TAKLIMAT AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008

PENYELARAS PROSEDURJPN DAN PPD

TARIKH: 25 JUN 2009

HARI : KHAMIS

MASA: 9.00 PAGI

TEMPAT : KOLEJ SUNWAY

PELAKSANAAN AUDIT

1. TARIKH : 6 – 10 JULAI 20092. LOKASI : JOHOR,PAHANG,PULAU

PINANG DAN SELANGOR3. JPN JOHOR DAN SEMUA PPD4. JENIS AUDIT : AUDIT PENILAIAN SEMULA5. TAHUN 2009 : MS ISO 9001:20086. TAHUN 2008 : MS ISO 9001:2000

TRANSISI VERSI 2000 KE 2008

VERSI 2008:1. Mula 15 November 2008, MS ISO 9001

telah ditukar dari versi 2000 ke 20082. Standard dikaji setiap 5 tahun. Versi

2000 tamat 2005 tetapi siap sepenuhnya tahun 2008.

3. Versi 2008 tiada perubahan pada standard ( masih seksyen 4,5,6,7 dan 8 )

4. Masih menggunakan pendekatan proses

TRANSISI VERSI 2000 KE 20085. 8 Prinsip Pengurusan masih

digunakan5.1 Tumpuan kpd pelanggan5.2 Kepimpinan5.3 Penglibatan anggota organisasi5.4 Pendekatan sistem5.5 Pendekatan Proses5.6 Keputusan berasaskan fakta5.7 Penambahbaikan Berterusan5.8 Hubungan dengan Pembekal

TRANSISI VERSI 2000 KE 2008

6. Penekanan kepada 4 perkara:

6.1 Sumber luar / dalam dikenalpasti

6.2 Latihan Kepakaran ditingkatkan

6.3 Keselesaan tempat kerja dan bahan yang bersesuaian.

6.4 Keberkesanan tindakan perlu dipastikan secara menyeluruh.

( keberkesanan perkhidmatan )

PROSEDUR KUALITI TAHUN 2009

VERSI 2000

1. 3 SKOP UTAMA

- Penempatan Guru

- Petukaran Guru

- Penempatan Pelajar Tkt 4 & 1

2. PK lain PKPS

VERSI 2008

1. SEMUA SKOP UTAMA

2. ADUAN DAN MAKLUM BALAS PELANGGAN DIASINGKAN

3. PK PEMANTAUAN

( SEMUA PEMANTAUAN DI BPSH, JPN DAN PPD )

MS ISO 9001:2008

ADA 12 PROSEDUR KUALITI ( PK )

PK 01 PENGURUSAN PENEMPATAN GURU

PK 02 PENGURUSAN PETUKARAN GURU

PK 03 PENGURUAN PEMANTAUAN

PK 04 PENGURUSAN ADUAN

PK 05 PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN

PK 06 PENGURUSAN LATIHAN PERSONEL

MS ISO 9001:2008

PK 07 PENGURUSAN PEROLEHAN

PK 08 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN

PK 09 PENGURUAN AUDIT DALAM

PK 10 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

PK 11 TINDAKAN PEMBETULAN & PENCEGAHAN

PK 12 KAWALAN TERHADAP PERKHDMATAN TIDAK AKUR

PROSES PENGAUDITAN

KETAKAKURAN ( NCR ) – 3 KATEGORI1. KRITIKAL – Penarikan Pensijilan2. MAJOR - Tiada kawalan dokumen,

- Tiada latihan dijalankan - Tiada semakan / tindakan

3. MINOR - Dokumen tidak disahkan - Data tidak lengkap

( 5 minor di 5 lokasi boleh beri 1 major )

Contoh NCR1. Surat tidak daftar, tidak rekod, tiada tarikh terima –

NCR MAJOR

2. Surat tidak daftar – NCR MINOR

3. Surat tidak minit – Pemerhatian

4. Fail tidak daftar – NCR MAJOR

5. Fail tiada kertas minit, tidak ada bil kandung surat, tidak diminit ………

6 Tiada fail pemantauan, tiada pemantauan, tiada laporan pemantauan..

7. Tiada instrument pemantauan dan tiada tindakan hasil pemantauan……..

KETIDAKAKURAN

8. Kenderaan tidak diselenggara

9. Kenderaan tiada surat beranak ( geran )

10. Mesin fax tiada surat beranak.

11. Pegawai / Penyelaras tiada semasa audit dan tiada yang boleh menjawab soalan-soalan auditor.

12. Tiada menunjukkan tanda-tanda organisasi melaksanakan MS ISO semasa audit spt berita, papan tanda, papan kenyataan, banner atau sebarang kenyataan tentang ISO

KETIDAKAKURAN

13.Tiada penilaian prestasi alat-alat komputer.

14. Tiada penilaian prestasi air-con.15. Tiada carta organisasi dan senarai staf

tidak kemaskini.16. Buku BRP tidak dikemaskini.17. Tiada kawalan barangan di stok18. Kebanyakan staf tiada Fail Meja dan

tiada cukup latihan 7 hari.

MASA AUDIT

1. Mesyuarat Pembukaan Audit

1.1 Sediakan masa, tempat, senarai kehadiran dan Jadual Audit.

1.2 Dipengerusi oleh tuanrumah

1.3 Kata Aluan pengerusi

1.4 Kata Aluan Ketua Juruaudit

1.5 Hal-hal lain

MASA AUDIT

1. Kata Aluan Juruaudit:1.1 Perkenal auditor yang bersamanya

1.2 Beritahu tujuan audit

1.3 Beritau kaedah audit

1.4 Semak Jadual Audit ( setuju / tak setuju )

1.5 Keperluan sumber

1.6 Maklum/ jangkaan mesyuarat penutup.

1.7 Rekod kehadiran ( diambil )

PELAKSANAAN AUDIT1. Bermula dari Pengurus Kualiti / Ketua

Juruaudit iaitu Kawalan Dokumen dan Laporan Audit lepas ( tindakan pembetulan telah dibuat atau tidak )

2. Berdasarkan Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti ( senarai semak )

3. Membuat catatan semasa audit berdasarkan dokumen yang diperiksa.

4 Catat penemuan jika ada.

5. Mengesan pencapaian objektif / tidak.

ETIKA AUDITEE

1. Menyediakan dokumen yang lengkap

2. Menyediakan rekod sebagai sokongan kepada dokumen.

3. Menyediakan dokumen dengan segera/ pantas

4. Menjawab soalan auditor berdasarkan dokumen dan rekod yang ada.

5. Menyediakan `tag` pada dokumen ( fail ) supaya senang dicari.

6. Beri penerangan yang jelas dan ringkas bukan panjang lebar

ETIKA AUDITEE7. Hanya menjawab soalan jika ditanya8. Tidak bertengkar dengan auditor9. Tidak menunjukkan kelemahan seperti

saya baru, saya tidak tahu, bukan kerja saya….

10. Segera mencari ( membuat ) bukti jika ternyata tiada ( sebelum audit tamat )

11. Menggunakan laras bahasa yang lembut( berbudi bahasa )

12. Sediakan catatan jika perlu.

ETIKA AUDITEE12.Menghadapi auditor berpasukan

13 Beri kerjasama yang baik dengan auditor

14. Minta buat pembetulan segera jika auditor jumpa kecuaian.

15. Tidak memandang rendah kebolehan auditor ( menghormati )

16. Bahasa: bahasa badan, pakaian yang selesa dan sesuai.

17. Kawal emosi dan tingkahlaku.

PENGURUS KUALITI / KETUA JURUAUDIT

1. Berhubung dengan auditor yang akan datang.

2. Memastikan tempat penginapan supaya mudah dijemput ke lokasi.

3. Mengenali ( beramah ) dengan juruaudit4. Menyediakan Persiapan Mesyuarat

Pembukaan dan Penutup spt tempat, surat jemputan kepada pegawai dan staf yang perlu hadir mesy pembukaan / mesy penutup

PENGURUS KUALITI / KETUA JURUAUDIT

5. Menyediakan minum dan makan auditor6. Menyediakan teks / maklum kepada ketua

jabatan maklumat audit7. Menyediakan Jadual Audit ( kenalpasti

auditee dan masa yang sesuai )8. Menyediakan senarai staf yang terkini.9. Membawa Ketua Juruaudit bertemu Ketua

Jabatan sebelum mesyuarat dibuat.10. Sedia pamplet ( jika ada )

KEPERLUAN PENGURUS KUALITI / KETUA JURUADIT

1. Senarai Edaran Terkawal

2. Surat Akuan Terima Manual Kualiti

3. Senarai Juruaudit JPN /BPSH berserta sijil kelayakan sebagai juruaudit.

4. Surat perlantikan Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit serta Juruaudit semas.

5. Sediakan 1 fail Pengurusan Kualiti ( MS ISO )

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD

NO KAWALAN JPN JOHOR – 1010 – 01 – PENGARAH10 – 02 - TIMBALAN PENGARAH10 – 03 - PENGURUS KUALITI10 – 04 – KETUA JURUAUDIT10 – 03 /1 – KS SJQ10 – 03 /2 – KS SPS10 – 03 /3 – KS SPA10 – 03 /4 – KS K2P10 – 03 /5 - KS SPP10 – 03 /6 - KS SPK

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD

10 – 03 /7 - KS SPI 10 – 03 /8 - KS SPSPK10 – 03 /9 - KS ICT10 – 03 /10 - KS S&K PEGAWAI PELAJARAN DAERAH ( PPD )10 – 03 /11 - PPD JB10 – 03 /12 - PPD PG10 – 03 /13 - PPD KT

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD

10 – 03 /14 - PPD MUAR

10 – 03 /15 - PPD BP

10 – 03 /16 - PPD KLUANG

10 – 03 /17 - PPD SEGAMAT

10 – 03 /18 - PPD PONTIAN

10 – 03 /19 - PPD KULAI

10 – 03 /20 - PPD MERSING

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD

N0 KAWALAN PENGURUS KUALITI PPDCONTOH PPD JB:10 – 03 /11(01) - TIMBALAN PPD /PQ10 – 03 /11(02) - PENOLONG PPD (MEN)10 – 03 /11(03) - PENOLONG PPD (REN)10 – 03 /11(04) - PENOLONG PPD (AKA)10 – 03 /11(05) - PENOLONG PPD (HEM)10 – 03 /11(06) - PEG ESEKUTIF (EO)

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD

NO KAWALAN JURUAUDIT:

10 – 03 /21 - ABD RAHIM

10 – 03 /22 - HJ KHALID

10 – 03 /23 - HJ JAMAL

10 – 03 /24 - MOHD HANAFI

10 – 03 /25 - SAMION

10 – 03 /26 - MOHSIN

10 – 03 /27 - HJ AHMAD

10 – 03 /28 - DZULKIFLI

10 – 03 /29 - MOHD ROSLI

10 – 03 /30 - HASSAN

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD

10 – 03 /31 - HAMZAH AHMAD

10 – 03 /32 - AZMI SUKIMAN

10 – 03 /33 - SALLEHUDIN ZULKIFLI

10 – 03 /34 - ARMAS DERUSMAN

10 – 03 /35 - ABDULLAH MOHD SALEH

10 – 03 /36 - HJ ISHAK SAHLAN

10 – 03 /37 - SUPIANDI

10 – 03 /38 - ABDULLAH YUSOF

10 – 03 /39 - HASSAN AHMAD

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD

NO KAWALAN KETUA PENOLONG PENGARAH DAN KETUA UNIT :

- Mengikut No Kawalan Ketua Sektor- Contoh KPP SJQ : Hj Kassim Mahadi

10 – 03 /1 (01 ) – KS SJQ- Contoh KPP SPI: Hj Basari b Hj Manan

10 – 03 /7 (01) 10 – 03 /7 (02) – Ketua Unit – Ust Omar 10 – 03 /7 (03) – Ketua Unit – Ust Azman