TAKLIMAT PENGENALAN

oleh:

NUR NADJLA BINTI AHMAD RAZEI SEKOLAH PERNIAGAAN DAN EKONOMI / FASILITATOR EKSA, UPM

(03-97697722 / nurnadjla@upm.my)

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

ISI PEMBENTANGAN

1. Imbasan konsep 5S

2. Pengenalan EKSA oleh MAMPU

3. Pengenalan dan Maklumat Umum EKSA di UPM

4. Pelaksanaan EKSA di UPM

5. Audit Dalaman EKSA

6. Contoh Amalan EKSA

1

IMBASAN KONSEP 5S

Penilaian 5S melibatkan 3 komponen iaitu:

A. Perancangan dan penubuhan JK (200m)

B. Ruang Tempat Kerja dan Peralatan (305m)

C. Persekitaran Tempat Kerja dan Kemudahan (105m)

Imbasan

Konsep 5S

5S….suatu masa dahulu…

Pensijilan 5s oleh MPC Pensijilan EKSA oleh MAMPU

2

PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU

Diperkenalkan mulai JANUARI 2014 oleh MAMPU.

Sebagai inisiatif PENJENAMAAN SEMULA 5S SEKTOR AWAM.

•Ketengahkan persekitaran kerja yang berkualiti dan kondusif.

Lebih relevan dan komprehensif.

Meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi.

Menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan Sektor Awam.

1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU

ELEMEN

BAHARU EKSA

Imej Korporat

Kreativiti dan Inovasi

Amalan Hijau

Persekitaran Kondusif

Kepelbagaian Agensi

1

2

3

4

5

PENGENALAN DAN MAKLUMAT UMUM EKSA DI UPM

3

ISI KANDUNGAN 1- MAKLUMAT UMUM

Penyataan Komitmen EKSA UPM

Visi & Misi EKSA UPM

Objektif Pelaksanaan EKSA UPM

Motto & Logo EKSA UPM

Carta Organisasi Induk dan PTJ EKSA UPM

2- KANDUNGAN UTAMA

Bab 1 – Tujuan EKSA UPM

Bab 2 – Pengenalan EKSA UPM

Bab 3 – Faedah EKSA UPM

Bab 4 – Pelaksanaan EKSA UPM

Bab 5 - Audit Dalaman EKSA UPM

Bab 6 – Standard Penyeragaman EKSA UPM

Penutup

3- LAMPIRAN

Peranan dan Fungsi JK EKSA UPM

Kriteria Penilaian EKSA UPM

Contoh Amalan Baik EKSA UPM

Rujukan

Penghargaan kepada JK Penyedia GP Hebahan pertama GP oleh CQA pada 17 Julai 2020

FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

(Rujuk GP m/s 10)

Meningkatkan produktiviti kerja

Meningkatkan tahap pengurusan penyelenggaraan

Meningkatkan kualiti perkhidmatan kepada

pelanggan

Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif

Menjimatkan kos

Meningkatkan kreativiti dan

inovasi

Meningkatkan tahap

keselamatan

Meningkatkan semangat kerja

berpasukan

1 2 3

4 5 6

7 8

PENYATAAN KOMITMEN,

VISI DAN MISI EKSA UPM

PERNYATAAN KOMITMEN VISI & MISI

Kami pekerja UPM komited mengamalkan

budaya organisasi berprestasi tinggi melalui

penyediaan persekitaran kerja kondusif serta

budaya kerja berinovatif dan kreatif dengan

penerapan amalan hijau

(Rujuk GP m/s 1)

Visi

Peningkatan kualiti dan produktiviti

perkhidmatan dengan persekitaran

tempat kerja yang kondusif

Misi

Melaksanakan tugas dengan

cekap, berkesan dan lebih

produktif.

Mewujudkan budaya kerja dan urus

tadbir terbaik.

Membina budaya dan nilai bersama

yang cemerlang.

(Rujuk GP m/s 2)

MOTTO EKSA UPM DAN PTJ

MOTTO EKSA

“Persekitaran Kondusif Pencetus

Transformasi Kerja Berkualiti”

LOGO EKSA

Akan dipilih dikalangan logo EKSA terbaik PTJ

(ditentukan melalui pertandingan)

Nota : Digunapakai secara seragam di UPM dan PTJ tidak perlu mencipta

sendiri penyataan komitmen, visi, misi, motto dan logo (Rujuk GP m/s 4).

CARTA ORGANISASI EKSA JK INDUK

Nota : Sekiranya UPM berhasrat untuk melaksanakan satu pengiktirafan

dalaman secara menyeluruh atau satu pensijilan EKSA UPM, carta organisasi

JK Induk EKSA UPM ini akan digunakapakai (Rujuk GP m/s 6).

Nota:

CARTA ORGANISASI EKSA PTJ

Nota : Semua JK yang dinyatakan merupakan ahli yang wajib dilantik dalam

carta organisasi EKSA (Rujuk GP m/s 7).

PELAKSANAAN EKSA DI UPM

4

Pembentukan Jawatankuasa

Promosi, Hebahan & Pembahagian Zon

Pelancaran dan

Pelaksanaan Aktiviti Pensijilan

PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3 PERINGKAT 4

JK EKSA ditubuhkan di peringkat

PTJ. Setiap peranan dan fungsi JK

disenaraikan, JK perlu menyediakan

carta perbatuan dan dapatkan

komitmen Pengurusan.

JK perlu mempromosi dan

melaksanakan hebahan berkaitan

EKSA kepada warga kerja. Zon

dibahagikan bagi memudah dan

melancarkan proses gerak kerja.

Permohonan boleh dibuat

sekiranya PTJ berhasrat untuk

mendapatkan pensijilan EKSA

daripada MAMPU.

JK perlu membuat pelancaran EKSA

sebagai tanda mula amalan. Pada

peringkat ini, PTJ perlu melaksanakan

semua amalan yang digariskan

mengikut panduan EKSA.

PERINGKAT PELAKSANAAN EKSA

Nota : Peringkat 4 adalah tertakluk kepada nasihat daripada pihak CQA

UPM (Rujuk GP m/s 13)

1

2

3

4

Penasihat/Penaung

Pengerusi

Fasilitator

Penyelaras

JK Promosi

JK Latihan

JK Audit

Ketua Sektor/Zon

1

2

3

4

5

7

8

9

• Lantik JK EKSA. • Beri sokongan penuh.

• Sebagai pakar rujuk.

• Beri latihan kepada warga PTJ.

• Orang tengah antara

pengurusan dan warga PTJ.

• Lakukan pelarasan semua

aktiviti.

• Laporkan kemajuan aktiviti.

• Hebahkan maklumat terkini

kepada PTJ.

• Rancang aktiviti promosi & analisis

keberkesanan.

• Hebahkan maklumat terkini kepada

PTJ.

• Laporkan dalam Mesyuarat JK

EKSA

• Rancang kekerapan audit.

• Laksanakan audit mengikut

kriteria audit UPM.

• Sediakan laporan audit.

• Kenalpasti keperluan, rancang,

laksanakan latihan & analisis

keberkesanan

• Adakan mesyuarat berkala

dengan ahli zon.

• Sediakan laporan zon.

• Bantu beri panduan kepada ahli

zon.

Setiausaha

6

• Pencatat minit mesyuarat

• Kemaskini fail EKSA

• Bantu urusan Penyelaras.

PERINGKAT 1 – PEMBENTUKAN JK EKSA PTJ

Nota : Penyelaras EKSA dilantik oleh CQA. Tugasan ahli adalah beri

komitmen, idea dan bekerjasama (Rujuk GP m/s 53)

• Tentukan hala tuju EKSA.

• Rancang pelan

tindakan,aktiviti, AJK dan

sumber kewangan.

Pada peringkat ini, JK EKSA PTJ perlu:

i. Membuat promosi, hebahan dan menerangkan objektif EKSA kepada seluruh warga

PTJ.

ii.Wujudkan pembahagian zon/kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan

pelaksanaan dan pengawasan EKSA. Bagi memudahkan rujukan, pembahagian

zon perlu dijelaskan melalui pelan lokasi zon. Faktor yang perlu diambil perhatian

semasa pembahagian zon adalah:

Pembahagian zon

hendaklah bersesuaian

mengikut saiz PTJ.

Bilangan zon yang

lebih sedikit / kecil

adalah lebih baik bagi

memastikan

penyelarasan dan

pemantauan dapat

dibuat secara

sistematik.

Tetapkan nama bagi

setiap zon dengan

maklumat ahli bagi

setiap zon (carta

organisasi zon).

Wujudkan sudut EKSA

bagi setiap zon dengan

mempamerkan maklumat

seperti yang diselaraskan.

Zon EKSA di PTJ boleh dibahagikan berdasarkan

aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.

PERINGKAT 2 – PROMOSI, HEBAHAN &

PEMBAHAGIAN ZON

Promosi dan hebahan

Laksanakan pelancaran sebagai tanda mula program dan beri latihan kepada warga

PTJ bagi mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping membudayakan EKSA

dalam kalangan warga PTJ. Aktiviti EKSA termasuklah gotong royong, audit, lawatan,

pengiktirafan dan sebagainya.

PERINGKAT 3 – PELANCARAN DAN

PELAKSANAAN AKTIVITI

PPPA, UPM

CQA, UPM

ILP, Selandar

Contoh majlis pelancaran EKSA

Laksanakan latihan dan program pengembangan ilmu melalui penganjuran

bengkel/seminar atau lawatan penanda aras ke PTJ / organisasi lain.

Latihan dan pengembangan ilmu

Laksanakan aktiviti EKSA yang boleh memupuk kreativiti dan inovasi warga kerja mengikut

takwim. Aktiviti yang dilaksanakan perlu direkodkan, dipromosi dan dihebahkan kepada

warga kerja.

Kreativiti dan pembudayaan inovasi

Laksanakan program pengiktirafan seperti ruang kerja terbaik, kubikel terbaik, anugerah

staf kreatif dan lain-lain yang bersesuaian bagi mengiktiraf dan menghargai komitmen

warga kerja dalam membudayaan EKSA di tempat kerja.

Program Pengiktirafan EKSA

• Peringkat ini hanya terpakai kepada PTJ yang ingin mendapatkan pensijilan EKSA

daripada MAMPU.

• Pensijilan EKSA akan diberikan kepada PTJ yang berjaya memperolehi markah

purata 80% dan ke atas mengikut pecahan berikut:

MARKAH KATEGORI SIJIL

90.0% - 100.0% Cemerlang

80.0% - 89.9% Baik

• Tempoh sah laku sijil adalah selama dua (2) tahun (pembaharuan sijil boleh

dimohon sebulan sebelum tarikh tamat tempoh sah laku).

• PTJ yang berminat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlu

kemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU beserta dengan laporan audit

dalam yang dibuat sekurang-kurangnya dua (2) kali dengan purata 80%

markah ke atas.

• Tiada kos dikenakan oleh MAMPU untuk pensijilan EKSA.

PERINGKAT 4 – PENSIJILAN EKSA

Nota : Permohonan persijilan EKSA oleh PTJ adalah tertakluk kepada nasihat

daripada pihak CQA UPM

CONTOH SIJIL PENGIKTIRAFAN EKSA

AUDIT DALAMAN EKSA

5

Membentuk Pasukan Audit

Latihan Audit EKSA

Mengaudit Prestasi EKSA

Melaporkan Penemuan

Audit

LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3 LANGKAH 4

Juruaudit dalaman EKSA PTJ perlu

dilantik dan kekerapan sesi audit perlu

ditentukan. Pengauditan perlu

menggunapakai kriteria Audit

Dalaman EKSA UPM.

Latihan perlu diberikan kepada

Pasukan Audit Dalaman EKSA PTJ

supaya proses audit dapat dijalankan

dengan cekap dan berkesan.

Ketua JK Audit EKSA perlu melaporkan

penemuan dan keputusan kepada Pengerusi

EKSA PTJ. Pengerusi EKSA PTJ akan

melaporkannya dalam Mesyuarat Pengurusan

PTJ dan keputusannya perlu dipamerkan di

sudut EKSA.

Pasukan Audit Dalaman EKSA PTJ

perlu menjalankan audit secara

berkala mengikut jadual/takwim yang

telah ditetapkan.

1

2

3

4

LANGKAH PENGAUDITAN EKSA

Langkah 4 - Keputusan yang telah diluluskan perlu dihebah dan dipamerkan

di setiap sudut EKSA (Rujuk GP m/s 15)

Keperluan Utama Pelaksanaan

Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Tempat Umum

Keselamatan Persekitaran

Kawasan Persekitaran PTJ

Tempat Khusus

A

B

C

D

E

F

KOMPONEN GENERIK

KO

MP

ON

EN

KOMPONEN KHUSUS

KOMPONEN PENGAUDITAN EKSA

E1- Agensi mempunyai

bangunan dan kawasan

sendiri

E2- Agensi mempunyai

bangunan dan berkongsi

kawasan

Nota: Penilaian EKSA meliputi kesemua ruang dan Kawasan di PTJ. Tiada

kawasan boleh dikecualikan dalam penilaian EKSA.

KOMPONEN A KOMPONEN B

Keperluan Utama Pelaksanaan Ruang Tempat Kerja/Pejabat

A1) Penyataan Komitmen EKSA (35m)

A2) Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA (15m)

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan (15m)

A4) Penilaian Kendiri (15m)

A5) Pengiktirafan (15m)

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi (10m)

A7) Tindakan Penjimatan dan Go Green (15m)

B1) Lantai (10m)

B2) Dinding dan Siling (10m)

B3) Lampu dan Soket (10m)

B4) Susun Atur Peralatan (10m)

B5) Keadaan Peralatan (30m)

B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

(20m)

B7) Perhiasan (10m)

B8) Keperluan Umum (30m)

B9) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja (10m)

B10) Bilik Pegawai (15m)

B11) Stor Peralatan Pejabat (35m)

B12) Bilik Fail (30m)

B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi (10m)

B14) Bilik Pemandu (10m)

B15) Bilik Pelayan (Server) /Terperingkat (5m)

JUMLAH A : 120 MARKAH JUMLAH B : 245 MARKAH

PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA

(KOMPONEN GENERIK)

KOMPONEN C KOMPONEN D

Tempat Umum Keselamatan Persekitaran

C1) Lobi Utama/Ruang Hadapan (15m)

C2) Kaunter Utama (25m)

C3) Ruang Menunggu (15m)

C4) Laluan Utama/Koridor (10m)

C5) Bilik Mesyuarat (10m)

C6) Perpustakaan/Pusat Sumber (15m)

C7) Surau/Bilik Solat (30m)

C8) Lif (20m)

C9) Pantri/Tempat Minum (10m)

C10) Tandas (35m)

D1) Pelan Tindakan Kecemasan (10m)

D2) Pendawaian/Kabel (10m)

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran (15m)

D4) Laluan/Tangga Kecemasan (15m)

D5) Kunci (20m)

JUMLAH C : 185 MARKAH JUMLAH D : 70 MARKAH

PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA

(KOMPONEN GENERIK)

KOMPONEN E1 KOMPONEN E2

Bangunan & Kawasan Sendiri Bangunan Sendiri & Berkongsi

Kawasan

Kawasan Persekitaran Jabatan (65m)

Kawasan Persekitaran Jabatan (35m)

JUMLAH E1 : 65 MARKAH JUMLAH E2 : 35 MARKAH

PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA

(KOMPONEN GENERIK)

PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA (KOMPONEN khusus)

PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA

(KOMPONEN KHUSUS)

KOMPONEN F

Hospital/Klinik Masjid

1) Bilik Rawatan (25m)

2) Peti Sejuk (10m)

3) Wad (10m)

4) Klinik Pakar (15m)

5) Bilik Fisioterapi (10m)

6) Bilik Bersalin (15m)

7) Bilik Xray/CT Scan/MRI (15m)

8) Farmasi (15m)

9) Stor Peralatan Ubat Farmasi (45m)

10) Bilik Makmal (15m)

11) Bilik/Ruang/Kad Rekod Perubatan (15m)

1) Ruang Sembahyang/ Dewan Solat (25m)

2) Tempat Mandi Jenazah (15m)

3) Tempat Wudhuk (25m)

4) Ruang Azan (15m)

JUMLAH : 185 MARKAH JUMLAH D : 80 MARKAH

Nota: Untuk Klinik Pergigian, ada kriteria khusus (120 markah)

PEMARKAHAN PENILAIAN EKSA

(KOMPONEN KHUSUS)

KOMPONEN F

Umum Umum (Sambungan)

1) Bilik Kuliah/Latihan/Perbincangan/Seminar

(15m)

2) Dewan/Auditorium (15m)

3) Dewan Makan/Tempat

makan/Kafetaria/Kantin (15m)

4) Garaj (10m)

5) Premis Perniagaan (10m)

6) Bilik Hadanah/Taska (10m)

7) Asrama (15m)

8) Bilik Penginapan/Bilik Rehat/Bilik Transit/Bilik

Musafir/Rumah Tamu (10m)

9) Padang (10m)

10) Kolam Renang (15m)

11) Gelanggang (15m)

12) Gimnasium (10m)

Rumah Haiwan/Ladang

Ternakan/Akuakultur (20m)

Rumah Penyembelihan Haiwan (20m)

Kawasan Pelupusan Bangkai (20m)

Rumah Mayat (15m)

Ladang Tanaman/Nurseri (20m)

Stor Khusus & Stor Sisa Terjadual (25m)

Bilik Penyusuan (15m)

Bilik Kaunseling/Bilik Konsultansi (20m)

Makmal Komputer (20m)

Bilik Audio Visual (AV)/Konti (15m)

Galeri /Studio/Muzium (20m)

Hangar (15m)

JUMLAH : 375 MARKAH

CONTOH AMALAN EKSA

6

Mewujudkan kawasan Laman hijau

Sebelum Selepas

Selepas

Amalan Hijau – Go Green

Mewujudkan tong kitar semula di persekitaran PTJ dan melaksanakan program kitar semula.

Memaparkan memo peringatan dan penjimatan elektrik/air/kertas di tempat yang sepatutnya.

Sudut EKSA (induk dan zon) diwujud / dipamerkan di tempat yang bersesuaian

Lantai dan laluan

Label laci dan carta pergerakan pegawai

Almari Surat

Peralatan gunasama

Susunan dalam laci

Keadaan Peralatan pejabat

Susunan dan Sistem Borang

Master List

fail

Ruang Rekod Dokumen / Bilik Fail

RUANG KERJA

Kubikel

Bilik Pegawai

Bilik Pensyarah

Persekitaraan Dalaman Pejabat

Bilik Mesyuarat

Bilik Latihan/Seminar

Bilik Latihan/Seminar

Bilik Kuliah

Bilik Komputer

Student Centered Learning

Kemudahan OKU

Tandas OKU Laluan OKU

Parking OKU

Tandas Label jenis tandas Tong sanitari

Etika penggunaan tandas Kebersihan sinki

Aspek Keselamatan

Penyimpanan kunci

Peti ubat

Pendawaian

PENTING!

EKSA adalah amalan penambahbaikan berterusan. Oleh itu, tiada istilah “saya sudah cukup baik” atau “kami sudah cukup baik” yang boleh membuatkan seseorang atau sesebuah organisasi itu berhenti membudayakan EKSA di tempat kEKSA merupakan proses berterusan dan sentiasa memerlukan penambahbaikan erja. dari semasa ke semasa bergantung kepada arahan semasa pihak yang berkuasa, kemajuan teknologi, pendigitalan serta lain-lain yang berkaitan.

TERIMA KASIH