TEXTOS COMERCIALES: MEMORANDO, CIRCULAR, INFORME, CARTA, E-MAIL
Se considera un texto comercial al documento emitido en razn a la existencia de una relacin de
negocios; en este sentido, se pretende una aproximacin a aquellos escritos que, tradicionalmente,
son considerados como tales: Memorando, Circular, Informe, Cartas, E-mail, entre otros.
MEMORANDO
El memorando (del latn memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real
Academia una comunicacin que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la
nota, generalmente con firma opcional, en la cual se resean los hechos, razones y circunstancias
que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto importante o grave.
En la prctica podemos distinguir, tanto en lo que atae a la forma como en lo que concierne a su
contenido y extensin, dos clases de memorandos:
Memorando breve
Consiste en un escrito o mensaje de poca extensin, destinado a transmitir informacin entre
personas de una misma empresa y con un fin especfico. Por tratarse de una comunicacin interna,
es decir, que va a circular en casa, se prefiere el menor nmero de elementos as como el ms
funcional y prctico formato. Su redaccin suele hacerse en impresos que cada empresa u
organismo posee con su propio membrete.
En dicha hoja aparecen impresos ciertas lneas y espacios que bastar completar y que indican:
A: Rellenar con el nombre del destinatario. Seccin, divisin o departamento al que pertenece
DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Seccin, divisin o departamento a que pertenece.
FECHA: Puede usarse en forma abreviada.
ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicacin o mensaje.
FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.
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Memorando extenso
Es aqul de contenido ms largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de Memo,
que responde ms a las caractersticas de los que se utilizan en los medios diplomticos, conforme
a la definicin de la Real Academia. Este medio de comunicacin interna, tan frecuente hoy da, se
usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, divisin o
seccin tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones;
anunciarles nuevas prcticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos,
reuniones y todo cuanto sea de inters para la organizacin de que se trate.
Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o
caractersticas de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesin, precisin y armona
que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda
nitidez al receptor, ya que su xito depender del grado de aceptacin que encuentre en el
destinatario. (Fernndez de la Torriente, G. 1979).
Recomendaciones generales
Se debe evitar:
Expresarse en primera persona del singular
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Usar expresiones que den lugar a interpretaciones errneas.
Abusar del tiempo del destinatario.
Elaborar ideas obvias
Incluir algo que no venga al caso.
Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicacin
Adornar el mensaje con palabras o frases metafricas
Usar y abusar de la construccin negativa
Emplear rodeos y redundancias
Acumular oraciones difusas
Ser oscuro en las expresiones
Herir sensibilidad del receptor
Firmar antes de releer el escrito.
Otro modelo de Memorando
CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones 1) orden que una
autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerrquica, y 2) cada una de las cartas o
avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna
cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicacin escrita, carta o
circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecnico de reproduccin del
texto nico.
No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha sealado, sin embargo,
que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carcter permanente, mientras que el
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memorando debe ceirse a los avisos e informacin general que no tengan ese carcter. Muchas
veces las circulares estn redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para
comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.
Se utilizan estas comunicaciones con los motivos ms diversos
Cambio de direccin y telfono
Cambios de personal
Apertura de nuevas sedes o programas
Ampliacin de negocios o extensin de servicios
Anuncios de visitas.
Caractersticas
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple informacin, hace que su redaccin sea
sencilla, debiendo prevalecer en ellas las caractersticas de claridad, sencillez, brevedad y cuantas
otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita.
Una comunicacin circular no debe hacer pensar que est privada de personalidad y de
humanidad. Sea cual fuere el medio mecnico que se utilice para su confeccin, debe de ser
cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al mximo a una carta original, a una carta no
hecha en serie, lo que siempre ser motivo de halago para el que lo recibe.
Recomendaciones
Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.
Recuerde la fecha (mes y ao)
Evite dirigirse a la masa para la que ha sido preparada
D la sensacin de que se dirige a cada una de las personas que lean la circular.
Use prrafos cortos y expresiones ordenadas.
Esfurcese por una presentacin agradable.
Concluya con saludos y gracias por la atencin prestada.
Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicacin.
Diferencias entre circular y memorando
Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La
circular debe reservase para los asuntos que tengan carcter permanente, mientras que el
memorando debe ceirse a los avisos e informacin general que no tengan ese carcter. Muchas
veces las circulares estn redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para
comunicar a sus oficinas locales o perifricas informaciones, disposiciones, recomendaciones,
consejos. (Ortografa y redaccin. Documento en lnea).
Modelo de Circular
Relacin entre memorando y circular MEMORANDO: interdepartamental/ informal (no tiene ni saludo ni despedida/ una o ms
personas CIRCULAR: interdepartamental, comunicacin externa/ semiformal (no es un original)/ varias
personas
EL INFORME
Una de las formas ms utilizadas en la comunicacin es el Informe, ste no tiene por qu ser una
obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lcido y claro. Nada ms lejano de lo
que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinicin. El informe es una
comunicacin destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y
actividades pasadas o presentes; y en algn caso de hechos previsibles, partiendo de datos
comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la
interpretacin del emisor, as como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que
lo motiva.
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Un informe no es producto de una inspiracin momentnea que nos complace expresar a los
dems, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de
informacin. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta
investigacin y reunin de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para
redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1)
Qu es lo que se investiga exactamente? 2) Por qu? 3) Segn qu mtodo? 4) Cules son
los resultados? 5) Cules son las conclusiones?
Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodologa definida que
sirva para todos ellos. El empleo de un mtodo u otro a la hora de redactar un informe depende
exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre ser conveniente conocer la finalidad
del informe con el fin de saber cul es el estilo requerido.
Redaccin de informes
No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quin es el de
