Template Manual Politicas y Procedimientos BPTVF

Manual de Políticas y Procedimientos del Proceso

Código:XXX-XXX-XXX-000

Fecha de Creación:DD-MMM-AAAA

Nombre del Proceso

Fecha última Versión:DD-MMM-AAAA

Versión:0.0


Nombre del Proceso

XXX-XXX-XXX-000. .Información de Uso Interno

Página 1 de 16

“El contenido de este documento pertenece íntegramente a Banco PagaTod. Este material deberá ser exclusivamente de uso interno del Banco. Banco PagaTodo podrá ejercer acción legal en contra de él o los individuos que hagan uso indebido de la información contenida en este instrumento, o que hayan facilitado dicho uso indebido.”




Nombre del Proceso


Versión:0.0

Índice

1. Caratula de Autorizaciones..............................................................................................4

2. Control de Versiones.......................................................................................................5

3. Política de Manejo de Documentación............................................................................5

4. Introducción.....................................................................................................................6

5. Alcance del Manual.........................................................................................................7

6. Objetivo............................................................................................................................7

7. Marco Regulatorio...........................................................................................................8

8. Glosario de Términos......................................................................................................8

9. Marco Organizacional......................................................................................................9

9.1. Funciones y Responsabilidades............................................................................9

9.2. Facultades..............................................................................................................9

10. Marco Operacional.....................................................................................................10

10.1. Nombre del Proceso (Proceso 1).........................................................................10

10.1.1. Objetivo......................................................................................................10

10.1.2. Alcance......................................................................................................10

10.1.3. Políticas del Proceso.................................................................................11

10.1.4. Narrativa del Procedimiento......................................................................11

10.1.5. Reportes....................................................................................................12

10.1.6. Flujos.........................................................................................................13

10.2. Nombre del Proceso (Proceso 2).........................................................................15

10.2.1. Objetivo......................................................................................................15

10.2.2. Alcance......................................................................................................15

10.2.3. Políticas del Proceso.................................................................................15

10.2.4. Narrativa del Procedimiento......................................................................15

10.2.5. Reportes....................................................................................................15


Página 2 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

10.2.6. Flujo...........................................................................................................15

11. Anexos........................................................................................................................16

11.1. Anexo 1 (Nombre del anexo)...............................................................................16

11.2. Anexo 2 (Nombre del anexo)...............................................................................16


Página 3 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

1. Caratula de Autorizaciones

AutorizóDirección General

Autorizado por el Comité de Auditoría en su sesión de fecha XX de XX de 20XX

XXXXXx

Revisó

Director Legal y Cumplimiento Director de Auditoría Interna

José Diaz Rodrigo Rufrancos

Responsable de la Unidad para la Administración Integral de Riesgos

Oficial de Seguridad de la Información

Sebastián Ugalde Ricardo Vargas

Oficial de Cumplimiento Control Interno

Oscar Flores Lourdes Guerrero

Elaboró

Dirección de XXXXX Gerencia XXXXX

XXXXXXXXX XXXXXXXXX

Este documento se realizó bajo la responsabilidad de los funcionarios que participaron en su proceso de elaboración. Por lo que se refiere al área de Auditoría Interna la revisión se limitó al apego al Sistema de Control Interno conforme lo establece el Fracción II del Art. 156 de las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito. El resto de las áreas de control efectuaron la revisión al documento en estricto apego a sus respectivos ámbitos de competencia.


Página 4 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

2. Control de Versiones

Fecha Versión Motivo del Cambio Autoriza el Cambio

3. Política de Manejo de Documentación

La información generada en Banco Paga Todo deberá ser clasificada y claramente etiquetada o señalada de acuerdo al tipo de información a que se refiera: Confidencial, de uso interno o pública de tal modo que cualquier persona que tenga acceso a dicha información conozca de inmediato su manejo.

En caso de que no se conozca, etiquete o señale a qué tipo de clasificación pertenece la información, ésta deberá ser considerada como confidencial.

La información deberá ser procesada y manipulada en estricto apego a la clasificación señalada en a la presente política. Cualquier manejo distinto al indicado, deberá ser reportado al Jefe de área responsable de la misma.

Queda estrictamente prohibido usar, diseminar o revelar la información Confidencial.


Página 5 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

4. Introducción

Se deberá incluir una narrativa que ayude al lector, a comprender mejor el proceso y en forma general, comentar los aspectos importantes del mismoEjemplo:

El crédito es la parte esencial de la actividad bancaria. Es por ello que Banco PagaTodo está comprometido con el desarrollo continuo de productos y servicios competitivos, innovadores y de alta calidad que respondan a las expectativas de sus clientes personas físicas, empresas, corporativos y el sector gobierno, con quienes desea mantener una relación permanente basada en la confianza, el respeto y la transparencia, apoyando las actividades productivas con miras al bien común y al beneficio de México.


Página 6 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

5. Alcance del Manual

Los lineamientos, políticas y procedimientos establecidos en este Manual son de cumplimiento obligatorio en la realización de las operaciones de Banco PagaTodo y en específico a todas aquellas áreas que participen dentro del proceso (xxxx).

Únicamente podrán solicitar modificaciones a su contenido el titular de la Dirección (Nombre de la dirección), que es el responsable de la información contenida en este manual.

Consideramos que este Manual es un documento para uso exclusivamente interno, lo que le da su carácter de confidencial. Por ello queda bajo su responsabilidad el conocer su contenido y aplicar adecuadamente las normas y políticas que en él se establecen, haciendo un buen uso de su información.

6. Objetivo

Establecer y dar a conocer las políticas y los procedimientos relativos a la (Nombre del Proceso) a los que deberán sujetarse Banco PagaTodo así como el personal involucrado en los procesos operativos, la alta dirección y órganos de gobierno, para la consecución de los objetivos y con el cumplimiento de las regulaciones.


Página 7 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

7. Marco Regulatorio

En esta sección se deben asentar las leyes, ordenamientos y/o circulares que regulan o condicionan el modo de operar o funcionar del proceso objeto del manual que se elabora ya sean internos o externos. Se deberá definir puntualmente los artículos o en su caso títulos o capítulos que regulan la operación.

Ejemplo:

Título Segundo, Capítulo VI de las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito.

Artículo 72 Fracción VII de la Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Organizaciones Auxiliares del Crédito, Casas de Cambio, Uniones de Crédito, Sociedades Financieras de Objeto Limitado y Sociedades Financieras de Objeto Múltiple Reguladas

8. Glosario de Términos

En esta sección se deberá definir los términos técnicos utilizados en el presente manual con el objeto de facilitar su entendimiento, estos deberán estar indicados por orden alfabético

Ejemplo:

Para facilitar la lectura y comprensión de los lineamientos descritos en el presente documento, así como aquellos que aplican a la documentación normativa, se consideran las siguientes definiciones adoptadas por Banco PagaTodo.

Administración del Riesgo Operativo:

Al conjunto de objetivos, políticas, procedimientos y acciones que se implementen para identificar, clasificar, registrar, evaluar, medir, monitorear, limitar, controlar, informar y revelar el Riesgo Operativo a que se encuentran expuesta la Institución

Apetito de Riesgo:Es el monto de riesgo que una entidad está dispuesta a aceptar. Esto refleja la filosofía de administración de riesgo, y está influenciado por la cultura y estilo operativo de la Institución

….. ……


Página 8 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

9. Marco Organizacional

9.1. Funciones y Responsabilidades

Las Funciones y responsabilidades son las obligaciones a las que responde el puesto con objeto de cumplir su razón de ser dentro de la organización y con los demás puestos / áreas con las que tiene relación de manera interna o externa.

Las responsabilidades siempre deberán iniciar con un verbo en infinitivo, en tiempo presente y delimitan lo que el puesto (en su caso órgano de gobierno) debe hacer, sin detallar cómo hacerlo. Los puestos descritos deberán concordar con lo descrito en el organigrama.

Ejemplo:

9.1.1. Director de Crédito (Nombre de Puesto)

Proponer estrategias de operación de flujos de efectivo, a través de la captación y colocación de recursos.

Vigilar y evaluar los vencimientos de los compromisos que contraiga la institución con objeto de evitar cualquier tipo de riesgo que por estos conceptos puedan exponerla.

Planear y definir la estrategia de cobertura de infraestructura en materia de telecomunicaciones que permita que los enlaces (datos, voz, digitales, etc.) se encuentren en los niveles óptimos

de servicio.

9.2. Facultades

Aptitud o potestad otorgada por la institución a determinados ejecutivos, para realizar a nombre de ésta actos administrativos válidos, de los cuales se derivan obligaciones, derechos y/o atribuciones de la institución hacia terceros.Las facultades siempre deberán iniciar con un verbo en infinitivo y en tiempo presente. Tampoco detallan cómo las ejerce el puesto. Sólo las narran. La forma en que se llevan a cabo las responsabilidades y se ejercen las facultades, queda descrita en las narrativas de los procedimientos.

Ejemplo

Puesto Facultades

Puesto XXXAutorizar incrementos en tasa de interés de hasta medio punto porcentual, siempre y cuando la suma de los contratos del cliente sean mayores o iguales a tres millones de pesos.


Página 9 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

10.Marco Operacional

10.1. Nombre del Proceso (Proceso 1)

10.1.1. Objetivo

Se deberá señalar de en forma clara y específica, el logro a obtener dando cumplimiento las actividades descritas. Se redacta en verbo infinitivo y en tiempo presente

Ejemplo:

Detectar a tiempo desviaciones o situaciones que puedan derivar en riesgos anormales de los créditos otorgados, para adoptar de inmediato, las medidas que procedan, sean preventivas, correctivas o de aseguramiento, con miras a evitar castigos y quebrantos que afecten el patrimonio del Banco PagaTodo.

10.1.2. Alcance

En esta sección se deberá definir los actores y áreas que intervienen en la ejecución del proceso.

Ejemplo:

Puesto Área

Ejecutivo de Cuenta o Gerente Sucursal Oficina Administrativa

Analista de Integración de Expedientes Área de Operaciones


Página 10 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

10.1.3. Políticas del Proceso

Las políticas indican orientaciones o directrices que rigen, de manera tajante, la actuación de un puesto o entidad en un asunto determinado, por tanto, es el marco de actuación que permite realizar una actividad dentro de las tareas encomendadas. No dejan espacio para interpretaciones. Cuando la política requiere de autorización fuera de su contexto, debe informar qué puesto dentro de la organización está facultado para actuar fuera de la propia política, así como los casos en que aplica esta excepción. Se redactan en tiempo futuro y son concretas.

Ejemplo:

1. Será facultad de la Gerencia de Control Interno, validar los niveles de exposición al riesgo operativo y solicitar la incorporación de los indicadores de control de riesgo en los procedimientos.

2. ...3. ...4. …

10.1.4. Narrativa del Procedimiento

La narrativa de los procedimientos es la descripción lógica y ordenada de cómo se desarrollan las actividades para lograr el fin. Requiere de la suficiente información para entender el “qué” hacer dicha información, no debe dejar lugar a dudas para su ejecución. Tiene correspondencia numérica con el diagrama de flujo. Su redacción siempre debe iniciar con verbo en tiempo presente y en primera persona. Cuando hay una referencia a un formato se deberá resaltar entre comillas.

Act.Responsable

(Puesto)Descripción

1.Ejecutivo de Cuenta

Envía al Ejecutivo de Mesa de Control el formato de “Modificación de Datos del Cliente “para su validación.

2.Ejecutivo de Mesa de Control

Recibe el formato y valida que la firma coincida con la registrada en el sistema.


Página 11 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

10.1.5. Reportes

En este se deberá asentar en una tabla, los documentos entregables (reportes regulatorios) hacia la autoridad interna y/o externa

Ejemplo:

Documento Descripción breve del contenido Periodicidad Receptor del Documento

1. Informe Trimestral de la Gestión de Riesgo Operativo (Cuadernillo)

Eventos de pérdida e incidencias por riesgo operativo

Seguimiento Niveles de Tolerancia al Riesgo Operativo

Informe del Área de Continuidad del Negocio y del Delegado de Procesos

Informe sobre la correlación de las reclamaciones de los clientes en base a los supuestos del Art 316, BIS 6 de la CUB (Banco)

Seguimiento del Riesgo Legal y Tecnológico

2do. viernes de cada Trimestre

Comité de Riesgos(Gerencia de Administración Integral de Riesgo)

2. …

…. …. …. ….

…. ….


Página 12 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

10.1.6. Flujos


Página 13 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0


Página 14 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

10.2. Nombre del Proceso (Proceso 2)

10.2.1. Objetivo

10.2.2. Alcance

10.2.3. Políticas del Proceso

10.2.4. Narrativa del Procedimiento

10.2.5. Reportes

10.2.6. Flujo


Página 15 de 16




Nombre del Proceso


Versión:0.0

11.Anexos

11.1. Anexo 1 (Nombre del anexo)

11.2. Anexo 2 (Nombre del anexo)


Página 16 de 16

Documents

Template Manual Politicas y Procedimientos BPTVF