Tema 3Fuentes de Información I

Prof. Mastromatteo

“Medición del valor” de una actividad u objeto.

Rama de la investigación la aplicación del método científico para determinar, por ejemplo, cómo se está llevando a cabo una actividad.

Importancia en el proceso de toma de decisiones: la evaluación recoge los datos necesarios para determinar cuál de entre varias estrategias diferentes es la más apropiada para alcanzar el resultado deseado.

Componente esencial para la tarea de gestión: en particular, los resultados de una evaluación podrían ayudar al responsable de la gestión a distribuir los recursos de un modo más efectivo.

Una evaluación no se lleva a cabo como un ejercicio intelectual, sino con el fin de recoger datos útiles para resolver problemas o para llevar a cabo acciones dentro del proceso de toma de decisiones.

Una buena manera de enfocar la evaluación de los servicios bibliotecarios es a través de una representación general de las operaciones de la biblioteca vistas desde el punto de vista de un evaluador.

El objetivo a largo plazo de la biblioteca, supuestamente, es producir determinados resultados en la comunidad a la que sirve.

Mientras algunos de los resultados deseados constituyen la razón de ser de su existencia, la biblioteca está involucrada más directamente en el procesamiento de unos recursos con el fin de generar unos productos, que son los servicios de información que proporciona.

El presupuesto, se utiliza para adquirir otros importantes recursos secundarios, denominados recursos de información, personal para explotar estos recursos, así como instalaciones físicas para almacenar los materiales, ofrecer servicios, etc.

Elementos del análisis Elementos del análisis documentaldocumentalEntrada Proceso

Técnico Salida

Selección Análisis Formal Catalogación Análisis de Contenido: Indización Resumen

Servicio de Referencia

Adquisición Almacenamiento Circulación

Recuperación

Catalogación sobre demanda

Clasificación suministro de documentos

Indización búsquedas

documentales

Resúmenes respuestas a consultas

Traducciones Remisión

Notificaciones no solicitadas

Instrumentos

Biblioteca

Organización / control Servicios

Recursos

Recursos de Información

Productos

Resultados

Relación entre los recursos de información y las personas formadas para la explotación de estos recursos en beneficio de los usuarios.

Las actividades de organización y control de los recursos de información, producen una serie de instrumentos (catálogos, bibliografías, clasificaciones) que hacen posible un segundo grupo de actividades, los servicios al público.

Los servicios se pueden dividir en dos grupos: sobre demanda y servicios de notificación. Los primeros pueden considerarse pasivos, en el sentido que responden a demandas, más que iniciarlas. Los segundos, por el contrario, son más dinámicos: van dirigidos a informar al público sobre publicaciones.

Los servicios sobre demanda se dividen en servicios de suministro de documentos y de recuperación de información o diseminación de la información.

La biblioteca puede verse como una interfaz entre los recursos de información disponibles y la comunidad de usuarios a la que sirve.

Cualquier evaluación aplicada a la biblioteca debería preocuparse de determinar hasta qué punto cumple esta función de intermediaria.

Un programa de evaluación podría referirse a los recursos, los productos o los resultados. La secuencia recursos, productos y resultados tiene una complejidad creciente.

Lo ideal sería poder determinar hasta qué punto se han alcanzado los resultados deseados en un servicio.

En contraste con los resultados, los recursos son tangibles y fácilmente cuantificables.

La colección debe evaluarse en términos del grado de satisfacción que genera.

Otra forma de contemplar la evaluación es en términos de costos, eficacia y beneficios. La eficacia se refiere a los productos y el criterio más común es la proporción de demandas satisfechas del usuario.

Los beneficios del sistema son ciertamente los objetivos deseados. Los costos son bastante tangibles si se piensa solamente en términos monetarios.

No se debe caer en la falacia de que el tiempo empleado usando los servicios de información es gratis. El tiempo del usuario no es gratuito, al menos no en términos del contexto general de la sociedad en su conjunto.

En realidad, el costo de mantener en funcionamiento un servicio de información podría considerarse pequeño comparado con el coste de utilizarlo.

Los costos pueden relacionarse con la eficacia o con los beneficios. Costo-eficacia se refiere a los costos necesarios para alcanzar un grado de eficacia determinado dentro de un servicio de información.

Este puede mejorarse manteniendo constantes los costos mientras sube el nivel de eficacia o manteniendo el mismo nivel de eficacia aunque se reduzcan los costes.

Está relacionado con la optimización en la distribución de los recursos, a mejor distribución, más calidad en el servicio (eficacia) conseguida mediante un nivel de gasto concreto.

La evaluación de costo-beneficio relaciona los beneficios (resultados) de un servicio con los costos de proporcionarlo. Este binomio puede mejorarse aumentando los beneficios sin que crezcan los costos o reduciendo los costos sin que disminuyan los beneficios.

A largo plazo los estudios de costo-beneficio intentan demostrar que los beneficios derivados de un servicio sobrepasan a los costes necesarios para proporcionarlo.

En el mundo bibliotecario es posible identificar medidas para los recursos, medidas para la actividad y medidas de las características de la comunidad a la que sirve, así como sus combinaciones posibles.

Recursos Productos (Actividad) Características de la comunidad

• Presupuesto• Número de

documentos adquiridos

• Documentos prestados• Documentos

consulotados• Preguntas planteadas

• Tamaño de la población servida

• Composición de la población según edad, sexo, educación y otras características• Personal

• Espacio ocupado• Búsquedas realizadas• Personas que acuden a

los programas de la biblioteca

• Gasto per capita• Gasto por

prestatario inscrito• Libros per capita• Espacio per capita• Personal per capita

• Circulación• Preguntas

planteadas • Visitas a la

biblioteca • Prestatarios

inscritos / población servida

• Gasto por préstamo• Gasto por pregunta• Usos por volumen

• Recursos/ medidas de la comunidad

• Recursos / productos• Productos / Comunidad

Definir las metas de la organización.

Obtener los recursos necesarios para alcanzar esas metas.

Identificar los programas y servicios que se necesitan para cumplir las metas, así como distribuir los recursos entre los programas y servicios de la mejor manera posible.

Cuidar de que los recursos asignados a una actividad determinada se utilicen de la manera más inteligente.

1. Los libros están para que se utilicen: las colecciones deben evaluarse en términos de las necesidades de los usuarios.

2. A cada lector su libro: no es suficiente que la biblioteca posea el documento, es necesario además que esté disponible cuando se necesita.

3. A cada libro su lector: debería evaluarse en términos de su capacidad para informar al público de los materiales que le son potencialmente útiles.

4. Ahorrar tiempo al lector: satisfacción de las necesidades de la manera más eficaz posible.

5. La biblioteca es un organismo en expansión: dispuesta a adaptarse a condiciones nuevas, cambios sociales y tecnológicos. Calcular el tiempo que tarda una biblioteca en adoptar una innovación.

Se refiere a la disminución del uso de los materiales con el paso del tiempo: los términos envejecimiento y decadencia se utilizan como sinónimos.

Se define a veces como media vida. La media vida es el período de tiempo transcurrido hasta que recibe la mitad de todo el uso que recibirá a lo largo de su existencia.

Si se toman muestras de la colección y se estudia su circulación, se puede determinar el ritmo de envejecimiento de las diversas áreas temáticas de la biblioteca.

El interés del bibliotecario en la obsolescencia es más práctico que teórico. Si el uso disminuye con la edad, debería ser posible expurgar documentos sobre la base de su edad o al menos trasladar los documentos más antiguos a zonas de almacenamiento menos accesibles y costosas.

Un programa eficaz de expurgo puede mejorar la relación costo-eficacia de la biblioteca.

En teoría, el expurgo de la colección de una biblioteca, sacando de la misma los materiales “muertos”, debería hacer más atractivos para los usuarios los materiales que se muestran en las estanterías, y, así, aumentar la circulación y la tasa de rotación.

Referencia: describir el material para hacerlo único.

Autoridad: prestigio de la institución que respalda la fuente.

Actualidad: cobertura hasta la fecha, actualización constante.

Historia: criterio favorable, consecución, datos que la acompañan. Que la fuente sea nueva no la descalifica.

Alacance, amplitud y limitaciones: qué temas, áreas, plan, contenidos abarca, valor que posee dentro del área.

Propósito: Fines u objetivos de la fuente.

Tratamiento: A la información de la fuente en sí, material complementario.

Estilo: de la fuente y de la información que la complementa.

Organización: Disposición interna, forma de presentar la información, calidad de la diagramación, diferentes páginas, imágenes, etc.

Formatos: De salida, de impresión, texto, audiovisual, etc.

Tipo de usuarios: Para los que está dedicada la BD, especialistas, público en general, etc.

Otras características: Anexos, ilustraciones, vínculos (links) con otras páginas, formato impreso, tipo de Unidad de Información para la que es recomendada. Idiomas en que se presenta, etc.

Acierto: posibilidad de búsquedas exhaustivas, proporción de registros relevantes que es posible recuperar con una búsqueda. Si existen 15 sobre un tema y se localizan 12, la proporción de acierto es 12/15 u 80%.

Relevancia: juicio de los resultados de búsqueda, los registros que resaltan por ser los necesarios. Si se localizan 20 registros sobre un tema y son relevantes 15, la tasa de relevancia es de 15/20 o 75%.

Precisión: Proporción de registros relevantes en relación al total recuperado, medida de proporción señal-ruido.(recuperación de 50 documentos, 10 de los cuales son relevantes, opera con una tasa de precisión de 10/50 o 20%.

Esfuerzo: Cuántas estrategias de búsqueda debe realizar, para encontrar información relevante.

Tiempo de respuesta: lapso entre formulación de la pregunta y entrega de resultados.

Catalogación: Reglas de catalogación utilizadas.

Clasificación: Tipo de clasificación.

Lenguajes de indización: Post-coordinado o pre-coordinado, encabezamientos o tesauro, visibles.

Formato de salida: datos que pueden tenerse del registro, formato básico o completo.

Campos presentes: en los posibles formatos.

Relación con la satisfacción de usuarios: analizar la calidad de los procesos orientada a determinar el efecto de estas operaciones en los usuarios.

Eficiencia: posibilidad de mejorar las operaciones técnicas, simplificación para incrementar eficiencia.

La estrategia de búsqueda es el análisis conceptual de la pregunta, traducido al lenguaje del sistema, puede ser considerada como una “representación de la pregunta”, así como un registro puede verse como la “representación del documento”. La estrategia de búsqueda es confrontada con la base de datos.

Dos pasos: analizar conceptualmente la necesidad de información y traducirla al lenguaje del sistema.