Upload
buicong
View
293
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Tarikh : 5 Februari 2018 (Isnin)
Tempat : 9.00 pagi - 11.30 pagi
Tempat : SMK Sultan Ismail,
Johor Bahru
TAKLIMAT
SISTEM PROSES PERKHIDMATAN
(ePROPER)
PEKELILING SPP 1/2017
Disampaikan Oleh :
YBhg. Datuk Abu Bakar bin Idris
Setiausaha
Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
PENGENALAN
FASA PELAKSANAAN PROJEK RINTIS
PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL & SISTEM
KATEGORI PENGGUNA SISTEM
PELAKSAANAAN SISTEM ePROPER KE AGENSI BERSTATUS PTJ
PENGURUSAN ID PENGGUNA
TATACARA PELAKSANAAN
SENARAI SEMAK URUSAN
PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN OLEH KETUA JABATAN
SOAL JAWAB
OVERVIEW
PENGENALAN
PELANCARAN
• 6 Mei 2016 - Pekeliling SPP Bil.1/2016
PEKELILING SPP BIL.1/2017
• Batalkan Pekeliling SPP Bil.1/2016
• WP, NS, Melaka, PP, Kedah, Perlis
KAEDAH
• Perakuan urusan perkhidmatan Anggota Perkhidmatan Pendidikan (APP) secara dalam talian
MODUL
• Pengesahan Pelantikan Tetap (PPT)
• Pengesahan Dalam Perkhidmatan (PDP)
• Pelanjutan Tempoh Percubaan (PTP)
• Pemberian Taraf Berpencen (PTB)
• P.U.(A)1/2012 – Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012
OBJEKTIF
• Mempercepat urusan perkhidmatan APP, kurang penggunaan kertas dan memberi kepercayaan kepada Ketua Jabatan membuat perakuan
FASA 1 • 24 sekolah di WP Putrajaya
• Dilaksanakan mulai 6 Mei 2016
• Tarikh Lantikan APP – semua
• Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2016
FASA 2 • Agensi KPM/KPT berstatus PTJ di WP Putrajaya/KL, NS,
Melaka, PP, Kedah, Perlis, Sabah, WP Labuan dan Sarawak
• Tarikh Lantikan APP mulai 1 Januari 2014 dan ke atas
• Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017
FASA 3 • Sekolah Bukan PTJ di NS
• Mulai 15 Januari 2018
• Surat Edaran SPP bertarikh 12 Jan 2018
FASA PELAKSANAAN PROJEK RINTIS
Takrifan PTJ - agensi yang
mengendali dan mengemas
kini Buku Perkhidmatan
Kerajaan bagi APP
PERBANDINGAN MANUAL/ SISTEM ePROPER
Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut
Senarai Semak
Hantar dokumen (hardcopy) kepada SPP
Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut
Senarai Semak
Hantar perakuan secara online kepada
SPP
PTJ M
A
N
U
A
L
e
P
R
O
P
E
R
Bukan
PTJ
Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut Senarai
Semak
Hantar dokumen (hardcopy) kepada
PPD/JPN/PTJ
PPD/JPN/PTJ hantar dokumen lengkap (hardcopy)
kepada SPP
Lengkapkan dokumen hardcopy mengikut Senarai
Semak
Hantar dokumen (hardcopy) kepada
PPD/JPN/PTJ
PPD/JPN/PTJ hantar perakuan secara online
kepada SPP
Pelaksanaan atas asas perakuan perkhidmatan pada masa ini yang dilaksanakan oleh agensi
(sekolah) secara terus kepada SPP.
Agensi ini menyimpan Buku Perkhidmatan, mudah disemak oleh pengguna serta boleh dirujuk
semasa naziran/ pemantauan oleh SPP.
Surat kelulusan boleh dicetak melalui Sistem ePROPER, mudah disimpan dalam fail peribadi
pegawai serta direkod terus pada Buku Perkhidmatan.
Sistem ePROPER Projek Rintis (Fasa 2)
JPN/PPD: hanya melibatkan perakuan urusan perkhidmatan pegawai dalaman
JPN/PPD sahaja.
Perakuan yang diterima JPN/PPD dari sekolah yang bukan berstatus PTJ masih kekal
dihantar secara hardcopy kepada SPP.
Sistem ePROPER Projek Rintis (Fasa 3)
diperluas kepada Bukan PTJ di NS mulai 15 Januari 2018.
Perakuan yang diterima oleh JPN/PPD secara hardcopy dari sekolah yang bukan
berstatus PTJ dihantar secara atas talian kepada SPP oleh JPN/PPD .
PELAKSANAAN SISTEM ePROPER KE AGENSI
BERSTATUS PTJ/ BUKAN PTJ (NS)
Pegawai Penyedia
• Bertanggungjawab memasukkan maklumat perkhidmatan pegawai ke dalam sistem ePROPER
• Peranan : Pembantu Tadbir (P/O) N19
Pegawai Penyemak
• Bertanggungjawab menyemak maklumat perkhidmatan yang dimasukkan oleh Pegawai Penyedia ke dalam sistem ePROPER.
• Peranan : Ketua Sektor/ Penolong Kanan/ Penolong Pegawai Tadbir/Ketua Pembantu Tadbir
Pegawai Peraku
• Bertanggungjawab memperaku urusan perkhidmatan pegawai kepada SPP adalah betul dan teratur.
• Peranan : Ketua Jabatan sepertimana ditakrifkan di perenggan 4, Pekeliling SPP Bil. 1 Tahun 2017
KATEGORI PENGGUNA
PENGURUSAN ID PENGGUNA
KJ tentukan peranan kepada
Pegawai Yang Bertanggungjawab
Pendaftaran ID Pengguna
• Kemuka permohonan pewujudkan ID Pengguna dan kata laluan mengguna Borang Pendaftaran ID Pengguna Sistem ePROPER.
• Borang Pendaftaran ID Pengguna
Pertukaran Pegawai Bertanggungjawab
• Maklum kepada SPP melalui emel [email protected] untuk menyahaktif ID Pengguna sedia ada.
• Kemuka permohonan ID dan kata laluan pengguna baru mengguna Borang Pendaftaran ID Pengguna.
TATACARA PELAKSANAAN
Pengguna
(Pegawai Penyedia/
Penyemak/ Peraku)
Sistem ePROPER
Sistem eSPP
(sistem dalaman SPP)
KELULUSAN
Pengguna cetak
TATACARA PELAKSANAAN
Menepati senarai semak setiap urusan perkhidmatan
Buku Perkhidmatan yang lengkap dan kemaskini
Dokumen lengkap dalam fail pegawai
Bertanggungjawab dengan peranan pengguna
PENGESAHAN PELANTIKAN (PPT)
• Surat Setuju Terima Tawaran Pelantikan
• Surat Akuan Berkanun (Akta Akuan Berkanun 1960)
• Borang Pemeriksaan Perubatan untuk Pelantikan ke dalam Perkhidmatan Awam (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2013)
• Surat Aku Janji (Jadual Pertama, subperaturan 20(3), P.U.(A) 1/2012)
• Salinan Kad Pengenalan
• Salinan sijil Ijazah/ Diploma
• Penyata Perubahan (Kew. 8)
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN (PDP)
• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Ketiga, subperaturan 29(2),P.U.(A) 1/2012
• Melengkapkan Borang opsyen Skim KWSP Jadual Kelima, Peraturan 37 P.U.(A) 1/2012
• Hadir dengan jaya Program Transformasi Minda/ Kursus Induksi/ Pengecualian PTM
• Lulus Peperiksaan Perkhidmatan yang disyaratkan (bagi AKP)
• Berkhidmat minimum 1 tahun (tidak termasuk Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)
SENARAI SEMAK
PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN (PTP)
• Surat permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan daripada pegawai
• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keempat, subperaturan 30(3) P.U.(A) 1/2012 dan dinyatakan sebab pegawai tidak dapat disahkan dalam perkhidmatan serta syor sama ada pelanjutan dengan denda atau tanpa denda
PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (PTB)
• Pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan dan menolak opsyen Skim KWSP
• Perakuan Ketua Jabatan melalui Jadual Keenam, Peraturan 38 P.U.(A) 1/2012
• Berkhidmat genap tempoh 3 tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira (tidak termasuk Cuti Tanpa Gaji/ Tidak Hadir Bertugas)
• bagi pegawai yang memilih KWSP, perakuan PTB tidak perlu dikemukakan
SENARAI SEMAK
PENGECUALIAN PENGGUNAAN SISTEM ePROPER
(PEKELILING SPP BIL.1/2017)
Pegawai dalam Kump.Pelaksana (Gred 1 Hingga 16) yang dilantik di bawah Pekeliling SPP Bilangan 1 Tahun 2009 [Perwakilan Kuasa Urusan Pengambilan Ke Jawatan Yang Mensyaratkan Kelayakan Masuk Lebih Rendah Daripada PMR/ Setaraf dan Urusan Perkhidmatan Yang Berkaitan]
Urusan pegawai yang terlibat opsyen pertukaran pelantikan, penambahbaikan skim yang belum disahkan dalam perkhidmatan terdahulu dan belum memenuhi syarat skim baru
Urusan PPT pegawai baru yang diperiksa dan diperakui pengamal perubatan berdaftar dalam borang pemeriksaan kesihatan sebagai tidak sihat
Urusan PPT pegawai yang mempunyai mana-mana masalah seperti termaktub dalam Surat Akuan Sumpah (Akta Akuan Berkanun 1960)
urusan PTP/PDP/PTB bagi pegawai yang sedang dalam prosiding tatatertib/ telah dikenakan hukuman tatatertib
Dokumen asal perakuan urusan perkhidmatan seseorang pegawai perlu disimpan
dengan teratur dalam fail peribadi pegawai. Buku Perkhidmatan pegawai perlu
dikemaskini sebelum urusan perkhidmatan dibuat melalui ePROPER.
ID Pengguna yang diberi kepada pegawai tertentu (Pengguna) perlu dijaga
keselamatan dan tidak diberi kepada pegawai lain yang boleh membuka ruang
penyalahgunaannya.
Ketua Jabatan boleh memuat turun surat keputusan untuk pemakluman dan
simpanan dalam fail peribadi pegawai. Kelulusan SPP perlu direkodkan dalam Buku
Perkhidmatan pegawai.
Naziran dan pemantauan akan dilaksanakan oleh SPP bagi memastikan perakuan
Ketua Jabatan teratur. Penyelewangan atau salah guna kuasa boleh diambil tindakan
tatatertib.
13
PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN
KETUA JABATAN
BIL. SOALAN JAWAPAN
1. Adakah pegawai yang dilantik pada tahun
2013 boleh mengemukakan permohonan
PDP melalui Sistem ePROPER?
Pegawai yang dilantik mulai 1 Januari 2014 dan ke atas
sahaja perlu mengemukakan perakuan urusan
perkhidmatan melalui Sistem ePROPER. Pegawai yang
dilantik sebelum itu, perlu mengemukakan perakuan
secara manual/ hardcopy kepada SPP.
2. Bagaimanakah status permohonan urusan
perkhidmatan pegawai yang dilantik pada
tahun 2015 yang telah dikemukakan
kepada SPP?
Permohonan yang telah dihantar kepada SPP akan
diproses secara manual/ biasa. Walau bagaimanapun,
permohonan yang baru bagi lantikan 2014 dan ke atas
perlu dihantar melalui Sistem ePROPER.
3. Sekiranya pegawai lantikan tahun 2015
masih belum mohon PDP tetapi telah
memenuhi syarat PDP pada tahun ini
(2018), dan telah genap 3 tahun
perkhidmatan, bolehkah permohonan PTB
dibuat bersekali melalui sistem eProper?
Permohonan PDP perlu dibuat dahulu melalui Sistem
ePROPER. Setelah kelulusan PDP diperolehi,
permohonan PTB boleh dikemukakan melalui Sistem
ePROPER.
SOAL JAWAB
15
BIL. SOALAN JAWAPAN
4. Bagi pegawai yang sedang dalam prosiding
tatatertib dan keputusan masih belum
diperolehi, bagaimanakan dengan urusan
PTP pegawai yang telah berkhidmat selama 5
tahun tanpa sebarang pelanjutan?
Pihak PTJ perlu menunggu keputusan Lembaga
Tatatertib terlebih dahulu sebelum mengemukakan
permohonan urusan perkhidmatan kepada SPP
secara manual/ hardcopy.
5. Bagi pegawai yang dilantik pada awal bulan
Januari 2015 dan ditempatkan di Sekolah A
dan bertukar ke Sekolah B selepas sebulan
berkhidmat, siapakah yang sepatutnya
melaksanakan urusan perkhidmatan pegawai
berkenaan?
Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan
pegawai untuk membuat urusan perkhidmatan
pegawai sebaik sahaja pegawai telah memenuhi
semua syarat skim perkhidmatan yang ditetapkan.
Dalam kes ini Pengetua Sekolah B wajar
menguruskan perkhidmatan pegawai.
SOAL JAWAB
BIL. SOALAN JAWAPAN
6. Pegawai telah mengambil Cuti Separuh Gaji
dan Cuti Tanpa Gaji dalam tempoh percubaan.
Adakah tempoh tersebut diambil kira untuk
tujuan PDP dan PTB?
Berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4
Tahun 2009, tempoh percubaan pegawai akan
dibekukan bagi pegawai yang mengambil Cuti
Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang
belum disahkan dalam perkhidmatan.
Untuk tujuan PTB pula, tempoh Cuti Tanpa Gaji tidak
diambil kira sebagai sebahagian daripada tiga (3)
tahun perkhidmatan yang boleh dimasuk kira.
7. Apakah kesan sekiranya pegawai dikenakan
Pelanjutan Tempoh Percubaan Dengan
Denda?
Peraturan 32, P.U. (A) 1/2012):
(a) hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan itu;
(b) tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya dengan denda;dan
(c) diubah tarikh pergerakan gajinya mengikut tarikh pengesahannya berkuat kuasa.
SOAL JAWAB
BIL. SOALAN JAWAPAN
8. Apakah kategori Pelanjutan Tempoh
Percubaan dan sebabnya?
Terdapat 2 kategori Pelanjutan Tempoh Percubaan (PTP) iaitu PTP
Tanpa Denda dan PTP Dengan Denda.
Berdasarkan Pekeliling SPP Bil. 3 Tahun 2013, Suruhanjaya boleh
mempertimbangkan PTP Tanpa Denda dalam situasi berikut:
(a) Kegagalan Ketua Jabatan mengadakan peperiksaan/ kursus
yang berkaitan; dan
(b) Tidak dapat menduduki/ hadir peperiksaan/ kursus yang
berkaitan disebabkan faktor luar jangkaan seperti kesihatan,
keselamatan dan Bencana Alam
PTP Dengan Denda pula disebabkan faktor berikut:
(a) Anggota yang gagal peperiksaan yang disyaratkan dalam
tempoh percubaan;
(b) Anggota yang tidak menduduki peperiksaan yang disyaratkan;
(c) Tidak mendapat sokongan Ketua Jabatan walaupun telah
penuhi syarat utk PDP; dan
(d) Anggota yang dikenakan hukuman tatatertib/ prosiding
tatatertib.
SOAL JAWAB
BIL. SOALAN JAWAPAN
9. Jika Pengetua sekolah bersara
wajib dan tiada pengganti dalam
tempoh masa lama, persoalannya
bagaimana perakuan urusan
perkhidmatan pegawai yang telah
layak hendak dibuat melalui
sistem ePROPER?
Tindakan memaklumkan kepada SPP perlu diambil bagi:
(a) ID Pengetua berkenaan hendaklah
dibatalkan.
(b) ID Pengguna baru perlu diwujudkan
secara sementara kepada Guru
Penolong Kanan yang menanggung
tugas Pengetua.
10. Pegawai telah diluluskan
Pengesahan Dalam Perkhidmatan
melalui Sistem ePROPER.
Bolehkah pegawai mencetak
sendiri surat kelulusan urusan
berkenaan.
Pegawai boleh membuat semakan urusan perkhidmatan dan mencetak surat kelulusan melalui portal Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.
SOAL JAWAB
SEKIAN, TERIMA KASIH