TALLER 2. LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL

ALBEIRO LINARES PRIETO

ANA DELIA MARTÍNEZ HURTADO

GESTIÓN DOCUMENTAL. G2

Profesora Luz Marina Arias González, Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA, QUINDÍO

2014

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INTRODUCCIÓN

El presente informe muestra los aspectos administrativos, específicos y generales del manejo de la correspondencia, que por supuesto está referido a una institución, que es la Universidad de Antioquia y está por ser una institución educativa de nivel superior, produce una enorme cantidad de documentos los cuales conforman la memoria institucional y nacional en el área educativa y se ve entonces, impelida a seguir los pasos y el ordenamiento general propio de un archivo, cumpliendo con la Ley General de Archivo.

Por la importancia que tiene para el Sistema de Administración Documental, existe un Manual de Correspondencia, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas, en toda la entidad y facilitar la aplicación de la tabla de retención documental para cumplir así con el programa de gestión documental.

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LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL

1. Defina qué es una unidad de Correspondencia, cuáles son sus funciones y por qué se considera como parte integral de un Programa de Gestión Documental Es el departamento encargado de gestionar de manera centralizada y normalizada los procesos de recepción, distribución, trámite, conservación y consulta de documentos, los cuales contribuyen “al desarrollo del Programa de Gestión Documental, integrándose a los procedimientos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos” de la organización.

2. ¿Qué entidades deben establecer una unidad de correspondencia y para qué? Las entidades que deben establecer una unidad de correspondencia son las entidades públicas y las privadas que desempeñan funciones públicas, para cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos (Archivo General de la Nación, (Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001)

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3. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cuántas unidades de correspondencia debe contar dicha entidad?

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

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4. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales. COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

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CORRESPONDENCIA: La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo. Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial. El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.

5. ¿Cuáles son las clases de comunicaciones oficiales? CIRCULAR. Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución, así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común. La dependencia que elabore una circular guardará en su archivo el original, junto con la relación de distribución, debidamente firmada por los funcionarios que recibieron cada ejemplar.

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DOCUMENTO FAX. Considerado como un adelanto de información, como prueba de trámite. Una vez recibido el original del documento se retira el fax y se conserva el original. Debe reproducirse el documento sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad en los archivos si no se anexa el original. Documentos voluminosos como manuales, libros, catálogos o informes no deben enviarse por este medio.

MEMORANDO. Comunicación escrita de carácter interno utilizado para tratar asuntos referentes a órdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestión institucional entre dependencias de la misma Contraloría.

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PLANILLA DE DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES. Es un formato en el que se consignan los datos del documento a distribuir, número de radicación, fecha, remitente, asunto, referencia, número de anexos, folios, hora y firma de quien recibe.

OFICIOS. Es una comunicación oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.

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ACTAS. Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunión. Las actas se levantarán en relación con las actividades de la junta directiva, de los consejos, de los comités, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa que así lo amerite.

INFORMES. Es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada. Por lo general, el propósito del informe es, obviamente, informar.

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RESOLUCIONES. Son actos administrativos de carácter general o particular, expedidas de acuerdo con las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos técnicos o de interpretación. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carácter administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el Director General y en el Secretario General

FORMATOS Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la presentación del documento el cual tiene unas características predeterminadas.

COMUNICACIONES URGENTES. Se llaman comunicaciones urgentes aquellas que transmiten órdenes, noticias o avisos en el menor tiempo posible.

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TELEGRAMA. Consiste en la transmisión a larga distancia de un mensaje escrito. En su sentido más amplio, se puede decir que aún lo empleamos, ya que si bien en sus inicios la telegrafía era a través de cables, y luego siguió la "radiotelegrafía", o sea se usaban las ondas de radio para transmitir mensajes, hoy en día usamos el fax, el email y las redes informáticas incluida la Internet para enviar mensajes a distancia.

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6. Establezca la diferencia entre RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y REGISTRO DE COMUNICACIÓNE OFICIALES.

DIFERENCIA ENTRE

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

REGISTRO DE COMUNICACIÓNE OFICIALES.

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

7. Visite una entidad que tenga unidad de correspondencia. La entidad seleccionada fue la Universidad de Antioquia.

Reseña histórica:

La UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Desde finales del período colonial los vecinos de la Villa de Medellín, actual capital del Departamento, solicitaron a la Corona española permiso para crear un colegio-convento. Esta iniciativa se hizo efectiva en 1803, con la apertura de labores en Medellín de un establecimiento orientado por padres franciscanos.

Durante el proceso de independencia el Real Colegio de Franciscanos, como había sido denominado, fue articulado al proyecto republicano y dirigido desde el Cabildo de la Villa. En 1822, consolidada la independencia nacional, el Vicepresidente de la República, General Francisco de Paula Santander, promovió la instauración de un nuevo plan educativo en el plantel, que adquirió el nombre de Colegio de Antioquia. Cinco años más tarde, el Presidente Simón Bolívar concedió la autorización para impartir enseñanza en jurisprudencia.

De esta manera la institución empezó su travesía como centro de enseñanza superior, a lo largo del cual ha recibido los siguientes nombres: Colegio Académico, Colegio Provincial de Medellín, Colegio del Estado, Colegio Central de la Universidad, Colegio de Zea, Universidad Técnica de Antioquia, y el definitivo Universidad de Antioquia. A finales de 1871 se organizó la Universidad con escuelas de Literatura y Filosofía, Ingeniería, Ciencias Físicas y naturales, Medicina y Jurisprudencia.

Muy diversas concepciones sobre su quehacer educativo han tenido expresión en la

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historia de la Universidad de Antioquia. De ahí los cambios de nombre, la rotación en los cargos directivos y el énfasis o apertura en ciertas áreas del saber. Así por ejemplo, durante los primeros treinta años del presente siglo, el partido republicano se dio a la tarea de convertir a la Universidad en el lugar de resolución de los problemas propios de la región; reorientó para ello el contenido de las materias, adquirió laboratorios, material bibliográfico y contrató los servicios de prestigiosos profesores.

En la década del treinta, bajo la rectoría de Clodomiro Ramírez, se crearon la Revista Universidad de Antioquia, la Emisora Cultural y la Biblioteca Central, que han sido hasta el presente tres ejes básicos de la extensión cultural y del aporte al conocimiento y conservación de la cultura regional. En la década del sesenta, bajo el impulso del médico Ignacio Vélez Escobar, y con créditos y ayudas internacionales, se llevó a cabo la construcción de la Ciudad Universitaria, con la consiguiente ampliación de cupos, número de profesores y la creación de nuevas carreras y facultades.

Hoy la Universidad sigue siendo un proyecto de la sociedad antioqueña toda, que busca a través del desarrollo científico aportar en el camino hacia la construcción de un país moderno y democrático.

La Universidad de Antioquia, es la institución académica más grande del departamento de Antioquia y la universidad estatal más antigua de Colombia, fundada en 1803. Además. Su sede principal está ubicada en la ciudad de Medellín y cuenta con sedes alternas en otras localidades de Antioquia como Envigado, Puerto Berrío, Amalfi, Segovia, Yarumal, Santa Fe de Antioquia, Carmen de Viboral, Andes, Caucasia y Turbo. Es una entidad descentralizada del departamento de Antioquia, organizada como un ente universitario autónomo con régimen especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional en lo que tiene que ver con las políticas y a la planeación del sector educativo y en relación con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología.

Está integrada por 26 unidades académicas divididas en 14 facultades, cuatro escuelas, cuatro institutos y cuatro corporaciones que ofrecen cerca de 68 programas de pregrado. En postgrado, ofrece diez doctorados, 84 especializaciones, 41 especialidades médicas y 27 maestrías, para un total de 162 programas en esa modalidad.[4] El personal docente de la universidad es de 1.698 profesores (2005) de los cuales, 262 son doctorados, 302 tienen una especialización, 798 con maestrías y 334 pregrado-profesional.

Además de destacarse en el campo académico e investigativo, también sobresale como un importante centro cultural. Cuenta con instituciones y dependencias

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universitarias que promueven la cultura y las artes, como el Museo Universitario, la Biblioteca Central, la Editorial U.de A. y la Emisora Cultural, entre otros.

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.

GENERAL: La Universidad de Antioquia tiene por objeto la búsqueda, desarrollo y difusión del conocimiento en los campos de las humanidades, la ciencia, las artes, la filosofía, la técnica y la tecnología, mediante las actividades de investigación, de docencia y de extensión, realizadas en los programas de Educación Superior de pregrado y de posgrado con metodologías presencial, semipresencial, abierta y a distancia, puestas al servicio de una concepción integral del hombre.

ESPECÍFICOS.

Estar atenta en su actividad a los patrones específicos y a las exigencias que nacen de cada campo del saber; se compromete en la búsqueda de nuevos conocimientos y de las soluciones a los problemas de la sociedad, con alto sentido humanístico y en el marco de una concepción universal.

Promover la creación, el desarrollo y la adaptación del conocimiento en beneficio del crecimiento humano y científico;

Reafirmar los valores de la nacionalidad, en su diversidad étnica y cultural; el respeto a las diferentes ideologías;

Expandir las áreas de creación y disfrute de la cultura; la protección y el aprovechamiento nacional de los recursos naturales, en el horizonte de la ecoética.

Reconocer como espacio de controversia racional, regida por el respeto a las libertades de conciencia, opinión, información, enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra, orientadas por las exigencias de los criterios éticos que se traducen en una real convivencia universitaria.

MISIÓN:

“La Universidad de Antioquia, patrimonio histórico, científico y cultural de la comunidad antioqueña y nacional, desarrolla el servicio público de la educación superior, permitiendo el acceso a quienes en igualdad de oportunidades demuestran tener las aptitudes exigidas por ella, sin distinción de raza, sexo, creencias u origen social; ejerce la autonomía universitaria, las libertades de aprendizaje, investigación y cátedra que garantiza la Construcción Política de Colombia; está abierta a todas la corrientes de pensamiento y los avances del conocimiento universal, forma personas en ejercicio libre y responsable del juicio, de la crítica y de sus actos y, dentro de un ambiente de participación, compromiso y pertenencia, cultiva en ellas actitudes y prácticas de respeto por la libertad, la ética, la justicia, la paz, la democracia y la tolerancia.”

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VISIÓN:

“Una Universidad investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del país.

Visión 2016, Universidad de Antioquia: En el año 2016, seremos la principal universidad de investigación del país y una de las mejores de América Latina, con pregrados y posgrados de excelencia académica internacional, líderes en el aporte a la transformación socioeconómica del país y un auténtico escenario de la diversidad y el diálogo intercultural, en el marco del respeto por el pluralismo y el ambiente”

Organigrama

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Indague cómo fue la metodología para organizar dicha unidad (indique paso a paso que se necesita para establecer una unidad de correspondencia en una entidad)

Dr. Carlos Mario Martínez, gestor administrativo de la oficina de Gestión y Correspondencia de la Universidad de Antioquia, nos cuenta que la metodología que utilizó la institución para organizar esta unidad, fue realizada bajo los parámetros del Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001), “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”; específicamente se tuvo en cuenta el artículo tercero del Acuerdo que dice: “Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.” Además lo que establece la Ley 1369 de diciembre 30 de 2009 “Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones.” y por Actos administrativos impartidos por la Universidad.

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Ventanilla única de gestión de correspondencia

A partir del 19 de enero de 2011 la ventanilla única de gestión de correspondencia

estará ubicada en la calle 70 No. 52 - 21 (antigua lavandería del ISS, diagonal al Edificio de Extensión), buscando racionalizar y centralizar los trámites internos y externos de las comunicaciones oficiales. Esta oficina, responsable de la recepción, radicación y distribución de la correspondencia, atenderá en jornada continua de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a viernes.

Con la ventanilla única se espera fortalecer los procesos de gestión de la correspondencia, brindar más agilidad en los procesos y garantizar la normal prestación de los servicios de mensajería externa y de otros objetos postales en las modalidades de correo tradicional, mensajería especializada, personalizada y de recibo y envío de fax. Además, esta oficina será el único punto en el que se recibirán todas las propuestas de licitaciones e invitaciones a cotizar de las Unidades Académicas y Administrativas sin prejuicio de lo exigido en el artículo 4 de la Resolución Rectoral 21000 de 2005.

Por lo anterior, a partir del 19 de enero de 2011, todas las unidades académicas y administrativas deberán abstenerse de recibir comunicaciones directamente en sus respectivas oficinas y, en cambio, deberán orientar a las empresas de mensajería para que lo hagan en la ventanilla única, donde se procederá a realizar todo el proceso documental.

Tomando como normatividad el Acuerdo No.060 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, sólo se tramitará por ventanilla única las comunicaciones oficiales.

La ventanilla única hace parte de la Sección de Gestión de Correspondencia y Mensajería, adscrita al Departamento de Administración Documental

Gestor administrativo, Dr. Carlos Mario Martínez

Oficina de Gestión y Correspondencia de la Universidad de Antioquia

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8. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento deben quedar establecidas? “Las firmas autorizadas para la correspondencia tanto interna como externa son: Directivos, Jefes de oficina y delegados asignados para la recepción. La oficina de Gestión Documental velará por el estricto cumplimiento de esta norma, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.” 9. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicación de los documentos y en la numeración de actos administrativos?. Se hacen los siguientes pasos:

Se debe verificar el asunto para clasificar la información

Validar si el destinatario hace parte de la organización

Registrar en la base de datos los aspectos más relevantes de la información recibida.

Entregar al usuario una copia de su petición con el radicado

Entregar la documentación al destinatario La Universidad de Antioquia imparte directrices para el manejo en cada dependencia de la numeración y es la siguente: centro de costo, raya, un consecutivo y el año. Ejemplo: 3115-001-2014. 10. ¿Cuáles son los controles que debe tener la unidad de correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y oficiales? Se lleva registro de todos los procesos para realizar trazabilidad manual o mediante un software especializado. 11. ¿Cuáles son los controles cuando se entrega las comunicaciones a una empresa de mensajería. En la Universidad de Antioquia se encuentra un funcionario “Incompany” de la empresa Servientrega, se hace la imposición mediante planilla de registro y ellos elaboran la guía. 12. ¿Qué proceso se está llevando a cabo con las invitaciones públicas y procesos de licitación. Cada dependencia realiza la invitación pública, pero el recibo de la(s) oferta(s) e invitaciones a cotizar se realiza en la Ventanilla Única; con la presencia de un funcionario de la dependencia que hizo la invitación, un funcionario de la oficina

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jurídica y un funcionario de Auditoria Institucional; se reciben las invitaciones en la hora acordada; se radican y se entregan a los encargados de la dependencia, los cuales verifican requisitos en presencia de los ofertantes, luego se procede a su estudio y dan resultados finales, los cuales serán publicados en el portal o por correo electrónico. 13. Consulte qué es un manual de correspondencia o correspondencia y archivo y para qué sirve. Verifique y diga cómo se evidencia su utilización en la entidad visitada

En el manual de correspondencia, se diseñan y establecen los instrumentos necesarios para la recuperación de la información recibida por otras dependencias. Se tiene una base de datos para conocer fechas de entrada y de salida, número de radicación, procedencia, destinatario y todos aquellos datos que nos garanticen una adecuada información a los usuarios cuando así se requiera.

En toda institución debe existir un manual de correspondencia, en el cual se establezcan los principios para la administración de las comunicaciones oficiales, se definan los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinen los criterios para la recepción, registro, entrega, elaboración, alistamiento y demás procesos relacionados con el manejo de las comunicaciones producidas y recibidas en la entidad y que se establezcan las funciones y responsabilidades de los funcionarios y empleados que van hacer parte del proceso. Con el Manual de Archivo y Correspondencia, se pretende también brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas, en toda la entidad y facilitar la aplicación de la tabla de retención documental para cumplir así con el programa de gestión documental. 14. Averigüe el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y cuáles son los formatos que utilizan.

GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

La Oficina de Gestión de Correspondencia, dependencia adscrita al Departamento de Administración Documental de la Secretaría General, responsable de la gestión de los servicios de correos y mensajería, sirviendo de soporte y acompañamiento de la institución en sus procesos transversales. Para el cumplimento de la misión encomendada, tiene establecidos dos procesos básicos: gestión de correspondencia y gestión de mensajería.

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Gestión de Correspondencia

La gestión de correspondencia, consiste en la prestación de los servicios postales básicos, tales como el servicio de recepción, clasificación y entrega de correspondencia y otros objetos postales, ya sea en el ámbito local, nacional e internacional, en las modalidades de correo tradicional y correo especializado.

Requisitos a tener en cuenta para rotulado de sobres:

La elaboración de sobres o de tarjetas para remitir la correspondencia debe hacerse en tipo imprenta.

Cuando se trate de envíos en el Área Metropolitana debe anotarse nombre y dirección del destinatario, zona postal y ciudad.

Para la correspondencia nacional puede utilizar el apartado aéreo o la dirección completa con ciudad y departamento de destino.

Para la correspondencia internacional registrar además el respectivo país.

El siguiente esquema muestra los espacios utilizados para la rotulación adecuada de sobres de envío de correspondencia y otros objetos postales: (dividido el sobre imaginariamente en cuatro partes)

Zona A Se registra el código de la unidad ejecutora que envía y la referencia del documento que contiene

Zona B Debe dejarse libre para efectos del porteo

Zona C Zona D

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Debe dejarse libre para el radicado

Se utiliza para los datos completos del destinatario

Trámite interno de correspondencia

La correspondencia interna debe ser enviada de acuerdo a la forma 1011-18 (Trámite de Documentos) con la cual se identifica la dependencia que remite, el destino y el contenido del envío. (Anexo PDF)

Si se trata de documentación confidencial o relacionada con asuntos de carácter disciplinario, debe utilizarse sobre.

Conforme a la circular del 21 de febrero de 1991 de la Dirección Académica, el reporte de calificaciones que se envía al Departamento de Admisiones y Registro debe hacerse directamente por funcionario designado por la dependencia.

La correspondencia externa dirigida a la Universidad puede ser recibida directamente en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería o recogida en el apartado postal de la Universidad, que es una casilla postal de correo, que tiene carácter de domicilio privado y es identificada con un número único para la ciudad. En el caso de la Universidad su Apartado Aéreo es el número 1226 y el código postal del país es el 229.

En ambos casos, si el destinatario es un jubilado o persona no vinculada con la Institución (inexistente en la base de de datos de personal), o se trate de correspondencia personal, ésta será devuelta con el sello respectivo indicando el motivo de la devolución.

Servicios postales especializados con que cuenta la Universidad:

Servicio especializado urbano y nacional.

Servicio especializado internacional.

Servicio recomendado.

Servicio de encomienda.

Servicio personalizado.

Gestión de mensajería

Para cumplir eficazmente con el servicio de mensajería interna y externa de la

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Institución contamos con un personal de planta conformado por 29 Auxiliares Administrativos, los cuales están asignados en áreas plenamente identificadas y el número de funcionarios depende del número de dependencias a atender y del volumen estimado de correspondencia a tramitar. Estas áreas son:

Área Administrativa, Área Académica, Área de la Salud, Área Ciudadela Robledo y Área San Ignacio y Centro Internacional de Idiomas y Culturas.

Procedimiento para realizar los recorridos de mensajería

Los trámites de correspondencia interna y externa en cada área de servicio, son coordinados por el administrador de cada dependencia. Los trámites de correspondencia entre cada dependencia y ciudad universitaria son coordinados por el administrador de cada dependencia y por el coordinador de la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería.

Se inicia su recorrido en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería y/o en el área de servicio en la que está adscrito, diligenciando los formatos diseñados para el registro y control de la correspondencia, esto es, firma lo que recibe y relaciona en los casilleros correspondientes lo que entrega.

El funcionario revisa la correspondencia y firma la planilla (1011-18), éstas deben permanecer en los casilleros de cada dependencia y serán sustituidas cuando se completen, éstas se archivan periódicamente en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería, con el fin de brindar información al usuario sobre el respectivo trámite.

El funcionario se traslada para la dependencia asignada con la correspondencia relacionada en la planilla (1011-18) y la hace firmar a la entrega de la misma. Simultáneamente recoge y firma la planilla control de correspondencia (1011-11), diligenciada por cada dependencia, y relaciona la correspondencia con destino a otras áreas.

Los trámites urgentes como avances de viáticos o los relacionados con fotocopias, reportes de labores, trabajo de imprenta, entre otros, serán diligenciados directamente por el mensajero a la dependencia de destino.

La correspondencia interna de la misma área, se tramitará directamente por el funcionario encargado de la mensajería, luego de ser relacionada en la planilla de control de la correspondencia.

Control de planillas

Las dependencias tienen bajo su responsabilidad el control de las planillas 1011-11, diligenciadas por el personal de las dependencias. Anexo PDF

Los funcionarios encargados de la mensajería conservan las planillas 1011-18, por dos vigencias.-Anexo en PDF

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La Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería archiva y conservará por dos vigencias las planillas 1011-18 de cada área.

Identificación y clasificación Ordenación

Pasos para organizar y entrega de la transferencia documental Primaria Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por la unidad de archivo de la entidad.

Siguiendo la metodología y recomendaciones que haga la unidad de archivo de la entidad o quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma, prepare la transferencia primaria teniendo en cuenta lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario documental.

Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse.

Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente.

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Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido sea el último que contenga la carpeta.

Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios.

Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.

Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la cantidad que vaya a transferir.

Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna “número de orden” consignará solamente el número que corresponda consecutivamente y en la columna notas, indicará cuántas carpetas conforman el expediente.

Imprima en original y copia el Formato Único de Inventario Documental y remita con memorando a la unidad de archivo junto con la documentación relacionada.

Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de transferencias.

Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario documental regulado en el Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el Archivo General de la Nación.

Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario de la unidad de Archivo, consigna en la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta desacidificada) los datos de ubicación física de la carpeta en el archivo

La ubicación de las carpetas en las cajas para archivo y estantería, se hará siguiendo el orden preestablecido.

16. ¿Cuáles documentos no se reciben en una unidad de correspondencia? Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. La Unidad de Correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicación escrita.

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La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega. 17. ¿cuáles sobres no se deben abrir?

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

En algunos lugares, es un delito abrir el correo enviado a través del servicio postal, que no está dirigido a ti. El conocimiento de las leyes depende de ti; la ignorancia no es una buena defensa. Incluso si es legal donde te encuentres, ten en cuenta que se trata de una invasión de la privacidad.

18. ¿Qué se debe hacer si hay fallas en el sistema o se va la energía? La Oficina de Gestión y Correspondencia de la Universidad de Antioquia, cuenta con formatos “planillas” para el registro manual de los procesos de identificación, clasificación y ordenación de los documentos.

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19. Analice los riesgos, debilidades y fortalezas de la unidad de correspondencia visitada (orden, seguridad, otros). Riesgos:

Los funcionarios no realizan las actividades de apoyo y complementarias en el tiempo esperado.

Debido a la problemática de orden público hay una mayor probabilidad de que se destruya la información de la unidad de correspondencia

Debilidades:

No tiene un adecuado espacio locativo, pues donde se ubica la Unidad de correspondencia es inadecuada para servicios que presta.

No se ha implementado la campaña de cero papel Fortalezas:

Los funcionarios de la Oficina de Gestión y Correspondencia de la Universidad de Antioquia, tiene empoderamiento y responsabilidad para llevar registros de los proceso.

Debido a los problemas de orden público la Universidad de Antioquia se vio en la necesidad de ubicar la Ventanilla Única de gestión de correspondencia por fuera de las instalaciones de la ciudad universitaria

20. Consulte los perfiles y roles que tienen los empleados de la unidad de correspondencia.

“Denominación: Auxiliar administrativo 1 (Auxiliar General, Auxiliar Administrativo 1, Mensajero) Misión Ejecutar y verificar las actividades de apoyo y complementarias de los procesos en que participa, de acuerdo con las políticas y directrices establecidas, para garantizar el desarrollo de los procesos administrativos, la satisfacción de los usuarios, el mejoramiento continuo, la proyección de los productos y servicios y el desarrollo de una cultura de servicio al público Responsabilidades 1. Ejecutar y hacer seguimiento a las actividades y tareas definidas en los procesos y proyectos en los que participa, asegurando su coherencia con los planes de acción y operativos, para el logro de los objetivos institucionales. 1.1 Realizar las actividades y tareas de los procesos en los que participa con

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base en los lineamientos establecidos. 1.2 Hacer uso adecuado de los recursos para lograr índices de eficiencia que permitan el cumplimiento de los requisitos en los procesos en los que participa. 1.3 Ejecutar acciones tendientes al mejoramiento continuo de los procesos con base en la detección, corrección y prevención de las variables críticas que los afecten. 2. Desarrollar las actividades de apoyo y complementarias de promoción de los productos y servicios con el fin de establecer relaciones de mutuo beneficio 2.1 Efectuar las actividades de promoción y difusión de los productos y servicios, para el cumplimiento de la programación. 2.2 Mantener la disponibilidad de los productos y servicios para apoyar el desarrollo de los procesos administrativos y misionales. 3. Aplicar las herramientas técnicas y tecnologías definidas, para la generación de los cambios organizacionales requeridos con el fin de asegurar el mejoramiento y modernización de los procesos. 3.1 Asistir y tomar parte activa en los eventos definidos para el desarrollo de las competencias y reflejarlo en el quehacer cotidiano. 3.2 Aplicar los mecanismos definidos para el mejoramiento, la modernización y la innovación de los procesos 4. Aplicar los mecanismos de control necesarios para la evaluación de la gestión organizacional, de acuerdo con las políticas establecidas. 4.1 Hacer el seguimiento a las actividades y tareas del proceso en el que participa, para garantizar su cumplimiento y efectuar los ajustes necesarios. 4.2 Aportar la información necesaria para hacer medición de las variables críticas que afectan los requisitos establecidos en el proceso que participa, para garantizar su cumplimiento y establecer mecanismos de mejora 4.3 Proteger y dar buen uso a los equipos e implementos, para prolongar su vida útil. 5. Las demás responsabilidades de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño que sean propias o se deriven del desarrollo de los procesos.”

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21. Recuerde que en el momento de efectuar el envío de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente: Normativa para envío de correspondencia

1. Forma de entrega de correspondencia:

a. Nombre completo del destinatario. b. Detallar direcciones completas: calles, avenidas, número de solar,

país, provincia y ciudad. c. Números de teléfonos de contacto, código país y dirección de correo

electrónico del destinatario. d. Nombres, apellidos, dirección completa, correo electrónico y teléfono

del remitente. e. Los datos de remitente y destinatario deben ser pegados en el sobre,

y escritos a computadora.

Ejemplo:

Embajada de España Calle 48 sur No.89-40 Chapinero Bogotá- Colombia TEL: 511 241 75 66 FAX: 511 241 63 79 E-MAIL: bogota@diploespaña.es

Remite: (Nombres y apellidos completos) Escuela Superior Politécnica del Litoral Campus Gustavo Galindo Km 30.5 vía perimetral Centro de Investigación Científica y Tecnológica Edificio 37 área de tecnologías Teléfonos: 593 (04) 2269-760 / 593 (04) 2269-763 Email: lcardena@espol.edu.ec

2. Tiempos de Respuesta:

El courier retira los documentos a partir de las 16:h00 PM.

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En caso de envíos nacionales, el tiempo de entrega es en aproximadamente de 24 a 48 horas laborables dependiendo del lugar de destino.

En envíos internacionales hacia Europa, el tiempo de entrega es aproximadamente 72 horas.

Para el resto de países de América y el Caribe de 48 a 72 horas dependiendo del lugar de destino.

Para Cuba, el tiempo de entrega de correspondencia es aproximadamente entre 5 y 6 días.

Los envíos a Bolivia tardan 3 días. Adicionalmente, el remitente podrá solicitar en recepción el número de la

guía aérea del envío realizado para darle seguimiento mediante la página Web de DHL: www.dhl.com.ec

3. Costos de envío e importación:

Costos promedio para envío de documentos y paquetes a nivel nacional: Costos promedio de envíos Internacionales:

ENVIO DE DOCUMENTOS

PESO SOBRE EE.UU EUROPA

P. ANDINO

0,5Kg 33,58 41,08 27,71

1 Kg 45,72 55,35 34,82

ENVIO DE PAQUETES

PESO SOBRE EE.UU EUROPA

P. ANDINO

0,5Kg 45,89 53,59 41,28

1 Kg 62,74 70,44 46,35

En caso de importación de documentos ó paquetes los costos promedios son los siguientes:

ENVIO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y PAQUETES NACIONALES

PESO SOBRE ZONA 1

ZONA 2

ZONA 3

1 Kg 2,83 2,83 2,83

KILO ADICIONAL 0,85 0,85 0,85

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IMPORTACION DE DOCUMENTOS

PESO SOBRE EE.UU EUROPA P. ANDINO

0,5Kg 44,03 54,07 39,06

1 Kg 58,99 71,56 50,29

IMPORTACIÓN DE PAQUETES

PESO SOBRE EE.UU EUROPA P. ANDINO

0,5Kg 72,8 80,26 66,49

1 Kg 87,81 97,8 76,68

4. Embalaje

Notificar siempre en Recepción qué materiales se están enviando.

Es necesario tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione los envoltorios.

Proteger los discos de datos, cintas de audio y vídeo, colocando material de almohadillado suave alrededor.

No utilice bolsas de tela o paño.

No envíe dinero en efectivo o cheques personales.

EMBALAJE

Preparación e identificación del envío

El embalaje:

Un embalaje correcto es fundamental para la conservación de su envío en perfectas condiciones. Por ello le aconsejamos que:

Escoja el tamaño del embalaje en función de su contenido. Las cajas semivacías es probable que se deformen y las demasiado llenas probablemente se rompan.

Utilice siempre materiales de alta calidad en sus envíos. Tenga en cuenta la dureza, el acolchado y la durabilidad cuando seleccione los envoltorios. Existen protectores de esquinas de plástico y cartón reciclado. Cuando use correas, los protectores de esquinas evitarán daños en su envío mediante la distribución uniforme de la presión y la tensión de las correas por el borde de la caja, evitando el daño en el cartón.

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Elija cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran calidad. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes, en el envío de objetos de valor.

Utilice materiales acolchados, sobre todo para evitar que el contenido se mueva.

Utilice correas, siempre que sea conveniente, como un modo seguro para sellar y asegurar su caja. Utilice cinta adhesiva fuerte en aquellos casos en que no pueda disponer de correas. Todos los embalajes deben ir sellados para evitar que el contenido se caiga. Un buen sellado ayuda a reforzar su embalaje; sin embargo, sepa que todo envío puede ser abierto para su inspección por disposición legal o por autoridades aduaneras o policiales. Utilice siempre cintas fuertes recomendándose la cinta adhesiva de polipropileno o de vinilo. Evite el uso de cinta de celofán, que generalmente es frágil y más apropiado para uso administrativo. También se podrían utilizar otros tipos de cintas como las de papel reforzado con fibra. No se recomienda el uso de cuerdas alrededor de su caja, ya que puede romper el cartón y dañar su embalaje. Cuando se utiliza cinta se recomienda cerrar la caja con 6 tiras, tal y como muestra la serie de figuras posterior:

Si decide utilizar cinta de papel reforzado puede cerrar la caja con sólo dos tiras. Por favor, asegúrese de que las tiras superen los extremos de la caja en 80 mm.

Coloque la mercancía frágil en el centro del embalaje, garantizando que no toque las esquinas. El objeto deberá estar acolchado por todos lados.

Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores antigoteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte, y sellados con una bolsa

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de plástico. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor.

Selle las sustancias semilíquidas, grasientas o de olores fuertes con cinta adhesiva y posteriormente envuélvalas en papel resistente a la grasa. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor.

Coloque el material en polvo o en grano en bolsas de plástico fuertes, selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera.

Utilice etiquetas de “flecha hacia arriba” para materiales no sólidos. Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de

planos, mapas o proyectos. Por favor, no utilice cilindros tipo tubo. Son difíciles de manejar y no pasan por las cintas mecanizadas de clasificación utilizadas generalmente en las instalaciones de servicio exprés.

Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en flyers adecuados. Proteja sus discos de datos, cintas de audio y vídeo, colocando material de

acolchado suave alrededor. Tenga en cuenta que en virtud de la normativa vigente en materia de seguridad aérea los envíos pueden ser sometidos a inspecciones por rayos X, por lo que pueden ocasionarse daños en su contenido, no haciéndose CHRONOEXPRES responsable de los mismos.

Cuando transporte objetos punzantes, como cuchillos o tijeras, asegúrese de que protege convenientemente las puntas y filos. Para ello puede utilizar cartón duro. Fije el material de protección con total seguridad, para evitar que pueda caerse accidentalmente durante el transporte.

Utilice divisores de cartón cuando envíe material plano y frágil (como, por ejemplo, discos de vinilo).

Si reutiliza una caja, quite toda etiqueta y pegatina. Asegúrese de que la caja esté en buen estado y no esté gastada.

¿Cómo proteger contenidos específicos?

Folletos y Documentos

Evite perder papeles envolviendo sus folletos en carpetas e introduzca el paquete en cajas de tamaño acorde o, si pesa menos de 4kg, en un flyer.

Pequeñas cantidades de, por ejemplo, folletos, catálogos o documentos de hasta 10 mm de grosor pueden ser enviadas directamente en un Flyer. Para cantidades mayores, de hasta 45 mm, el papel suelto deberá ir en una caja.

Sujete la caja con correas siempre que sea posible. Las carpetas, folletos sueltos o documentos deben ir guardados en cajas

más grandes. No deje espacios vacíos dentro de una caja, rellénelos con material acolchado.

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Libros

Los libros son especialmente vulnerables en las esquinas. Envuelva sus libros en cartón madera de la mayor calidad, dejando un espacio de 20mm en los bordes. Coloque el libro envuelto en un Flyer, cuando sea posible.

Si sus libros no son adecuados para enviarlos en un Flyer, introdúzcalos en cajas de tamaño adecuado. Rellene con material acolchado.

Polvos

Los polvos deben ir embalados de manera que no dañen a otros bienes. Coloque el polvo en un recipiente de plástico sellado herméticamente,

coloque el recipiente en una caja de puntas redondeadas de cartón corrugado y selle la tapa con firmeza.

Líquidos

Todo recipiente para líquidos debe ser sellado herméticamente con el objeto de evitar goteos causados por la vibración o los golpes en el viaje. Un embalaje insuficiente podría provocar daños en otros envíos o en los sistemas de manipulación de CHRONOEXPRES. En algunos casos, incluso, podría provocar daños físicos.

Envuelva el recipiente con un material impermeable y, de ser posible, añada material absorbente suficiente para absorber el líquido en caso de ruptura.

No utilice material acolchado suelto sino materiales compactos y densos como espuma o cartón madera corrugado.

Separe botellas con material acolchado, de manera que no choquen las unas con las otras.

Fluidos Viscosos

Los productos semi-líquidos, grasas y de olor fuerte pueden dañar otros envíos si no están convenientemente embalados.

Embale tales productos en latas fuertes, preferentemente de aluminio. Ciérrelas convenientemente y séllelas herméticamente con cinta adhesiva de gran fuerza o con sistemas de clic. Envuelva la lata en papel corrugado resistente a la grasa para evitar que gotee.

Mapas y Planos

Enrolle sus mapas, planos y proyectos e introdúzcalos en un tubo que no sea cilíndrico.

Selle ambos lados del tubo.

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Objetos Punzantes

Los objetos punzantes deben ir protegidos individualmente. Utilice cartón madera para garantizar que todos los puntos y filos estén convenientemente cubiertos.

Sitúe los objetos envueltos en una caja. Utilice material acolchado. No permita que los artículos toquen las esquinas de la caja.

Equipos Electrónicos

Los embalajes de los fabricantes generalmente están diseñados a efectos de la venta y podrían no ser adecuados para el transporte. Utilice embalaje adicional acorde al tamaño, peso y fragilidad del producto.

Utilice siempre cajas de cartón madera, colocando material acolchado suficiente alrededor de los artículos.

En el mercado hay productos contra la electricidad estática, que evitan daños en piezas electrónicas.

Utilice cinta resistente para unir ambas partes y envuélvalo con papel acartonado fuerte.

Juguetes y juegos

Los embalajes de los fabricantes generalmente están diseñados a efectos de la venta y podrían no ser adecuados para el transporte. Utilice embalaje adicional acorde al tamaño, peso y fragilidad del producto.

Utilice siempre cajas de cartón madera corrugado, permitiendo espacio suficiente para material acolchado y evite los espacios vacíos alrededor de los artículos.

ADVERTENCIAS:

Estas instrucciones están dirigidas a aconsejarle para el buen fin del transporte que nos encomienda, pero recuerde que Vd. como remitente del envío tiene la obligación de embalar correctamente sus envíos y que CHRONOEXPRES no asumirá ningún tipo de responsabilidad por daños en las mercancías debidos a insuficiencia o inadecuación del embalaje.

Peso y dimensiones:

Recuerde que el peso máximo por bulto es de 30 Kg. En caso de que el peso real sea inferior al que resulte del cubicaje, se facturará aplicando una equivalencia de 200 kg/m3 para envíos nacionales y destinos europeos por carretera, y de 167 Kg / m3 para envíos a Canarias, Ceuta, Melilla y el resto de destinos internacionales vía aérea.

Nacional y destinos europeos por carretera (200 kg/m3)

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Largo (cm) x ancho (cm) x alto (cm) 5000

Canarias, Baleares y el resto de destinos (167 kg/m3)

Largo (cm) x ancho (cm) x alto (cm) 6000

Identificación del envío:

Todo envío que viaje por la red de Chronoexprés debe ir perfectamente identificado. Esta identificación se puede hacer de dos formas:

Mediante albarán Mediante etiqueta

Documentación adicional:

Aquellos envíos con destino a las Islas Canarias, Ceuta y Melilla, que no sean documentos, deberán ir acompañados de original y cuatro copias de:

DECLARACIÓN PARA LA ADUANA (factura comercial que incluya el valor real o el valor estadístico de la mercancía según sea envío con o sin valor comercial): Original y 4 copias firmadas y selladas según la muestra adjunta.

Igualmente, aquellos envíos de paquetería con destino a países no miembros de la Unión Europea, deberán ir acompañados de original y cuatro copias, firmadas y selladas, redactadas en español y en inglés, de:

DECLARACIÓN PARA LA ADUANA (factura proforma, para envíos sin valor comercial), o FACTURA COMERCIAL (para envíos con valor comercial)

Mercancías excluidas y restringidas:

Queda excluido el transporte de mercancías cuyo contenido sea contrario a las leyes o normativas nacionales e internacionales aplicables y / o aquéllas que CHRONOEXPRÉS tiene restringido su transporte (dichas mercancías incluyen, a título meramente enunciativo, animales vivos, dinero, joyas y metales preciosos, valores negociables, obras de arte y antigüedades, productos perecederos, mercancías peligrosas, etc).

22. Averigüe cuál es la normatividad que tienen en cuenta en dicha unidad de correspondencia.

Constitución Política de Colombia, artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112 y 313

Ley 594 de 2000

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Decretos del Ministerio de Comunicaciones

Decretos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia

Decreto 4124 de 2004 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia

Ley 1369 de 2009

Acuerdo 060 de 2001. Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 38 de 2002. Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

Acuerdo 39 de 2002. Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Circulares del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia

Circular 02 de1997 Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.

Circular 01 de 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental.

Circulares Secretaría General Universidad de Antioquia:

Circular 81 de 1996

Circular 74 de 1995

Circular 93 de 1997

Circular 92 de 1997

Circular 85 de 1996

Circular 126 de 2001

Resoluciones del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia

Resolución 142 de 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos.

Resoluciones Rectorales Universidad de Antioquia 23. Investigue acerca del sistema que utiliza la unidad de información. La Universidad de Antioquia cuenta con un software “Qfdocument”,dicho sistema es de creación institucional. 24. Lea la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012 e indague como se viene dando cumplimiento en la entidad visitada.

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La campaña de cero papel no se ha implementado para ciertos procesos porque por un lado se maneja un volumen de información considerable y por el otro la administración central no ha entendido la importancia de esta directriz como eje para hacer efectiva, eficiente y eficaz la gestión pública. En cuanto a la digitalización la Universidad de Antioquia cuenta SOFTWARE Y HARDWARE PARA MANEJO DE ARCHIVOS

MANUAL DE OPERACÓN QF-Viewer.

Document, es un sistema para La Gestión Electrónica de Documentos, permite crear una base de datos documental que facilita la búsqueda y consulta de los documentos en su empresa.

Document se compone de varios módulos: Digitalización, Indexamiento y consulta electrónica de documentos. El módulo que vamos a describir es el que nos sirve para consultar los documentos y se llama Qf-Viewer.

Objetivo: facilitar la consulta de los documentos que se encuentran almacenados en la base de datos. Dicha consulta se realiza a través de unas palabras claves.

En el Departamento se tienen varias aplicaciones para el manejo de los procesos, que son herramientas elaboradas por los Auxiliares de Programación.

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25. De acuerdo con el código de ética del archivista cada integrante del equipo debe destacar y explicar un principio y un deber que tendría presente la laborar en una unidad de correspondencia. Albeiro Linares prieto: 2. El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo. El archivista procederá de acuerdo con los principios archivísticos generales aceptados y practicados. Tendrá en cuenta la creación, conservación y difusión de la información en soportes tradicionales, así como la contenida en medios electrónicos y los multimedia. Se interesará por seleccionar y recibir documentos para resguardarlos y conservarlos en los archivos que tiene a su cargo, así como para ordenarlos, describirlos y difundirlos, facilitando su consulta. Valorará imparcialmente el material, basándose en el conocimiento de los requerimientos que presenten las instituciones administrativas y en las políticas de adquisición. Adelantará la ordenación y descripción de los documentos que se haya decidido conservar de acuerdo con los principios archivísticos de procedencia y orden original, y sistematizará la información tan pronto como los recursos se lo permitan.

Adquirirá los documentos teniendo corno base la misión de las instituciones y los recursos con que cuentan; por ningún motivo los adquirirá cuando corran peligro su integridad o seguridad; y asegurará su preservación en los lugares más apropiados. Cooperará para que retornen al país de origen documentos públicos que hubieran salido en tiempos de guerra u ocupación.

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Este principio es muy importante ya que a la hora de trabajar en una unidad de correspondencia, manejáramos información extremadamente importante y confidencial ya sea por su principio de procedencia o su destino final, además sin importar el medio por el cual se recibe dicha información

“Artículo 13. Deberes que Impone la responsabilidad deontológica a los profesionales de archivística para con la sociedad. Son deberes éticos de los profesionales archivistas para con la sociedad:

a) Interesarse por el bien público con el objeto de contribuir con sus conocimientos, capacidad y experiencia para servir a la humanidad;

b) Cooperar para el progreso de la sociedad aportando su colaboración intelectual y material;

c) Aplicar el máximo de su esfuerzo en el sentido de lograr una clara expresión hacia la comunidad con compromiso y esfuerzo;

d) Ejercer la profesión sin supeditar sus (conceptos o sus criterios profesionales a intereses particulares en detrimento del bien común;

e) Ofrecer desinteresadamente sus servicios profesionales en caso de calamidad pública;

f) Abstenerse de emitir conceptos profesionales, sin tener la convicción absoluta de estar debidamente informados al respecto.

g) Velar por la protección del patrimonial documental de la Nación.

h) Contribuir a la cultura archivística de la Nación.”

Ser consciente de la responsabilidad que se tiene como empleado en una unidad documental, es de suma importancia interesarse por el bien público con el fin de ayudar a una posible búsqueda de información para procesos legales, científicos, de interés común o histórico.

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Ana Delia Martinez Hurtado

Principio 1

“El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado. La obligación primordial del archivista es la de preservar la integridad de los documentos bajo su cuidado y custodia. Para cumplir con esta tarea deben considerarse los legítimos, aunque a veces conflictivos, derechos e intereses de la institución que ofrece el servicio, así como de los dueños, de los protagonistas de los documentos y de los usuarios del pasado, presente y futuro. La objetividad e imparcialidad del archivista es lo que aquilata su profesionalismo. Sin importar de dónde venga, el archivista debe resistir cualquier tipo de presión que pretenda manipular evidencias o distorsionar los hechos.”

Este principio es fundamental, ya que, obliga al archivista a custodiar los

documentos. Lo anterior es importante, porque, la información documental es la

verdad de una persona o una organización gubernamental o privada. Vale recordar

que los documentos que se aportan a un proceso jurídico se presumen auténticos,

por esta razón su custodia es un imperativo.

Deber 1:

“Custodiar y cuidar los bienes, valores, documentación e información que por razón del ejercicio de su profesión, se le hayan encomendado y/o a los cuales tenga acceso; impidiendo o evitando su sustracción, destrucción, ocultamiento, alteración o utilización indebidos de conformidad con los fines a que hayan sido destinados”

Los documentos son bienes tangibles de una persona u organización, porque, sintetizan su historia de vida y demás hechos importantes. Por lo anterior se debe preservar la información, evitando manipulaciones que alteren la autenticidad del documento.

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BIBLIOGRAFÍA

Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001.

CORRESPONDENCIA. [en línea] https://www.chronoexpres.com/chronoexpres/action/mComoEnvios?x=3&y=2 [consultado el 15 de octubre de 2014]

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Universidad Nacional de Manizales. Ley 594 DE 2.000. [en línea] http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/ley_594.pdf [consultado el 15 de octubre de 2014]