TALLER DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS, PROYECTO PERÚ 2040-MOQUEGUA Ing. Rubén Gómez Sánchez S. (Director Proyecto PERÚ 2040) Lima, 27 de diciembre del 2010

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Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040 1

Agenda

Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040

2

1. Introducción2. Objetivo3. Base conceptual4. Gestión de riesgos5. Lista de chequeo6. Reflexión final

TALLER DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS, PROYECTO PERÚ 2040-MOQUEGUA Ing. Rubén Gómez Sánchez S. (Director Proyecto PERÚ 2040)Lima, 27 de diciembre del 2010

Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040 1

TALLER DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS, Proyecto PERÚ 2040-Moquegua

Introducción3


1

Introducción-Dirección de Proyectos


4

La dirección de proyectos, establece las pautas básicas para concretar el logro de los objetivos de calidad de cada uno de los proyectos identificados, como resultados de la aplicación del planeamiento estratégico. Esta herramienta metodológica es un conjunto de buenas prácticas que ayudaran a incrementar las probabilidades de éxito, en consecuencia permitirá minimizar los riesgos que se presentarían en el proyecto.

Todos los proyectos cumplen con las siguientes grupos de procesos:Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre

Definición de proyecto


5

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

IDEA PROYECTO

PRODUCTO

Definición tomada de la Guía del PMBOK, edición 2008Definición tomada de la Guía del PMBOK, edición 2008

Modelo Proyecto PERÚ 20406

Rubén Gómez Sánchez S. Director Proyecto PERÚ 2040Metodología Dirección de ProyectosMetodología Dirección de Proyectos

Círculo de Deming


7

P H

VA

Establecer los objetivos y procesos necesarios

para conseguir resultadosde acuerdo a los

requisitos del clientey las exigencias de la

Organización.

PLANIFICAR

Implementar los procesossegún lo planificado.

Define qué se va a hacery cómo hacerlo

HACER

Medición y seguimiento de los

procesos, comparandocon lo planificado,con los objetivos y

requisitos del producto.Los resultados se deben

registrar e informar.

VERIFICAR

Tomar acciones según losresultados de la

verificación, para mejorar los procesos.

ACTUAR


Objetivo8


2

Objetivo


9

Los proyectos que permitirán pasar de la situación actual al escenario apuesta, deberán ser administrados bajo la aplicación de las líneas base: Alcance, Tiempo, Costo, y Calidad, y bajo la vigilancia del riesgo.

El modelo bajo el cual se aplicara lo explicado se sustenta en las Buenas Prácticas de la Dirección de Proyectos (PMBOK 2008), documento desarrollado por el PMI (Project Management Institute) y adoptado como un estándar americano ANSI.

La presente conferencia explicara de manera sucinta los detalles mas importantes que deberán ser tomados en cuenta.

Objetivo


10

Los cuidados que se deben tomar en cuenta no solo radican en la identificación de los proyectos, se requieren ser muy cuidadosos en la dirección de éstos, la premisa es lograr el éxito y con esto alcanzar el objetivo y meta planteada. El logro de tales retos permitirá alcanzar el escenario apuesta.


Base conceptual 11


3


12

“Un proyecto exitoso, no es aquel que no tuvo problemas, es aquel en

el cual los problemas fueron identificados y solucionados

oportunamente”


13

Estándar ANSI para la dirección de proyectosEl estándar ANSI, Guía de

los Fundamentos para la

Dirección de proyectos, es

un documento que

establece las buenas

prácticas; por lo que, su

uso representa un aporte

de valor al logro de los

proyectos exitosos.

14


Justificación del Proyecto PERU 2040


15

17

El Perú en el año 2040 estará caracterizado por ser una

sociedad viviendo en bienestar. Todo peruano

debe sentirse responsable de su destino, convirtiéndose

así en el motor del desarrollo del Perú.

Tiempo

Ca

lida

d d

e v

ida

Modelo conceptual

El desarrollo de la propuesta se hace según el modelo conceptual para lograr proyectos exitosos.

Se recomienda a todos los miembros de los equipos de trabajo del Proyecto PERU 2040-Moquegua, iniciar el estudio de cada uno de las líneas base y la gestión de riesgos.

16


Objetivo de calidad del proyecto

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

PROYECTOS DE INGENIERIA EXITOSOSG

ESTI

ON

DE

RIE

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S

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ESID

AD

ES, P

RO

BLE

MA

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N

OR

IGEN

A L

OS

PRO

YEC

TOS +

+

+

+

Áreas de conocimiento aplicables


17

Gestión de Alcance, Procesos requeridos para identificar todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido para obtener los entregables del proyecto y cumplir los objetivos.

Gestión de Tiempo, Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado a tiempo.

Gestión de Costos, Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado dentro de un presupuesto aprobado.

Gestión de Calidad, Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple los requerimientos y necesidades por los cuales fue emprendido.

Gestión de Riesgos, Procesos requeridos para identificar, analizar y responder efectivamente a los riesgos del proyecto.

++

++

++

++


Es el servicio que brindará el producto del proyecto, una vez que es entregado al cliente.

El proyecto debe completar lo que es parte de este, no se debe hacer lo que no es parte.

El proyecto debe ejecutarse en el plazo previsto.

El proyecto debe completar su alcance dentro del presupuesto aprobado.

El proyecto debe cumplir con el objetivo de calidad esperado.


La ejecución del proyecto significa haber actuado sobre las causas de riesgos.

Secuencia de aplicación de FE


20

Tiempo

Secu

encia

de

aplic

ació

n

Factores de éxito


21


Factores de éxito


23

Factor de éxito: ALCANCE

Alcance, significa definir lo que es parte y no es parte del proyecto.

Para concretar esta actividades es necesario construir el WBS o EDT, mediante esta herramienta, se convierte el alcance del proyecto en una lista de entregables. Por lo tanto, el alcance del proyecto se hace medible.

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Factor de éxito: ALCANCE

Alcance del producto, Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

Alcance del proyecto, El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

25


Factores de éxitos: ALCANCE


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Equipo Director del Proyecto

Plan Director del Proyecto

Plan de Arranque Proyecto PERU 2040

Arranque del Proyecto a Nivel Nacional

Plan de Mejora de Competencias Equipo Proyecto PERU 2040

Prospectiva Estratégica PERU 2040

Planeamiento Estratégico PERU 2040

Ejecución Proyecto para Alcanzar Visión PERU 2040

Monitoreo y Control del Proyecto

Define todo lo necesario para poder estructurar al equipo, definir las restricciones, los roles y funciones de cada miembro a nivel de personas y comisiones temáticas nacionales y regionales.

Detalla todo lo relacionado con el planeamiento del Plan Director del Proyecto, los medios de comunicaciones, la necesidad de los libros del proyectos, la necesidad de mejora de competencias

Establece todo el diseño y planeamiento bajo el cual se concretara el arranque del Proyecto PERU 2040. Este arranque es a nivel nacional, regional e internacional. Según los recientes acuerdos se dará el arranque piloto en tres lugares diferentes del país.

Detalla la programación de las tareas concretas de arranque a nivel nacional, regional e internacional. Mediante este desarrollo se podrá asegurar la sostenibilidad del proyecto.

Prevé los detalles del plan de mejora de competencias de todos los miembros de los diversos equipos. Se considera la mejora de los propios equipos de dirección del Proyecto PERU 2040, además de los diversos miembros a nivel regional e internacional.

Describe todas las fases, paquetes de trabajo que forman parte del desarrollo de esta herramienta del Proyecto PERU 2040. Los entregables finales de esta fase serán las variables y la visión del Perú al 2040.

Describe todas las fases, paquetes de trabajo que forman parte del desarrollo de esta herramienta del Proyecto PERU 2040. Los entregables finales de esta fase serán las iniciativas (proyectos) mediante los cuales se deberá alcanzar los objetivos y metas planteadas.

Describe todas las acciones de ejecución de cada una de las herramientas metodológicas que forman parte del modelo del Proyecto PERU 2040. En esta fase se considera los informes del proyecto, también están consideradas la realización de las encuestas de percepción sobre el desarrollo del proyecto.

Considera todo el detalle de las acciones y tareas de seguimiento y control de la ejecución de las tareas del Proyecto. Los informes sobre el monitoreo y control del proyecto consideran el desarrollo del proyecto a nivel nacional, regional e internacional

Reglas para crear la EDT


27

La EDT consiste en mostrar sucesivas subdivisiones del trabajo en un grafico similar al usado para organigramas convencionales. Esta representación del proyecto hace posible mostrar las relaciones de las tareas a todos los niveles. Por ejemplo, el proyecto total es representado por un solo bloque en la parte superior del grafico. El proyecto es subdivididos en divisiones lógicas determinadas por él por el alcance del proyecto, el plan de ejecución, y los requerimientos contables para codificar los costos. Estas subdivisiones son a su vez, divididas en agrupaciones lógicas siguiendo el mismo razonamiento.

27



28

Es creada con la ayuda del equipo del proyecto.El primer nivel ya esta creado antes de descomponer el

proyecto.Cada nivel de la EDT es un segmento mas detallado del nivel

de arriba.La totalidad del proyecto esta incluido en cada uno de los

niveles superiores. Eventualmente algunos niveles se pueden descomponer en

mas segmentos que otros.Siempre se crea para definir los entregables del proyectos Los trabajos que no estén en la EDT no pertenecen al proyecto.Una EDT puede convertirse en una plantilla para proyectos

futuros

28



29

Descomponga el proyecto en paquetes de trabajo o actividades que:

Sean realistas y confiablemente estimadasNo se pueden seguir sub-dividiendo lógicamente Pueden ser completadas rápidamente Tengan un significado y sean entregables Pueden ser completadas sin interrupción

29

Alcance


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1. La herramienta con la cual se hará la definición del alcance es el software WBS CHART PRO, ingresar al link: http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm

2. Es critico construir la EDT en la forma mas cercana a la realidad, es claro que a medida del avance se podrán hacer las revisiones correspondientes.

Factores de éxitos: ALCANCE


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Equipo Directordel Proyecto

Plan Director delProyecto

Plan deArranqueProyecto PERU2040

Arranque delProyecto a NivelNacional

Plan de MejoradeCompetenciasEquipo ProyectoPERU 2040

ProspectivaEstratégicaPERU 2040

PlaneamientoEstratégicoPERU 2040

EjecuciónProyecto paraAlcanzar VisiónPERU 2040

Monitoreo yControl delProyecto

Define todo lonecesario parapoder estructuraral equipo, definirlas restricciones,los roles yfunciones decada miembro anivel de personasy comisionestemáticasnacionales yregionales.

Detalla todo lorelacionado conel planeamientodel Plan Directordel Proyecto, losmedios decomunicaciones,la necesidad delos libros delproyectos, lanecesidad demejora decompetencias

Establece todo eldiseño yplaneamientobajo el cual seconcretara elarranque delProyecto PERU2040. Estearranque es anivel nacional,regional einternacional.Según losrecientesacuerdos se daráel arranque pilotoen tres lugaresdiferentes delpaís.

Detalla laprogramación delas tareasconcretas dearranque a nivelnacional, regionale internacional.Mediante estedesarrollo sepodrá asegurar lasostenibilidad delproyecto.

Prevé los detallesdel plan demejora decompetencias detodos losmiembros de losdiversos equipos.Se considera lamejora de lospropios equiposde dirección delProyecto PERU2040, además delos diversosmiembros a nivelregional einternacional.

Describe todaslas fases,paquetes detrabajo queforman parte deldesarrollo de estaherramienta delProyecto PERU2040. Losentregablesfinales de estafase serán lasvariables y lavisión del Perú al2040.

Describe todaslas fases,paquetes detrabajo queforman parte deldesarrollo de estaherramienta delProyecto PERU2040. Losentregablesfinales de estafase serán lasiniciativas(proyectos)mediante loscuales se deberáalcanzar losobjetivos y metasplanteadas.

Describe todaslas acciones deejecución decada una de lasherramientasmetodológicasque forman partedel modelo delProyecto PERU2040. En estafase se consideralos informes delproyecto, tambiénestánconsideradas larealización de lasencuestas depercepción sobreel desarrollo delproyecto.

Considera todo eldetalle de lasacciones y tareasde seguimiento ycontrol de laejecución de lastareas delProyecto. Losinformes sobre elmonitoreo ycontrol delproyectoconsideran eldesarrollo delproyecto a nivelnacional, regionale internacional

http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm

http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm

Factores de éxito


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Factores de éxitos: TIEMPO

Tiempo, una vez definido el alcance del proyecto, y habiendo sido validado, se requiere desarrollar el cronograma de actividades del proyecto; es fundamental identificar los recursos requeridos para el desarrollo de cada uno de los entregables que forman parte del alcance del proyecto.

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Cronograma Piloto Moquegua 2040


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Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

1 Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 93 días? jue 09/12/10 lun 18/04/11

2 Definición de arranque del Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 0 días jue 09/12/10 jue 09/12/10

3 Equipo Direccion del Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 10 días jue 09/12/10 mié 22/12/10

4 Talleres preparatorios de sensibilización y planeamiento 6 días lun 13/12/10 lun 20/12/10

5 Presentación de los talleres 27 y 28/12/10 1 día lun 13/12/10 lun 13/12/10

6 Taller 1: Visión Moquegua 2040 1 día mar 14/12/10 mar 14/12/10

7 Taller 2: Mapa estratégico 1 día mié 15/12/10 mié 15/12/10

8 Taller 3: Direccion de proyectos 1 día jue 16/12/10 jue 16/12/10

9 Taller 4: Seguimiento y control 1 día vie 17/12/10 vie 17/12/10

10 Cierre de taller: Definición de compromisos, hitos y acciones 1 día lun 20/12/10 lun 20/12/10

11 Reunión organización y programación Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 0 días lun 20/12/10 lun 20/12/10

12 Planeamiento Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 42 días lun 13/12/10 mar 08/02/11

13 Programación Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 6 días lun 13/12/10 lun 20/12/10

14 Definición de funciones y responsabilidades agentes claves 8 días mar 21/12/10 jue 30/12/10

15 Denominación de equipo Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 11 días vie 31/12/10 vie 14/01/11

16 Definición etapa 1: Consolidación Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 17 días lun 17/01/11 mar 08/02/11

17 Ejecución del Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 70 días? lun 13/12/10 vie 18/03/11

18 Visión Moquegua 2040 23 días? lun 13/12/10 mié 12/01/11

19 Mapa estratégico temáticas principales 30 días? jue 13/01/11 mié 23/02/11

20 Cuadro de mando integral 5 días? jue 24/02/11 mié 02/03/11

21 Seguimiento y control 70 días lun 13/12/10 vie 18/03/11

22 Cierre de fases del Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 15 días lun 13/12/10 vie 31/12/10

23 Seguimiento y control del Piloto Proyecto PERU 2040-Moquegua 91 días? lun 13/12/10 lun 18/04/11

09/12

20/12

08 15 22 29 06 13 20 27 03 10 17 24 31 07 14 21 28 07 14 21 28 04 11 18 25 02 09 16nov '10 dic '10 ene '11 feb '11 mar '11 abr '11 may '11

Factores de éxito


34

Factores de éxitos: COSTO


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Costo, este factor significa el desarrollo del presupuesto bajo el cual se deberá ejecutar el proyecto PERU 2040. Este factor de éxito significa elaborar la curva “S” aplicable al proyecto.

Factores de éxito


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Factores de éxitos: CALIDAD

Calidad, para fines de este factor de éxito es necesario definir el objetivo de calidad del proyecto, identificar los estándares aplicables y desarrollar el plan de gestión de calidad.

37


Objetivo de calidad Proyecto PERU 2040


33

El Proyecto PERÚ 2040 busca concretar la visión de futuro delPerú al 2040. Para lograr este objetivo se ha conceptuado unmodelo único, el cual será desarrollado en los talleres dearranque del Piloto Moquegua 2040.

Tal cual se vienen desarrollando esfuerzos de este tipo en elmundo el Proyecto PERU 2040 toma como centro de operacionesel “Ser Humano”. La visión orientadora es: “El Perú 2040 estarácaracterizado por ser una sociedad viviendo en bienestar. TodoPeruano debe sentirse responsable de su destino, convirtiéndoseasí enel motor del desarrollo del Perú.”

Objetivo de calidad Proyecto PERU 2040


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El Proyecto PERÚ 2040 busca concretar la visión de futuro del Perú al 2040. Para lograr este objetivo se ha conceptuado un modelo único, el cual será desarrollado en los talleres de arranque del Piloto Moquegua 2040.

Tal cual se vienen desarrollando esfuerzos de este tipo en el mundo el Proyecto PERU 2040 toma como centro de operaciones el “Ser Humano”. La visión orientadora es: “El Perú 2040 estará caracterizado por ser una sociedad viviendo en bienestar. Todo Peruano debe sentirse responsable de su destino, convirtiéndose así en el motor del desarrollo del Perú.”

Calidad de vida


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Aplicación de la calidad al proyecto

¿El producto cumple con los requisitos de los usuarios?

¿El producto cumple los requisitos de usabilidad?

¿El producto cumple con los requisitos legales?

¿El proyecto termina dentro de lo planificado en costo y recursos?

¿Se ha realizado la menor cantidad de re trabajos?

¿Los procesos llevados a cabo son eficientes y eficaces?

40


Calidad del producto Calidad del proyecto


Gestión de riesgos41


4

Gestión de riesgos proyectos


42

LUPALUPA

Riesgos en los proyectos


Es un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto.

Si se produce el riesgo puede tener efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, costo, alcance o calidad.

Un riesgo puede tener una o más causas y, si se produce, puede generar uno o más efectos.


Causas, situaciones con incertidumbre, y que de no actuar sobre ellas generaran riesgos lamentables al proyecto, con los consecuentes efectos. Ejemplos:1.Llegada del equipo de trabajo al lugar de levantamiento de la información.2.Problemas con el monitoreo de los aspectos ambientales significativos.

44




45

La administración inadecuada o inexistente de los riesgo generaría situaciones fuera de control en el proyecto, al no tener información sobre la real de la situación, y menos aun no se tendrá la posibilidad de plantear alternativas de soluciones preventivas. Solo se comprobaran los impactos.

La administración inadecuada o inexistente de los riesgo generaría situaciones fuera de control en el proyecto, al no tener información sobre la real de la situación, y menos aun no se tendrá la posibilidad de plantear alternativas de soluciones preventivas. Solo se comprobaran los impactos.

Riesgos en los proyectos, Probabilidad


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Riesgos en los proyectos, Impactos


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Estrategia para administrar el riesgo


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Evitar, tratando de eliminar la incertidumbre

Mitigar el riesgo reduciéndolo a un nivel aceptable.

Transferir el riesgo, a un tercero.

Aceptar el riesgo, reconociendo la existencia de riesgos residuales.

Plan de respuesta al riesgo


49


Lista de chequeo50


5

4 FACTORES DE ÉXITO, Lista de chequeo


51

N QUE SE DEBE HACER FECHAS RESPONSABLE RESULTADO

INICIAL FINAL R1 R2 C NC C

1.0 OBJETIVO DE CALIDAD

1.1 Esta plenamente identificado el problema, que dio origen al proyecto. El diagnostico es consistente?

1.2 La participación para la identificación del proyecto fue consistente y amplia, está documentada?

1.3 El objetivo de calidad del proyecto, es una respuesta consistente al problema?

1.4 El objetivo de calidad, tiene evidencia objetiva de haber sido validado?

1.5 El objetivo de calidad tiene métricas para su comprobación?



52

2.0 ALCANCE

2.1 Esta plenamente definido todo lo que es parte del proyecto?

2.2 Se he definido lo que no es parte del proyecto?

2.3 Se han definido los supuestos y restricciones del proyecto?

2.4 Se ha completado el enunciado detallado del alcance del proyecto?

2.5 Se ha desarrollado el EDT del proyecto?

2.6 Se ha completo adecuadamente el diccionario de la EDT?

2.7 Se tiene clara idea de cómo medir el logro del alcance del proyecto?

2.8 Se tiene clara idea de cómo medir el alcance del producto del proyecto?



53

3.0 TIEMPO

3.1 Están identificadas las fases del proyecto correctamente?, han sido desagregadas hasta los niveles de descomposición adecuado (paquetes de trabajo)

3.2 Se han identificado todas las actividades necesarias para completar los paquetes de trabajo?

3.3 Se ha identificado los recursos necesarios para completar los diversos paquetes de trabajo?

3.4 Se tiene información histórica de ratios, performance, para la ejecución de las actividades de todos los paquetes de trabajo?

3.5 El cronograma del proyecto es consistente con el alcance del proyecto?

3.6 El cronograma está definido plenamente, no deja incertidumbres?



54

4.0 COSTO

4.1 Se dispone del EDT validado por el cliente?

4.2 Se cuentan con el listado de recursos debidamente validada?

4.3 El cronograma contempla el total de actividades para completar todos y cada uno de los paquetes de trabajo?

4.4 Se han identificado los recursos para la comprobación del alcance del proyecto y alcance del producto del proyecto?

4.5 Se tiene elaborado el presupuesto para el proyecto?, ha sido validado por el equipo de proyecto, y el cliente?

4.6 El presupuesto considera todas las actividades para completar el alcance del proyecto?



55

5.0 CALIDAD

5.1 El alcance, el cronograma y el presupuesto han considerado los controles, pruebas, ensayos, etc., que permitan demostrar el cumplimiento de los requisitos de calidad de cada una de las actividades planeadas para completar los paquetes de trabajo?

5.2 El objetivo de calidad del proyectos es consistente con el problema identificado?

5.3 El alcance del proyecto (EDT) permitirá demostrar el logro de las métricas previstas para comprobar el cumplimiento del alcance del proyecto y producto?

5.4 Se han identificado los estándares, normas, códigos aplicables a las actividades programadas?

5.5 Se han completado los documentos que forman parte del plan de gestión de calidad aplicable al proyecto?



56

6.0 RIESGOS

6.1 El jefe de proyecto ha identificado las causas objetivas, que probablemente generarían riesgos

6.2 El jefe de proyecto ha identificado las causas de incertidumbres, que probablemente generarían riesgos?

6.3 El nivel de competencias de los miembros del equipo de proyecto es el adecuado?

6.4 Se han identificado las causas, los riesgos y los efectos?

6.5 Se ha desarrollado la matriz probabilidad-impacto, y la priorización apropiada?

6.6 Se han definido las respuestas a los riesgos, y se ha previsto el presupuesto para tales acciones?


Reflexión final57


6


58

Revisión de resultados y conclusiones


59

Posición que no puede ser adoptada


60

Resumen ideas fuerzaVea lo que sucede Escuche Tome decisions56

Revisión 6, 01/07/10 Ing. Rubén Gómez Sánchez S.

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