Parte 3: Quando

Cosa Perché

Quando

Approcci alla gestione del tempo

LE LISTE: Non vi è una reale pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata.

IL PLANNING: Questo approccio alla gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività.

LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio

GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali.

!

CAPITOLO 3 IL CALENDARIO: DECIDERE “COSA” FARE E

“QUANDO”

Clickando su

Si ottiene una chiara

overview della nostra

situazione in merito al piano

operativo

Clickando su Distribuzione delle attività

nel tempo

andiamo sul menù “Visualizza”

Selezioniamo “Visualizzazione corrente”

“Giorno/settimana/mese con anteprima automatica

3.4.1. Visualizzare i campi utili

1. Visualizziamo di

default il calendario

all’apertura di Outlook

3.5. Lavorare con le attività partendo dal Blocco note

2. Spostare le

attività ad altra

data

4.3 Assegnare le priorità

IMPORTANTE

ATTIVITA’ DA

FARE SUBITO

ATTIVITA’ A CUI E’

POSSIBILE

ASSEGNARE

TEMPO

ATTIVITA’ DA

FARE O DA

DELEGARE

ATTIVITA’

INUTILI, DA

LASCIARE

NON IMPORTANTE

URGENTENON URGENTE

(x=tempo)

(y=

valo

re)

URGENTE NON URGENTE

IMP

OR

TA

NT

E1

Crisi

Problemi pressanti

Progetti a Scadenza

2

Pianificazione

Attività PC

Costruzione relazioni

Nuove opportunità

Momenti di rinnovamento e

crescita

NO

N IM

PO

RTA

NT

E 3

Interruzioni

Alcune telefonate / e-mail

Certe Riunioni

Attività urgenti

4

Situazioni Banali

Alcune telefonate / e-mail

Perdite di tempo

3P

•Pensare

•Pianificare

•Prevedere

A questo punto avremo la seguente visualizzazione:

Agenda giornaliera

Blocco note attività

L'hindsight bias

L'hindsight bias è la tendenza delle

persone a credere, correttamente e/o

erroneamente, che sarebbero state in

grado di prevedere un evento, una

volta che l'evento è ormai noto. Il

processo si può sintetizzare

nell'espressione: "Ve l'avevo detto

io!". http://it.wikipedia.org/wiki/Bias_(distorsione)#L.27hindsight_bias

CAPITOLO 4 PROGRAMMAZIONE DEL TEMPO

Mese

Giorno

Anno

Settimana

programmazionequando

organizziamo l’anno

ci concentreremo

sugli Obiettivi

settimane e

mesi

riguarderanno

soprattutto le

categorie

quando organizziamo il

giorno la nostra

concentrazione sarà rivolta

alle singole Attività

4.1.1 Pianificazione annuale

Dopo le vacanze Natalizie, prima di iniziare a lavorare

Dedichiamo un paio di giorni alla pianificazione annuale

Nella sezione Calendario selezioniamo la visualizzazione mensile

Evidenziamo festività, i periodi di chiusura della nostra azienda, le

vacanze, i compleanni…

Evidenziate quali periodi saranno dedicati a grandi progetti, uscite

di nuovi prodotti, studi di budget, …..

Evidenziamo se ci sono Obiettivi o categorie che dovranno essere

raggiunti durante l’anno; oppure domandiamoci a che punto

dovranno essere alla fine dell’anno.

4.1.2 Pianificazione mensile

Alla fine di

ogni mese:

dedichiamo una mezza giornata alla pianificazione del

mese successivo

ed alla valutazione di cosa è stato fatto il mese

precedente

Dalla visualizzazione giornaliera evidenziamo

i giorni del prossimo mese

Studiamo tutte le Attività

assegnate al prossimo mese

Controlliamo le attività senza

data (potrebbero essere

dimenticate)

Facciamo una revisione dei ns.

obiettivi

4.1.3 Pianificazione settimanale

Alla fine di ogni

settimana:

clicchiamo sul tasto

dedichiamo una trentina di minuti

studiamo le Attività da svolgere ed il tempo a

disposizione

dedichiamo del tempo allo studio delle attività svolte

durante la settimana (positive e negative)

4.1.4 Pianificazione giornaliera

Alla fine di ogni

giornata:

1. valutiamo attentamente le Attività svolte nel

corso della giornata

2. redigiamo un piano giornaliero per domani

prima di concludere il lavoro odierno

4.4 Pianificazione del tempo disponibile (uso dei colori)

Tempo impegnato

Tempo non impegnato

Attività Importanti

Attività di ordinaria

amministrazione

Non possono essere

interrotte

Possono

essere

interrotte

attività quotidiane, di ordinaria amministrazione.

Saremo disponibili, risponderemo al telefono e alle e-

mail; tutte attività che possono essere svolte con

l’inconscio

tempo “Disponibile” a qualsiasi necessità: sarà più

facile gestire emergenze, novità o attività che si sono

rivelate più lunghe del previsto