Organizasyonlarda Güncel Proje ve Portföy Yönetimi · PDF fileİçerik 1. Temel Proje ve Portföy Yönetimi Kavramları 2. Günümüzde İş Dünyası ve Projeler 3. Trendlere Genel

Organizasyonlarda GüncelProje ve Portföy YönetimiTrendleri

www.pwc.com.tr

Trendleri

………………………….……

12. Çözüm Ortaklığı Platformu

9 Aralık 2013

İçerik

1. Temel Proje ve Portföy Yönetimi Kavramları

2. Günümüzde İş Dünyası ve Projeler

3. Trendlere Genel Bakış

4. Trendlere İlişkin Detaylar

PwC2

9 Aralık 201312. Çözüm Ortaklığı Platformu

Temel Proje ve Portföy YönetimiKavramları

3


Proje yönetimi nedir?

Proje yönetimi başka bir ifadeyle “dörtlü kısıt”ın yönetilmesidir.

Sıcak,Eti iyi pişmiş,

PwC

Eti iyi pişmiş, Pidesi taze

15 TL


4

Proje yönetimi nedir?

Proje yaşam döngüsü:

Başlangıç

Planlama

Uygulama

Kontrol

Kapatma

PwC9 Aralık 2013

12. Çözüm Ortaklığı Platformu

5

Proje / Program /Portföy Yönetimi

Projeler, programlar ve portföylerin ilişkisi farklı seviyelerdedir.

Stratejik •Stratejik uyum

•Önceliklendirme vebütçeleme (fonlama)

Portfoliomanagement

Programmanagement

Project

bütçeleme (fonlama)

•İzleme

•Organizasyonel bir yetkinlikoluşturmak üzere birbirleriyle ilişkili olan bir grup projenin ortak yönetimi vekoordinasyonu

•Tanımlanmış kapsam,

PwC

Taktik

Yüksek

Karmaşıklık/Bağımlılık

Düşük

Projectmanagement

•Tanımlanmış kapsam, maliyet ve takvim

•Kendine özgü çıktılar

•Aşamalı gelişim (olgunlaştırma) planlaması


6

Günümüzde iş dünyası ve projeler

7


İş dünyası ve projeler

Organizasyonlargünümüz şartlarında hızlı değişime ayak uydurmak için farklı ölçeklerde ve türlerdeki çokludönüşüm programları eşzamanlı olarak

Hissedar değeri ve sürdürülebilirliği

sağlayacak kıvraklık

Yönetim kurulları ve denetim komitelerinin

proje aktiviteleriüzerinde artan şeffaflık

ihtiyacı

Piyasa koşullarına hızlı

Departmanları, hatta farklı

organizasyonları kapsayan büyük

proje/programlar

Organizasyon

Artan regülasyon

Tüm projelerdensomut yatırım getirisi

beklentisi

Uzun süreli, büyükölçekli projelereyapılan yatırım

şirketlerin

PwC

eşzamanlı olarak yönetmek durumundalar

Piyasa koşullarına hızlı adaptasyon, beklenen

yatırım getirisi ve faydayı sağlamak ya da regülasyona uyum içinprojeler vazgeçilmez

Programlariçin ayrılan

kısıtlı yatırım fonları/

kaynakları

şirketlerin bütçelerinin çok

önemli bir kısmını oluşturmakta


8

Şirket alımları, ortak girişimler, piyasa


Fonksiyoneldönüşüm

“etkinlik”

Kurumsaldönüşüm

“oyunun kuralı”

Fonksiyonelperformansiyileştirme

Kurumsalperformansiyileştirme D

eğiş

imin

ölç

eği

Kü

çük

/Ba

sit

Bü

yü

k/K

arm

aşı

k

girişimler, piyasa koşullarında önemli değişiklikler, yeni CEO, önemli yasal değişiklikler, büyük ölçekli sistemdeğişiklikleriÖrnek: Üretim, Finans,tedarik zinciri, vs.kapsayan sistemdeğişiklikleri

Süreç iyileştirmeleri, gelir artışı ya da maliyet

Büyük ölçekli karmaşık bir fonksiyonda yağılan değişiklik Örnek: Outsourcing yada Off-Shoringprogramları – Ortak hizmet merkezleri(Finans, BT)

Mevcut operasyonel

PwC

iyileştirme“verimlilik”

iyileştirme “EBIT”

Tek fonksiyon Tüm organizasyon

Değişimin kapsamı

Değ

işim

in ö

lçeğ

i

Kü

çük

/Ba

sit

artışı ya da maliyet azaltıcı yöntemlerle karlılık (EBIT) artırmaÖrnek: Kontrolotomasyonu, yönetimraporlaması sadeleştirme ve otomasyon, vb.

Mevcut operasyonelyapıdaki performans iyileştirme çalışmaları Örnek: Finansoptimizasyonu– ödemesistemleri onayotomasyonu


9

Faaliyet giderleri çalışan sayısını azaltarak küçülmek, işe alımları

MTP

3/5 jr

Orta/Uzun

3/5 yıl


azaltarak küçülmek, işe alımları durdurmak ya da harcamaları kısmak gibi farklı yöntemlerle düşürülebilir.

Projeleri durdurmak ya daertelemek; yatırım giderlerini (bütçesel değişiklikler) düşürmek daha kolay görünebilir. Ancakriskleri de beraberinde getirir:

- Yanlış projeleri durdurmak (örn. stratejik, mevzuat, vb.),

- Diğer yatırım projeleriyle

The image cannot be displayed. Your computer may not have enough memory to open the image, or the image may have been corrupted. Restart your computer, and then open the file again. If the red x still appears, you may have to delete the image and then insert it again.

MTP

Ongoingoperations

PPMChanging

the business

Changeproces

OperationsRunning

the business

Marketing,Finance,Change

1/3 jr3/5 jrThe image cannot be displayed. Your computer may not have enough memory to open the image, or the image may have been corrupted. Restart your computer, and then open the file again. If the red x still appears, you may have to delete the image and then insert it again.

Orta/UzunVadeliStrateji

Operasyonlar

PYOİşi değiştirmek

Dönüşüm süreci

Operasyonlarİşi yönetmek

1/3 yıl

PwC

- Diğer yatırım projeleriyle ilişkisini göz ardı etmek,

- Kaynak sıkıntısı ya da başka nedenlerden dolayı sonlandırılamayan; bütçede gereğinden fazla yer kaplayan projeleri sürdürmek.

Program 1 Program n

project project project project

Producten, processen, systemen,mensen

delivery

Management of: Management of:

Program 1 Program n

proje proje proje proje

Ürün, süreç, sistem, İK,

İş teslimyönetimi yönetimi


10

Trendlere genel bakış

Araştırmalar hakkında bilgi

PwC’nin global güncel proje ve portföy yönetimi trendlerine ilişkin araştırmaları 30sektör ve 38 ülkeden 1,524 katılımcının yanıtladığı 146 soruyla gerçekleştirildi.


12

Proje ve Portföy Yönetimi Trendleri

1 Proje ve proje portföyünün şirket stratejileriyle uyumu

2

3

4

Proje ve proje portföyünün şirket stratejileriyle uyumu

Proje portföy yönetiminin rekabet avantajına etkisi

Olgunluk seviyesi ve proje ve portföy performansı arasındaki ilişki

Proje ve proje portföyü yönetiminde dünya genelinde benzerrisklerin görülmesi

4

5

risklerin görülmesi

İnsan kaynağı, araçlar ve metodolojilerin etkin şekilde kullanılması


13

Trendlere ilişkin detaylar

14


1. Proje ve proje portföyü şirket stratejileriyle uyum içerisinde olmalı

Run the Business

MakroEtkiler

Change the Business

• Stratejik proje ve portföyyönetimi fonksiyonunun

İşin yönetimi Stratejik dönüşüm

Measurementand re-

balancing

Strateji veKurumsalYönetim

PortföyYönetimi

Ölçüm ve

Eleme

Hizalama veÖnceliklendirm

e

Ölçüm veDengeleme

yönetimi fonksiyonunungeliştirilmesine yönelik çabalar artıyor.

• Genellikle iş birimleri proje ve programlara yeteri kadarkatılım göstermiyor.

• İş tarafı paydaşları genellikle projelerden sağlanan faydalarını göremiyor ve

PwC

Operasyonlar

Proje veProgramYönetimi

Yaygınlaştırma ve Kabul

faydalarını göremiyor ve projelere ilişkin motivasyonları düşük.

• Projelerle iş stratejilerinin uyumlu olması, projelerin iş tarafındaki başarıya katkısını arttırıyor.


15

“Proje yönetimi sırasında sürece yeteri kadar dahil

“Değişime hazırlıklı değildik ve süreç bize yeteri kadar erken bir

zamanda anlatılmadı.”

“Üretilen çözüm şirketimize uygun değil”

1. Proje ve proje portföyü şirket stratejileriyle uyum içerisinde olmalı

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

olmuyoruz”Alıntı

zamanda anlatılmadı.”Alıntı

uygun değil”Alıntı

PwC

0%

10%

20%

30%

High

Critical


16

PwC global survey on the current state of project management (2012)

• Portföy yönetimi şirketlerin

2. Proje portföy yönetimi rekabet avantajı sağlıyor

... Çünkü portföy yönetimi şirketlerin daha azla daha fazla kazanım sağlamasında etkili bir yöntem…

• Portföy yönetimi şirketlerin katma değeri yüksek ve şirket stratejisiyle uyumlu projelereyönelmelerini sağlıyor.

• Başarılı portföy yönetimi hem portföyün hem de projelerin her bir KPIbazında (bütçe, zaman, kalite, kapsam, fayda) performanslarını arttırıyor:

• Proje başına maliyet azalışı %37

AB

C

PwC

• Proje başına maliyet azalışı %37

• Yönetilen proje sayısında azalış %35

• Düşük getirili proje sayısında azalış %10

• Proje başarısızlık oranında azalış % 15


17

• Portföy yönetiminde genel kabul


... Portföy yönetimi rahat bir gezintiden çok azim, dayanıklılık ve sürekli yenilenme gerektiren zorlu bir tırmanıştır…

Stratejik önceliklerin• Portföy yönetiminde genel kabul

görmüş standart bir metodoloji bulunmuyor. Şirketler en iyiye ulaşırken benzer aşamalardan geçiyorlar.

• Portföy yönetim araçları başarı için bir zorunluluk olmamakla birlikte iyiuygulanan bir süreçle başarıyı arttıran önemli bir faktör.

Stratejik önceliklerinbelirlenmesi

Hedeflerin belirlenmesi

Portföyün oluşturulması

PwC

arttıran önemli bir faktör.

• Kurumsal Proje ve Portföy YönetimOfis’leri dünya genelinde yaygınlaşıyor ancak kat edilmesi gereken çok yol var:- Başarı için sürenin önemi,

- Süreçlerin yılda en az bir kez değerlendirilmesi.

Gelişimin izlenmesi

Sonuçların ölçülmesi

Hedefler Sonuçlar


18


• Portföy yönetimi hem projelerinhem de portföyün performansını arttırıyor

• Portföy yönetimi konusunda enönemli görülen nokta projelerin dahaetkin önceliklendirilebilmesi

Toplamprojebütçesi

(%)

10%

25%

25%

Stratejik

Bilgisel

İşlemsel

15%

20%

30%

40%

Mevcut

Proje PortföyüHedef

Proje Portfföyü

Altyapı35%


... Portföy yönetiminde en iyiye ulaşabilmek için dünya genelinde benzer aşamalar katediliyor.

Fayda

Şeffaflık

Uyumlaştırma

Strateji

• İş tarafı ve IT arasında ortak dil

• Stratejik planlama

• Merkezi bütçeyönetimi

• Fiyatlama ve ceza

• Strateji bazlı gelişmiş derecelendirmemodeli

• IT ve iş tarafınca mutabık kalınmış iş faydaları

FaydaYönetimi

PwC

• Projelerin seçimindestandartlaşma ve şeffaflık

• İletişim

arasında ortak dil

• Daha iyi tanımlanmış proje iş hedefleri

• Projeler arası ilişkilerin gözetilmesi

• Fiyatlama ve cezamekanizmaları • Fayda takibi ve buna

bağlı performans değerlendirmesi (ödül-cezamekanizması)


20

• Dünyada genel trend şirketlerin

3. Olgunluk seviyesi yükseldikçe proje performansıartıyor

50%

60%

70%

%P

erfo

rman

ceIm

pro

vem

ent Low

PerformanceHigh Performance

• Dünyada genel trend şirketlerin proje ve portföy yönetimiolgunluk seviyelerinin artışı yönünde.

• Olgunluk seviyesi 3’ün üzerinde olanşirketlerin tüm proje performans göstergelerinde yüksek başarı gösterdikleri gözlemleniyor.

• Olgunluk seviyesinin en düşük olduğu

PwC

0%

10%

20%

30%

40%

50%

Strategy executed to plan Organisation works on the rightprojects

%P

erfo

rman

ceIm

pro

vem

ent

• Olgunluk seviyesinin en düşük olduğu alanlar organizasyonel yapı, insan kaynağı yönetimi ve kalite güvence.

• Şirketler olgunluk seviyelerini belirli periyotlarla ölçmeli/değerlendirmeli.


21


3. Olgunluk seviyesi yükseldikçe proje performansıartıyor

Proje ve PortföyYönetimi OlgunlukSeviyeleri

PwC

Project ManagementDiagnostic Report


22

4. Proje ve proje portföyü yönetiminde dünyagenelinde benzer riskler var... Bu risklerin iyi yönetilmesi proje başarısı için en önemli unsurlardan biri…

• Projelerin %86’sı bütçe, zaman, kapsam, kalite ve faydahedeflerinin tamamını tutturmada başarılı değil.

• Yanlış tahminleme en önemli proje başarısızlık sebebi (32%)

• Yönetişime ilişkin sebepler (üst yönetim desteği eksikliği, zayıf iletişim ve paydaş katılımı olmaması) en yüksek

PwC

ve paydaş katılımı olmaması) en yüksekağırlığa sahip (36%)

• Belirli olmayan hedefler ve kapsamdeğişiklikleri de diğer önemli sebepler.



23

•Proje yönetimi yetkinliği ve tecrübesi eksikliği, proje ve

5. İnsan kaynağı, araçlar ve metodolojilerin etkin şekilde kullanılması gerekiyor

tecrübesi eksikliği, proje ve portföy performansını olumsuz etkiliyor.

• Proje yönetimi sertifikasyonununönemi giderek artıyor çünkü sertifikasyona sahip çalışanlarla proje başarısı arasında pozitif ilişki var.

•Proje yönetimi eğitimlerine yatırım 2 katına çıkmış durumda. Önemli alanlar:

PwC

katına çıkmış durumda. Önemli alanlar: Kestirim, planlama, proje performanstakibi analizleri.

• Proje başarısında en kritik iki rol proje yöneticisi, iş birimi sahibi, kalite yöneticisi ve kalite kontrol sorumlusu.


24


• Şirketlerin yarısından fazlası bir araç kullanıyor.Portföy yönetimi

5. İnsan kaynağı, araçlar ve metodolojilerin etkin şekilde kullanılması gerekiyor

araç kullanıyor.Portföy yönetimi araçları ancak iyi uygulanansüreçler eşliğinde proje ve portföyperformansını arttırıyor.

• Şirketlerin %77’si bir proje yönetimi metodolojisi kullanıyor; genel trend standart bir yaklaşımdan ziyade standartlara uyarak şirketler için özelleştirilmiş metodolojilerin

PwC

özelleştirilmiş metodolojilerin uygulanması yönünde.

• Proje yönetimi metodolojisi kullanımı her anahtar performans göstergesi içinproje performansını arttırıyor.


25

Sonuçlar Şirket hedef ve stratejisi açık bir şekilde belirlenmeli, proje portföyüyle arasında uyum sağlanmalı

İş birimleri ile IT arasında uyumla birlikte proje sponsorları ve paydaşlarının projelere aktif katılımı

Dünyauygulamaları ve trendleriproje veportföyyönetimindebaşarı için 7 öneriyeodaklanıyor

Proje ve PortföyYönetiminde

Başarı

paydaşlarının projelere aktif katılımı sağlanmalı

Kurumsal Proje ve PortföyYönetim Ofisi’nin kurulumudeğerlendirilmeli

Proje başarısının arttırılması için riskodaklı yaklaşım benimsenmeli

PwC

Belirli aralıklarla portföy ve proje yönetimi olgunluk seviyeleriölçülmeli/değerlendirilmeli

Kurumsal portföy yönetimi aracının kurulumu,şirkete uygun bir proje yönetim metodolojisininbelirlenmesi ve uygulanması değerlendirilmeli

İnsan kaynağının projeyönetimi yetkinlikleriningeliştirilmesine yönelik stratejiler belirlenmeli veuygulanmalı


26

Sorularınız?

Seda Demircioğlu [email protected] 326 6284

Alican Zorbozan

PwC

© 2013 PwC Türkiye. Tüm hakları saklıdır. Bu belgede “PwC” ibaresi, her bir üye şirketinin ayrı birer tüzel kişilik olduğu PricewaterhouseCoopers International Limited’in bir üye şirketi olan PwC Türkiye’yi ifade etmektedir. “PwC Türkiye”, Başaran NasBağımsız Denetim ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik A.Ş., Başaran Nas Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. ve PricewaterhouseCoopers Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti. ticari unvanları ile Türkiye'de kurulmuş tüzel kişiliklerden oluşan PwCTürkiye organizasyonunu ifade ve temsil etmektedir.

Alican [email protected] 326 6634

Documents

Organizasyonlarda Güncel Proje ve Portföy Yönetimi · PDF fileİçerik 1. Temel Proje ve Portföy Yönetimi Kavramları 2. Günümüzde İş Dünyası ve Projeler 3. Trendlere Genel