1(2)

Bilaga A1

ÅTERRAPPORTERING UPPDRAG I BUDGET. ÅRSRAPPORT 2016År Att-sats

nummerLS-nummer Att-sats Ansvarig

nämnd/styrelse

Ansvarigfunktion inom

SLL

Uppdrag åtgärdat

(Ja, Delvis, Nej)

Kommentar

2016 44 LS 2015-0039

att uppdra åt tillväxt- och regionplanenämnden att genomföra en uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i den regionala utvecklingsplanen för Stockholmsregionen, RUFS 2010

TRN Ja

Uppföljning av regionens utveckling med utgångspunkt i RUFS 2010 är genomförd:Indikatorer har uppdaterats och systemet för dem utvärderats.I uppföljningsrapport beskrivs utvecklingen i regionen utifrån indikatorerna samt TRNs och TRFs insatser för att genomföra RUFS 2010 under perioden 2010-2016. LF godkände rapporten den 13 december 2016.Kommuner, strukturfondsprojekt och SLLs centrala förvaltningar har fått möjlighet att redovisa strategiska insatser för regionens utveckling, dessa har presenterats i en särskild skrift om uppföljning.Digitalt verktyg på www.rufs.se: "Läget i regionen", för att följa regionens utveckling med indikatorernas senaste värden.Genomfört den årliga konferensen "Läget i Stockholmsregionen 2016", den 8 december 2016.

Förvaltning/Bolag: Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

2(2)

2015 25 2015-0084TRN 2015-0116

att uppdra åt landstingsstyrelsen att föreslå en ny regional utvecklingsplan för Stockholmsregionen som ska ersätta den nu gällande regionala utvecklingsplanen, RUFS 2010

TRN Delvis

Under 2016 har arbetet med att ta fram en ny regional utvecklingsplan fortskridit både genom att fördjupat och nytt analysmaterial har tagits fram och genom att samråd, enligt plan- och bygglagen (2010:900), har genomförts. Utifrån de synpunkter som framkommit under samrådet har också ett förslag till inriktning för kommande utställningsförslag tagits fram. Behandlas i TRN den 2 februari 2017.

1(9)

Bilaga A2

ÅTERRAPPORTERING UPPDRAG UNDER LÖPANDE ÅR. ÅRSRAPPORT 2016Beslutsdatum i

LF/LSLS-nummer Ärenderubrik Att-sats Ansvarig

nämnd/styrelse

Ansvarig funktion inom

SLL

Uppdrag åtgärdat)

(Ja, Delvis, Nej

Kommentar

LF 2016-03-15 LS 2015-0093LS 1407-0877

Policy och riktlinjer för säkerhet inom Stockholms läns landsting

att uppdra åt nämnder, styrelser och bolag inom Stockholms läns landsting att utarbeta styrdokument för säkerhet i enlighet med landstingsstyrelsens riktlinjer för säkerhet.

TRN Nej

Förvaltningen inväntar stöd från SLL Säkerhet och beredskap i arbetet med att ta fram styrdokument för TRN. Arbetet förväntas inledas första kvartalet 2017.

LF 2015-03-17 LS 1308-1033LS 1407-0854

Översyn av Investeringsstrategin och Investeringsstrategins ansvars- och beslutsordning

att uppdra till landstingets nämnder och bolagsstyrelser att utarbeta lokala rutiner och arbetssätt för att implementera investeringsstrategin.

TRN Ja

Förvaltningen har utarbetat lokala rutiner och arbetssätt för att implementera investeringsstrategin. Anmäldes till TRN i maj 2016.

Förvaltning/Bolag: Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

1(2)

Övriga avsättningar, ansvarsförbindelser och tvister Bilaga ETRN 2016-0150LS 2016-0900

Förvaltning/Bolag Period 2016-12-31

Belopp anges i kronor.Legala Avsättningar

Tidpunkt då avsättning Är avsättningenSpecificera typ av avsättning: 1) IB 2016 Ianspr under året Återföring Årets avsättning UB skall upplösas (ange år) föremål för tvist (JA/NEJ)

0 0 0 0 000000000

TOTALT 0 0 0 0 0

1) För varje avsättning ska anges: osäkerhet om belopp el tidpunkt för utflöde av resurser samt eventuella gottgörelser som kan erhållas

Informella Avsättningar (endast bolagen)

Tidpunkt då avsättning Är avsättningenSpecificera typ av avsättning: 1) IB 2016 Ianspr under året Återföring Årets avsättning UB skall upplösas (ange år) föremål för tvist (JA/NEJ)

000000000

TOTALT 0 0 0 0 0

1) För varje avsättning ska anges: osäkerhet om belopp el tidpunkt för utflöde av resurser samt eventuella gottgörelser som kan erhållas

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

2(2)

Ansvarsförbindelser

Är ansvarsförbindelsenSpecificera typ av ansvarsförbindelse Belopp föremål för tvist (JA/NEJ)

0

TOTALT 0

Skuld för avslutade tvister

Specificera skuld Belopp0

TOTALT 0

Definitioner Legal avsättning (legal förpliktelse) En avsättning för en förpliktelse (åtagande) som härrör från ett kontrakt, lagstiftning eller annan laglig grund. (BFNAR 2012:1) Informell avsättning (informell förpliktelse) En avsättning för en förpliktelse (åtagande) som härrör från ett företags handlande genom att företaget på grund av etablerad praxis, offentliggjorda riktlinjer eller ett tillräckligt detaljerat, aktuellt uttalande har visat externa parter att företaget påtar sig vissa skyldigheter och därigenom har skapat en välgrundad förväntan hos dessa parter om att det kommer att fullgöra sina skyldigheter. (BFNAR 2012:1) Informella avsättningar finns inte i landsting och kommuner, avser endast bolag. Redovisas som ansvarsförbindelse i landstinget - se punkt c nedan. Ansvarsförbindelse a) en möjlig förpliktelse som härrör från inträffade händelser och vars förekomst kommer att bekräftas endast av att en eller flera osäkra framtida händelser inträffar eller uteblir b) en befintlig förpliktelse som härrör från inträffade händelser men som inte redovisas som skuld eller avsättning eftersom någon av följande förutsättningar gäller: • det är inte är troligt att ett utflöde av resurser kommer att krävas för att reglera förpliktelsen, • förpliktelsens storlek kan inte beräknas med tillräcklig tillförlitlighet, eller c) en händelse som - på grund av etablerad praxis, offentliggjorda riktlinjer eller tillräckigt utförligt och aktuellt uttalande - har skapat en välgrundad förväntan hos externa parter att kommunen eller landstinget kommer att vidta åtgärder vilket kan komma att kräva ett utflöde av resurser, men som inte uppfyller villkoren för en förpliktelse enligt denna rekommendation. (RKR Rek 10.2) Skuld för avslutad tvist Om en rättsprocess är avslutad (t ex ett mål som är förlorat i första instans) och inget överklagande är aktuellt, är det klart vilket belopp som ska betalas och när. Gäller även i de fall ett myndighetsbeslut inte överklagas.

1 (2)

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen BILAGA F1 EFTERLEVNAD AV POLICYER

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Efterlevnad av policyer och andra styrande dokument 2016

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

Styrande dokument/policyer Styrdokument - kategori F

ölje

r al

la

Föl

jer

del

vis

Föl

jer

ej

Kommentarer

Styrning och ledning Arbetsordningar, reglemente och delegationsordning

x Se årsrapporten samt bilaga Styrningsrapport

Internkontroll x Se årsrapporten samt bilaga Styrningsrapport

Internationellt arbete x Ägarstyrning Ej tillämpligt

Verksamhetsstöd Ekonomi x Forskning och utbildning x Informationsförvaltning x Investeringar och fastigheter

x

IT x Kommunikation x Miljö x Se årsrapporten Personal x Socialt ansvarstagande x Se årsrapporten Säkerhet och krisberedskap (inkl informationssäkerhet)

x Se årsrapporten

Upphandling x Se bilaga F7

Kärnverksamhet Hälso- och sjukvård Ej tillämpligt Kollektivtrafik Ej tillämpligt Regionplanering x

2 (2)

EFTERLEVNAD AV POLICYER

TRN 2016-0150

Policyerna framgår av www.sll.se under rubrik Om landstinget/det här är landstinget/styrande dokument (länk: http://www.sll.se/om-landstinget/det-har-ar-landstinget/styrande-dokument/). Tabellen ska kommenteras med förvaltningens/bolagets efterlevnad av landstingsfullmäktiges policybeslut och övriga viktiga styrdokument. Efterlevnaden kryssmarkeras med relevant status. Kommentarer ska ovillkorligen lämnas om ”följer delvis” eller ”följer ej” har förkryssats. Om policyn/styrdokumentet inte är relevant för den verksamhet som förvaltningen/bolaget bedriver anges det i kommentaren med ”Ej tillämplig”. För policy/styrdokument som avrapporteras i årsrapport enligt särskilda anvisningar gäller att de förtecknas och kryssmarkeras i bilagan på samma sätt som övriga policy/styrdokument men att för kommentarer hänvisas till årsrapporten. Under varje underrubrik på hemsidan framgår vilka policyer och styrdokument som är aktuella med länk till respektive policy. Det är endast de styrande dokumenten som ska beaktas.

BILAGA F 2

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

STYRNINGSRAPPORT

Diarienummer TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

STYRNINGSRAPPORT 2016

2 (5)

STYRNINGSRAPPORT Diarienummer LS 2016-0900

Innehållsförteckning

1. Återrapportering av styrande direktiv .............................................3 1.1 Efterlevnad av fastställt reglemente .................................................3 1.2 Efterlevnad av policyer och styrdokument ..................................... 4

2. Intern styrning och kontroll ............................................................ 4 2.1.1 Kontrollmiljö ................................................................................... 4 2.2 Riskbedömning och kontrollaktiviteter ........................................... 5 2.3 Uppföljning ...................................................................................... 5 2.4 Försäkran om internkontroll............................................................ 5

3. Behandling av styrningsrapporten ................................................... 5

3 (5)

STYRNINGSRAPPORT

Diarienummer LS 2016-0900

Styrningen av Tillväxt- och regionplaneförvaltningen utgår från kommunallagen, gällande lagar för den specifika verksamheten som bedrivs samt de direktiv som Stockholms läns landsting lämnat, exempelvis reglemente och policyer.

1. Återrapportering av styrande direktiv

1.1 Efterlevnad av fastställt reglemente Reglementet för Tillväxt- och regionplanenämnden anger att nämnden ansvarar för regionplaneringen och de regionala utvecklings- och tillväxtfrågorna inom landstinget. Det åligger tillväxt- och regionplanenämnden 1. att ansvara för regionplaneringen och de uppgifter som har samband

med denna och den kommunala och statliga fysiska planeringen, 2. att tillgodose landstingets behov av allmän statistikinformation och av

inventeringar, utredningar och prognoser om sociala ekonomiska och fysiska förhållanden i regionen och att i dessa frågor svara för samordningen med övriga organ inom samhällsplanering,

3. att ansvara för frågor om naturvård, glesbygd och skärgård och därvid svara för utredningar och samordning med övriga organ inom samhällsplaneringen,

4. att ansvara för upprättande av, information om samt uppföljning av skärgårdsprogram,

5. att ansvara för frågor som rör landstingets samarbete med regioner i Europa och internationellt i frågor inom nämndens ansvarsområde om regional utveckling samt att koordinera landstingets strategier för deltagande i EU:s regional-, struktur och socialfondprogram.

Samtliga ovanstående områden utgör den löpande verksamheten vid förvaltningen vilket beskrivs dels i verksamhetsplanen för 2016, dels i huvuddokumentet för årsbokslutet. Detta omfattar bl. a. genomförande av nu gällande regionala utvecklingsplan, framtagande av nästa utvecklingsplan, demografiska prognoser och scenarios, genomförande och samordning av skärgårdsfrågor liksom fördelning av skärgårds-, miljö-, och fraktbidrag, samordning av EU:s strukturfonder inom SLL mm. Inga avvikelser från uppdrag och reglemente kan noteras för 2016, snarare ett ambitiöst genomförande av ovanstående liksom kontinuerlig uppföljning och utveckling av detsamma.

4 (5)

STYRNINGSRAPPORT

Diarienummer LS 2016-0900

1.2 Efterlevnad av policyer och styrdokument Sedan mars 2015, då förvaltningen bildades, pågår implementering av samtliga relevanta policies och regelverk för Stockholms läns landsting.

2. Intern styrning och kontroll Tillväxt- och regionplaneförvaltningen följer landstingets Policy för internkontroll, LS 1303-0431. Internkontroll inom landstinget är en tillämpning av COSO-modellen, ett internationellt tillämpat ramverk för att beskriva den interna kontrollen. Intern styrning och kontroll definieras enligt COSO som en process där styrelse, ledning och övrig personal samverkar och med rimlig grad av säkerhet ska se till att verksamhetens mål uppnås avseende: • Effektiv och ändamålsenlig verksamhetsstyrning • Tillförlitlig finansiell rapportering • Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och interna regler

2.1.1 Kontrollmiljö I nämndens arbetsordning och instruktioner för förvaltningschefen säkerställs en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Förvaltningsledningen ansvarar för det system för internkontroll som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Landstingsrevisorerna har under 2016 sedvanligt granskat den interna kontrollen (löpande granskning av internkontroll) samt presenterat en delredovisningsrapport. I delredovisningsrapporten uttalar Landstingsrevisorerna att: • Nämndens prognos för det ekonomiska och verksamhetsmässiga

resultatet i allt väsentligt bedöms som rimlig. Vidare rekommenderar Landstingsrevisorerna att: • Nämnden bör i sitt budgetbeslut tydligt redovisa nämndens tolkning av

fullmäktiges uppdrag. TRFs kommentar: Tydligare beskrivet i budget 2016 jämfört med 2015. • Nämnden bör bryta ner egna verksamhetsnära mål och indikatorer

utifrån fullmäktiges mål och indikatorer. TRFs kommentar: Arbetet pågår och beräknas vara avklarat till budget 2018-2019.

5 (5)

STYRNINGSRAPPORT

Diarienummer LS 2016-0900

• Nämnden bör utveckla arbetet med riskanalys och internkontrollplan till att omfatta nämndens hela ansvarsområde och arbetet mot fullmäktiges mål.

TRFs kommentar: Interna kontrollplanen har tydligare prioriterats utifrån verksamhetens kärnprocesser. När nämndens egna verksamhetsmål är fastlagda kan helheten arbetas in i riskanalys och internkontrollplan.

2.2 Riskbedömning och kontrollaktiviteter Förvaltningens internkontrollplan för 2016 fastställdes av nämnden i februari 2016. Områden där väsentliga brister noteras åtgärdas löpande och följs upp. Internkontrollplanen för 2016 är bilagd till årsrapporten.

2.3 Uppföljning Uppföljningsarbetet innefattar bland annat att säkerställa att åtgärder vidtas rörande de brister och förslag till åtgärder som framkommit vid den interna kontrollen och externa revisionen. Uppföljningen av internkontrollplanen 2016 är bilagd till årsrapporten. Inga avsteg har gjorts.

2.4 Försäkran om internkontroll Tillväxt- och regionplaneförvaltningens förvaltningschef har i särskild bilaga till årsrapporten lämnat försäkran att nödvändiga åtgärder vidtagits för att uppnå en tillräcklig internkontroll inom bolaget i enlighet med Policy för Internkontroll LS 1303-0431.

3. Behandling av styrningsrapporten Denna styrningsrapport ingår som en bilaga till årsrapporten 2016 och har nämndbehandlats 2017-02-02.

x Stockholms läns landsting

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen FÖRSÄKRANINTERNKONTROLL

1(1)

TRN 2016-0150LS 2016-0900

Bilaga F4

Försäkran internkontroll

Till landstingsstyrelsen

Denna försäkran lämnas i anslutning till inrapportering av årsbokslut per

31 december 2016, och avser tillväxt- och regionplaneförvaltningen.

Försäkran kring internkontroll utgår från Policy för internkontroll för

Stockholms läns landsting och bolag, LS 1303-0431, punkt 4.2.

Härmed avges försäkran att nödvändiga åtgärder vidtagits för att uppnå en

tillräcklig internkontroll inom förvaltningen.

Stockholm 2017-01-27

-^-r.T^Y'

Hanna WiikFörvaltningschef

1 (5)

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen BILAGA F5

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Uppföljning funktionsnedsättning ”Mer än bara trösklar” Stockholms läns landstings program 2016 för delaktighet för personer med funktionsnedsättning

Mål 1 Bemötande 1. Vilka åtgärder har vidtagits för att öka medvetandet och kunskapen hos medarbetare, entreprenörer och allmänhet. Visa de kvantitativa och kvalitativa resultaten av åtgärderna. Svar: Förvaltningens chefer och medarbetare ska ha relevant kompetens om funktionsnedsättning för respektive yrkesområde för att kunna bemöta personer med funktionsnedsättning på ett professionellt, respektfullt och lyhört sätt. Under 2016 var målet att 45% av förvaltningens chefer och medarbetare ska ha genomfört Landstingets webbaserade utbildning om funktionsnedsättning "mer än bara trösklar". Eftersom förvaltningen under 2016 har fått ett mycket stort antal nyanställda personer har målet inte uppnåtts under 2016. I förvaltningens utbildningsplan är det planerat för ett gemensamt utbildningstillfälle under första kvartalet 2017. 2. Hur många avtal av det totala antalet avtal innehåller avsnitt om bemötande, hur många uppföljningar har gjorts avseende bemötandet samt har ekonomiska regleringar genomförts. Svar: TRF använder sig av existerande centrala ramavtal för de tjänster som avropas och har inte tecknat några egna ramavtal under 2016. 3. Vilka åtgärder har vidtagits för att personer med funktionsnedsättning ska kunna anställas Svar: Förvaltningen har som mål att ge personer med funktionsnedsättning en möjlighet till praktikplats. Detta är också ett prioriterat område inom hela Landstinget.

2 (5)

BILAGA F5

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Under 2016 var målet att erbjuda 1 person med funktionsnedsättning praktikplats på förvaltningen och kontakter har tagits för att inleda, men ett konkret erbjudande har ännu inte kunnat göras.

Mål 2 Kommunikativ tillgänglighet 1. Vilka åtgärder har vidtagits för att öka den kommunikativa tillgängligheten. Visa de kvantitativa och kvalitativa resultaten av åtgärderna. Svar: En kommunikationsstrategi kommer att tas fram under 2017 för att säkerställa kommunikation till olika målgrupper och utifrån olika personers behov. 2. Hur många avtal av det totala antalet avtal innehåller avsnitt om kommunikativ tillgänglighet. Hur många uppföljningar har gjorts avseende kommunikativ tillgänglighet. Har ekonomiska regleringar genomförts. Svar: TRF använder sig av existerande centrala ramavtal för de tjänster som avropas och har inte tecknat några egna ramavtal under 2016. 3. Anser personer med funktionsnedsättning att den kommunikativa tillgängligheten till de tjänster som landstinget erbjuder har ökat. Svar: TRF har inte gjort någon undersökning 2016. 4. Anser personer med funktionsnedsättning att deras möjligheter till engagemang och delaktighet i den demokratiska processen har ökat. Svar: TRF har inte gjort någon undersökning 2016.

3 (5)

BILAGA F5

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Mål 3 Fysisk tillgänglighet 1. Hur många avtal av det totala antalet avtal innehåller avsnitt om den fysiska tillgängligheten, hur många uppföljningar har gjorts avseende den fysiska tillgängligheten samt om ekonomiska regleringar har genomförts. Svar: TRF använder sig av existerande centrala ramavtal för de tjänster som avropas och har inte tecknat några egna ramavtal under 2016. 2. Har samverkan med andra samhällsaktörer ökat. Svar: TRF har löpande dialog med ett stort antal andra samhällsaktörer. Under 2016 har samarbetet med civilsamhällets intresseorganisationer varit fortsatt hög inför framtagandet av nästa regionala utvecklingsplan för Stockholmsregionen, RUFS 2050. 3. Har fysiska hinder eliminerats så att personal med funktionsnedsättning har kunnat anställas. Svar: Tillgängligheten vid arbetsplatsen är inget hinder för att anställa personer med funktionsnedsättning.

4 (5)

BILAGA F5

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Utifrån svaren på ovanstående frågor anser ni att ni har metoder och verktyg för ett systematiskt arbete? Indikator: • Andel av landstingets förvaltningar och bolag som infört metoder och

verktyg för systematiskt arbete. Verktyg och metoder för systematiskt arbete innebär att verksamheten uppfyller beskrivningen i programmet gällande områdena bemötande, kommunikativ tillgänglighet och fysisk tillgänglighet Nivå Ja Delvis Nej Kryssa i på vilken nivå verksamheten har metoder och verktyg enligt angiven beskrivning.

Metoder och verktyg finns och används av alla delar av arbete inom de tre mål-områdena i Mer än bara trösklar

Metoder och verktyg finns och används för vissa delar av arbete inom de tre mål-områdena i Mer än bara trösklar

Inga metoder och verktyg finns för systematiskt arbete inom de tre målområdena i Mer än bara trösklar

x

5 (5)

BILAGA F5

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Tillgänglighet ”Att göra informationen tillgänglig betyder att göra det möjligt för personer med funktionsnedsättning att kommunicera med – och ta del av – myndighetens information via tryckta medier, telefon, webb, film och möten.” ”Att göra lokalerna tillgängliga betyder att personer med funktionsnedsättning ska kunna besöka en myndighet – samt ta del av och delta i verksamheten där. Lokalerna ska också fungera som arbetsplats för personer med funktionsnedsättning.” ”Ibland sker förändringar inom tillgänglighetsområdet – till exempel nya standarder, regler och lagar samt ny kunskap. På Myndigheten för delaktighet (F d Handisam) webbplats, www.mfd.se, hittar du de senast uppdaterade riktlinjerna.” Läs mer i Riktlinjer för tillgänglighet, Riv hindren

1 (1)

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

BILAGA F6

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Uppföljning av landstingets IT och digitaliseringsarbete 1. Invånarna ska ha tillgång till tjänster som

underlättar dialog och delaktighet 1.1 Vilka nya e-tjänster har införts i syfte att erbjuda bra, säkra

och moderna e-tjänster som förenklar invånarnas vardag? Tillväxt- och regionplaneförvaltningens huvudsakliga målgrupp är primärt regionala aktörer och sekundärt länsinvånare. Förvaltningen har förbättrat den digitala tillgängligheten under året rörande den regionala utvecklingsplanen för Stockholm, som därmed även är tillgänglig för länets invånare. Ange status för införande per e-tjänst.

Namn/beskrivning e-tjänst Status införande (helt/delvis/pilotinförande)

Rufs.se Helt 1.2 Mäter ni användningen av era e-tjänster? (Frågan avser både

nya och befintliga e-tjänster.) Ja Vilka nyckeltal används och hur ser utfallet ut för 2016? Nyckeltal: Besöksfrekvens Besöksfrekvensen har ökat med 43% under året, från 11 349 besökare under kvartal 2, då den nya webbplatsen rufs.se lanserades, till 16 249 besökare under kvartal 4. 2. Landstingets medarbetare ska ha tillgång till en

digital arbetsmiljö som bidrar till en säker och effektiv verksamhet

2.1 Vilka nya IT-stöd har införts i syfte att ge medarbetarna tillgång till en välfungerande och sammahållen digital arbetsmiljö som ger stöd i det personliga mötet med invånare, patienter, anhöriga och resenärer?

Inga nya IT-stöd. 2.2 Följer ni upp användarupplevelsen för dessa IT-stöd? Ej tillämpligt.

1 (8)

Tillväxt- och regionplaneförvaltningen BILAGA F7

TRN 2016-0150 LS 2016-0900

Uppföljning av landstingets upphandling och inköp 2016 Frågeformuläret syftar till att besvara hur förvaltningar/bolag arbetat med upphandling under året.

1. Upphandlat år 2016 Här avses annonserade upphandlingar som avslutats under år 2016, det vill säga där tilldelningsbeslut fattats. Avrop, beställning och förnyad konkurrensutsättning på föregående års ramavtal tas inte med. Upphandlingsvärdet avser det sammanlagda avtalsvärdet, inklusive optionsår. Mkr betecknar miljoner kronor.

1.1 Ange antalet upphandlingar över 534 890 kr (det vill säga gränsen för direktupphandling) för LOU samt det totala upphandlingsvärdet för dessa. Särskilj egna upphandlingar, samordnade upphandlingar och de upphandlingar som ni gett SLL Upphandling i uppdrag att utföra. De verksamheter som går under LUF anger upphandlingar över 993 368 kr (det vill säga gränsen för direktupphandling). Upphandlingar över 534 890 kr för LOU samt 993 368 kr för LUF år 2015 Upphandling Antal upphandlingar,

totalt Totalt upphandlings-

värde (Mkr) Egna upp-handlingar

0

Samordnad upphandling

0

Uppdrag till SLL Upphandling

0

Samordnad upphandling är när två eller flera nämnder/styrelser eller bolag gemensamt anskaffar varor och tjänster av samma slag. Den part som genomför den samordnade upphandlingen redovisar denna i enkäten. Eventuella kommentarer till fråga 1.1:

2 (8)

BILAGA F7

1.2 Ange antalet direktupphandlingar och det totala upphandlingsvärdet för dessa. Antal direktupphandlingar och upphandlingsvärde år 2016

Upphandling Antal

Totalt upphandlings-

värde (Mkr) Mellan 100 000 kr och 534 890 för LOU och 993 368 för LUF

4 1,0

Över 534 890 för LOU och 993 368 för LUF med synnerliga skäl

- -

Eventuella kommentarer till fråga 1.2: Tillväxt- och regionplaneförvaltningen avropar i mycket stor omfattning tjänster från centralt tecknade ramavtal för SLL, och direktupphandlingar görs endast i undantagsfall. Undantagen rör om det krävs en särskild specialistkompetens som inte återfinns hos ramavtalade leverantörer alternativt om uppdragens karaktär inte ryms inom existerande ramavtal.

2. Miljöprogram och uppförandekod 2.1 I hur många upphandlingar (exkl. direktupphandlingar) där avtal har tecknats år 2016 har landstingets miljöprogram beaktats? Avser upphandlingar över 534 890 kr för LOU och 993 368 kr för LUF. Upphandlingar där landstingets miljöprogram beaktats år 2016

Antal upphand-lingar, totalt

Egna upphandlingar - Samordnad upphandling - Uppdrag till SLL Upphandling - 2.2 I hur många av de av fullmäktige beslutade prioriterade områdena har krav ställts på landstingets uppförandekod (de prioriterade områdena är instrument och rostfria sjukvårdsartiklar, operation och engångsmaterial, handskar, sprutor och kanyler, förbandsartiklar, textilier)?

3 (8)

BILAGA F7

Upphandlingar där krav ställts på landstingets uppförandekod år 2016

Antal upphand-lingar, totalt

Egna upphandlingar - Samordnad upphandling - Uppdrag till SLL Upphandling - 2.3 Antal övriga upphandlingar där krav ställts i på uppförandekod utöver de av fullmäktige prioriterade områdena Upphandlingar där krav uppförandekod utöver prioriterade områden år 2016

Antal upphand-lingar, totalt

Egna upphandlingar - Samordnad upphandling - Uppdrag till SLL Upphandling - Vilken uppförandekod har använts? 2.4 Antal genomförda uppföljningar av uppförandekoden: - a) Antal uppföljningar som lett till åtgärd: b) Om det lett till åtgärd, beskriv denna:

3. Avtal 3.1 I vilken utsträckning utnyttjar er verksamhet samordnade upphandlingsavtal? Alltid Ofta Sällan Aldrig Om svar ”sällan” eller ”aldrig”, ange orsak:

4 (8)

BILAGA F7

4. Använder ni elektroniska beställningssystem? Ja Nej a) Om ja, vilket system används Clock Work Annat Om annat ange vad: b) Om nej, finns planer på ett införande? Ja Nej

5. Kvalitet i upphandlingsarbetet 5.1 I mars 2010 antog landstingsfullmäktige en ny upphandlingspolicy. Finns det en dokumenterad lokal upphandlingspolicy som följs?

Finns det en dokumenterad och standardiserad upphandlingsprocess som följs?

2015 2016 2015 2016 Ja Nej

Ja Nej

Ja Nej

Ja Nej

Eventuella kommentarer till fråga 5.1: Förvaltningen följer de centrala styrdokumenten för upphandling. Det har inte bedömts vara aktuellt att ta fram egen lokal upphandlingspolicy. Förvaltningen har en rutin för avrop från ramavtal och en mall för offertförfrågan.

6. Upphandlingsstrategi (med bl a marknads- och behovsanalys)

6.1 I vilken utsträckning har en upphandlingsstrategi innehållande riskanalys (där väsentliga risker identifieras och bedöms) och kvalitetssäkringsmoment (där flera personer granskar underlag före annonsering och tilldelningsbeslut) upprättats? Gäller upphandlingar över 534 890 kr för LOU och 993 368 kr för LUF.

5 (8)

BILAGA F7

Upphandlingsstrategi

Antal med genomförd

och dokumenterad upphandlingsstrategi

Antal upprättade strategier innehållande

dokumenterad riskanalys och

kvalitetssäkringsmoment Egna upp-handlingar - -

Samordnad upphandling - -

Uppdrag till SLL Upphandling

- -

Eventuella kommentarer till 6.1:

7. Uppföljning 7.1 Har ni en organisation som säkerställer aktiv uppföljning av villkor i och köpta volymer på ingångna avtal? Ja Beskriv denna: Nej Om nej, ange varför? Förvaltningen använder ramavtal som tecknats centralt av SLL, och uppföljning av dessa görs av SLL upphandling. 7.2 Genomför ni seriositetskontroller via skattemyndigheten (bl a att företag betalar skatt och sociala avgifter) under pågående avtalsperiod? Ja Nej Om nej ange varför: Förvaltningen har inte genomfört någon upphandling under 2016.

6 (8)

BILAGA F7

7.3 Följer ni regelmässigt upp avtal ekonomiskt (så det framgår hur mycket och vad som köpts) under pågående avtalsperiod? Ja Nej Beskriv om ni gör annan regelmässig uppföljning av avtal: Förvaltningen använder i mycket stor omfattning ramavtal som tecknats centralt av SLL, och uppföljning av dessa görs av SLL upphandling. Förvaltningens avrop från ramavtal samt direktupphandlingar följs upp tertialsvis i samband med att verksamhetsplanen följs upp (ekonomiskt utfall samt verksamhetsinnehåll). 7.4 Hur många avtal (t ex serviceavtal och försörjningsavtal) har ni följt upp ekonomiskt under år 2016? Avser avtal med årligt avtalsvärde över 2 000 000 kr för LOU och LUF. Hur många sådana avtal har ni totalt?

Försörjningsavtal avser städning, mat och tvätt. 7.5 Hur många avslutade avtal (t ex serviceavtal och försörjningsavtal) under 2016 har följts upp avseende villkor i avtalet? Avser avtal med årligt avtalsvärde över 2 000 000 kr för LOU och LUF. Hur många sådana avtal har avslutats under året?

Antal avtal med högre värde än 2,0 mkr, LOU och LUF, som avslutats

under år 2016

Antal avslutade avtal med högre värde än 2,0 mkr, LOU och LUF, som följts

upp avseende villkor i avtalet

Antal avslutade avtal med högre värde än 2,0 mkr,

LOU och LUF, utan särskilda villkor i avtalet

- - -

Antal avtal med högre värde än 2,0 mkr, LOU

och LUF

Antal avtal med högre värde än 2,0 mkr, LOU och LUF, som följts upp

ekonomiskt

- -

7 (8)

BILAGA F7

8. Små och medelstora företag 8.1 Har förfrågningsunderlag anpassats (t ex avseende ekonomiska krav, teknisk förmåga, annans kapacitet eller avgränsning av anbudsområden) så att små företag har möjlighet att delta i det konkurrensuppsökande skedet? Gäller upphandlingar över 534 890 kr för LOU och 993 368 kr för LUF. (Definition: små företag har färre än 50 anställda och bedöms vara fristående företag, det vill säga som inte bedöms ägas till större delen av annat företag). Ja a) Antal upphandlingar där förfrågningsunderlaget anpassats: b) Antal upphandlingar där små företag som erhållit avtal? Nej Ange varför: Förvaltningen har inte genomfört någon upphandling under 2016.

9. Medarbetarstatistik Här anges hur många genomsnittligt antal årsarbetare (ej personer) som arbetar med inköp (beställning/avrop) respektive upphandlingar. (OBS! Om en medarbetare i sin tjänst till viss del har att upphandla/göra inköp så uppskattar ni hur stor respektive del är). De som avropar ute i vården skall ej tas med här.

Upphandlare Inköpare (beställning/avrop)

2015 2016 2015 2016

Antal heltidstjänster: 0

0

5

5

Eventuella kommentarer till fråga 9: Samtliga chefer och handläggare på tillväxt- och regionplaneförvaltningen gör beställningar och avrop i varierande grad, beroende på karaktären av respektive persons ansvarsområden enligt verksamhetsplanen. Antal inköpare som angivits är en uppskattning.

8 (8)

BILAGA F7

10. Överprövningar 10.1 Ange antal unika överprövningsmål (så kallade målnummer, det vill säga flera parallella mål med olika leverantörer avseende samma upphandling) med lagakraftvunna domar under år 2016 där SLL fått rätt.

SLL har fått rätt och ärendet har blivit:

- avslaget - avskrivet - återkallat 2015 2016 2015 2016 2015 2016

Antal: - - - - - - 10.2 Ange antal unika överprövningsmål (så kallade målnummer) med lagakraftvunna domar under år 2016 där anbudsgivaren fått rätt eller där domstolen dömt att upphandlingen ska göras om.

SLL har ålagts att:

göra en rättelse

göra om upphandlingen

2015 2016 2015 2016 Antal: - - - -

Eventuella kommentarer till fråga 10:

11. Ökad eller minskad konkurrens vid upphandling Mäter ni om konkurrensen vid upphandling förändras mellan åren? Till exempel genom att mäta antalet anbud per upphandling. Ja Nej Om nej ange varför: Förvaltningen har inte genomfört någon upphandling 2016. Om ja ange hur ni mäter:

Intern kontrollplan 2016Tillväxt- och regionplaneförvaltningen

TRN 2016-0010 Bilaga F 8 till Årsrapport 2016

Uppdrag/ process Riskbeskrivning Konsekvens Väse

ntlighet

(1-5)

Sannolik

het

(1-5)Risk

-

bedömning

Riskhantering/åtgärdKontroll-

moment/ dokumentation Frekvens Ansvarig

Status Uppföljning årsrapport 2016

Omvärld

Hantering av remisser och planer 2016. Under 2016 förväntas 10 kommunala planer sändas ut på remiss och flera andra remisser kommer bli föremål för behandling av förvaltningen. Risk för att det tidsmässigt kolliderar med processen med samråd för ny RUFS 2050 och att det inte finns tillräckligt med resurser för att bearbeta dem med tillfredsställande kvalitet.

Att förvaltningen inte bevakar genomförande av RUFS 2010 i tillräcklig omfattning. 4 2 8

Minimera.Bevakning av tidplaner hos respektive aktör kombinerat med resursfördelning och framförhållning på förvaltningens berörda avdelningar.

Lista över kända remisser och svarsdatum följs upp.

Status tas löpande upp på avdelningsmöten.

Avdelningschefer

GRÖN

De planer och remisser som inkommit under 2016 har hanterats i tid och med god kvalitet.

Verksamhets-område

Genomför-ande av RUFS

2010

Handlingsprogram inom RUFS 2010. Arbetet med två nya handlingsprogram ska påbörjas under året och vara väl förankrade bland regionens aktörer. Risk att aktörer/ledande företrädare inte ställer sig bakom framtagna förslag.

Det är avgörande att regionens aktörer ser nyttan av att samverka kring de förslag till handlingsprogram som tas fram av förvaltningen. Om inte samsyn finns, kan inte handlingsprogram starta. Handlingsprogrammen ska fungera som en brygga mellan RUFS 2010 och RUFS 2050. 4 4 16

Minimera.Förslag till handlingsprogram ska vara väl förankrade bland regionens aktörer och ledande företrädare innan de tas upp till politiskt beslut. Resurser för att processa och bereda förslagen måste avsättas

Uppföljningsdokument utifrån VP.

Följs upp 1 gång i kvartalet i samband med uppföljning av VP.

Initialt: Projektledaren Genomförande av RUFS 2010. Därefter projektledare för respektive handlingsprogram

GRÖN

Det har inte initieras några handlingsprogram under 2016. Det beror framförallt på att många olika regionala nätverk och samverkansgrupper för strategisk utvecklingsarbete inom flertalet områden redan är igång eller har startat under 2016. Dessa verksamheter ligger i linje med både RUFS2010 och samrådsförslaget för RUFS2050 och ersätter därmed handlingsprogram som åtgärd eller verktyg.

Verksamhets-område

Skärgård och landsbygd

Resultatuppföljning av miljö-, skärgårds- och fraktbidrag - identifiera metoder och arbetssätt. Svårigheter kan uppstå med att följa upp framförallt äldre beviljade bidrag. Det kan också vara aktuellt att ta fram olika metoder beroende på vilken typ av projekt som fått bidrag.

Det är viktigt med noggrannhet vid val av metod/metoder för uppföljning så att det är möjligt att mäta resultat. 3 3 9

Minimera risken att svårigheter uppstår vid resultatmätning genom noggrannhet av val av metod.Acceptera att det inte går att mäta resultat för alla projekt, beroende på dess karaktär.

Planeringsblad tas fram.

Följs upp 1 gång i kvartalet i samband med uppföljning av VP.

Initialt: avdelningschef Tillväxtavdelningen. Därefter utsedd projektledare.

GRÖN

Under 2016 har resultatredovisningen av bidragen utvecklats, bl. a avseende den skriftliga redovisningen från projekten samt från förvaltningen till nämnden.

Ekonomi Ekonomisystem - säkerställa att behörigheter är godkända och dokumenterade.

Att rätt behörighet för fakturahantering finns dokumenterad är en del av intern styrning och kontroll, så att fel kan undvikas. 4 3 12

Eliminera.I de fall där undertecknade behörighetsblanketter saknas ska sådana tas fram.

Registerutdrag från fakturahanteringssystemet för att åtgärda saknade blanketter och ev. avsluta behörigheter.

Vid nyanställning skrivs behörighetsblankett (befintlig rutin) samt att rutin inarbetas att avsluta behörighet vid avslutande av tjänst.

AvdelningscheferEkonomiansvarig/ Controller

GRÖN

Undertecknade behörighetsblanketter i Raindance finns för TRFs personal samt för de som omfattas i beslutad attestantförteckning.

Lednings-system och administra-tion

Identifiering och framtagande av styrdokument och rutiner. Risk att nödvändiga styrdokument och rutiner inte tas fram på grund av att förvaltningen saknar kompetens och kapacitet.

Styrdokument och rutiner är en viktig del av förvaltningens ledningssystem. 4 3 12

Eliminera.Om kompetens och kapacitet saknas hos TRF att ta fram styrdokument ska diskussion inledas med i första hand landstingsstyrelsens förvaltning om stöd. Ansvarig person på TRF ska utses och datum för slutförande ska framgå.

Avstämning av förteckning över styrande dokument och rutiner som behöver tas fram, alternativt ska uppdateras.

1 gång per månad, vid möten med Staben. Avrapportering på Ledningsgruppsmöten. TRF Stab

GUL

Förvaltningen tar löpande fram styrdokument och rutiner utifrån den kapacitet som finns tillgänglig och utifrån tidplanerna från LSF. Under hösten 2016 inleddes arbetet med att ta fram styrdokument för: informationssäkerhet, kommunikation, säkerhet och krisberedskap. Samtliga beräknas slutföras under 2017.

ITFlytt av TRFs SharePoint-plattform in i GAIA.

TRFs SharePoint-plattform är vital för dokument-, projekt-, och databashantering vilket gör att försämrad funktionalitet, begränsad tillgänglighet och störningar även under en kortare period är att betrakta som kritiska. 5 5 25

Minimera. Noggrannhet vid testningar inför och efter övergången för att minimera störningar.

Säkerställa att ett genomarbetat arbetsprogram finns som inkluderar reservlösningar om något går fel.

Inför, under och efter migreringsfasen.

FörvaltningschefSLL IT

GRÖN

Migreringen utfördes i mars 2016 med gott resultat. Endast mindre störningar inträffade.