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Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi. Il contesto di riferimento. 1. Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche Amministrazioni - PowerPoint PPT Presentation
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Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi
Il contesto di riferimento 1
1048713Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche Amministrazioni
La fiducia nelle istituzioni non egrave piugrave concessa a priori le Pubbliche Amministrazioni cessano di essere istituzioni per cominciare ad essere viste quali erogatori di servizi
Assumono quindi rilievo le dimensioni del risultato della qualitagrave e dei costi ovvero dellrsquoefficienza dellrsquoefficacia e dellrsquoeconomicitagrave
Il contesto di riferimento 1
1048713 In questo contesto lrsquoorganizzazione di successo egrave quello piugrave vicina allrsquoutente al fruitore del servizio
Ma per questo egrave necessario un profondo cambiamento organizzativo e culturale
Passaggio da unrsquoorganizzazione strutturata per funzioni ad una strutturata per processi
Dallrsquoapproccio per ldquofunzionirdquo a quello per ldquoprocessirdquo2
Lrsquoimpostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle PPAA per unitagrave funzionali
Funzioni aggregazioni di uomini emezzi necessari per lo svolgimento di attivitagrave della stessa natura (Taylor principiodivisione del lavoro)
I processi sono aggregazioni di attivitagraveanche di natura diversa ma finalizzate al raggiungimento del medesimo risultato
3
Lrsquoapproccio per processi implica Uno spostamento del focus da ldquoche cosa viene prodottordquo a ldquocome viene prodottordquo
La trasversalitagrave I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali mentre le funzioni sono relative a ciascuna unitagrave organizzativa Normalmente piugrave funzioni concorrono alla realizzazione di un processo
In ogni caso
La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del clienteutente
Il processo 4
Insieme di attivitagrave coordinate che utilizzando input di varia naturaoriginano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore (Candiotto 2003)
o anche
Aggregazione di un insieme di attivitagrave svolte secondo una determinata sequenzialitagrave eo simultaneitagrave che ha unrsquoorigine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo)rdquo (Tonti 2002)
In ogni caso 5
-Ogni processo presenta un input un ordine logico spazio-temporale di attivitagrave lavorative un output
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualitagrave del prodotto o del servizio reso allrsquoutente egrave funzione della qualitagrave dellrsquointero processo
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Il contesto di riferimento 1
1048713Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche Amministrazioni
La fiducia nelle istituzioni non egrave piugrave concessa a priori le Pubbliche Amministrazioni cessano di essere istituzioni per cominciare ad essere viste quali erogatori di servizi
Assumono quindi rilievo le dimensioni del risultato della qualitagrave e dei costi ovvero dellrsquoefficienza dellrsquoefficacia e dellrsquoeconomicitagrave
Il contesto di riferimento 1
1048713 In questo contesto lrsquoorganizzazione di successo egrave quello piugrave vicina allrsquoutente al fruitore del servizio
Ma per questo egrave necessario un profondo cambiamento organizzativo e culturale
Passaggio da unrsquoorganizzazione strutturata per funzioni ad una strutturata per processi
Dallrsquoapproccio per ldquofunzionirdquo a quello per ldquoprocessirdquo2
Lrsquoimpostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle PPAA per unitagrave funzionali
Funzioni aggregazioni di uomini emezzi necessari per lo svolgimento di attivitagrave della stessa natura (Taylor principiodivisione del lavoro)
I processi sono aggregazioni di attivitagraveanche di natura diversa ma finalizzate al raggiungimento del medesimo risultato
3
Lrsquoapproccio per processi implica Uno spostamento del focus da ldquoche cosa viene prodottordquo a ldquocome viene prodottordquo
La trasversalitagrave I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali mentre le funzioni sono relative a ciascuna unitagrave organizzativa Normalmente piugrave funzioni concorrono alla realizzazione di un processo
In ogni caso
La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del clienteutente
Il processo 4
Insieme di attivitagrave coordinate che utilizzando input di varia naturaoriginano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore (Candiotto 2003)
o anche
Aggregazione di un insieme di attivitagrave svolte secondo una determinata sequenzialitagrave eo simultaneitagrave che ha unrsquoorigine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo)rdquo (Tonti 2002)
In ogni caso 5
-Ogni processo presenta un input un ordine logico spazio-temporale di attivitagrave lavorative un output
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualitagrave del prodotto o del servizio reso allrsquoutente egrave funzione della qualitagrave dellrsquointero processo
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Il contesto di riferimento 1
1048713 In questo contesto lrsquoorganizzazione di successo egrave quello piugrave vicina allrsquoutente al fruitore del servizio
Ma per questo egrave necessario un profondo cambiamento organizzativo e culturale
Passaggio da unrsquoorganizzazione strutturata per funzioni ad una strutturata per processi
Dallrsquoapproccio per ldquofunzionirdquo a quello per ldquoprocessirdquo2
Lrsquoimpostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle PPAA per unitagrave funzionali
Funzioni aggregazioni di uomini emezzi necessari per lo svolgimento di attivitagrave della stessa natura (Taylor principiodivisione del lavoro)
I processi sono aggregazioni di attivitagraveanche di natura diversa ma finalizzate al raggiungimento del medesimo risultato
3
Lrsquoapproccio per processi implica Uno spostamento del focus da ldquoche cosa viene prodottordquo a ldquocome viene prodottordquo
La trasversalitagrave I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali mentre le funzioni sono relative a ciascuna unitagrave organizzativa Normalmente piugrave funzioni concorrono alla realizzazione di un processo
In ogni caso
La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del clienteutente
Il processo 4
Insieme di attivitagrave coordinate che utilizzando input di varia naturaoriginano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore (Candiotto 2003)
o anche
Aggregazione di un insieme di attivitagrave svolte secondo una determinata sequenzialitagrave eo simultaneitagrave che ha unrsquoorigine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo)rdquo (Tonti 2002)
In ogni caso 5
-Ogni processo presenta un input un ordine logico spazio-temporale di attivitagrave lavorative un output
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualitagrave del prodotto o del servizio reso allrsquoutente egrave funzione della qualitagrave dellrsquointero processo
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Dallrsquoapproccio per ldquofunzionirdquo a quello per ldquoprocessirdquo2
Lrsquoimpostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle PPAA per unitagrave funzionali
Funzioni aggregazioni di uomini emezzi necessari per lo svolgimento di attivitagrave della stessa natura (Taylor principiodivisione del lavoro)
I processi sono aggregazioni di attivitagraveanche di natura diversa ma finalizzate al raggiungimento del medesimo risultato
3
Lrsquoapproccio per processi implica Uno spostamento del focus da ldquoche cosa viene prodottordquo a ldquocome viene prodottordquo
La trasversalitagrave I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali mentre le funzioni sono relative a ciascuna unitagrave organizzativa Normalmente piugrave funzioni concorrono alla realizzazione di un processo
In ogni caso
La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del clienteutente
Il processo 4
Insieme di attivitagrave coordinate che utilizzando input di varia naturaoriginano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore (Candiotto 2003)
o anche
Aggregazione di un insieme di attivitagrave svolte secondo una determinata sequenzialitagrave eo simultaneitagrave che ha unrsquoorigine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo)rdquo (Tonti 2002)
In ogni caso 5
-Ogni processo presenta un input un ordine logico spazio-temporale di attivitagrave lavorative un output
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualitagrave del prodotto o del servizio reso allrsquoutente egrave funzione della qualitagrave dellrsquointero processo
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
3
Lrsquoapproccio per processi implica Uno spostamento del focus da ldquoche cosa viene prodottordquo a ldquocome viene prodottordquo
La trasversalitagrave I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali mentre le funzioni sono relative a ciascuna unitagrave organizzativa Normalmente piugrave funzioni concorrono alla realizzazione di un processo
In ogni caso
La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del clienteutente
Il processo 4
Insieme di attivitagrave coordinate che utilizzando input di varia naturaoriginano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore (Candiotto 2003)
o anche
Aggregazione di un insieme di attivitagrave svolte secondo una determinata sequenzialitagrave eo simultaneitagrave che ha unrsquoorigine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo)rdquo (Tonti 2002)
In ogni caso 5
-Ogni processo presenta un input un ordine logico spazio-temporale di attivitagrave lavorative un output
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualitagrave del prodotto o del servizio reso allrsquoutente egrave funzione della qualitagrave dellrsquointero processo
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Il processo 4
Insieme di attivitagrave coordinate che utilizzando input di varia naturaoriginano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore (Candiotto 2003)
o anche
Aggregazione di un insieme di attivitagrave svolte secondo una determinata sequenzialitagrave eo simultaneitagrave che ha unrsquoorigine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo)rdquo (Tonti 2002)
In ogni caso 5
-Ogni processo presenta un input un ordine logico spazio-temporale di attivitagrave lavorative un output
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualitagrave del prodotto o del servizio reso allrsquoutente egrave funzione della qualitagrave dellrsquointero processo
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
In ogni caso 5
-Ogni processo presenta un input un ordine logico spazio-temporale di attivitagrave lavorative un output
- Attraverso i processi si realizza la creazione di valore
- La qualitagrave del prodotto o del servizio reso allrsquoutente egrave funzione della qualitagrave dellrsquointero processo
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
6 Ma le PPAA conoscono i loro processi
Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno
Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dellrsquoattivitagrave che svolgono delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti mentre spesso ignorano se tali attivitagrave integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub
procedimento
Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue egrave il miglior procedimento possibile
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
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Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Lrsquoanalisi e la reingegnerizzazione dei processi 7
Lrsquoanalisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi
identificazione delle attivitagraveprocedimenti
mappatura del processo attuale (ldquoas isrdquo)
analisi criticitagravecause
individuazione ipotesi di soluzione
mappatura del processo revisionato (ldquoto berdquo)
piano di implementazione delle soluzioni
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
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Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi8
Costituito con DDA 2159 dd 27122008
Finalitagrave effettuare e testare una prima mappatura delle attivitagrave dei procedimenti e processi di lavoro svolti allrsquointerno della struttura campione (Sezione Servizi agli studenti ed alla Didattica) con lrsquoobiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente
Partecipanti Sonia Bertorelle Serena Bussani Rossella Diviacco Giovanna Locascio Francesca Paperio Gabriella Staraz Doris Temel Guido Travaglia Giulia Ventin Manuela Vidal
Gruppo di lavoro ristretto Serena Bussani Raffaella di Biase Francesca Paperio
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo quali
lrsquoindividuazione e lrsquoutilizzo di una comune terminologia definitoria che permettesse di identificare univocamente dal punto di vista pratico piugrave che teorico lrsquooggetto dellrsquoanalisi
il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione
Lrsquoelaborazione del metodo 9
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Si egrave concordato di scegliere un approccio nellrsquoanalisi sufficientemente ldquoaltordquo che consentisse lrsquoadozione di unrsquoottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi
operativamente pertanto i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare preliminarmente i ldquomacroprocessirdquo in qualche modo caratterizzanti la ldquomissionrdquo della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attivitagrave tra loro interrelate finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodottoservizio)
Il livello di dettaglio 10
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
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Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
Partendo dalla definizione adottata centrata sul prodottoservizio che va verso il cliente esterno si egrave deciso quale prima via per individuare i macroprocessi di partire dai principali prodottiservizi forniti (rilascio titoli di studio informazione ed orientamento ecc) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attivitagrave loro correlate
A tali macroprocessi si egrave poi applicato il principio di ldquoscomposizione funzionalerdquo individuando per ciascun macroprocesso a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiorii processi i sottoprocessi
le attivitagrave correlate
La scomposizione funzionale 11
Il data base12
Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
Il data base13
Il data base14
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Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
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Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
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Per descrivere e gestire in maniera dinamica e decentrata queste informazioni egrave stato creato un data base nel quale egrave possibile visualizzare ed operare nellrsquoambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni fino allrsquoultimo livello delle attivitagrave
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Il data base14
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Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
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Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
Grazie per lrsquoattenzioneGrazie per lrsquoattenzione
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Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
Rilevazione e raccolta dei dati ndash privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (Dlvo 1962003)
Le applicazioni attuali e future 18
Il prossimo obiettivo la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali) Obiettivo finale il Business Process Reengineering (BPR) ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali Per-semplificazione del processo - automazione (laddove possibile)- eliminazione delle attivitagrave inutili
collegamento con risultati della valutazione
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Il data base14
Il data base15
Le applicazioni attuali e future 16
Attualmente risulta completa la rilevazione dei processi degli Uffici di Staff della quasi totalitagrave delle Sezioni dellrsquoAmmne centrale
Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando assieme al tt 4 ldquoper il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomirdquo la mappatura dei processi dei Dipartimenti
Le applicazioni attuali e future 17
La rilevazione dei processi effettuata egrave in grado giagrave ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze implementazione del sistema di valutazione di Ateneo
Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)
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