udskriv tekstopgivelser Når du har valgt tekstopgivelserne for en bestemt prøve, kan du udskrive dem til forskellige modtagere. Klik på knappen ”Udskriv” og vælg herefter de modtagere, du vil udskrive til. Vær opmærksom på at Undervisningsministeriet ikke længere pr. automatik skal have et eksemplar. Hvis du vælger at skrive et eksemplar ud til eleverne, vil censors navn ikke være nævnt herpå. De sidste tre flueben kan bruges til modtagere, som du selv skriver ind.

Indtastning af prøvekarakterer På samme måde som standpunktskaraktererne, kan du indtaste prøvekaraktererne på to måder: 1: Prøvevis Vælg prøveoversigten og benyt knappen ”Prøvekarakterer”, når du har markeret

prøven.

2: Elevvis Højreklik på en elev i elevregisteret og vælg ”Karakterer”

Prøveudskrifter Fra prøveoversigten har du adgang til en række udskrifter, der er praktiske i forbindelse med prøverne. Brug knappen ”Udskrifter”.

34

Karakterudskrifter Du kan også lave flere forskellige karakterudskrifter:

Udskrift For én elev For flere elever

Karakterblad Via højreklik i elevbilledet Via søgebilledet

Karakterprotokol Via højreklik i elevbilledet Via søgebilledet

Prøveprotokol Via højreklik i elevbilledet Via søgebilledet

Afgangsbevis Via højreklik i elevbilledet Via søgebilledet

35