TECNICAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS

TEMA 2: LA CORRESPONDENCIA DENTRO DE LA EMPRESA

1. INTRODUCCIÓN.

La cantidad de correo que recibe y genera la empresa puede ser tan voluminosa que se haga necesaria la creación de un departamento encargado de recibir, abrir, seleccionar y distribuir el correo recepcionado, así como de verificar, franquear y expedir el correo a enviar.

No se abrirá la correspondencia que tenga como destinatario a una persona concreta. Tampoco se podrá abrir aquella que en el sobre o en la dirección del destinatario lleve escrita las expresiones tales como "a la atención de", "personal", "confidencial", etc.

La/s persona/s encargadas del departamento de correspondencia deben realizar una primera selección de todas las cartas, publicidad, paquetes, etc., que se reciben y desechar aquello cuya información y contenido no afecte a la actividad comercial.

Tanto los documentos que envía como los que recibe el departamento de correspondencia comercial de una empresa se pueden efectuar por distintos medios, canales o servicios como los que aparecen en el cuadro siguiente:

Servicio de... Se utiliza para...

Correos y telégrafos (Correos) Correo ordinario y servicio de telegramas.

Empresas privadasde reparto

Repartir gran cantidad de correspondenciacomercial en una misma localidad. Suele serutilizada por bancos, cajas de ahorro, etc.

Agencias deTransportes

Entregas urgentes de pequeños paquetes,paquetes y mercancías entre distintaslocalidades. Los servicios suelen efectuarseen menos de 24 horas.

Agencias deMensajería

Entregas urgentes, casi inmediatas, decartas y pequeños paquetes.

Vía Internet porcorreo electrónico"e-mail"

Envíos inmediatos de cartas comerciales,escritos, etc., tanto a escala nacional como Internacional.

2. ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

Entendemos por entrada de la correspondencia la recepción de documentos que son recibidos mediante correo, fax, telégrafos, mensajería, etc.

Una vez que estos documentos están en nuestro poder (proceso de recepcion) podemos iniciar su selección, registro y distribución.

3. LA RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA.

► Recepción y clasificación.Si en un sobre aparecen expresiones como privado, confidencial,, reservado, personal, a la

atención de..., o expresiones similares, no se abrirá, sino que lo entregaremos cerrado a la persona a la que va dirigido.

Abriremos el resto de los sobres y, tras leer la información que contienen, los clasificaremos.

Comprobaremos también que dentro del sobre se adjunta aquello que se indica en el documento. Por ejemplo, si una cara dice, adjunto remito cheque, o adjunto remito factura, nuestro envío de catálogo, envío de muestras, etc., debemos comprobar se han adjuntado tales documentos, para anotarlos como anexo en el registro o, en caso contrario, reclamarlos.

Si los datos del remitente figuran únicamente en el sobre guardará también.

Por lo tanto, se procederá a comprobar lo siguiente:

Remitente. Contenido. Anexos, si los hubiese. Departamento o persona destinataria.

► Numeración y Registro.

Después de comprobar las operaciones anteriores, se procede numerar la correspondencia y a anotarla en el libro de registro de entrada de correspondencia.

La numeración consiste en asignar números correlativos a cada carta de entrada. Normalmente se pone un sello, con los datos básicos del registro de entrada: nº asignado, fecha de llegada, destinatario de la comunicación y fecha de contestaciones.

ENTRADASECRETARÍA

N.° de Registro: 589‘Fecha: 7 de octubre de 20XX,

Fecha de recepción: N°:

Departamento/s: _________________________________________

Fecha contestación:

Los apartados N°, fecha de recepción y departamento/s, deberán coincidir con los anotados en el libro de registro.

El apartado fecha de contestación se cumplimentará en las ocasiones en que se deba dejar constancia del día de la respuesta, para en un futuro poder uti l izar la fecha de contestación como referencia n/escrito.

El registro de la correspondencia es una tarea voluntaria para las empresas privadas, y obligatoria si se trata de organismos públicos.

Cada empresa tendrá el libro con el rayado que mejor se adapte a sus necesidades. En el mercado existen una gran variedad de estos libros. Este libro consta de las siguientes columnas:

− N° de registro: número de orden correlativo, que será el mismo que se escribe en el sello de registro.

− Fecha de entrada: fecha de recepción del documento registrado, en algunos casos se suele incluir la hora.

− Remitente: nombre, razón social u organismo y localidad de quien envía el documento.

− Clase de documento: clase de documento recibido, ya sea carta, telegrama,paquete, etc. Se suele usar la inicial del mismo:

C = Carta TP = Tarjeta postal TL = Telegrama PP = Paquete postal

No son siglas normalizadas, sino que cada empresa puede utilizar las que estime oportunas.

− Anexos: indicaremos si la carta viene acompañada de algún otro documento, como por ejemplo cheques, letras de cambio, etc.

− Extracto de su contenido: escribiremos el motivo de la comunicaciónY podemos utilizar el propio asunto de la carta.

− Departamento que recibe la comunicación: especificaremos el nombredel departamento destinatario, o en su defecto de la persona o cargo que

recibe la comunicación. Si son varios los departamentos destinatarios se pueden indicar.

N° de Registro

Fecha de entrada

Remitente Clase de documento

Anexos Extracto de sucontenido Dpto. que

recibe lacomunicación

En resumen:

Observa el siguiente ejemplo:

La empresa Industrias Solans, S.A. recibe el día 2 de abril como parte de su correspondencia los siguientes documentos:

− Carta de la empresa AGROJARDÍN de Salamanca en la que realiza un pedido.− Catálogo de productos para la próxima temporada de verano de LORIA, S.A. de Tarrasa.− Paquete de la empresa PUBLIMAK, S.L. de Oviedo, que contiene un vídeo con la campana de publicidad.− Carta certificada de A. Pérez de Madrid, que contiene cheque por el pago de la factura n° 345.En la siguiente tabla te presentamos el rayado que le corresponde.

N° deRegistro

Fecha Remitente Clase Anexos Extracto desu

Dpto. que lo recibe

1.010 02/04/0 Agro jardínde

Carta Pedido Ventas

1.011 02/04/0 Loria, S.A, de

Tarrasa

Impresos Catálogo Ofertatemporadade verano

Compras

1.012 02/04/0 Publimak deOviedo

Paquete Vídeo Campaña depublicidad

Publicidad

1.013 02/04/0 A. Pérez deMadrid

CartaCertificad

Cheque Pago Fra. n°

Contabilidad

► Distribución de la correspondencia.Una vez que la correspondencia se ha registrado se deberá distribuir entre los destinatarios, teniendo en cuenta que:

primero se entrega la correspondencia "urgente" y después el resto. las comunicaciones privadas deben entregarse en mano. Cuando una carta o documento pueda afectar a más de un departamento, se

deberá realizar una fotocopia para cada uno de ellos, repartiendo el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto.

4. Informatización de la recepción de correspondencia.

las nuevas tecnologías se van abriendo paso en el proceso de gestión de la correspondencia de las empresas, pues ya se aplican a todo el proceso de recepción, en sus distintas fases.

► RecepciónEn el proceso de apertura y clasificación de la correspondencia se integran los programas

ClasificamosRecibimos la correspondencia

Abrimos y comprobamos su contenido

Numeración y registro en el libro de entrada de correspondencia.

informáticos de gestión documental que, a través de la digitalización, convierten los documentos en papel en archivos informáticos que son los que posteriormente serán manipulados.Esto tiene importantes ventajas; por un lado, el original en papel se registra y archiva y no se manipula, lo que asegura su conservación, preservándolo de destrucciones accidentales; por otro lado, al estar el contenido en formato digital, el destinatario, por ejemplo, puede utilizar este contenido para citarlo en su contestación; puede archivarlo en su equipo informático y consultarlo fácilmente cuando lo necesite, etc.

► Numeración y registroEn esta fase del proceso las nuevas tecnologías aportan soluciones que la hacen mucho más cómoda.

– A través de los programas de digitalización, se imprime un sello en la copia digital. Además, se permite la emisión de etiquetas con dicho número que se pegan en el documento en papel y permiten su conecto archivado. Por otro lado, estos programas enlazan con una aplicación (que puede ser específica o genérica como Microsoft Excel) que tiene la estructura de las tablas del libro y registran los documentos digitalizados.

– Otras empresas utilizan etiquetas con códigos de barras que pegan en cada documento que entra y luego, a través de lectores de código de barras, llevan a cabo su registro en un libro de formato digital.

► DistribuciónSi los documentos se han digitalizado, la distribución será muy simple, pues los documentos se envían a los destinatarios mediante avisos automáticos que advierten de la recepción, que queda almacenada en la red y puede consultarse on-line.

5. SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

Los distintos departamentos enviarán al departamento de correspondencia todas aquellas cartas o documentos que desean enviar a sus clientes, proveedores, etc.

► Confección.Es posible que nos encarguen a nosotros la confección de la correspondencia, es decir, redactar los escritos oportunos, mecanografiarlos o utilizar un procesador de textos, firmarlos y poner el sello de la empresa. Ö bien, se nos dará confeccionada para que sólo procedamos a su registro o envío.

► Plegado y ensobrado.La forma de doblar las cartas y el tipo de sobre en que se introducirán tienen mucha importancia.

Las cartas se suelen doblar en tres partes, si se utiliza el tamaño A4, y siempre con el texto o el contenido hacia dentro, para que el membrete quede a la vista según se abre la carta.

Las notas breves y demás escritos cortos puede que no sea necesario que se plieguen, debido al tamaño del papel (que suele ser A5). Si deben plegarse, se doblan por la mitad con el texto hacia dentro.

En todo caso, la forma de doblar las cartas irá condicionada por el formato y tamaño del

sobre que se va a utilizar.

En cuanto al tipo de sobre, el más utilizado es el sobre de "ventana", caracterizado por tener una ventana transparente; esto hace que el plegado de la carta deba realizarse de tal forma que la dirección del destinatario (que. como sabemos, figura en la parte superior de la carta), coincida con la ventana del sobre.

Papel plegado tres veces

► Numeración y registro.

Si se desea dejar constancia de la correspondencia que se remite al destinatario se procederá a registrar y archivar una copia de los documentos.

La correspondencia que se va a enviar debe numerarse, asignando números correlativos que constituirán las referencias del escrito.

El registro de la correspondencia se llevará en el libro registro de salida de la correspondencia. Antes de la anotación, normalmente, la correspondencia se estampa con un sello fechador que contiene los datos básicos del registro de salida: nº asignado, fecha de salida y sección, departamento.

Libro de salida de correspondencia

Este libro consta de las siguientes columnas:

N.° de orden: número de orden correlativo de salida. Fecha: fecha de salida. Destinatario: nombre, razón social u organismo a quien se envía/n el/los

documento/s y localidad. Clase: clase de documento enviado, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele

usar la inicial del mismo:

C = Carta TP = Tarjeta Postal TL = Telegrama PP = Paquete Postal

Anexos: especificaremos si la carta va acompañada de algún otro documento. Observaciones: indicaremos si la carta es certificada, urgente, etc.

Fíjate en el siguiente ejemplo de libro de registro de correspondencia−Con fecha 11/06 envía a la empresa Mapy, S.L. de Ourense una carta

certificada.−Con fecha 11/06 envía a la empresa Mercurio, S.A. de Teruel carta acompañada de

catálogos.−Con fecha 12/06/ envía a J. Vara Alonso de Santander carta acompañada de

factura n.° 450.

−Con fecha 12/06/ envía a A. Torio Hernández de Huesca un paquete con muestra de colonias.

N° deorden

Fecha Destinatario Clase nexos Observaciones 1

1400 11/06/0 Mapy,S.L deOurense

C Certificada

1401 11/06/0 Mercurio,S.A deTeruel

C Catálogos

1402 12/06/0 J. Vara Alonso deSantander

C Factura Se envía lamercancía por

Transnor1403/99 12/06/0 A. Torio Hernández

de Huesca

PP

► Envío.

Para que la correspondencia sea enviada correctamente procederemos a cerrar los sobres, franquearlos de acuerdo con sus características de tamaño y peso y, finalmente, entregarla al servicio de Correos o empresa de mensajería.Es posible que la empresa u organismo tenga concertado el franqueo con el servicio de Correos; en ese caso seguiremos Ias instrucciones precisas.

Una vez que la correspondencia ha sido registrada, hemos comprobado que está firmada y se adjuntan los anexos si es que los hay, el último paso será pesar y franquear cada una de las cartas, paquetes... que van a ser enviados

El pesado es necesario, dado que la mayoría de las tarifas postales toman como indicador el peso del envío.

En cuanto al franqueo, consiste en pagar el precio correspondiente al envío, el cual puede realizarse de varias formas:

− Sellos: el sistema tradicional de franqueo es el realizado a través de sello postal, que sirve de comprobante de pago previo de los envíos efectuados por correo. Actualmente el sistema de pegar un sello, se va sustituyendo por etiquetas postales, mucho mas útiles.

− Tu sello: Correos ofrece la posibilidad de comprar pliegos de 25 sellos personalizados con las imágenes que la empresa desee y así hacer exclusivos los envíos de marketing directo y todo tipo de comunicaciones.

− Franqueo pagado: está pensado para usuarios que efectúen depósitos masivos de cartas e impresos con periodicidad. El depósito de los envíos se hará en los Centros de Admisión Masiva, acompañado de su correspondiente albarán de entrega. La identificación de estos envíos se realiza con la impresión mecánica de un rectángulo en la esquina superior derecha del sobre.

− Franqueo en destino: supone que es el destinatario del envío quien su precio. Para las empresas es una manera de garantizar la respuesta de las comunicaciones a los clientes, permitiendo que los mismos cumplimenten el cupón respuesta y se olviden

del coste del envío.

6. Informatización del envío de correspondencia Al igual que en la recepción de correspondencia, las nuevas tecnologías s aplican al proceso de envío.

Redacción

Esta fase, previa al envío en sí, está profundamente afectada por el proceso de informatización. Prácticamente todas las cartas se escriben a partir de un programa procesador de textos (por ejemplo, Microsoft Word).

Además, estas aplicaciones informáticas permiten automatizar algunas las tareas repetitivas que se dan en el proceso de envío, como es incluir las direcciones de los destinatarios en envíos múltiples. En efecto, mediante las opciones de combinación de correspondencia, permiten incluir los datos todos los destinatarios en plantillas de documentos, que sólo hay que escribir una vez. Además, también permiten emitir etiquetas con esos datos con lo que no será necesario escribir en los sobres todas esas direcciones.Plegado y ensobrado.Existen máquinas plegadoras y ensobradoras que realizan automáticamente estas tareas.Numeración y registro.Es habitual el uso de las aplicaciones informáticas para llevar el registro de la correspondencia de salida, reproduciendo en formato digital la estructura de las tablas del libro y permitiendo el registro de los documentos digitalizados.Existe la posibilidad de generar, a través de aplicaciones informáticas específicas, etiquetas con códigos de barras que se pegan en cada documento que sale de la empresa y que contienen toda la información relativa al envío.

7. Libro de registro de entrada de fax

En este libro anotaremos todos aquellos fax que reciba la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo recibe. Es conveniente que la persona que lo reciba firme en la hoja de control.

8. Libro registro de salida de fax En este libro anotaremos la fecha, la hora de envío, el destinatario, un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo envía.9. Registro del correo electrónico "e-mail"

Al recibir el correo electrónico, al igual que en el correo ordinario, lo primero que debemos hacer es realizar una primera clasificación, eliminar toda aquella información que no sea importante para la actividad empresarial e imprimir la que consideremos útil o necesaria.

Siempre que se envíe o reciba una comunicación importante, debemos dejar constancia escrita de la misma, es decir, tenemos que imprimirla.

No es recomendable mantener almacenado durante mucho tiempo la información que con el paso de los días deja de ser útil, por ello el tiempo máximo de almacenamiento del correo electrónico debe estar comprendido entre 10 y 15días.

Al imprimir el e-mail recibido, y con objeto de dejar constancia de su recepción, debemos anotarlo en el libro de registro de correo electrónico.

REGISTRO DE ENTRADA DE FAX

FechaDía/Hora

N° deorden

Remitente Resumen delcontenido

Dpto. que lorecibe

Firma de lapersona que

lo17/11.05 1 S. Velasco Pedido Ventas Fdo. A. Silva17/11.45 2 OPECASA, 5.A Condiciones

deVentas Fdo. A. Silva

17/12.10 3 CA FEYMA , S.L Copia decontrato de

trabajo

PersonalFdo. R. GallegoPrieto17/16.20 4 M. MARTÍN

(Notario)Copia

escriturapréstamo

FinancieroFdo. G. Ruíz

Canto

REGISTRO DE SALIDA DE FAXFecha

Día/HoraN°

ordenRemitente Resumen del

contenidoDpto. que lo

envía

24/9.00 1 Viriuela Hermanos Pedido Compras24/9.30 2 LIMOT, S.A Fra. n° 96 Ventas24/10.50 3 A. Tejedor Letra de cambio Financiero24/11.45 4 AGROPAL, 5.A Albarán, 120 Almacén

LIBRO REGISTRO DE CORREO ELECTRÓNICO

N° Fecha Hora derecepción

RemitenteLocalidad

Direcciónelectrónica

Asunto Dpto./s o

persona/sdestinataria347 29/05/0 18.25 h J.Gres

MartínOurense

Jgreseprnv.es

Pedido Ventas

348 29/05/0 18.25 h

SOLMAR,5.LJaca

(Huesca)

Solmal2eredt

let.es

Solicitud

VentasCatálogos

Publicidad

EJERCICIOS.

1. ¿Cómo puede recibir la empresa el correo de entrada?2. ¿En qué consiste la recepción y clasificación?3. ¿En que consiste numerar la correspondencia?4. Enumera el contenido mínimo del libro registro de entrada de correspondencia.5. ¿En qué ocasiones es obligatorio llevar el libro registro de correspondencia?6. ¿Qué diferencia hay entre una carta ordinaria y una carta certificada?7. Los telegramas, ¿Pueden cursarse por teléfono o es necesario personarse en la

oficina de Correos?8. ¿Presta correos servicio de Fax?9. Indica la diferencia que hay entre fax y burofax.10. ¿Por qué tiene importancia la forma de doblar las cartas?11. Investiga en Internet los tamaños del papel y de los sobres. Anótalo.12. Si una empresa recibe un sobre con la indicación “Confidencial”, ¿Quién podrá

abrirlo?13. Anota en el libro registro de entradas la recepción de los siguientes documentos:

a) El 08/02, carta de invitación que FETUY, SL, envía a Inés Dédalos Gabón para una demostración de unos equ ipos integrales de gestión de correspondencia.b) El 12/02, telegrama que envía una dienta (Ana Maganto) comunicando el retraso de un envío de materiales. El destinatario es Félix Ponce Río, jefe de compras.c) El 13/02, carta de pedido que envía POLIOP, SL, dirigida al jefe de ventas Manuel Hurtado Fuentemayor.d) El 14/02, albarán firmado que envía JENDE, SA, para confeccionar la factura.

14. La empresa GÓMEZ CALVO, con domicilio en Avda. del Rey, 25-28097 Madrid, ha recibido los siguientes envíos a través del servicio de Correos y la mensajería RÁPIDA EXPRESS de Fuenlabrada durante el mes de octubre 2009. Todos los envíos se encuentran normalizados. El último número que se encuentra anotado en este registro es el 217:

• Carta de Da. INMACULADA ROJO BAÑOS, de Murcia, solicitando trabajo. Adjunta curriculum vitae.

• Se envía fax a la solicitante anterior convocándola a una próxima entrevista para el día 18 de octubre. N° fax destino 96 876 54 44. Hora de envío 11:22 h. 1 página.

• 10 de octubre: el BANCO VALENCIA de Madrid comunica mediante recibo que ha efectuado el pago del servicio de luz.

• 14 de octubre: PUBLICACIONES GALETA de Madrid, envía la revista a la que la empresa se encuentra suscrita Música y Moda.

• El mismo día se envía fax al BANCO MADRID, ordenando el impago de la factura n° 87 a favor de COMERCIAL ANTÍPODAS de Lugo por incumplimiento de contrato. N° fax destino: 987 987687. Hora de envío 14: 00 h. 1 página.

• 19 de octubre: se envía un fax a LABORATORIO G-Music, Barcelona solicitando muestras de carátulas para CD y DVD. N° fax destino: 93 987 65 44. Hora de envío 15:30 h. 2 páginas.

• 24 de octubre: recepción de paquete postal azul del LABORATORIO G-Mu-sic, de Barcelona con las muestras de carátulas de discos solicitadas.

• 26 de octubre: ANTONIO MIRÓ de Barcelona envía carta personal dirigida al Jefe de Ventas.

• 28 de octubre: COMERCIAL ANTÍPODAS de Lugo reclama el pago de la factura n° 87. Adjunta copia de la factura.

14. Entra en la página de Correos, www.correos.es, averigua los servicios que ofrece online. Anótalos.